Führungskräfte gehen davon aus, dass bis 2028 70 % der Arbeitnehmer KI einsetzen werden, um tägliche Geschäftsentscheidungen, Workflows und sogar die Gesamtplanung zu unterstützen.
Und die meisten von uns erleben diese Wahrheit jeden Tag.
Aber Legacy-Tools für das Workforce Management und manuelle Planungssysteme, die uns so weit gebracht haben, zeigen allmählich ihre Schwächen. Sie können mit den sich ändernden Kundenanforderungen nicht Schritt halten und übersehen die ersten Anzeichen von Burnout bei Mitarbeitern. Die meisten sind einfach nicht für das Tempo ausgelegt, in dem wir uns heute bewegen.
Wenn Sie in der Workforce-Management-Branche arbeiten und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein möchten, sind Sie hier genau richtig.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie moderne KI-Tools für das Workforce Management zum Aufbau leistungsstarker Teams beitragen und wie auch Sie davon profitieren können.
Was ist KI-Workforce-Management?
KI-Workforce-Management nutzt künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Predictive Analytics, um jeden Aspekt der Personalverwaltung zu optimieren, von der Planung und Aufgabenverteilung über Schulungen und Leistungsnachverfolgung bis hin zum Support für Mitarbeiter.
So sieht das in der Praxis aus:
- Prognostizieren Sie anhand von Geschäftstrends und Echtzeitdaten, wie viele Mitarbeiter benötigt werden
- Automatisierung der Schichtplanung auf Basis der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und der Geschäftsanforderungen
- Nachverfolgung der Mitarbeiterleistung und Produktivität mit Datenanalysen
- Bieten Sie personalisierte Schulungen und Weiterbildungen auf Basis von Qualifikationslücken
- Automatisierung sich wiederholender HR-Aufgaben wie Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Urlaubsverwaltung
Welche Herausforderungen löst KI-Workforce-Management?
KI-Tools für das Workforce Management wurden entwickelt, um die kniffligen, alltäglichen Herausforderungen zu lösen, die Unternehmen Zeit, Geld und die Moral ihrer Teams kosten.
Hier sind einige Herausforderungen, die damit gelöst werden können:
- Über- und Unterbesetzung: Als Personalverantwortlicher möchten Sie Situationen wie Unterbesetzung, Überbesetzung oder Terminkonflikte vermeiden. Mit KI-Algorithmen können Sie den Personalbestand dynamisch an den aktuellen Geschäftsbedarf anpassen
- Manuelle Schichtplanung: Für Teammanager und Führungskräfte erstellt die KI automatisch Schichtpläne auf der Grundlage der Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihrer Fähigkeiten, der Arbeitsgesetze und der Geschäftsanforderungen. Da die KI redundante Aufgaben automatisiert, haben Sie mehr Zeit für die strategische Personalplanung
- Compliance-Risiken: Von Überstundenregelungen bis hin zu Ruhezeiten – KI-Tools melden potenzielle Verstöße gegen das Arbeitsrecht, bevor sie auftreten. Dadurch entfallen ständige manuelle Überprüfungen und Ihre Teams können regionale und branchenspezifische Vorschriften einhalten
- Kurzfristige Abwesenheiten: Wenn ein Mitglied Ihres Teams sich krank meldet, können Sie mithilfe des KI-gestützten Workforce Managements den besten Ersatz vorschlagen, basierend auf Verfügbarkeit, bisherigen Leistungen und aktueller Workload
- Mangelnde Echtzeit-Sichtbarkeit der Abläufe: Als Manager wissen Sie, wie mühsam es ist, mit veralteten Informationen zu arbeiten, was zu langsamen Reaktionen führt. Mit KI-gesteuerten Dashboards erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Personalauslastung, Schichtleistung, Nachfragespitzen usw
- Datenüberflutung ohne umsetzbare Erkenntnisse: KI-Tools für das Workforce Management generieren eine Vielzahl von Daten. Darüber hinaus beziehen sie Daten aus Lohnbuchhaltungs-, Zeiterfassungs-, Leistungs- und HR-Systemen. Es bleibt jedoch Aufgabe der Führungskräfte, diese Erkenntnisse zu interpretieren. KI wandelt Personaldaten in umsetzbare Erkenntnisse um
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Wie KI das Workforce Management verändert
1. Vorausschauende Anwesenheitsplanung
Einer der am häufigsten übersehenen Faktoren für Ineffizienz im Personalwesen ist ungeplante Abwesenheit. KI begegnet diesem Problem, indem sie von reaktiver Planung zu vorausschauenden Anwesenheitsmodellen übergeht.
