Sie sind im Begriff, eine wichtige E-Mail zu senden. Aber dann halten Sie inne. Sie fragen sich, wie Sie die Empfänger angemessen ansprechen können, ohne unpersönlich zu wirken oder jemanden auszulassen?
Wenn Sie zu förmlich sind, laufen Sie Gefahr, roboterhaft zu klingen.
Wenn Sie zu lässig sind, könnte es unprofessionell wirken.
Egal, ob Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Kollegen schreiben oder ein Projekt-Update an einen Client senden, Sie müssen die richtige Einstellung treffen.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen sollen, finden Sie hier einige Knigge-Tipps, die sicherstellen, dass Ihre Gruppen-E-Mails genau richtig sind. ✉️
Wann sollten Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen
Zu wissen, wann man mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen sollte, kann ein kleiner Balanceakt sein.
Sie möchten alle Personen auf dem Laufenden halten, aber ein überfüllter Posteingang mit unnötigen Antworten kann frustrierend sein. Wann ist es also angebracht, auf "Allen antworten" zu klicken oder von Anfang an mehrere Empfänger hinzuzufügen?
Dies sind einige häufige Szenarien:
- Team-Updates: Aktualisierung des gesamten Teams über Fortschritte bei Projekten, Fristen oder Unternehmensnachrichten
- Gruppenprojekte: Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten an einer gemeinsamen Initiative oder Aufgabe
- Abteilungsübergreifende Kommunikation: Koordinierung des Aufwands zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen
- Kundenkommunikation: Aktualisierung mehrerer Client-Kontakte zum Status des Projekts oder zu erbringenden Leistungen
- Feedback-Anfragen: Einholen von Beiträgen verschiedener Mitglieder des Teams zu einem Vorschlag oder Dokument
- Planung von Ereignissen: Organisation von Meetings, Konferenzen oder teambildenden Maßnahmen
- Lieferantenmanagement: Kommunikation mit mehreren Lieferantenvertretern für ein einzelnes Projekt
- Dringende Situationen: Wenn eine E-Mail oder eine Nachricht dringend bearbeitet und schnell gelöst werden muss
Pro-Tipp: Wenn die Bearbeitung einer E-Mail weniger als zwei Minuten dauert, sollten Sie sie sofort bearbeiten. Dies verhindert, dass sich kleine Aufgaben anhäufen, und hilft, die Posteingang Null .
Wichtigkeit der korrekten Adressierung mehrerer Personen in einer E-Mail
Die korrekte Adressierung mehrerer Empfänger in einer E-Mail ist entscheidend für eine effektive E-Mail-Kommunikation und die Einhaltung der professionellen Etikette. Es zeigt den Respekt für die Rolle jedes Mitglieds und stellt sicher, dass sie sich anerkannt fühlen.
Denken Sie daran, dass die korrekte Anrede den Empfängern hilft, den Grad ihrer Beteiligung und die erwarteten Handlungen zu verstehen, wodurch Verwirrung vermieden und die Antwortquote erhöht wird.
Außerdem verhindert es mögliche Fehltritte wie unbeabsichtigte "Allen antworten"-Antworten oder versehentliche Ausschlüsse
Personalisierung in der E-Mail-Kommunikation
Die Personalisierung von E-Mails, selbst wenn sie an mehrere Personen gerichtet sind, verleiht einen Hauch von Professionalität und Aufrichtigkeit.
Durch die Einbeziehung persönlicher Namen oder die Anpassung der Begrüßung an die Beziehung zur Gruppe wird sichergestellt, dass sich die Empfänger wertgeschätzt fühlen und nicht als Teil einer generischen E-Mail.
Die Personalisierung erhöht auch die Engagement-Raten Ihrer E-Mail und hilft, die negativen Folgen eines unpersönlichen Nachrichtenstils zu vermeiden.
Pro-Tipp: Wenn Sie E-Mails an mehrere Personen senden, achten Sie auf eine klare Betreffzeile. So erhalten die Empfänger einen schnellen Überblick über den Inhalt der E-Mail und können entscheiden, ob sie sich darauf einlassen wollen oder nicht.
Wie man mehrere Personen in einer E-Mail anspricht
Die Ansprache mehrerer Empfänger in einer E-Mail erfordert eine durchdachte Formulierung, um Professionalität, Klarheit und Einbindung zu gewährleisten.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie beachten sollten, wenn Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen:
1. Verwenden Sie individuelle Namen oder Gruppennamen in der Anrede
Wenn Sie mit mehreren Personen über eine einzige E-Mail kommunizieren, kann die Verwendung von Einzelnamen in der Anrede persönlicher und ansprechender wirken.
