Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, den Beruf zu wechseln? Vielleicht wollten Sie einer neuen Leidenschaft nachgehen, eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben erreichen oder einfach nur einen Neuanfang wagen. Vielleicht haben Sie den Sprung gewagt und sich beworben, aber jetzt verlieren Sie sich in einem Gewirr aus Stellenanzeigen und Bewerbungsfristen. Damit sind Sie nicht allein.
Laut einem SHRM-Bericht schließen nur 8 % der Bewerber den Bewerbungsprozess ab.
Unübersichtliche Systeme sind schuld daran. Das Organisieren, die Nachverfolgung und das Nachverfolgen von Bewerbungen ist eine Aufgabe für sich.
Es gibt jedoch ein tool, das Ihnen dabei als zuverlässiger Verbündeter zur Seite stehen kann: Microsoft Excel. Dabei geht es nicht nur darum, Ordnung zu halten, sondern auch darum, sicherzustellen, dass Sie keine Gelegenheit verpassen, Ihren Traumjob zu ergattern.
Dieser Artikel führt Sie durch die Einrichtung eines einfachen, aber effektiven Bewerbungs-Trackers in Excel. Er enthält Tipps, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, wichtige Details im Blick zu behalten und mit dem Personalverantwortlichen in Kontakt zu bleiben.
Das Konzept eines Bewerbungs-Trackers in Excel
Ein Bewerbungs-Tracker hilft Ihnen dabei, Ihre Bewerbungen zu kategorisieren und zu organisieren und die Nachverfolgung Ihres Bewerbungsprozesses zu übernehmen. Er hilft Ihnen dabei, den Überblick über alle Stellen zu behalten, auf die Sie sich beworben haben, wo Sie sich im Bewerbungsprozess befinden und was Ihre nächsten Schritte sein sollten.
Der Zweck dieses Trackers ist einfach: Er soll sicherstellen, dass Sie während Ihrer Jobsuche keine Fristen verpassen, keine Nachfassaktionen vergessen und den Überblick über Ihren Fortschritt nicht verlieren.
Traditionell verlassen sich Arbeitssuchende auf handschriftliche Notizen oder einfache Google Docs- oder MS Word-Dokumente, um die Nachverfolgung ihrer Bewerbungen zu gewährleisten. Diese Methode führt jedoch oft dazu, dass Chancen verpasst, Vorstellungsgespräche oder Folgetermine vergessen und Kontakte verloren gehen.
Im Gegensatz dazu bieten moderne Bewerbungs-Tracker eine effizientere Möglichkeit, Ihre Suche zu verwalten. Mit diesen tools können Sie wichtige Details wie Firmennamen, Kontaktinformationen, Vorstellungsgesprächstermine und Bewerbungsfristen an einem Ort speichern.
Laut einer Umfrage des Lincoln College erhöhen die meisten Arbeitssuchenden, die nach einer Woche nachfassen, ihre Chancen auf eine Antwort um 30 %.
Kein Wunder, dass viele moderne Tracker Features wie automatische Erinnerungen, farbcodierte Statusaktualisierungen, KI-Tools zur Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche und eine nahtlose Integration mit E-Mails bieten, wodurch der Prozess wesentlich reibungsloser verläuft.
Excel als Bewerbungs-Tracker
Dieses alltägliche Tool lässt sich mit nur wenigen Handgriffen in einen anpassbaren und leicht zu aktualisierenden Bewerbungs-Tracker verwandeln.
Schauen wir uns einmal an, wie Sie Excel effektiv für Ihre Jobsuche nutzen können.
So verwenden Sie Excel für die Nachverfolgung von Bewerbungen
Die Verwendung von Excel als Tracker für Ihre Bewerbungen ist einfacher als Sie denken. Im Vergleich zu anderer Aufgabenverwaltungssoftware bietet es Flexibilität bei minimalem Setup .
Erstellen Sie zunächst eine Excel-Arbeitsmappe. Wenn Sie noch nicht mit Excel vertraut sind: Eine Arbeitsmappe ist eine Datei, die eine oder mehrere Tabellen enthält. Zu erledigen ist das Starten von Excel, das Klicken auf Datei, das Wählen von Neu und dann Leere Arbeitsmappe. Mit den folgenden Schritten können Sie diese Arbeitsmappe an Ihre Bedürfnisse bei der Jobsuche anpassen.
