Ist Ihr Mac Desktop ein chaotischer Dschungel aus Dateien, Symbolen und Ordnern?
Hier ist die Wahrheit: Aufräumen auf dem Mac Desktop ist keine Raketenwissenschaft.
Sicher, es gibt viele apps zur Produktivität für Mac benutzer.
Aber manchmal braucht man nur ein paar tipps zur digitalen Entrümpelung um es richtig zu machen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Dateien auf dem Mac organisieren können. Wir besprechen auch, wie Sie diese Struktur in eine All-in-One-Software für Projektmanagement wie ClickUp übertragen können.
12 Wege, Dateien und Ordner auf dem Mac zu organisieren
1. Organisieren Sie Elemente in Ordnern
Klicken Sie auf Ihrem Mac auf das "Finder"-Symbol (das blau-weiße Gesichtssymbol) im "Dock", um das "Finder"-Fenster zu öffnen.
Sie können die Registerkarte 'Neueste' anzeigen, die alle Ihre neuesten Dateien auflistet, unabhängig davon, wo sie auf dem System gespeichert sind.
Navigieren Sie nun zu dem Ort, an dem Sie den Ordner "Dokumente" erstellen möchten. Nehmen wir für dieses Beispiel an, dass Sie alles auf Ihrem Desktop ablegen möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte "Desktop" unter "Favoriten" im Seitenmenü des "Finder"-Fensters.
Drücken Sie nun die Tasten 'Umschalt-Befehl-N', um einen neuen Ordner auf dem 'Desktop' zu erstellen Dieser Ordner dient als vorübergehender Ort, um alle losen Dateien zu sammeln, bevor Sie sie organisieren
Auf Ihrem Bildschirm erscheint ein Ordner mit dem Namen 'Untitled Folder' (Unbenannter Ordner).
Benennen Sie den Ordner in "Organisieren" um, klicken Sie ihn an und ziehen Sie ihn in den Abschnitt "Favoriten" der seitlichen Menüleiste des Finders (direkt unter "Desktop"), wie auf dem Screenshot unten gezeigt.
Profi-Tipp: Sie können dies mit mehreren Dateien gleichzeitig erledigen - halten Sie einfach die "Befehl"-Taste gedrückt, klicken Sie auf die Elemente (sie müssen nicht nebeneinander liegen) und ziehen Sie sie in den Ordner.
Sie können auch schnell Elemente auf dem Desktop in Ordnern gruppieren . Markieren Sie alle Elemente, die Sie gruppieren möchten, klicken Sie bei gedrückter Ctrl-Taste auf eines der Elemente, und wählen Sie dann Neuer Ordner mit Auswahl. Denken Sie daran, dass gesperrte Elemente nicht gruppiert werden können.
2. Unterordner erstellen
Kehren Sie zum Ordner "Organisieren" zurück und erstellen Sie Unterordner für jede Hauptkategorie, in die Sie Ihre eigenen Dateien einordnen möchten
Für dieses Beispiel haben wir die folgenden Kategorien gewählt: "Ordner für Dokumente", "YouTube-Vorlagen", "Stock Media", "PPT-Vorlagen", "Software-Screenshots", "Marketing-Materialien" und "Tutorials zur Installation von Apps"
3. Ähnliche Ordner zusammenführen
Dies mag zwar wie das Auffinden doppelter Ordner erscheinen, ist aber nicht ganz einfach. Wenn Sie zum Beispiel einen Ordner mit demselben Namen für denselben Speicherort erstellen, könnten Sie den ersten Ordner versehentlich überschreiben und wertvolle Informationen verlieren.
Aber wie bei den meisten Dingen gibt es auch hier einen Ausweg.
Hier sind zwei Möglichkeiten, wie Sie Ordner auf einem Mac sicher zusammenführen können.
Ordner mit dem Finder zusammenführen
Wenn Sie einen Ordner zu einem Speicherort hinzufügen, an dem sich bereits ein Ordner mit demselben Namen befindet, werden Sie mit einer Meldung gefragt, ob Sie diesen Vorgang stoppen, den Ordner im Speicherort ersetzen oder beide zusammenführen möchten. Wenn Sie verschiedene Dateien mit demselben Namen haben, sollten Sie "Anhalten" wählen, damit die Dateien nicht überschrieben werden.
