Teil eines neuen Teams oder einer neuen Organisation zu werden, ist wie der Schritt in eine völlig neue Welt. Das Gefühl der Unsicherheit und Hemmung verstärkt sich, wenn Ihr gesamtes Team neu anfängt. Die Vorstellung, sich in eine brandneue Gruppe einzufügen, klingt überwältigend, kann aber unter der richtigen Führung leicht bewältigt werden.
Diese Anfangsphase, die in Bruce Tuckmans Modell der Teamentwicklung als Formierungsphase bezeichnet wird, ist entscheidend für den Aufbau eines starken und geschlossenen Teams. In dieser Phase werden Verbindungen geknüpft, Barrieren abgebaut, Vertrauen aufgebaut und die Weichen für den zukünftigen Erfolg gestellt.
Die Formierungsphase legt den Grundstein für ein gesundes und produktives Teamumfeld, in dem die Mitglieder der Gruppe bereit sind, Herausforderungen anzunehmen und die Ziele des Teams zu erreichen.
Schauen wir uns einmal an, wie Sie die Formungsphase meistern können, um organisatorische Exzellenz zu erreichen!
Tuckmans Phasen der Gruppenentwicklung verstehen
Bevor wir uns näher mit der Formierungsphase und ihrer Bedeutung befassen, wollen wir zunächst die Phasen der Gruppenentwicklung nach Tuckman verstehen.
Die 1965 vom Psychologen Bruce Tuckman vorgeschlagene Tuckman-Theorie oder -Modell veranschaulicht den natürlichen Verlauf der Teamentwicklung in verschiedenen Phasen. Er schlug vor, dass die Entwicklung eines Teams fünf Phasen der Teamentwicklung durchläuft: Forming, Storming, Norming, Performing und Adjourning.
Die einzelnen Phasen der Teamentwicklung haben folgende Bedeutung:
Phase 1: Die Formierungsphase
Die Formierungsphase ist die erste Phase. Hier kommen die Teammitglieder zusammen und beginnen, eine Beziehung aufzubauen, Rollen zuzuweisen und Erwartungen festzulegen. Als erste der frühen Phasen ist sie geprägt von Unsicherheit, Vorsicht und Abhängigkeit vom Teamleiter.
Zu den wichtigsten Features der Formierungsphase gehören:
- Der Gruppenleiter spielt in dieser Phase eine dominante Rolle, indem er Orientierung und Anleitung bietet.
- Team-Mitglieder zögern möglicherweise, Ideen freizugeben, Meinungen zu äußern oder Risiken einzugehen.
- Teams können Grenzen, Erwartungen, Arbeitsstile, Kommunikationsweisen, Grundregeln usw. ausprobieren und erkunden.
Phase 2: Die Konfliktphase
In der nächsten Phase, der Konfliktphase, werden die Handschuhe ausgezogen und die Krallen ausgefahren. Sie werden eine Veränderung in der Teamdynamik feststellen , wobei Konflikte, Konkurrenz und Widerstand die Ziele des Teams im Wege stehen. Jedes Teammitglied wird versuchen, sich zu behaupten und den Status quo in Frage zu stellen, was das Ergebnis von Machtkämpfen ist.
Zu den wichtigsten Merkmalen der Konfliktphase gehören:
- Der Teamleiter übernimmt nun die Rolle eines Vermittlers, während er sich an der Brandbekämpfung beteiligt.
- Team-Mitglieder beginnen, ihre Meinungsverschiedenheiten über Ziele, Rollen, Verfahren und mehr zum Ausdruck zu bringen.
- Es kann zu Widerstand gegen die Entscheidungen und Normen der Gruppe kommen, wobei Mitglieder des Teams die Führung oder die allgemeine Ausrichtung in Frage stellen.