Ein typischer Bewerbungs-Tracker in Excel enthält die folgenden Spalten:
- Titel der Stelle und Firmenname: Dies sollten Ihre primären Spalten sein, damit Sie schnell nach Stellenangeboten suchen können.
- Bewerbungsdatum: So unterstützen wir Sie bei der Nachverfolgung des Datums, an dem Sie sich beworben haben, sowie des Datums, an dem Sie nachfassen müssen.
- URL der Stellenanzeige: Speichern Sie den Link zur Stellenbeschreibung, damit Sie ihn bei der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche schnell zur Hand haben.
- Status: Halten Sie diese Spalte mit Phasen wie „Beworben“, „Vorstellungsgespräch geplant“, „Angebot erhalten“ oder „Abgelehnt“ auf dem neuesten Stand.
- Termine und Uhrzeiten für Vorstellungsgespräche: Tragen Sie diese ein, damit Sie keine Doppelbuchungen vornehmen oder geplante Meetings vergessen.
- Kontaktdaten des Personalverantwortlichen: Wenn Sie diese Informationen zur Hand haben, ist die Nachverfolgung einfacher.
- Follow-up-Notizen: Verfolgen Sie, wann Sie Follow-up-E-Mails verschickt oder Personalvermittler angerufen haben, um Ihre Kommunikation zu organisieren.
So sieht eine typische Excel-Tabelle zur Verfolgung von Bewerbungen aus:
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie Excel-Vorlagen, um die Nachverfolgung Ihrer Bewerbungen zu beschleunigen. Diese vorgefertigten Layouts sparen Zeit, da Sie wichtige Details organisieren können, ohne Zeit in das Setup zu investieren.
Tipps zur Pflege Ihres Bewerbungs-Trackers in Excel
Ein vernachlässigter Tracker hilft Ihnen nicht dabei, Ihren Traumjob zu bekommen, daher ist es wichtig, ihn auf dem neuesten Stand zu halten. Hier sind ein paar Tipps:
- Wöchentlich aktualisieren: Behandeln Sie Ihren Tracker wie ein lebendes Dokument. Jedes Mal, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, im Bewerbungsprozess vorankommen oder eine Folge-E-Mail senden, stellen Sie sicher, dass Ihr Tracker diese Aktualisierungen widerspiegelt.
- Nach Priorität organisieren: Einige Stellenangebote werden als Top-Auswahl hervorstechen. Verwenden Sie die Sortier- oder Filter-Features von Excel, um Stellenangebote zu priorisieren, deren Frist näher rückt oder die attraktiver sind.
- Sichern Sie Ihre Daten: Das Letzte, was Sie wollen, ist, all Ihre harte Arbeit zu verlieren. Sichern Sie Ihren Tracker in Cloud-Diensten wie Google Drive oder OneDrive.
- Verwenden Sie Filter oder bedingte Formatierungen: So können Sie die Stellenangebote nach ihrer Priorität sortieren. Markieren Sie Ihre Bewerbungen beispielsweise mit Farben, je nachdem, in welcher Phase sie sich befinden: „beworben“ – gelb markiert, „Vorstellungsgespräch vereinbart“ – blau markiert, „Angebot erhalten“ – grün markiert.
- Erinnerungen einrichten: Excel selbst bietet zwar keine Erinnerungsfunktion, aber Sie können es ganz einfach mit Google Kalender oder anderen Terminplanungs-Apps koppeln, um Benachrichtigungen für wichtige Fristen zu erhalten.
Sie können auch Google Tabellen zur Unterstützung Ihrer Jobsuche in Betracht ziehen.
Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel als Job-Tracker
Die Verwendung von Excel als Bewerbungs-Tracker hat seine Vorteile, ist aber auch mit Herausforderungen verbunden. Lassen Sie uns zunächst über die Vorteile sprechen:
Flexibilität und benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten
Mit Excel können Sie einen Jobbewerbungs-Tracker erstellen, der genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie können die Spalten benutzerdefiniert anpassen, um die für Sie wichtigsten Informationen zur Nachverfolgung zu verwenden, von Bewerbungsfristen bis hin zu den Kontaktdaten des Personalverantwortlichen. Dank dieser Flexibilität können Sie Ihren Tracker ganz einfach an Ihre Strategie für die Jobsuche anpassen.
