Es ist Mondaymorgen. Sie haben Ihren Laptop geöffnet, eine Tasse Kaffee neben sich stehen und machen sich bereit, die Herausforderungen des Tages anzugehen.
Und wie zu erwarten, sieht Ihr Posteingang aus wie eine Popcornmaschine, die vor ungelesenen Nachrichten überquillt. Sie beginnen, nach wichtigen Nachrichten zu suchen, die über das Wochenende eingegangen sind, da Sie wissen, dass Sie vor Ihrem ersten Meeting des Tages nur etwa 20 Minuten Zeit haben.
Inmitten all der E-Mail-Threads und Anhänge fällt Ihnen eine Benachrichtigung ins Auge, die eine knappe Nachricht enthält: „Client-Meeting auf morgen verschoben. Die neue Einladung finden Sie in Ihrer E-Mail. “
Atmen Sie tief durch und hören Sie auf, sich zu beeilen. ??
Das ist die Stärke von Instant Messaging – es filtert Unwichtiges heraus und liefert die wirklich wichtigen Updates, wenn sie wichtig sind. Während sich in Ihrem Posteingang E-Mails unterschiedlicher Wichtigkeit stapeln, behalten Sie mit Instant Messaging ohne großen Aufwand den Überblick.
Wenn Sie sich jedoch mit den Herausforderungen der Sicherheit auseinandersetzen und Best Practices anwenden, können Sie Instant Messaging bei der Arbeit optimal nutzen. Glücklicherweise helfen wir Ihnen dabei, die großen Vorteile zu verstehen.
Die Bedeutung von Instant Messaging am Arbeitsplatz verstehen
Aktuelle Daten zeigen, dass wir täglich mehr als 250 Minuten mit unseren Smartphones verbringen. Das entspricht einer durchschnittlichen Bildschirmzeit von etwa 70 Tagen pro Jahr.
Ob wir nun auf unseren Handys nachsehen, was unsere Freunde gerade machen, Instagram checken oder die Nachverfolgung unserer Amazon-Bestellung durchführen, um zu sehen, ob sie versandt wurde – unsere Handys sind immer griffbereit. Und die meisten von uns haben Microsoft Teams oder Slack auf ihren Handys installiert, um Zugriff auf wichtige Arbeitsnachrichten zu haben.
Am Arbeitsplatz kann der sofortige Zugriff auf Nachrichten ein Lebensretter sein. E-Mails bleiben oft tagelang im Posteingang liegen, aber Textnachrichten? Die lesen wir fast sofort. Diese Unmittelbarkeit macht Instant Messaging zu einem unverzichtbaren tool, um Dinge zu erledigen.
Aber es geht nicht nur darum, Dinge zu erledigen. Instant Messaging funktioniert wie folgt:
- Steigerung der Produktivität: Eine Instant Message bedeutet eine sofortige Antwort, die zu einer schnellen Entscheidungsfindung und Problemlösung führt. Darüber hinaus ermöglicht sie spontane Brainstorming-Sitzungen und den schnellen Austausch von Ideen, was die Produktivität steigert.
- Förderung der Zusammenarbeit: Mit Instant Messaging können Team-Mitglieder unabhängig von ihrem Standort problemlos kommunizieren. Sie können nicht nur Nachrichten austauschen, sondern auch Dateien, Dokumente und Links freigeben, wodurch Workflows im Vergleich zu langwierigen E-Mails beschleunigt werden.
- Förderung von Gemeinschaftsgefühl und Teamgeist: Instant Messaging fördert eine kollaborative Umgebung, in der Teammitglieder problemlos Ideen freigeben, Fragen stellen und sich gegenseitig unterstützen können. Es kann dazu beitragen, eine positivere und unterstützendere Unternehmenskultur zu schaffen, indem es das Gemeinschaftsgefühl und die Zugehörigkeit fördert.