Diese Systeme verwenden Algorithmen des maschinellen Lernens, insbesondere Zeitreihenprognosen und Klassifizierungsmodelle, um Anwesenheitsmuster zu identifizieren. Dabei berücksichtigen sie historische Anwesenheitsdaten, teamspezifische Trends, Feiertage, das bisherige Verhalten einzelner Mitarbeiter und sogar externe Variablen wie Wetterdaten oder öffentliche Ereignisse.
Hier markieren KI-Algorithmen Zeiträume, in denen mit erhöhten Fehlzeiten zu rechnen ist, oder bestimmte Mitglieder des Teams, bei denen das Risiko einer ungeplanten Abwesenheit besteht.
📍 Beispiel: Stellen Sie sich ein landesweit tätiges Logistikunternehmen mit über 1.000 Lagermitarbeitern vor. Diese würden während regionaler Festivals in bestimmten Gebieten einen ungewöhnlichen Anstieg der Nichterscheinen feststellen.
Das Unternehmen setzte KI-Assistenten ein, die anhand von Verlaufsdaten wie Anwesenheitslisten, lokalen Kalendern und Schichtplänen trainiert wurden. Da Nichterscheinen frühzeitig gemeldet werden, haben die Betriebsleiter genügend Zeit, um Schichten neu zu vergeben, Anreize zu schaffen oder die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter zu erhöhen.
Diese Art der Prognose ist besonders wichtig für den Betrieb und arbeitsintensive Branchen, in denen die Sichtbarkeit bereits begrenzt ist und die manuelle Planung aufgrund externer Faktoren oft hinterherhinkt.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Während Teams in Unternehmen beginnen, prädiktive KI in isolierten Planungstools zu erproben, entfaltet sie ihre wahre Leistungsfähigkeit erst, wenn sie in das übergeordnete System integriert ist, in dem die Arbeit stattfindet.
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Mit der Workload-Ansicht von ClickUp können Teamleiter die individuellen Kapazitäten, Abwesenheiten und die Verteilung der Arbeit über Zeitzonen und Teams hinweg visualisieren.
Kombinieren Sie es mit ClickUp Brain, und Sie können verstehen, warum Kapazitäten nicht genutzt werden, welche Muster sich abzeichnen und welche Wochen in der Zukunft gefährdet sein könnten. Durch den Einsatz von KI im Personalwesen können Ihre Teams außerdem schneller handeln, da Brain die Arbeit zusammenfasst, die nächsten Schritte vorschlägt und projektspezifische Fragen beantwortet.
2. Intelligentere Personalbeschaffung und Talentakquise
Die Personalbeschaffung war schon immer einer der ressourcenintensivsten Prozesse für Unternehmen. Herkömmliche Methoden wie die manuelle Sichtung von Lebensläufen, mehrere Vorstellungsgespräche und subjektive Bewertungen sind zeitaufwändig und oft von unbewussten Vorurteilen beeinflusst.
KI am Arbeitsplatz verändert dies, indem sie die Vorauswahl automatisiert und datengestützte Einblicke in die Kandidaten liefert.
