Die Verwaltung von Projekten über mehrere Abteilungen hinweg bedeutet oft, dass man mit verschiedenen Tabellenkalkulationen arbeiten muss, was zu Verwirrung und Ineffizienz führen kann.
Während Microsoft Excel seit langem ein beliebtes Tool für die Organisation von Daten ist, bietet Smartsheet Excel-ähnliche Funktionen mit erweiterten Möglichkeiten für das Projektmanagement.
In diesem Blog werden wir die Stärken und Schwächen von Smartsheet im Vergleich zu Excel untersuchen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches Tool am besten zu Ihren Anforderungen an das Projektmanagement passt.
Außerdem stellen wir eine alternative Lösung vor, die noch mehr Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet.
Was ist Smartsheet?
Smartsheet
Smartsheet ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Plattform mit mehr Features als das typische Tabellenkalkulations-Tool.
Betrachten Sie es als eine Mischung aus Excel und einem speziellen Projektmanagement-Tool - allerdings mit reibungsloseren Workflows und weniger Problemen bei der Zusammenarbeit im Team.
Zu den zahlreichen Features gehören Gantt-Diagramme, automatisierte Arbeitsabläufe und anpassbare Vorlagen.
Smartsheet Features
Smartsheet hat alle Features, die Sie brauchen, um Ihr Leben einfacher zu machen. Lassen Sie uns diese gemeinsam erkunden:
1. Zusammenarbeit in Echtzeit
Smartsheet
Mit Smartsheet können Sie und Ihr Team gleichzeitig an ein und demselben Dokument arbeiten - hier gibt es keine Alpträume der Versionskontrolle.
Jeder kann Aktualisierungen vornehmen, Kommentare hinterlassen und den Fortschritt nachverfolgen, ohne dass endlose Anhänge per E-Mail erforderlich sind.
Außerdem können Sie Aufgaben zuweisen, Anhänge hinzufügen, Abhängigkeiten von Aufgaben festlegen und mit allen Mitgliedern Ihres Teams nachverfolgen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten (besonders hilfreich, wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten).
Notizen: Neugierig auf weitere Excel-Alternativen? Sehen Sie sich unsere Liste an Die 11 besten Excel-Alternativen & Konkurrenten !
2. Automatisierte Arbeitsabläufe
via Smartsheet Anstatt Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben (Versenden von Erinnerungen, Aktualisieren von Status-Feldern usw.) zu verschwenden, können Sie mit den automatisierten Workflows von Smartsheet intelligente Auslöser einrichten.
Stellen Sie sich das wie die Einstellung von Dominosteinen vor - eine Aktion löst die nächste aus, bis alles perfekt zusammenpasst.
Möchten Sie Ihr Team benachrichtigen, wenn eine Frist näher rückt? Smartsheet sendet eine Benachrichtigung.
Sie möchten ein Feld aktualisieren, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist? Erledigt. Automatisch.
Und das Beste daran?
Sie können diese Workflows benutzerdefiniert an die individuellen Prozesse Ihres Teams anpassen und so Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihnen nichts entgeht.
3. Gantt Diagramme und Ressourcenmanagement
via Smartsheet Wenn Sie Ihre Projekte gerne in einer leicht verständlichen Zeitleiste sehen, können Gantt-Diagramme Ihr neues Produktivitätshack werden.
Mit Gantt-Diagrammen in Smartsheet können Sie jede Aufgabe, jeden Termin und jede Abhängigkeit von einer Aufgabe auf einer Karte darstellen, so dass Sie immer einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts haben. Sie müssen sich nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, was wann fällig ist - Sie sehen alles auf einen Blick.
Smartsheet gibt Ihnen auch die Tools an die Hand, mit denen Sie die Zeit Ihres Teams einteilen können, und ist sehr hilfreich bei der Ressourcenverwaltung.
Sie können Stunden nachverfolgen, Budgets verwalten, teamübergreifend koordinieren und vieles mehr - und das alles, ohne das übliche Chaos zu erledigen.