Kosteneffizienz
Wenn Sie bereits über Microsoft Office verfügen, kostet Sie die Verwendung von Excel für die Nachverfolgung von Bewerbungen nichts extra. Es ist eine einfache, budgetfreundliche Lösung, die jeder umsetzen kann.
Vertrautheit
Die meisten Menschen sind mit Excel vertraut, sodass Sie Ihren Tracker ohne große Einarbeitungszeit erstellen können. Sie können Daten einfach eingeben, sortieren und Trends im Fortschritt Ihres Bewerbungsprozesses analysieren.
Features zur Datenanalyse
Mit den integrierten Funktionen von Excel können Sie Ihre Bewerbungsdaten effektiv analysieren. Sie können Diagramme erstellen, um den Status Ihrer Bewerbungen zu visualisieren, oder Formeln verwenden, um Metriken wie die durchschnittliche Zeit bis zur Antwort des Arbeitgebers zu berechnen.
Sehen wir uns nun einige der Nachteile genauer an, die Sie dazu veranlassen könnten, andere Excel-Alternativen in Betracht zu ziehen:
Eingeschränkte Zusammenarbeit
Einer der größten Nachteile von Excel sind seine begrenzten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Sie können zwar Dateien freigeben, aber die Zusammenarbeit in Echtzeit ist im Vergleich zu modernen Aufgabenmanagement-Tools umständlich. Wenn Sie mit einem Karrierecoach oder einem Freund zusammenarbeiten, müssen Sie diese jedes Mal manuell informieren, wenn Sie Änderungen am Tracker vornehmen.
Mangelnde Automatisierung
Excel erfordert die manuelle Eingabe und Aktualisierung von Daten, was wertvolle Zeit kosten kann. Ohne Automatisierung verbringen Sie möglicherweise mehr Zeit mit Tabellenkalkulationen als mit der für Ihre Jobsuche erforderlichen Recherche, die Sie zu erledigen haben.
Fehlerrisiko
Bei den manuellen Einträgen besteht das Risiko menschlicher Fehler. Tippfehler, falsche Daten oder falsch platzierte Informationen können Ihre Jobsuche aus der Bahn werfen. Niemand möchte ein Vorstellungsgespräch verpassen, weil er ein Datum falsch eingegeben hat.
Implementierung anderer Anwendungssoftware für die Nachverfolgung der Jobs
Excel ist zwar ein praktisches Tool für die Nachverfolgung von Bewerbungen, doch seine Einschränkungen können Ihren Fortschritt bei der Jobsuche behindern. Der Bedarf an verbesserter Zusammenarbeit, Automatisierung und Echtzeit-Updates kann durch den Wechsel zu einer anderen Software für die Jobverfolgung, wie ClickUp, effektiv gedeckt werden.
ClickUp ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das durch anpassbare Workflows und Zusammenarbeit in Echtzeit die Produktivität steigert. Features wie Aufgabenverwaltung, Automatisierung und umfangreiche Integrationen vereinfachen den Prozess der Nachverfolgung von Bewerbungen und sorgen dafür, dass Sie bei Ihrer Jobsuche den Überblick behalten.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie ClickUp Ihnen zu einem Erfolg bei Ihrer beruflichen Veränderung verhelfen kann:
1. Verwalten Sie Bewerbungsdaten
Die Tabellenansicht von ClickUp bietet eine zentrale Übersicht und ist damit die ideale Wahl für alle, die von Excel umsteigen möchten. Erstellen Sie in ClickUp eine spezielle Tabellenansicht, um Ihre Bewerbungsdaten zu verwalten. ClickUp bietet auch kostenlose Datenbankvorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Fügen Sie benutzerdefinierte Felder in ClickUp hinzu, um wichtige Details wie Berufsbezeichnung, Firmenname, Bewerbungsdatum und Folgedaten zu erfassen. Richten Sie benutzerdefinierte Aufgabenstatus wie „Beworben“, „Vorstellungsgespräch geplant“ und „Angebot erhalten“ ein, um den Fortschritt jeder Bewerbung zu überwachen und sich eine klare Übersicht über den aktuellen Stand zu verschaffen.
2. Konzentrieren Sie Ihren Aufwand auf die besten Chancen
Fügen Sie Fälligkeitsdaten hinzu, um sich an wichtige Folgeaktionen und Fristen zu erinnern. Verwenden Sie ClickUp Zeiterfassung, um die für jede Bewerbung aufgewendete Zeit zu protokollieren. So können Sie Ihren Aufwand bei der Jobsuche analysieren und sich auf die vielversprechendsten und begehrtesten Stellenangebote konzentrieren.
