Im November 2021 sorgte Portugal für Schlagzeilen, als es Vorgesetzten untersagte, Mitarbeiter nach der Arbeit zu kontaktieren. In Frankreich gibt es seit 2016 eine ähnliche Version dieser Regelung, das „Recht auf Nichterreichbarkeit”.
Leider sind nicht alle von uns vor Arbeitsnachrichten außerhalb der Arbeitszeiten geschützt. Aber hier ist die gute Nachricht: Wenn Sie Instant Messaging bei der Arbeit mit Slack verwenden, können Sie durch das Pausieren von Benachrichtigungen einige Grenzen setzen, um eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
Sie können auch die Zeit Ihrer Kollegen respektieren, indem Sie Nachrichten so planen, dass sie zu bestimmten Zeiten versendet werden. Ihr Arbeitstag beginnt vielleicht gerade, aber Ihre Kollegen auf der ganzen Welt machen Feierabend. Oder vielleicht sind Sie nachts am produktivsten, während andere bereits tief und fest schlafen. Vielleicht möchten Sie wiederkehrende Nachrichten planen.
In all diesen Szenarien sorgt die zeitliche Planung Ihrer Slack-Nachrichten dafür, dass Sie niemanden in seiner Freizeit stören.
Slack ist eines der am häufigsten verwendeten Kommunikationstools für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Sehen wir uns an, wie Sie Slack-Nachrichten planen und das Tool von einer Quelle ständiger Unterbrechungen in ein leistungsstarkes Hilfsmittel für die Kommunikation des Teams verwandeln können.
So planen Sie Nachrichten in Slack
Das Planen von Nachrichten in Slack ist so einfach wie das Verfassen einer Nachricht. Das ist zu erledigen:
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Unterhaltung
Gehen Sie zu der Unterhaltung oder dem Slack-Kanal, in dem Sie Ihre Nachricht planen möchten. Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt.
Schritt 2: Auf die Option „Zeitplan“ zugreifen
Sobald Ihre Nachricht fertig ist, suchen Sie nach dem ausklappenden Pfeil neben dem Papierflieger-Symbol oder der Senden-Schaltfläche. Wenn Sie darauf klicken, wird die Option angezeigt, die Nachricht für später zu planen.
Schritt 3: Einstellung der Zeit
Nachdem Sie die Auswahl „Zeitplan“ getroffen haben, erscheint ein Popup-Menü mit verschiedenen Zeitfenstern. Hier können Sie genau festlegen, wann Ihre Nachricht versendet werden soll.
Sie können die empfohlene Zeit auswählen (wenn sie Ihnen passt) oder „Benutzerdefinierte Zeit“ wählen, wodurch Sie eine andere Zeit für den Versand Ihrer Nachricht festlegen können.
Schritt 4: Benutzerdefinierte Einstellungen für Datum und Uhrzeit
Wählen Sie nun das genaue Datum und die Uhrzeit für den Versand Ihrer Nachricht aus. Dank dieser Flexibilität können Sie den Versand der Nachricht entsprechend Ihrem Workflow oder den Zeitzonen Ihres Teams planen.
Sobald Sie die Zeit festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nachricht planen”. Herzlichen Glückwunsch, Ihre Nachricht steht nun in der Warteschlange für später! Und Sie haben einen praktischen Slack-Hack genutzt, um die Produktivität zu steigern.
Das ist jedoch noch nicht alles.
Wussten Sie, dass Sie Ihre geplanten Nachrichten vor dem Versand bearbeiten, verschieben oder stornieren können? Dies ist sowohl in der Desktop-App als auch auf Ihrem Mobilgerät möglich.
Schritt 5: Ansicht der geplanten Nachrichten
Nach der Planung wird eine Aufforderung angezeigt, die Ansicht Ihrer geplanten Slack-Nachrichten zu öffnen. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zum Abschnitt „Geplant“ in Slack.
