Sie sind gerade dabei, eine wichtige E-Mail zu versenden. Aber dann halten Sie inne. Sie fragen sich, wie Sie Ihre Empfänger angemessen ansprechen können, ohne unpersönlich zu wirken oder jemanden auszulassen.
Wenn Sie zu formell sind, laufen Sie Gefahr, roboterhaft zu klingen.
Zu lockere Formulierungen können unprofessionell wirken.
Ob Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Kollegen senden oder Clients über den aktuellen Stand eines Projekts informieren – Sie müssen den richtigen Ton treffen.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen können, gehen wir einige Tipps zur Etikette durch, damit Ihre Gruppen-E-Mails genau richtig sind. ✉️
Wann sollten Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen?
Zu wissen, wann man mehrere Personen in eine E-Mail einbeziehen sollte, kann eine Gratwanderung sein.
⭐ Empfohlene Vorlage
Sind Sie es leid, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen sollen? Probieren Sie die kostenlose Vorlage für die E-Mail-Automatisierung von ClickUp aus, um die Details zu regeln – so können Sie selbstbewusst schreiben und stressfrei auf „Senden“ klicken.
Sie möchten alle auf dem Laufenden halten, aber eine Überlastung der Posteingänge mit unnötigen Antworten kann frustrierend sein. Wann ist es also angebracht, auf „Allen antworten” zu klicken oder von Anfang an mehrere Empfänger hinzuzufügen?
Hier sind einige gängige Szenarien:
- Team-Updates: Informieren Sie Ihr gesamtes Team über den Fortschritt des Projekts, Termine oder Unternehmensneuigkeiten.
- Gruppenprojekte: Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten an einer gemeinsamen Initiative oder Aufgabe
- Abteilungsübergreifende Kommunikation: Koordination des Aufwands zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen
- Kundenkommunikation: Aktualisierung mehrerer Client-Kontakte zum Status des Projekts oder zu den zu liefernden Leistungen
- Feedback-Anfragen: Einholen von Rückmeldungen verschiedener Mitglieder des Teams zu einem Vorschlag oder Dokument
- Veranstaltungsplanung: Organisation von Meetings, Konferenzen oder Teambuilding-Aktivitäten
- Lieferantenmanagement: Kommunikation mit mehreren Lieferantenvertretern zu einem einzigen Projekt
- Dringende Situationen: Wenn eine E-Mail oder Nachricht dringend bearbeitet werden muss und schnell eine Lösung gefunden werden muss.
💡 Profi-Tipp: Wenn die Bearbeitung einer E-Mail weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. So vermeiden Sie, dass sich kleine Aufgaben stapeln, und können Ihren Posteingang leer halten.
Die Bedeutung der korrekten Ansprache mehrerer Personen in einer E-Mail
Die richtige Ansprache mehrerer Empfänger in einer E-Mail ist entscheidend für eine effektive E-Mail-Kommunikation und die Einhaltung professioneller Umgangsformen. Sie zeugt von Respekt für die Rolle jedes einzelnen Mitglieds und sorgt dafür, dass sich alle anerkannt fühlen.
Denken Sie daran, dass eine korrekte Anrede der Empfänger ihnen hilft, ihren Grad der Beteiligung und die von ihnen erwarteten Maßnahmen zu verstehen, wodurch Verwirrung vermieden und die Antwortraten verbessert werden.
Außerdem verhindert es mögliche Fehltritte wie unbeabsichtigte „Allen antworten”-Antworten oder versehentliche Auslassungen.
Personalisierung in der E-Mail-Kommunikation
Die Personalisierung von E-Mails, selbst wenn Sie mehrere Personen anschreiben, vermittelt Professionalität und Aufrichtigkeit.
Durch die Nennung persönlicher Namen oder die Anpassung der Anrede an Ihre Beziehung zur Gruppe fühlen sich die Empfänger wertgeschätzt und nicht wie Teil einer generischen E-Mail-Kampagne.
Durch Personalisierung steigern Sie außerdem die Interaktionsrate Ihrer E-Mails und vermeiden einen unpersönlichen oder kühlen Ton.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie E-Mails an mehrere Personen senden, achten Sie auf eine klare Betreffzeile. So erhalten die Empfänger eine schnelle Übersicht über den Inhalt der E-Mail und können anhand dessen entscheiden, ob sie darauf reagieren möchten oder nicht.
Wie man mehrere Personen in einer E-Mail anspricht
Das Ansprechen mehrerer Empfänger in einer E-Mail erfordert eine durchdachte Nachrichtengestaltung, um Professionalität, Klarheit und Inklusivität zu gewährleisten.
