Die Welt des Business steht am Scheideweg mehrerer entscheidender Ereignisse. Die Pandemie hat die Art und Weise verändert, wie wir Arbeit sehen - Remote- und Hybridmodelle wurden zum Mainstream. Die künstliche Intelligenz hat mit GenAI einen praktischen Reifegrad erreicht. Die Technologie ist zu einem noch wichtigeren Bestandteil der Geschäfte geworden.
Das Ergebnis ist, dass sich Organisationen weltweit in einem Zustand der konstanten digitalen Transformation befinden. Es ist kein Wunder, dass der Markt für die digitale Transformation den Prognosen zufolge ein Volumen von 4907 Milliarden Dollar bis 2030 .
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es bei der digitalen Transformation nicht nur um die Einführung neuer Technologien geht. Sie stellt einen grundlegenden Wandel der Rolle dar, die Technologie im Business spielt. Es handelt sich um einen organisatorischen Wandel, der die Neugestaltung von Geschäftsabläufen, die Rationalisierung von Prozessen und die Änderung von Verhaltensweisen erfordert, um Werte auf dem Markt zu schaffen.
Das People Process Technology (PPT)-Framework ist darauf ausgelegt, genau das zu ermöglichen. PPT verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für die digitale Transformation, der über die Technologie hinausgeht. Bei PPT steht die Technik sogar an letzter Stelle!
Wenn Sie neugierig sind, wie das PPT-Modell Ihnen helfen kann, Ihre strategischen Ziele der digitalen Transformation zu erreichen, lesen Sie weiter.
Was ist das People, Process, and Technology Framework?
Das People, Process, Technology (PPT) Framework ist ein Modell zur Bewertung und Verbesserung der organisatorischen Effektivität. Es konzentriert sich auf drei Schlüssel-Elemente.
🧑🏻 Menschen: Die menschlichen Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation, einschließlich der Mitarbeiter, Auftragnehmer und Interessengruppen. In diesem Teil des Rahmens geht es um Fähigkeiten, Wissen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Kultur.
➡️ Prozess: Workflows, Verfahren und Methoden, die Sie für die Führung Ihrer Geschäfte verwenden. Dazu gehören die formellen und informellen Prozesse, die vom Urlaubsantrag bis zur Qualitätskontrolle reichen.
🛠️ Technologie: Die Tools, Systeme und die Infrastruktur, die erfolgreiche Geschäfte unterstützen. Dazu gehören Software, Hardware und andere technische Ressourcen.
Obwohl die digitale Transformation in den 2000er Jahren an Bedeutung gewann, geht der PPT-Rahmen auf das Modell des Managementpsychologen Harold Leavitt aus dem Jahr 1965 zurück. Das Diamond-Modell von Leavitt konzentrierte sich auf vier Schlüsselkomponenten: Menschen, Aufgaben, Struktur und Technologie.
Nach Leavitt sind diese Elemente miteinander verbunden, und Veränderungen in einem Bereich wirken sich unweigerlich auf die anderen aus. Im Laufe der Zeit wurde das Diamond-Modell weiterentwickelt, wobei die Komponenten "Struktur" und "Aufgaben" umgedeutet oder zu dem zusammengeführt wurden, was wir heute als "Prozesse" bezeichnen
Dieser Wandel spiegelt die wachsende Erkenntnis wider, dass Arbeitsabläufe formalisiert und optimiert werden müssen, da die Technologie immer stärker in die Geschäftspraktiken integriert wird. Dies gilt insbesondere, wenn es um die Organisation geht strategie der digitalen Transformation .
Denken Sie daran, dass der Rahmen für Mensch-Prozess-Technologie mehr als nur diese drei Elemente umfasst; es geht auch um ihre Verflechtung und Interaktion.
Zum Beispiel geht es nicht nur um das Projektmanagement-Tool, für das die Organisation bezahlt, sondern auch darum, wie die Teams es nutzen und wie es ihre Leistung formt.
Das werden wir als nächstes untersuchen.
Das Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Technologie in Geschäften
Uber, das größte Taxiunternehmen der Welt, besitzt keine Fahrzeuge. Facebook, der weltweit beliebteste Eigentümer von Medien, erstellt keine Inhalte. Alibaba, der wertvollste Einzelhändler, hat kein Inventar. Und Airbnb, der weltgrößte Anbieter von Unterkünften, besitzt keine Immobilien. Hier geschieht etwas Interessantes. Tom Goodwin sprecher, Verfasser und Führungskraft im Business
Dieser Wandel in der Geschäftswelt schafft auch ein neues Zusammenspiel zwischen den Aspekten Mensch, Prozesse und Technologie. So geht's.
