Smartsheet vs. Excel: Ein Leitfaden zum Vergleich

Die Verwaltung von Projekten über mehrere Abteilungen hinweg bedeutet oft, dass verschiedene Tabellenkalkulationen bearbeitet werden müssen, was zu Verwirrung und Ineffizienzen führen kann.

Während Microsoft Excel seit langem das tool der Wahl für die Organisation von Daten ist, bietet Smartsheet Excel-ähnliche Funktionen mit erweiterten Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements.

In diesem Blogbeitrag untersuchen wir die Stärken und Schwächen von Smartsheet und Excel, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches tool am besten zu Ihren Anforderungen im Bereich des Projektmanagements passt.

Außerdem stellen wir Ihnen eine alternative Lösung vor, die Ihnen noch mehr Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bieten könnte.

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine cloudbasierte Plattform für Projektmanagement mit mehr Features als ein herkömmliches Tabellenkalkulationstool.

Stellen Sie sich das Programm als eine Mischung aus Excel und einem speziellen Tool für das Projektmanagement vor – jedoch mit reibungsloseren Workflows und weniger Aufwand bei der Zusammenarbeit im Team.

Zu den zahlreichen Features gehören Gantt-Diagramme, automatisierte Workflows und anpassbare Vorlagen.

Features von Smartsheet

Smartsheet bietet alle Features, die Sie benötigen, um Ihr Leben zu vereinfachen. Lassen Sie uns diese gemeinsam erkunden:

1. Zusammenarbeit in Echtzeit

Mit Smartsheet können Sie und Ihr Team gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten – ohne Probleme mit der Versionskontrolle.

Jeder kann Aktualisierungen vornehmen, Kommentare hinterlassen und die Nachverfolgung des Fortschritts durchführen, ohne dass es zu Verwirrung durch endlose Anhänge in E-Mails kommt.

Außerdem können Sie Aufgaben zuweisen, Anhänge hinzufügen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen und alle Ihre Teammitglieder begleiten, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten (besonders hilfreich, wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten).

2. Automatisierte Workflows

Anstatt Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verschwenden (Erinnerungen versenden, Status-Felder aktualisieren usw.), können Sie mit den automatisierten Workflows von Smartsheet intelligente Auslöser einrichten.

Stellen Sie sich das wie das Aufstellen von Dominosteinen vor – eine Aktion ist der Auslöser für die nächste, bis alles perfekt zusammenpasst.

Möchten Sie Ihr Team benachrichtigen, wenn eine Frist näher rückt? Smartsheet sendet eine Benachrichtigung.

Muss ein Feld aktualisiert werden, wenn eine Aufgabe fertiggestellt ist? Erledigt. Automatisch.

Das Beste daran?

Sie können diese Workflows benutzerdefiniert an die individuellen Prozesse Ihrer Teams anpassen, wodurch Sie Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass nichts übersehen wird.

3. Gantt-Diagramme und Ressourcenmanagement

Wenn Sie es lieben, Ihre Projekte in einer leicht verständlichen Zeitleiste dargestellt zu sehen, können Gantt-Diagramme Ihr neuer Hack für die Produktivität werden.

Mit Gantt-Diagrammen in Smartsheet können Sie jede Aufgabe, jede Frist und jede Abhängigkeit darstellen, sodass Sie immer einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts haben. Sie müssen nicht mehr mühsam herausfinden, was wann fällig ist – Sie sehen alles auf einen Blick.

Smartsheet bietet Ihnen außerdem Tools zur Zeiteinteilung Ihrer Teams und ist sehr hilfreich beim Ressourcenmanagement.

Sie können die Nachverfolgung von Arbeitszeiten durchführen, Budgets verwalten, teamübergreifend koordinieren und vieles mehr – ganz ohne das übliche Chaos.

4. Nahtlose Integration

Die nahtlose Integration von Smartsheet mit Tools wie Google Workspace, Microsoft Teams und Power BI hebt Ihren Workflow auf ein neues Niveau.

Anstatt zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, zieht Smartsheet alle Ihre Daten an einen Ort und ermöglicht so eine einfache Zusammenarbeit und verbesserte Datenvisualisierung.

Sie können auch Daten aus externen Quellen abrufen, wodurch es einfacher wird, die Synchronisierung und den Stand von Alles zu halten.

5. Mobile Apps und Cloud-Speicher

Möchten Sie Ihre Projekte auch unterwegs verwalten? Mit den mobilen Apps von Smartsheet ist das kein Problem, denn damit haben Sie auch aus der Ferne die vollständige Kontrolle über Ihre Projekte.

