Müssen Sie oft E-Mails an eine Gruppe von Personen gleichzeitig erledigen?
In einer beruflichen Einstellung sind Massen-E-Mails üblich, vor allem, wenn Sie sich mit mehreren Clients, Teams oder Interessengruppen abstimmen müssen. Es ist eine schnelle Möglichkeit, alle auf dem Laufenden zu halten und bei wichtigen Aktualisierungen oder Aufgaben auf der gleichen Seite zu sein.
Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie mit der Erstellung einer Liste für die Verteilung viel Zeit sparen. Mit diesem praktischen Feature können Sie ausgewählte E-Mail-Adressen in einer Gruppe zusammenfassen. Anstatt jeden Namen einzeln einzugeben, geben Sie einfach den Gruppennamen ein, klicken auf "Senden" und sind damit erledigt!
klingt einfach, oder?
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Liste mit Verteilern in Outlook erstellen - egal, ob Sie Outlook Web, Mac oder Windows verwenden.
Als Bonus stellen wir Ihnen eine leistungsstarke software zur Verwaltung von E-Mails die Ihr Spiel mit Massen-E-Mails auf die nächste Stufe heben kann.
Fangen wir an. ✉️
So erstellen Sie eine Verteilerliste in Outlook
Beginnen Sie mit den Grundlagen und sehen Sie, wie Sie eine Liste mit Verteilern in Outlook Web (Outlook.com) erstellen können:
1. Starten Sie Microsoft Outlook Office in Ihrem Browser, um Ihren Posteingang zu sehen.
2. Klicken Sie auf das Symbol "Personen" in der oberen linken Ecke des Feeds. Dadurch gelangen Sie zu Ihren Outlook-Kontakten oder Ihrem Adressbuch
3. Klicken Sie als Nächstes im Bereich "Kontakte" auf "Alle Kontaktlisten". Zu erledigen, finden Sie die Option "Eine Liste erstellen"
4. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie aufgefordert werden, Details für die Liste einzugeben.
5. Geben Sie den Namen der Liste ein, fügen Sie die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die in die Verteilung aufgenommen werden sollen, und geben Sie eine klare Beschreibung ein, die Sie daran erinnert, wofür die Liste gedacht ist.
6. Drücken Sie die Schaltfläche "Erstellen", um Ihre E-Mail Verteilung fertig zu stellen.
Ihr Feed sieht dann so aus wie auf dem folgenden Screenshot.
Sie können nun E-Mails an die ausgewählten Kontakte senden, indem Sie den Namen der Liste in die Empfängerleiste eingeben, in diesem Beispiel 'ClickUp Marketing'
Notizen: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert sind. In der Web-Version ist es nicht möglich, während der Erstellung der Liste neue Kontakte hinzuzufügen.
So erstellen Sie eine Liste mit Verteilern in Outlook für Mac und Windows
Während die Schritte in Outlook für Mac und Windows denen in Outlook Web ähneln, ist die Benutzeroberfläche etwas anders. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Liste mit Verteilern in beiden Versionen zu erstellen.
1. Öffnen Sie die Desktop-App von Outlook.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt "Personen" oder "Kontakte", indem Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol "Personen" klicken.
3. Wählen Sie in der Symbolleiste "Neue Liste" (Mac) oder "Neue Kontaktgruppe" (Windows).
4. Benennen Sie Ihre Kontaktgruppe. Klicken Sie auf "Mitglieder hinzufügen" und dann auf "Aus Outlook-Kontakten", um Personen zu Ihrer Gruppe hinzuzufügen.
5. Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, indem Sie sie entweder aus Ihren Kontakten auswählen oder manuell eingeben. Anders als in der Web Version können Sie in den Apps für Mac und Windows neue E-Mail-Adressen während der Erstellung hinzufügen.
6. Um einen Kontakt aus Ihrer Verteilung in Outlook zu entfernen, wählen Sie seinen Namen aus und klicken Sie auf "Mitglied entfernen"
7. Drücken Sie die Schaltfläche "Speichern & Schließen", um Ihre neue Gruppe oder E-Mail-Verteilungsliste zu erstellen.
*Weiterlesen: die 10 besten Tools zur Produktivität von E-Mails im Jahr 2024
Limitierungen beim Erstellen einer Verteilerliste in Outlook
Outlook hat in Office 2007\ Verteilerlisten eingeführt. Unabhängig davon, wie bequem das Versenden von Massen-E-Mails damit geworden ist, hat es auch einige Nachteile:
1. Risiko des Versands an die falsche Gruppe
Das System sieht keinen Schritt zur Bestätigung vor, um die Liste der Empfänger vor dem Versand zu überprüfen. Dies kann zu Fehlern führen, die Verwirrung stiften oder den Datenschutz verletzen können, wenn der Absender sensible Informationen an eine nicht aktualisierte Liste sendet.