Phase 3: Die Normierungsphase
Glücklicherweise ebnet die turbulente Konfliktphase den Weg für die dritte Phase – die Normierungsphase. Hier beginnen Teams damit, Normen festzulegen, Rollen zu definieren und Erwartungen klar und einvernehmlich zu formulieren.
Einfacher ausgedrückt: Die Dinge beruhigen sich, wenn die Mitglieder des Teams ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements für das gemeinsam vereinbarte Ziel entwickeln.
Zu den wichtigsten Merkmalen der Normierungsphase gehören:
- Die Team-Mitglieder werden eine stärkere Verbindung zu den anderen Team-Mitgliedern und ihren Zielen spüren.
- Teams entwickeln standardisierte Prozesse, Abläufe und Workflows.
- Die Zusammenarbeit und Kooperation innerhalb des Teams wird zunehmen, da die Teams optimale Wege finden, um ihre etwaigen Differenzen zu überwinden.
Phase 4: Die Leistungsphase
Die Leistungsphase ist in der Regel die letzte Phase der Gruppenentwicklung (das Schlüsselwort hier ist „Entwicklung“, da als Nächstes die Auflösung des Teams folgt). Aus diesem Grund enthalten einige Varianten des Tuckman-Modells nur vier Phasen, die mit der Leistungsphase enden.
Hier hat das Team synchrone Harmonie, Spitzenleistung und maximale Produktivität erreicht. Das Ergebnis sind leistungsstarke Teams, die perfekt zusammenarbeiten und in jeder Situation Erfolge erzielen.
Zu den bemerkenswerten Merkmalen der Leistungsphase gehören:
- Hohe Teamleistung und Produktivität führen zu müheloser Zielerreichung.
- Starke Beziehungen und Vertrauen zwischen den Team-Mitgliedern
- Gemeinsames Engagement für den Erfolg des Teams und konzertierte Maßnahmen zur Erreichung der Teamziele
Phase 5: Die Auflösungsphase
Die fünfte Phase ist die Auflösungsphase. Dies ist der Zeitpunkt, an dem das Team sein Ziel erreicht hat und bereit ist, zum nächsten Projekt überzugehen. In einigen Fällen kann sich das Team auch auflösen, um neue Rollen und Herausforderungen anzunehmen und ein ganz neues Team zu bilden.
Zu den Features dieser Phase gehören:
- Das Team kann über gemeinsame Erfahrungen reflektieren und Erfolge feiern.
- Teamleiter können Feedback von Teammitgliedern einholen oder Nachbesprechungen nach Abschluss eines Projekts durchführen.
- Auch das Auseinandergehen kann emotionale Reaktionen hervorrufen, wobei die Mitglieder des Teams ein Gefühl des Verlusts oder der Traurigkeit empfinden können.
Das ist eine Ansicht der fünf Phasen der Teamentwicklung, wie sie von Tuckman vorgeschlagen wurden.
⭐️ Freundliche Notiz: Der Übergang zwischen den fünf Phasen der Teamentwicklung verläuft nicht immer linear. Teams können frühere Phasen erneut durchlaufen oder zwischen ihnen hin- und herwechseln und sogar ihre eigenen Teamnormen entwickeln. Dennoch ermöglicht dieses Entwicklungsmodell Führungskräften, die Teamentwicklung zu steuern, während sich ihre Gruppe von Fremden zu funktionsübergreifenden Teams entwickelt!
Die Bedeutung der Formierungsphase in der Teamentwicklung
Warum haben wir uns entschieden, uns in diesem Blogbeitrag ausschließlich auf die Formierungsphase zu konzentrieren?
Das erste Meeting mit einem neuen Team gibt den Ton an für die Leistung des Teams im Laufe des Projekts.
Hier sind die Gründe, warum wir die Formierungsphase als grundlegenden Schritt für ein erfolgreiches Team betrachten:
- Vertrauen und Zuversicht aufbauen: Die Formierungsphase gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen. Der Aufbau einer guten Beziehung schafft Zuversicht, während sich das Team darauf vorbereitet, Probleme zu lösen und zusammenzuarbeiten.
