Smartsheet ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, mit der Sie Ihre Aufgaben effizient planen, verwalten und dokumentieren können. Unternehmen nutzen die vertraute Tabellenkalkulationsschnittstelle für Projektmanagement, Zusammenarbeit, Berichterstellung und Analyse.
Leider gibt es limitierte Integrationsmöglichkeiten mit Drittanbietern. Möglicherweise müssen Sie Ihre Smartsheet-Daten extrahieren, um sie zugänglich zu machen und eine detaillierte Analyse durchzuführen.
Wie lässt sich das erledigen?
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Smartsheet-Daten effizient in Excel, Google Tabellen und PNG exportieren können, ohne wichtige Anhänge, Kommentare und Formeln zu verlieren. Anschließend stellen wir Ihnen einige gute Alternativen zu Smartsheet vor.
So exportieren Sie Daten aus Smartsheet
Mit der Smartsheet-App können Sie jedes Blatt oder jeden Bericht in viele Formate exportieren.
Unter diesen sind die folgenden am beliebtesten:
- Microsoft Excel
- Google Tabellen
- PNG-Format (Bild)
Schauen wir uns an, wie Sie Smartsheet in jede dieser Anwendungen exportieren können.
1. Exportieren Sie Daten nach Microsoft Excel.
Um Smartsheet-Daten, Berichte oder Tabellen nach Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie in Ihrem Smartsheet oben links die Registerkarte „Datei“ und klicken Sie dann auf „Exportieren“. Dadurch können Sie aus mehreren Exportoptionen wählen. Klicken Sie in diesem Fall auf „Nach Microsoft Excel exportieren“.
Die exportierten Daten werden in Excel möglicherweise nicht genau so angezeigt wie in Smartsheet.
Hier sind einige Schlüssel-Unterschiede:
- Excel unterstützt kein Gantt-Diagramm-Format. Beim Exportieren eines Gantt-Diagramms nach Excel wird nur die zugrunde liegende Liste der Aufgaben exportiert.
- Die Formelsyntax von Excel und Smartsheet ist unterschiedlich, sodass die Formeln in der exportierten Datei nicht beibehalten werden. Um dies zu umgehen, entfernen Sie das Gleichheitszeichen (=) am Anfang der Formeln, um sie als Text zu speichern, und speichern Sie dann das Blatt. Sobald Sie die Excel-Datei öffnen, können Sie das Gleichheitszeichen wieder hinzufügen und die Syntax ändern, damit die Formeln in Excel funktionieren.
- Kommentare und Blattzusammenfassungen werden in separaten Registerkarten in der exportierten Datenarbeitsmappe angezeigt.
- Berichte haben ein Limit von 20.000 Zeilen. Bei mehr als 20.000 Zeilen können Sie mehrere Berichte erstellen, die weniger Zeilen enthalten, und jeden Bericht als separate Excel-Datei exportieren.
- Excel unterstützt keine Dropdown-, Kontaktlisten-, Kontrollkästchen- und Symbolspalten (Harvey-Bälle usw.). Beim Exportieren dieser Spaltentypen werden nur die Textwerte exportiert. Werte in booleschen Spaltentypen (Kontrollkästchen usw.) werden entsprechend dem Status des Elements in der Zelle als „True“ oder „False“ exportiert.
So vermeiden Sie die Limite beim Exportieren von Smartsheet-Daten in MS Excel
Sie können bestimmte Plugins aus dem Smartsheet Marketplace herunterladen, um diese Limite zu umgehen. Sie können ein Smartsheet auch mit externen ETL-Tools (Extract, Transform, Load) nach Excel exportieren. Mit diesen Tools können Sie Daten aus Smartsheet laden, ohne dass Sie über Code-Kenntnisse verfügen müssen.
Eine weitere Möglichkeit, Smartsheet nach Excel zu exportieren, ist die REST-API. Dabei wird eine HTTP-GET- oder POST-Anfrage verwendet, um den REST-Endpunkt von Smartsheet aufzurufen. Das klingt technisch, aber keine Sorge – es bedeutet lediglich, dass Sie über das Internet eine Nachricht senden, um Smartsheet um Ihre Daten zu bitten. Mit einem JSON-API-Konnektor können Sie dies ohne Code erledigen.
2. Exportieren Sie Daten in Google Tabellen
Das Exportieren Ihrer Smartsheet-Daten in Google Tabellen ähnelt dem Exportieren in Excel. Klicken Sie einfach oben links auf die Registerkarte „Datei“, dann auf „Exportieren“ und wählen Sie „In Google Tabellen exportieren“.
In Google Tabellen exportierte Daten werden nicht genau wie in Smartsheet angezeigt. Nach dem Export können unter anderem folgende Unterschiede auftreten:
- Google Tabellen unterstützen kein Gantt-Diagramm-Format. Beim Exportieren eines Gantt-Diagramms nach Google wird nur die Liste der Aufgaben exportiert.
- Sheets unterstützt außerdem keine Spalten mit Dropdown-Menüs, Kontaktlisten, Kontrollkästchen und Symbolen (Harvey-Bälle usw.). Beim Exportieren von Sheets, die diese Spaltentypen verwenden, werden nur die Werte im Text-Format exportiert. Werte in booleschen Spalten (Kontrollkästchen usw.) werden entsprechend dem Status des Elements in der Zelle als „True“ oder „False“ exportiert.
- Die Zusammenfassungen der Tabellen werden in der exportierten Arbeitsmappe auf einer separaten Registerkarte angezeigt.
- Die Formelsyntax von Smartsheet und Google Tabellen unterscheidet sich. Daher bleiben die Formeln nicht erhalten.
Um diese Limite zu vermeiden, entfernen Sie das Gleichheitszeichen (=) am Anfang der Formeln, um sie als Text zu speichern, und speichern Sie dann das Blatt. Sobald Sie Google Tabellen geöffnet haben, können Sie das Gleichheitszeichen wieder hinzufügen und die Syntax ändern, damit die Formel in Google Tabellen funktioniert.
3. Als Bild exportieren (PNG-Format)
Das Exportieren von Daten aus Smartsheet in ein PNG-Bild unterscheidet sich vom Exportieren von Daten aus Excel und Google Tabellen. Zunächst einmal können Sie nur Gantt-Diagramme aus Smartsheet in das PNG-Format exportieren.
Klicken Sie in Ihrem Smartsheet auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Gantt-Diagramm als Bild exportieren (PNG)“.
Sobald dies erledigt ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie im Abschnitt „Auswahl“ des Formulars „Gantt-Diagramm als Bild (PNG) exportieren“ die Option „Gesamtes Blatt exportieren“ oder „Ausgewählte Zeilen exportieren“ aus.
- Wenn die Option „Ausgewählte Zeilen“ nicht verfügbar ist, schließen Sie „Gantt-Diagramm als Bild exportieren (PNG)“, wählen Sie die zu druckenden Zeilen aus und öffnen Sie das Formular erneut.
- Wählen Sie anschließend im Abschnitt „Optionen“ aus, welche Spalten in das Bild aufgenommen werden sollen. Standardmäßig wird nur die „Primärspalte“ aufgenommen, aber Sie können den Namen der „Primärspalte“ oder die Schaltfläche „Bearbeiten“ auswählen, um zusätzliche Spalten aufzunehmen.
Warum sollten Sie Daten aus Smartsheet exportieren?
Hier sind einige Gründe, warum Benutzer ihre Daten aus Smartsheet exportieren müssen:
- Berichterstellung und Analyse: Die integrierten tools von Smartsheet unterstützen keine komplexe Datenanalyse. Der Export nach Excel oder Google Tabellen bietet mehr Flexibilität bei der Analyse und der Erstellung benutzerdefinierter Berichte.
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern: Das Freigeben von Daten an Stakeholder kann in Smartsheet eingeschränkt sein. Der Export nach Excel, Google Tabellen oder MS Projekt bietet bessere Ansichten und Bearbeitungsoptionen.
- Kosten: Kostenpflichtige Abonnements und zusätzliche Kosten für weitere Benutzer, Features oder erweiterte Funktionen können Smartsheet unerschwinglich machen, insbesondere für kleinere Teams oder Organisationen mit begrenztem Budget.
- Unzulänglichkeiten bei der mobilen Nutzung: Die mobile App von Smartsheet ist im Vergleich zu webbasierten Anwendungen weniger robust, was einige Benutzer daran hindern kann, bestimmte Aufgaben auszuführen oder unterwegs auf alle Features zuzugreifen.
- Sicherheit: Die begrenzten Optionen für die Datensicherheit in Smartsheet könnten für Unternehmen mit strengen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen eine Herausforderung darstellen, da es für einige Benutzer schwierig ist, sensible Informationen zu schützen.
- Aufgabenabhängigkeiten und Gantt-Diagramme: Die Gantt-Diagramm-Funktion von Smartsheet ist möglicherweise weniger robust als spezialisierte Tools für Projektmanagement, was für einige Benutzer ein Nachteil sein könnte.
- Integration mit anderen Systemen: Durch den Export von Daten ist eine Integration mit anderen Systemen oder Softwaretools möglich, die Ihr Geschäft verwendet, wie z. B. ERP-Systeme, CRM-Systeme oder Business-Intelligence-Tools.
- Offline-Zugriff: Durch den Export von Daten nach Excel oder in andere Formate können Sie offline oder an Orten, an denen Smartsheet nicht verfügbar ist, auf Ihre Informationen zugreifen.
Excel und Google Tabellen bieten außerdem bessere Formatierungs- und Gestaltungsoptionen. Durch regelmäßiges Exportieren von Daten und Erstellen wiederkehrender Berichte können Sie außerdem ein Backup für den Fall erstellen, dass mit Smartsheet ein Problem auftreten sollte.
Alternativen zu Smartsheet
Wenn die Limite von Smartsheet Ihre Teams daran hindern, Projekte flexibel und effizient zu verwalten, finden Sie hier einige effektivere Alternativen, die Sie in Betracht ziehen können:
- Wrike: Bietet eine Reihe leistungsstarker Features für die Projektplanung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit.
- Airtable: Kombiniert die Einfachheit einer Tabellenkalkulation mit der Leistungsfähigkeit einer Datenbank.
- Asana: Bekannt für seine übersichtliche Benutzeroberfläche und intuitive Verwaltung von Aufgaben.
- Trello: Ein visuelles Board im Kanban-Stil, das sich hervorragend für einfache Projekte eignet.
- Monday.com: Hochgradig anpassbar mit einer Vielzahl von Board-Ansichten und Features für die Automatisierung.
Die Wahl der richtigen Alternative hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und Präferenzen ab.
Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie:
- Features: Welche Features sind für Sie am wichtigsten (z. B. Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Zeiterfassung)?
- Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Benutzeroberfläche und wie einfach ist es, sich in das tool einzustudieren?
- Integration: Lässt sich das Tool mit anderen von Ihnen verwendeten Tools (z. B. E-Mail, Kalender) integrieren?
Wenn Sie eine Plattform suchen, mit der Sie Tabellenkalkulationsdaten effektiv verwalten und an einem Ort speichern und darauf zugreifen können, sollten Sie ClickUp in Betracht ziehen! Hier sind die Gründe dafür:
1. Umfassendes Projektmanagement
Die Projektmanagement-Plattform von ClickUp kann ein leistungsstarkes Tool für die Verwaltung von Tabellenkalkulationsdaten sein, ohne diese in Tools von Drittanbietern exportieren zu müssen.
So ahmt ClickUp einfache Tabellenkalkulationssoftware nach (und verbessert sie):
- Benutzerdefinierte Felder: Erstellen Sie in ClickUp benutzerdefinierte Felder, die den Spalten einer Tabellenkalkulation ähneln. So können Sie verschiedene Arten von Daten speichern und organisieren, von einfachem Text über Zahlen und Datumsangaben bis hin zu Dropdown-Listen.