Auch gelesen: Wie man ein Gantt Diagramm in Google Tabellen erstellt (mit Vorlagen)
4. Nahtlose Integration
über Microsoft Die nahtlose Integration von Smartsheet in Tools wie Google Workspace, Microsoft Teams und Power BI hebt Ihren Workflow auf eine neue Ebene.
Anstatt zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, fasst Smartsheet alle Ihre Daten an einem Ort zusammen und ermöglicht so eine einfache Zusammenarbeit und verbesserte Datenvisualisierung .
Sie können auch Daten aus externen Quellen beziehen und so alles leichter synchronisieren und auf dem neuesten Stand halten.
5. Mobile Apps und Cloud-Speicher
Smartsheet
Müssen Sie Ihre Projekte von unterwegs aus verwalten? Mit den mobilen Apps von Smartsheet können Sie dies tun und haben so auch aus der Ferne die vollständige Kontrolle über Ihre Projekte.
Egal, ob Sie in einem Meeting oder unterwegs sind, Sie können mit wenigen Fingertipps den Fortschritt von Aufgaben überprüfen, den Status aktualisieren oder Änderungen vornehmen.
Mit den Cloud-Speicherdiensten von Smartsheet sind alle Ihre Daten sicher und zugänglich - keine verlorenen Dateien oder veralteten Versionen mehr.
Smartsheet Preise
- Pro: $9 pro Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung) für 1-10 Mitglieder, unbegrenzte Betrachter. Enthält Gantt-, Raster-, Board-, Kalender-Ansichten, unbegrenzte Ansichten, 250 Automatisierung/Monat
- Business: $19 pro Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung) für 3+ Mitglieder, unbegrenzte Gäste/Betrachter. Fügt Ansicht der Zeitleiste, Team-Nachverfolgung, Administrator tools, unbegrenzte Automatisierung und 1 TB Speicher hinzu
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preise. Beinhaltet alle Features für das Geschäft, plus KI-Formeln, SAML SSO, WorkApps, unbegrenzten Speicher und erweiterte Integrationen
Was ist Excel?
Microsoft
Microsoft Excel ist seit Jahrzehnten das beliebteste Tabellenkalkulations-Tool für alles, von der Erstellung von Diagrammen über die Analyse von Finanzen bis hin zur Organisation von Unternehmensdaten.
Excel bietet leistungsstarke Funktionen zur Datenanalyse. Das macht es zu einem unverzichtbaren Tool innerhalb der Microsoft Office-Suite für alle, die mit komplexen Berechnungen, strukturierten Daten oder der Verwaltung von Datenbanken zu tun haben.
Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Datenmanipulation und der Visualisierung von Daten. Sie können komplexe Formeln erstellen, komplexe Berechnungen durchführen und große Informationsmengen in seinem Signatur-Gitter-Layout organisieren.
Darüber hinaus lässt sich Excel mit anderen Microsoft Office-Anwendungen integrieren. Das macht es zu einem wichtigen Werkzeug für Workflows, die auf nahtlose Übergänge zwischen anderen MS-Tools angewiesen sind, z. B. PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente.
Auch gelesen: 25 beste kostenlose Projektmanagement-Software
Excel Features
Wenn Sie Excel bisher nur als Tabellenkalkulations-Tool benutzt haben, verpassen Sie eine Menge!
Excel ist ein leistungsstarkes Programm, das Aufgaben des Daten- und Projektmanagements vereinfacht. Alles, von der fortgeschrittenen Datenvisualisierung bis hin zu großen Projekten (z. B. die jährliche Betriebsprüfung), lässt sich damit problemlos bewältigen.
Hier erfahren Sie, warum Excel nach wie vor eines der bekanntesten Tools der Branche ist:
1. Komplexe Berechnungen und Formeln
Konsolidierung von Daten mit der VLOOKUP-Formel in Excel
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten das Jahresbudget des Marketing-Teams. Mit der Funktion "SUMIF" können Sie die Gesamtausgaben für bestimmte Kampagnen anhand von Kriterien wie Monat oder Kanal berechnen.