- Klare Rollen festlegen: In der Anfangsphase werden klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen zugewiesen. Wenn diese gleich zu Beginn des Prozesses der Teamentwicklung definiert werden, gibt es wenig Raum für Missverständnisse und Fehlkommunikation.
- Eine positive Arbeitskultur fördern: In der heutigen Zeit sind Zusammenarbeit und Kooperation zwei wichtige Säulen des Erfolgs. Die Formierungsphase ermöglicht dies, indem sie ein positives und integratives Arbeitsumfeld schafft, in dem sich jedes Team-Mitglied wertgeschätzt fühlt.
- Grundlagen für den Erfolg des Teams schaffen: Wenn Teamleiter ihre Teammitglieder zur Teilnahme ermutigen und ihnen das Gefühl geben, Teil der Gruppe zu sein, entsteht ein größerer Zusammenhalt unter den Mitgliedern des Teams. Diese Einstellung hilft dabei, Herausforderungen zu meistern und Konflikte zu lösen, die später in anderen Phasen der Teamentwicklung auftreten können.
Herausforderungen in der Formierungsphase
Zweifellos ist die Formierungsphase der Ursprung der Teamstruktur. Sie ist jedoch nicht immun gegen Herausforderungen.
Hier sind einige Herausforderungen, mit denen Teamleiter in der Formierungsphase rechnen müssen:
- Umgang mit Unsicherheit und Unklarheit, insbesondere wenn Mitglieder des Teams sich über ihre jeweiligen Rollen, Verantwortlichkeiten und Ziele unsicher sind. Das Ergebnis kann Ineffizienz oder unproduktive Muster sein.
- Starke Abhängigkeit von Teamleitern, die die Teammitglieder unterstützen, Anleitung geben und Orientierung bieten. Außerdem werden die Eigenständigkeit und Kreativität selbstmotivierter Teammitglieder eingeschränkt.
- Gehen Sie auf Widerstände gegen Veränderungen ein, da Teammitglieder möglicherweise nicht bereit sind, neue Arbeitsweisen auszuprobieren oder offen für neue Ideen zu sein. Dieses Problem kann besonders dann auftreten, wenn Teammitglieder daran gewöhnt sind, auf eine bestimmte Art und Weise zu arbeiten.
- Der Aufbau von Vertrauen und einer guten Beziehung innerhalb eines neuen Teams erfordert Zeit und konsequenten Aufwand. Es gibt keine Zauberformel, um eine solide Vertrauensbasis zu schaffen, es sei denn, das gesamte Team ist bereit, die Arbeit dafür zu leisten.
- Die Angst vor dem Scheitern überwinden , da Mitglieder des Teams möglicherweise Angst haben, Fehler zu machen. Dies schränkt auch ihre Risikobereitschaft und ihre Fähigkeit ein, neue Dinge auszuprobieren.
Best Practices für den Umgang mit den Herausforderungen der Formierungsphase
Sicher, es mag Herausforderungen geben, aber nichts, was eine effektive Führung und kompetente Konfliktmanagementfähigkeiten nicht bewältigen könnten. Mit ClickUp für das Projektmanagement sind Sie natürlich auf der sicheren Seite.
ClickUp ist das ultimative Tool für die Produktivität, das Teams zusammenbringt. Wir werden zwar darauf eingehen, wie Sie ClickUp für die Formierungsphase nutzen können, aber Sie können es in allen fünf Phasen der Teamentwicklung einsetzen.
Von der Aufnahme neuer Team-Mitglieder bis hin zur Nachverfolgung des Team-Fortschritts können Sie mit ClickUp Alles im Griff behalten. Hier sind einige Führungsstrategien, die Ihnen die Anfangsschwierigkeiten bei der Teambildung erleichtern:
Entwurf einer Team-Charta
Teamleiter müssen das neue Team auf einen Nenner bringen. Zu erledigen ist zunächst die Formalisierung und Dokumentation der Absicht hinter der Zusammenstellung dieses Teams.
