Sie haben die Dokumente erstellt, die Updates versendet und die Playbooks erstellt.
Aber was passiert, wenn jemand diese Info benötigt? 💭
Die Suchleiste ist eines der am häufigsten verwendeten Features in jedem digitalen Workspace, aber wenn sie nicht funktioniert, fällt das sofort auf.
In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was eine interne Suchmaschine ist, warum sie oft unzureichend ist und wie Sie sie für Ihr Team optimieren können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie ClickUp dies ermöglicht. 🌐
Was ist interne Suche?
Die interne Suche ist eine spezielle Technologie, mit der Benutzer Informationen innerhalb des digitalen Ökosystems ihres Unternehmens finden können. Die Funktion stellt eine Verbindung zwischen Mitarbeitern und Dokumenten, Dateien und Ressourcen her, die auf verschiedenen Unternehmensplattformen gespeichert sind, ohne dass sie auf das öffentliche Internet zugreifen müssen.
Sie arbeitet ausschließlich mit privaten Unternehmensdaten und schafft so ein System der Informationssicherheit, das auf die spezifischen Inhalte Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Moderne interne Suchmaschinen indexieren Informationen aus Wissensdatenbanken, Intranet-Suchmaschinen, gemeinsam genutzten Laufwerken, Kommunikationskanälen und Projektmanagement-Tools. Die Suchfunktion verarbeitet Abfragen, um relevante Inhalte aus diesen integrierten Repositorys zu finden.
Auf diese Weise können Mitglieder des Teams auf Informationen zugreifen, unabhängig davon, wo diese in Ihrem digitalen Workspace gespeichert sind.
🧠 Wissenswertes: Die erste echte interne Suchmaschine war ein Kartenkatalog. Bibliotheken nutzten diese jahrhundertelang, um Menschen dabei zu helfen, Bücher anhand von Themen, Verfassern oder sogar obskuren Stichwörtern zu finden.
Warum die interne Suche so wichtig ist
Über 60 % der Zeit eines Teams werden mit der Suche nach Kontext verbracht – durch Blättern in Registerkarten, Durchsuchen von Tools und Nachfragen nach Links. Das ist ein enormer Verlust an Produktivität, der oft unbemerkt bleibt.
Eine verbesserte interne Suchmaschine bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Schnellerer Zugriff auf Informationen: Teams verschwenden weniger Zeit bei der Nachverfolgung von Dokumenten, Nachrichten oder Entscheidungen.
- Weniger wiederholte Fragen: Die Mitarbeiter können sich selbst Antworten suchen, anstatt andere zu fragen.
- Intelligentere Nutzung bestehender Arbeit: Frühere Kampagnen, Spezifikationen und Ressourcen lassen sich leichter wiederverwenden.
- Reibungsloseres Onboarding: Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, wenn sie selbstständig suchen und Kontextinformationen finden können.
- Bessere teamübergreifende Abstimmung: Alle arbeiten mit denselben aktuellen Informationen.
- Bessere Sichtbarkeit für Führungskräfte: Lücken in den Workflows oder Ressourcen des Dokumentenmanagements lassen sich leichter erkennen.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Mit der Wissensdatenbank-Vorlage von ClickUp wird die interne Suche zum Kinderspiel. Organisieren Sie Team-Info, verknüpfen Sie wichtige Ressourcen und strukturieren Sie Inhalte in Wikis, damit Antworten immer nur einen Klick entfernt sind.
Features eines effektiven internen Suchtools
Was macht eine interne Suchmaschine wirklich leistungsstark? Diese wichtigen Features verändern die Art und Weise, wie Ihr Team Informationen findet:
🔑 Alles an einem Ort
Eine großartige Suchfunktion schafft eine zentrale Startseite für das gesamte Wissen Ihres Unternehmens. Sie geben einmal eine Abfrage ein und erhalten Ergebnisse aus allen Bereichen: Dokumente, Unterhaltungen, Tickets und Projekte werden alle zusammen angezeigt.
📌 Beispiel: Bei der Suche nach „Rückerstattungsrichtlinie” werden die offiziellen Richtlinien aus Ihrer Wissensdatenbank sowie relevante Kundenservice-Unterhaltungen und aktuelle Informationen der Geschäftsleitung zu Änderungen der Richtlinien angezeigt.
🔑 Versteht echte Fragen
Die intelligente Suche versteht, was Sie meinen, und nicht nur, was Sie eingeben. Das System interpretiert Fragen in natürlicher Sprache und dialogorientierte Abfragen, ohne dass eine exakte Übereinstimmung der Schlüsselwörter erforderlich ist.
📌 Beispiel: Fragen Sie „Wie beantrage ich Urlaub?“ und das System findet die richtigen HR-Formulare und Richtlinien, ohne dass eine exakte Übereinstimmung der Suchbegriffe erforderlich ist. Die interne Suchmaschine versteht die Absicht, unabhängig davon, ob jemand nach Urlaub, PTO oder freien Tagen fragt.
📮 ClickUp Insight: 30 % unserer Befragten verlassen sich bei der Recherche und Informationsbeschaffung auf KI-Tools. Aber gibt es eine KI, die Ihnen hilft, die eine verlorene Datei bei der Arbeit oder den wichtigen Slack-Thread zu finden, den Sie vergessen haben zu speichern?
Ja! Die KI-gestützte Connected Search von ClickUp kann alle Inhalte Ihres ClickUp-Workspaces, einschließlich integrierter Drittanbieter-Apps, sofort durchsuchen und Erkenntnisse, Ressourcen und Antworten bereitstellen. Sparen Sie mit der erweiterten Suche von ClickUp bis zu 5 Stunden pro Woche!
🔑 Zeigt, was für Sie wichtig ist
Ihre Rolle sollte die Form Ihrer Ergebnisse beeinflussen.
Die Suchfunktion passt sich an Ihre Abteilung, Ihre Projekte und Ihre bisherigen Suchmuster an, um die für Sie relevantesten Ergebnisse anzuzeigen.
📌 Beispiel: Wenn Ingenieure nach „Authentifizierung” suchen, werden ihnen zuerst technische Dokumentationen angezeigt, während Vertriebsmitarbeiter in ihren Ergebnissen vorrangig kundenorientierte Erklärungen zu demselben Feature sehen.
Brain MAX, die eigenständige Desktop-App von ClickUp, liefert beispielsweise hochrelevante Antworten, die auf Ihre spezifische Rolle zugeschnitten sind. Egal, ob Sie im Bereich des Projektmanagements, der Entwicklung oder der Kreativität tätig sind, die App hilft Ihnen durch die tiefe Integration in Ihren gesamten Arbeitsbereich. Mit der Sprach-zu-Text-Funktion können Sie Ihre Ideen, Fragen oder Aufgaben einfach aussprechen, und Brain MAX versteht sie sofort und setzt sie um. Sie müssen nicht mehr mit mehreren tools jonglieren oder nach Informationen suchen – alles, was Sie brauchen, ist an einem Ort vereint, wodurch Ihr Workflow intelligenter, schneller und persönlicher als je zuvor wird.
🔑 Einfache Eingrenzung der Suche
Einfache Filter helfen Ihnen dabei, genau das zu finden, was Sie brauchen, ohne komplexe Suchoperatoren oder technische Abfragesprachen lernen zu müssen.
📌 Beispiel: Suchen Sie nach aktuellen Design-Assets? Filtern Sie Abfragen schnell nach Dateityp, Datum der Erstellung und Abteilung, um sofort die für Ihre Präsentation benötigten Materialien zu finden.
🔑 Schafft eine Verbindung zwischen verwandten Ideen
Eine KI-Suchmaschine versteht die Beziehungen zwischen Begriffen und erkennt Synonyme und Verbindungen zwischen Themen, ohne dass eine exakte Übereinstimmung der Begriffe erforderlich ist. Dies verbessert die sogenannte Suchmaschinenoptimierung (SEO), indem Informationen besser auffindbar werden, selbst wenn Benutzer mit unterschiedlichen Begriffen suchen.
📌 Beispiel: Die Suche nach „Onboarding” liefert Ergebnisse zu Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter, zum Setup von Mitarbeiterkonten und zu Abläufen am ersten Arbeitstag, selbst wenn diese spezifischen Begriffe nicht in Ihrer Wissensdatenbank enthalten sind.
Häufige Herausforderungen bei der internen Suche
Selbst wenn eine interne Suchmaschine vorhanden ist, entspricht sie oft nicht den tatsächlichen Anforderungen der Teams. Bevor Sie das Problem beheben können, müssen Sie verstehen, was genau schief läuft.
Hier sind die häufigsten Probleme, mit denen Teams konfrontiert sind. ⚠️
- Relevanz der Ergebnisse: Die interne Website-Suche zeigt zu viele irrelevante Elemente an, sodass Benutzer scrollen oder raten müssen, was ihnen weiterhelfen könnte.
- Inhaltsabdeckung: Wichtige Bereiche wie Beschreibungen der Aufgaben, Kommentare oder Anhänge werden bei der Indexierung oft übersehen.
- Filterfunktion: Filter wirken umständlich, verwirrend oder zu limitiert, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
- Aktualität der Inhalte: Veraltete Seiten oder alte Dokumente werden zuerst angezeigt, während aktuelle, relevante Aktualisierungen in den Hintergrund geraten.
- Such-Einblicke: Teams können nicht sehen, wonach Mitarbeiter suchen, aber nicht finden, sodass Lücken im Inhalt verborgen bleiben.
🔍 Wussten Sie schon? Paul Otlet, ein belgischer Visionär aus den frühen 1900er Jahren, versuchte, das gesamte menschliche Wissen in einem Projekt namens Mundaneum zu katalogisieren. Er stellte sich durch Telegrafen gespeiste, durchsuchbare Karteikarten vor, eine Art papierbasiertes Google für Institutionen.
Wie ClickUp Probleme bei der internen Suche löst
Die heutige Arbeit ist kaputt.
Unsere Projekte, unser Wissen und unsere Kommunikation sind über unzusammenhängende tools verstreut, die uns ausbremsen.
ClickUp löst dieses Problem mit der All-in-One-App für die Arbeit, die Projekte, Wissen und Chat an einem Ort vereint – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
So funktioniert die interne Suche. 👀
🕵️ Sie können Aufgaben, Dokumente, Kommentare und vieles mehr durchsuchen.
Die KI-gestützte Enterprise-Suche von ClickUp geht über oberflächliche Übereinstimmungen hinaus. Sie durchsucht Aufgabenbeschreibungen, Benutzerdefinierte Felder, Unteraufgaben, Dokumente, Kommentare, Anhänge – alles, einschließlich strukturierter und unstrukturierter Daten.
Sie erhalten vollständige, kontextreiche Ergebnisse, die die tatsächliche Arbeit in allen Bereichen und Ordnern widerspiegeln.
Nehmen wir an, ein Revenue-Ops-Manager versucht, die aktualisierten Regeln für die Lead-Weiterleitung aus dem letzten Quartal zu finden. Er sucht nach „Lead-Scoring-Update” und Connected Search zeigt sofort das im RevOps-Ordner erstellte Dokument, die ursprüngliche Aufgabe aus der OKR-Liste für das zweite Quartal und den Thread an, in dem Vertrieb und Marketing die neuen Kriterien festgelegt haben.
📖 Lesen Sie auch: Die besten Beispiele für Retrieval Augmented Generation in der Praxis
🧰 Sie können die Ergebnisse sofort eingrenzen.
Die Filter von ClickUp helfen Ihnen, Ordnung zu schaffen.
Verfeinern Sie die Ergebnisse mit erweiterten Filtern in ClickUp Enterprise Search
Sie können relevante Suchergebnisse basierend auf Aufgabentyp, Standort, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum, Tag oder sogar bestimmten benutzerdefinierten Feldern wie „Team“ oder „Kundenname“ erhalten.
Ein Creative Director, der an einer Markenauffrischung für einen Client arbeitet, möchte beispielsweise nur offene Designaufgaben sehen, die dem Visual Team zugewiesen sind, mit dem Tag „Acme Rebrand” versehen sind und diesen Monat fällig sind.
Sie wenden Filter für den Status der Aufgaben, Teams und das Fälligkeitsdatum an und erhalten dann mit einem Klick eine genaue Liste zur Überprüfung.
🧠 Wissenswertes: Vor der Einführung digitaler oder externer Suchmaschinen erstellten mittelalterliche Mönche sogenannte „Florilegien“, handgeschriebene Sammlungen von Zitaten. Sie gruppierten Zitate aus religiösen Texten nach Themen, um sie während der Predigten leichter nachschlagen zu können.
🪄 Sie erhalten intelligente Vorschläge, wenn Sie sie brauchen.
ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent, versteht den Kontext hinter Ihrer Frage und beschränkt sich nicht nur auf Suchbegriffe.
Sie können natürliche Sprachbefehle wie „Wo ist die endgültige Website-Kopie?“ eingeben und erhalten eine Antwort, die aus Aufgaben, Kommentaren, Dokumenten und Zeitleisten stammt.
Angenommen, ein Content-Stratege möchte sehen, was sich bei der letzten Blog-Einführung geändert hat. Er fragt: „Was hat sich bei der Einführung der April-Updates geändert?“ Und die verbundene KI antwortet mit einer Zusammenfassung des Aufgaben-Threads, relevanten Dokument-Änderungen und verknüpften Checklisten-Updates.
🦾 Mit KI Autopilot Agents erhalten Sie sofortige Antworten.
Die KI-Autopilot-Agenten von ClickUp helfen Ihrem Team, schnell Antworten zu finden. Richten Sie Agenten in Chat-Kanälen oder Listen ein, um Fragen anhand der Aufgaben, Dokumente und Kommentare Ihres ClickUp-Workspaces automatisch zu beantworten.
Als Beispiel kann man sagen, dass jemand fragt: „Wo finde ich die aktuelle Onboarding-Checkliste?“, und der Mitarbeiter sofort mit dem richtigen Dokument oder der richtigen Aufgabe antwortet – ohne suchen zu müssen. Sie kontrollieren, welche Wissensquellen der Mitarbeiter nutzt, sodass die Antworten immer korrekt und aktuell sind.
📚 Sie können Suchergebnisse schnell in Wissen umwandeln.
Organisieren Sie wiederverwendbares Wissen in ClickUp-Dokumenten
Mit ClickUp Docs kann Ihr Team Erkenntnisse, SOPs und Prozessdokumente an einem Ort organisieren. Sie können Dokumente mit verwandten Aufgaben verknüpfen, sie in Wikis einbetten und sie über die Suche und KI anzeigen lassen.
Es ist auch ganz einfach, eine Wissensdatenbank-Vorlage anzuwenden, sodass Sie sofort mit der Dokumentation beginnen können.
Nehmen wir an, ein Junior-PM findet eine alte Checkliste aus einer erfolgreichen Feature-Einführung, die immer noch relevant ist.
Sie wandeln sie in ein ClickUp-Dokument um, verknüpfen sie mit der aktuellen Sprint-Planungsaufgabe und fügen sie dem Wiki des Produktteams unter „Launch Best Practices” hinzu. Jetzt kann jeder sie wiederverwenden, ohne doppelte Arbeit zu leisten oder andere um Hilfe bitten zu müssen.
Victoria Berryman, Marketing Operations Manager bei Seequent, freigibt:
Die Dokumentation der Prozesse und das Aufgabenmanagement unseres Teams an einem Ort zu haben, hilft uns, Zeit bei der Suche nach Informationen zu sparen. Außerdem haben wir so eine einzige Quelle für zuverlässige Informationen.
Die Dokumentation der Prozesse und das Aufgabenmanagement unseres Teams an einem Ort zu haben, hilft uns, Zeit bei der Suche nach Informationen zu sparen. Außerdem haben wir so eine einzige Quelle für zuverlässige Informationen.
🔗 Sie können Ergebnisse aus Ihren bevorzugten tools einbinden.
Suchen Sie mit ClickUp Integrations über verschiedene tools hinweg
ClickUp-Integrationen verbinden Ihren Workspace mit Apps wie Google Drive, Slack, GitHub, Figma und anderen und erweitern Ihre Suche über verschiedene Tools hinweg.
Ein QA-Leiter möchte beispielsweise die neuesten in GitHub gemeldeten Fehlerberichte überprüfen. Anstatt die Plattform zu wechseln, sucht er in ClickUp nach „kritischen Fehlern – mobile App” und ruft die synchronisierten GitHub-Probleme zusammen mit den zugehörigen internen Aufgaben und Testnotizen auf.
Eine Suche, vollständiger Kontext.
🔍 Wussten Sie schon? Eine Studie von IDC zeigt, dass in großen Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern nur 45 % der Mitarbeiter Wissensmanagementsysteme aktiv nutzen. Das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter diese tools nicht verwenden.
Best Practices zur Verbesserung der internen Suche
Eine gute interne Suchmaschine erfordert einheitliche Gewohnheiten im gesamten Team, damit Informationen durchsuchbar, strukturiert und aktuell bleiben.
Hier erfahren Sie, worauf Sie sich konzentrieren sollten. 👇
📂 Bereinigen Sie Ihre Struktur des Inhalts
Organisieren Sie Informationen logisch, bevor Sie erwarten, dass die Suche Wunder wirkt. Entfernen Sie doppelte Dokumente, standardisieren Sie Namenskonventionen und richten Sie klare Hierarchien von Ordnern ein.
📌 Beispiel: Bewahren Sie eine einzige verbindliche Version jedes Richtliniendokuments an einem festgelegten Speicherort mit klarer Eigentümerschaft auf. So vermeiden Sie Verwirrung, wenn mehrere Abteilungen ihre eigenen Varianten erstellen.
🧠 Wissenswertes: Vannevar Bush prognostizierte bereits 1945 die Suche im Hyperlink-Stil. In seinem Essay As We May Think beschrieb er den Memex, einen Schreibtisch, mit dem Menschen durch Pfade durch Wissen navigieren können – eine Idee, die die moderne PDF-Suche und das Internet inspirierte.
📂 Erstellen Sie aussagekräftige Metadaten
Bereichern Sie Ihren Inhalt mit beschreibenden Tags, Kategorien und Attributen, die Suchmaschinen helfen, den Inhalt jedes einzelnen Elements zu verstehen. Auf diese Weise wird die Organisation von Dateien und Ordnern zielgerichtet.
📌 Beispiel: Versehen Sie Produktdokumentationen mit relevanten Produktnamen, Features und Anwendungsfällen, damit Suchanfragen wie „Wie exportiere ich Daten?“ die Benutzer zur richtigen Verbindung zum Tutorial führen.
📂 Suchanalysen überwachen
Achten Sie darauf, wonach die Leute suchen und welche Abfragen schlechte Ergebnisse liefern. Diese Muster decken Informationslücken und Terminologiekonflikte auf.
📌 Beispiel: Wenn Ihre Suchdaten zeigen, dass häufige Suchanfragen nach „WFH-Richtlinie” keine Ergebnisse liefern, weil in Ihren offiziellen Dokumenten der Begriff „Richtlinien für Remote-Arbeit” verwendet wird, können Sie Synonyme hinzufügen oder die Terminologie aktualisieren.
📂 Sammeln Sie Benutzer-Feedback
Fragen Sie Ihr Team regelmäßig nach seinen Erfahrungen mit der internen Suche und danach, welche Informationen es in der Software für die Suche im Unternehmen nur schwer finden kann. Nutzen Sie diese Rückmeldungen, um Lücken zu identifizieren, Suchalgorithmen zu optimieren und die Relevanz der Suchergebnisse zu verbessern.
📌 Beispiel: Eine kurze vierteljährliche Umfrage mit der Frage „Was konnten Sie im letzten Monat nicht finden?“ identifiziert hochwertige Inhalte mit hohem Wert, die besser indexiert oder erstellt werden müssen.
🔍 Wussten Sie schon? Das Dewey-Dezimalsystem, das 1876 entwickelt wurde, war eines der ersten standardisierten Suchsysteme. Es gruppierte das menschliche Wissen in Kategorien, damit Bibliotheken weltweit „die gleiche Suchsprache sprechen“ konnten.
Wo ist Waldo? Nicht in ClickUp
Die Arbeit hört nicht auf, nur weil Sie nicht finden können, wonach Sie suchen. Aber je länger Sie damit verschwenden, verstreute Dokumente, vergrabene Aufgaben und unzusammenhängende tools zu durchforsten, desto mehr verzögert sich der Fortschritt.
Sie sollten keine Detektivfähigkeiten benötigen, um einfache Fragen wie „Wo ist diese Datei?“ oder „Was für einen Status hat sie?“ zu beantworten.
ClickUp fasst alles an einem Ort zusammen und macht es leicht auffindbar. Aufgaben, Kommentare, Dokumente, Meeting-Notizen – alles ist durchsuchbar, miteinander verbunden und genau dort, wo Sie es brauchen. Sie können Filter verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen, und sich auf leistungsstarke Suchfunktionen verlassen, um bestimmte Informationen schnell zu finden.
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Häufig gestellte Fragen
1. Was ist eine interne Suche?
Eine interne Suche bezieht sich auf die Suche nach Informationen innerhalb einer bestimmten Website, Organisation oder eines bestimmten Systems. Die Verwendung der Suchleiste einer Website, um Artikel oder Dokumente zu finden, die auf dieser Website gespeichert sind, ist ein Beispiel für eine interne Suche.
2. Was ist interne und externe Suche?
Die interne Suche ist der Prozess der Suche nach Informationen innerhalb eines bestimmten Systems, einer Organisation oder einer Website. Die externe Suche hingegen umfasst die Suche nach Informationen aus Quellen außerhalb der Organisation oder des Systems, wie Suchmaschinen, anderen Websites oder externen Datenbanken.
3. Was ist ein Beispiel für eine interne Suche?
Ein Beispiel für eine interne Suche ist die Verwendung der Suchfunktion auf einer E-Commerce-Website, um ein bestimmtes Produkt zu finden, oder die Suche im Intranet Ihres Unternehmens nach einem Richtliniendokument.
4. Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Informationen?
Interne Informationen sind Daten oder Wissen, die innerhalb eines Unternehmens generiert und gespeichert werden, wie z. B. interne Berichte, Mitarbeiterdaten oder Unternehmensrichtlinien. Externe Informationen stammen aus externen Quellen, wie z. B. Marktforschungsberichten, Nachrichtenartikeln oder Informationen von Wettbewerbern.