📍 Beispiel: Unilever hat seine Personalbeschaffung für Nachwuchstalente mithilfe eines KI-gestützten Systems umgestaltet, das die manuelle Vorauswahl von Lebensläufen durch spielerische kognitive Bewertungen und automatisierte Video-Interviews ersetzt hat.
Die Kandidaten spielten neurowissenschaftlich fundierte Spiele, in denen Eigenschaften wie Risikobereitschaft und Problemlösungsfähigkeiten gemessen wurden. Anschließend nahmen sie kurze Videoantworten auf, die von KI hinsichtlich Tonfall, Wortwahl und sogar Mikroexpressionen analysiert wurden.
Dieser digitale Transformationsprozess reduzierte die Einstellungszeit um 75 % bei gleichbleibender Qualität und verbesserter Diversität, da die KI viele traditionelle Vorurteile beseitigte, die bei der menschlichen Bewertung auftreten.
📮 ClickUp Insight: 62 % unserer Befragten vertrauen auf dialogorientierte KI-Tools wie ChatGPT und Claude.
Ihre vertraute Chatbot-Oberfläche und ihre vielseitigen Fähigkeiten – zum Generieren von Inhalten, Analysieren von Daten und mehr – könnten der Grund dafür sein, warum sie in verschiedenen Rollen und Branchen so beliebt sind. Wenn ein Benutzer jedoch jedes Mal zu einer anderen Registerkarte wechseln muss, um der KI eine Frage zu stellen, summieren sich die damit verbundenen Umschaltkosten und Kontextwechselkosten im Laufe der Zeit.
Nicht mit ClickUp Brain. Es befindet sich direkt in Ihrem Workspace, weiß, woran Sie arbeiten, versteht Nur-Text-Eingaben und gibt Ihnen Antworten, die für Ihre Aufgaben hochrelevant sind! Erleben Sie mit ClickUp eine doppelte Steigerung Ihrer Produktivität!
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Wenn es darum geht, Einstellungs-Workflows zu organisieren, Bewerberinformationen zu verwalten und intelligentere Personalentscheidungen zu treffen, sind ClickUp Brain und ClickUp Knowledge Management Ihre leistungsstarken Verbündeten.
Die generative KI von ClickUp Brain kann Kandidatenprofile, vergangene Vorstellungsgespräche und Notizen automatisch in einer übersichtlichen, durchsuchbaren Wissensdatenbank zusammenfassen. Anstatt dass HR-Teams das Feedback aus Vorstellungsgesprächen manuell durchgehen müssen, kann ClickUp Brain gemeinsame Themen, Stärken und Risiken aus allen Notizen der Interviewer extrahieren und in einer zusammengefassten Ansicht präsentieren.
Erhalten Sie mit ClickUp Brain, der ultimativen KI für die Arbeit, umfassende Antworten zu den Stärken, Bedenken und Fähigkeiten von Kandidaten.
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Das KI-Wissensmanagement in ClickUp sorgt dafür, dass jede Unterhaltung mit Bewerbern, jede Überprüfung von Lebensläufen und jede Einstellungsentscheidung korrekt dokumentiert, mit den jeweiligen Rollen verknüpft und später leicht wiederzufinden ist.
3. Personalisierte Mitarbeiterentwicklung und -schulung
In den meisten Unternehmen sind Schulungsprogramme standardisiert, reaktiv und oft nicht mit der tatsächlichen Leistung in Echtzeit verbunden. KI hingegen passt die Entwicklungswege für jeden Einzelnen individuell an, basierend auf seinen Zielen, aktuellen Qualifikationslücken und sogar darauf, wie er am besten lernt.
Beispiel: Accenture hat KI-gesteuerte Lösungen implementiert, um die Personalentwicklung zu verbessern. Diese Tools verstehen verschiedene Datenpunkte, darunter Projektbeiträge, Zertifizierungen, Feedback von Vorgesetzten und Kooperationsmuster, um umfassende Kompetenzprofile für Mitarbeiter zu erstellen.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Um Mitarbeiterentwicklung und Produktivität zu kombinieren, hilft ClickUp Brain dabei, Kompetenzfortschritte, Leistungsnotizen und Feedback zu extrahieren und in einem personalisierten Lern-Dashboard zusammenzufassen.
