Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Sie Ihren Terminkalender mit einem physischen Planer durchblättern oder Ihren Wandkalender mit Notizen vollkleben mussten? Sie haben alles mit Farben codiert und mit Kritzeleien versehen, um den Überblick zu behalten, aber das konnte unübersichtlich werden. Der farbcodierte Kalender hatte etwas Beruhigendes, aber er war nicht immer die effizienteste Art, ein geschäftiges Leben zu führen.
Jetzt, mit Google Kalender und anderen KI Planer und Kalender Apps können Sie die gleiche Funktion mit nur wenigen Klicks nutzen.
Mit über 1.8 Milliarden Benutzer von Google Mail durch die Synchronisierung mit dem Google Kalender ist Gmail die erste Wahl, wenn es um die Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Aufgaben geht.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Google Kalender benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse anpassen können, damit die Verwaltung Ihrer Zeit wieder Spaß macht.
Wie Sie den Google Kalender benutzerdefiniert gestalten können
Die Anpassung Ihres Google Kalenders kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und sich zu organisieren. Sie können Farben ändern, Erinnerungen einstellen und die Arbeitszeiten an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Hier finden Sie eine kurze Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert:
1. Wechseln Sie Ihre Ansicht
Google Kalender bietet mehrere Ansichten, um den verschiedenen Planungsstilen gerecht zu werden. Um Ihre Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf die gewünschte Option in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
über Google Workspace Hier sind Ihre Auswahlmöglichkeiten:
- Tag: Perfekt, um sich auf den Zeitplan eines bestimmten Tages zu konzentrieren
- Woche: Bietet eine Übersicht über die Woche, damit Sie Ihre Verpflichtungen über mehrere Tage hinweg visualisieren können
- Monat: Bietet eine Ansicht des gesamten Monats aus der Vogelperspektive, ideal zum Erkennen von Terminen und Terminkollisionen im großen Rahmen
- Jahr: Bietet eine Ansicht des Jahreskalenders, mit der Sie langfristige Ereignisse und Reisen planen können
- Zeitplan: Zeigt anstehende Ereignisse in einem Format an, das Sie auch incheckliste Appsideal für zeitkritische Planung
- 4 Tage: Ein Kompromiss zwischen Wochen- und Tagesansicht, der vier Tage auf einmal anzeigt
2. Farbcode für Kalender und Ereignisse
Farbcodierung ist eine leistungsstarke Methode zur visuellen Organisation Ihrer online-Kalender . Indem Sie verschiedenen Ereignissen, Aufgaben oder Kalendern Farben zuweisen, können Sie sofort zwischen persönlichen und arbeitsbezogenen Verpflichtungen unterscheiden.
Um einen neuen Kalender hinzuzufügen, klicken Sie auf das +-Zeichen neben "Andere Kalender" und wählen Sie "Neuen Kalender erstellen".
Profi-Tipp: Verwenden Sie die Farben Ihrer Marke, um Meetings mit Ihren Clients zu planen. So können Sie Ihren Kalender visuell organisieren und wichtige Ereignisse schnell erkennen.
Farbcodierung von Kalendern und Aufgaben
Hier erfahren Sie, wie Sie den Google Kalender durch Farbcodierung Ihrer Aufgaben benutzerdefinieren können:
- Suchen Sie in der linken Seitenleiste den Kalender oder die Aufgabe, die Sie benutzerdefinieren möchten, unter dem Abschnitt Meine Kalender
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Aufgaben oder den Kalendernamen, klicken Sie auf die drei Punkte (Optionssymbol) und wählen Sie eine Farbe aus
- Klicken Sie alternativ auf Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen, um aus einer breiteren Farbpalette auszuwählen
Farbcodierung von Ereignissen
Sie können ein Ereignis bei der Erstellung farblich codieren und es später bearbeiten. So geht's.
Farbcodierung beim Erstellen eines neuen Ereignisses
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen" in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option "Ereignis
- Fügen Sie Titel, Uhrzeit und andere Angaben zum Ereignis hinzu. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Farbe des Ereignisses neben Ihrem Namen
- Wählen Sie eine Farbe aus der ausklappbaren Palette und speichern Sie
- Das Ereignis mit dem farbigen Code wird Ihrem Kalender hinzugefügt
Pro-Tipp: Fügen Sie eine zweite Zeitzone zu Ihrem Google Kalender hinzu. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit Kunden oder Teams in verschiedenen Teilen der Welt arbeiten.
