Wie man ChatGPT für Excel-Formeln | ClickUp verwendet

Haben Sie schon einmal auf eine leere Excel-Zelle gestarrt und sich gewünscht, Sie könnten ihr einfach sagen, was sie zu erledigen hat?

Eine funktionale Microsoft Excel-Formel zu erstellen, kann schwierig sein, vor allem, wenn Sie versuchen, Formeln zu erstellen, die mehr als nur einfache Berechnungen durchführen können. Oft geht es um Testversuche und Fehler, was für Anfänger frustrierend sein kann.

Genau hier kann ChatGPT helfen.

Es kann Excel-Formeln mit Leichtigkeit schreiben und spart Ihnen dabei mehrere Stunden.

Lassen Sie uns lernen, wie man mit ChatGPT Excel-Formeln erstellt. Wir werden auch einige wichtige, fortgeschrittene Formeln für die Datenanalyse untersuchen. 👇

Verständnis von Excel-Formeln

Die Stärke von Excel liegt in seiner Vielseitigkeit. Es ist eine leistungsstarke tabellenkalkulationsprogramm für Benutzer aus verschiedenen Feldern, darunter Finanzen, Datenwissenschaft, Marketing usw.

Hier sind einige wichtige Formeln, die Sie verwenden können, wenn Sie in einem dieser Felder tätig sind.

Für Finanzanalysten

• SUMME:

Was wird zu erledigen sein? Addiert einen Bereich von Zahlen.

Beispiel: Zur Berechnung der Summe der Verkaufszahlen aus den Spalten A1 bis A10 in einer Tabellenkalkulation.

Formel: =SUMME(A1:A10)

• AUSGABE:

Was erledigt es zu? Berechnet den Mittelwert eines Bereichs.

Beispiel: Nützlich für die Ermittlung des durchschnittlichen Umsatzes über einen bestimmten Zeitraum.

Formel: =AVERAGE(A1:A10)

• COUNT:

Zu erledigen? Zählt die Anzahl der Zellen, die Zahlen enthalten.

Beispiel: Sie können zählen, in wie vielen Monaten die Verkaufszahlen in einem Verkaufsblatt erfasst wurden.

Formel: =COUNT(A1:A10)

• VLOOKUP:

Was erledigt es zu? Es sucht nach einem Wert in einer Tabelle und gibt damit verbundene Informationen aus einer anderen Spalte zurück.

Beispiel: Sie können den Namen einer Aktie in einer Spalte nachschlagen und ihren Preis aus einer anderen Spalte zurückgeben.

Formel: =VLOOKUP(A2, B2:D10, 3, FALSE)

• IF:

Was wird zu erledigen sein? Führt einen logischen Test durch und gibt einen Wert auf der Grundlage des Ergebnisses zurück.

Beispiel: Überprüft, ob die Ausgaben ein Limit überschreiten und gibt "Ja" oder "Nein" zurück

Formel: =IF(A1>1000, "Über Budget", "Innerhalb Budget")

• PMT:

Was wird zu erledigen? Berechnet die Zahlung für ein Darlehen auf der Grundlage konstanter Zahlungen und Zinssätze.

Beispiel: Nützlich bei der Analyse der monatlichen Zahlungen für verschiedene Darlehensbeträge.

Formel: =PMT(rate, nper, pv), wobei:

rate: Der Zinssatz für das Darlehen

nper:_ Die Gesamtzahl der Zahlungen für das Darlehen

pv:_ Der Gegenwartswert, d. h. der Gesamtbetrag, den eine Reihe von künftigen Zahlungen jetzt wert ist

Für Datenwissenschaftler

• INDEX & ÜBEREINSTIMMUNG:

Was wird zu erledigen sein? Eine flexiblere Alternative zu VLOOKUP für die Suche nach Daten in Tabellen.

Beispiel: Sie können nach einem bestimmten Wert in Spalte A suchen und Daten aus Spalte B zurückgeben.

Formel: =INDEX(B2:B10, MATCH(A2, A2:A10, 0))

• LEN:

Was erledigt es zu? Zählt die Anzahl der Zeichen in einer Zelle.