Hier sind einige Best Practices, die Sie beachten sollten, wenn Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen:
1. Verwenden Sie in der Anrede entweder die Namen einzelner Personen oder Gruppennamen.
Wenn Sie mit mehreren Personen über eine einzige E-Mail kommunizieren, kann die Verwendung individueller Namen in der Anrede persönlicher und ansprechender wirken.
Verwenden Sie beispielsweise statt „Hallo Team“ lieber „Hallo Richa, Shawny und Jason“, wenn die Gruppe klein ist, damit sich jeder direkt angesprochen fühlt.
Dieser Ansatz zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, jeden Empfänger persönlich anzusprechen und eine individuellere Verbindung herzustellen.
Bei größeren Gruppen ist es jedoch akzeptabel, Gruppennamen wie „Hallo Marketingabteilung“ oder „Liebes Team“ zu verwenden, insbesondere wenn die Nachricht für alle gemeinsam relevant ist.
So ersparen Sie sich mühsame E-Mails, wenn Sie mehrere Empfänger begrüßen möchten.
Sie können auch Tools zur Verwaltung Ihres Posteingangs und E-Mail-Vorlagen verwenden, um E-Mails besser nach bestimmten Gruppen zu kategorisieren.
2. Verwenden Sie geschlechtsneutrale Formulierungen im Text der E-Mail
Die Verwendung einer inklusiven, geschlechtsneutralen Sprache im Text Ihrer E-Mail vermittelt einen respektvollen Tonfall. So vermeiden Sie Vermutungen über das Geschlecht einer Person und fördern die Inklusivität in einem vielfältigen beruflichen Umfeld.
Als Beispiel können Sie neutrale Alternativen wie „alle“, „Team“, „alle“ oder „Leute“ verwenden anstelle von geschlechtsspezifischen Begriffen wie „Jungs“.
Wenn Sie sich auf jemanden beziehen, dessen Geschlecht nicht bekannt ist, oder wenn Sie allgemein sprechen, wählen Sie „sie“ anstelle von „er“ oder „sie“. Diese einfache Änderung verhindert, dass Sie Vermutungen anstellen, und sorgt dafür, dass sich die Empfänger besser anerkannt fühlen.
Vermeiden Sie ebenfalls geschlechtsspezifische Titel wie „Vorsitzender” oder „Verkäufer” und wählen Sie stattdessen „Vorsitzende” oder „Verkäuferin”.
3. Sprechen Sie Personen gegebenenfalls mit ihrem Namen an
In vielen Fällen ist es ratsam, Personen im Text der E-Mail namentlich zu nennen, wenn bestimmte Maßnahmen oder Verantwortlichkeiten erforderlich sind. Solche Gewohnheiten verhindern Unklarheiten darüber, welches Team-Mitglied mit welcher Aufgabe beauftragt ist, insbesondere im Projektmanagement.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie senden eine Aktualisierung zu einem Vertriebsprojekt an das gesamte Team. Sie müssen zwei Mitarbeiter namentlich ansprechen, um ihnen Aufgaben im Bereich der Vertriebs-Nachverfolgung und -Nachbereitung zuzuweisen.
Zum Beispiel: „George, kannst du die Präsentationsfolien bis Freitag fertigstellen?“ oder „Lieber John, bitte stimme dich mit dem Design-Team für die letzte Bearbeitung ab.“
Wenn Sie die Namen nicht ausdrücklich erwähnen, kann es zu Verwechslungen kommen, da mehrere Empfänger sich auf die Aufgabe stürzen und Ihr Team mit verstreuten, unklaren Erwartungen und Verantwortlichkeiten zurückbleibt.
👀 Bonus-Lektüre: 10 großartige Gmail-Hacks zur Verwaltung Ihres Posteingangs
4. Vermeiden Sie es, eine Gruppe unnötigerweise namentlich anzusprechen.
Obwohl es in vielen Fällen nützlich sein kann, die Empfänger in Gruppen-E-Mails einzeln zu benennen, kann dies auch überflüssig oder unangenehm sein.
Wenn es sich bei der E-Mail um eine allgemeine Aktualisierung oder Ankündigung handelt, die für alle gleichermaßen gilt, ist es nicht notwendig, einzelne Personen namentlich anzusprechen, insbesondere nicht in der Anrede. So bleibt Ihre Nachricht übersichtlich und vermeidet unnötige Unordnung.
In einer abteilungsweiten Mitteilung, in der keine besonderen Maßnahmen von einzelnen Mitgliedern verlangt werden, reicht beispielsweise eine einfache Begrüßung wie „Hallo Team“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ völlig aus.
Es ist auch wichtig, dass alle Empfänger einer E-Mail an mehrere Adressaten eine Rolle im Kontext der E-Mail spielen.