2. Limitierte Nummer von Empfängern
Bei Outlook-Verteilungsgruppen oder -Listen ist die Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie hinzufügen können, häufig begrenzt, insbesondere wenn Sie eine ältere Version oder ein Konto außerhalb des Unternehmens verwenden. Dies kann eine Herausforderung darstellen, wenn Sie E-Mails an eine größere Gruppe senden müssen.
Wenn Sie dieses Limit überschreiten, kann es sein, dass Ihre E-Mail nicht gesendet werden kann oder dass Sie Ihre Liste in mehrere Gruppen aufteilen müssen.
3. Manuelle Aktualisierungen
Wenn sich die Zahl der Mitglieder oder ihre E-Mail-Adressen ändern, müssen Sie die Liste manuell aktualisieren, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann.
4. Begrenzte benutzerdefinierte Anpassung
Sie können den Inhalt der E-Mail nicht für jeden Empfänger personalisieren, z. B. ihn mit seinem Namen ansprechen, ohne zusätzliche KI E-Mail Marketing tools oder Add-ins. Dieser Mangel an Personalisierung kann das Engagement verringern, da die Empfänger die Nachricht als generisch oder weniger relevant empfinden könnten.
5. Keine Segmentierung
Im Gegensatz zu anderen outreach tools verteilerlisten in Outlook bieten keine Möglichkeit zur Segmentierung. Das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mail-Adressen nicht einfach in Untergruppen aufteilen oder bestimmte Zielgruppen mit maßgeschneiderten Inhalten ansprechen können.
Das Ergebnis ist, dass mehrere Empfänger die Nachricht erhalten, die möglicherweise nicht für jeden auf der Liste relevant ist.
*Weiterlesen: 10 effektive E-Mail-Management-Strategien zur Steigerung der Produktivität
Erstellen Sie eine Verteilung Liste mit ClickUp
Sie denken vielleicht, dass ClickUp perfekt für die Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Teams im großen Stil ist. Aber Sie werden angenehm überrascht sein, wie diese All-in-One-Projektmanagement-Software auch mit Outlook integriert werden kann, um E-Mails und Verteilerlisten an einem Ort zu verwalten.
Es ist eine brillante CRM für E-Mail-Marketing . In diesem Abschnitt gehen wir der Frage nach, warum und wie.
Die ClickUp E-Mail Projekt-Management feature ermöglicht es Ihnen, E-Mails direkt auf der Plattform zu senden und zu empfangen, ohne zwischen Registerkarten oder verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Egal, ob es sich um eine schnelle Antwort oder ein detailliertes Update handelt, Sie können Dokumente, Formulare, Clips und mehr anhängen.
Sie können E-Mails und Aufgaben mit regelbasierten Auslösern für benutzerdefinierte Felder, Formularübermittlungen und Aufgabenaktualisierungen automatisieren. Ihr Posteingang wird zur Befehlszentrale des Projekts, in der Sie Aufgaben aus Benachrichtigungen erstellen und kommentieren, Start- und Enddaten hinzufügen, um Fristen festzulegen, E-Mails mit Aufgaben verknüpfen, um den Kontext hinzuzufügen, und Automatisierungen für Newsletter, Tropfkampagnen und E-Mail-Weiterleitungen einrichten können.
Verwalten Sie Ihren E-Mail Workflow mühelos mit ClickUp E-Mail Projekt Management
Für Outlook-Benutzer, ClickUp's Outlook-Integration fügt dem Projektmanagement eine zusätzliche Funktionsebene hinzu.
Eingehende E-Mails zum Beispiel werden auf der Plattform nicht nur gelesen, sondern auch verarbeitet. Mit nur wenigen Klicks können Sie E-Mails aus Outlook in ClickUp Aufgaben , verknüpfen Sie sie mit bestehenden Elementen der Arbeit und weisen Sie Ihrem Team Folgeaufgaben mit klaren Fristen und Anweisungen zu.