Menschen
Die Menschen sind das Herzstück einer jeden Initiative zur digitalen Transformation. Ihr Wissen, ihre Fähigkeiten, ihre Kreativität, ihre Leidenschaft und ihre Führungsqualitäten führen den Wandel durch und unterstützen ihn.
Ihre Fähigkeit, Prozesse zu befolgen, kann zu Effizienz, Geschwindigkeit, Konsistenz und Compliance führen. Wenn sie sich jedoch gegen den Einsatz von Technologie sträuben, verpassen sie möglicherweise einfachere, schnellere und bequemere Wege zur Arbeit.
Engagierte Mitarbeiter verstehen die Absicht des Prozesses und befolgen ihn mit Bedacht. Sie sind besser in der Lage, die Technologie effektiv zu nutzen, was zu einem agileren und reaktionsfähigeren Unternehmen führt.
Prozess
Prozesse beziehen sich auf die Art und Weise, wie die Menschen in einer Organisation Veränderungen durchführen. Sie umfassen Arbeitsabläufe, Verfahren und Methoden, die von den Mitarbeitern angewandt werden. Das kann alles sein, vom Umgang mit einem aufgeregten Kunden bis zum Schreiben durchdachter antworten auf Briefe von siebenjährigen Kindern .
Gut durchdachte Prozesse sorgen dafür, dass die Abläufe effizient und skalierbar sind und mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Sie helfen den Mitarbeitern, konsistente Arbeit zu leisten, und verringern oft die Entscheidungsmüdigkeit. Sie helfen auch den Technologie-Teams, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren, um die Produktivität zu verbessern.
Technologie
Zur Technologie gehören die Tools, Systeme und die Infrastruktur, die im Unternehmen eingesetzt werden. Dies kann alles sein, von Software und Hardware bis hin zu Datenverwaltungssystemen und Kommunikationsplattformen.
**Die Technologie, die wir verwenden, formt die Art und Weise, wie wir denken. Wenn Sie nur eine Tabellenkalkulation sehen, denken Sie zwangsläufig in Zeilen und Spalten. Durch die Wahl der richtigen Technologie können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter entweder fördern oder behindern. Ebenso können Sie Prozesse verbessern oder verkomplizieren.
Jeden Tag interagieren Menschen, Prozesse und Technologie auf unzählige Arten miteinander. Wir wissen, dass ein optimales Zusammenspiel dieser drei Faktoren außergewöhnliche Ergebnisse hervorbringen kann.
Schauen wir uns an, wie Sie das unterstützen können.
Implementierung des PPT-Frameworks in der realen Welt
Die Einfachheit des PPT-Frameworks kann oft über seine komplexe Struktur hinwegtäuschen. Jede Organisation wäre im Unrecht, wenn sie die Dutzende, wenn nicht Hunderte von Möglichkeiten ignorieren würde, wie die drei Elemente interagieren und sich gegenseitig beeinflussen.
Die Nutzung des PPT-Frameworks als Teil einer Projektmanagement- oder digitalen Transformationsstrategie erfordert einen durchdachten Ansatz. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die ein Projektmanagement-System wie ClickUp .
1. Erstellen Sie eine Karte Ihrer Mitarbeiter-, Prozess- und Technologielandschaft
Wenn Ihnen das wie eine gewaltige Aufgabe vorkommt, dann ist es das auch. Beginnen Sie also damit, den Umfang Ihres Projekts zu umreißen. Wenn Sie zum Beispiel im Rahmen Ihrer Initiative zur digitalen Transformation ein Tool zur Automatisierung von Tests implementieren, könnten Sie Folgendes erledigen:
Personen: Denken Sie an alle Stakeholder des Tools, nicht nur an seine direkten Benutzer. Dazu könnten Business-Analysten, Entwickler, DevOps, Kundenservice-Teams usw. gehören.
Prozess: Erstellen Sie eine Karte der aktuellen Testprozesse, die Sie anwenden. Identifizieren Sie Lücken und kritische Punkte.
Technologie: Auch wenn die Automatisierung von Tests ein ganz neues Tool ist, das Sie noch nicht haben, denken Sie an die gesamte Technologie, die Sie in diesem Prozess verwenden. Sie könnten zum Beispiel ein System zur Nachverfolgung von Fehlern verwenden. Oder Sie listen Fehler einfach in einer Tabelle auf. Prüfen Sie sie alle, auch wenn sie tangential erscheinen.
