Im November 2021 sorgte Portugal für Schlagzeilen, als es den Chefs verbot, ihre Mitarbeiter nach der Arbeit zu kontaktieren. Frankreich hat seine Version dieses Gesetzes - das "Recht auf Abschalten" - bereits seit 2016.
Leider sind nicht alle von uns vor Nachrichten nach Feierabend geschützt. Aber hier ist die gute Nachricht: Wenn Sie instant Messaging bei der Arbeit mit Slack können Sie einige Grenzen für eine bessere Work-Life-Balance setzen, indem Sie die Benachrichtigungen pausieren.
Sie können auch die Zeit Ihrer Kollegen respektieren, indem Sie den Versand von Nachrichten zu bestimmten Zeiten planen. Ihr Arbeitstag beginnt vielleicht gerade, aber Ihre Kollegen auf der anderen Seite des Globus machen Feierabend. Oder vielleicht sind Sie nachts am produktivsten, während andere schon tief und fest schlafen. Vielleicht möchten Sie auch wiederkehrende Nachrichten planen.
In all diesen Szenarien können Sie Ihre Slack-Nachrichten so planen, dass sie zur richtigen Zeit ankommen, um sicherzustellen, dass Sie niemanden in seiner Freizeit stören.
Slack ist eines der am häufigsten genutzten Kommunikationstools für zusammenarbeit in Echtzeit . Sehen wir uns an, wie Sie Slack-Nachrichten planen und das Tool von einer Quelle ständiger Unterbrechungen in ein leistungsstarkes Tool für team-Kommunikation .
Wie man Nachrichten in Slack plant
Das Planen von Nachrichten in Slack ist so einfach wie das Eintippen einer Nachricht. Zu erledigen ist das hier:
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Unterhaltung
Wechseln Sie zu der Unterhaltung oder dem Slack-Kanal, in dem Sie Ihre Nachricht planen möchten. Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt.
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Schritt 2: Zugriff auf die Zeitplanungsoption
Sobald Ihre Nachricht fertig ist, achten Sie auf den ausklappbaren Pfeil neben dem Papierflugzeug-Symbol oder der Schaltfläche "Senden". Wenn Sie darauf klicken, wird die Option angezeigt, die Nachricht für einen späteren Zeitpunkt zu planen.
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Schritt 3: Einstellung der Uhrzeit
Nach der Auswahl der Zeitplanungsoption erscheint ein Popup-Menü mit verschiedenen Zeitfenstern. Hier können Sie genau festlegen, wann Ihre Nachricht verschickt werden soll.
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Sie können die empfohlene Zeit auswählen (wenn sie Ihnen passt) oder die Option "Benutzerdefinierte Zeit" wählen, mit der Sie eine andere Zeit für den Versand Ihrer Nachricht festlegen können.
Schritt 4: Datum und Uhrzeit benutzerdefiniert einstellen
Wählen Sie nun das genaue Datum und die Uhrzeit aus, zu der Ihre Nachricht versendet werden soll. Dank dieser Flexibilität können Sie die Zustellung der Nachricht an die Zeitzonen Ihres Workflows oder Ihres Teams anpassen.
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Sobald Sie die Zeit eingestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nachricht planen". Herzlichen Glückwunsch, Ihre Nachricht ist jetzt in der Warteschlange für später! Und Sie haben eine nette Slack-Hack zur Steigerung der Produktivität.
Aber das ist noch nicht alles.
Wussten Sie, dass Sie Ihre geplanten Nachrichten bearbeiten, verschieben oder stornieren können, bevor sie gesendet werden? Sowohl mit der Desktop-App als auch mit Ihrem Mobilgerät können Sie dies zu erledigen.
Schritt 5: Geplante Nachrichten ansehen
Nach der Planung sehen Sie eine Aufforderung zur Ansicht Ihrer geplanten Slack-Nachrichten. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zum Abschnitt "Geplant" in Slack.
über Slack Alternativ können Sie auf diesen Bereich auch direkt über das linke Schnellbedienfeld in Ihrem Slack Workspace zugreifen. Er wird nur angezeigt, wenn Sie eine Nachricht in der Warteschlange haben.