Wenn Sie beide Ordner beibehalten möchten, müssen Sie den Ordner ziehen und vor dem Loslassen die Optionstaste gedrückt halten, damit eine neue Option namens "Zusammenführen" erscheint. Klicken Sie darauf.
Bei Dateien mit demselben Namen wird eine "2" an den Dateinamen angehängt, so dass Sie sowohl die ursprüngliche als auch die neue Datei beibehalten können, ohne dass Inhalte verloren gehen.
Ordner mit Terminal zusammenführen
Die zweite Methode verwendet Terminal und einen Befehl namens "ditto ", der den Inhalt zweier Ordner zusammenführt, einschließlich aller Unterordner darin.
Öffnen Sie Terminal und geben Sie ein: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Fügen Sie die tatsächlichen Namen der Ordner anstelle von "source_folder" und "target_folder" ein
Anstatt den Ordnerpfad einzugeben, können Sie die Ordner auch per Drag-and-Drop in Ihr Terminalfenster ziehen.
4. Bevorzugen Sie Ihre Ordner
Wenn es zu viele Ordner und Unterordner gibt, kann die Suche nach einem bestimmten Ordner, den Sie häufig oder für spezielle Anforderungen verwenden, schnell unübersichtlich werden. Die gute Nachricht ist, dass Sie jeden beliebigen Ordner zu Ihren Favoriten in der Seitenleiste des Finders hinzufügen können. So erledigen Sie das:
- Öffnen Sie ein neues Finder-Fenster
- Suchen Sie den Ordner, den Sie bevorzugen möchten
- Ziehen Sie ihn in Ihre Seitenleiste
5. Dateien nach Typ sortieren
Sie können Ihre Dateien auch nach "Typ" sortieren, um ähnliche Dateien (PDFs, Bilder, Dokumente usw.) zu gruppieren.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Ordner "Downloads" und wählen Sie "Sortieren nach">"Art ". So können Sie sehen, welche Dateien Sie haben und wohin Sie sie verschieben müssen.
Wenn Sie Ihre Dateien nach der gewünschten Kategorisierung sortiert haben, verschieben Sie sie in die entsprechenden Unterordner. Beispiel: Fotos und Videos kommen in den Ordner "Archivmedien" und Screenshots in den Ordner "Software-Screenshots".
6. Tags verwenden
Um wichtige Dateien nach Prioritäten zu ordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, wählen Sie 'Tags' und vergeben Sie benutzerdefinierte Tags wie 'Dringend' oder 'Zu erledigen'. Gekennzeichnete Dateien werden zur leichteren Identifizierung mit farbigen Punkten neben ihrem Namen angezeigt.
Sie können schnell auf markierte Dateien zugreifen, indem Sie auf die entsprechende Farbe unter "Tags" in der Seitenleiste des "Finders" klicken.
Weiterlesen: die 10 besten Apps zum Zu erledigen für Mac
7. Versuchen Sie Intelligente Ordner
Um Dateien auf Ihrem Mac dynamisch zu gruppieren, öffnen Sie "Finder" und gehen Sie zu "Datei" > "Neuer intelligenter Ordner"
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche (+) oben rechts im Fenster neben "Speichern", um ein Suchkriterium hinzuzufügen.
Sie erhalten zwei Dropdown-Menüs, aus denen Sie Ihre Auswahl treffen können.
In diesem Beispiel haben wir "Datum der letzten Änderung" und "vor" gewählt, um schnell auf alle Dateien zuzugreifen, die diese Kriterien erfüllen (ohne sie von ihrem ursprünglichen Speicherort zu verschieben).
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" oben rechts im Fenster und geben Sie Ihrem "intelligenten Ordner" einen Namen
Der "Intelligente Ordner" wird automatisch unter dem Seitenmenü "Favoriten" angezeigt.
💡Pro-Tipp: Wenn Sie zwei Ordner mit demselben Namen an verschiedenen Orten haben, halten Sie die Optionstaste gedrückt und ziehen Sie einen Ordner auf den anderen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie "Zusammenführen", um die Inhalte der beiden Ordner zusammenzuführen. Auf diese Weise werden Duplikate beseitigt und Dateien kombiniert.
8. Entwickeln Sie Ihr Dateibenennungssystem
Wenn Sie Ihre Dateiorganisation mit einem Benennungssystem strategisch ausrichten, können Sie beim Auffinden von Dateien Zeit sparen.
Basierend auf Ihrem Workflow oder Ihren persönlichen Dokumenten sollten Sie die folgenden Punkte in Ihren Dateinamen aufnehmen:
- Einen Projekt-/Personennamen
- Eine Beschreibung dieser speziellen Datei
- Das Datum, an dem Sie mit der Arbeit an der Datei begonnen haben
- Eine beliebige Nummer der Version
- Ihre Initialen, wenn es sich um eine Datei handelt, die Sie an andere Personen weitergeben wollen
Denken Sie daran, dass Ihre Dateien je nach Ansicht des Finders alphabetisch geordnet sind.
💡Pro-Tipp: Wenn Sie das Datum an den Anfang des Dateinamens setzen, bleiben die Dateien in chronologischer Reihenfolge, damit Sie sie schneller abrufen können
9. Verwenden Sie Stapel, um Dateien automatisch zu organisieren Desktop-Stapel ermöglichen es Ihnen, Dateien in übersichtlichen Gruppen auf Ihrem Desktop anzuordnen. Stapel sind vergleichbar mit intelligenten Ordnern, aber für Ihren Desktop. Stapel können nach Art, Datum oder Tags gruppiert werden
Wenn Sie beispielsweise nach Art gruppieren, erscheinen alle Fotos in einem Stapel, Präsentationen in einem anderen und so weiter. Alle neuen Dateien, die Sie hinzufügen, werden sofort in den entsprechenden Stapel verschoben, so dass Sie alles mühelos in der richtigen Reihenfolge halten können.
Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf Ihrem Desktop befinden, und klicken Sie dann auf Ansicht > Stapel verwenden > Tags
Um einen Stapel anzusehen, zu öffnen oder zu schließen, brauchen Sie nur darauf zu klicken, und schon werden die Dateien auf Ihrem Desktop ausgebreitet. Wenn Sie die Dateien jedoch anzeigen möchten, ohne den Stapel zu öffnen, müssen Sie nur einen Klick darauf erledigen:
- Bewegen Sie Ihre Maus über einen Stapel
- Wischen Sie mit dem Trackpad oder der Maus nach links oder rechts, und das Symbol und der Name des Stapels ändern sich entsprechend den einzelnen Dateien im Stapel
- Doppelklicken Sie auf die gewünschte Datei, um sie zu öffnen
10. Speichern von Dateien auf iCloud Drive
Mit iCloud Drive können Sie Ihre Ordner und Dateien über mehrere Geräte hinweg synchronisieren. Das hilft Ihnen bei der Abfrage von Dateien auf Ihren Apple-Geräten, wenn Sie mehrere iPads oder iPhones verwenden
Hier erfahren Sie, wie Sie iCloud Drive auf Ihrem Mac aktivieren können:
- Öffnen Sie die Systemeinstellungen.
- Klicken Sie auf Apple ID > iCloud.
- Schalten Sie iCloud Drive ein.
- Klicken Sie erneut auf iCloud Drive
- Wählen Sie Optionen, um die Ordner und Apps auszuwählen, die Sie mit Ihrem Mac synchronisieren möchten
💡Pro-Tipp: Wenn Sie iCloud Desktop und Dokumente einschalten können Sie die gleichen Elemente des Desktops auf einem anderen Mac erhalten, indem Sie sich mit demselben iCloud-Konto anmelden und iCloud Desktop und Dokumente auf diesem Mac aktivieren.
11. Anordnen von Dateien auf Ihrem Desktop
Sie können Ihre Dateien auf dem Desktop nicht nur nach Name, Art, Hinzufügedatum, Größe, Tags usw. sortieren, sondern auch die Anzeige der Ordner nach Symbolgröße, Rasterabstand, Textgröße und mehr Elemente ausrichten und Größe ändern nach Ihren Wünschen aus, um den Desktop persönlicher und ästhetischer zu gestalten. Klicken Sie einfach auf den Desktop, wählen Sie Ansicht > Aufräumen nach und wählen Sie dann aus, wie Sie die Dateien anordnen möchten.