Prozessabbildung mit ClickUp Whiteboards
Verwenden Sie eine prozessabbildung tool wie ClickUp Whiteboards um dies visuell und kollaborativ zu gestalten. Bringen Sie verschiedene Interessengruppen auf dieselbe Seite, diskutieren Sie Elemente, hinterlassen Sie Kommentare, sprechen Sie Bedenken an und ergreifen Sie Maßnahmen - alles an einem Ort.
⚡️ Vorlagenarchiv: Für Anfänger, hier sind einige vorlagen für Prozesskarten um Ihnen den Schrecken einer leeren Seite zu ersparen.
Das PPT-Framework in Aktion: Das integrierte PPT-Ökosystem von Apple
Apples vorbildlicher Produktentwicklungsprozess demonstriert das defte Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Technologie. Als Philosophie integriert Apple Hardware, Software und Dienstleistungen eng miteinander, um die Qualitätskontrolle und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
Um dies zu erreichen, stellt das Unternehmen Top-Ingenieure ein, pflegt eine Kultur der Design-Exzellenz und investiert in fortschrittliche Fertigungstechniken, wodurch ein nahtloses Ökosystem innerhalb des Unternehmens entsteht.
2. Haben Sie eine klare Vision
Legen Sie für Ihr Projekt zur digitalen Transformation eine klare Vision fest. Legen Sie spezifische Geschäftsziele und Metriken für den Erfolg für jedes der drei Elemente fest: Menschen, Prozesse und Technologie.
Kristallisieren Sie Ihre Projektvision mit ClickUp Docs
Dokumentieren Sie Ihre Vision in Form eines Handbuchs oder einer Projekt-Charta mit ClickUp Dokumente . Nutzen Sie die KI-Fähigkeiten von ClickUp Gehirn um sie zusammenzufassen, Aufgaben zu erstellen, Benutzer zu benachrichtigen, usw.
3. Erstellen Sie einen ausgewogenen Plan für die Ressourcenzuweisung
Eine erfolgreiche Transformation erfordert ausgewogene Investitionen in Menschen, Prozesse und Technologie. Setzen Sie die Ressourcen mit Bedacht ein und vermeiden Sie Überinvestitionen in einem Bereich auf Kosten anderer, da die Folgen katastrophal sein können.
🚫 Überbetonung der Technologie: Wenn man der Technologie Vorrang vor den Menschen und den Prozessen einräumt, kann dies zu komplexen Systemen führen, die von den Mitarbeitern nur ungern benutzt werden, oder zu Prozessen, die nicht auf die Technologie abgestimmt sind.
Dies kann zu unzureichend genutzten Tools, zum Widerstand der Mitarbeiter und letztlich zu einer schlechten Investitionsrentabilität führen.
Wenn Sie beispielsweise ein komplexes Tool für das Management von Kundenbeziehungen (CRM) einführen und Ihre Teams es nicht mögen, wird es nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen, wenn Sie sie zwingen, es zu benutzen.
Um dies zu vermeiden, investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter für jede neue Technologie, die Sie einführen. Richten Sie die Technologie an den tatsächlichen Bedürfnissen und Fähigkeiten der Belegschaft des Unternehmens aus
🚫 Überbetonung des Menschen: Eine starke Fokussierung auf den menschlichen Aspekt ohne entsprechende Aufmerksamkeit für Prozesse und Technologie kann zu uneinheitlichen Ergebnissen, Ineffizienz und mangelnder Skalierbarkeit führen. Die Mitarbeiter schaffen möglicherweise Prozesse, die nur für sie bequem sind, oder führen zu viele manuelle Aufgaben aus, was zu Burnout führen kann.
Vermeiden Sie dies, indem Sie den Fokus auf die Mitarbeiter durch klar definierte Prozesse und die richtigen technologischen Tools ausgleichen, die zu organisatorischer Effizienz und Konsistenz beitragen.
sagen Sie Nein zu manuellen Aufgaben mit ClickUp Automation_
Verwenden Sie zum Beispiel ClickUp-Automatisierungen zur Verringerung des manuellen Workloads und des Zeitaufwands für mechanische Routineaufgaben.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir haben Hilfe mitgebracht. Schauen Sie sich beispiele für die Automatisierung von Business-Prozessen um Ihre Prozesse zu rationalisieren.