Die Rolle von Instant Messaging in der Kultur der Remote-Arbeit
- Instant Messaging fördert das gemeinsame Brainstorming, genau wie Ihre internen Sitzungen, bietet jedoch zusätzlich ein Archiv mit dem Nachrichtenverlauf zum Nachschlagen. So wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Es ist außerdem von verschiedenen Geräten aus leicht zugänglich, sodass Sie bei der Arbeit, auf dem Weg zur Arbeit oder beim Erledigen von Besorgungen ununterbrochen kommunizieren können.
- Es bietet eine hervorragende Sichtbarkeit über Aktivitäten und Projekt-Status, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und einbezogen werden, selbst wenn die Mitglieder des Teams in verschiedenen Zeitzonen verteilt sind.
Instant Messaging ist in der Remote-Arbeit unverzichtbar, da es die effektive Kommunikation im Team unterstützt, den Teamzusammenhalt stärkt, die Zusammenarbeit fördert und flexible Arbeitszeiten ermöglicht. Im Projektmanagement trägt Instant Messaging dazu bei, Workflows zu vereinfachen, die Verantwortlichkeit zu fördern, die Problemlösung zu beschleunigen und die allgemeine Transparenz zu verbessern.
Best Practices für die effiziente Nutzung von Instant Messaging am Arbeitsplatz
Instant Messaging trägt eindeutig zur Produktivität und Zusammenarbeit bei und spielt in der Remote-Arbeit eine nahezu unersetzliche Rolle. Gehen wir noch einen Schritt weiter und verstehen wir, wie es bei richtiger Absicht und Sorgfalt zu besseren Ergebnissen führen kann.
Hier sind einige Grundregeln und akzeptierte Verhaltensweisen, die Sie bei der Arbeit mit Instant Messaging am Arbeitsplatz beachten sollten:
1. Seien Sie professionell
Auf den ersten Blick mag Instant Messaging aufgrund seines Designs und seiner Funktionsweise wie ein informelles tool erscheinen. Aber im Grunde handelt es sich immer noch um eine Business-Messaging-App. Vermeiden Sie daher umgangssprachliche Ausdrücke und bleiben Sie professionell. Verwenden Sie Emojis sparsam, insbesondere wenn Sie mit Führungskräften oder Personen kommunizieren, die Sie nicht gut kennen.
2. Kommen Sie auf den Punkt
Der Sinn von Instant Messaging besteht darin, schnelle, wichtige Nachrichten zu übermitteln, die Maßnahmen erfordern. Wenn Sie langatmige Erklärungen geben, verfehlen Sie den Zweck. Halten Sie Ihre Nachrichten kurz, prägnant und auf den Punkt gebracht.
3. Respektieren Sie den Datenschutz
Vermeiden Sie es, sensible oder vertrauliche Informationen wie persönliche Daten, Finanzinformationen oder geschützte Daten über Instant Messaging zu besprechen. Wenn Sie sensible Informationen freigeben müssen, sollten Sie sichere Kommunikationskanäle wie verschlüsselte E-Mails oder persönliche Meetings in Betracht ziehen.
4. Zeitnahe Antworten
Schnelle Antworten sind für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz unerlässlich. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, investieren Sie den Aufwand, innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu antworten. Dies zeugt von Respekt gegenüber Ihren Kollegen und trägt dazu bei, einen produktiven Workflow aufrechtzuerhalten.
5. Grenzen setzen
Instant Messaging bedeutet nicht sofortiger Zugriff, insbesondere außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Selbst innerhalb der üblichen Arbeitszeiten kann Ihr Empfänger in einem Meeting oder mitten in einer wichtigen Arbeit sein.