Möchten Sie die Kosten pro Quartal weiter aufschlüsseln? Fügen Sie einfach ein VLOOKUP ein, um die genauen Daten, die Sie benötigen, aus mehreren Blättern abzurufen.
Mit einer umfangreichen Bibliothek von Formeln können Benutzer in Excel problemlos Zahlen berechnen, Aufgaben automatisieren und sogar Finanzanalysen durchführen.
Außerdem lassen sich die Formeln von Excel in mehrere Blätter integrieren. Auf diese Weise lassen sich Projektdaten organisieren und nachverfolgen oder sogar in einem leichter verständlichen Format anzeigen.
2. Tools zur Datenvisualisierung und Erstellung von Diagrammen
Microsoft
Die in Excel integrierten Diagramm-Tools sind ein wahrer Lebensretter, wenn es um die Visualisierung von Daten geht.
Zur effektiven Datenvisualisierung können Sie ganz einfach Zeilen von Daten in Balkendiagramme, Kreisdiagramme oder Gantt-Diagramme umwandeln, was große Projekte und komplexe Daten vereinfacht.
Aber das ist noch nicht alles!
Excel kann auch mit Power BI integriert werden, um ein noch leistungsfähigeres Business Intelligence- und Analyseerlebnis zu ermöglichen.
3. Aufgaben-Automatisierung mit Makros
Microsoft
Das Feature zur Automatisierung von Aufgaben in Excel, auch bekannt als Makro, ist ein entscheidender Vorteil für alle, die ihre Produktivität steigern möchten.
Haben Sie es satt, monatliche Umsatzdaten in zehn verschiedene Tabellenblätter einzufügen?
Richten Sie einfach ein Makro ein, drücken Sie eine Schaltfläche, und schon ist es erledigt (ja, so einfach ist es).
Müssen Sie endlose Zeilen mit einem Farbcode versehen? Richten Sie Ihr Makro ein, klicken Sie auf die Schaltfläche, und schon ist Ihre Tabelle organisiert (ja, so einfach ist das).
Mit Makros können Sie sich wiederholende Aufgaben wie Formatierung, Dateneingabe und sogar Berichterstellung automatisieren. Es ist, als hätten Sie einen persönlichen Assistenten für Ihre Tabellenkalkulation.
Sobald Sie Ihre Makros eingestellt haben, erledigen sie die langweiligen Aufgaben, so dass Sie sich auf wichtige Dinge wie die Datenanalyse und die Verwaltung von Teammitgliedern konzentrieren können.
Makros sind vor allem bei Aufgaben im Projektmanagement oder bei umfangreichen Datenbeständen sehr nützlich, da sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.
4. Zusammenarbeit in Echtzeit (Excel Online)
Microsoft
Excel verfügt zwar nicht über das in Smartsheet eingebaute Flair der Zusammenarbeit, aber mit Excel Online kann Ihr Team trotzdem an derselben Tabelle arbeiten.
Kein Kopfzerbrechen mehr über die Frage "Mit welcher Version arbeiten wir?".
Geben Sie einfach den Link frei, und schon kann jeder mitmachen, Bearbeitungen vornehmen und Kommentare abgeben, als wäre es ein Gruppen-Chat.
Außerdem können Sie diese Daten jederzeit in eine PowerPoint-Präsentation umwandeln. Oder geben Sie einige Einblicke in eine Microsoft Teams-Diskussion.
Auch gelesen: 10 beste Excel KI-Tools zur Optimierung Ihres Spreadsheet Workflows
5. Integration mit anderen Microsoft Office tools
Microsoft
Sie müssen vor dem letzten wöchentlichen Meeting ein paar zusätzliche Spalten in Ihre PowerPoint-Präsentation einfügen? Dann fügen Sie diese Excel-Tabellen einfach ein.
Müssen Sie einige Live-Daten in Ihrem Word-Dokument Bericht verknüpfen?
Das ist kein Problem. Ändern Sie die Daten in Excel, und Ihr Word-Dokument wird automatisch aktualisiert.