Beginnen Sie mit der Frage "Welche Qualifikationslücken hat [Name der Person] in den letzten beiden Projekt-Retros gezeigt?" Brain analysiert Dokumente, Aufgaben und 1:1-Notizen und liefert Ihnen eine zusammengefasste Antwort. Diese Informationen können Sie dann nutzen, um Ihre Mitarbeiter anzuleiten und zu motivieren.
Das Beste daran:
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Wachstumspfade als ClickUp-Aufgaben, die mit Dokumenten verknüpft sind und Lernmaterialien, Fristen und Feedback-Checkpoints enthalten
- Verwenden Sie KI-gestützte Dokumente, um Lernjournale oder Reflexionsprotokolle zu hosten, die dynamisch aktualisiert werden, sobald neue Aufgaben oder Meilensteine abgeschlossen sind
- Erstellen Sie innerhalb von ClickUp einen Wissens-Hub mit kuratierten, rollenspezifischen Ressourcen, die nach Kompetenzclustern organisiert sind
4. Vorausschauende Personalplanung
Das Letzte, was Sie als Teamleiter wollen, ist, dass Sie kurz vor Ablauf einer Projektfrist feststellen, dass Sie unterbesetzt sind. Mit KI können Sie solche Lücken frühzeitig erkennen. KI-Tools analysieren die aktuelle Auslastung Ihres Teams, Zeitpläne für Neueinstellungen, Projektumfänge und sogar frühere Burnout-Signale, um zu prognostizieren, welche Rollen Sie wann benötigen werden.
📍 Beispiel: Angenommen, Sie leiten den Betrieb in einem Unternehmen für Gesundheitstechnologie, das eine neue Diagnoseplattform in fünf Bundesstaaten einführt. Ihr KI-Modell erkennt, dass Sie aufgrund der Rollout-Geschwindigkeit und des Support-Ticket-Volumens voraussichtlich bis Juli in New York einen Mangel an klinischem Personal für die Einarbeitung haben werden. Gleichzeitig meldet es unausgelastete Support-Mitarbeiter in Chicago. Dank dieser Erkenntnisse können Sie Rollen früher besetzen oder Mitarbeiter frühzeitig umverteilen.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Verwenden Sie ClickUp Brain, um Projekt-Zeitleisten, Personalengpässe und Ressourcenengpässe sofort zusammenzufassen, indem Sie Aufgaben, Dokumente und Aktualisierungen scannen. Sie können fragen: "Wo haben wir aufgrund bevorstehender Produkteinführungen Personalmangel?", und erhalten die Antwort mit Links zu unterstützenden Daten.
Darüber hinaus können Sie alle Annahmen zur Personalauslastung, Einstellungspläne und Daten zur Teamauslastung in ClickUp Docs organisieren und mit Aufgaben verknüpfen. Noch besser: Mit den ClickUp-Ansichten erkennen Sie, welche Abteilungen kurz vor der Überlastung stehen oder wo Fähigkeiten nicht ausreichend genutzt werden.
5. Automatisierung routinemäßiger HR-Aufgaben
Als HR-Team verbringen Sie wahrscheinlich mehr Zeit als Ihnen lieb ist mit sich wiederholenden Aufgaben – Urlaubsanträge genehmigen, Checklisten für neue Mitarbeiter zuweisen, endlose Fragen zu Richtlinien beantworten und Organigramme aktualisieren. Sicher, all das ist notwendig. Aber es kostet Zeit, die Sie für wichtigere Dinge verwenden könnten: eine stärkere Personalstrategie entwickeln und das Wachstum Ihres Unternehmens vorantreiben.