Farbcodierung eines bestehenden Ereignisses durch dessen Bearbeitung
- Suchen Sie in Ihrem Kalender das Ereignis, das Sie farblich codieren möchten, und klicken Sie es an
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol oben in der Box der Aufgabe/des Ereignisses, um die Bearbeitungsoptionen zu öffnen
- Öffnen Sie die ausklappbare Farbpalette neben Ihrem Namen, wählen Sie eine Farbe, und speichern Sie. Das Ereignis wird mit der neuen Farbe aktualisiert.
3. Einrichten der Arbeitszeiten
Wenn Sie Ihre üblichen Arbeitszeiten festlegen, hilft Ihnen der Google Kalender, diese Zeiten automatisch zu blockieren. Dies schafft Raum für ungestörte Arbeit, die für die Konzentration auf komplexe Aufgaben oder Projekte unerlässlich ist.
A Studie der University of California fand heraus, dass es etwa 23 Minuten und 15 Sekunden dauert, sich nach einer Ablenkung wieder zu konzentrieren. Indem Sie sich Zeit für intensive Arbeit blocken, können Sie Unterbrechungen minimieren, die Produktivität steigern und bei wichtigen Aufgaben sinnvollere Fortschritte erzielen.
Hier erfahren Sie, wie Sie den Google Kalender so benutzerdefinieren, dass er Ihre Arbeitszeiten widerspiegelt:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts, um das Menü für die Einstellungen des Kalenders zu öffnen
- Navigieren Sie auf der linken Seite zu Working Hours
- Aktivieren Sie die Option Arbeitszeiten aktivieren. Legen Sie dann die Tage und Uhrzeiten fest, an denen Sie normalerweise arbeiten. Google Kalender wird diese Zeitfenster in Ihrer Ansicht automatisch schattieren
4. Benutzerdefinierte Erinnerungen und Benachrichtigungen hinzufügen
Um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Ereignisse oder Termine verpassen, können Sie individuell festlegen, wie und wann Google Kalender Benachrichtigungen zur Erinnerung sendet - per E-Mail oder Popup-Fenster in Ihrem Browser, Kalender Widget oder Ihrer mobilen App.
Hier erfahren Sie, wie Sie Benachrichtigungen in Ihrem Google Kalender aktivieren:
- Klicken Sie auf ein Ereignis in Ihrem Kalender
- Wählen Sie im Pop-up-Fenster die Option Ereignis bearbeiten
- Scrollen Sie zum Abschnitt Benachrichtigungen
- Hier können Sie Benachrichtigungen hinzufügen (E-Mail oder Pop-up), den Zeitpunkt festlegen, zu dem Sie benachrichtigt werden möchten (z. B. 10 Minuten vor dem Ereignis oder einen Tag vorher), oder mehrere Benachrichtigungen hinzufügen
Pro-Tipp: Sie fragen sich, wie Sie den Google Kalender schnell benutzerdefinieren können? Probieren Sie diese kostenlosen Vorlagen aus !
Limits bei der Verwendung von Google Kalender-Anpassungen
Google Kalender ist zwar recht flexibel, hat aber auch seine Grenzen. Wenn Ihre beruflichen Verpflichtungen zunehmen, könnten Sie feststellen, dass es an Projektmanagement, Teamzusammenarbeit und benutzerdefinierten Anpassungen mangelt. Um diese erweiterten Features nutzen zu können, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Tools oder Strategien, um die Funktionen zu verbessern.
Nachdem wir Ihnen nun gezeigt haben, wie Sie den Google Kalender benutzerdefiniert anpassen können, sollten Sie auch einige seiner Schwachstellen berücksichtigen:
Limitierte Features für Projektmanagement
Google Kalender ist ideal für planung der Arbeit aber es fehlen eingebaute Tools für das Projektmanagement wie Abhängigkeiten von Aufgaben, Gantt-Diagramme oder detaillierte Workflows.
Keine erweiterte Priorisierung von Aufgaben
Google Kalender ist ein einfaches Tool zum Markieren von Ereignissen, bietet aber keine erweiterten Features zur Priorisierung von Aufgaben, was die Bearbeitung komplexer Projekte erschwert.
Fehlende Integrationen mit Produktivitätstools
Während Google Kalender mit Google Docs integriert ist , Gmail, Drive und anderen Google-Produkten, hat aber nur begrenzte Integrationsmöglichkeiten mit Projektmanagement-Tools von Drittanbietern, die eine umfassendere Planung bieten.
Schwache benutzerdefinierte Anpassungen für sich wiederholende Aufgaben
Das Anpassen von wiederkehrenden Ereignissen oder Aufgaben in Google Kalender kann umständlich sein, vor allem, wenn Ihr Zeitplan differenzierter ist als die eingebauten Optionen für die Wiederholung.