🚫 Überbetonung von Prozessen: Eine übermäßige Konzentration auf Prozesse kann zu einer Starrheit führen, bei der sich die Mitarbeiter eingeengt fühlen, anstatt ihre Fähigkeiten zu nutzen. Prozesse, die zu komplex sind oder nicht von der richtigen Technologie unterstützt werden, können zu Frustration führen.
Überprüfen und aktualisieren Sie daher die Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie flexibel sind und mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter und den technologischen Fortschritten übereinstimmen vorlagen für die Prozessverbesserung um festzustellen, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt, und diese entsprechend umzusetzen. Holen Sie aktiv das Feedback der Mitarbeiter ein, um die Prozesse zu verbessern.
🚫 Unterinvestition in einem Bereich: Die Vernachlässigung eines beliebigen Aspekts des PPT-Rahmens kann zu einem Zusammenbruch des gesamten Systems führen.
Beispiel: Unterinvestition in Technologie kann zu veralteten tools führen, während Unterinvestition in Menschen zu einer Qualifikationslücke führen kann
Verfolgen Sie einen ausgewogenen Ansatz, indem Sie die Investitionen in allen drei Bereichen regelmäßig bewerten und anpassen. Das bedeutet nicht, dass Sie allen Bereichen die gleiche Bedeutung beimessen müssen.
Je nach Reifegrad, Bedürfnissen, Budgets, Kultur usw. kann ein Element mehr Aufmerksamkeit erfordern als das andere. Sorgen Sie dafür, dass jedes Element die notwendigen Ressourcen und die nötige Aufmerksamkeit erhält, um die anderen wirksam zu unterstützen.
🚫 Mangel an Integration zwischen den PPT-Elementen: Wenn Sie Menschen, Prozesse und Technologie nicht effektiv integrieren, kann dies zu unzusammenhängenden Abläufen, Kommunikationsfehlern und einer mangelnden Ausrichtung auf Ihre Ziele führen. Diese Fragmentierung kann die Entscheidungsfindung verlangsamen und die Gesamteffektivität verringern.
Fördern Sie eine sinnvolle Integration, indem Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit anregen. Stellen Sie sicher, dass Änderungen in einem Bereich (z. B. technologische Upgrades) kommuniziert und auf Prozesse und Mitarbeiter abgestimmt werden. Beurteilen Sie in regelmäßigen Abständen, wie gut diese Elemente integriert sind, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Erstellen Sie im Vorfeld einen Plan, um zu verhindern, dass Sie von den Gezeiten des Projekts überrollt werden. ClickUp's Vorlage für Strategie und Plan zur digitalen Transformation kann hier unglaublich nützlich sein. Diese anfängerfreundliche Vorlage hilft Ihnen, Ihre Ziele zu kartieren, sie in überschaubare Elemente aufzuteilen und den Fortschritt bei der erfolgreichen Umsetzung zu verfolgen.
4. Vorbereitung auf die Bewältigung des Wandels
Bei digitalen Transformationsprojekten geht es im Wesentlichen um Veränderungen. Selbst die am besten gemeinten Veränderungen sind störend. Ein gewisses Maß an Widerstand seitens der Mitglieder des Teams ist daher ganz natürlich. Erstellen Sie eine solide Veränderungsmanagementstrategie, um dem zuvorzukommen.
✅ Ausbildung: Investieren Sie in Wissensmanagement. Erstellen Sie ein umfassendes leitfaden für das Änderungsmanagement bevor Sie bestehende Prozesse ändern. Bereiten Sie Einzelpersonen und Teams auf die Umstellung vor, unterstützen Sie sie und leiten Sie sie an.
✅ Aktivieren: Verwenden Sie software zur Änderungsverwaltung die Beteiligten frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Bieten Sie Schulungen und Support an, erklären Sie die nächsten Schritte und ermutigen Sie sie, die neuen digitalen Technologielösungen aktiv zu übernehmen.
✅ Operationalisieren: Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen vorlagen für das Änderungsmanagement die auf zukünftige Projekte oder andere Teams angewendet werden können.
Der PPT-Rahmen in Aktion: Netflix' effektive Strategie für das Änderungsmanagement
Netflix' Change-Management-Strategie während der Umstellung auf Streaming ist ein hervorragendes Beispiel. Das Unternehmen investierte in die Sicherstellung, dass seine Teams über die Fähigkeiten und die Denkweise verfügten, um die Umstellung vom DVD-Verleih auf Streaming zu unterstützen.
Das Unternehmen überarbeitete seine Prozesse zur Bereitstellung von Inhalten, sein Streaming-Erlebnis und seine Algorithmen für die Empfehlung von Inhalten und schuf eine Kultur der datengesteuerten Entscheidungsfindung.