Beispiel: Verwenden Sie dies, um die Länge von Einträgen zu überprüfen, insbesondere bei Textfeldern.

Formel: =LEN(A1)

• VERKETTUNG:

Was erledigt es zu? Kombiniert Text aus mehreren Zellen.

Beispiel: Sie können Vornamen und Nachnamen in einer Zelle mit einem Space dazwischen zusammenführen.

Formel: =CONCATENATE(A1, " ", B1)

• TRANSPOSE:

Zu erledigen? Konvertiert einen vertikalen Bereich von Daten in einen horizontalen (oder umgekehrt).

Beispiel: Transponieren einer Spalte von Daten in eine Zeile, um Muster besser sichtbar zu machen.

Formel: =TRANSPOSE(A1:A5)

• RANK:

Was erledigt es zu? Weist jedem Wert in einem Datensatz einen Rang zu, was für die Analyse geordneter Daten nützlich ist.

Beispiel: Reiht Aktienkurse oder Kundenausgaben vom höchsten zum niedrigsten Wert.

Formel: =RANK(A1, A1:A10)

• TEXT:

Was wird zu erledigen sein? Konvertiert Zahlen in Text mit Formatierung.

Beispiel: Verwenden Sie dies, um große Nummern zu Präsentationszwecken als Währung zu formatieren.

Formel: =TEXT(A1, "$#,##0.00")

Die Vielseitigkeit der Formel beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Datenanalyse. Sie können verwenden Excel für die Berichterstellung . So können Sie beispielsweise umfangreiche Cash Flow-Prognosen zusammenfassen, um Trends, Muster und Schlüssel zu erkennen.

Sie können auch Excel für das Projektmanagement . So können Sie beispielsweise Features wie Gantt-Diagramme, Tabellen und bedingte Formatierungen verwenden, um Zeitleisten für Projekte zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, Termine zu überwachen und vieles mehr.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ChatGPT effektiv zum Schreiben von Excel-Formeln nutzen können.

Wie man ChatGPT für Excel-Formeln verwendet

Schritt 1. Starten Sie ChatGPT und öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle

Um loszulegen, halten Sie sowohl ChatGPT als auch Excel bereit.

Die ChatGPT schnittstelle, in die Sie Ihre Excel-Formel-Anfragen eingeben können

Schritt 2. Fragen Sie ChatGPT nach speziellen Finanzformeln

Wenn Sie Finanzmodelle erstellen, ist Spezifität entscheidend.

Wenn Sie ChatGPT um allgemeine Formeln bitten, erhalten Sie möglicherweise nicht das, was Sie brauchen. Seien Sie also klar in Bezug auf die von Ihnen verwendeten finanziellen Begriffe und geben Sie bei Bedarf Bedingungen an.

Wenn Sie zum Beispiel den Gegenwartswert (NPV) zukünftiger Cash Flows berechnen müssen, geben Sie den Rabatt und die relevanten Zeiträume in Ihrer Anfrage an.

Beispiel:Wie berechne ich den Nettogegenwartswert (NPV) für die Cash Flows in A2 bis A7 unter Verwendung eines 5%igen Rabatts?

ChatGPT erstellt dann eine Formel, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, wie diese hier:

Generierte Formel: =NPV(0.05, A2:A7)

ChatGPT generiert eine benutzerdefinierte NPV-Formel auf der Grundlage einer klaren und spezifischen Aufforderung

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Schritt 3. Überprüfen und Anpassen der Formel

Sobald Sie von ChatGPT eine Formel erhalten haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sie zu überprüfen. Überprüfen Sie die folgenden Punkte:

• Korrekte Terminologie: Vergewissern Sie sich, dass die Formel Ihren finanziellen Begriffen entspricht. Wenn Sie mit Cash Flows, Einnahmen oder Zinsen arbeiten, stellen Sie sicher, dass die Formel dies widerspiegelt
• Angemessene Zellbezüge: Überprüfen Sie, ob die Formel auf die richtigen Zellen in Ihrem Datensatz verweist. Instanzen mit Kapitalwertformeln sollten sich beispielsweise auf die Zellen beziehen, die Ihre Cash Flows enthalten, und nicht auf Daten ohne Bezug

Schritt 4. Kopieren Sie die Formel und fügen Sie sie in Excel ein

Wenn Sie mit der Formel zufrieden sind, können Sie sie in Excel einfügen.

