Berichterstellung im Bauwesen: Arten, Tools und Best Practices

Sind Sie Projektmanager, der eine vielbeschäftigte Baustelle überwacht und ständig im Feuerwehreinsatz ist?

Befinden Sie sich in einer der folgenden Situationen?

Wenn ja, liegt der Grund vielleicht auf der Hand (oder auch nicht): Sie haben keine Echtzeit-Sichtbarkeit darüber, was auf Ihrer Baustelle passiert. 🏢

Hier kommt die Berichterstellung für das Bauwesen ins Spiel. Sie hilft Ihnen, Herausforderungen zu antizipieren, Echtzeit-Sichtbarkeit über den Projektfortschritt zu erhalten und frühzeitig kluge Entscheidungen zu treffen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Berichterstellung im Bauwesen, verschiedene Arten von Bauprojektberichten und die richtigen Tools für ein erfolgreiches Projektmanagement auf Ihrer Baustelle zu erfahren.

Was ist Berichterstellung im Bauwesen?

Die Berichterstellung im Bauwesen ist der Prozess der Dokumentation und Kommunikation des Fortschritts, der Probleme, die den Projektabschluss verzögern, und der Aktualisierungen eines Bauprojekts in regelmäßigen Abständen. Bauberichte werden täglich, wöchentlich oder sogar monatlich erstellt und vorgelegt.

Es spielt eine entscheidende Rolle für die betriebliche Effizienz, Verantwortlichkeit und das Risikomanagement im Bauwesen und stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten, von den Vorgesetzten vor Ort bis hin zu den Investoren, einen umfassenden Überblick über die Vorgänge auf der Baustelle haben.

Arten von Bauberichten

Ob Sie als Bauleiter oder Projektmanager im Betriebsteam tätig sind, dank der leistungsstarken Berichterstellung können Sie Probleme frühzeitig erkennen. Jeder Baubericht erfasst verschiedene Aspekte des Projektstatus.

Hier finden Sie verschiedene Arten von Berichten, mit denen Sie die Kontrolle über das Projektmanagement im Bauwesen behalten.

1. Tägliche Fortschrittsberichte

Tägliche Fortschrittsberichte im Bauwesen sind tägliche Zusammenfassungen, die die Ereignisse auf der Baustelle verfolgen, einschließlich der abgeschlossenen Arbeiten, der Aktivitäten der Mitarbeiter, der Wetterbedingungen, der Verzögerungen und aller Vorfälle auf der Baustelle. Sie bieten ein laufendes Protokoll der Baustellenabläufe, um Projektmanager, Eigentümer und relevante Stakeholder über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten.

Diese Berichte zu Bauprojekten umfassen in der Regel:

2. Sicherheitsberichte

Sicherheitsberichte im Bauwesen sind formelle Aufzeichnungen, die Sicherheitsinspektionen, Incidents, Risiken und Korrekturmaßnahmen auf der gesamten Projektbaustelle dokumentieren. Sie tragen dazu bei, dass Arbeiter, Besucher und Geräte in einer sicheren Umgebung arbeiten und gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

In der Regel umfassen sie:

3. Finanzberichte

Finanzberichte in Bauprojekten sind strukturierte Zusammenfassungen darüber, wie die Mittel eines Projekts verwaltet werden, einschließlich der Ausgaben, ausstehender Zahlungen und der Frage, ob das Projekt im Rahmen des ursprünglichen Budgets bleibt.

In der Regel umfassen sie:

4. Berichte planen

Berichte im Bauwesen sind strukturierte Updates, die die Zeitleiste eines Projekts nachverfolgen und anzeigen, ob Aufgaben, Meilensteine und Gesamtphasen gemäß dem ursprünglichen Plan voranschreiten. Sie heben Verzögerungen hervor, prognostizieren Fertigstellungstermine und helfen Ihnen, Ressourcen anzupassen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Sie umfassen in der Regel Projektdaten:

5. Berichte zur Qualitätskontrolle

Qualitätskontrollberichte im Bauwesen sind formelle Aufzeichnungen, die Inspektionen, Tests und Überprüfungen nachverfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt alle festgelegten Standards, Codes und Client-Anforderungen erfüllt. Sie werden im Berichterstellungsprozess verwendet, um Mängel, ergriffene Korrekturmaßnahmen und den Genehmigungsstatus der fertiggestellten Arbeiten zu dokumentieren.