Die Erstellung einer Team-Charta ist eine Möglichkeit, dies zu erreichen. Sie fasst die Mission, Ziele, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse des Teams zusammen. Sie dient dem Team als Leitstern und beeinflusst seine Entscheidungen und Arbeitsnormen.
Erstellen Sie mit ClickUp Docs eine Charta, die Sie an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können. Sie enthält Notizen von Meetings und ein Team-Wiki und eignet sich hervorragend für das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit im Team.
Indem Sie den Zweck des Teams bereits in der ersten Phase klar definieren, schaffen Sie von Anfang an klare Erwartungen und legen den Grundstein für Verantwortungsbewusstsein und abgestimmtes Handeln.
🧠 Denken Sie daran: Machen Sie diese Charta zu einem lebendigen Dokument. Überprüfen Sie sie regelmäßig, um sie entsprechend anzupassen und mit der Entwicklung Ihrer Teams Schritt zu halten.
Durchführung von Eisbrecher-Sitzungen
Das Veranstalten von Eisbrecher-Sitzungen ist eine großartige Möglichkeit, offene Kommunikation zu fördern, Barrieren abzubauen und Spannungen zwischen den Mitgliedern des Teams zu lösen.
Beginnen Sie mit Aktivitäten, die leicht und unterhaltsam, aber zielgerichtet sind. Dazu könnten eine Schnitzeljagd, ein Büro-Quiz oder ein Tag in einer Spielhalle gehören. Schließlich geht es darum, gemeinsame Interessen zu entdecken, um den Ball ins Rollen zu bringen und Vertrauen zu schaffen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ideen zu finden, können Sie mit der Ice Breaker Whiteboard-Vorlage von ClickUp beginnen.
Diese Vorlage bietet:
- Ein gemeinschaftlicher Raum, in dem Mitglieder der Teams miteinander interagieren können
- Eine visuell dynamische Umgebung mit interaktiven Elementen, die das Interesse wecken.
- Eine Liste mit Fragen oder Anregungen, um Unterhaltungen in Gang zu bringen
- Benutzerdefinierte Anpassungen an die Anforderungen der Gruppe und Maximierung der Beteiligung der einzelnen Mitglieder
Schon bald werden Sie feststellen, dass das Team über das ClickUp-Whiteboard zusammenwächst und floriert!
Teams Struktur verleihen
Die Schaffung einer Struktur für Ihr Team ist in der Formierungsphase von entscheidender Bedeutung.
Sie können damit beginnen, Rollen mithilfe von Vorlagen für Teamvorstellungen zu definieren und diese im gesamten Team zu kommunizieren. Dadurch werden Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben, Maßnahmen und Aktivitäten zugewiesen und grundlegende Erwartungen festgelegt.
Anschließend können Sie dies mit Tools wie der Teammanagement-Plan-Vorlage von ClickUp untermauern. Diese Vorlage hilft Ihnen dabei:
- Legen Sie klare Richtlinien für die Kommunikation, den Entscheidungsprozess und das Management der Aufgaben fest.
- Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass das Team versteht, wie der individuelle Aufwand jedes Einzelnen zu den Zielen des Teams beiträgt.
- Sorgen Sie für Stabilität und reduzieren Sie Unsicherheiten, damit das Team Schwung aufbauen und in die Konfliktphase übergehen kann.
Planung von Teambuilding-Aktivitäten
Teambildung ist ein häufiges und wiederkehrendes Thema in der Formierungsphase. Schließlich ist sie der Klebstoff, der Teams zusammenhält.
