Müssen Sie häufig E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig versenden?
Im beruflichen Umfeld sind Massen-E-Mails gang und gäbe, insbesondere wenn Sie mit mehreren Clients, Teams oder Stakeholdern zusammenarbeiten. So können Sie alle schnell über wichtige Neuigkeiten oder Aufgaben auf dem Laufenden halten.
Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie durch das Erstellen einer Verteilerliste viel Zeit sparen. Mit diesem praktischen Feature können Sie eine Auswahl an E-Mail-Adressen in einer Gruppe zusammenfassen. Anstatt also jeden Namen einzeln einzugeben, geben Sie einfach den Gruppennamen ein, klicken auf „Senden“ und fertig!
Klingt einfach, oder?
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Liste für die Verteilung in Outlook erstellen – unabhängig davon, ob Sie Outlook Web, Mac oder Windows verwenden.
Als Bonus stellen wir Ihnen eine leistungsstarke Software zur Verwaltung von E-Mails vor, mit der Sie Ihre Massen-E-Mails auf ein neues Niveau heben können.
Los geht's. ✉️
So erstellen Sie eine Liste für die Verteilung in Outlook
Beginnen Sie mit den Grundlagen und erfahren Sie, wie Sie eine Liste für die Verteilung in Outlook Web (Outlook.com) erstellen können:
1. Starten Sie Microsoft Outlook Office in Ihrem Browser, um die Ansicht Ihres Posteingangs zu erhalten.
2. Klicken Sie auf das Symbol „Personen” in der oberen linken Ecke des Feeds. Dadurch gelangen Sie zu Ihren Outlook-Kontakten oder Ihrem „Adressbuch”.
3. Klicken Sie anschließend im Bereich „Kontakte” auf „Alle Kontaktlisten”. Dort finden Sie die Option „Kontaktliste erstellen”.
4. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, Details für die Liste der Kontakte einzugeben.
5. Geben Sie den Namen der Kontaktliste ein, fügen Sie die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die Sie in die Liste für die Verteilung aufnehmen möchten, und geben Sie eine klare Beschreibung ein, um sich daran zu erinnern, wofür die Liste gedacht ist.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, um Ihre Liste für die E-Mail-Verteilung fertigzustellen.
Ihr Feed wird dem folgenden Screenshot ähneln.
Sie können nun E-Mails an die ausgewählten Kontakte senden, indem Sie den Namen der Kontaktliste in die Empfängerleiste eingeben, in diesem Beispiel „ClickUp Marketing“.
Notiz: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert sind. In der Web-Version kann während der Erstellung der Liste kein neuer Kontakt hinzugefügt werden.
So erstellen Sie eine Liste der Verteilung in Outlook für Mac und Windows
Die Schritte in Outlook für Mac und Windows ähneln denen in Outlook Web, allerdings unterscheidet sich die Benutzeroberfläche geringfügig. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Liste für die Verteilung in beiden Programmen zu erstellen.
1. Öffnen Sie die Desktop-App von Outlook.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt „Personen” oder „Kontakte”, indem Sie auf das Symbol „Personen” in der Navigationsleiste klicken.
3. Wählen Sie in der Symbolleiste „Neue Kontaktliste“ (auf dem Mac) oder „Neue Kontaktgruppe“ (unter Windows).
4. Benennen Sie Ihre Kontaktgruppe. Klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen” und dann auf „Aus Outlook-Kontakten”, um Personen zu Ihrer Gruppe hinzuzufügen.
5. Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, indem Sie sie entweder aus Ihren Kontakten auswählen oder manuell eingeben. Im Gegensatz zur Web-Version können Sie in den Mac- und Windows-Apps während der Erstellung neue E-Mail-Adressen hinzufügen.
6. Um einen Kontakt aus Ihrer Liste der Verteilung in Outlook zu entfernen, wählen Sie dessen Namen aus und klicken Sie auf „Mitglied entfernen“.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und schließen“, um Ihre neue Gruppe oder Liste für die E-Mail-Verteilung zu erstellen.