Alternativ können Sie diesen Bereich auch direkt über das Schnellzugriffsfeld auf der linken Seite Ihres Slack-Workspaces aufrufen. Es wird nur angezeigt, wenn Sie eine Nachricht in der Warteschlange haben.
Schritt 6: Bearbeitung Ihrer Nachricht
Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über Ihre geplante Nachricht und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol auf der rechten Seite, das für die Bearbeitung steht. So können Sie den Inhalt im Feld für Nachrichten vor dem Versand ändern.
Schritt 7: Passen Sie die geplante Zeit an
Wenn Sie die Uhrzeit für Ihre Nachricht ändern möchten, klicken Sie auf das Uhrensymbol neben dem Symbol für die Bearbeitung. So können Sie Datum und Uhrzeit ändern und sicherstellen, dass Ihre Nachricht genau zum gewünschten Zeitpunkt ankommt.
Schritt 8: Geplante Nachricht abbrechen oder löschen
Sie sind sich nicht mehr sicher, ob die Nachricht oder der Zeitpunkt richtig ist? Keine Sorge!
Sie können die geplante Nachricht abbrechen oder löschen, indem Sie auf die entsprechenden Optionen klicken. So haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihr Projektmanagement in Slack.
Schritt 9: Beobachten Sie, wie es live geht
Wenn der festgelegte Zeitpunkt gekommen ist, erscheint Ihre Nachricht automatisch wie jede andere normale Slack-Nachricht im dafür vorgesehenen Kanal. So einfach ist das. Auf diese Weise können Sie auch wiederkehrende Nachrichten planen.
Beachten Sie jedoch, dass Sie geplante Nachrichten nicht senden können, um auf einen laufenden Thread oder eine laufende Unterhaltung zu antworten.
Verwendung von Slack-Bots zur Automatisierung der Kommunikation
Das native Feature zum Planen von Nachrichten in Slack ist eine Möglichkeit für die Automatisierung der Kommunikation. Sie können sich aber auch auf Slack-Bots verlassen, um dasselbe zu erledigen.
Ein Slack-Bot ist ein Programm oder Automatisierungstool, das mit Benutzern innerhalb eines Slack-Workspaces interagiert.
Bots können so programmiert werden, dass sie zu bestimmten Zeiten eine Slack-Nachricht senden, ähnlich wie die native Zeitplanungsfunktion. Sie werden jedoch in der Regel für komplexere Aufgaben verwendet, wie z. B. die Verwaltung von Workflows, die Reaktion auf Benutzereingaben oder die Integration mit anderen Tools und Plattformen – wie ClickUp, GitHub, GoogleDocs und anderen –, um nahtlose Updates zu Arbeiten zu liefern, die außerhalb von Slack durchgeführt werden.
Hier sind einige der gängigsten Möglichkeiten, Slack-Bots für die Planung von Nachrichten, Erinnerungen und Updates zu verwenden:
- Automatische Willkommensnachrichten für neue Mitarbeiter: Ein Slack-Bot kann neue Mitarbeiter in relevante Kanäle einführen und ihnen wichtige Ressourcen für die Einarbeitung zur Verfügung stellen.
- Tägliche Stand-up-Aufforderungen: Ein Bot kann Team-Mitglieder automatisch an eine Erinnerung erinnern, ihre Stand-up-Updates jeden Tag zu einer bestimmten Zeit einzureichen.
- Aufgaben-Updates und Zusammenfassungen: Ein Bot kann automatisch Status-Updates zu Aufgaben posten und so sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder wissen, wer an welcher Aufgabe arbeitet und wie weit diese fortgeschritten ist.
- Benachrichtigungen für fällige Aufgaben: Durch die Integration mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp kann ein Bot Benutzer benachrichtigen, wenn Fristen näher rücken oder Aufgaben fertiggestellt wurden.