• Kopieren Sie die Formel: Kopieren Sie einfach den Text aus ChatGPT
• Einfügen in Excel: Wählen Sie die entsprechende Zelle in Ihrem Arbeitsblatt aus, in der Sie die Formel anwenden möchten, und fügen Sie sie ein

Nach dem Einfügen drücken Sie Eingabetaste. Excel führt die Berechnung durch, egal ob es sich um NPV, IRR oder eine andere finanzielle Metrik handelt.

Excel-Tabelle mit einer auf einen Bereich von Cash Flow-Daten angewandten Barwertformel

Schritt 5. Analysieren Sie die Ergebnisse

Nachdem Sie Ihre Formel angewendet haben, sehen Sie sich die Ergebnisse an. Überprüfen Sie die Ausgabe, indem Sie sie überprüfen:

• Vergleich mit Benchmarks: Wenn Sie den NPV oder IRR bereits berechnet haben, vergleichen Sie die Ergebnisse von ChatGPT mit Ihren früheren Berechnungen
• Szenariotests: Versuchen Sie, verschiedene Rabattsätze oder Cash Flow-Annahmen anzuwenden, um zu sehen, wie die Formel reagiert. Dies wird Ihnen helfen, die Robustheit Ihres Modells zu beurteilen

Falls erforderlich, können Sie die Formel anpassen, indem Sie Zellbezüge ändern oder zusätzliche Parameter hinzufügen. Zum Beispiel könnten Sie die Formel so ändern, dass nur positive Cash Flows berücksichtigt oder Ausreißer ausgeschlossen werden.

Schritt 6. Erweitern Sie Formeln über Datensätze hinweg

Sobald Sie eine funktionierende Formel haben, möchten Sie diese vielleicht auf mehrere Zeilen oder Spalten von Daten anwenden. Wenn Sie verschiedene Abteilungen oder Projekte analysieren, kann ChatGPT dynamische Formeln erstellen, die sich leicht an Ihr gesamtes Finanzmodell anpassen lassen.

Sie können die Formel entweder über die relevanten Zellen ziehen oder ChatGPT bitten, eine spezielle Formel zu erstellen, die einen ganzen Bereich auf einmal abdeckt.

Schritt 7. Testen und Verfeinern der Formel

Testen ist wichtig, besonders im Finanzbereich. Geben Sie verschiedene Datenszenarien ein, um zu prüfen, wie gut sich die Formel anpasst:

• Best vs. Worst Case: Wenden Sie die Formel auf verschiedene Finanzprognosen an, z. B. optimistische oder konservative Umsatzprognosen
• Grenzfälle: Was passiert, wenn die Cash Flows negativ oder gleich Null sind? Kann die Formel dies korrekt erledigen?

Falls Anpassungen erforderlich sind, bitten Sie ChatGPT um Verbesserungen.

Beispiel: Wenn Ihre Formel für den Kapitalwert negative Cash Flows enthält, die nicht vorhanden sein sollten, können Sie nachfragen: 'Wie kann ich die Formel ändern, um negative Cash Flows auszuschließen?'

Behebung häufiger Fehler und Probleme

Unklare Eingabeaufforderungen

Vage Aufforderungen können zu ungenauen Formeln führen. Seien Sie bei Ihren Anforderungen immer genau. Wenn die Formel nicht funktioniert, überarbeiten Sie Ihre Aufforderung, um Klarheit zu schaffen.

Fehler beim Kopieren und Einfügen

Achten Sie darauf, dass Sie die gesamte Formel korrekt kopieren und keine Zeichen fehlen. Eine unvollständige Formel kann zu Fehlern in Excel führen.

Formelanpassungen

Es kann vorkommen, dass Sie die ChatGPT-Eingabeaufforderung an Ihre spezifische Datenstruktur anpassen müssen. Testen Sie gründlich und wiederholen Sie die Anpassungen nach Bedarf.