Anstatt "Hallo Team" zu sagen, können Sie beispielsweise "Hallo Richa, Shawny und Jason" verwenden, wenn die Gruppe klein ist und jeder eine direkte Anrede bevorzugt.
Damit zeigen Sie, dass Sie sich die Zeit genommen haben, jeden Empfänger zu erkennen, und schaffen eine persönlichere Verbindung.
Für größere Gruppen ist es jedoch akzeptabel, Gruppennamen wie "Hallo Marketingabteilung" oder "Liebes Team" zu verwenden, vor allem, wenn die Nachricht für alle gemeinsam relevant ist.
Dies erspart Ihnen langwierige E-Mails, wenn Sie mehrere Empfänger grüßen möchten.
Sie können auch tools zur Verwaltung des Posteingangs verwenden und E-Mail-Vorlagen, um E-Mails besser nach bestimmten Gruppen zu kategorisieren.
2. Wählen Sie geschlechtsneutrale Sprache im Text der E-Mail
Die Verwendung einer inklusiven, geschlechtsneutralen Sprache im Text Ihrer E-Mail mag unbedeutend erscheinen, zeigt aber einen respektvollen Umgangston. Sie können Annahmen über das Geschlecht einer Person vermeiden und die Inklusion in einem digitalen Ökosystem fördern.
Entscheiden Sie sich zum Beispiel für neutrale Alternativen wie "alle", "Team", "alle" oder "Leute" anstelle von geschlechtsspezifischen Begriffen wie "Jungs"
Wenn Sie sich auf jemanden beziehen, dessen Geschlecht nicht bekannt ist, oder wenn Sie allgemein sprechen, wählen Sie "sie" anstelle von "er" oder "sie" Diese einfache Änderung verhindert, dass Sie Vermutungen anstellen, und gibt den Empfängern das Gefühl, anerkannt zu sein.
Vermeiden Sie auch geschlechtsspezifische Titel wie "Vorsitzender" oder "Verkäufer" und wählen Sie stattdessen "Vorsitzender" oder "Verkäufer"
3. Sprechen Sie Menschen mit ihrem Namen an, wenn es angebracht ist
In vielen Fällen ist es ratsam, Personen im Text der E-Mail namentlich anzusprechen, wenn bestimmte Handlungen oder Verantwortlichkeiten erforderlich sind. Solche Gewohnheiten verhindern Unklarheiten darüber, welches Mitglied des Teams mit welcher Aufgabe betraut ist, insbesondere in einer Projektmanagement-Einstellung.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie senden ein Update zu einem Verkaufsprojekt an das gesamte Team. Sie müssen zwei Mitarbeiter speziell mit ihrem Namen ansprechen, um ihnen die Aufgaben der Nachverfolgung und des Follow-up zuzuweisen.
Beispiel: "George, kannst du die Präsentationsfolien bis Freitag fertig stellen?" oder "Lieber John, bitte koordiniere dich mit dem Design Team für die letzten Bearbeitungen
Wenn Sie die Namen nicht ausdrücklich erwähnen, kann es zu einer Verwechslung kommen, wenn mehrere Empfänger auf die Aufgabe anspringen, so dass die Daten verstreut sind.
👀 Bonus Read: 10 großartige Gmail-Hacks zum Verwalten Ihres Posteingangs
4. Vermeiden Sie es, eine Gruppe mit ihrem Namen anzusprechen, wenn es nicht notwendig ist
Obwohl die namentliche Nennung von Empfängern in Gruppen-E-Mails in vielen Fällen nützlich sein kann, kann sie auch redundant oder umständlich sein.
Wenn es sich bei der E-Mail um ein allgemeines Update oder eine Ankündigung handelt, die für alle gleichermaßen gilt, besteht keine Notwendigkeit, einzelne Personen namentlich anzusprechen, insbesondere nicht in der Anrede. Auf diese Weise wird Ihre Nachricht gestrafft und unnötiges Durcheinander vermieden.
Instanz, in der keine besonderen Handlungen von einzelnen Mitgliedern verlangt werden, reicht eine einfache Begrüßung wie "Hallo Team" oder "Liebe Kollegen" aus.
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, ist es außerdem wichtig, dass alle eine Rolle im Kontext der E-Mail spielen.
5. Berücksichtigen Sie den Kontext, um zwischen formellen und informellen Anreden zu entscheiden
Der Kontext Ihrer E-Mail entscheidet oft darüber, ob eine informelle oder eine formelle Anrede die Aufgabe erledigt.