📍 Beispiel: Nehmen wir an, Sie skalieren ein SaaS-Startup mit 100 Mitarbeitern. Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, sendet jemand aus der Personalabteilung ihm manuell die Einführungsunterlagen, richtet seine IT-Anforderungen ein, aktualisiert ein Dokument zur Begrüßung im Team und protokolliert seine Unterlagen im HR-System. Stellen Sie sich nun vor, dass all dies von KI übernommen wird. Sobald eine Aufgabe für einen neuen Mitarbeiter erstellt wird, löst dies einen Workflow-Management-Prozess aus, der Checklistenelemente zuweist, einen Onboarding-Zeitplan erstellt und die relevanten Teams benachrichtigt.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Um die Automatisierung von Workflows zu nutzen, benötigen Ihre Personalabläufe eine zentrale Schaltstelle und ein organisiertes Wissenssystem.
Das Wichtigste zuerst: Nutzen Sie das KI-Wissensmanagement von ClickUp Brain, um Einarbeitungspläne zu erstellen, Richtlinienaktualisierungen zusammenzufassen oder in Echtzeit auf interne HR-Abfragen zu reagieren. Angenommen, ein Teammitglied gibt "Wie lauten unsere Richtlinien zum Elternurlaub?" ein, dann findet ClickUp Brain innerhalb von Sekunden den entsprechenden Abschnitt in Ihren HR-Dokumenten.
Darüber hinaus können Sie:
- Automatisieren Sie repetitive Workflows wie Urlaubsgenehmigungen, Dokumentenübergaben und Statusaktualisierungen mit ClickUp Automatisierungen
- Richten Sie formularbasierte Automatisierungen ein, die sofort Onboarding-Aufgaben erstellen, wenn jemand ein Einstellungsformular ausfüllt
6. Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -erfahrung
Wenn Sie sich noch immer auf jährliche Umfragen verlassen, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu messen, sind Sie bereits im Rückstand. Mit KI können Sie Desengagement sofort erkennen, Support personalisieren, bevor Frustrationen entstehen, und Echtzeit-Feedbackschleifen erstellen, die Ihren Mitarbeitern monatlich oder vierteljährlich zeigen, dass sie gehört werden.
📍 Beispiel: Qualtrics nutzt KI-gestützte Stimmungsanalysen, um das Feedback seiner Mitarbeiter kontinuierlich zu überwachen, nicht nur nach wichtigen Ereignissen. Das System analysiert Umfrageantworten, Notizen aus Meetings und sogar offene Textkommentare, um frühzeitig Anzeichen von Unzufriedenheit, Stress oder Demotivation zu erkennen.
Wenn die KI feststellt, dass die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung eine Verschlechterung der Stimmung in Bezug auf die Kommunikation der Führungskräfte zeigen, können Manager schnell mit Town Hall Meetings, Skip-Level-Meetings oder anonymen Feedback-Foren eingreifen.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Damit diese Art von Echtzeit-Feedback-Schleife in der Praxis funktioniert, müssen Sie über Umfragen hinausgehen. Sie benötigen KI, die automatisch zuhört, und genau hier kommt ClickUp AI Notetaker ins Spiel.
ClickUp AI Notetaker zeichnet interne Meetings, Einzelgespräche und Team-Check-ins automatisch auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen. Wenn beispielsweise in mehreren wöchentlichen Stand-up-Meetings wiederholt Frustration über die Zeitpläne für Projekte geäußert wird, erfasst der KI-Notizbuch diese Bedenken und hebt sie zur Überprüfung durch die Führungskräfte hervor.
Zusammenfassungen aus dem KI-Notizbuch können in ClickUp-Dokumenten gespeichert werden, wodurch Feedback in strukturiertes, durchsuchbares Wissen umgewandelt wird, das sich perfekt für vierteljährliche Engagement-Reviews oder sofortige Aktionspläne eignet.
