So führen Sie eine erfolgreiche Projekt-Post-Mortem durch [Schritte, Vorteile, & zu vermeidende Fehler]

Das Abschließen eines Projekts ist ein großartiges Gefühl! Sie und Ihr Team haben hart gearbeitet und das Ergebnis geliefert.

Jetzt können Sie aufatmen. 😮‍💨 Aber Moment, eine Aufgabe bleibt noch: die Nachbesprechung des Projekts.

Ohne eine Nachbesprechung verpassen Sie die Gelegenheit, zu verstehen, was schiefgelaufen ist und sogar, was gut gelaufen ist. Gab es Verzögerungen bei den Aufgaben der Teams? Gab es Budgetüberschreitungen oder Ressourcenengpässe?

Wenn Sie sich jetzt nicht mit den zugrunde liegenden Problemen befassen, werden Sie wahrscheinlich bei Ihrem nächsten Projekt erneut darauf stoßen.

Wie führt man also eine effektive Nachbesprechung durch? Keine Sorge, in diesem Artikel haben wir alles für Sie zusammengefasst. Bevor wir zu den einzelnen Schritten kommen, wollen wir zunächst einmal klären, was eine Nachbesprechung ist und welche Vorteile sie hat.

Projekt-Post-Mortem verstehen

Für viele Unternehmen endet der Lebenszyklus des Projektmanagements mit dem Erreichen von Meilensteinen und der Lieferung von Ergebnissen.

Das Problem ist jedoch, dass viele Teams einen wichtigen Schritt überspringen: die Bewertung der Herausforderungen und Erfolge des Projekts. Eine Nachbesprechung hilft Ihnen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, um die Leiste für Ihr nächstes Projekt höher zu legen.

Was ist eine Analyse des Projekts nach dem Ende?

Stellen Sie sich eine Projekt-Nachbesprechung wie eine Besprechung des Teams nach einem großen Ereignis vor, bei der Sie die wichtigsten Stakeholder zusammenbringen, um den Projektverlauf zu reflektieren.

Genauso wie Sie sich im Dezember mit Ihrem Tagebuch hinsetzen, um über die Höhen und Tiefen des gesamten Jahres nachzudenken, können Sie in einem Meeting die Erfolge des Projekts feiern und aus Ihren Fehlern lernen.

Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ideen zu sammeln und Best Practices zu dokumentieren, die Ihnen bei Ihren kommenden Projekten helfen und zukünftige Ergebnisse verbessern können.

Vorteile der Durchführung einer Analyse des Projekts nach dem Ende

Eine Studie zu Nachbesprechungen von IT-Projekten zeigt, dass „die Nachbesprechungsanalyse keine gängige Praxis im Projektmanagement-Prozess ist”.

Vielleicht denken Sie, dass Nachbesprechungen nur eine weitere Aufgabe auf Ihrer ohnehin schon vollen Liste zu erledigen haben, insbesondere wenn Sie neue Projekte in der Pipeline haben.

Aber sie durchzuführen, zahlt sich aus. Hier sind einige Vorteile:

1. Fehler erkennen und daraus lernen

Jedes Projekt, egal wie erfolgreich es ist, hat seine Tücken. Nachbesprechungen geben Ihnen die Möglichkeit, darüber nachzudenken, was schiefgelaufen ist und warum. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Fehler zu analysieren, sei es verpasste Fristen, Kommunikationsprobleme oder unerwartete Hindernisse, können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Nachbesprechungen ermöglichen es Projektmanagern, Teams und Organisationen, vergangene Erfahrungen zu bewerten und daraus zu lernen.

Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Fragen zu stellen:

2. Verbessern Sie die Effizienz Ihres Teams

Ein Team kann schneller und effizienter arbeiten, wenn es analysiert hat, wo und wie Zeit eingespart werden kann, um Verzögerungen bei der Projektabwicklung zu vermeiden. Sie können Engpässe, Ineffizienzen und Prozesse identifizieren, die das Team ausgebremst haben.