12. Externe Apps verwenden
Schließlich können Sie auch Apps von Drittanbietern verwenden, um Ihre Dateien und Ordner effizient zu organisieren, wenn Sie dies wünschen. Diese helfen Ihnen nicht nur bei der Nachverfolgung und dem Löschen von doppelten Dateien, sondern auch beim Durchsuchen und Aufräumen Ihres Download-Wirrwarrs.
Da haben Sie es!
Mit diesen Schritten sind Sie auf dem besten Weg zu einem aufgeräumten Mac Desktop. Der Schlüssel ist Beständigkeit - nehmen Sie sich täglich ein paar Minuten Zeit für ordnen von Dateien und Ordnern auf Ihrem System, und bald wird es Ihnen zur zweiten Natur werden.
Denken Sie daran: Ein wenig Aufwand heute wird Ihnen später viel Ärger ersparen.
Weiterlesen: Intelligenter arbeiten: Entdecken Sie die 10 besten KI-Tools für Mac
Organisieren Sie Ihre Dateien mühelos mit ClickUp
Jetzt, wo Sie gelernt haben MacBook-Hacks für die Dateiorganisation, warum dort aufhören? Lassen Sie uns einen Schritt weitergehen und ClickUp erkunden, eine effektive Software zur Aufgabenverwaltung, die über Lösungen zur Aufgaben- und Dateiverwaltung hinausgeht.
Die Dokumentenverwaltungssoftware umfasst fortschrittliche Funktionen wie ClickUp Docs für die Dateiorganisation und ist damit eine hervorragende Option für Personen, die ihren digitalen Workspace optimieren möchten.
Sie bietet fortschrittliche Tools und Funktionen, um Ihre Textdokumente, Aufgaben und Projekte dynamisch und kollaborativ zu kategorisieren, zu suchen und zu optimieren.
Sprechen Sie über wie man sich bei der Arbeit besser organisieren kann .
Sind Sie neugierig geworden?
1. ClickUp Dokumente erforschen
Für den Anfang, ClickUp Dokumente kann als digitaler Aktenschrank zur effizienten Speicherung von Client-Informationen fungieren.
Nehmen wir an, Sie widmen jedem Client ein Dokument, um wichtige Dokumente wie Verträge, Projektunterlagen, Rechnungen und verzeichnisvorlagen . Sie können auch Google Drive- oder Dropbox-Dateien direkt in das Dokument einbetten, um den Zugriff zu erleichtern.
Erstellen und verbinden Sie Dokumente, Wikis und mehr mit Ihren Projekt-Workflows
Wenn Client-bezogene Dateien und Ordner lokal gespeichert sind (z. B. auf Ihrem MacBook), ziehen Sie sie einfach in das entsprechende ClickUp-Dokument. **So bleibt alles an einem Ort und Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Apps wechseln, wenn Sie Ihre Arbeit erledigen
Sie können auch freigabefähige Links erstellen und Berechtigungen für Ihre Teammitglieder in Ihren ClickUp Dokumenten verwalten. Die Datenschutz- und Bearbeitungsfunktionen stellen sicher, dass nur die richtigen Personen auf sensible Informationen zugreifen und diese anzeigen können.
Um noch weiter zu gehen, erstellen Sie ClickUp Aufgaben für jeden Client die entsprechenden Dokumente anhängen, Fälligkeitsdaten festlegen und Teammitglieder zuweisen. Diese Integration rationalisiert Ihr Dokumentenmanagement workflow und die Organisation von Projekten.
*Weiter lesen: die 10 besten Apps zur Aufgabenverwaltung für Mac-Benutzer
2. ClickUp Projekt-Hierarchie-Leitfaden nutzen
Dann kommt die ClickUp Projekt Hierarchie Anleitung die es Ihnen ermöglicht, das große Ganze zu sehen, ohne relevante Details zu übersehen.
Lassen Sie uns Ihnen erklären, wie das geht.