Legen Sie klare Richtlinien für Ihr Team fest, wann Instant Messaging verwendet werden soll. Am wichtigsten ist es, Regeln für sich selbst festzulegen. Legen Sie bestimmte Zeiten für die Überprüfung von Nachrichten fest und halten Sie sich daran. Definieren Sie Grenzen und ermutigen Sie Ihr Team, Statusmeldungen zu setzen, wenn es mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. Idealerweise sollten Sie Ihre Teamkollegen außerhalb der Arbeitszeiten nicht stören, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall oder um außerplanmäßige Updates. Respektieren Sie die Zeit aller und fördern Sie diese Kultur innerhalb Ihres Teams.
6. Bleiben Sie organisiert
Gruppieren und kennzeichnen Sie Ihre Nachrichten übersichtlich in Instant-Messaging-Tools. Erstellen Sie verschiedene Gruppen oder Kanäle für bestimmte Themen, um Ablenkungen und Unordnung zu vermeiden. So finden Sie Informationen schnell und einfach, wenn Sie sie benötigen. Klassifizieren Sie Ihre einzelnen Chats und verwenden Sie Farben oder andere Markierungen, um sie hervorzuheben.
7. Status-Updates
Nutzen Sie Statusaktualisierungen effektiv, um anzuzeigen, wann Sie beschäftigt oder verfügbar sind. So können Sie sich ohne unbeabsichtigte Unterbrechungen auf Ihre Arbeit konzentrieren.
8. Ablenkungen minimieren
Begrenzen Sie Ablenkungen, um eine konzentriertere und produktivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Dazu gehört auch, die Nutzung von Instant Messaging während Meetings oder bei Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, auf ein Minimum zu beschränken. Erwägen Sie, bestimmte Zeiten für das Lesen und Beantworten von Nachrichten vorzusehen, beispielsweise während der Pausen oder am Ende des Arbeitstages.
9. Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools
Work-Management-Tools wie ClickUp zentralisieren die Kommunikation am Arbeitsplatz und vereinfachen Messaging-Prozesse, sodass Teams effizienter arbeiten und in Verbindung bleiben können, was letztendlich zu besseren Projektergebnissen führt.
Hier sind einige der ClickUp-Features, die Ihnen bei der Instant Messaging-Nutzung während der Arbeit helfen können:
ClickUp-Chat-Ansicht:
Die ClickUp-Chat-Ansicht bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Senden und Empfangen von Nachrichten in Echtzeit. Die Chat-Ansicht ist nahtlos in den ClickUp-Workspace integriert, sodass Sie direkt kommunizieren können, ohne die Plattform verlassen zu müssen.
Sie können Einzelunterhaltungen oder Gruppenchats führen und alle Diskussionen innerhalb der Umgebung des Projektmanagements organisiert und zugänglich halten.
Zu den weiteren Features der Chat-Ansicht gehören:
- Dateifreigabe: Sie können Dateien, Dokumente und Bilder direkt im Chat freigeben, was die Zusammenarbeit an Projekten und den Austausch von Informationen erleichtert.
- Aufgaben zuweisen: Verwenden Sie ClickUp @mentions, um beliebige Personen in die Unterhaltung einzubeziehen, und weisen Sie Kommentare zu, um sicherzustellen, dass die Arbeit ohne Ablenkungen voranschreitet.
- Integration der Aufgabenverwaltung: Stellen Sie die nahtlose Verbindung von Chat-Unterhaltungen mit Aufgaben in ClickUp her, sodass Sie Projektdetails besprechen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt direkt im Chat verfolgen können.
- Echtzeit-Updates: Bleiben Sie über Projektentwicklungen auf dem Laufenden und erhalten Sie Benachrichtigungen zu Aufgabenverteilungen, Kommentaren und Erwähnungen.
ClickUp Brain:
ClickUp Brain ist ein intelligenter Assistent, der Ihnen dabei hilft, effektive Nachrichten zu verfassen. Er liefert Vorschläge und Vorlagen für das Verfassen klarer und wirkungsvoller Nachrichten und sorgt dafür, dass diese gut strukturiert und relevant sind. Dieses Feature verbessert die Qualität der Interaktionen und verhindert Missverständnisse.
So kann ClickUp Brain Ihnen helfen:
- Schnellzugriff: Verwenden Sie die Suchfunktion, um die benötigten Informationen schnell zu finden, Zeit zu sparen und langwierige Unterhaltungen zu vermeiden.
- Polieren Sie Ihre Nachrichten: Überprüfen Sie wichtige Nachrichten mit ClickUp Brain auf Rechtschreibung, Grammatik und Tonfall.
ClickUp-Automatisierungen:
Zu den Funktionen der Automatisierung von ClickUp gehört auch eine Messaging-App, mit der Benutzer automatische Antworten einrichten und Nachrichten planen können.
Dies kann besonders nützlich sein, um Erinnerungen, Updates oder Benachrichtigungen ohne manuellen Aufwand zu versenden. Die Automatisierung sorgt für eine konsistente Kommunikation am Arbeitsplatz und stellt sicher, dass wichtige Nachrichten oder Updates zur richtigen Zeit an die richtige Person gesendet werden.
ClickUps Vorlage für Instant Messages:
Die Instant-Messaging-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen bei Ihrer ersten Sorge – wie Sie anfangen sollen. Sie ist sofort einsatzbereit und kann Sie innerhalb von Sekunden zum Start bewegen.
Um Unterhaltungen effektiv zu verwalten, erstellen Sie für jedes Thema ein separates Projekt und laden Sie die relevanten Teammitglieder zu diesen Projekten ein. Verwenden Sie die Suchleiste in der Vorlage, um wichtige Nachrichten schnell zu finden, und archivieren Sie veraltete Nachrichten, um Ihren Workspace zu organisieren. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um über den Fortschritt der Unterhaltung auf dem Laufenden zu bleiben und zeitnahe Antworten sicherzustellen.
Mit dieser Vorlage kann Ihr Team:
- Organisieren Sie Unterhaltungen: Bewahren Sie alle Nachrichten-Threads an einem einzigen, gut strukturierten Speicherort auf.
- Effektive Priorisierung: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Unterhaltungen, um die Produktivität zu maximieren.
- Stellen Sie sicher, dass keine Nachrichten übersehen werden: Verhindern Sie übersehene oder vergessene Nachrichten.
- Optimieren Sie die Zusammenarbeit: Verabschieden Sie sich von unorganisierten Chats und genießen Sie effiziente Teamarbeit.
Sicherheit von Instant Messaging, die Sie beachten sollten
Cyber-Bedrohungen können der Geschäftskommunikation erheblichen Schaden zufügen, insbesondere wenn es um vertrauliche Unternehmensdaten geht. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, um zu verstehen, wie sich die Features zur Sicherheit von ClickUp im Vergleich zu denen anderer großer Plattformen darstellen.
1. Unbefugter Zugriff
Halten Sie Ihre internen Kanäle und Gruppen geschlossen, um Hacker daran zu hindern, unbefugt auf Ihre wichtige Geschäftskommunikation zuzugreifen. Sorgen Sie für robuste Maßnahmen zur Authentifizierung und stellen Sie sicher, dass alle diese befolgen.
Mit ClickUp können Administratoren Benutzerrollen und Berechtigungen klar definieren, wodurch letztlich der Zugriff auf sensible Informationen basierend auf den Benutzerrollen limitiert wird.
2. Sensible Daten
Instant Messaging ist unglaublich praktisch, da Sie damit jede Information ganz einfach freigeben können. Allerdings birgt es auch gewisse Risiken. Eines der größten Risiken sind Datenverstöße. Sensible Informationen, die über Instant Messaging freigegeben werden, können ein bevorzugtes Einzelziel für Hacker sein.
ClickUp unterstützt Single Sign-On (SSO), wodurch Benutzer mit ihren Zugangsdaten des Unternehmens für die Authentifizierung verwendet werden können. Das bedeutet ganz einfach, dass Sie das Risiko der Verwaltung mehrerer Passwörter eliminieren.