Eine formellere Anrede wird im Allgemeinen erwartet, wenn Sie eine E-Mail an einen Client oder an eine höhere Autorität in der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens schicken. Eine respektvolle Anrede wäre zum Beispiel "Sehr geehrter Herr Dave" oder "Sehr geehrte Frau Joanne".
Bei der internen Kommunikation mit Ihren Kollegen ist es normalerweise akzeptabel, etwas legerer zu sein. Ein 'Hallo Team' oder 'Hallo alle' funktioniert in diesen Situationen gut und schafft ein freundliches, ansprechbares Umfeld.
Achten Sie außerdem darauf, dass Sie berufliche und persönliche Kontakte getrennt halten, auch in E-Mails.
Freundliche Erinnerung: Dies sind zwar allgemeine Faustregeln, doch sollten Sie die Kultur Ihres Unternehmens und die Rolle des Empfängers berücksichtigen. Im Zweifelsfall sollten Sie lieber etwas förmlicher sein, denn es ist besser, etwas geschliffener zu sein als leger.
Streamlining der Gruppen-E-Mail-Kommunikation mit ClickUp
Die Verwaltung der E-Mail-Kommunikation in Gruppen kann sich anfühlen, als ob man mit zu vielen Bällen gleichzeitig jongliert. E-Mails gehen verloren, Nachfassaktionen werden überbrückt, und Aufgaben werden verstreut und unklar.
Ein Projektmanagement tool einbettung des Besten strategien zur Verwaltung von E-Mails und Features können hier helfen.
Erwägen Sie ClickUp clickUp ist Ihr zentraler Kommunikationskanal für alle E-Mails, einschließlich Unterhaltungen über Aufgaben, Zeitleisten, Whiteboards, Flussdiagramme und vieles mehr.
Schauen wir uns an, wie es den Staffelstab für e-Mail-Aufgabenverwaltung und Gruppenkommunikation auf die nächste Stufe:
E-Mail-Projektmanagement
Nutzen Sie ClickUp's E-Mail-Projektmanagement, um neben einer stabilen Datendrehscheibe zu arbeiten, die aus Ihrer gesamten E-Mail-Kommunikation erstellt wird
Testen Sie ClickUp's E-Mail Projekt-Management verwandelt relevante E-Mails in umsetzbare Aufgaben direkt auf der Plattform. Es zentralisiert Ihre E-Mails und Aufgaben, so dass Sie nicht zwischen Ihrem Posteingang und Projektmanagement-Tools wechseln müssen.
Wenn Sie eine Gruppen-E-Mail mit Aufgaben oder Projektaktualisierungen erhalten, können Sie mit nur wenigen Klicks Aufgaben aus diesen E-Mails erstellen. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse vermeiden, indem Sie Ihren Mitgliedern die Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Aufgaben im Workspace des Projekts ermöglichen.
Versenden Sie E-Mails direkt von Ihrem Workspace aus mit ClickUp Email Project Management
Sie können auch:
- E-Mails und Aufgaben automatisieren
- E-Mails mit Aufgaben und Unteraufgaben verknüpfen
- Antworten und Übermittlungen über E-Mail-Daten einplanen
- Von der Plattform aus auf E-Mail-Benachrichtigungen reagieren
Auch gelesen: Neues Feature: E-Mail in ClickUp
Integration mit Gmail ClickUp's Gmail-Integration ist ein Muss, um die E-Mail-Kommunikation direkt in ClickUp zu verwalten.
Sie können E-Mails ganz einfach in Kommentare umwandeln oder in Dokumentationen einbetten und so die Zusammenarbeit zwischen Teams optimieren. Dieses Feature ist besonders nützlich für diejenigen, die ein hohes E-Mail-Aufkommen zu bewältigen haben, denn es ermöglicht Ihnen, E-Mails mühelos in umsetzbare Aufgaben zu verwandeln.
Nutzen Sie die Gmail-Integration von ClickUp, um die Kommunikation im Team zu vereinfachen Gmail-Integrationen helfen Ihnen, Ihren Posteingang zu organisieren, und bringen so die nötige Übersicht in das E-Mail-Chaos. Durch die direkte Verknüpfung von E-Mail-Unterhaltungen mit Ihrer Zeitleiste für das Projekt wird sichergestellt, dass Sie kein wichtiges Detail oder Element übersehen.
So sparen Sie sich das Wechseln zwischen den Registerkarten und steigern Ihre Produktivität.
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Vorlagen für die Automatisierung von E-Mails
ClickUp's E-Mail Automatisierung mit ClickUp Vorlage wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, Ihre E-Mail Marketing Kampagnen zu automatisieren und zu optimieren.