Fügen Sie mit der Outlook-Integration von ClickUp eine vollständige HTML-E-Mail an eine Ihrer Aufgaben an
Auf diese Weise bleiben alle notwendigen Zusammenhänge und Unterhaltungen in einer software für den gemeinsamen Posteingang die besonders bei komplexen Projekten oder bei der Korrespondenz mit Clients nützlich ist.
Das Ergebnis? Sie bleiben mit allem (und jedem) auf dem Laufenden, ohne etwas zu verpassen.
Erhöhen Sie die Übersichtlichkeit in Ihren Projekten mit anpassbaren Aufgabentypen und verbessern Sie die Organisation Ihres Aufwands für das Projektmanagement
zu erledigen Zu erledigen Zu erledigen Zu erledigen Zu erledigen Zu erledigen Zu erledigen
Mithilfe des listenbasierten Systems können Sie ganz einfach eine Verteilung erstellen, die als Grundlage für Ihre e-Mail Projekt-Management workflows. Gehen Sie einfach wie folgt vor:
- Bewegen Sie den Mauszeiger in der Seitenleiste auf den Space oder Ordner, in dem Sie Ihre Liste zur Verteilung erstellen möchten
- Klicken Sie auf das "Plus"-Symbol neben dem Namen des Spaces oder Ordners
- Wählen Sie Liste aus dem ausklappbaren Menü
Erstellen Sie mit den anpassbaren Spaces von ClickUp klare Workflows und Aufgaben für alle Ihre Teams, Abteilungen, Projekte und mehr
- Benennen Sie Ihre neue Liste (z. B. 'E-Mail Verteilung - Marketing') und klicken Sie auf 'Liste erstellen'
- Fügen Sie innerhalb Ihrer neu erstellten Liste Aufgaben hinzu, die sich auf die E-Mails oder Kommunikationsschritte beziehen, die Sie verteilen möchten. Erstellen Sie beispielsweise eine Aufgabe mit dem Namen "Kunden-Updates senden", hängen Sie den E-Mail-Entwurf an und weisen Sie ihn einem Mitglied des Teams zu
Fügen Sie Aufgaben zu Ihrer ClickUp Liste hinzu
- Wenn Sie mit externen Benutzern zusammenarbeiten möchten, passen Sie die Freigabe und Berechtigungen für die Liste an, indem Sie in der Seitenleiste neben dem Namen der Liste auf das "Ellipsenmenü (...)" klicken; verwalten Sie, wer Zugriff auf die Ansicht, Bearbeitung oder Interaktion mit der Liste hat
Notizen: ClickUp legt nicht die gleichen restriktiven Obergrenzen für Empfänger fest, wie Sie sie bei Outlook vorfinden. Sie können größere Gruppen erstellen, ohne sich Sorgen zu machen, dass Sie auf ein Limit stoßen.
ClickUp ist nicht nur eine dynamische Microsoft Outlook-Alternative ist eine vielseitige Lösung, mit der Sie jeden Schritt der Verteilung von E-Mails in Echtzeit verwalten und überwachen können und so für Klarheit und Transparenz im gesamten Team sorgen.
Die ClickUp Automatisierungen feature ermöglicht es Ihnen, automatisch E-Mails zu versenden, die auf Auslösern wie der Erstellung von Aufgaben, der Fertigstellung von Aufgaben oder benutzerdefinierten Feldern der Plattform basieren - zum Beispiel, wenn ein Feld "Projektstatus" auf "abgeschlossen" aktualisiert wird oder wenn ein "Fälligkeitsdatum" erreicht wird.
Wenn Sie eine Reihe von Nachfassaktionen oder Aktualisierungen senden müssen, hilft ClickUp auch dabei.
Richten Sie wiederkehrende E-Mail-Erinnerungen für Aufgaben ein, die sich ihrem Abgabetermin nähern, oder automatisieren Sie Follow-up-E-Mails, wenn ein Mitglied des Teams eine Aufgabe nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens beantwortet oder aktualisiert hat.
Automatisieren Sie Ihre sich wiederholenden Aufgaben, damit Sie sich mit ClickUp Automations auf die Arbeit konzentrieren können, die am wichtigsten ist E-Mail Automatisierung mit ClickUp Vorlage ist besonders hilfreich bei der Nachverfolgung der Leistung Ihrer automatisierten E-Mails und der Vornahme notwendiger Anpassungen, um das Engagement zu verbessern. Außerdem können Sie damit sicherstellen, dass jede Aufgabe termingerecht abgeschlossen wird.