7. Leistungsmanagement in Echtzeit
Die alte Art der Leistungsbewertung – ein Meeting am Jahresende – verliert schnell an Bedeutung. Heutzutage benötigen Teams kontinuierliches Feedback, schnelle Kurskorrekturen und echte Sichtbarkeit hinsichtlich der Nachverfolgung ihrer Ziele.
KI für das Workflow-Management ermöglicht jetzt Echtzeit-Einblicke in die Leistung und hilft Ihren Managern, das ganze Jahr über sinnvolle Unterhaltungen zu führen.
📍 Beispiel: Adobe hat bekanntlich die jährlichen Leistungsbeurteilungen abgeschafft und durch einen kontinuierlichen Prozess namens "Check-Ins" ersetzt. Manager führen regelmäßig Unterhaltungen über Ziele, Wachstum und Feedback – unterstützt durch KI-gesteuerte Tools, die anzeigen, wenn Mitarbeiter möglicherweise mehr Support oder Anerkennung benötigen.
Nach der Umsetzung dieser Umstellung konnten sie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und eine geringere Fluktuation feststellen.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Um Echtzeit-Leistungsmanagement in den täglichen Betrieb zu integrieren, benötigen Sie Sichtbarkeit über Aufgaben, Ziele, Feedback und Prioritäten hinweg. Hier kommen ClickUp Dashboards und ClickUp Brain ins Spiel.
Dashboards bieten Managern Live-Updates zu Aufgabenabschlüssen, Zielfortschritten, Projektstatus und individuellen Workloads – alles in einer Ansicht. Sie können beispielsweise ein Dashboard einrichten, das die wöchentlichen Aufgabenabschlussraten, überfälligen Elemente und Zielmeilensteine jedes Teammitglieds anzeigt. Auf einen Blick sehen Sie, wer Hilfe oder Anerkennung benötigt.
Währenddessen fasst ClickUp Brain automatisch Leistungsnotizen aus wöchentlichen Stand-ups, Sprint-Reviews und Einzelgesprächen zu wichtigen Erkenntnissen zusammen. Anstatt Dokumente oder Aufgaben zu durchforsten, erhalten Sie einen intelligenten Überblick für Ihren nächsten Check-in.
Weit darüber hinaus:
- Manager können Echtzeit-KPIs, OKR-Fortschritte und Projekt-Zeitleisten direkt in das Dashboard einbetten, sodass jede Unterhaltung über die Leistung datengestützt und umsetzbar ist
- Darüber hinaus bietet die Software zur Automatisierung von Aufgaben Auslöser, um basierend auf Leistungstrends Erinnerungen oder Aufforderungen zu versenden. Wenn beispielsweise ein Ziel um 20 % verfehlt wird, erhalten Manager automatisch eine Benachrichtigung, um frühzeitig einzugreifen
8. KI-gestützte Wissensspeicherung und -weitergabe
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder das Team wechseln, nehmen sie oft jahrelange Erfahrungen, Prozesse und Know-how mit, was zu großen Lücken führt, die neue Mitarbeiter ausbremsen. Außerdem leidet darunter die Produktivität. Bei herkömmlichen Übergaben oder Ad-hoc-Dokumentationen gehen wichtige Zusammenhänge oft verloren.
📍 Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie leiten den Betrieb eines wachsenden Fintech-Unternehmens. Ihre leitende Analystin, die alle Besonderheiten Ihres Berichterstellungssystems kennt, kündigt mit einer Frist von zwei Wochen. In aller Eile übergibt sie Ihnen eine einfache Checkliste – aber das "Warum" hinter bestimmten Workflows, die versteckten Risikopunkte und die kundenspezifischen Nuancen gehen verloren.
Stellen Sie sich nun vor, KI-Agenten für Produktivität hätten die ganze Zeit über stillschweigend ihre Best Practices erfasst, Meeting-Notizen zusammengefasst, Projektrückblicke dokumentiert und Entscheidungshistorien verknüpft.