Sie brauchen noch mehr Zusammenarbeit in Echtzeit? Wechseln Sie einfach zu Microsoft Teams, geben Sie die Tabelle frei und führen Sie ein Brainstorming mit Ihrem Team durch, ohne die App zu wechseln.
Darüber hinaus unterstützt Excel auch Cloud-Speicherdienste, so dass Sie Ihre Excel-Dateien speichern und von überall aus daran arbeiten können.
Excel-Preise
- Excel 2019 (einmaliger Kauf): $159.99
- Microsoft 365 Personal: Ab 6,99 $/Monat
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/Benutzer/Monat (jährliche Verpflichtung)
- Microsoft 365 Family (bis zu 6 Personen, einschließlich Excel und anderer Microsoft Apps): 9,99 €/Monat
Auch gelesen: Die 10 besten Alternativen & Konkurrenten zu Google Tabellen
Smartsheet vs. Excel: Features im Vergleich
Es ist Zeit für die Kampfaufgabe!
Sowohl Smartsheet als auch Excel sind großartige Tools, aber wie lassen sie sich nebeneinander vergleichen? Wir haben den Vergleich zwischen Excel und Smartsheet Feature für Feature aufgeschlüsselt.
Feature #1: Zusammenarbeit in Echtzeit
🏆Gewinner: Smartsheet
In der ersten Runde der Debatte zwischen Smartsheet und Excel ging es um die Zusammenarbeit in Echtzeit, und Smartsheet hat eindeutig die Nase vorn.
Im Gegensatz zu Excel, bei dem mehrere Versionen freigegeben werden müssen oder ein Zugang zu Excel Online erforderlich ist, können Sie und Ihr Team mit Smartsheet in Echtzeit zusammenarbeiten - egal, ob Sie Aufgaben zuweisen, Aktualisierungen vornehmen oder Kommentare hinterlassen.
Alle sind buchstäblich auf der gleichen Seite! Excel Online bietet zwar einige Features für die Zusammenarbeit, aber im Vergleich zu Smartsheets reibungsloser, integrierter Workflow-Automatisierung fühlen sie sich ein wenig klobig an.
Feature #2: Tools zur Datenvisualisierung und Diagrammerstellung
🏆Gewinner: Unentschieden
In diesem Aspekt des Kampfes zwischen Smartsheet und Excel gibt es keinen klaren Sieger. Beide bieten robuste Features zur Datenvisualisierung.
Mit seinen Diagramm-Tools und der Integration in Power BI eignet sich Excel hervorragend für die Erstellung von Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen und vielem mehr. Es ist seit langem die erste Wahl für die visuelle Darstellung von Daten.
Smartsheet steht dem jedoch in nichts nach und bietet vielseitige Ansichten wie Gantt-Diagramme, Kalender und Raster, die die Visualisierung und Verwaltung von Projektdaten erleichtern.
Wenn Sie große Projekte verwalten, ist jede der beiden Plattformen geeignet, um die Aufgabe zu erledigen, aber die Wahl hängt davon ab, welchen Präsentationsstil Sie bevorzugen.
Feature #3: Automatisierte Workflows
🏆Gewinner: Smartsheet
Als Nächstes haben wir automatisierte Workflows verglichen, und Smartsheet hat mit Leichtigkeit die Führung übernommen.
Die Automatisierung von Smartsheet hilft bei sich wiederholenden Aufgaben wie dem Versenden von Erinnerungen oder dem Aktualisieren von Status-Feldern und macht die Verwaltung von Aufgaben viel reibungsloser.
Excel verfügt nicht über dieses integrierte Feature, obwohl Sie Makros verwenden können, um Aufgaben zu automatisieren. Aber seien wir ehrlich - Makros erfordern eine steilere Lernkurve und sind nicht so intuitiv wie die Automatisierungstools von Smartsheet.
Feature #4: Nahtlose Integration
🏆Gewinner: Excel
Wenn es um Integration geht, hat Excel die Nase vorn.