Zum Beispiel können Sie nicht einfach ein wiederkehrendes Ereignis wie "jeden dritten Mittwoch im Monat, außer an Feiertagen" einstellen, ohne die Einstellungen jedes Mal manuell anpassen zu müssen.
Wenn Sie möchten, dass sich eine Aufgabe am letzten Wochentag eines jeden Quartals wiederholt, bietet Google Kalender keine intuitive Möglichkeit, solche differenzierten Muster direkt zu konfigurieren.
Keine Features für die Zeiterfassung
Im Gegensatz zu spezialisierten betriebsführungssoftware oder Projektmanagement-Tools verfügt Google Kalender nicht über Features zur Zeiterfassung, die für Geschäfte oder Freiberufler, die ihre Arbeitszeiten protokollieren müssen, von entscheidender Bedeutung sind.
Verwalten und benutzerdefinieren Sie Ihren Kalender mit ClickUp
Wenn Sie das Fehlen von Features zur Steigerung der Produktivität in Google Kalender als hinderlich empfinden, sollten Sie sich nach einer Alternative umsehen Versuchen Sie ClickUp eine umfassende Plattform für Produktivität, die zahlreiche Lösungen für Zeitmanagement, Terminplanung, Einstellungen von Erinnerungen und vieles mehr bietet.
ClickUp kann problemlos in den Google Kalender integriert werden, so dass der Wechsel zu einer robusteren App einfach sein sollte. ClickUp's Google Kalender Aufgaben-Synchronisierung ist die perfekte Integration zur besseren Verwaltung der Zeitleisten, Fristen und des gesamten Zeitplans eines Teams.
Sofortige Synchronisierung von Google Kalender und ClickUp
Durch die Synchronisierung von Google Kalender und ClickUp erhalten Sie die Vorteile von:
- Einheitlicher Zeitplan: Zusammenführen von ClickUp Aufgaben und Google Kalender Ereignissen in einer Ansicht für eine abschließende Zeitplanübersicht. Aktualisieren Sie eine Aufgabe, sehen Sie die Änderung in Google; aktualisieren Sie ein Ereignis, sehen Sie die Änderung in ClickUp
- Zeitmanagement: Weisen Sie im Google Kalender Zeitblöcke speziell für ClickUp Aufgaben zu, um die Konzentration und Produktivität zu verbessern
- Sofortige Aktualisierungen: Änderungen, die in einer der beiden Plattformen vorgenommen werden, werden sofort berücksichtigt, sodass beide Kalender synchronisiert bleiben
- Anpassbare Synchronisierungsregeln: Wählen Sie aus, welche Aufgaben synchronisiert werden sollen und wie sie in Ihrem Kalender angezeigt werden
- Aufgabendetails: Ansicht von Aufgabendetails, Kommentaren und Anhängen direkt aus Ihren Ereignissen im Google Kalender
Warum die ClickUp Ansicht des Kalenders dem Google Kalender vorziehen? ClickUp Kalender Ansicht kann als eigenständige
alternative zu Google Kalender .
Genießen Sie mehr benutzerdefinierte Anpassungen in Ihrer Terminplanung und Zeitverwaltung mit ClickUp Kalender Ansicht
Mit ClickUp können Sie zwischen der Listenansicht, der Ansicht des Kalenders und der Gantt-Ansicht wechseln, was mehr Flexibilität bietet als das Standard-Layout des Google Kalenders. Mit einer einfachen Drag-and-Drop-Schnittstelle können Sie Aufgaben und Ereignisse schnell in Ihrem Kalender verschieben.
Im Gegensatz zu Google Kalender können Sie mit ClickUp auch Prioritäten zuweisen, den Status von Projekten nachverfolgen und Abhängigkeiten verwalten, und zwar von der Ansicht Ihres Kalenders aus. Sie können mehrere Kalender für verschiedene Projekte oder Teams erstellen und mühelos zwischen ihnen umschalten.