👀 Bonus: Erkunden Sie diese tabellenkalkulationsvorlagen um Ihren Workflow zu vereinfachen und Ordnung zu halten.

Praktische Beispiele für die Verwendung von ChatGPT für Excel-Formeln

Beispiel 1: Erstellen einer verschachtelten IF-Anweisung

Verschachtelte IF-Anweisungen können knifflig sein, besonders wenn es um mehrere Bedingungen geht. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste mit Verkaufsdaten und möchten die Verkaufsleistung anhand des Betrags kategorisieren:

• Über 1.000 $: "Hoch"
• Zwischen 500 und 1.000 $: "Mittel"
• Unter 500 $: "Niedrig"

Zu erledigen: Wie schreibe ich eine Excel-Formel, um die Verkaufsleistung als "Hoch" zu kategorisieren, wenn der Betrag über 1000 liegt, "Mittel", wenn er zwischen 500 und 1000 liegt, und "Niedrig", wenn er unter 500 liegt?

ChatGPT-Antwort: =IF(A1 > 1000, "Hoch", IF(A1 >= 500, "Mittel", "Niedrig"))

Erläuterung: Kopieren Sie diese Formel und fügen Sie sie in das Einzelziel in Ihrem Excel-Blatt ein, wobei Sie A1 durch den entsprechenden Zellbezug ersetzen.

ChatGPT generiert eine verschachtelte IF-Formel, um die Verkaufsleistung zu kategorisieren

Beispiel 2: Generierung einer Pivottabelle Formel

Angenommen, Sie haben Umsatzdaten und möchten mithilfe einer Pivottabelle eine Zusammenfassung erstellen, die den Gesamtumsatz pro Region zeigt. Obwohl Excel über integrierte Tools für Pivottabellen verfügt, benötigen Sie möglicherweise einen formelhaften Ansatz. Sehen wir uns das an:

ChatGPT prompt: Wie kann ich in Excel eine Formel schreiben, um den Gesamtumsatz pro Region zusammenzufassen?

ChatGPT Antwort: =SUMIF(A:A, "Region1", B:B)

Erläuterung: Diese Formel summiert die Umsätze in Spalte B, wenn die Region in Spalte A mit "Region1" übereinstimmt Sie können "Region1" durch andere Regionen ersetzen oder Zellbezüge verwenden.

ChatGPT bietet eine SUMIF-Formel für die Zusammenfassung der Verkäufe nach Region

Beispiel 3: Einstellung von Datenvalidierungsregeln

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten validieren, damit sie korrekt und in der richtigen Reihenfolge sind. Wenn Sie die Eingabe in einer Zelle auf einen bestimmten Bereich von Werten beschränken möchten, z. B. auf eine Liste vordefinierter Kategorien (z. B. 'Genehmigt', 'Ausstehend', 'Abgelehnt'), können Sie die Datenvalidierung verwenden.

Sie stellt sicher, dass nur gültige Einträge aus der Liste akzeptiert werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und die Konsistenz Ihrer Daten gewahrt wird.

Zu erledigen: Wie richte ich die Datenüberprüfung in Excel so ein, dass nur die Werte "Fertiggestellt", "Ausstehend" oder "In Bearbeitung" zugelassen werden?

ChatGPT-Antwort: Gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie die Zelle(n), gehen Sie zu Daten > Datenüberprüfung, wählen Sie 'Liste', und geben Sie die Werte ein: Fertiggestellt, Ausstehend, In der Warteschleife.

Erläuterung: Folgen Sie den von ChatGPT bereitgestellten Schritten, um die Datenüberprüfung in Excel einzurichten.

ChatGPT erklärt, wie man Datenvalidierungsregeln in Excel einstellt

Beispiel 4: Automatisierung komplexer Datumsberechnungen

Angenommen, Sie möchten die Anzahl der Arbeitstage zwischen zwei Daten berechnen, ohne Wochenenden und Feiertage.

ChatGPT-Aufforderung: Wie kann ich eine Excel-Formel schreiben, um die Zahl der Arbeitstage zwischen zwei Daten in den Zellen A1 und B1 zu berechnen, ohne Wochenenden?