Ob in einem Meeting oder außerhalb des Büros – mit nur wenigen Fingertipps können Sie schnell den Fortschritt von Aufgaben überprüfen, den Status aktualisieren oder Änderungen vornehmen.

Die Cloud-Speicher-Dienste von Smartsheet sorgen dafür, dass alle Ihre Daten sicher und zugänglich sind – keine verlorenen Dateien oder veralteten Versionen mehr.

Preise für Smartsheet

Was ist Excel?

Seit Jahrzehnten ist Microsoft Excel das bevorzugte Tabellenkalkulationstool für Alles, von der Erstellung von Diagrammen über die Analyse von Finanzdaten bis hin zur Organisation von Unternehmensdaten.

Excel bietet leistungsstarke Datenanalysefunktionen. Damit ist es ein unverzichtbares tool innerhalb der Microsoft Office-Suite für alle, die komplexe Berechnungen, strukturierte Daten oder Datenbanken verwalten.

Der Schwerpunkt liegt stark auf der Datenbearbeitung und -visualisierung. Sie können komplexe Formeln erstellen, komplexe Berechnungen durchführen und große Mengen an Informationen über das Layout mit Signatur organisieren.

Darüber hinaus lässt sich Excel in andere Microsoft Office-Anwendungen integrieren. Dies ist entscheidend für Workflows, die auf nahtlosen Übergängen zwischen anderen MS-Tools wie PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumenten basieren.

Excel-Features

Wenn Sie Excel bisher nur als Tabellenkalkulationstool verwendet haben, verpassen Sie eine Menge!

Excel ist ein leistungsstarkes Programm, das Daten- und Projektmanagementaufgaben vereinfacht. Es bewältigt alles von der erweiterten Datenvisualisierung bis hin zu Großprojekten (z. B. jährliche Unternehmensprüfungen) ohne Probleme.

Hier sind die Gründe, warum Excel nach wie vor eines der bekanntesten tools der Branche ist:

1. Komplexe Berechnungen und Formeln

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten das Jahresbudget des Marketingteams. Mit der Funktion „SUMIF“ können Sie die Gesamtausgaben für bestimmte Kampagnen anhand von Kriterien wie Monat oder Kanal berechnen.

Möchten Sie die Kosten pro Quartal weiter aufschlüsseln? Fügen Sie einfach eine „VLOOKUP“-Funktion ein, um genau die Daten aus mehreren Tabellen zu extrahieren, die Sie benötigen.

Mit einer umfangreichen Bibliothek von Formeln ermöglicht Excel den Benutzern, Zahlen zu verarbeiten, Aufgaben zu automatisieren und sogar Finanzanalysen ohne Schwierigkeiten durchzuführen.

Außerdem können Excel-Formeln über mehrere Blätter hinweg integriert werden. Dies hilft bei der Organisation und Nachverfolgung von Projektdaten oder sogar bei der Darstellung in einem leichter verständlichen Format.

2. Tools zur Datenvisualisierung und Diagrammerstellung

Die integrierten Diagrammtools von Excel sind ein Segen, wenn es um die Visualisierung von Daten geht.

Sie können Datenzeilen ganz einfach in Balkendiagramme, Kreisdiagramme oder Gantt-Diagramme umwandeln, um Daten effektiv zu visualisieren und so große Projekte und komplexe Daten zu vereinfachen.

Aber das ist noch nicht alles!

Excel kann auch mit Power BI integriert werden, um eine noch leistungsfähigere Business Intelligence und Analyse zu ermöglichen.

3. Automatisierung der Aufgaben mit Makros

Das Feature zur Automatisierung der Aufgaben von Excel, auch als Makro bekannt, ist ein echter Game Changer für alle, die ihre Produktivität steigern möchten.

Sind Sie es leid, monatliche Verkaufsdaten in zehn verschiedene Tabellen einzufügen?

Richten Sie einfach ein Makro ein, drücken Sie eine Schaltfläche und es ist erledigt (ja, so einfach ist das).

Müssen Sie endlose Zeilen farblich kennzeichnen? Richten Sie Ihr Makro ein, klicken Sie darauf, und schon ist Ihre Tabelle organisiert (ja, so einfach ist das).

Mit Makros können Sie wiederholende Aufgaben wie Formatierungen, Einträge und sogar die Berichterstellung automatisieren. Es ist, als hätten Sie einen persönlichen Assistenten für Ihre Tabellenkalkulation.

Sobald Sie Ihre Makros eingerichtet haben, erledigen diese die langweiligen Aufgaben, sodass Sie sich auf wichtige Dinge wie Datenanalyse und die Verwaltung Ihrer Mitglieder konzentrieren können.