Planen Sie bewusst Teambuilding-Aktivitäten, um den Zusammenhalt zu fördern und die Verbindung innerhalb des Teams zu stärken. Planen Sie eine Mischung aus Aktivitäten, die unterschiedlichen Persönlichkeiten, geografischen Gegebenheiten und Verfügbarkeiten gerecht werden – einige, die kreative Problemlösungen erfordern, andere, die Remote-Teams dabei helfen, sich besser kennenzulernen, und einige informelle soziale Interaktionen außerhalb der Bürozeiten.
Machen Sie außerdem die Teambildung zu einer kontinuierlichen Aufgabe und nicht zu einer einmaligen Initiative. Wenn Sie dies konsequent erledigen, kann Ihr Team eine Verbindung aufbauen und gleichzeitig die Teamleistung und den Aufwand für die Zusammenarbeit verbessern.
⚡ Vorlagenarchiv: Benötigen Sie eine strukturiertere Methode, um Ihr Team zusammenzubringen? Sehen Sie sich die ClickUp-Vorlage „Meet the Team“ an, mit der Sie neue Mitarbeiter einfach vorstellen, Fähigkeiten hervorheben und als Manager den Ball ins Rollen bringen können.
Klare Ziele und Erwartungen setzen
Legen Sie von Anfang an klare Ziele und Erwartungen fest, um die Ausrichtung des Teams sicherzustellen und ihm eine Richtung vorzugeben. Setzen Sie kleine Ziele für kleine Gruppen und zusammengesetzte Ziele für größere Gruppen.
Nutzen Sie Features wie ClickUp Goals, um spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele zu definieren. Mit ClickUp Goals können Sie den Fortschritt Ihres Teams in Echtzeit verfolgen.
Die quantitative und qualitative Abstimmung von Zielen beeinflusst die Arbeitsweise eines Teams und hoffentlich auch seinen Erfolg.
Große und kleine Gruppen werden verstehen, wie Erfolg aussieht, und können sinnvoller darauf hinarbeiten.
Teilen Sie bei Bedarf große, ehrgeizige Ziele (auch BHAG-Ziele genannt) in kleinere, leichter erreichbare Abschnitte auf und stürzen Sie sich direkt darauf. Solch fokussierte und zielgerichtete Maßnahmen verbessern die Chancen Ihres Teams, Ziele schneller zu erreichen.
Regelmäßige Check-ins und Meetings planen
Die Planung regelmäßiger Check-ins und Meetings ist eine Führungsstrategie, mit der Sie Ihr Team auf Kurs halten und auf Veränderungen reagieren können. Durch häufige Dialoge können Teamleiter Probleme in den frühen Phasen direkt angehen.
Verwenden Sie Team-Kollaborationssoftware wie ClickUp, um diese Kontaktpunkte zu planen und zu verwalten.
Ob durch gemeinsame Kalender oder Videokonferenz-Tools – ClickUp sorgt dafür, dass niemand etwas verpasst. Halten Sie das Meeting mit einer klaren Tagesordnung fokussiert und effizient. Nehmen Sie sich Zeit für andere Mitglieder, um Bedenken zu äußern, Klarstellungen zu suchen oder Empfehlungen abzugeben.
Die ClickUp-Kalenderansicht ist ein Segen, wenn es darum geht, regelmäßige Check-ins mit dem Team durchzuführen. Auf diese Weise kennt jeder auch den Rhythmus der Einzelgespräche, was für beide Seiten Vorhersehbarkeit schafft.
Hier sind einige Fragen, die Sie während Ihres Einzelgesprächs stellen können:
- Wie läuft alles heute? Erzählen Sie mir von der letzten Woche.
- Was hat Sie in Ihrer Rolle [über einen bestimmten Zeitraum hinweg] motiviert und herausgefordert?
- Wie läuft es mit den Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten/in Ihrem Team?
- Wie erzielen Sie Fortschritte bei Ihren größeren Karriere- und Lebenszielen?
- Wozu verpflichten Sie sich zwischen jetzt und unserem nächsten Meeting?