Wenn sie das Unternehmen verlässt, geht ihr Wissen nicht verloren. Es ist organisiert, durchsuchbar und steht dem nächsten Mitarbeiter sofort zur Verfügung, ohne dass etwas verloren geht.
Optimierung des Workforce Managements mit ClickUp
Das Erfassen und Weitergeben von institutionellem Wissen sollte niemals chaotisch sein. Mit ClickUp Knowledge Management können Sie Updates zu Projekten, Retrospektiven und wichtigen Aufgabenbesprechungen automatisch in übersichtlichen, organisierten Dokumenten speichern.
Angenommen, ein Manager fragt: "Was waren die größten Herausforderungen bei der letzten Client-Einführung?" ClickUp Brain erstellt eine gebrauchsfertige Zusammenfassung aus Aufgaben, Meeting-Notizen und Sprint-Reviews.
Auf einen Blick können Sie sogar:
- Speichern Sie teamspezifische Anleitungen, FAQs und Übergabenotizen in ClickUp-Dokumenten, sodass wichtige Informationen durchsuchbar sind und mit relevanten Projekten verknüpft werden können
- Verwenden Sie ClickUp Brain, um proaktiv Lücken in der Dokumentation aufzuzeigen – beispielsweise durch Markieren von Projekten, die ohne abschließende Zusammenfassung geschlossen wurden
- Erstellen Sie einen dynamischen Knowledge Hub, in dem das Wissen der Mitarbeiter im Laufe der Zeit wächst und anhand von Tags wie Team, Thema oder Projektphase organisiert wird
📚 Lesen Sie auch: Wie Sie KI für mehr Produktivität einsetzen können (Anwendungsfälle und Tools)
Die besten KI-Workforce-Management-Softwareoptionen
1. Bald
Mit dem KI-Schichtplan-Generator von Soon beschreiben Sie, was Ihr Team benötigt, z. B. Ruhezeiten, Rollen, Nummern, Zeitpunkte und Speicherorte. Und mit einem Klick erstellt er einen kompletten Wochenplan für Sie.
Mit Smart People Picker wird auch die Auswahl der richtigen Teammitglieder einfacher. Das Tool ordnet Personen anhand ihrer Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen den Schichten zu. Und mit Soon Pulse, das täglich Feedback von Ihrem Team sammelt, erhalten Sie eine klare Ansicht der Leistung Ihrer Mitarbeiter.
Schlüssel-Features
- Passen Sie die Regeln für die Personalplanung an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an und sorgen Sie so für Compliance und Effizienz
- Prognostizieren Sie den Personalbedarf präzise in 15-Minuten-, Stunden- oder Tagesintervallen
- Verbinden Sie Verlaufsdaten über API, direkte Datenbankverbindungen oder CSV-Uploads für genaue Prognosen
2. Quinyx
Quinyx hilft Ihnen dabei, die Schichten Ihrer Mitarbeiter an den tatsächlichen Bedarf anzupassen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Arbeitspläne den arbeitsrechtlichen Bestimmungen und internen Vorschriften entsprechen. Mit diesem Tool können Sie den Live-Verkauf überwachen. Bei Änderungen hilft es Ihnen, den Personalbedarf anzupassen.
Durch die Kombination von Daten wie Kundenfrequenz, Transaktionen, Umsatz und sogar Wettervorhersagen prognostiziert Quinyx, wie viele Mitarbeiter Sie an jedem Speicherort benötigen.
Schlüssel-Features
- Verfolgen Sie die An- und Abwesenheiten, Pausen und Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter direkt über die mobile App von Quinyx, sodass alle Anwesenheitsdaten genau und zentral erfasst werden
- Verwenden Sie Workflow-Analysen, um Trends zu visualisieren, Leistungen zu vergleichen und wichtige Metriken über Einheiten und Speicherorte hinweg zu verfolgen
- Simulieren Sie Personalszenarien, prognostizieren Sie Arbeitskosten und planen Sie zukünftige Einstellungs- oder Schulungsbedürfnisse
3. Scheduly. ai
Scheduly. ai ist ein Workforce-Management-Tool, das fortschrittliche Analysen und große Sprachmodelle nutzt, um den Personalbedarf zu prognostizieren. Es berücksichtigt reale Faktoren wie Spitzenzeiten im Laden, saisonale Aktionen und Produkteinführungen. Mit KI-gestützter Planung und vorgefertigten Vorlagen können Sie schneller Schichtpläne erstellen, die automatisch die richtigen Mitarbeiter auf der Grundlage von Bedarfsprognosen zuweisen.
Sie erhalten außerdem Zugriff auf anpassbare Dashboards in Echtzeit, die Personalbedarf, Schichtabdeckung, Arbeitskosten und KPIs für das Workforce Management an einem Ort aufschlüsseln.
Schlüssel-Features
- Geben Sie Ihrem Team die Flexibilität, seine Zeitpläne über das mobile Self-Service-Tool von Scheduly.ai selbstständig zu verwalten
- Halten Sie Vorschriften ein, indem Sie Zeitpläne automatisch an Arbeitsgesetze, Gewerkschaftsregeln und Unternehmensrichtlinien anpassen und rechtliche Probleme vermeiden
- Verwalten Sie Mitarbeiterkonten auf verschiedenen Ebenen mit rollenbasierten Kontrollen, um Datensicherheit und maßgeschneiderten Zugriff zu gewährleisten
4. Japfu. ai
Als KI-gestütztes Workforce-Management-Tool hilft Ihnen Japfu. ai dabei, redundante HR-Aufgaben zu automatisieren. Mit dem KI-gestützten Timesheet kann Ihr Team seine Arbeitszeiten erfassen, während das System automatisch Fehler überprüft und Genehmigungen beschleunigt.
Japfu. ai automatisiert auch die Gehaltsabrechnung und wickelt Löhne, Abzüge und Erstattungen für alle Ihre Projekte mit KI-geprüfter Genauigkeit ab. Darüber hinaus automatisiert Japfu. ai die Zuweisung von Rollen und die Übergabe von Aufgaben während des Onboardings, bei Rollenwechseln und beim Offboarding für Personalübergänge.
Schlüssel-Features
- Beantworten Sie HR-Abfragen und automatisieren Sie Aufgaben wie Dokumentenverfolgung, Erinnerungen an Timesheets und Onboarding-Updates mit Japfu. ai's KI-Assistent Mivi
- Überprüfen Sie die Berechtigung Ihrer Mitarbeiter ganz einfach während des Onboardings mit Japfu. ai ist direkt in das USCIS E-Verify-System integriert
- Verwalten Sie alle Dokumente Ihrer Mitarbeiter, von Verträgen bis hin zu Formularen für die Einarbeitung und das Ausscheiden, in einem zentralen, leicht zugänglichen System für eine bessere Nachverfolgung und Compliance
Verbessern Sie Ihr Workforce Management mit ClickUp
Die Verwaltung einer wachsenden, verteilten Belegschaft muss nicht mit endlosen manuellen Aufgaben, reaktiver Planung oder verstreuten Abläufen einhergehen.
Mit KI-gestützten Workforce-Management-Tools können Sie Abläufe optimieren, den Personalbedarf vorhersagen, das Engagement Ihrer Mitarbeiter steigern und intelligentere, schnellere Entscheidungen auf allen Ebenen ermöglichen.
ClickUp erleichtert Ihnen diesen Wandel. Mit leistungsstarken Tools wie Workload-Ansicht, Dashboards, Wissensmanagement, Brain und Automatisierungen sorgt ClickUp für Transparenz und Struktur in der Arbeitsweise Ihres Teams.
Sind Sie bereit, mit KI zu automatisieren, zu optimieren und das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter auszuschöpfen? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an.