In der Regel umfassen sie:

6. Incident- oder Risikoberichte

Bau-Incident-Berichte sind offizielle Aufzeichnungen, in denen alle Unfälle, Beinaheunfälle, Verletzungen, Geräteschäden oder gefährliche Ereignisse dokumentiert werden, die auf der Baustelle auftreten. Als Bauleiter, der einen Incident-Bericht erstellt, sollte Ihr Bericht neutral, detailliert und auf beobachteten Fakten basieren.

Dieser Bericht umfasst:

So erstellen Sie einen Baubericht

So erstellen oder schreiben Sie Schritt für Schritt einen Bericht für Ihr Bauprojekt:

1. Identifizieren Sie die Art des Berichts

Beginnen Sie damit, genau zu definieren, worüber Sie berichten möchten. Dokumentieren Sie den täglichen Fortschritt, ein Sicherheitsproblem, eine Qualitätsprüfung, eine Finanzaktualisierung oder einen Incident?

Wenn Sie von Anfang an konkret sind, stellen Sie sicher, dass Sie nur die benötigten Informationen sammeln und keine Zeit mit irrelevanten Details verschwenden.

💡Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp-Formulare, um die Erfassung verschiedener Arten von Bauberichten zu standardisieren. Erstellen Sie maßgeschneiderte Formulare für Tagesberichte, Sicherheitsvorfälle, Qualitätskontrollen und vieles mehr. Jede Übermittlung wird automatisch zu einer Aufgabe mit den richtigen Feldern, was Ihnen Zeit spart und Fehler vermeidet.

2. Sammeln Sie genaue Informationen vor Ort

Begeben Sie sich vor Ort und sehen Sie selbst, wie die Dinge stehen, anstatt sich auf Ihr Team zu verlassen, um Updates zum Projektfortschritt zu erhalten. Gehen Sie durch die Arbeitsbereiche, überprüfen Sie Lieferungen und sprechen Sie bei Bedarf mit den Teamleitern. Konzentrieren Sie sich anschließend auf die Details, die wichtig sind.

Sie sollten darauf achten, beim Verfassen eines Projektberichts klare und spezifische Informationen zu sammeln, damit Sie später nicht unvollständige Details nachjagen müssen.

3. Schreiben Sie wichtige Details auf

Sobald Sie alle Projektdaten vor Ort gesammelt haben, beginnen Sie mit der Erfassung der wichtigsten Fakten. Machen Sie es nicht zu kompliziert, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Erfassen Sie die Grundlagen:

Wenn Ihr Projekt dies erfordert, verweisen Sie auch auf alle geltenden Normen, wie z. B. IBC, ASTM, OSHA oder projektspezifische Spezifikationen.

Das Ziel ist einfach: Alle Projektbeteiligten, die den Bericht später lesen, sollen die Details auf einen Blick verstehen.

4. Halten Sie fest, was Sie erledigt haben und was noch zu tun ist

Wenn in der Handels- oder Projektphase etwas schief geht oder Aufmerksamkeit erfordert, dokumentieren Sie dies. Konzentrieren Sie sich auf konkrete Maßnahmen, z. B. was Sie sofort getan haben und ob das Problem vollständig behoben wurde oder noch weiterverfolgt werden muss.

Seien Sie konkret:

Kleine Maßnahmen sind genauso wichtig wie große. Wenn Sie sie korrekt protokollieren, sorgen Sie für die Verantwortlichkeit Ihres Teams, verhindern, dass Probleme übersehen werden, und schützen sich selbst, falls später Fragen auftauchen.

5. Überprüfen Sie alles vor dem Absenden

Bevor Sie den Bericht einreichen, überprüfen Sie den Statusbericht des Projekts auf Richtigkeit:

Überprüfen Sie, ob die Zeitleiste der Ereignisse logisch ist und keine Lücken oder Widersprüche enthält. Durch eine gründliche abschließende Überprüfung lassen sich Versäumnisse oder Fehler leichter erkennen, bevor sie zu größeren Problemen wie einer Prüfung, einem Streit mit einem Client oder einer Sicherheitsuntersuchung führen.

Tools und Software für die Berichterstellung im Bauwesen

Die Baubranche hat sich stark verändert, aber die Berichterstellung hinkt hinterher. Jahrzehntelang waren Teams auf handschriftliche Notizen, verstreute Tabellen und endlose E-Mails angewiesen.

Ob es um die Verwaltung täglicher Protokolle, die Nachverfolgung von Budgets oder die frühzeitige Erkennung von Risiken geht – die richtige Technologie macht überall auf Baustellen den Unterschied.