Automatisierung von E-Mails
Wenn Mitglieder eines Teams zu einem Projekt hinzukommen oder es verlassen, passt ClickUp die Liste in Echtzeit an, so dass Sie sich nicht mehr um veraltete Kontaktgruppen oder -listen kümmern müssen. Die Vorlage trägt auch dazu bei, manuelle und sich wiederholende administrative Aufgaben zu reduzieren, indem sie automatisch E-Mails auslöst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Mit der Automatisierung von E-Mails können Sie die Antwortzeiten auf Kundenabfragen verbessern, planmäßige Nachfassaktionen ohne manuelle Eingriffe durchführen, Kontakte über Zeitzonen hinweg zu ihrer bevorzugten Zeit erreichen und Kunden mit Produktaktualisierungen, Newslettern und personalisierten Informationen bei der Stange halten.
💡Pro-Tipp: Verwenden ClickUp Dashboards um Metriken wie Öffnungsraten, Klickraten und Abmeldungen zu überwachen und eine übergreifende Ansicht über den Erfolg Ihrer Marketingkampagne zu erhalten.
Die Vorlage für E-Mail-Marketing-Kampagnen von ClickUp ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder und Ansichten zu verwenden, um Ihre E-Mail-Empfänger in verschiedene Segmente einzuteilen. Dieser Ansatz hilft, dass die richtigen Nachrichten die richtigen Personen erreichen.
Mit integrierten Analysen und Dashboards können Sie Metriken wie Öffnungsraten, Click-Through-Raten (CTRs) und Konversionen überwachen.
ClickUp's E-Mail Marketing Vorlage
Die Vorlage bietet einen vorgefertigten Rahmen für die Ansprache bestehender und potenzieller Kunden. Sie hilft bei der Identifizierung von Einzelzielen und deren Einteilung in relevante Kategorien auf der Grundlage ihrer Bedürfnisse und Vorlieben.
Sie können verwenden ClickUp Dokumente um personalisierte E-Mails zu schreiben und Elemente wie Bilder und Videos hinzuzufügen, um sie interaktiv zu gestalten. Sobald die Kampagne gestartet ist, können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um Schlüssel-Metriken nachzuverfolgen, den Inhalt zu optimieren und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Die Vorlage hilft bei der Strukturierung von E-Mails, um sicherzustellen, dass die Stimme Ihrer Marke über alle Kampagnen hinweg konsistent bleibt.
💡Pro-Tipp: Verwenden vorlagen für Tropfkampagnen zur Steigerung von Konversion und Kundenbindung durch Pflege von Leads in jeder Phase der Customer Journey.
Zusätzlich, ClickUp Gehirn kann mit seinem KI-Wissensmanager schnell bestimmte Details aus Aufgaben oder Dokumenten abrufen, ohne mehrere Quellen zu durchsuchen.
Mit diesem Feature lassen sich Fortschritts-Updates automatisieren, der Status von Projekten zusammenfassen und sogar routinemäßige Nachfassaktionen auf der Grundlage von Aufgabenänderungen abwickeln - was die Effizienz und Verteilung von E-Mails verbessert.
Finden Sie spezifische Details aus Aufgaben oder Dokumenten mit der Kraft der KI in ClickUp Brain
Es fungiert auch als Ihr KI-gestützter Schreibassistent und hilft beim Verfassen von E-Mails, die auf die Generierung und Pflege von Leads abzielen.
Nutzen Sie ClickUp Brain, um das Beste aus Ihrem E-Mail-Marketing-Aufwand herauszuholen
*Weiterlesen: die 10 besten Tools zur Verwaltung des Posteingangs für maximale Effizienz
Mit ClickUp die Effizienz der E-Mail-Verwaltung steigern
E-Mails sind ein wichtiger Teil unseres Arbeitslebens. Zu wissen, wann, was und an wen man E-Mails verschickt, kann schnell entmutigend werden, besonders wenn es sich bei den Empfängern um große Gruppen handelt.
Zu erledigte Massen-E-Mails können Ihnen dabei helfen, die größtmögliche Zahl von Personen auf einmal zu erreichen und die Kommunikation mühelos zu verwalten.
Rationalisieren Sie also Gruppen-E-Mails mit Verteilerlisten in Ihrem Outlook. Wenn Sie jedoch nach etwas Fortgeschrittenem suchen, verwenden Sie ClickUp.
Sie können eine neue Liste einrichten, Aufgaben hinzufügen und Team- oder Gruppenmitglieder zuweisen, während Sie von den leistungsstarken Features für Projektmanagement, Automatisierung und Integration profitieren. Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an heute.