Makros sind besonders nützlich bei Aufgaben des Projektmanagements oder umfangreichen Datensätzen, da sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.

4. Zusammenarbeit in Echtzeit (Excel Online)

Excel verfügt zwar nicht über die integrierten Kollaborationsfunktionen von Smartsheet, aber mit Excel Online kann Ihr Team dennoch die Bearbeitung an derselben Tabelle durchführen.

Keine Kopfschmerzen mehr wegen der Frage „Welche Version verwenden wir gerade?“.

Freigeben Sie einfach den Link, und schon können alle mitmachen, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen, als wäre es ein Gruppenchat.

Außerdem können Sie diese Daten jederzeit in eine PowerPoint-Präsentation umwandeln. Oder bringen Sie einige Erkenntnisse in eine Microsoft Teams-Diskussion ein.

5. Integration mit anderen Microsoft Office-Tools

Möchten Sie vor dem letzten wöchentlichen Meeting noch einige zusätzliche Spalten in Ihre PowerPoint-Präsentation einfügen? Fügen Sie einfach diese Excel-Tabellen ein.

Müssen Sie Live-Daten in Ihren Word-Dokumentbericht verknüpfen?

Kein Problem. Ändern Sie die Daten in Excel, und Ihr Word-Dokument wird automatisch aktualisiert.

Benötigen Sie noch mehr Echtzeit-Zusammenarbeit? Wechseln Sie einfach zu Microsoft Teams, geben Sie die Tabelle frei und brainstormen Sie mit Ihrem Team, ohne die App zu wechseln.

Darüber hinaus unterstützt Excel auch Cloud-Speicherdienste, sodass Sie Ihre Excel-Dateien speichern und von überall aus bearbeiten können.

Excel-Preise

Smartsheet vs. Excel: Vergleich der Features

Zeit für den Kampf!

Sowohl Smartsheet als auch Excel sind großartige tools, aber wie schneiden sie im direkten Vergleich ab? Wir haben den Vergleich zwischen Excel und Smartsheet Feature für Feature aufgeschlüsselt.

Feature Nr. 1: Zusammenarbeit in Echtzeit

In der ersten Runde der Debatte „Smartsheet vs. Excel” haben wir uns die Echtzeit-Zusammenarbeit angesehen, und Smartsheet hat hier eindeutig die Nase vorn.

Im Gegensatz zu Excel, wo mehrere Versionen freigegeben werden müssen oder man auf Excel Online zugreifen muss, können du und dein Team mit Smartsheet in Echtzeit zusammenarbeiten – egal, ob ihr Aufgaben zuweist, Aktualisierungen vornimmt oder Kommentare hinterlasst.

Alle sind buchstäblich auf derselben Seite! Excel Online bietet einige Features für die Zusammenarbeit, aber im Vergleich zur reibungslosen, integrierten Workflow-Automatisierung von Smartsheet wirken sie etwas umständlich.

Feature Nr. 2: Tools zur Datenvisualisierung und Diagrammerstellung

In diesem Aspekt des Vergleichs zwischen Smartsheet und Excel gibt es keinen klaren Sieger. Beide bieten robuste Features zur Datenvisualisierung.

Mit seinen Diagrammtools und der Integration mit Power BI eignet sich Excel hervorragend zum Erstellen von Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen und vielem mehr. Es ist seit langem die erste Wahl für die visuelle Darstellung von Daten.

Smartsheet liegt jedoch nicht weit zurück und bietet vielseitige Ansichten wie Gantt-Diagramme, Kalender und Raster, die die Visualisierung und Verwaltung von Projektdaten erleichtern.

Wenn Sie große Projekte verwalten, sind beide Plattformen geeignet, aber die Wahl hängt von Ihren Präferenzen hinsichtlich des Präsentationsstils ab.

Feature Nr. 3: Automatisierte Workflows

Als Nächstes haben wir automatisierte Workflows verglichen, wobei Smartsheet klar die Nase vorn hatte.

Die Automatisierungsfunktionen von Smartsheet helfen bei der Verwaltung sich wiederholender Aufgaben wie dem Versenden von Erinnerungen oder der Aktualisierung von Status-Feldern und machen die Aufgabenverwaltung wesentlich reibungsloser.

Excel verfügt nicht über dieses integrierte Feature, allerdings können Sie Makros verwenden, um Aufgaben zu automatisieren. Aber seien wir ehrlich: Makros erfordern eine steilere Lernkurve und sind nicht so intuitiv wie die Tools für die Automatisierung von Smartsheet.

Feature Nr. 4: Nahtlose Integration

In puncto Integration hat Excel die Nase vorn.

Dank seiner engen Verbindung zum Microsoft Office-Ökosystem lässt sich Excel mühelos in PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumente und Microsoft Teams integrieren. Sie können Live-Daten zwischen Apps verknüpfen und umfassende Aktualisierungen vornehmen.

Smartsheet lässt sich auch mit Tools wie Google Workspace und Power BI integrieren. Dennoch hat Excel aufgrund seiner Dominanz im Bereich der Microsoft Office-Anwendungen die Oberhand für Benutzer, die bereits in diese Suite investiert haben.

Feature Nr. 5: Lernkurve

Seien wir ehrlich: Die meisten von uns haben Excel schon früh kennengelernt, und es ist praktisch eines der ersten Programme, die viele von uns gelernt haben.

Die Grundlagen von Excel sind leicht zu erlernen, und selbst fortgeschrittenere Features wie komplexe Formeln und Datenfilterung werden mit etwas Übung schnell zur Selbstverständlichkeit.

Smartsheet hingegen ist zwar intuitiv für die Verwaltung von Projekten, erfordert jedoch etwas mehr Zeit zum Erlernen, insbesondere wenn Sie seine erweiterten Tools wie automatisierte Workflows und Ressourcenmanagement nutzen möchten.

Wenn Sie Teil eines kleinen Teams sind oder gerade erst mit Tools für das Projektmanagement beginnen, könnte Ihnen die Lernkurve von Smartsheet steiler erscheinen als die von Excel.

Smartsheet vs. Excel auf Reddit

Reddit-Benutzer haben viel zu sagen zur Debatte „Smartsheet vs. Excel“:

Ein frustrierter Benutzer gab seine Schwierigkeiten mit Smartsheet frei:

Ich habe das Gefühl, dass ich bei Smartsheet ständig an Limiten stoße, die mit anderer Software viel einfacher zu handhaben sind.

Außerdem wurden Probleme mit Skriptfunktionen, dem Kopieren von Spalten und dem Formular-Design aufgezeigt.

Allerdings sind nicht alle derselben Meinung. Ein Benutzer sagte:

…Smartsheet ist in Sachen Zusammenarbeit überlegen, aber Excel ist nach wie vor mein bevorzugtes tool für Analysen.

Einige Benutzer haben einen guten Mittelweg gefunden und verwenden beide Tools für unterschiedliche Aufgaben. Wie ein Redditor erklärte:

Smartsheet eignet sich hervorragend für Automatisierungen, Berichte, Dashboards usw., ist jedoch am besten für kleine Datensätze geeignet. Die Arbeit mit größeren Datensätzen in Smartsheet kann aufgrund der Limite hinsichtlich Zeilen, Zellen und Zellbezugen frustrierend sein.

Der allgemeine Konsens auf Reddit?

Smartsheet zeichnet sich (kein Wortspiel beabsichtigt) durch Projektmanagement und Zusammenarbeit aus, aber Excel wird für die Datenanalyse und die Verarbeitung großer Datensätze bevorzugt.

Lernen Sie ClickUp kennen – die beste Alternative zu Smartsheet und Excel.

Nachdem wir Smartsheet und Excel nun in mehreren Aspekten verglichen haben, ist es an der Zeit, ein neues tool kennenzulernen, das das Beste aus beiden Welten bietet und keine ihrer Limite aufweist.

Mehr Integrationen, integrierte KI-Funktionen, Zusammenarbeit in Echtzeit, Automatisierungs-Features und mehr als 1000 Vorlagen für alle Ihre Anforderungen im Bereich Projektmanagement.

Lernen Sie ClickUp kennen.

Hier erfahren Sie, wie ClickUp die besten Eigenschaften von Smartsheet und Excel (zusammen mit einigen zusätzlichen Features) vereint.

ClickUp hat einen Vorteil: ClickUp-Tabellenansicht

Stellen Sie sich die gesamte Leistungsfähigkeit von Excel-Tabellen vor, aber mit dem Flair integrierter Projektmanagement-Tools.

Mit der Tabellenansicht von ClickUp verwalten Sie nicht nur Daten, sondern verwandeln sie in umsetzbare Erkenntnisse, die Ihre Projekte vorantreiben.

Nehmen wir zum Beispiel ein Beispiel, bei dem Sie eine Marketingkampagne mit verschiedenen Ergebnissen, Fristen und Mitwirkenden verwalten.

Mit der Tabelle können Sie ganz einfach Aufgaben zuweisen, Fristen verfolgen und den Fortschritt in einer strukturierten Ansicht überwachen, während Sie gleichzeitig Ihr Kampagnenbudget und die Lieferantendaten verwalten – und das alles, ohne zwischen mehreren tools wechseln zu müssen.

ClickUp hat einen Vorteil Nr. 2: Tabellenvorlagen

Diese Vorlage herunterladen

Sie haben keine Zeit, Ihr eigenes System von Grund auf neu aufzubauen?

Kein Problem.

Die ClickUp-Tabellenvorlage hilft Ihnen beim Einstieg. Von der Verwaltung Ihrer Finanzanalysen bis zur Organisation Ihres nächsten großen Projekts – mit dieser Vorlage können Sie das Setup überspringen und direkt loslegen.

Im Gegensatz zu Excel, wo das Erstellen einer Vorlage von Grund auf ein aufwendiger Prozess sein kann, ist dies mit ClickUp schnell, einfach und – man kann es ruhig sagen – macht sogar Spaß!

Wenn Sie zusätzliche Flexibilität wünschen, bietet Ihnen die editierbare Tabellenvorlage von ClickUp eine vollständig anpassbare Erfahrung.

ClickUp hat einen Vorteil Nr. 3: Automatisierung und KI

Verlangsamen Sie wiederkehrende Aufgaben? Das muss nicht mehr sein.

Mit ClickUp Automations wird die Optimierung von Workflows zum Kinderspiel. In Kombination mit ClickUp Brain ist es der Assistent, an den Sie alltägliche Standardaufgaben delegieren können. Sie müssen lediglich Ihre Automatisierung beschreiben, und die KI richtet sie sofort ein – ganz ohne Programmieraufwand.

Ob Sie Erinnerungen versenden, Status aktualisieren oder Auslöser für Aktionen basierend auf bestimmten Bedingungen auslösen – ClickUp kümmert sich um die sich wiederholenden Aufgaben, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann.

ClickUp hat einen Vorteil Nr. 4: Aufgabenmanagement für Teams

Dank der Projektmanagement-Lösung von ClickUp war die Leitung eines Teams noch nie so einfach. Denken Sie an Gantt-Diagramme, Ressourcennachverfolgung und Aufgabenverteilung – ganz einfach.

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Produktentwicklungsteam.

Mit den Gantt-Diagrammen von ClickUp haben Sie die gesamte Zeitleiste des Projekts auf einen Blick – so behalten Sie den Überblick über Prioritäten, Abhängigkeiten und Fortschritte bei der Nachverfolgung.

Und wenn es darum geht, sich mit den Details zu befassen, sind ClickUp Aufgaben Ihre erste Wahl für die Organisation und Zuweisung der konkreten Arbeiten.

Mit ClickUp können Sie Workloads einfach verwalten und sicherstellen, dass niemand überlastet ist, während Sie mit ClickUp Docs alle relevanten Details und Dateien zum Projekt speichern können.

ClickUp Whiteboards ermöglichen Brainstorming-Sitzungen, während ClickUp Formulare Feedback oder Anfragen von Stakeholdern sammeln – alles auf derselben Plattform. Und wenn Sie eine benutzerdefinierte Ansicht Ihres Projekts benötigen, können Sie sich auf ClickUp Views – einschließlich Gantt-Diagrammen – verlassen, um Ihr Dashboard genau nach Ihren Wünschen zu organisieren.

Wählen Sie das intelligentere tool als Excel: ClickUp

Welches dieser Datenbankmanagementsysteme sollten Sie also wählen – Smartsheet, Excel oder ClickUp?

Wenn Datenanalyse Ihr Hauptaugenmerk ist, ist Excel kaum zu schlagen. Microsoft Excel ist nach wie vor die erste Wahl unter den Tabellenkalkulationsprogrammen, wenn es um die Verarbeitung von Zahlen und die Analyse von Daten geht, insbesondere bei komplexen Berechnungen.

Auf der anderen Seite ist Smartsheet eine gute Wahl, wenn Sie sich mehr auf Zusammenarbeit und Automatisierung konzentrieren möchten.

Wenn Sie jedoch das Beste aus beiden Welten suchen, ist ClickUp die perfekte Lösung für Sie.

ClickUp kombiniert leistungsstarkes Datenmanagement mit Echtzeit-Zusammenarbeit und KI-gestützter Automatisierung, um die Produktivität Ihres Teams projektübergreifend zu optimieren.

Sind Sie bereit, Ihre Projekte zu meistern? Sie können ClickUp noch heute kostenlos nutzen!