Haben Sie schon einmal eine Produktentwicklung gestartet und festgestellt, dass die Hälfte des Teams darüber diskutiert, was entwickelt werden soll, während die andere Hälfte bereits intensiv damit beschäftigt ist, wie es entwickelt werden soll?
In schnelllebigen Teams kann eine solche Verwechslung in der Produktdokumentation zu Katastrophen führen. Doch selbst erfahrene Profis verwischen oft die Grenzen zwischen einem Produktanforderungsdokument (PRD) und einem Funktionsanforderungsdokument (FRD).
In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen ein für alle Mal, was PRD und FRD sind, wie sie sich unterscheiden und wann sie jeweils am wichtigsten sind. Als Bonus zeigen wir Ihnen auch, wie ClickUp Ihnen beim Verfassen dieser Dokumente hilft. 🏁
Was ist ein Produktanforderungsdokument (PRD)?
Ein Product Requirement Document (PRD) ist ein umfassendes Dokument, das alle erforderlichen Spezifikationen, Features, Funktionen und erwarteten Verhaltensweisen für ein zu entwickelndes Produkt beschreibt.
Das PRD dient als einzige Informationsquelle für funktionsübergreifende Teams, darunter Entwicklung, Design, Qualitätssicherung und geschäftliche Stakeholder, während des gesamten Produktlebenszyklus. Es ist strategisch so konzipiert, dass es die Verbindung zwischen Geschäftszielen, Bedürfnissen der Benutzer und übergeordneten Features herstellt.
Das Dokument formuliert Ziele wie die Steigerung des Engagements oder die Steigerung des Umsatzes und ordnet jedes Feature den tatsächlichen Problemen der Benutzer und den gewünschten Ergebnissen zu.
Das PRD wird nach geschäftlicher Bedeutung und Relevanz priorisiert und sorgt dafür, dass sich die Teams auf die Entwicklung von Lösungen konzentrieren, die sowohl dem Markt als auch der übergeordneten Strategie des Unternehmens dienen.
Beispielabschnitte in einem PRD
Hier sind einige Beispiele für Abschnitte, die häufig in einem PRD zu finden sind:
- Die Übersicht über das Produkt oder das Feature fasst zusammen, was das Produkt oder das Feature ist, warum es entwickelt wird und wie es zur Gesamtstrategie passt.
- Ziele und Vorgaben definieren Geschäftszwecke und Erfolgskriterien
- Ziel Benutzerprofile beschreiben, für wen das Produkt bestimmt ist, welche Bedürfnisse, Verhaltensweisen und Probleme es gibt.
- User Stories und Anwendungsfälle erläutern anhand realer Szenarien, wie Benutzer mit dem Produkt interagieren werden.
- Features und Funktionen die Liste der Kernfunktionen und des erwarteten Verhaltens des Produkts.
- Annahmen und Abhängigkeiten legen die Planungsannahmen und externen Faktoren dar, die sich auf die Lieferung auswirken können.
- Zeitleiste und Meilensteine zeigen wichtige Phasen, Ergebnisse und Release-Einzelziele auf.
Weitere zu beachtende Aspekte sind Akzeptanzkriterien, nicht-funktionale Projektanforderungen, Metriken und KPIs sowie alle damit verbundenen Fragen oder Risiken.
🚀 Vorteil von ClickUp: Die ClickUp-Vorlage für Produktanforderungsdokumente ist ein gebrauchsfertiges Framework, das die Abstimmung, Zusammenarbeit und Klarheit während des gesamten Produktentwicklungszyklus erleichtert.
Die in ClickUp Docs integrierte Vorlage für Produktanforderungsdokumente führt Teams durch alle wesentlichen Abschnitte, darunter Ziele, Zielgruppe, User Stories, Features, Akzeptanzkriterien und Zeitleisten. Sie unterstützt die Bearbeitung in Echtzeit, die Zuweisung von Aufgaben und das Hinzufügen von Kommentaren direkt im Dokument.
💡 Profi-Tipp: Bauen Sie beim Verfassen des PRD Überprüfungs-Checkpoints ein. Markieren Sie Meilensteine, an denen Design, Technik und Produktleitung ihr Verständnis validieren sollten, bevor sie fortfahren, um eine enge Abstimmung zwischen den Teams des Geschäfts zu gewährleisten.
Was ist ein Dokument zur Festlegung der Funktionen (FRD)?
Ein Functional Requirement Document (FRD) ist ein formelles Dokument, das die spezifischen Funktionen, Features und Verhaltensweisen, die ein System oder eine Software aufweisen muss, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, klar und detailliert beschreibt.