5. Berücksichtigen Sie den Kontext, um zwischen formellen und informellen Anreden zu entscheiden.
Der Kontext Ihrer E-Mail bestimmt oft, ob eine informelle oder formelle Anrede angemessen ist.
A Bei E-Mails an Clients oder höhere Führungskräfte innerhalb Ihres Unternehmens wird in der Regel eine formellere Anrede erwartet. Um einen respektvollen Umgangston zu wahren, sollten Sie „Sehr geehrter Herr Smith“ oder „Sehr geehrte Frau Woodward“ verwenden.
In der internen Kommunikation mit Ihren Kollegen ist es in der Regel akzeptabel, einen eher lockeren Ton anzuschlagen. Ein „Hallo Team“ oder „Hallo zusammen“ eignet sich in solchen Situationen gut und schafft eine freundliche, zugängliche Atmosphäre.
Achten Sie außerdem darauf, berufliche und private Kontakte auch in E-Mails voneinander zu trennen.
Freundliche Erinnerung: Obwohl es sich hierbei um allgemeine Faustregeln handelt, ist es wichtig, die Unternehmenskultur und die Rolle des Empfängers zu berücksichtigen. Im Zweifelsfall sollten Sie sich eher formell verhalten, da es besser ist, als übertrieben höflich wahrgenommen zu werden als als zu vertraulich.
Optimierung der Gruppen-E-Mail-Kommunikation mit ClickUp
Die Verwaltung der E-Mail-Kommunikation in Gruppen kann sich anfühlen, als müsste man zu viele Bälle gleichzeitig jonglieren. E-Mails gehen verloren, Follow-ups werden übersehen und Aufgaben werden verstreut und unübersichtlich.
Ein Projektmanagement-Tool , das die besten Strategien und Features zur Verwaltung von E-Mails enthält, kann Ihnen dabei helfen.
Entscheiden Sie sich für ClickUp, das als zentraler Kommunikationskanal für alle E-Mail-Angelegenheiten konzipiert ist, einschließlich Unterhaltungen zu Aufgaben, Zeitleisten, Whiteboards, Flussdiagrammen und vielem mehr.
Sehen wir uns an, wie es die Verwaltung der E-Mail-Aufgaben und der Gruppenkommunikation auf die nächste Stufe hebt:
E-Mail-Projektmanagement
Probieren Sie das E-Mail-Projektmanagement von ClickUp aus, um relevante E-Mails direkt innerhalb der Plattform in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln. Es zentralisiert Ihre E-Mails und Aufgaben, sodass Sie nicht zwischen Ihrem Posteingang und Projektmanagement-Tools hin- und herwechseln müssen.
📮 ClickUp Insight: 54 % der Fachkräfte verlassen sich auf E-Mails, um arbeitsbezogene Informationen zu finden – aber E-Mails gehen oft unter, Threads gehen verloren und wichtige Details werden übersehen. Mit ClickUp Email Projektmanagement können Sie E-Mails direkt innerhalb von Aufgaben senden, empfangen und verfolgen und so verstreute Posteingänge in umsetzbare, organisierte Arbeit verwandeln. Kein Suchen mehr – nur noch nahtlose Ausführung.
Wenn Sie eine Gruppen-E-Mail mit Aufgaben oder Projekt-Updates erhalten, können Sie aus diesen E-Mails mit nur wenigen Klicks ganz einfach Aufgaben erstellen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden, da Ihre Team-Mitglieder ihre Aufgaben innerhalb des Projekt-Workspaces verfolgen und verwalten können.
Außerdem können Sie:
- Automatisieren Sie E-Mails und Aufgaben
- E-Mails mit Aufgaben und Unteraufgaben verknüpfen
- Planen Sie Antworten und Übermittlungen über E-Mail-Daten.
- Beantworten Sie E-Mail-Benachrichtigungen direkt innerhalb der Plattform.
Lesen Sie auch: Neues Feature: E-Mail in ClickUp
Integration mit Gmail
Die Gmail-Integration von ClickUp ist ein Muss für die Verwaltung der E-Mail-Kommunikation direkt in ClickUp.
Sie können E-Mails ganz einfach in Kommentare umwandeln oder in Dokumente einbetten und so die Zusammenarbeit zwischen Teams optimieren. Dieses Feature ist besonders nützlich für diejenigen, die mit einem hohen E-Mail-Aufkommen zu tun haben, da Sie E-Mails damit mühelos in umsetzbare Aufgaben umwandeln können.
Gmail-Integrationen helfen Ihnen dabei, Ihren Posteingang zu organisieren und bringen dringend benötigte Klarheit in das E-Mail-Chaos. Durch die direkte Verknüpfung von E-Mail-Unterhaltungen mit Ihrer Zeitleiste für Projekte stellen Sie außerdem sicher, dass Sie keine wichtigen Details oder Elemente übersehen.