Nehmen wir an, ein Projekt hat aufgrund von Verzögerungen bei der Genehmigung länger gedauert als erwartet. In der Nachbesprechung könnten Sie analysieren, warum die Genehmigungen so lange gedauert haben – vielleicht war der Prozess zu kompliziert oder die Mitglieder des Projektteams waren sich nicht im Klaren darüber, was erforderlich war. Auf dieser Grundlage können Sie den Genehmigungsprozess für zukünftige Projekte vereinfachen, wodurch Sie Zeit sparen und ähnliche Verzögerungen vermeiden.

3. Steigern Sie die Moral Ihres Teams

Post-Mortem-Analysen dienen nicht nur dazu, Fehler zu identifizieren und deren Ursachen zu analysieren. Sie würdigen und feiern die Leistungen der Teams und helfen den Teammitgliedern, ihre Schwächen in einer unterstützenden und urteilsfreien Umgebung zu erkennen.

Dadurch wirkt das Meeting weniger wie eine „Schuldzuweisung“ und mehr wie eine wertvolle Lernerfahrung.

Wenn Ihr Team beispielsweise trotz eines anspruchsvollen Projektumfangs die Fristen erfolgreich eingehalten hat, nehmen Sie sich die Zeit, diesen Erfolg anzuerkennen. Das Hervorheben kleiner Erfolge, wie kreative Problemlösungen oder das Erreichen eines wichtigen Meilensteins, stärkt eine Kultur der Wertschätzung.

Wenn sich Mitglieder des Teams anerkannt fühlen, bleiben sie eher engagiert und motiviert, was eine bessere Zusammenarbeit bei zukünftigen Projekten gewährleistet.

4. Fördern Sie kontinuierliche Verbesserungen

Projekt-Post-Mortems sind eine systematische Überprüfung der Projektergebnisse, um Schwachstellen und Bereiche zu identifizieren, in denen Prozesse optimiert werden können, um in Zukunft bessere Ergebnisse zu erzielen.

Angenommen, Sie stellen fest, dass häufige Kommunikationsprobleme zu Verzögerungen bei der Durchführung des Projekts und zu Terminüberschreitungen geführt haben. Besprechen Sie diese Herausforderungen im Meeting, um Kommunikationskanäle und Richtlinien festzulegen.

Nachdem Sie nun die Vorteile eines Projekt-Meetings kennen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Teilnehmer solcher Meetings.

Wer sollte an einer Besprechung zum Projekt teilnehmen?

An Projekt-Post-Mortems sind in der Regel alle wichtigen Stakeholder beteiligt, darunter Projektmanager, Teammitglieder, Lieferanten, Clients, Fachexperten und technische Leiter. Hier sind die Gründe, warum Sie sie brauchen:

Darüber hinaus können Sie indirekte Mitglieder in das Meeting einbeziehen, um unterschiedliche Perspektiven zu sammeln und wertvolle Erkenntnisse über Standard-Projekt-Prozesse freizugeben.

Wie führt man eine erfolgreiche Projekt-Nachbesprechung durch?

Die wirkungsvollsten Nachbesprechungen sind gut strukturiert und konzentrieren sich auf umsetzbare Ergebnisse.

Die Einrichtung eines klaren Post-Mortem-Prozesses muss nicht überwältigend sein – es geht darum, die Phase zu schaffen, in der ehrliche Diskussionen und Prozessverbesserungen möglich sind.

Legen Sie vor allem anderen die Tagesordnung für das Meeting fest.

Das könnte beispielsweise „Projektziele mit tatsächlichen Ergebnissen vergleichen” oder „Engpässe im Workflow bewerten und Optimierungsstrategien vorschlagen” sein. Die Agenda Ihres Meetings kann auch eine vollständige Überprüfung des Projekts umfassen – von der Planung bis zur Ausführung. Befolgen Sie dann diese Schritte:

Schritt 1: Planen Sie das Meeting und laden Sie wichtige Stakeholder ein.