Dank seiner engen Einbindung in das Microsoft Office-Ökosystem kann Excel mühelos mit PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten und Microsoft Teams integriert werden. Sie können Live-Daten zwischen Apps verknüpfen und Aktualisierungen übergreifend vornehmen.
Smartsheet lässt sich auch mit Tools wie Google Workspace und Power BI integrieren. Die Dominanz von Excel im Microsoft Office Applications Space gibt Benutzern, die bereits in diese Suite investiert haben, die Oberhand.
Feature #5: Lernkurve
🏆Gewinner: Excel
Seien wir ehrlich: Die meisten von uns wurden schon früh mit Excel vertraut gemacht, und es ist praktisch eines der ersten Programme, das viele von uns gelernt haben.
Die Grundlagen von Excel sind leicht zu erlernen, und selbst fortgeschrittene Features wie komplexe Formeln und Datenfilterung werden mit etwas Übung zum Selbstläufer.
Smartsheet hingegen ist zwar intuitiv für die Verwaltung von Projekten, braucht aber etwas mehr Zeit, um sich einzuarbeiten, vor allem, wenn Sie die fortgeschrittenen Tools wie automatisierte Workflows und Ressourcenmanagement nutzen möchten.
Wenn Sie zu einem kleinen Team gehören oder gerade erst mit Projektmanagement-Tools anfangen, ist die Lernkurve von Smartsheet vielleicht steiler als die von Excel.
Auch gelesen: 20 der besten Smartsheet Alternativen & Konkurrenten für Projektmanagement
Smartsheet vs. Excel auf Reddit
Reddit-Benutzer haben viel über die Debatte Smartsheet vs. Excel zu sagen: Ein frustrierter Benutzer gab seine Probleme mit Smartsheet frei:
Ich habe das Gefühl, dass ich auf Schritt und Tritt auf eine Limitierung von Smartsheet stoße, die in anderer Software viel einfacher zu handhaben ist.
Bcrosby25
Sie wiesen auch auf Probleme bei der Skripterstellung, dem Kopieren von Spalten und der Gestaltung von Formularen hin.
Aber nicht jeder ist der gleichen Meinung. Ein Benutzer sagte :
_...Smartsheet übertrifft die Zusammenarbeit, aber Excel ist immer noch mein bevorzugtes Tool für Analysen
Striking_Winner_4195
Einige Benutzer haben einen goldenen Mittelweg gefunden und verwenden beide Tools für unterschiedliche Aufgaben. Wie ein Redditor erklärte,
Smartsheet ist großartig für Automatisierungen, Berichte, Dashboards usw., eignet sich aber am besten für kleine Datensätze... Die Arbeit mit größeren Datensätzen in Smartsheet kann aufgrund der Limitierungen bei Zeilen/Zellbezug/Referenzen frustrierend sein
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Der allgemeine Reddit-Konsens?
Smartsheet glänzt (kein Wortspiel beabsichtigt) im Projektmanagement und in der Zusammenarbeit, aber Excel bleibt ein Favorit für die Datenanalyse und den Umgang mit großen Datensätzen.
Meet ClickUp-Die beste Alternative zu Smartsheet vs. Excel
Nun, da wir Smartsheet und Excel in vielerlei Hinsicht verglichen haben, ist es an der Zeit, ein neues Tool kennenzulernen, das das Beste aus beiden Welten bietet und keine ihrer Einschränkungen kennt.
Mehr Integrationen, eingebaute KI-Funktionen, Echtzeit-Zusammenarbeit, Automatisierungsfunktionen und mehr als 1000+ Vorlagen für all Ihre Bedürfnisse im Projektmanagement.
Sagen Sie "Hallo" zu ClickUp .
So kombiniert ClickUp das Beste aus den Stärken von Smartsheet und Excel (zusammen mit einigen zusätzlichen Features).
ClickUp's one up #1: ClickUp Tabellenansicht
verwandeln Sie Daten in verwertbare Erkenntnisse mit ClickUp's Tabellenansicht
Stellen Sie sich vor, Sie hätten alle Möglichkeiten von Excel-Tabellen, aber mit dem Flair von Projektmanagement tools, die direkt eingebaut sind.