Einschränkungen beim Erstellen einer Verteilerliste in Outlook
Outlook hat Mailinglisten in Office 2007 eingeführt. Unabhängig davon, wie bequem das Versenden von Massen-E-Mails dadurch geworden ist, gibt es doch einige Nachteile:
1. Risiko, an die falsche Gruppe zu senden
Das System bietet keinen Schritt zur Bestätigung, um die Liste der Empfänger vor dem Senden noch einmal zu überprüfen. Dies kann zu Fehlern führen, die möglicherweise Verwirrung stiften oder Datenschutzverletzungen verursachen, wenn der Absender vertrauliche Informationen an eine Liste sendet, die nicht aktualisiert wurde.
2. Begrenzte Anzahl von Empfängern
Outlook-Verteilergruppen oder -listen haben oft eine Begrenzung für die Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie hinzufügen können, insbesondere wenn Sie eine ältere Version oder ein Nicht-Unternehmen-Konto verwenden. Dies kann eine Herausforderung sein, wenn Sie E-Mails an eine größere Gruppe senden müssen.
Wenn Sie dieses Limit überschreiten, kann es sein, dass Ihre E-Mail nicht gesendet werden kann oder Sie Ihre Liste in mehrere Gruppen aufteilen müssen.
3. Manuelle Aktualisierungen
Das bedeutet, dass Sie bei einer Änderung der Anzahl der Mitglieder oder ihrer E-Mail-Adressen die Liste der Verteilung manuell aktualisieren müssen, was zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein kann.
4. Eingeschränkte Benutzerdefinierungsmöglichkeiten
Ohne zusätzliche KI-E-Mail-Marketing-Tools oder Add-Ins können Sie den E-Mail-Inhalt nicht für jeden Empfänger personalisieren, z. B. indem Sie ihn mit seinem Namen ansprechen. Diese mangelnde Personalisierung kann das Engagement verringern, da die Empfänger das Gefühl haben könnten, dass die Nachricht allgemein gehalten oder weniger relevant ist.
5. Keine Segmentierung
Im Gegensatz zu anderen Outreach-Tools bieten Verteilerlisten in Outlook keine Segmentierungsfunktionen. Das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mail-Adressen nicht einfach in Untergruppen aufteilen oder bestimmte Zielgruppensegmente mit maßgeschneiderten Inhalten ansprechen können.
Als Ergebnis erhalten mehrere Empfänger die Nachricht, die möglicherweise nicht für alle Personen auf der Liste relevant ist.
Weiterlesen: 10 effektive Strategien für das Management von E-Mails zur Steigerung der Produktivität
Erstellen Sie eine Liste für die Verteilung mit ClickUp
Vielleicht denken Sie, dass ClickUp perfekt für die Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Teams in großem Umfang geeignet ist. Aber Sie werden angenehm überrascht sein, wie sich diese All-in-One-Projektmanagement-Software auch in Outlook integrieren lässt, um E-Mails und Verteilerlisten an einem Ort zu verwalten.
Es ist ein brillantes CRM für E-Mail-Marketing. In diesem Abschnitt erfahren Sie, warum und wie.
Mit dem Feature für E-Mail-Projektmanagement von ClickUp können Sie E-Mails direkt innerhalb der Plattform senden und empfangen, ohne zwischen Registerkarten oder verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Ob kurze Antwort oder detailliertes Update – Sie können Dokumente, Formulare, Clips und vieles mehr als Anhänge hinzufügen.
Sie können E-Mails und Aufgaben mit regelbasierten Auslösern für benutzerdefinierte Felder, Formularübermittlungen und Aufgabenaktualisierungen automatisieren. Ihr Posteingang wird zum Command-Center des Projekts, in dem Sie Aufgaben aus E-Mail-Benachrichtigungen erstellen und kommentieren, Start- und Enddaten hinzufügen können, um Fristen festzulegen, E-Mails mit Aufgaben verknüpfen können, um Kontext hinzuzufügen, und Automatisierungen für Newsletter, Drip-Kampagnen und E-Mail-Weiterleitungen einrichten können.