Sind die Tagesordnung und die Liste der Teilnehmer für das Meeting fertig?

Großartig! Wählen Sie nun einen Termin für das Meeting zur Nachbesprechung kurz nach dem Abschluss des Projekts, damit die Details noch frisch sind.

Planen Sie das Meeting und geben Sie Ihren Kalender öffentlich frei, damit alle über die aktuellen Meeting-Updates informiert sind. Erstellen Sie wiederkehrende Nachbesprechungen und richten Sie Erinnerungen ein, damit Sie keine verpassen.

Mit ClickUp Calendar können Sie Ihren Kalender öffentlich freigeben oder die Kalender Ihrer Teammitglieder einsehen, um einen geeigneten Termin für ein Meeting zu finden. Außerdem können Sie Ereigniserinnerungen erstellen, damit Sie keine Nachbesprechungen verpassen.

Sobald Sie das Meeting geplant haben, senden Sie Einladungen an alle Teilnehmer zusammen mit der Tagesordnung. ClickUp Meetings kann Ihnen dabei helfen, Tagesordnungen zu verwalten, Aktionspunkte festzulegen, Checklisten zu erstellen und vieles mehr. Anstatt einen menschlichen Meeting-Assistenten zu beauftragen, können Sie ganz einfach Notizen machen, Details dokumentieren und die Meeting-Notizen mithilfe von KI bearbeiten und organisieren.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Projekt-Zeitleiste und legen Sie wichtige Metriken fest

Nachdem Sie den Termin für das Meeting festgelegt haben, ist es an der Zeit, sich auf die Nachbesprechung vorzubereiten.

Erstellen Sie eine detaillierte Zeitleiste für das Projekt und erstellen Sie eine Liste der wesentlichen Metriken, die zur Nachverfolgung verwendet werden sollen. Dies liefert Kontext für das Meeting, da die Teilnehmer schnell auf wichtige Details wie Projektmeilensteine, Fristen und Ergebnisse zugreifen können.

Definieren Sie die Metriken, die Sie bewerten möchten. Hier sind einige Metriken für Projekte, die Sie zur Nachverfolgung verfolgen können:

Um die Arbeit zu vereinfachen, verwenden Sie Vorlagen für Projekt-Post-Mortems. Diese Vorlagen können Ihnen Zeit sparen, indem sie Ihnen helfen, Post-Mortem-Umfragen einzurichten, Ursachenanalysen durchzuführen, Sprints zu überprüfen, Feedback zu sammeln und das gesamte Projekt-Post-Mortem zu verwalten.

Mit der ClickUp-Vorlage für Projekt-Post-Mortems ist es beispielsweise ein Kinderspiel, Feedback von allen Beteiligten zu sammeln. So können Sie aus Ihren Fehlern lernen, Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und Ihr nächstes Projekt effektiver planen.

Diese Vorlage herunterladen

Mit dieser Vorlage können Sie:

Beispielsweise hilft die Eingabeformularansicht der Vorlage dabei, Feedback von Stakeholdern zu sammeln. Mit der Ansicht „Ausstehende Aufgaben“ können Sie ausstehende Aufgaben verfolgen, und mit der Statusansicht können Sie den Fortschritt des Projekts verfolgen. Außerdem bietet sie benutzerdefinierte Status wie „Untersuchung“, „Neuer Eintrag“, „Gelöst“ und „Ungelöst“, mit denen Sie den Status jeder Aufgabe verfolgen können.

Schritt 3: Sammeln Sie Feedback vom Team mithilfe von Umfragen oder Interviews.

Der nächste Schritt besteht darin, allen Teilnehmern Umfragen zu senden und sie zu befragen, um Feedback zum Projekt und zu den Prozessen zu sammeln.

🌟 Stellen Sie Ja-oder-Nein-Fragen, um festzustellen, ob die Pläne des Projekts eingehalten wurden. Beispiel:

🌟 Fügen Sie der Umfrage offene Fragen hinzu oder stellen Sie diese während des Interviews, um verschiedene Meinungen von Team-Mitgliedern einzuholen. Beispiel:

🌟 Darüber hinaus können Sie subjektive Fragen einbauen, um Rückmeldungen zu den Erfahrungen der Mitglieder des Teams zu sammeln. Beispiel:

Solche Umfragen helfen Ihnen dabei, häufige Muster und Hindernisse zu identifizieren, die während des Meetings angesprochen werden müssen.

Erstellen Sie mit ClickUp Formularen detaillierte Umfragen und erfassen Sie die benötigten Daten. Es stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, mit denen Sie sowohl quantitative als auch qualitative Daten erfassen können – von langen Texten bis hin zu Kontakten und Bewertungen.

Schritt 4: Fördern Sie eine offene und ehrliche Diskussion

Sobald Sie die Umfrageantworten erhalten haben, sind Sie bereit für das Meeting.

Ermutigen Sie die Teilnehmer am Tag des Meetings zu ehrlichen Unterhaltungen, ohne von der Tagesordnung abzuweichen. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer ihre Gedanken ohne zu zögern freigeben.

Was zu erledigen ist:

🙌 Schaffen Sie eine sichere Umgebung, frei von Kritik, um das Vertrauen zwischen den Beteiligten zu fördern und sie zu ermutigen, ihre Perspektiven ohne zu zögern freizugeben.

🙌 Beginnen Sie mit den positiven Aspekten, um eine positive Stimmung zu schaffen und den Teilnehmern das Gefühl zu geben, später konstruktives Feedback freigeben zu können.

🙌 Hören Sie aktiv zu, reagieren Sie achtsam und respektieren Sie die Meinungen der anderen.

🙌 Konzentrieren Sie sich auf Prozesse statt auf Personen. Sagen Sie beispielsweise „Wir müssen unsere Strategien für die Zeitleiste verbessern” statt „X und Z haben die Verzögerungen verursacht”.

🙌 Stellen Sie den Teilnehmern eine Erinnerung an das Ziel dar: Es besteht darin, zu lernen und sich zu verbessern, und nicht darin, zu kritisieren oder mit dem Finger auf andere zu zeigen.

🙌 Behandeln Sie einige wichtige Themen in einem Meeting, um die Teilnehmer nicht zu überfordern.

🙌 Planen Sie ausreichend Zeit für jedes Diskussionsthema ein, damit die Teilnehmer sich einbringen können.

Mit ClickUp Docs können Sie Erkenntnisse aus Projekt-Post-Mortem-Meetings dokumentieren oder Regeln für Post-Mortem-Meetings festhalten. Führen Sie die Bearbeitung des Dokuments ganz einfach in Echtzeit gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern durch und geben Sie es anderen frei.

Sie können auch Kommentare und Aktionselemente zuweisen und gleichzeitig die Zugriffskontrolle sicherstellen.

Probieren Sie ClickUp-Dokumente aus

ClickUp Chat kann die Nachbesprechungen zu Projekten erleichtern, indem es die gesamte projektbezogene Kommunikation zentralisiert. Sie können die Projektergebnisse und Herausforderungen im Detail überprüfen und Aufgaben und Dokumente synchronisieren.

Das Beste daran? Sie können sofort auf Feedback reagieren, indem Sie wichtige Nachrichten in Aufgaben umwandeln.

Außerdem können Sie für jedes Projekt separate Kanäle erstellen, um Verwirrung zu vermeiden und Projekt-Post-Mortems effizient durchzuführen. Das bedeutet, dass Sie nicht zwischen verschiedenen Registerkarten wechseln müssen, um die Erfolge oder Misserfolge eines Projekts zu überprüfen.

Schritt 5: Analysieren Sie die Daten, um Muster und gewonnene Erkenntnisse zu identifizieren.

Nehmen wir an, Sie haben Ihr Team befragt und Clients und Anbieter interviewt, um mehr über ihre Erfahrungen mit dem Projekt zu erfahren. Der nächste Schritt besteht darin, alle Antworten und Diskussionen der Meetings zu analysieren, um wiederkehrende Probleme und Erfolge zu identifizieren. Stellen Sie zunächst relevante Daten zusammen, um ein klares Bild des Projekts zu erhalten.

Analysieren Sie die Daten systematisch, um Bereiche zu identifizieren, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Dazu könnten gehören:

Als Beispiel könnte man angeben, dass wenn beispielsweise mehrere Mitglieder des Teams, Clients und Lieferanten Verzögerungen beim Erhalt der neuesten Projektaktualisierungen besprochen haben, dies darauf hindeuten könnte, dass ein robusterer Plan erforderlich ist, der die Kommunikationshäufigkeit und -kanäle detailliert festlegt. Dies trägt dazu bei, Kommunikationsstörungen und Verzögerungen bei zukünftigen Projekten zu vermeiden.

Verwenden Sie anpassbare ClickUp-Dashboards, um Daten mithilfe von leicht verständlichen Kreisdiagrammen und Balkendiagrammen, Grafiken, Fortschrittsbalken und vielem mehr zu visualisieren.

Probieren Sie ClickUp Dashboards aus

Mit ClickUp Dashboards können Sie:

Schritt 6: Dokumentieren Sie die Ergebnisse in einem umfassenden Bericht.

Tragen Sie alle Ergebnisse der Analyse zusammen und erstellen Sie einen umfassenden Bericht, der Folgendes enthält:

⚠️ Herausforderungen: Spezifische Probleme, ihre Ursachen und Auswirkungen

🏆 Erfolge: Erfolgreiche Strategien, die es wert sind, wiederholt zu werden

🚧 Risiken: Mögliche Hindernisse für zukünftige Projekte

📝 Schlüsselerkenntnisse: Gewonnene Erfahrungen und umsetzbare Erkenntnisse

🚀 Verbesserungen: Klare, praktische Empfehlungen für die nächsten Schritte

Um Zeit und Aufwand zu sparen, verwenden Sie Dashboards für die Berichterstellung, um die Ergebnisse auf leicht verständliche Weise darzustellen. Sie können ganz einfach:

Darüber hinaus können Sie Vorlagen für Nachbesprechungsberichte verwenden, um die Nachbesprechung des Projekts einfach durchzuführen und Ihre Erkenntnisse aus dem Meeting zu dokumentieren.

Schritt 7: Freigeben des Berichts und Umsetzung von umsetzbaren Empfehlungen

Freigeben Sie den Nachbesprechungsbericht abschließend an alle Projektbeteiligten. Führen Sie ein kurzes Meeting durch, um die Projektergebnisse zu diskutieren, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen und Verbesserungen vorzuschlagen. Nachdem Sie Verbesserungen geplant haben, delegieren Sie Aufgaben zur Umsetzung der Änderungen im Projektprozess und führen Sie die Nachverfolgung der Zeitpläne mithilfe der Gantt-Zeitleiste von ClickUp durch.

Außerdem können Sie ab dem nächsten Projekt Projektstatusberichte verwenden, um wichtigen Stakeholdern eine Übersicht über den aktuellen Projektstatus zu geben. So halten Sie alle über den Fortschritt auf dem Laufenden und können potenzielle Probleme proaktiv erkennen und angehen.

Probieren Sie ClickUp Brain aus.

Fehler, die bei einer Nachbesprechung des Projekts vermieden werden sollten

Die oben genannten Schritte reichen jedoch nicht aus, um ein erfolgreiches Projekt-Post-Mortem-Meeting durchzuführen. Um eine äußerst erfolgreiche Post-Mortem-Analyse durchzuführen, sollten Sie folgende Fehler vermeiden 👇

Das Meeting nicht sofort durchführen

Das Timing ist bei Projekt-Post-Mortems entscheidend. Wenn Sie das Meeting nicht unmittelbar nach Projektende organisieren, könnten die Teilnehmer Details vergessen, das Interesse verlieren oder mit einem anderen Projekt beschäftigt sein.

✅ Lösung: Nehmen Sie das Meeting nach dem Projekt in Ihren Plan auf. Gönnen Sie Ihrem Team nach Ablauf der Frist eine kurze Pause, aber lassen Sie nicht Wochen verstreichen. Halten Sie das Meeting innerhalb weniger Tage nach Projektende ab, solange die Erfahrungen den Beteiligten noch frisch im Gedächtnis sind.

Externe Stakeholder auslassen

Ohne Feedback von externen Stakeholdern wie Clients, Lieferanten und Benutzern erhalten Sie kein vollständiges Bild der Erfolge und Misserfolge des Projekts. So ist es beispielsweise wichtig zu wissen, ob eine App nach der Softwareauslieferung den Anforderungen der Benutzer entspricht.

✅ Lösung: Führen Sie eine 360-Grad-Nachbesprechung durch, an der auch externe Stakeholder teilnehmen. So erhalten Sie eine umfassendere Ansicht der positiven und negativen Aspekte des Projekts.

Keine klare Tagesordnung für Meetings festlegen

Ohne eine klare Agenda können Nachbesprechungen aus dem Ruder laufen. Wenn die Teilnehmer nicht wissen, was sie erwartet, könnten sie zudem davon abgehalten werden, am Meeting teilzunehmen.

✅ Lösung: Legen Sie eine Tagesordnung fest und geben Sie diese an die Teilnehmer weiter, um sicherzustellen, dass der Fokus des Meetings klar ist. Erstellen Sie eine Liste der Diskussionsthemen, um vom Thema abzukommen, und legen Sie Grundregeln fest, um negative Unterhaltungen und Schuldzuweisungen zu vermeiden.

Vermeiden Sie die Vorbereitung für Meetings

Wenn Sie nicht mit den richtigen Unterlagen auf das Meeting vorbereitet sind, wird die Wahrscheinlichkeit hoch sein, dass es schlecht läuft. Die Teilnehmer werden keine Klarheit über die Details des Projekts haben, was zu mehr Konflikten als Lösungen führen wird.

✅ Lösung: Bereiten Sie vor dem Meeting die richtigen Unterlagen vor – eine Nachbesprechungsagenda, einen Fragebogen und andere unterstützende Dokumente wie Projektbudgets, Zeitleisten, Ressourcenpläne und Feedback der Clients. Wenn Sie diese Unterlagen bereit haben, wird das Meeting fruchtbarer sein.

Sichern Sie sich zukünftige Erfolge mit Projekt-Post-Mortems

Post-Mortem-Analysen sind Projektrückblicke, die Ihnen helfen, Prozesse unter Berücksichtigung des Feedbacks der Projektbeteiligten neu zu überdenken. Das Ergebnis? Ein effizienterer Ansatz für zukünftige Projekte.

Der Schlüssel zum Erfolg ist die richtige Software, die Ihnen dabei hilft, ein erfolgreiches Meeting durchzuführen.

Die Projektmanagement-Lösung von ClickUp bietet eine Vielzahl von Features, mit denen Sie eine Nachbesprechung erfolgreich organisieren können. Sie können die Formularansicht für Umfragen, Dashboards für die Berichterstellung, Dokumente für die Dokumentation von Ergebnissen, den integrierten Chat für eine klare Kommunikation und unzählige Vorlagen für die Nachverfolgung und Verwaltung aller Aspekte nutzen – von KPIs und Feedback bis hin zu allen Aspekten des Meetings.

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