- Benutzerdefinierte Ansichten: Nutzen Sie verschiedene ClickUp-Ansichten wie Liste, Board, Kalender und Gantt-Diagramm. Sie können diese Ansichten anpassen, um Ihre Tabellenkalkulationsdaten so anzuzeigen, wie es für Ihren Workflow sinnvoll ist. Beispielsweise könnte eine Listenansicht für Ihre Aufgaben einer herkömmlichen Tabellenkalkulation ähneln, während eine Kalenderansicht die Fristen oder Meilensteine für diese Aufgaben übersichtlich darstellen könnte.
- Aufgaben automatisieren: Verwenden Sie die Funktionen der Automatisierung von ClickUp, um die Dateneingabe und -aktualisierung zu vereinfachen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die ein Feld automatisch mit Daten aus einem anderen Feld ausfüllt oder einen Auslöser für eine Benachrichtigung auslöst, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.
- Integration mit anderen Tools: Integrieren Sie beliebte Tabellenkalkulationsprogramme wie Google Tabellen und Microsoft Excel. So können Sie Daten zwischen diesen Plattformen und ClickUp importieren oder exportieren, was die Verwaltung Ihrer Tabellenkalkulationsdaten innerhalb Ihres Projektmanagement-Workflows vereinfacht.
- Zusammenarbeit mit Teammitgliedern: Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern an Tabellenkalkulationsdaten. Sie können Aufgaben zuweisen, Kommentare hinzufügen und die Nachverfolgung des Fortschritts durchführen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
2. Vertraute Tabellenkalkulationsschnittstelle
Die Tabellenansicht von ClickUp ist ein vielseitiges Feature, das eine tabellenkalkulationsähnliche Erfahrung innerhalb der Plattform für Projektmanagement bietet. Es verfügt über ein übersichtliches, gut organisiertes Layout, das sich ideal für die Verwaltung von Daten und die Nachverfolgung von Fortschritten eignet.
Hier sind einige wichtige Vorteile der Tabellenansicht von ClickUp:
- Benutzerdefinierte Spalten: Erstellen und passen Sie Spalten an, um verschiedene Datenpunkte darzustellen, genau wie in einer herkömmlichen Tabellenkalkulation.
- Datentypen: Arbeiten Sie mit verschiedenen Datentypen, darunter Text, Nummern, Datumsangaben, Kontrollkästchen und mehr.
- Formeln: Verwenden Sie Formeln, um Berechnungen durchzuführen und die Dateneingabe zu automatisieren, ähnlich wie bei Funktionen in Excel.
- Filtern und Sortieren: Filtern und sortieren Sie Daten ganz einfach nach bestimmten Kriterien, um die benötigten Informationen schnell zu finden.
- Gruppierung: Gruppieren Sie Daten nach Spalten, um hierarchische Ansichten zu erstellen und Informationen effizienter zu organisieren.
- Bedingte Formatierung: Wenden Sie bedingte Formatierungen an, um wichtige Daten hervorzuheben oder Trends zu visualisieren.
- Anhänge: Fügen Sie Dateien direkt zu Zeilen in Tabellen hinzu, um die Speicherung und den Zugriff auf Begleitdokumente zu vereinfachen.
3. Vereinfachtes Aufgabenmanagement
ClickUp Aufgaben wurden in erster Linie für die Verwaltung von Projektaufgaben entwickelt, Sie können sie jedoch auch zur Verwaltung von Tabellenkalkulationsdaten verwenden.
So geht's:
- Erstellen Sie Aufgaben für bestimmte Dateneinträge: Erstellen Sie in ClickUp für jede Zeile oder jeden Datenpunkt in Ihrer Tabelle eine entsprechende Aufgabe. So können Sie den Status, den Fortschritt und die zugehörigen Informationen für jeden Dateneintrag verfolgen.
- Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu: Weisen Sie Teammitgliedern, die für die Dateneingabe oder Überprüfung zuständig sind, Aufgaben zu. Dies gewährleistet Verantwortlichkeit und hilft bei der Nachverfolgung des Fortschritts.
- Aufgaben verknüpfen: Verknüpfen Sie die entsprechenden Aufgaben in ClickUp, wenn bestimmte Einträge miteinander in Zusammenhang stehen oder voneinander abhängig sind. Dies hilft dabei, Abhängigkeiten zu visualisieren und sicherzustellen, dass Aufgaben korrekt und in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden.
- Verwenden Sie Unteraufgaben: Unterteilen Sie komplexe Einträge in kleinere, überschaubarere Unteraufgaben. Dies kann dazu beitragen, den Dateneingabeprozess zu rationalisieren und die Nachverfolgung des Fortschritts detailliert zu ermöglichen.
- Dateien als Anhang hinzufügen: Fügen Sie relevante Dateien – Bilder, Tabellen, Videos, Links – direkt an die Aufgaben an. So bleiben Begleitdokumente übersichtlich und leicht zugänglich.
Wenn Sie eine noch einfachere Möglichkeit zum Speichern und Verwalten von Tabellenkalkulationsdaten suchen, können Sie ClickUp-Vorlagen verwenden.
4. Bearbeitbare Tabellenvorlagen
Mit einer editierbaren Tabellenvorlage können Sie eine ClickUp-Tabelle so gestalten, dass Sie Ihre Daten effektiv verwalten und Aufgaben vereinfachen können. Ob Sie die Nachverfolgung eines Budgets durchführen oder ein Projekt planen – diese Vorlage ist ein echter Lebensretter.
Die bearbeitbare Tabellenvorlage von ClickUp bietet zahlreiche Features, mit denen Sie Daten mühelos organisieren, verwalten und visualisieren können:
- Automatisieren Sie den Datenimport: Keine mühsame manuelle Eingabe mehr – importieren Sie Ihre Daten mit einem Klick.
- Benutzerdefinierte Formeln und Gleichungen: Berechnen Sie Nummern im Handumdrehen mit integrierten Formeln und Gleichungen.
- Nachverfolgung des Fortschritts: Verwenden Sie intuitive Grafiken wie Fortschrittsbalken und Diagramme, um Projekte oder Investitionen zu überwachen.
Hier sind einige Vorteile der Verwendung dieser Vorlage:
- Effizienz: Sparen Sie wertvolle Zeit durch die Automatisierung der Dateneingabe und die Reduzierung manueller Arbeitsschritte.
- Genauigkeit: Stellen Sie die Datenintegrität und -konsistenz in Ihren Dokumenten sicher und minimieren Sie Fehler.
- Flexibilität: Passen Sie Ihre Dokumente mit benutzerdefinierten Formeln und Formaten an Ihre spezifischen Anforderungen an.
- Geschwindigkeit: Erstellen Sie mit vorgefertigten Vorlagen und Features für die Automatisierung schnell professionelle Dokumente.
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Exportieren Sie Smartsheet-Daten für eine bessere Kontrolle und maximale Effizienz
Smartsheet ist zwar ein wertvolles Tool, kann jedoch bei komplexen Datenanalysen oder benutzerdefinierten Berichten an seine Grenzen stoßen. Durch den Export Ihrer Smartsheet-Daten in Excel oder Google Tabellen profitieren Sie von mehr Flexibilität und leistungsstarken Tools für die Datenbearbeitung, -visualisierung und -freigabe.
Sie suchen nach noch mehr Funktionen? ClickUp bietet eine umfassendere Lösung für das Projektmanagement mit Tabellen und Gantt-Ansichten sowie nahtlosen Datenverwaltungsfunktionen. Die Lösung ist auf die Skalierbarkeit Ihres Teams ausgelegt und bietet eine anpassungsfähige Plattform, die mit Ihren Anforderungen mitwächst.
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