Für Outlook-Benutzer bietet die Outlook-Integration von ClickUp zusätzliche Funktionen für das Projektmanagement.
Eingehende E-Mails werden beispielsweise nicht nur auf der Plattform gelesen, sondern auch bearbeitet. Mit nur wenigen Klicks können Sie E-Mails aus Outlook in ClickUp-Aufgaben umwandeln, sie mit bestehenden Arbeitselementen verknüpfen und Ihrem Team Follow-ups mit klaren Fristen und Anweisungen zuweisen.
Auf diese Weise werden alle notwendigen Informationen und Unterhaltungen in einer gemeinsamen Software für den Posteingang gespeichert, was besonders bei komplexen Projekten oder der Korrespondenz mit Clients nützlich ist.
Das Ergebnis? Sie behalten den Überblick über Alles (und alle) und verpassen nichts mehr.
Aber wie richtet man eine Verteilergruppe oder Liste in ClickUp ein?
Mithilfe des listenbasierten Systems können Sie ganz einfach eine Liste erstellen, die als Grundlage für Ihre E-Mail-Projektmanagement-Workflows dient. Befolgen Sie einfach diese Schritte:
- Bewegen Sie den Mauszeiger in der Seitenleiste über den Bereich oder Ordner, in dem Sie Ihre Liste für die Verteilung erstellen möchten.
- Klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem Namen des Spaces oder Ordners.
- Wählen Sie „Liste“ aus dem Dropdown-Menü aus.
- Geben Sie Ihrer neuen Liste einen Namen (z. B. „E-Mail-Verteilerliste – Marketing“) und klicken Sie auf „Liste erstellen“.
- Fügen Sie in Ihrer neu erstellten Liste Aufgaben hinzu, die sich auf die E-Mails oder Kommunikationsschritte beziehen, die Sie verteilen möchten. Erstellen Sie beispielsweise eine Aufgabe mit dem Namen „Kunden-Updates senden“, fügen Sie den E-Mail-Entwurf als Anhang hinzu und weisen Sie sie einem Mitglied des Teams zu.
- Wenn Sie mit externen Benutzern zusammenarbeiten müssen, passen Sie die Optionen zum Freigeben und zur Berechtigung für die Liste an, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten (…) neben dem Namen der Liste in der Seitenleiste klicken. Legen Sie fest, wer die Liste anzeigen, bearbeiten oder mit ihr interagieren darf.
Notiz: ClickUp unterliegt nicht denselben Beschränkungen hinsichtlich der Empfängeranzahl wie Outlook. Sie können größere Gruppen erstellen, ohne sich Gedanken über ein Limit machen zu müssen.
Es handelt sich nicht nur um eine dynamische Alternative zu Microsoft Outlook, sondern auch um eine vielseitige Lösung, mit der Sie jeden Schritt der E-Mail-Verteilung in Echtzeit verwalten und überwachen können, wodurch Klarheit und Transparenz im gesamten Team gewährleistet sind.
Mit der ClickUp-Automatisierungsfunktion können Sie E-Mails automatisch basierend auf Auslösern wie der Erstellung oder Fertigstellung von Aufgaben oder Benutzerdefinierten Feldern aus der Plattform versenden – beispielsweise wenn das Feld „Projektstatus“ auf „Abgeschlossen“ aktualisiert wird oder wenn ein „Fälligkeitsdatum“ erreicht ist.
Wenn Sie eine Reihe von Follow-ups oder Updates versenden müssen, hilft Ihnen ClickUp auch dabei.
Richten Sie wiederkehrende E-Mail-Erinnerungen für Aufgaben ein, deren Frist bald abläuft, oder führen Sie eine Automatisierung von Folge-E-Mails durch, wenn ein Mitglied innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht auf eine Aufgabe reagiert oder diese aktualisiert hat.
Die E-Mail-Automatisierung mit ClickUp Vorlage ist besonders hilfreich für die Nachverfolgung der Leistung Ihrer automatisierten E-Mails und um notwendige Anpassungen vorzunehmen, um das Engagement zu verbessern. Außerdem hilft es Ihnen dabei, sicherzustellen, dass jede Aufgabe termingerecht fertiggestellt wird.