Auf diese einfache Weise können Sie das Wechseln zwischen verschiedenen Registerkarten reduzieren und Ihre Produktivität steigern.
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Vorlagen für die E-Mail-Automatisierung
Die ClickUp-Vorlage für E-Mail-Automatisierung vereinfacht die Kommunikation, wenn Sie Projekt-Updates oder Terminerinnerungen versenden müssen.
Ganz gleich, ob Sie wöchentliche E-Mail-Updates an mehrere Stakeholder senden oder Client-Feedback, das von Ihrem Team berücksichtigt werden muss – diese Vorlage plant und automatisiert den Versand solcher E-Mails.
Sie können auch Ihre gesamte E-Mail-Automatisierungs-Pipeline visualisieren, von der Einrichtung von Auslösern bis hin zur Verfeinerung des Layouts und Designs. Dieser Ansatz reduziert den manuellen Aufwand und entlastet Ihr Team, sodass es sich auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren kann.
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Grundlagen der E-Mail-Etikette: Was Sie tun und was Sie vermeiden sollten
E-Mail-Etikette ist eine wichtige Fähigkeit, die Ihre Beziehungen zu Kunden und Kollegen fördern oder beeinträchtigen kann. Ob es sich um eine kurze Notiz an Ihre Kollegen oder eine formelle Mitteilung an einen Kunden handelt – die Einhaltung grundlegender E-Mail-Etikette sorgt für den richtigen Ton und beugt Missverständnissen vor.
Hier sind einige davon:
Was Sie zu erledigen haben
- ✅ Seien Sie klar und prägnant: Vielbeschäftigte Fachleute haben keine Zeit, lange E-Mails zu lesen, und sind darauf angewiesen, dass Ihre Nachricht klar und kurz ist. Fügen Sie zur Verdeutlichung eine aussagekräftige Betreffzeile hinzu.
- ✅ Verwenden Sie die richtige Anrede: Beginnen Sie mit einer angemessenen Anrede, die der Formalität Ihrer Beziehung zum Empfänger entspricht.
- ✅ Verwenden Sie CC und BCC angemessen: CC (Carbon Copy) ist für diejenigen gedacht, die an der Unterhaltung beteiligt sein und die Antworten sehen sollen. BCC (Blind Carbon Copy) kann für Massen-E-Mails verwendet werden, um die Adressen der Empfänger privat zu halten und lange Listen mit Empfängern zu vermeiden.
Was Sie vermeiden sollten
- 🚩 Vermeiden Sie Großbuchstaben: Dies wird als digitales Äquivalent zum Schreien angesehen und kann aggressiv und unprofessionell wirken.
- 🚩 Verwenden Sie Ausrufezeichen nicht zu häufig: Behalten Sie einen professionellen Ton bei, indem Sie die Verwendung von Ausrufezeichen in E-Mails limitieren.
- 🚩 Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke: Slang und Emojis sollten in einem professionellen oder formellen Umfeld auf ein Minimum beschränkt werden, insbesondere bei der ersten Kontaktaufnahme.
Nutzen Sie vor allem E-Mail-Verwaltungstools wie ClickUp, um Ihren Teams eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen. ClickUp hilft Ihnen dabei, E-Mails zu konsolidieren, Aufgaben zu verwalten und alle auf dem Laufenden zu halten, sodass Sie endlose E-Mail-Ketten vermeiden können.
💡 Profi-Tipp: Mit einer Software für gemeinsame Posteingänge (wie ClickUp) können mehrere Teammitglieder auf dasselbe E-Mail-Konto zugreifen und es verwalten, was die Zusammenarbeit verbessert und sicherstellt, dass keine Nachricht unbeantwortet bleibt.
Automatisieren Sie Standard-E-Mail-Antworten mit ClickUp
Letztendlich ist das Ziel, mehrere Personen per E-Mail mit einfachen Richtlinien anzusprechen – beispielsweise durch die Verwendung einer professionellen und respektvollen Sprache, die richtige Verwendung von CC und BCC sowie einen höflichen Ton und prägnante E-Mails.
Durch die Einführung von Software wie ClickUp in Ihr Projekt- und E-Mail-Management-Toolkit können Sie auf zusätzliche Tools von Drittanbietern verzichten.
Von der Optimierung von Workflows bis hin zur Aufrechterhaltung hoher Qualitätsstandards in der Gruppenkommunikation – mit ClickUp vermeiden Sie unnötigen E-Mail-Verkehr.
Lassen Sie Ihren Posteingang nicht zu einer digitalen Müllhalde werden! Halten Sie ihn sauber und übersichtlich.
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