3. Schwache Passwörter
Wir alle kennen die Versuchung, häufig verwendete, leicht zu merkende Passwörter zu verwenden. Damit können wir uns schnell und mühelos in unsere Konten einloggen. Aber Faulheit kann Ihr Unternehmen ein Vermögen kosten. Wenn Sie ein schwaches oder altes Passwort haben, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Konto gehackt wird, höher als bei jemandem mit einem schwierigen Passwort. Es ist auch eine gute Angewohnheit, Ihre Passwörter regelmäßig zu aktualisieren.
ClickUp hält sich an Branchenstandards und Vorschriften, darunter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), System and Organization Controls 2 (SOC 2) und den California Consumer Privacy Act (CCPA), und stellt so sicher, dass die Plattform hohen Standards der Sicherheit und des Datenschutzes entspricht.
Vergleich der Features für Sicherheit mit anderen Plattformen
Branchenweit bevorzugte Kommunikationssoftware und -Apps wie Google Chat und Skype for Business verfügen über robuste Features zur Sicherheit. Sehen wir uns an, wie die Sicherheits-Features von ClickUp im Vergleich zu anderen beliebten Instant-Messaging-Apps abschneiden.
Google Chat
- Google Chat entspricht gängigen Standards der Sicherheit der Branche, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und dem Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA).
- Die Nachrichten in Google Chat werden während ihres gesamten Lebenszyklus verschlüsselt. Sie werden sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt.
- Die Dauer einer Sitzung bei Google Chat kann je nach Faktoren wie Benutzeraktivität und Konto-Einstellungen variieren. Beispielsweise können Delegierte und Superadministratoren kürzere Sitzungsdauern haben.
Skype for Business
- Microsoft verwendet OAuth, ein Server-zu-Server-Protokoll für die Authentifizierung, um die Sicherheit beim Austausch von Instant Messages in Skype for Business und anderen proprietären Anwendungen wie Microsoft Exchange zu gewährleisten.
- Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RABA) von Skype stellt sicher, dass Benutzer nur die für ihre Rolle erforderlichen Berechtigungen erhalten. Sie delegiert Verwaltungsaufgaben und verhindert Fehler durch vollständige Berechtigungen.
- Skype for Business verwendet 128-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard), SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) und TLS (Transport Layer Security). Grundsätzlich kann man sagen, dass sie hier ziemlich sicher sind in Bezug auf Sicherheit.
Slack
- Slack bietet eine End-to-End-Verschlüsselung für Direktnachrichten und Dateien, die in Direktnachrichten freigegeben werden. Das bedeutet, dass nur Sie und der vorgesehene Empfänger den Inhalt lesen oder darauf zugreifen können.
- Sie können 2FA (zweistufige Authentifizierung) in Slack aktivieren, um eine zusätzliche Sicherheit hinzuzufügen, indem Sie zusätzlich zu Ihrem Passwort einen Code von Ihrem Telefon oder einem anderen Gerät verlangen.
- Slack hält sich an branchenübliche Compliance-Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II, ISO 27001 und DSGVO und beweist damit sein Engagement für den Datenschutz.
Umgang mit den Herausforderungen und Nachteilen von Instant Messaging
Instant Messaging bietet zwar zahlreiche Vorteile, hat aber auch einige Nachteile:
1. Ablenkung und geringe Produktivität
Die ständige Flut von Benachrichtigungen einer Instant-Messaging-App kann den Workflow unterbrechen und die Produktivität verringern, sodass Ihr Tag nur noch aus „Ping!“-Momenten besteht, die es Ihnen schwer machen, sich auf irgendetwas zu konzentrieren.
Dieses ständige Bedürfnis, Nachrichten zu überprüfen, kann zu einem sogenannten „Kontextwechsel” führen, bei dem Ihr Gehirn umschalten muss, was Ihnen Energie und Zeit raubt.
Lösungen:
- Legen Sie bestimmte Zeiten während des Tages fest, um Nachrichten zu überprüfen und zu beantworten.
- Aktivieren Sie das Feature „Nicht stören” auf Ihrem Gerät, um Ablenkungen bei wichtigen Aufgaben zu vermeiden.
- Definieren Sie Ihre Prioritäten klar und planen Sie Ihre Zeit entsprechend.
2. Missverständnisse und Unklarheiten
Im Gegensatz zu Telefonaten oder Videoanrufen können Instant Messages aufgrund fehlender Tonfall- und Kontextinformationen leicht falsch interpretiert werden, was das Ergebnis potenzieller Konflikte oder Missverständnisse unter den Mitarbeitern sein kann. Dies kann dazu führen, dass Empfänger die Absicht oder Ernsthaftigkeit einer Nachricht falsch verstehen, was Verwirrung oder Beleidigungen zur Folge haben kann.
Lösungen:
- Zögern Sie nicht, um Klarstellung zu bitten, wenn Sie sich über die Bedeutung einer Nachricht unsicher sind.
- Vermeiden Sie Fachjargon und mehrdeutige Begriffe. Formulieren Sie Ihre Nachrichten konkret und direkt.
- Verwenden Sie Emojis und GIFs sparsam, um Tonfall und Emotionen zu vermitteln, aber achten Sie dabei auf kulturelle Unterschiede.
3. Informationsüberflutung
Eine Instant-Messaging-App kann Sie mit Informationen überfluten, sodass es schwierig wird, Prioritäten zu setzen und konzentriert zu bleiben. Diese Informationsflut hat als Ergebnis Verwirrung, verpasste Nachrichten und den Verlust wichtiger Details im Chat zur Folge.
Lösungen:
- Nutzen Sie die Suchfunktion, um bestimmte Nachrichten oder Informationen schnell zu finden.
- Verwenden Sie Kanäle oder Ordner, um Unterhaltungen zu kategorisieren und zu organisieren.
- Stummschalten Sie Benachrichtigungen von weniger wichtigen Kanälen oder Personen, um die Informationsflut zu reduzieren.
4. Abhängigkeit von Technologie
Eine extreme Abhängigkeit von Instant-Messaging-Apps kann zu kritischen Problemen führen, wenn technische Störungen auftreten und die App nicht mehr funktioniert.
Wenn Mitarbeiter stark von Instant Messaging abhängig sind, kann jeder Ausfall die Arbeit zum Erliegen bringen. Wichtige Nachrichten kommen möglicherweise nicht an, kritische Updates bleiben unbemerkt und Entscheidungen können sich verzögern, was zu Frustration führt.
Lösungen:
- Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Instant Messaging. Ziehen Sie für wichtige Meetings auch E-Mails, Telefonate oder persönliche Meetings in Betracht.
- Entwickeln Sie Notfallpläne für technische Störungen oder Ausfälle, z. B. die Verwendung alternativer Kommunikationsmethoden.
- Halten Sie Ihre Messaging-App und Ihre Gerätesoftware auf dem neuesten Stand, um technische Probleme zu minimieren.
5. Mangelnde persönliche Interaktion
Instant Messaging kann zu weniger persönlichen Interaktionen führen und sich somit negativ auf Ihre Ziele der Teambildung auswirken.
Ohne persönliche Kommunikation ist es schwierig, gesunde Beziehungen aufzubauen, nonverbale Hinweise zu verstehen und ein Gemeinschaftsgefühl unter den Teammitgliedern zu schaffen. Dieser Mangel an persönlicher Verbindung kann zu Gefühlen der Isolation führen und den allgemeinen Teamgeist schwächen.
Lösungen:
- Fördern Sie zwanglose Interaktionen außerhalb der Arbeit, wie Teambuilding-Aktivitäten oder virtuelle Kaffeepausen.
- Führen Sie regelmäßig Teammeetings durch, sowohl persönlich als auch virtuell, um persönliche Verbindungen zu fördern und Beziehungen aufzubauen.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Video-Konferenzen, um sich gegenseitig zu sehen und zu hören, was die Kommunikation verbessern und eine gute Beziehung aufbauen kann.
6. Unangemessene Nutzung
Es kann natürlich vorkommen, dass wir eine Instant-Messaging-App für nicht arbeitsbezogene Unterhaltungen nutzen. Wenn wir uns in zwanglosen Chats verlieren, kann uns das von unseren eigentlichen Aufgaben ablenken.
Der Missbrauch von Messaging-Plattformen kann das Ergebnis haben, dass man sich weniger auf die Arbeit konzentriert und mehr Zeit mit Diskussionen verbringt, die nichts mit dem Thema zu tun haben.
Lösungen:
- Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die möglichen Folgen einer unangemessenen Nutzung auf und fördern Sie verantwortungsbewusstes Verhalten.
- Legen Sie klare Richtlinien für die angemessene Nutzung von Instant Messaging am Arbeitsplatz fest.
7. Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Verantwortlichkeit
Es kann schwierig sein, Unterhaltungen zu verfolgen und die Verantwortlichkeit bei Instant Messaging sicherzustellen, insbesondere bei Bedingungen der Remote-Arbeit.
Wichtige Diskussionen und Entscheidungen können in den Nachrichten untergehen, was es schwierig macht, vergangene Interaktionen zu überprüfen oder Mitarbeiter für ihre Beiträge und Verpflichtungen zur Rechenschaft zu ziehen.
Lösungen:
- Kommunizieren Sie klar Ihre Erwartungen hinsichtlich Reaktionszeiten, Verantwortlichkeiten und Dokumentation.
- Überprüfen Sie Ihren Chat-Verlauf, um Unterhaltungen, To-do-Listen und Entscheidungen zu verfolgen.
Der Ansatz von ClickUp für Instant Messaging
- Die Einstellungen und Richtlinien für den Workspace können so konfiguriert werden, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen und die Nutzung überwachen.
- Detaillierte Audit-Protokolle, Nachrichtenverlauf und Features zur Aufgabenvergabe tragen zu einer besseren Nachverfolgung und Verantwortlichkeit bei.
- Die Checklisten von ClickUp bieten Tools wie Tags, Threads und Kanäle, um Informationen effektiv zu verwalten und zu priorisieren.
- Anpassbare Einstellungen für Benachrichtigungen und Nicht stören-Modi helfen Ihnen dabei, Ablenkungen zu vermeiden.
- Integrierte Features in der Instant-Messaging-App, wie Thread-Unterhaltungen und Nachrichten-Bearbeitung, verbessern die Übersichtlichkeit und den Kontext. Die KI-Bearbeitungsfunktionen von ClickUp helfen Ihnen beim Verfassen einer Nachricht, oder Sie können auch den vorhandenen Text bearbeiten.
- Gewährleistet hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit durch regelmäßige Wartung und robuste Infrastruktur.
- Integriert sich in Video-Konferenz-Tools und fördert hybride Kommunikationsstrategien.
Nutzen Sie Instant Messaging während der Arbeit für eine effiziente Kommunikation
Die Entwicklung von Instant-Messaging-Tools, insbesondere mit Plattformen wie ClickUp und anderen beliebten Instant-Messaging-Apps, hat seit ihren bescheidenen Anfängen einen langen Weg zurückgelegt.
Instant-Messaging-Plattformen waren ursprünglich einfache Tools für den schnellen Austausch, haben sich aber zu hochentwickelten Plattformen entwickelt, die beeindruckende Features für das Projektmanagement integrieren.
Nutzen Sie also die Features von ClickUp, wie die Chat-Ansicht, den KI-Assistenten, die Automatisierung und die Nachrichtenvorlagen, um Instant Messaging bei der Arbeit effizient einzusetzen.
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