ChatGPT-Antwort: =NETWORKDAYS(A1, B1)

Erläuterung: Diese Formel berechnet die Zahl der Arbeitstage zwischen den Daten in den Zellen A1 und B1. Um Feiertage auszuschließen, können Sie einen Bereich von Feiertagsdaten als dritten Parameter hinzufügen.

ChatGPT bietet eine Formel zur Berechnung der Zahl der Arbeitstage zwischen zwei Terminen

Auch gelesen: Zeit- und Stundenberechnung in Excel (einschließlich Formeln)

Beispiel 5: Kombinieren von Text und Nummern

Stellen Sie sich vor, Sie müssen Text und numerische Werte aus verschiedenen Zellen in einer einzigen Zelle kombinieren und schön formatieren. Instanz wollen Sie zum Beispiel einen Produktnamen und seinen Preis kombinieren.

Zu erledigen: Wie schreibe ich eine Excel-Formel, um Text aus Zelle A1 und eine Zahl aus Zelle B1 mit einem Dollarzeichen zu kombinieren?

ChatGPT Antwort: =A1 & " kostet $" & TEXT(B1, "#,##0.00")

Erläuterung: Diese Formel kombiniert den Text in Zelle A1 mit der formatierten Zahl in Zelle B1.

ChatGPT generiert eine Formel, um Text und Nummern mit bestimmten Formaten zu kombinieren

Auch gelesen: die 10 besten KI-Excel-Tools für Produktivität

Einschränkungen bei der Verwendung von ChatGPT für Excel

ChatGPT ist zwar ein praktisches Tool zum Schreiben von Excel-Formeln und zur Vereinfachung komplexer Aufgaben, aber es hat auch seine Grenzen. Hier sind einige von ihnen:

• Geschränktes Verständnis komplizierter Datensätze: ChatGPT kann allgemeine Formeln auf der Grundlage der von Ihnen eingegebenen Eingabeaufforderungen erstellen, hat aber keinen direkten Zugriff auf Ihren tatsächlichen Datensatz. Das bedeutet, dass es Ihre Daten nicht kontextbezogen analysieren kann
• Schwierigkeiten mit stark benutzerdefinierten Formeln: Für fortgeschrittene Aufgaben, die stark benutzerdefinierte Formeln erfordern, wie z.B. solche, die Array Funktionen beinhalten, bieten die ChatGPT Excel Formeln nicht immer die optimale Lösung. Es kann eine Grundstruktur vorschlagen, aber die Verfeinerung der Struktur für ein komplexes Szenario kann manuelle Anpassungen und ein tieferes Verständnis von Excel erfordern
• Abhängigkeit von der Formulierung der Abfrage: Die Effektivität der Antworten von ChatGPT hängt stark davon ab, wie Sie Ihre Abfrage formulieren. Vage oder unvollständige Abfragen können zu ungenauen oder zu einfachen Formeln führen. Um das Beste aus ChatGPT herauszuholen, müssen Sie präzise und anschaulich erklären, was Sie mit der Formel erreichen wollen
• Unfähigkeit, fortgeschrittene Excel-Features zu handhaben: Während ChatGPT bei Standardformeln und -funktionen helfen kann, unterstützt es keine fortgeschrittenen Excel-Features wie VBA-Makros, benutzerdefinierte Funktionen oder dynamische Array-Funktionen, die in neueren Excel Versionen eingeführt wurden. Für diese fortgeschrittenen Aufgaben müssen Sie auf speziellere Tools oder manuelle Codierung zurückgreifen
• Risiko von Syntaxfehlern oder Missverständnissen: ChatGPT kann manchmal Formeln generieren, die Syntaxfehler enthalten oder die spezifischen Anforderungen der Formelstruktur von Excel missverstehen. Dies gilt insbesondere für komplexere Formeln oder wenn mehrere Funktionen integriert werden. Möglicherweise müssen Sie diese Fehler beheben, um sicherzustellen, dass die Formel in Ihrer Tabellenkalkulation korrekt funktioniert

Lesen Sie auch: 10 erstklassige KI-Tools für die Datenvisualisierung Verwendung von ClickUp Brain zur Verwaltung Ihrer Tabellenkalkulationen

Die Verwaltung Ihrer Daten über zwei verschiedene Tools hinweg kann schnell kompliziert werden. Das ständige Wechseln zwischen den Plattformen führt oft zu verpassten Informationen, doppelten Einträgen oder einfach zu einem Zeitverlust bei dem Versuch, alles nachzuverfolgen.