Es übernimmt die Ziele und allgemeinen Features aus dem PRD und übersetzt sie in detaillierte Systemanforderungen.
Das FRD definiert, was das Produkt oder System zu erledigen hat, und beschreibt die erwarteten Vorgänge, Benutzerinteraktionen, Datenverarbeitung und Ergebnisse, ohne festzulegen, wie diese Funktionen umgesetzt werden sollen.
Darüber hinaus dient es als Vertrag zwischen den Geschäftsakteuren und dem Entwicklungsteam und gewährleistet ein gemeinsames Verständnis der funktionalen Fähigkeiten des Produkts.
Beispielabschnitte in einem FRD
Hier sind einige Beispiele für Abschnitte, die häufig in Anforderungsanalysedokumenten zu finden sind:
- Einführung und Zweck Erläutern Sie das Ziel des Dokuments, seinen Umfang und die Zielgruppe.
- Die Systemübersicht beschreibt die Systemarchitektur und wie sie sich in das Gesamtprodukt einfügt.
- Workflows und Prozessabläufe bilden Schritt für Schritt die Vorgänge und Benutzerinteraktionen ab.
- Flows und Anforderungen definieren die Eingaben, Ausgaben, Formate, Quellen und Verarbeitungsregeln.
- Anforderungen an die Benutzeroberfläche und Wireframes veranschaulichen Bildschirme und Interaktionen.
- Integrationsanforderungen beschreiben, wie das System mit anderen Systemen oder APIs interagiert.
Weitere Abschnitte befassen sich mit nicht-funktionalen Anforderungen, Akzeptanzkriterien, Annahmen und Abhängigkeiten sowie einem Glossar.
🚀 Vorteil von ClickUp: Die ClickUp-Vorlage für funktionale Anforderungen wandelt allgemeine Produktideen in detaillierte, umsetzbare Systemanforderungen um.
Die Vorlage für funktionale Spezifikationen ist speziell auf Ingenieurteams, Produktmanager und QA-Analysten zugeschnitten. Sie vermittelt allen Beteiligten ein klares Verständnis der wesentlichen Aspekte, darunter funktionale Spezifikationen, Datenflüsse, Anforderungen an die Benutzeroberfläche und Akzeptanzkriterien.
💡 Profi-Tipp: Beziehen Sie Randfallsimulationen mit ein. Legen Sie für ein Datei-Upload-Feature die maximale Größe der Dateien, nicht unterstützte Formate und das Verhalten bei Erreichen der Speicher-Limite fest. So können Ingenieure robust Code schreiben und die Qualitätssicherung präzise testen.
Produktanforderungsdokumente vs. Funktionsanforderungsdokumente: Die wichtigsten Unterschiede
Hier finden Sie eine Übersicht über PRD und FRD, um falsch gesetzte Prioritäten, Verwirrung in den Teams und Verzögerungen bei der Umsetzung zu vermeiden:
| Kriterien | PRD | FRD |
| Zielgruppe | Geschäftsakteure, Produktmanager, funktionsübergreifende Teams | Systemanalytiker, Ingenieur-/Technikteams, Entwickler |
| Fokus | Geschäftsziele, Benutzerbedürfnisse, Produktwert, „Was” und „Warum” | Systemverhalten, „wie“ Anforderungen in technische Features umgesetzt werden |
| Format | Benutzerorientierte, visionäre, hochentwickelte Features, Anwendungsfälle | Systemorientierte, detaillierte Spezifikationen für Funktionen, Datenflows, Mockups |
| Detaillierungsgrad | Umfassende, allgemeine Darstellung, kann einige nicht-funktionale Anforderungen enthalten. | Detaillierte, umsetzbare Spezifikationen für die Technik, spezifisch für eine Veröffentlichung |
| Eigentümer | Produktmanager, manchmal auch Business Analyst | Systemanalytiker, technischer Leiter, manchmal auch Business-Analytiker |
| Lebenszyklusphase | Frühzeitige Ideenfindung, Planung und Abstimmung der Ziele | Lösungsdesign, Vorbereitung für die Entwicklung und Qualitätssicherung |
| Verwendungszweck | Ausrichtung der Geschäftssicht, Kommunikation von Prioritäten | Übersetzen Sie Produktziele in technische Spezifikationen und Lösungen. |
| Änderungshäufigkeit | Ändert sich seltener; ist an strategische Geschäftsentscheidungen gebunden | Kann während der Entwicklung aktualisiert werden, wenn sich technische Lösungen weiterentwickeln. |
| Beispiel-Inhalt | Zweck, Ziele, User Stories, Feature-Liste, Anwendungsfälle und Einschränkungen | Funktionale Flows, Geschäftsprozesse, Wireframes und Datenintegration |
📖 Lesen Sie auch: Business Requirements Document vs. Product Requirements Document (PRD)
Wann sollte man PRD und wann FRD verwenden?