💡 Profi-Tipp: Denken Sie daran, dass Einzelgespräche für jeden Mitarbeiter, den Sie führen, individuell gestaltet werden müssen. Ein Copy-Paste-Ansatz funktioniert möglicherweise nicht. Verwenden Sie eine Mischung aus allgemeinen Fragen, Fragen zur Karriere, zur Abstimmung von Zielen/Ambitionen und zu teambezogenen Beziehungen, damit das Gespräch für beide Seiten erfolgreich verläuft. Halten Sie sich jedoch nicht nur an das Skript, sondern improvisieren Sie bei Bedarf.
Schaffung eines positiven und unterstützenden Umfelds
Der Aufbau einer positiven und unterstützenden Umgebung, insbesondere während der Formierungsphase, ist entscheidend für die Schaffung erfolgreicher Teams. Zunächst einmal gibt dies den Ton für die Zusammenarbeit im Team an, was die Leistung und Produktivität fördert.
Als Nächstes nimmt sie die Angst vor dem Scheitern und ermutigt die Mitglieder der Teams, zu experimentieren und Grenzen zu überschreiten. Schließlich macht sie die Teams kompatibler und fördert das Vertrauen.
Teamleiter können eine Kultur der offenen Kommunikation fördern, indem sie zugänglich bleiben. Es ist wichtig, Feedback durch anonyme Umfragen und Formulare einzuholen. Probieren Sie ClickUp Forms aus, das sich individuell anpassen lässt und das Sammeln von Feedback aus Teams vereinfacht.
🧠 Denken Sie daran: Zeigen Sie echtes Interesse am Wohlergehen Ihres Teams und schaffen Sie einen sicheren Raum, in dem Ihre Teammitglieder ihre Bedenken äußern können. Erkennen und feiern Sie Meilensteine und arbeiten Sie gemeinsam daran, Herausforderungen zu meistern. Gehen Sie Missverständnisse umgehend an und fördern Sie gegenseitigen Respekt.
Diese Führungsstrategien helfen Teams, sich weiterzuentwickeln und angesichts von Herausforderungen widerstandsfähiger zu werden.
Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und Support
Die Ausstattung Ihres Teams mit den richtigen Tools und Ressourcen ist für dessen Erfolg unerlässlich. ClickUp ist ein hervorragendes Medium, um sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den notwendigen Ressourcen hat – seien es Informationen, Schulungen oder Software.
Identifizieren Sie Möglichkeiten, die Teamleistung zu maximieren, und unterstützen Sie Ihr Team, indem Sie ihm zum richtigen Zeitpunkt die richtigen tools und Ressourcen zur Verfügung stellen.
Außerdem können Sie jederzeit ClickUp-Integrationen nutzen, um Ihr System modular zu halten. Es bietet über 1000 Integrationen mit tools aus allen Bereichen, sodass Ihr Team nicht ständig wechseln muss.
Ihre aktive Rolle beim Beseitigen von Hindernissen, beim Erfüllen von Team-Anforderungen und beim Schließen von Lücken ermöglicht es Teams, sich ohne unnötige Rückschläge auf das Erreichen ihrer Ziele zu konzentrieren.
Erfolgreich „formen” mit ClickUp
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Formierungsphase der Gruppenentwicklung eine entscheidende Phase ist, da sie den Grundstein für die Zukunft Ihres Teams legt. Indem sie die mit dieser Phase verbundenen Herausforderungen erkennen und proaktiv angehen, können Führungskräfte eine Gruppe von qualifizierten Einzelpersonen in ein leistungsstarkes Team verwandeln.
Wir haben eine Reihe von Strategien freigegeben, mit denen Teamleiter und Personen im Bereich des Projektmanagements die Komplexität der Formierungsphase mühelos bewältigen können. Diese helfen Ihnen auch dabei, den Weg für nachhaltiges Wachstum und Zusammenarbeit in zukünftigen Teams zu ebnen.
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