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Schritt 6: Bearbeitung Ihrer Nachricht
Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über Ihre geplante Nachricht und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol rechts, das für die Bearbeitung steht. So können Sie den Inhalt im Feld der Nachricht ändern, bevor sie gesendet wird.
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Schritt 7: Anpassen der geplanten Zeit
Wenn Sie die Zeit für Ihre Nachricht ändern müssen, klicken Sie auf das Uhrensymbol neben dem Symbol zum Bearbeiten. So können Sie das Datum und die Uhrzeit ändern und sicherstellen, dass Ihre Nachricht genau dann ankommt, wenn Sie es wünschen.
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Schritt 8: Abbrechen oder Löschen der geplanten Nachricht
Sie sind sich nicht mehr sicher, ob Sie die Nachricht oder den Zeitpunkt richtig gewählt haben? Kein Grund zur Sorge!
Sie können die geplante Nachricht abbrechen oder löschen, indem Sie auf die entsprechenden Optionen klicken. So haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre projektmanagement in Slack .
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Schritt 9: Live-Schaltung beobachten
Zum Schluss, wenn die geplante Zeit gekommen ist, wird Ihre Nachricht automatisch im angegebenen Kanal erscheinen, wie jede andere normale Slack-Nachricht. Es ist wirklich so einfach. Sie können auf diese Weise auch wiederkehrende Nachrichten planen.
Beachten Sie jedoch, dass Sie keine geplanten Nachrichten senden können, um auf einen laufenden Thread oder eine laufende Unterhaltung zu antworten.
Verwendung von Slack-Bots zur Automatisierung der Kommunikation
Während das Feature zum geplanten Senden von Slack eine Möglichkeit ist, die Kommunikation zu automatisieren, können Sie sich auch auf Slack Bots verlassen, um das Gleiche zu erledigen.
Ein Slack-Bot ist ein Programm oder ein Automatisierungstool, das mit Benutzern innerhalb eines Slack-Workspace interagiert.
Bots können so programmiert werden, dass sie eine Slack-Nachricht zu bestimmten Zeiten senden, ähnlich wie das native Scheduling-Feature, aber sie werden in der Regel für komplexere Aufgaben verwendet, wie z. B. die Verwaltung von Workflows, die Reaktion auf Benutzereingaben oder die Integration mit anderen Tools und Plattformen wie ClickUp, GitHub, GoogleDocs usw., um nahtlose Aktualisierungen über die außerhalb von Slack erledigte Arbeit bereitzustellen.
Hier sind einige der gängigsten Möglichkeiten, Slack Bots für die Planung von Nachrichten, Erinnerungen und Updates zu verwenden:
- Automatisierte Willkommensnachrichten für neue Mitarbeiter: Ein Slack-Bot kann neue Mitarbeiter in relevante Kanäle einführen und sie mit wichtigen Onboarding-Ressourcen versorgen
- Tägliche Aufforderungen zur Teambesprechung: Ein Bot kann Teammitglieder automatisch daran erinnern, ihre Stand-Up-Updates jeden Tag zu einer bestimmten Zeit einzureichen
- Aktualisierungen und Zusammenfassungen von Aufgaben: Ein Bot kann automatisch den Status von Aufgaben aktualisieren und so sicherstellen, dass die Teammitglieder wissen, wer an was arbeitet und wie weit die einzelnen Aufgaben fortgeschritten sind
- Benachrichtigungen für fällige Aufgaben: Integriert in Projektmanagement-Tools wie ClickUp kann ein Bot Benutzer benachrichtigen, wenn Fristen näher rücken oder Aufgaben abgeschlossen sind
- Erinnerungen an Meetings oder Ereignisse: Bots können Teams an bevorstehende Meetings oder Fristen erinnern und so sicherstellen, dass niemand wichtige Momente verpasst
Diese automatisierten Nachrichten und Antworten nehmen den Mitgliedern des Teams Zeit ab und sorgen dafür, dass die Kommunikation zeitnah, relevant und effizient erfolgt.
Einschränkungen bei der Verwendung von Slack-Bots für die Kommunikation
Die Bots von Slack eignen sich hervorragend für die Automatisierung von Aufgaben, das Versenden von Erinnerungen und die Beantwortung von Abfragen innerhalb eines Kanals. Es ist, als hätte man einen hilfreichen Assistenten, der rund um die Uhr zur Verfügung steht.
Trotz dieser Vorteile gibt es jedoch einige Limits, die man beachten sollte.
Wenn Sie diese Herausforderungen verstehen, können Sie abwägen, ob Slack die richtige Lösung für Ihr Team ist oder ob andere tools für asynchrone Kommunikation sind möglicherweise besser geeignet.
1. Bots können ablenkend sein
Slack-Bots bieten zwar schnelle, automatisierte Antworten, aber sie können auch eine Menge Lärm verursachen. Es ist zwar hilfreich, sofortige Antworten auf Fragen zu erhalten, aber der ständige Strom von Bot-Benachrichtigungen - von Aktualisierungen bis hin zu Team-Erwähnungen - kann Ihre Konzentration stören.
Dies kann Mitarbeiter leicht überfordern, so dass es schwierig wird, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wenn im Hintergrund zusätzliche Gespräche geführt werden.
2. Slack-Bots haben einen hohen Preis
Der größte Nachteil von Slack sind die Kosten, insbesondere beim Hinzufügen von Bots.
Die Preise von Slack beginnen bei $7,25 pro Benutzer für den Pro Plan. Das scheint nicht allzu hoch zu sein, bis Ihr Team zu wachsen beginnt, und plötzlich sehen Sie jeden Monat eine viel höhere Rechnung.
Je mehr Benutzer Sie hinzufügen, desto teurer wird es. Einige Teams sollten sich überlegen, ob sie Slack-Alternativen mit ähnlichen oder besseren Features könnten eine kostengünstigere Wahl sein.
3. Bots brauchen regelmäßige Wartung
Wie alle anderen Bots auch, sind Slack-Bots nicht von Anfang an perfekt. Sie sind auf die Daten und Befehle angewiesen, mit denen Sie sie füttern.
Wenn die Informationen nicht auf dem neuesten Stand sind, kann es sein, dass Ihr Bot Probleme hat, wertvolle Antworten zu liefern. Das bedeutet, dass Sie Ihren Bot regelmäßig aktualisieren müssen, damit er effizient funktioniert. Wenn Ihr Team wächst und sich die Slack-Kanäle erweitern, kann die Wartung dieser Bots mühsam werden.
4. Bots können Speicherplatz beanspruchen
Ein weniger bekanntes Problem ist der Speicherplatz, den Slack bietet - und der ist nicht gerade üppig. Wenn Ihr Bot dabei hilft, Aufgaben zu automatisieren und Dateien zu senden, trägt er zu den Daten-Limits von Slack bei.
Sobald diese Limits erreicht sind, beginnt Slack damit, ältere Dateien und Nachrichten zu löschen. Dies kann zu einem Problem werden, wenn Ihre Bots viele Daten erzeugen oder wenn Sie sich auf Slack verlassen, um den Kommunikationsverlauf oder wichtige Dokumente zu speichern.
5. Kreativität ist nicht die Stärke eines Bots
So sehr Bots auch bei alltäglichen Aufgaben helfen können, es fehlt ihnen ein entscheidendes Element: Kreativität.
Bots sind gut darin, auf vorgegebene Befehle zu reagieren, aber sie sind nicht sehr hilfreich, wenn es darum geht, komplexe Probleme zu lösen oder über den Tellerrand hinauszuschauen.
In Szenarien, die Innovation oder kritisches Denken erfordern, brauchen Sie die menschliche Note, um das Problem zu lösen.
Sie können einige dieser Limits überwinden, indem Sie Slack mit einer umfassenden KI-gesteuerten Projektmanagement-Plattform wie ClickUp kombinieren.
Verbesserung der Kommunikation im Team mit ClickUp und Slack
Sowohl Slack als auch ClickUp bieten Tools für die Zusammenarbeit im Team, aber wenn Sie clickUp und Slack vergleichen punkten beide in unterschiedlichen Bereichen. Kombiniert man jedoch ihre Stärken, werden sie zum ultimativen Teamwork-Duo und machen die Zusammenarbeit reibungsloser denn je.
Hier erfahren Sie, wie die Integration von Slack mit ClickUp Ihren Workflow vereinfachen kann:
1. Synchronisierung von Slack mit ClickUp für nahtloses Projektmanagement
Von integration von ClickUp mit Slack verwandeln Sie Slack in mehr als nur ein Kommunikationstool.
Kombinieren Sie das Potenzial von Projektmanagement und Zusammenarbeit durch die ClickUp Slack Integration
Die ClickUp Slack-Integration können Sie Slack-Nachrichten schnell in ClickUp-Aufgaben umwandeln. Sie können sogar direkt aus jeder Nachricht heraus Aufgaben erstellen, indem Sie /ClickUp new eingeben und diese direkt in Ihr Projektmanagement-Dashboard senden.
Erstellen und Verwalten von Aufgaben auf ClickUp über Slack mit der ClickUp-Slack-Integration
So bleiben Unterhaltungen organisiert und Sie erhalten in Slack Echtzeit-Benachrichtigungen über Status-Updates, Kommentare oder den Fortschritt des Projekts.
2. Bleiben Sie mit Echtzeit-Chats in Verbindung ClickUp Chat definiert die Zusammenarbeit von Teams neu, indem es Unterhaltungen und Arbeit in einer nahtlosen Plattform vereint, im Gegensatz zu Slack, wo Chats und Aufgaben unverbunden bleiben. Mit ClickUp Chat finden Diskussionen direkt neben Projekten, Aufgaben und Dokumenten statt, wodurch eine einzige Quelle der Wahrheit geschaffen wird und das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten entfällt.
Mit KI-gesteuerten Features innerhalb des Chats, können Sie:
- Aufgaben direkt aus Nachrichten erstellen
- Beziehungen herstellen, um jederzeit den richtigen Kontext zu verknüpfen
- Zusammenfassungen in Echtzeit erstellen und Diskussionen in Threads nachverfolgen, ohne jede einzelne Nachricht lesen zu müssen
Arbeiten Sie in Echtzeit mit ClickUp Chat zusammen, um Ihre Aufgaben und Unterhaltungen an einem Ort zu halten
Darüber hinaus sorgt das FollowUps Feature dafür, dass wichtige Nachrichten und Elemente in der Unterhaltung nicht verloren gehen, indem wichtige Informationen zur einfachen Nachverfolgung zusammengefasst werden.
Das SyncUps Feature ermöglicht Live-Video- und Audioanrufe direkt in Ihrem Workspace und erstellt automatisch Elemente und Zusammenfassungen von Diskussionen.
Vor ClickUp führten Meetings und die Hin- und Her-Kommunikation per E-Mail zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente ungesehen und unbeaufsichtigt blieben. Dies führte dazu, dass Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft wurden und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung verlief _Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Elemente fällig sind, und innerhalb der Aufgaben chatten und zusammenarbeiten.
Samantha Dengate, Senior. Projektleiterin bei Diggs
3. Verwalten Sie Aufgaben mühelos mit zugewiesenen Kommentaren
Eines der leistungsfähigsten Features der Plattform ist ClickUp Kommentare zuweisen . Mit diesem Feature können Sie Teammitgliedern direkt in einer Unterhaltung bestimmte Aufgaben zuweisen ClickUp @Erwähnungen .
Erledigen Sie Probleme im Handumdrehen, indem Sie Aufgaben direkt in den Kommentaren im ClickUp Chat zuweisen
Stellen Sie sich vor, Sie haben während eines Chats ein wichtiges Update - anstatt zu riskieren, es zu vergessen, können Sie diesen Kommentar sofort in eine Aufgabe für die zuständige Person umwandeln. Dies ist ideal, um zu verhindern, dass wichtige Details durch die Maschen fallen.
💡Pro-Tipp: Richtiges Befolgen Slack-Knigge wie z. B. die Verwendung klarer Betreffzeilen und das Limit von @Mentions, sorgen für eine reibungslosere Kommunikation im Team und verringern unnötige Ablenkungen.
4. Visuell kommunizieren mit ClickUp Clips
Wenn Sie ein visueller Lerner sind, ClickUp Clips wird Ihr bevorzugtes tool sein. Es ermöglicht Ihnen die Erfassung und bildschirmaufnahmen freizugeben direkt aus ClickUp heraus.
Halten Sie wichtige Ereignisse fest und verwandeln Sie sie in Ressourcen mit ClickUp Clips
Wenn ein IT-Team beispielsweise einen Prozess zur Fehlerbehebung durchgehen muss, kann es diesen Schritt für Schritt aufzeichnen und sicherstellen, dass jeder im Team bei Bedarf auf diese Anleitung zugreifen kann.
5. Automatisieren Sie Antworten und planen Sie Nachrichten für mehr Effizienz ClickUp's Automatisierung features erstrecken sich auch auf die Nachrichtenübermittlung, so dass Sie bei Bedarf automatische Antworten einstellen und Nachrichten planen können.
Erstellen Sie Workflows, die Ihre Arbeitsprozesse mit ClickUp Automations rationalisieren
Dies ist besonders hilfreich, um Erinnerungen, Aktualisierungen oder wichtige Benachrichtigungen zu versenden, ohne dass Sie vor Ort sein müssen, um auf "Senden" zu drücken
Durch die Automatisierung der Kommunikation können Sie sicherstellen, dass wichtige Aktualisierungen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gesendet werden, ohne dass Ihnen etwas entgeht.
6. Einfacher Einstieg mit vorgefertigten Vorlagen
Slack und ClickUp sind im Grunde genommen Tools zur Vereinfachung der Kommunikation.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, ohne sich überfordert zu fühlen, bietet ClickUp eine Vorlage für Sofortnachrichten.
Die ClickUp Vorlage für Sofortnachrichten ermöglicht es Ihnen, spezielle Projekte für bestimmte Themen zu erstellen, die richtigen Mitglieder des Teams einzuladen und schnell nach Nachrichten zu suchen. Es ist so konzipiert, dass Sie schnell loslegen und Ihre Unterhaltungen vom ersten Tag an organisieren können.
Vermeiden Sie chaotische Unterhaltungen und verbessern Sie die Zusammenarbeit mit der ClickUp Vorlage für Sofortnachrichten
Mit Features zum Archivieren alter Unterhaltungen und Einstellen von Benachrichtigungen für Aktualisierungen wird die Verwaltung der Kommunikation wesentlich einfacher.
Mit dieser Vorlage kann Ihr Team:
- Alle Nachrichten an einem Ort organisieren
- Den wichtigsten Unterhaltungen Vorrang einräumen
- Sicherstellen, dass keine wichtige Nachricht übersehen wird
- Effizienter zusammenarbeiten ohne unübersichtliche Chats
💡Pro-Tipp: Verwendung von vorlagen für Kommunikationspläne können Ihnen helfen, klare interne und externe Kommunikationsziele zu formulieren und so die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Nachrichten senden wie ein Profi mit ClickUp
Die Art und Weise, wie wir miteinander in Verbindung treten, ist entscheidend für ein positives Arbeitsumfeld und die Mitarbeiterbindung. Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass nur 9% der Angestellten sind der Meinung, dass die Kommunikation an ihrem Arbeitsplatz korrekt, offen und zeitnah erfolgt. Aber das muss nicht Ihre Realität sein.
Mit der Slack-Integration von ClickUp können Sie Kommunikationslücken überbrücken und sicherstellen, dass Ihr Team zeitnahe, relevante Updates erhält. Die Kommunikation wird von einer isolierten zu einer transparenten, und Ihr Team kann sich darauf konzentrieren, sein Bestes zu jedem Projekt beizutragen.
Und das Beste daran? Mit ClickUp ist alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen - Nachrichten, Aufgaben, Ansichten, Dashboards und mehr - an einem Ort zusammengefasst. Die Echtzeit-Unterhaltungen, die Möglichkeit, Direktnachrichten in detaillierte Aufgaben umzuwandeln, und die Optionen zur Visualisierung von Diskussionen machen die Plattform zu einem umfassenden Projektmanagement tool. Testen Sie ClickUp heute kostenlos und nutzen Sie eine neue Stufe der Effizienz!