Innerhalb jedes Workspace auf der Plattform können Sie Spaces für bestimmte Projekte oder Abteilungen erstellen, z. B. "Marketing" oder "Client-Projekte" Jeder Space kann "Ordner" enthalten, um verwandte Dateien zu organisieren.
Halten Sie Dateien organisiert mit ClickUp's Projekt Hierarchie Guide
Diese Hierarchie sichert, dass jede Datei ihren Platz im System hat, und macht es einfach, Ihre Dokumente zu finden und zu verwalten. Legen Sie zum Beispiel in einem Space "Kundenprojekte" für jeden Client einen Ordner an, der Listen mit Verträgen, Rechnungen und Leistungen enthält.
3. ClickUp-Listen verwenden
Verwenden Sie ClickUp Listenansicht um diese Organisation anhand von Definitionskriterien wie Dateitypen, Ordner- und Dateinamen, Fristen und Prioritätsstatus wie "In Gebrauch", "Archiviert" oder "In Prüfung" zu verbessern
Aufgaben mit klassischen To-Do-Listen verwalten mit der Listenansicht von ClickUp
Sie können Listen auch mit Farben personalisieren, um den Status von Projekten anzuzeigen oder Ihre Arbeit visuell besser zu unterscheiden. Aber das ist noch nicht alles.
4. Testen Sie Universal Search auf ClickUp
Müssen Sie eine bestimmte Datei schnell finden?
Geben Sie einfach den Namen in die Suchleiste ein, und ClickUp zeigt Ihnen genau das an, wonach Sie suchen, egal ob es sich im ClickUp-Workspace, in einer verbundenen App (z. B. Dropbox, Slack und Google Drive) oder auf Ihrem lokalen Laufwerk befindet. Das ist die Stärke von Universal Search auf ClickUp .
Mehr personalisierte und relevante Suchergebnisse in ClickUp Universal Search
So können Sie beispielsweise Aufgaben nach Terminen filtern, um zu erkennen, was dringend erledigt werden muss, z. B. bald fällige Angebote oder anstehende Vertragsverlängerungen. Oder Sie können Dateien mit Beschreibungen wie "Rechtlich", "Finanziell" oder "Persönlich" versehen und dann nach diesen Tags filtern, um bestimmte Dokumente zu finden.
Und das ist noch nicht alles, ClickUp Gehirn , der in ClickUp eingebaute KI-Assistent, merkt sich Ihre Suchgewohnheiten und verbessert sich mit der Zeit, so dass Sie noch genauere Ergebnisse erhalten.
Bekommen Sie alle Ihre Abfragen zur Dateisuche genau beantwortet mit ClickUp Brain
Wenn Sie zum Beispiel häufig nach "Verträgen" für bestimmte Clients suchen, wird ClickUp Brain diese Ergebnisse bei zukünftigen Suchen priorisieren. Das bedeutet, je mehr Sie die Plattform nutzen, desto intelligenter wird sie, so dass Sie Dateien schneller und genauer finden können.
Weiterlesen: Meistern Sie Ihre Zeit mit dem die 10 besten Kalender Apps für Mac
Lassen Sie Ihr digitales Durcheinander Ihren Workflow nicht verlangsamen
Es gibt Wichtigeres zu erledigen, als wertvolle Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten zu verlieren, da sich Ineffizienzen schnell ansammeln können.
Nehmen Sie stattdessen Ihre Zeit mit strategischer Dateiorganisation in die Hand.
Die richtige Strukturierung Ihrer Akten verringert Ablenkungen, minimiert Fehler und sorgt für reibungslosere Abläufe. Diese Praxis ist unerlässlich für die Koordinierung großer Projekte, die Verwaltung von Client-Akten und die Überwachung sensibler Dokumente.
Zum Glück bietet ClickUp die Tools, um einen zentralisierten, effizienten Arbeitsbereich zu schaffen - von der Organisation von Aufgaben mit der ClickUp-Hierarchie über die Listenansicht für detaillierte Filterung bis hin zur Nutzung fortschrittlicher Features wie KI.
Also, worauf warten Sie noch? Melden Sie sich kostenlos für ClickUp an und legen Sie los.