Die ClickUp Vorlage für die Automatisierung von E-Mails vereinfacht die Kommunikation, wenn Sie Projektaktualisierungen oder Erinnerungen an Termine versenden müssen.
Egal, ob Sie wöchentliche E-Mail-Updates an mehrere Stakeholder oder Kunden-Feedback senden, das eingearbeitet werden muss, diese Vorlage plant und automatisiert den Versand solcher E-Mails.
Sie können auch Ihre gesamte Pipeline für die Automatisierung von E-Mails visualisieren, von der Einstellung der Auslöser bis zur Verfeinerung des Layouts und des Designs. Auf diese Weise verringert sich der manuelle Aufwand und Ihr Team hat mehr Zeit, sich auf Arbeiten mit hoher Priorität zu konzentrieren.
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Grundlagen der E-Mail-Etikette: Dos und Don'ts
Die E-Mail-Etikette ist eine wichtige Fähigkeit, die Ihre Beziehungen zu Kunden und internen Mitarbeitern fördern oder beeinträchtigen kann. Ganz gleich, ob es sich bei der E-Mail um eine kurze Notiz an Kollegen oder eine formelle Nachricht an Clients handelt, die grundlegenden E-Mail-Etikette gibt den richtigen Ton an.
Hier sind ein paar Beispiele:
Do's
- ✅ Seien Sie klar und prägnant: Vielbeschäftigte Berufstätige haben keine Zeit, lange E-Mails zu lesen, und sie sind darauf angewiesen, dass Ihre Botschaft klar und kurz ist. Fügen Sie eine relevante Betreffzeile hinzu, um Klarheit zu schaffen
- ✅ Verwenden Sie eine angemessene Anrede: Beginnen Sie mit einer angemessenen Anrede, die der Form Ihrer Beziehung zum Empfänger entspricht
- ✅ Verwenden Sie CC und BCC angemessen: CC (Carbon Copy) ist für diejenigen, die an der Unterhaltung beteiligt sein und die Antworten sehen sollen. BCC (Blind Carbon Copy) kann für Massen-E-Mails verwendet werden, um die Adressen der Empfänger privat zu halten und lange Listen von Empfängern zu vermeiden
Don'ts
- 🚩 Vermeiden Sie Großbuchstaben: Dies gilt als das digitale Äquivalent zum Schreien, da es aggressiv und unprofessionell wirkt
- 🚩 Verwenden Sie nicht zu viele Ausrufezeichen: Halten Sie Ihren Ton professionell, indem Sie die Verwendung von Ausrufezeichen in der E-Mail limitieren
- 🚩 Verzichten Sie auf informelle Sprache: Slang und Emojis sollten in einer professionellen oder formellen Einstellung auf ein absolutes Minimum beschränkt werden, insbesondere bei der ersten Kommunikation
Am wichtigsten ist, tools zur Verwaltung von E-Mails nutzen wie ClickUp, damit Ihre Teams effizient kommunizieren können. ClickUp hilft dabei, E-Mails zu konsolidieren, Aufgaben zu verwalten und alle auf dem Laufenden zu halten, damit Sie endlose E-Mail-Ketten vermeiden können.
💡 Profi-Tipp: A software für den freigegebenen Posteingang (wie ClickUp) ermöglicht es mehreren Mitgliedern eines Teams, auf dasselbe E-Mail-Konto zuzugreifen und es zu verwalten, was die Zusammenarbeit verbessert und sicherstellt, dass keine Nachricht unbeantwortet bleibt.
Automatisieren Sie Standard-E-Mail-Antworten mit ClickUp
Letztendlich ist es das Ziel, mehrere Personen per E-Mail anzusprechen und dabei einfache Richtlinien zu befolgen, wie z. B. die Verwendung einer professionellen und respektvollen Sprache, die korrekte Anwendung von CC und BCC, ein höflicher Umgangston und eine knappe E-Mail.
Wenn Sie eine Software wie ClickUp in Ihr Projekt- und E-Mail-Management-Toolkit aufnehmen, können Sie auf zusätzliche Tools von Drittanbietern verzichten.
Von der Rationalisierung von Workflows bis hin zur Einhaltung von Qualitätsstandards in der Gruppenkommunikation können Sie mit ClickUp sinnlose E-Mails vermeiden.
Lassen Sie Ihren Posteingang nicht zu einer digitalen Müllhalde werden! Machen Sie ihn sauber und frei von Unordnung. Melden Sie sich bei ClickUp an heute kostenlos an.