3. Automatisieren Sie Ihren Workflow
Nutzen Sie ClickUp Automatisierung, um Auslöser einzurichten, mit denen Bewerbungen automatisch in den nächsten Status verschoben, Erinnerungen für Nachfassaktionen versendet oder Aufgaben zugewiesen werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und steigern Sie so Ihre Produktivität.
📌Beispiel:
Nehmen wir an, Sie haben in ClickUp ein Kanban-Board eingerichtet, um Ihre Bewerbungen zu verfolgen. Mit Automatisierungen können Sie Auslöser erstellen, die Bewerbungen automatisch von „Beworben“ zu „Vorstellungsgespräch geplant“ verschieben, sobald Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten – so bleiben Sie ohne zusätzlichen Aufwand organisiert. Sie können sogar Erinnerungen für Folge-E-Mails einrichten, wenn Sie innerhalb einer Woche keine Rückmeldung erhalten haben, damit Sie keine Chancen verpassen.
4. Entwerfen, speichern, durchführen der Bearbeitung und verwalten Sie Bewerbungen
ClickUp Docs kann Ihnen beim Verfassen von Anschreiben, Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen helfen und alle Ihre Bewerbungsunterlagen an einem Ort organisieren. Sie können auch verschiedene Versionen Ihrer Dokumente verfolgen und so sicherstellen, dass Sie Zugriff auf die neuesten Aktualisierungen und Änderungen haben.
Das Beste daran? Sie können diese Dokumente mit denjenigen freigeben, die Sie bei der Jobsuche unterstützen, und in Echtzeit mit ihnen zusammenarbeiten, um Ihre Bewerbungen zu optimieren.
5. Entdecken Sie verschiedene Ansichten
Nutzen Sie verschiedene Ansichten wie die ClickUp-Board-Ansicht oder die ClickUp-Listenansicht, um Ihre Bewerbungen in Formaten zu visualisieren, die Ihren Vorlieben entsprechen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre Jobsuche zu verwalten und herauszufinden, was am effektivsten funktioniert.
6. Nutzen Sie KI für die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche
Nutzen Sie ClickUp Brain, den KI-gestützten persönlichen Assistenten von ClickUp, um Ihre Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche zu vereinfachen. Verwenden Sie ihn, um potenzielle Fragen für Vorstellungsgespräche zu generieren, personalisierte Antworten zu entwickeln und strukturierte Gliederungen zu erstellen. Er kann Ihnen auch dabei helfen, Ihren Lebenslauf zu aktualisieren, indem er Ihnen Beispiele für Lebenslaufformate freigibt.
Möchten Sie fit und bereit für Ihre Vorstellungsgespräche sein? Brain hilft Ihnen dabei, Ihre Recherchen zu Unternehmen zu organisieren, Ihre Antworten zu verfeinern und Vorschläge zu machen, wie Sie sich gegenüber Personalverantwortlichen hervorheben können.
Lesen Sie auch: Tipps für Remote-Vorstellungsgespräche zur Vorbereitung auf Ihr nächstes Vorstellungsgespräch
7. Führen Sie die Nachverfolgung aller Bewerbungen an einem Ort durch
ClickUp bietet kostenlose Vorlagen, die Ihnen bei der Verwaltung aller Phasen der Stellensuche helfen.
Die Vorlagen für die Jobsuche von ClickUp wurden entwickelt, um Ihren Bewerbungsprozess organisiert und effizient zu gestalten.
Mit der Vorlage für die Jobsuche von ClickUp können Sie:
- Führen Sie die Nachverfolgung und Organisation aller Ihrer Bewerbungen an einem einzigen, leicht zugänglichen Speicherort durch.
- Speichern Sie wichtige Dokumente wie Lebensläufe, Anschreiben und Notizen zu Vorstellungsgesprächen an einem Ort.
- Legen Sie Fristen für die Übermittlung von Bewerbungen und Nachfassaktionen fest, um bei Ihrer Jobsuche den Überblick zu behalten.
- Verfolgen Sie den Status jeder Bewerbung, von „Beworben“ über „Vorstellungsgespräch geplant“ bis hin zu „Angebot erhalten“.