Wann Sie ein PRD und wann ein FRD verwenden sollten, hängt ganz von der Phase Ihres Projekts und dem Detaillierungsgrad ab, den Ihr Team benötigt.
Beginnen Sie früh im Produktlebenszyklus mit einem PRD. Verwenden Sie es, um zu definieren, was das Produkt leisten soll und warum, wobei Sie sich auf Geschäftsziele, Benutzeranforderungen und allgemeine Features konzentrieren.
Dies ist ideal, um alle Beteiligten aufeinander abzustimmen, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass jeder den Zweck und die erwarteten Ergebnisse des Produkts oder des Features versteht.
Wechseln Sie zu einem FRD, sobald das PRD erstellt ist und das Team bereit ist, die Ziele in technische Spezifikationen umzusetzen.
Dieses Software-Anforderungsdokument sollte genau beschreiben, wie das System funktionieren soll. Dies ist besonders wichtig für komplexe technische Projekte, regulierte Umgebungen oder wenn mehrere Teams einen klaren Entwurf benötigen, an den sie sich halten können.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um zu verstehen, ob Sie beide Dokumente kombinieren sollten:
- Ist das Projekt klein oder agil genug, um übergeordnete Ziele mit technischen Details zusammenzuführen?
- Wie werden Versionen und Zusammenarbeit gehandhabt, wenn ein Dokument beiden Zwecken dient?
- Kann ein einziges Dokument sowohl die Geschäftsziele als auch die funktionalen Details für alle Beteiligten klar darstellen?
🔍 Wussten Sie schon? Das Konzept der FRDs gewann insbesondere in den 1980er Jahren im Rahmen militärischer Projekte an Bedeutung. Der 1985 eingeführte Standard MIL-STD-2167A des US-Verteidigungsministeriums betonte die Notwendigkeit detaillierter Software-Anforderungsspezifikationen und markierte damit eine bedeutende Wende hin zu einer strukturierten Dokumentation in Verteidigungssoftwareprojekten.
📖 Lesen Sie auch: Produktanforderungsdokumente: Ein Leitfaden für Experten
Wie ClickUp bei der Erstellung und Verwaltung von PRDs und FRDs hilft
Die ClickUp-Produktmanagement-Software ist die Allround-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat kombiniert – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Die Dokumentenmanagement-Software bietet Teams alles, was sie für eine effiziente Dokumentation, Zusammenarbeit und Umsetzung benötigen.
Erstellen Sie lebendige Dokumentation
Mit ClickUp Docs wird die Erstellung strukturierter PRDs und FRDs zum Kinderspiel.
Angenommen, ein Produktmanager bringt eine neue mobile App auf den Markt. Er kann die Produktübersicht, die Zielgruppe und die User Stories in einem gemeinsamen Dokument festhalten.
Möchten Sie Ihr Team auf Kurs halten? Betten Sie interaktive Checklisten für Feature-Anforderungen ein, verwenden Sie Tabellen, um Aufgaben zu priorisieren, und nutzen Sie Tabellen- oder Board-Ansichten, um Zeitleisten und Abhängigkeiten zu visualisieren.
Auf der FRD-Seite kann dasselbe Team detaillierte Workflows, Funktionsspezifikationen und Datenflüsse mit verschachtelten Dokumenten untersuchen.
Nutzen Sie Docs für seine Rich-Text-Formatierung, Code-Blöcke, Multimedia-Einbettungen, technischen Vorlagen und Echtzeit-Kommentare.
Erstellen Sie mit ClickUp außergewöhnliche PRDs:
Verknüpfen Sie Aufgaben mit Workflows
Mit ClickUp Docs können Sie PRD-Abschnitte direkt mit FRD-ClickUp-Aufgaben in Ihrem Workspace verknüpfen und so eine klare Verbindung zwischen übergeordneten Zielen und technischen Implementierungsdetails herstellen.
Wenn beispielsweise im PRD ein „mehrstufiger Checkout-Flow“ festgelegt ist, kann jeder Schritt mit den entsprechenden FRD-Aufgaben verknüpft werden, einschließlich Systemeingaben/-ausgaben und UI-Verhalten.