- Erinnerungen für Meetings oder Ereignisse: Bots können Teams an bevorstehende Meetings oder Termine erinnern und so sicherstellen, dass niemand wichtige Momente verpasst.
Diese automatisierten Nachrichten und Antworten entlasten die Mitglieder des Teams und sorgen für eine schnelle, relevante und effiziente Kommunikation.
Einschränkungen bei der Verwendung von Slack-Bots für die Kommunikation
Die Bots von Slack eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu automatisieren, Erinnerungen zu versenden und Abfragen innerhalb eines Kanals zu beantworten. Es ist, als hätte man einen hilfreichen Assistenten, der rund um die Uhr zur Verfügung steht.
Trotz dieser Vorteile gibt es jedoch einige Limite, die es zu beachten gilt.
Wenn Sie diese Herausforderungen verstehen, können Sie besser abwägen, ob Slack für Ihr Team geeignet ist oder ob andere asynchrone Kommunikationstools besser geeignet sind.
1. Bots können ablenkend wirken
Slack-Bots bieten zwar schnelle, automatisierte Antworten, können aber auch viel Unruhe verursachen. Sofortige Antworten auf Fragen sind zwar hilfreich, aber der ständige Strom von Bot-Benachrichtigungen – von Updates bis hin zu Erwähnungen im Team – kann Ihre Konzentration stören.
Dies kann Mitarbeiter leicht überfordern und es schwierig machen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wenn im Hintergrund zusätzliche Unterhaltungen stattfinden.
2. Slack-Bots haben ihren Preis
Der größte Nachteil von Slack sind die Kosten, insbesondere wenn Bots hinzugefügt werden.
Die Preise für Slack beginnen bei 7,25 $ pro Benutzer für den Pro-Plan. Das scheint nicht allzu hoch zu sein, bis Ihr Team wächst und Sie plötzlich jeden Monat eine viel höhere Rechnung vorfinden.
Je mehr Benutzer Sie hinzufügen, desto teurer wird es. Einige Teams müssen möglicherweise überlegen, ob Slack-Alternativen mit ähnlichen oder besseren Features eine kostengünstigere Wahl darstellen.
3. Bots müssen regelmäßig gewartet werden
Wie alle anderen Bots sind auch Slack-Bots nicht von Haus aus perfekt. Sie sind auf die Daten und Befehle angewiesen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen.
Wenn die Informationen nicht aktuell sind, kann Ihr Bot möglicherweise keine wertvollen Antworten liefern. Das bedeutet, dass Sie Ihren Bot regelmäßig aktualisieren müssen, damit er effizient funktioniert. Wenn Ihr Team wächst und die Slack-Kanäle erweitert werden, kann die Wartung dieser Bots mühsam sein.
4. Bots können Speicher belegen
Ein weniger bekanntes Problem ist der begrenzte Speicher, den Slack bietet – der nicht besonders groß ist. Da Ihr Bot Aufgaben automatisiert und Dateien versendet, trägt er zu den Datenlimits von Slack bei.
Sobald diese Limite erreicht sind, beginnt Slack mit dem Löschen älterer Dateien und Nachrichten. Dies kann zu einem Problem werden, wenn Ihre Bots viele Daten generieren oder wenn Sie Slack zur Speicherung von Kommunikationsverläufen oder wichtigen Dokumenten nutzen.
5. Kreativität ist nicht die Stärke eines Bots
Auch wenn Bots bei alltäglichen Aufgaben eine große Hilfe sein können, fehlt ihnen doch ein entscheidendes Element: Kreativität.
Bots sind hervorragend darin, auf voreingestellte Befehle zu reagieren, aber nicht sehr hilfreich bei der Lösung komplexer Probleme oder beim Querdenken.
In Situationen, die Innovation oder kritisches Denken erfordern, brauchen Sie die menschliche Note, um das Problem anzugehen.
Einige dieser Einschränkungen können Sie umgehen, indem Sie Slack mit einer umfassenden KI-gestützten Plattform für Projektmanagement wie ClickUp kombinieren.