Sie können auch die erweiterte ClickUp-Vorlage für die Stellensuche verwenden, um den Prozess weiter benutzerdefiniert anzupassen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Fügen Sie jeder Gelegenheit benutzerdefinierte Status hinzu – wie „Vorstellungsgespräch“, „Angebot ausstehend“ und „Abgelehnt“ – und visualisieren Sie diese in einer praktischen Board- oder Listenansicht.
- Fügen Sie Benutzerdefinierte Felder wie „Firmenname“, „Position“, „Bewerbungsdatum“ und „Frist für die Nachverfolgung“ hinzu, um eine klare, detaillierte Ansicht Ihres Fortschritts zu erhalten.
- Greifen Sie auf 50 vorgefertigte Fragen zu, um Ihre Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche zu verbessern.
- Erfassen und führen Sie die Nachverfolgung von Glassdoor-Bewertungen für die Unternehmen durch, bei denen Sie sich bewerben.
👀 Wissenswertes
ClickUp unterstützt nicht nur Bewerber bei ihrer Jobsuche, sondern auch Personalabteilungen, sodass diese sich mehr auf die Suche, Schulung und Bindung der richtigen Talente konzentrieren können und weniger auf logistische Aufgaben.
So nutzen HR-Teams ClickUp, um ihre Produktivität zu steigern:
- Zentralisierte HR-Daten: Speichern Sie Mitarbeiterinformationen, Dokumente und Aufzeichnungen mit ClickUp Docs an einem Ort und verwalten Sie sie mit über 15 benutzerdefinierten ClickUp-Ansichten.
- Aufgabenverwaltung: Führen Sie die Nachverfolgung der Personalbeschaffung, der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Leistungsbeurteilungen und der Schulungen mit ClickUp Aufgaben durch.
- Zeiterfassung: Überwachen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und die Zeit für Projekte für eine effiziente Ressourcenzuweisung.
- Anpassbare Workflows: Erstellen Sie organisationsspezifische Workflows für die Personalbeschaffung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und andere HR-Prozesse.
- Zusammenarbeit: Verbessern Sie die Teamarbeit mit gemeinsamen Spaces, ClickUp Chat und Zusammenarbeit in Echtzeit.
- Berichterstellung und Analysen: Erstellen Sie Berichte zu HR-Metriken und visualisieren Sie diese auf ClickUp-Dashboards.
- Tool-Integration: Integrieren Sie das Tool in Lohnabrechnungs- und Systeme zur Bewerberverfolgung für ein nahtloses Personalmanagement.
ClickUp eignet sich hervorragend für die Verwaltung von Projekten mit mehreren Aktivitäten, die eine Überwachung der Humanressourcen erfordern, da jedes Mitglied den Fortschritt der Aktivitäten melden kann, unabhängig davon, ob es sich um Projekte nach agilen oder Wasserfall-Methoden handelt.
ClickUp eignet sich hervorragend für die Verwaltung von Projekten mit mehreren Aktivitäten, die eine Überwachung der Humanressourcen erfordern, da jedes Mitglied den Fortschritt der Aktivitäten melden kann, unabhängig davon, ob es sich um Projekte nach agilen oder Wasserfall-Methoden handelt.
Erfolgreiche Jobsuche mit ClickUp
Man ist nie zu alt, um sich ein neues Ziel zu setzen oder einen neuen Traum zu träumen.
Man ist nie zu alt, um sich ein neues Ziel zu setzen oder einen neuen Traum zu träumen.
Wenn Sie mit der Jobsuche beginnen, denken Sie daran, dass jede Bewerbung Sie neuen Möglichkeiten näher bringt. Die Erstellung einer Excel-Vorlage für die Verfolgung von Bewerbungen kann hilfreich sein. Im Laufe Ihrer Jobsuche kann Excel jedoch schnell unzureichend und überfordert sein, da es nicht flexibel genug ist, um Aufgaben oder Erinnerungen zu verwalten.
ClickUp bietet eine robustere Lösung mit Features wie Nachverfolgung von Aufgaben, Automatisierung und Dokumentenverwaltung für jeden Aspekt Ihrer Jobsuche.
Von der Nachverfolgung von Bewerbungen bis zur Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche – mit den leistungsstarken Features von ClickUp behalten Sie jeden Schritt des Prozesses im Blick.
Kommen Sie Ihrem Traumjob einen Schritt näher. Probieren Sie ClickUp noch heute aus!