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Hier erfahren Sie, wie sie Ihnen helfen können.

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Im Gegensatz zu einer statischen Excel-Tabelle unterstützt die Tabellenansicht eine dynamische Datenorganisation. Sie können benutzerdefinierte Felder zur Nachverfolgung von Informationen wie dem Fortschritt von Aufgaben, Dateianhängen oder Bewertungen erstellen und so die Flexibilität bei der Verwaltung verschiedener Datentypen in unterschiedlichen Projekten gewährleisten.

Und das ist nur der Anfang der benutzerdefinierten Funktionen. Sie können Spalten hinzufügen, neu anordnen und in der Größe verändern, um sich auf die wichtigsten Informationen zu konzentrieren, so dass Sie Ihre Daten auf eine Weise verwalten können, die direkt auf die Anforderungen Ihres Projekts abgestimmt ist.

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Es funktioniert auch hervorragend als Excel-Alternative bei der Arbeit mit Daten jeglicher Art.

Eines seiner herausragenden Features ist die Massenbearbeitung.

Anders als in Excel, wo jede Zelle einzeln geändert werden muss, können Sie in der Ansicht "Tabelle" mehrere Aufgaben auswählen und gleichzeitig Änderungen vornehmen. So können Sie beispielsweise Teammitglieder zuweisen, Tags hinzufügen oder Aufgaben über die Massenaktion-Symbolleiste archivieren.

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Mit den erweiterten Sortier- und Filteroptionen können Sie Aufgaben nach verschiedenen Kriterien wie Status, Priorität oder Fälligkeitsdatum gruppieren. Dieses Maß an Kontrolle ähnelt den Filtermöglichkeiten von Excel, ist aber direkt in Ihren Projektmanagement-Workflow integriert.

Darüber hinaus ermöglicht die Ansicht der Tabelle den Datenexport in CSV- oder Excel-Formate und bietet Ihnen so die Flexibilität, bei Bedarf weitere Analysen oder Berichterstellungen außerhalb von ClickUp durchzuführen.

Gruppieren Sie Aufgaben nach verschiedenen Kriterien mithilfe der erweiterten Sortier- und Filteroptionen in der ClickUp Ansicht der Tabelle

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Häufig gestellte Fragen

1. Kann ChatGPT mit komplizierten Excel-Formeln umgehen?

Ja, ChatGPT kann mit einem breiten Bereich von Excel-Formeln umgehen, einschließlich verschachtelter IF-Anweisungen, VLOOKUPs und anderer häufig verwendeter Funktionen. Es kann jedoch Probleme mit komplizierteren Formeln geben, die mehrere Logikebenen oder stark benutzerdefinierte Anforderungen beinhalten.

2. Wie behebt man ChatGPT-Fehler bei der Erstellung von Excel-Formeln?

Wenn die von ChatGPT generierte Formel nicht wie erwartet funktioniert, suchen Sie zunächst nach Syntaxfehlern, wie z. B. fehlenden Klammern oder falschen Zellbezügen. Stellen Sie sicher, dass die Formel mit Ihrer spezifischen Datenstruktur übereinstimmt. Wenn Sie immer noch Probleme haben, versuchen Sie, Ihre Abfrage an ChatGPT mit mehr Details zu formulieren.

3. Ist ChatGPT für Datenanalyseverfahren geeignet?

ChatGPT kann bei grundlegenden bis mäßig komplexen Aufgaben der Datenanalyse helfen, z. B. beim Erstellen komplizierter Formeln für Berechnungen, beim Zusammenfassen von Datensätzen und sogar beim Erstellen von Formeln für Pivottabellen. Es ist jedoch nicht ideal für sehr fortgeschrittene Datenanalysen, die ein tiefes Verständnis von statistischen Methoden oder komplexer Modellierung erfordern.