Alle Aktualisierungen im PRD werden automatisch auf verknüpfte Aufgaben übertragen, sodass Dokumentation und Umsetzung im gesamten Team synchronisiert bleiben.
📮 ClickUp Insight: 40 % der Manager definieren Erfolg als das Erreichen oder Übertreffen von Zielvorgaben, während andere auf Zeitleisten (23 %), Teamwachstum (11 %) oder Feedback von Stakeholdern (13 %) verweisen.
Erfolgreiche Ergebnisse von Projekten kommen jedoch nicht von allein. Sie werden durch hervorragende Prozesse ermöglicht.
Mit ClickUp können Sie ein Projekt erstellen, das beides bietet. Verwenden Sie Dashboards, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, und ClickUp Docs + Aufgaben, um die Erwartungen klar zu kommunizieren und jeden Schritt des Weges zu dokumentieren.
💫 Echte Ergebnisse: Boardriders lieferte Assets 4 Wochen schneller, indem es die Zeitleiste und Kollaborationstools von ClickUp nutzte.
🌟 Bonus: Die KI-Agenten von ClickUp können den Produktplanungs- und -entwicklungsprozess automatisieren, optimieren und verbessern. Passen Sie die Agenten benutzerdefiniert an, um:
- Erstellen oder führen Sie die Bearbeitung von PRD-Abschnitten durch, fassen Sie Anforderungen zusammen oder wandeln Sie das Feedback von Stakeholdern in umsetzbare Elemente um.
- Organisieren Sie Produkt-Roadmaps, teilen Sie Aufgaben auf, weisen Sie Ressourcen zu und verfolgen Sie den Fortschritt.
- Gewinnen Sie relevante Informationen aus Dokumenten, Aufgaben und Chats, um fundierte Planungsentscheidungen zu treffen.
- Verbinden Sie sich mit externen Tools (wie GitHub, Gitlab, Bitbucket und Figma), um den Informationsflow zu optimieren und routinemäßige Entwicklungsaufgaben zu automatisieren.
- Beantworten Sie Code-Fragen und erstellen Sie sogar produktionsreife Pull Requests (mit Integrationen wie Codegen).
Erhalten Sie KI-gestützte Unterstützung
ClickUp Brain fungiert als KI-gestützter Teamkollege und hilft Teams dabei, Inhalte in PRDs und FRDs zu entwerfen, zusammenzufassen und zu verfeinern.
Der KI-Writer für die Arbeit nutzt den Kontext aus allen Dokumenten, Aufgaben und Unterhaltungen und sorgt so dafür, dass Ihre Dokumentation genau, prägnant und umsetzbar ist. Er kann sogar Änderungen vorschlagen, Inhalte generieren oder Lücken in den Anforderungen aufzeigen.
Hier sind einige Anregungen, die Sie verwenden können:
- Fassen Sie dieses PRD in einer einseitigen Übersicht für Führungskräfte zusammen.
- Extrahieren Sie alle funktionalen Anforderungen im Zusammenhang mit dem Workflow zur Zahlung aus diesem FRD.
- Entwerfen Sie auf der Grundlage dieser User Stories Akzeptanzkriterien für die Suchfunktion.
🚀 Vorteil von ClickUp: ClickUp Brain MAX, der Desktop-KI-Assistent, ist ein komplettes Werkzeug für die Produktivität, das alle Aspekte Ihrer Arbeit zusammenführt. Sie müssen nicht mehrere KI-Apps wie ChatGPT, Claude oder Gemini verwalten, sondern können alles in einem Abonnement, einer Benutzeroberfläche und einer einzigen Informationsquelle für Ihr Team zentralisieren.
Das bietet es Ihnen:
- App-übergreifende Automatisierung: Als Auslöser für Workflows dienen ClickUp, Google Drive, Notion, GitHub, OneDrive, SharePoint und andere Anwendungen.
- Voice-First-Schnittstelle: Interagieren Sie per Text oder Sprache, um Aufgaben, Zusammenfassungen und Workflows zu diktieren.
- Multi-Modell-KI: Wählen Sie zwischen ChatGPT, Claude und Gemini, um für jedes Szenario das beste Modell zu finden.
Sorgen Sie für Sichtbarkeit gegenüber den Stakeholdern
ClickUp Dashboards bieten eine zentralisierte Ansicht all Ihrer PRD- und FRD-Arbeiten und verwandeln komplexe Projektdaten in einfache, umsetzbare Visualisierungen. Mit anpassbaren Karten können Teams Aufgaben, Zeitleisten und Fortschritte in Echtzeit überwachen.
So können Sie verschiedene Karten in der Praxis einsetzen:
- Aufgabenliste: Führen Sie die Nachverfolgung aller im Software-Anforderungsdokument beschriebenen Produktfeatures durch und überwachen Sie die Aufgaben für jede funktionale Komponente.
- Balkendiagramm/Liniendiagramm: Analysieren Sie die Fertigstellung von Features im Zeitverlauf für das PRD oder vergleichen Sie die geschätzte mit der tatsächlichen Entwicklungszeit für FRD-Aufgaben, um Effizienzlücken aufzuzeigen.
- Textkarte: Fügen Sie eine Zusammenfassung der PRD-Ziele oder Notizen hinzu, in denen bestimmte technische Anforderungen des FRD für das Team erläutert werden.
Hier ist, was Raúl Becerra, Produktmanager bei Atrato, über die Verwendung des Produkt-Backlog-Management-Tools zu sagen hatte:
Wir stellten fest, dass uns eine effektive Methode zur Nachverfolgung von Aufgaben fehlte und wir keine klare Ansicht der Arbeit des Produktteams hatten, also suchten wir nach einer neuen Plattform. Dann fanden wir ClickUp. Die Plattform war die perfekte Kombination – nicht zu technisch und verwirrend, aber auch nicht zu einfach. Sie gab uns die Flexibilität, Teams und Projekte nach unseren eigenen Vorstellungen zu erstellen, zu verschieben und zu organisieren.
Wir stellten fest, dass uns eine effektive Methode zur Nachverfolgung von Aufgaben fehlte und wir keine klare Ansicht der Arbeit des Produktteams hatten, also suchten wir nach einer neuen Plattform. Dann fanden wir ClickUp. Die Plattform war die perfekte Kombination – nicht zu technisch und verwirrend, aber auch nicht zu einfach. Sie gab uns die Flexibilität, Teams und Projekte auf unsere eigene Weise zu erstellen, zu verschieben und zu organisieren.
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PRDs und FRDs dienen unterschiedlichen Zwecken, sind jedoch zwei Seiten derselben Medaille. Ein PRD legt das „Was” und „Warum” fest, während ein FRD das „Wie” definiert.
ClickUp optimiert beide Dokumente in einem konvergenten KI-Workspace, einer einheitlichen digitalen Umgebung, die mehrere Tools und Workflows in einer einzigen Plattform integriert.
Skizzieren Sie Ihre PRDs, übertragen Sie sie in detaillierte FRDs, weisen Sie Aufgaben zu, führen Sie die Nachverfolgung von Abhängigkeiten durch und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, ohne zwischen mehreren tools hin- und herspringen zu müssen. Darüber hinaus wird der Dokumentationsprozess durch die KI-gestützte Unterstützung von ClickUp Brain noch einfacher.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Nicht immer. Bei kleineren Projekten oder Teams, die Agile verwenden, kommen Sie möglicherweise mit einem PRD oder sogar einem kombinierten Dokument aus. Wenn Ihr Projekt jedoch komplex und stark reguliert ist oder mehrere Teams parallel daran arbeiten, kann die Verwendung beider Dokumente Verwirrung vermeiden.
Das PRD stammt in der Regel vom Produktmanager, unter Einbeziehung von Designern, Entwicklern und Stakeholdern. Business-Analysten oder Systemanalysten kümmern sich in der Regel um das FRD und setzen das PRD in detaillierte technische Anforderungen, Workflows und Systemverhalten um.
Ja, insbesondere bei kleineren Projekten oder agilen Sprints. Sie können ein einziges, umfassendes Dokument erstellen, das sowohl die Funktionen des Produkts (PRD) als auch dessen Funktionsweise (FRD) abdeckt. Bei größeren oder komplexeren Projekten ist es jedoch oft besser, diese Dokumente getrennt zu halten.
Sie können zwar mit Microsoft Word oder Google Docs beginnen, aber bei größeren Teams können die Zusammenarbeit und die Versionskontrolle schwierig werden. ClickUp ist eine der besten Optionen für die Erstellung von PRDs und FRDs. Mit ClickUp Docs können Sie strukturierte, leicht zu navigierende Dokumente mit eingebetteten Tabellen, Checklisten und Grafiken erstellen. Außerdem hilft Ihnen ClickUp Brain dabei, schneller zu schreiben, lange Notizen zusammenzufassen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.