Im Ergebnis leistete Netflix Pionierarbeit für eine völlig neue Art des Medienkonsums und verwandelte sich erfolgreich in den weltweit führenden Streaming-Dienst.
5. Kommunizieren. Kommunizieren. Kommunizieren
Bei der Umsetzung von Projekten zur digitalen Transformation reicht es nicht aus, nur einmal zu kommunizieren. Sie müssen kontinuierliche Unterhaltungen mit allen Beteiligten führen, um den Zweck zu bekräftigen, die Abstimmung zu fördern und die Akzeptanz zu verbessern.
Aktivieren Sie Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit wie ClickUp Chat um asynchrone Unterhaltungen zu ermöglichen. Dies macht nicht nur Meetings/Unterbrechungen überflüssig, sondern ermöglicht auch ein gemeinsames Forum, in dem Mitglieder des Teams mühelos zusammenarbeiten können.
mühelose asynchrone Zusammenarbeit mit ClickUp_
6. Planen Sie für vor- und nachgelagerte Effekte
Der Erfolg des PPT Frameworks liegt darin, dass Menschen, Prozesse und Technologie als miteinander verbundene Elemente betrachtet werden. Das bedeutet, dass jede Änderung, die Sie an einem Element vornehmen, sich mit Sicherheit auch auf die beiden anderen auswirkt.
- Identifizieren Sie Abhängigkeiten und Verbindungen
- Messen Sie das Ausmaß der Auswirkungen
- Bereiten Sie sich darauf vor, etwaige Risiken oder Schwachstellen zu entschärfen
Die Implementierung einer strukturierten Strategie für das Management von Geschäftsprozessen kann Ihnen helfen, sich auf die Auswirkungen von vor- und nachgelagerten Prozessen vorzubereiten. Sehen Sie sich diese beispiele für das Business Process Management zur Anregung.
7. Beobachten und anpassen
Die digitale Transformation ist keine einmalige Angelegenheit, vor allem nicht in einer Welt, in der sich die Technologie so schnell weiterentwickelt. Nutzen Sie den PPT-Rahmen als ein sich entwickelndes System. Überprüfen und verfeinern Sie den Rahmen, wenn Sie mehr Informationen erhalten.
Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, gehen Sie aktiv auf Feedback ein und optimieren Sie alle Aspekte des Geschäfts.
Der PPT-Rahmen in Aktion: Toyota und Kaizen
Toyotas Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) ist ein herausragendes Beispiel.
- Personal: Der Schwerpunkt lag auf der Schulung und Befähigung der Mitarbeiter, Probleme zu erkennen und zu lösen, was auch die Qualitätskontrolle und Innovation vorantrieb
- Prozess: Es wurde ein schlanker Fertigungsprozess entwickelt, um Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz durch Techniken wie Just-in-Time (JIT) und Kanban zu verbessern
- Technologie: Sie integrierten Automatisierung und Robotik, um Präzision, Konsistenz und Geschwindigkeit zu verbessern
Heute ist Toyota einer der effizientesten und profitabelsten Automobilhersteller der Welt. Und das Toyota-Produktionssystem wird weltweit in allen Branchen eingesetzt.
Build Resilient Organizations with ClickUp
Veränderungen sind unvermeidlich. Resiliente Organisationen passen sich nicht nur gut an den Wandel an, sondern ergreifen auch aktiv dessen Chancen
Sie bauen Stärken in den Bereichen Menschen, Prozesse und Technologie auf, um sich im Gleichschritt mit dem Gegenwind des Marktes weiterzuentwickeln. Sie managen die Verflechtung dieser drei Elemente mit Leichtigkeit, gleichen die Bedürfnisse jedes Elements aus und springen ein, um Lücken zu füllen, wenn sich die Umstände ändern.
Unternehmen, die auf Dauer Bestand haben, sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Effizienz zu verbessern, Innovationen zu fördern und Veränderungen effektiver zu bewältigen.
Sie nutzen eine umfassende Palette von business tools um diese Widerstandsfähigkeit zu schaffen. Eine Reihe von tools wie ClickUp.
Mit Features, die Projektmanagement, Terminplanung, Berichterstellung, Ressourcenzuweisung und Zeiterfassung sowie kreatives Brainstorming, Zusammenarbeit in Echtzeit und mehr unterstützen, hat ClickUp alles, was ein Unternehmen für die digitale Transformation braucht. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos !