Ein Unternehmen und Teams zu führen, ist schon Arbeit genug. Hinzu kommt noch die tägliche Verwaltung mehrerer voneinander getrennter Arbeitstools.
Leider ist dies ein häufiges Problem in vielen Unternehmen.
Unser Unternehmen verwendete vier verschiedene Softwaretypen für Projektmanagement, Zeiterfassung, Client-Kommunikation und Ressourcenzuweisung.
Das war ziemlich zeitaufwändig, vor allem weil es kaum Integration zwischen den Systemen gab und Informationen mehrfach manuell eingegeben werden mussten.
Unser Unternehmen verwendete vier verschiedene Softwaretypen für Projektmanagement, Zeiterfassung, Client-Kommunikation und Ressourcenzuweisung.
Das war ziemlich zeitaufwändig, vor allem weil es kaum Integration zwischen den Systemen gab und Informationen mehrfach manuell eingegeben werden mussten.
Was wäre, wenn Teams weiterhin die speziellen Apps nutzen könnten, auf die sie sich verlassen, dies aber von einem Ort aus tun könnten, ohne ständig zwischen Apps hin- und herspringen zu müssen und dabei Zeit, Kontext und die Sichtbarkeit des Projekts zu verlieren?
Was wäre, wenn jedes Team seine Arbeit über eine Plattform erledigen könnte, die so flexibel ist, dass niemand Abstriche machen muss, um so zu arbeiten, wie er möchte, und andere Teams dies ebenfalls tun könnten?
Hier kam ClickUp ins Spiel und rettete Walk the Room den Tag. Nicole kann Ihnen mehr darüber erzählen!
Erzählen Sie uns etwas über sich und Walk the Room
Hallo! Mein Name ist Nicole Brisova – ich bin Growth Operations Manager bei Walk the Room (WtR). 👋
Walk the Room ist ein 3D-Studio, das hochwertige fotorealistische Visualisierungen und Animationen für die Immobilienbranche erstellt. Wir bieten einen Full-Service im Bereich CG, darunter High-End-CGIs, Skizzen, Animationen, Flythroughs, Virtual-Reality-Touren, bewegte CGIs, Augmented Reality und vieles mehr.
Wir kombinieren langjährige Erfahrung und flexibles Projektmanagement, um Ihren Aufwand im Bereich der Vermarktung von Gewerbeimmobilien zu optimieren und Ihre Immobilie hervorzuheben.
Vor welchen Herausforderungen standen Sie als Unternehmen insgesamt und als Remote-First-Unternehmen?
Das Studio wurde ursprünglich in Stockholm, Schweden, gegründet, und heute ist Walk the Room ein Remote-Unternehmen mit mehr als 30 Nationalitäten, die über den ganzen Globus verteilt sind. Als Remote-First-Unternehmen sind wir stark auf Software angewiesen , um sowohl untereinander als auch mit unseren Clients effizient zusammenzuarbeiten.
Als ich bei WtR anfing, verwendete unser Unternehmen vier verschiedene Softwaretypen für Projektmanagement, Zeiterfassung, Client-Kommunikation und Ressourcenzuweisung. Die aktive Nutzung aller vier war sehr zeitaufwendig, zumal sie kaum miteinander integriert waren und Informationen mehrfach manuell eingegeben werden mussten.
Als großer Befürworter von Struktur und Effizienz habe ich es mir zur obersten Priorität gemacht, ein Tool zu finden, das die damals verwendeten Tools ersetzen und unsere Apps konsolidieren konnte.
Haben Sie in ClickUp gefunden, wonach Sie gesucht haben?
Ich habe einige Zeit damit verbracht, verschiedene Tools zu recherchieren und zu vergleichen. Ein paar Monate nach meinem Eintritt in das Unternehmen haben wir uns schließlich für einen ClickUp-Plan für unsere gesamte Produktionsabteilung entschieden.
Anfangs haben wir ClickUp hauptsächlich in unserer Produktionsabteilung für die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement, die Messung der Rentabilität und Effizienz sowie das Aufgabenmanagement eingesetzt. Nach und nach wurde ClickUp auch in anderen Abteilungen eingeführt; mittlerweile nutzen wir es auch aktiv in unserer Personalabteilung und im Marketing!
Dank unseres wunderbaren Beraters Gabriel Hoffman, der seit dem Kauf des ersten Platzes mit mir zusammenarbeitet, konnten wir eine starke Basis für unser Produktionsteam aufbauen und kontinuierlich weitere hilfreiche Features und Strukturen für das gesamte Unternehmen erkunden und anwenden.
Seitdem ist WtR erheblich gewachsen, und ich freue mich, sagen zu können, dass ClickUp mit uns gewachsen ist – wir sind in den letzten 20 Monaten von ursprünglich 28 Plätzen auf über 70 aktive Benutzer gewachsen!
Erzählen Sie uns von Ihren bevorzugten Features in ClickUp
1. Vorlagen
Wenn ein neues Projekt in unsere Produktions-Zeitleiste aufgenommen wird, verwenden wir eine unserer voreingestellten ClickUp-Vorlagen, um ein neues Projekt zu erstellen und es unserer Produktions-Zeitleiste hinzuzufügen.
2. Benutzerdefinierte Felder und Automatisierung
Dank Gabriels Fachwissen über die Software und der Flexibilität von ClickUp haben wir eine umfangreiche Sammlung von benutzerdefinierten Feldern und Automatisierungen aufgebaut, die wir nun in verschiedenen Phasen jedes Projekts einsetzen. Unsere Struktur ist für alle Phasen jedes Projekts ausgelegt, einschließlich des Projektarchivs nach der Lieferung, der Rentabilitätsmessung, der Dashboards und der gesamten Projektdatenbank.
3. Personalisierte Ansichten
Das Zuweisen mehrerer Aufgaben innerhalb von Projekten an bestimmte Teams, Projektmanager und Künstler ist jetzt nur noch eine Frage von wenigen Minuten. Sobald ein Projekt geplant und produktionsbereit ist, übernehmen unsere Projektmanager die Kontrolle über die nächsten Schritte und überwachen diese in ihren personalisierten ClickUp-Ansichten.
Was war der größte Vorteil durch den Einsatz von ClickUp?
Wir haben das Glück, an einigen ziemlich spektakulären Projekten zu arbeiten, die von uns schnelle Arbeit, Konzentration und Flexibilität gegenüber Veränderungen verlangen, was natürlich Druck auf das Ressourcenmanagement ausübt.
Mit ClickUp können wir besser planen, schneller liefern und unsere Teams effizient strukturieren. Seit ich im Unternehmen bin, hat sich die Größe unseres Produktionsteams verdoppelt! Das wäre ohne eine solide Struktur für die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement nicht möglich gewesen.
Mit mehr als 50 3D-Künstlern und Projektmanagern haben wir sehr hart an der Entwicklung unserer Projekt- und Ressourcenmanagementstruktur gearbeitet, die nun unser komplexestes und am häufigsten genutztes Feature in ClickUp ist. Hier sammeln wir alle wichtigen Informationen zu jedem Projekt in der Produktion und behalten in der Zeitleistenansicht unseres Produktionsteams jederzeit den Überblick über unsere Kapazitäten. Wir können jetzt auch die Zeit erfassen, die unsere Künstler für die Arbeit an einem Projekt aufwenden, und die Projekt-Zeitleiste sowie wichtige Meilensteine für unsere Clients freigeben.
Wir lieben es, dass ClickUp flexibel auf unsere Bedürfnisse und vielseitigen Projekte eingeht und uns dabei hilft, unser gesamtes Produktionsteam einzusetzen.
Dank unserer soliden internen Struktur können wir uns auf das Wesentliche konzentrieren: unseren Clients hervorragende Produkte und einen reibungslosen Ablauf während des gesamten Prozesses zu bieten.
Haben Sie einen Rat für diejenigen, die ClickUp noch nicht kennen?
1. Ich bin ein großer Fan von intelligenteren und schnelleren Lösungen, daher sind Tastaturverknüpfungen für mich die ideale Lösung – „Schnelle Umschaltung“ (K) und „Startseite“ (H) sind die Funktionen, die ich persönlich am häufigsten nutze!
2. Ich würde auch empfehlen, alle Automatisierungen zu erkunden, die ClickUp bietet. Sie sind einfach zu erstellen und enorm hilfreich.