Außerdem passt ClickUp die Liste in Echtzeit an, wenn Mitglieder Projekten beitreten oder diese verlassen, sodass Sie sich keine Gedanken mehr über veraltete Kontaktgruppen oder Listen machen müssen. Die Vorlage hilft auch dabei, manuelle und sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, indem sie automatisch E-Mails als Auslöser auslöst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Mit E-Mail-Automatisierung können Sie die Reaktionszeiten auf Kundenabfragen verbessern, terminbasierte Nachfassaktionen ohne manuellen Aufwand durchführen, Kontakte zu ihrer bevorzugten Zeit über Zeitzonen hinweg erreichen und Kunden mit Produkt-Updates, Newslettern und personalisierten Informationen auf dem Laufenden halten.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp-Dashboards, um Metriken wie Öffnungsraten, Klickraten und Abmeldungen zu überwachen und eine Übersicht über den Erfolg Ihrer Marketingkampagne zu erhalten.
Mit der E-Mail-Marketingkampagnenvorlage von ClickUp können Sie benutzerdefinierte Felder und Ansichten verwenden, um Ihre E-Mail-Empfänger in verschiedene Segmente zu kategorisieren. So gelangen die richtigen Nachrichten zu den richtigen Personen.
Mit integrierten Analysen und Dashboards können Sie Metriken wie Öffnungsraten, Klickraten (CTRs) und Konversionen überwachen.
Die Vorlage bietet einen vorgefertigten Rahmen für die Kontaktaufnahme mit bestehenden und potenziellen Kunden. Sie hilft dabei, Zielgruppen zu identifizieren und sie anhand ihrer Bedürfnisse und Präferenzen in relevante Kategorien zu segmentieren.
Mit ClickUp Docs können Sie personalisierte E-Mails verfassen und Elemente wie Bilder und Videos hinzufügen, um sie interaktiv zu gestalten. Sobald die Kampagne gestartet ist, können Sie mithilfe benutzerdefinierter Felder wichtige Metriken verfolgen, Inhalte optimieren und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
Die Vorlage hilft Ihnen dabei, E-Mails zu strukturieren, damit die Stimme Ihrer Marke in allen Kampagnen einheitlich bleibt.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie Vorlagen für Drip-Kampagnen, um die Konversion und Kundenbindung zu steigern, indem Sie Leads in jeder Phase der Customer Journey begleiten.
Darüber hinaus kann ClickUp Brain mit seinem KI-Wissensmanager schnell bestimmte Details aus Aufgaben oder Dokumenten abrufen, ohne mehrere Quellen durchsuchen zu müssen.
Mit diesem Feature können Sie Fortschrittsberichte automatisieren, den Status des Projekts zusammenfassen und sogar routinemäßige Nachfassaktionen auf der Grundlage von Änderungen der Aufgaben durchführen – und so die Effizienz und Verteilung von E-Mails verbessern.
Er fungiert außerdem als Ihr KI-gestützter Schreibassistent und hilft Ihnen beim Verfassen von E-Mails, die darauf abzielen, Leads zu generieren und zu pflegen.
Steigern Sie die Effizienz Ihrer Verwaltung der E-Mails mit ClickUp
E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Zu wissen, wann, was und an wen man eine E-Mail schicken soll, kann schnell zu einer Herausforderung werden, insbesondere wenn es sich um große Empfängergruppen handelt.
Wenn Sie es richtig machen, können Sie mit Massen-E-Mails auf einen Schlag eine maximale Anzahl von Personen erreichen und die Kommunikation mühelos verwalten.
Optimieren Sie also die Gruppen-E-Mails mit Verteilerlisten in Ihrem Outlook. Wenn Sie jedoch nach etwas Fortgeschrittenerem suchen, verwenden Sie ClickUp.
Sie können eine neue Liste einrichten, Aufgaben hinzufügen und Team- oder Gruppenmitglieder zuweisen, während Sie von den leistungsstarken Features für Projektmanagement, Automatisierung und Integration profitieren.
Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an.