Mit ClickUp's Ansicht der Tabelle verwalten Sie nicht nur Daten, sondern verwandeln sie in verwertbare Erkenntnisse, die Ihre Projekte voranbringen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verwalten eine Marketingkampagne mit verschiedenen Ergebnissen, Terminen und Mitwirkenden.
Mit der Tabellenansicht können Sie ganz einfach Aufgaben zuweisen, Fristen nachverfolgen und den Fortschritt in einer strukturierten Ansicht überwachen, während Sie gleichzeitig Ihr Kampagnenbudget und die Details zu Ihren Lieferanten verwalten - und das alles, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
Notiz: Sehen Sie sich unsere neueste SmartSheet vs ClickUp Vergleich um mehr über das perfekte tool für Sie zu erfahren.
ClickUp's one up #2: Tabellenkalkulationsvorlagen
Überspringen Sie den Aufwand und genießen Sie organisiertes Datenmanagement mit ClickUp's Spreadsheet Template
Keine Zeit, Ihr eigenes System von Grund auf zu entwickeln?
Kein Problem!
Die ClickUp Tabellenkalkulationsvorlage ist hier, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Von der Verwaltung Ihrer Finanzanalyse bis hin zur Organisation Ihres nächsten großen Projekts - mit dieser Vorlage überspringen Sie das Setup und können direkt loslegen.
Im Gegensatz zu Excel, wo sich das Erstellen einer Vorlage von Grund auf wie ein aufwändiger Prozess anfühlen kann, macht ClickUp es schnell, einfach und - wir wagen es zu sagen - spaßig!
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💡 Pro-Tipp: Wenn Sie neu in Projektmanagement tools sind, ClickUp's Vorlagen sind die perfekte Möglichkeit für den Einstieg. Sie finden Vorlagen, die nach Abteilungen, Branchen und Anwendungsfällen geordnet sind. Sie möchten ein Blatt zur Nachverfolgung Ihrer Einkäufe? Erledigt. Sie suchen nach einem Budgetplaner für Ihr nächstes Projekt? Auch erledigt.
ClickUp's one up #3: Automatisierung und KI
verwalten Sie Aufgaben und sparen Sie Ärger mit ClickUp's KI-gestützter Workflow-Automatisierung_
Sich wiederholende Aufgaben bremsen Sie aus? Jetzt nicht mehr. ClickUp Automatisierungen macht die Rationalisierung von Workflows zu einem Spaziergang im Park. Gepaart mit ClickUp Gehirn clickUp Brain ist der Assistent, an den Sie Ihre täglichen Standardaufgaben delegieren können. Zu erledigen ist lediglich die Beschreibung Ihrer Automatisierung, und die KI stellt sie sofort ein - ohne Programmierung.
Ganz gleich, ob Sie Erinnerungen verschicken, den Status aktualisieren oder Aktionen auf der Grundlage von Bedingungen auslösen - ClickUp kümmert sich um die sich wiederholenden Aufgaben, damit sich Ihr Team auf das große Ganze konzentrieren kann.
Auch gelesen: die 10 besten KI-Tools für Google Tabellen zum Optimieren Ihrer Tabellenkalkulationen
ClickUp's one up #4: Aufgabenmanagement für Teams
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Auch gelesen: Smartsheet gegen ClickUp: Welches Projektmanagement tool ist das beste?
Wählen Sie das intelligentere tool als Excel: ClickUp
Welches dieser Datenbankverwaltungssysteme sollten Sie also wählen - Smartsheet, Excel oder ClickUp?
Wenn die Datenanalyse Ihr Hauptaugenmerk ist, ist Excel kaum zu schlagen. Microsoft Excel ist nach wie vor die beliebteste Tabellenkalkulationssoftware, wenn es um die Berechnung von Zahlen und die Analyse von Daten geht, insbesondere wenn es um komplexe Berechnungen geht.
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