Das ist noch nicht alles:
Erinnerungen an Ereignisse, öffentliches Freigeben, Zeitleisten für Aufgaben und mehr in der ClickUp Kalender-Ansicht
- Jedes Ereignis im ClickUp Kalender ist direkt mit einer bestimmten Aufgabe verknüpft. Das bedeutet, dass Sie schnell auf Aufgabendetails, Kommentare und Anhänge zugreifen können, ohne die Ansicht des Kalenders zu verlassen
- Die Automatisierungs Features in ClickUp sparen Zeit und rationalisieren Ihren Prozess der Aufgabenverwaltung
- Erweiterte Filter- und benutzerdefinierte Funktionen geben Ihnen eine genaue Kontrolle. Sie können Aufgaben nach Projekt, Mitarbeiter, Status und mehr filtern, um sich auf bestimmte Bereiche Ihrer Arbeit zu konzentrieren
- Gemeinsame Kalender erhöhen die Effizienz der Zusammenarbeit und ermöglichen es Ihnen, Projekte und Aufgaben nahtlos mit mehreren Teams zu bearbeiten
Sie können die Planung von Aufgaben weiter verbessern mit dem ClickUp Kalender Zu Erledigen Liste Vorlage . Es überwindet die begrenzten Anpassungen des Google Kalenders, indem es benutzerdefinierte Status, Felder und Ansichten enthält.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeitszeiten sowie Ihre Erwartungen und Ziele mit der ClickUp Kalender Vorlage für die Zu erledigen Liste
Hier sind einige kurze Tipps, um das Beste aus dieser Vorlage herauszuholen:
- Organisieren Sie Aufgaben nach Rolle, Priorität oder Kategorie, um das Workflow-Management zu verbessern
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Ansichten, um Aufgaben nach Kategorie oder Dringlichkeit zu filtern, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was jeden Tag wichtig ist
- Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder zur Nachverfolgung weiterer Informationen (Fälligkeitsdaten, Tags, Teammitglieder) und fügen Sie sogar benutzerdefinierte Beschreibungen hinzu, die den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts entsprechen
- Überwachen Sie den Fortschritt von Aufgaben mit detaillierten Statusmarkierungen wie Zu erledigen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen
Sie könnten auch die Vorlage ClickUp Kalender Planer Vorlage . Diese sofort einsatzbereite und vollständig anpassbare Vorlage fasst alle Ihre Aufgaben, Meetings und Ereignisse auf einer Plattform zusammen.
Bleiben Sie organisiert und behalten Sie den Überblick mit der ClickUp Vorlage für den Kalenderplaner
Die Vorlage ist ein vielseitiges Planungstool, ideal für Teams und Freiberufler, die Zeitpläne verwalten, Fristen nachverfolgen und einen organisierten Workflow beibehalten wollen.
So verwenden Sie diese Vorlage:
- Verwenden Sie die Wochen- und Monatsansichten, um persönliche und Team-Aufgaben zu verwalten, und wechseln Sie zur Ansicht der Zeitleiste, um einen Überblick über die Fristen von Projekten zu erhalten
- Verwenden Sie die ClickUp Aufgabenprioritäten, um Aufgaben mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität zu markieren und sie mit Ihrem Kalender abzugleichen, um eine nahtlose Ansicht der wichtigsten Termine zu erhalten
- Legen Sie Bedingungen für wiederholende Aufgaben fest, die auf der Fertigstellung basieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die nächste Aufgabe oder das nächste Ereignis erst nach Abschluss der aktuellen Aufgabe oder des aktuellen Ereignisses ausgelöst wird, was bei der Verwaltung sich überschneidender Aufgaben oder Phasen eines Projekts hilfreich sein kann
So sieht es aus Gustavo Seabra, außerordentlicher Forschungsprofessor an der Universität von Florida sagt über die Verwendung von ClickUp:
_Das ist der besondere Vorteil von ClickUp: Es bietet die meisten Tools, die für die Organisation der Projekte benötigt werden, an einem Ort. Es ermöglicht nicht nur die Verwaltung und Zuweisung, sondern bietet auch andere tools in derselben Umgebung, wie z.B. Dokumente, in denen man Notizen machen und Berichterstellungen vornehmen kann, sowie die Integration mit Kalender und E-Mails, alles an einem Ort. Es ist nicht nötig, externe Programme oder verschiedene Apps für jede Funktion zu verwenden
Gustavo Seabra, Außerordentlicher Professor für Forschung an der Universität von Florida
Planen Sie Ihre Zeit besser mit dem richtigen digitalen Kalender
Der Google Kalender eignet sich gut für eine einfache Zeitplanung, aber er kann zu kurz greifen, wenn Sie eine detailliertere Aufgabenverwaltung benötigen. Hier kommt ClickUp ins Spiel. Es bietet fortschrittliche Features und komplexe Workflows, die eine tiefere benutzerdefinierte Anpassung, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung erfordern. Es bietet sogar kostenlose Vorlagen für den Tagesplaner !
Mit der nahtlosen Integration von ClickUp in den Google Kalender können Sie mühelos alle Ihre Termine und Aufgaben im Blick behalten. Sie erhalten das Beste aus beiden Welten: die Einfachheit des Google Kalenders für die Terminplanung und die Leistungsfähigkeit von ClickUp für die detaillierte Verwaltung von Aufgaben. Anmelden für ClickUp und entdecken Sie, wie Sie Ihren Workflow optimieren, Ihre Produktivität steigern und einen tieferen Einblick in Ihre Aufgaben gewinnen können.