Beginnen wir mit den vielseitigsten Tools, die für die Nachverfolgung des Berichterstellungsprozesses in der Bauindustrie verfügbar sind.

1. ClickUp

An erster Stelle der Liste steht ClickUp, die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat. Sie bietet Teams im Bauwesen eine einzige Plattform für die Organisation der Berichterstellung, Kommunikation und Aufgabenverwaltung.

Denken Sie einmal darüber nach. Wie oft haben Sie schon verzweifelt nach dem aktuellen Tagesbericht gesucht oder zu spät bemerkt, dass ein wichtiges Detail einer Inspektion in jemandes Notizbuch verloren gegangen ist?

ClickUp löst dieses Problem, indem es Ihnen benutzerdefinierte Vorlagen für die Berichterstellung und das Baumanagement für alles bietet, von täglichen Baustellenprotokollen bis hin zu Sicherheitsüberprüfungen und Mängellisten. Eine hilfreiche standardisierte Vorlage für die Berichterstellung ist die ClickUp-Vorlage für den täglichen Baubericht.

Kostenlose Vorlage

Das zeichnet ClickUp aus 👇

Die Verfolgung des Fortschritts ist ein weiteres großes Problem, insbesondere wenn Projekte mehrere Teams und Subunternehmer umfassen. Mit den Dashboards von ClickUp sehen Sie jedoch sofort, wo Sie stehen. Fortschrittsberichte, Nachverfolgung von Meilensteinen und Budgetübersichten sind sofort sichtbar, ohne dass Sie fünfzehn verschiedene Personen nach Antworten fragen müssen.

In diesem Dashboard für Projektmanagement können Sie:

Diese einzelnen Features machen zwar schon einen großen Unterschied, aber diese Software für das Projektmanagement im Bauwesen geht noch einen Schritt weiter und bietet eine komplette ClickUp-Lösung für Bauteams, die alles miteinander verbindet. Es handelt sich um ein komplettes Betriebssystem für Ihre Projekte, in dem Automatisierungen, Dokumente, Aufgabenmanagement und Berichterstellung nahtlos miteinander verbunden sind.

Richten Sie innerhalb der Team-Lösung einfach Wenn-Dann-Automatisierungen ein. Wenn ein Bericht ein Sicherheitsproblem oder fehlendes Material meldet, kann automatisch eine Aufgabe an das richtige Team zugewiesen werden, ohne dass ein Manager manuell eingreifen muss. So einfach ist das mit ClickUp Automatisierungen.

Und wenn es darum geht, wichtige Dokumente griffbereit zu haben, können Sie mit ClickUp Docs Sicherheitsprotokolle, Inspektionsrichtlinien, SOPs und Schulungsmaterialien direkt in Ihrem Workspace speichern.

2. Procore

Procore ist eine Cloud-basierte Plattform für das Baumanagement, die Teams vor Ort, im Büro und alle Beteiligten an einem Ort miteinander verbindet. Eines der herausragenden Merkmale von Procore ist die starke Fokussierung auf Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit. Es handelt sich um ein lebendiges System, in dem Bauunternehmer, Architekten, Projekteigentümer und Subunternehmer sofort zusammenarbeiten können.

Mit Procore können Benutzer sogar benutzerdefinierte Workflows für Genehmigungen, RFIs, Mängellisten und Inspektionen erstellen, wodurch es viel einfacher wird, Projekte ohne Engpässe voranzutreiben.

3. Buildertrend

Buildertrend ist eine umfassende, Cloud-basierte Plattform für das Baumanagement, die speziell auf Hausbauer, Renovierer und Spezialbauunternehmer zugeschnitten ist. Sie vereint Projektplanung, Budgetierung, Kommunikation mit Clients und Dokumentenmanagement in einer einzigen, intuitiven Benutzeroberfläche.

Darüber hinaus können Hausbesitzer über das Client-Portal tägliche Protokolle verfolgen, Fotos ansehen und bei Bedarf direkt mit Ihnen chatten.

4. Fieldwire

Fieldwire wurde für Teams, Vorgesetzte und Auftragnehmer im Feld entwickelt, die schnellen Zugriff auf Aufgaben, Pläne und Aktualisierungen auf der Baustelle benötigen. Es fasst alles in einer mobilen Plattform zusammen, sodass Teams Zeichnungen anzeigen, Aufgaben zuweisen und Mängellisten direkt von der Baustelle aus verfolgen können, selbst wenn kein Signal vorhanden ist.

Im Gegensatz zu Tools, die eher für den Backoffice-Bereich entwickelt wurden, ist Fieldwire darauf ausgelegt, Teams vor Ort dabei zu helfen, schneller zu arbeiten und auf dem gleichen Stand zu bleiben.

Best Practices für eine effektive Berichterstellung im Bauwesen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Berichte Entscheidungen vorantreiben, Ihr Projekt schützen und später Ansprüche sichern, benötigen Sie mehr als nur einfache Notizen.

Hier sind fünf Best Practices, mit denen Sie Ihre Berichte im Bauwesen aussagekräftiger und fundierter gestalten können:

🎯 Verknüpfen Sie den täglichen Fortschritt mit Meilensteinen des Vertrags: Jede von Ihnen protokollierte Arbeitsaktualisierung sollte mit einem Meilenstein des Projekts, einem zu erbringenden Ergebnis oder einem Element des Vertragsumfangs verknüpft sein. Anstatt "Rahmenbau begonnen" zu schreiben, dokumentieren Sie dies als "Rahmenbau für Außenwände der Ebene 3 begonnen, Meilenstein 12".

So können Sie Auslöser für Rechnungen nachverfolgen, den Fortschritt des Zeitplans messen und Ansprüche im Streitfall klar unterstützen.

🎯 Trennen Sie externe Verzögerungen von internen Problemen: Erfassen Sie Verzögerungen, die durch externe Faktoren wie Genehmigungen, Materialengpässe oder Änderungen seitens des Clients verursacht werden, getrennt von internen Verzögerungen auf der Baustelle. Diese Unterscheidung stärkt Ihre Position, wenn Sie Zeitverlängerungen beantragen oder zusätzliche Kosten verhandeln.

🎯 Fügen Sie bei der Berichterstellung über Nichtkonformitäten oder Incidents Beweise bei: Schriftliche Notizen sind nützlich, aber das Anhängen von Belegen wie Fotos, Inspektionsberichten, Lieferbelegen oder Mitteilungen von Subunternehmern erhöht die Glaubwürdigkeit.

Wenn ein Wandabschnitt die Prüfung nicht besteht oder ein Lieferant eine Lieferung versäumt, können Sie durch das Anhängen von Nachweisen Ihre Berichte bei Audits, Streitigkeiten oder Versicherungsprüfungen untermauern.

🎯 Verfolgen Sie Wettereinflüsse mit messbaren Daten: Anstelle von vagen Notizen wie "Regenverzögerung" halten Sie fest, wann das Wetterereignis begann und endete, wie der Zugang zur Baustelle beeinträchtigt war und wie viele Arbeitsstunden verloren gingen.

Dank detaillierter Wetter-Nachverfolgung haben Sie eine bessere Grundlage, wenn Sie später Terminanpassungen oder Erweiterungen des Projekts verhandeln müssen.

🎯 Verfolgen Sie offene Elemente im Bericht des nächsten Tages weiter: Wenn Sie ein offenes Problem wie unvollständige Nacharbeiten, eine verspätete Inspektion oder eine fehlende Lieferung markieren, aktualisieren Sie dessen Status im nächsten Bericht. Das Schließen offener Probleme schafft Glaubwürdigkeit gegenüber Ihren Clients und sorgt für saubere und nachvollziehbare tägliche Aufzeichnungen.

Vereinfachen Sie die Berichterstellung und das Projektmanagement im Bauwesen mit ClickUp

Eine leistungsstarke Berichterstellung im Bauwesen sorgt dafür, dass alle Teams auf dem gleichen Stand sind, Fortschritte genau nachverfolgt werden und Ihr Projekt vor Verzögerungen, Risiken und Streitigkeiten geschützt ist. Die richtigen Tools machen diesen Prozess schneller, genauer und wesentlich stressfreier.

Hier zeichnet sich ClickUp aus. Anstelle von mehreren Tabellen, handschriftlichen Protokollen und unzusammenhängenden Updates bietet ClickUp Bauteams ein komplettes System für die tägliche Berichterstellung, das Personalmanagement, die Aufgabenverfolgung und die Überwachung des Fortschritts in Echtzeit in einem einzigen Workspace.

Mit Features wie der Vorlage für tägliche Bauberichte, anpassbaren Dashboards und automatisierten Feldern können Sie vom Reaktionsmodus zur vollständigen Projektkontrolle übergehen, ohne Ihren Arbeitsalltag mit manuellen Aufgaben zu überfrachten.

Testen Sie ClickUp kostenlos und optimieren Sie noch heute Ihre Berichterstellung und Ihr Projektmanagement im Bauwesen.