Verbesserung der Teamkommunikation mit ClickUp und Slack
Sowohl Slack als auch ClickUp bieten Tools für die Zusammenarbeit im Team, aber wenn man ClickUp und Slack vergleicht, punkten beide in unterschiedlichen Bereichen. Kombiniert man jedoch ihre Stärken, werden sie zum ultimativen Teamwork-Duo, das die Zusammenarbeit reibungsloser denn je macht.
So kann die Integration von Slack in ClickUp Ihren Workflow vereinfachen:
1. Halten Sie Slack mit ClickUp in Synchronisierung, um ein nahtloses Projektmanagement zu gewährleisten.
Durch die Integration von ClickUp in Slack verwandeln Sie Slack in mehr als nur ein Kommunikationstool.
Mit der ClickUp-Slack-Integration können Sie Slack-Nachrichten schnell in Aufgaben in ClickUp umwandeln. Sie können sogar direkt aus jeder Nachricht heraus Aufgaben erstellen, indem Sie /ClickUp new eingeben und diese direkt an Ihr Projektmanagement-Dashboard senden.
So bleiben Ihre Unterhaltungen übersichtlich und Sie erhalten in Slack Echtzeit-Benachrichtigungen zu Statusaktualisierungen, Kommentaren oder Fortschritten im Projekt.
2. Bleiben Sie mit Echtzeit-Chats in Verbindung
ClickUp Chat definiert die Zusammenarbeit im Team neu, indem es Unterhaltungen und Arbeit auf einer nahtlosen Plattform vereint, im Gegensatz zu Slack, wo Chats und Aufgaben voneinander getrennt bleiben. Mit ClickUp Chat finden Diskussionen direkt neben Projekten, Aufgaben und Dokumenten statt, wodurch eine einzige Informationsquelle entsteht und Kontextwechsel entfallen.
Mit den KI-gestützten Features im Chat können Sie:
- Erstellen Sie Aufgaben direkt aus Nachrichten heraus.
- Bauen Sie Beziehungen auf, um jederzeit den richtigen Kontext mit anderen Ressourcen zu verknüpfen.
- Erstellen Sie Echtzeit-Zusammenfassungen und verfolgen Sie Threads, ohne jede einzelne Nachricht lesen zu müssen.
Darüber hinaus sorgt das Feature „FollowUps” dafür, dass wichtige Nachrichten und Aktionselemente nie in der Unterhaltung untergehen, indem wichtige Informationen für eine einfache Nachverfolgung sortiert werden.
Ebenso ermöglicht das SyncUps-Feature Live-Video- und Audioanrufe direkt in Ihrem Workspace, wobei automatisch Aktionspunkte und Zusammenfassungen aus den Diskussionen erstellt werden.
Vor ClickUp führten Meetings und hin und her gehende E-Mails zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft, und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Maßnahmen fällig sind, und innerhalb der Aufgaben chatten und zusammenarbeiten.
Vor ClickUp führten Meetings und hin und her gehende E-Mail-Kommunikation zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft, und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Maßnahmen fällig sind, und innerhalb der Aufgaben chatten und zusammenarbeiten.
3. Verwalten Sie Aufgaben mühelos mit zugewiesenen Kommentaren
Ein leistungsstarkes Feature der Plattform ist „ClickUp Assign Comments”. Mit dieser Funktion können Sie Teammitgliedern direkt innerhalb einer Unterhaltung mithilfe von ClickUp @mentions bestimmte Aufgaben zuweisen.
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten während des Chats eine wichtige Aktualisierung – anstatt zu riskieren, diese zu vergessen, können Sie diesen Kommentar sofort in eine Aufgabe für die zuständige Person umwandeln. Dies ist ideal, um zu verhindern, dass wichtige Details untergehen.
💡Profi-Tipp: Die Einhaltung der richtigen Slack-Etikette, wie z. B. die Verwendung klarer Betreffzeilen und die Beschränkung von @Erwähnungen, sorgt für eine reibungslosere Teamkommunikation und reduziert unnötige Ablenkungen.
4. Kommunizieren Sie visuell mit ClickUp Clips
Wenn Sie eher visuell lernen, wird ClickUp Clips Ihr bevorzugtes Tool sein. Damit können Sie Bildschirmaufnahmen direkt in ClickUp erstellen und freigeben.
Wenn beispielsweise ein IT-Team einen Fehlerbehebungsprozess durchlaufen muss, kann es diesen Schritt für Schritt aufzeichnen, sodass alle Teammitglieder bei Bedarf auf diese Anleitung zugreifen können.
5. Automatisieren Sie Antworten und planen Sie Nachrichten, um effizienter zu arbeiten.
Die Features der Automatisierung von ClickUp erstrecken sich auch auf den Nachrichtenversand, sodass Sie bei Bedarf automatische Antworten einstellen und Nachrichten planen können.
Dies ist besonders hilfreich, um Erinnerungen, Updates oder wichtige Benachrichtigungen zu versenden, ohne selbst anwesend sein zu müssen, um auf „Senden” zu klicken.
Durch die Automatisierung der Kommunikation können Sie sicherstellen, dass wichtige Updates zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen gesendet werden, ohne dass etwas übersehen wird.
6. Einfacher Einstieg mit vorgefertigten Vorlagen
Slack und ClickUp sind im Kern tools zur Vereinfachung der Kommunikation.
Damit Sie ohne Probleme loslegen können, stellt ClickUp eine Vorlage für Sofortnachrichten zur Verfügung.
Mit der ClickUp Instant Message Vorlage können Sie spezielle Projekte für bestimmte Themen erstellen, die richtigen Mitglieder des Teams einladen und Nachrichten schnell suchen. Sie wurde entwickelt, damit Sie schnell loslegen und Ihre Unterhaltungen vom ersten Tag an organisieren können.
Mit Features zum Archivieren alter Unterhaltungen und zum Einrichten von Benachrichtigungen für Updates wird die Verwaltung der Kommunikation wesentlich einfacher.
Mit dieser Vorlage kann Ihr Team:
- Organisieren Sie alle Nachrichten an einem Ort
- Priorisieren Sie die wichtigsten Unterhaltungen
- Stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Nachrichten übersehen werden.
- Arbeiten Sie effizienter zusammen, ohne unübersichtliche Chats zum Chatten.
💡Profi-Tipp: Mit Hilfe von Kommunikationsvorlagen können Sie klare interne und externe Kommunikationsziele festlegen und so die Zusammenarbeit reibungsloser gestalten.
Senden Sie Nachrichten wie ein Profi mit ClickUp
Die Art der Verbindung, die wir nutzen, ist entscheidend für die Förderung eines positiven Arbeitsumfelds und die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass nur 9 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass die Kommunikation an ihrem Arbeitsplatz korrekt, offen und zeitnah ist. Aber das muss nicht Ihre Realität sein.
Durch die Verwendung der Slack-Integration von ClickUp können Sie Kommunikationslücken schließen und sicherstellen, dass Ihr Team zeitnah relevante Updates erhält. Die Kommunikation wird transparenter und Ihr Team kann sich darauf konzentrieren, sein Bestes für jedes Projekt zu geben.
Das Beste daran? Mit ClickUp finden Sie alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen – Nachrichten, Aufgaben, Ansichten, Dashboards und mehr – an einem Ort. Die Echtzeit-Unterhaltungen der Plattform, die Möglichkeit, Direktnachrichten in detaillierte Aufgaben umzuwandeln, und die Optionen zur Visualisierung von Diskussionen machen sie zu einem umfassenden Tool für das Projektmanagement.
Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus und profitieren Sie von einer neuen Dimension der Effizienz!