Das erste Meeting mit einem neuen Team ist ein entscheidender Moment, der den Ton für Ihre Beziehung zu Ihrem Team angibt.
Es ist eine Chance für Sie und Ihre Teammitglieder, eine Beziehung aufzubauen und eine neue und fruchtbare Beziehung zur Arbeit zu beginnen. Deshalb ist ein positiver und bleibender erster Eindruck so wichtig.
Als neue Führungskraft werden Sie mit dem Team zusammenarbeiten, um Aufgaben zu verteilen, Projekte zu verwalten und die Leistung zu überprüfen. Mit dem ersten Meeting können Sie einen guten Start hinlegen und die Grundlagen für die künftige Zusammenarbeit erledigen.
Wie meistern Sie also Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team, und welche Herausforderungen werden Sie meistern?
Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.
Herausforderungen beim ersten Meeting mit einem neuen Team
Ein Meeting mit einem neuen Team ist eine aufregende und zugleich herausfordernde Erfahrung. Vielleicht möchten Sie die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden, kennen lernen und sich vorstellen. Vielleicht fühlen Sie sich aber auch wie ein Außenseiter, der versucht, sich zu integrieren.
Abgesehen von der Nervosität gibt es noch einige andere Herausforderungen, die Sie bei Ihrem ersten Meeting bewältigen müssen. Lassen Sie uns kurz auf einige dieser Herausforderungen eingehen.
Dauer des Meetings
Die Einstellung einer angemessenen Dauer für Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team ist eine Herausforderung. Sie wollen es nicht so kurz machen, dass die Leute nicht genug Zeit haben, um mit Ihnen zu interagieren, aber Sie wollen auch nicht, dass sie zu lange von der Arbeit weg sind.
Der beste Weg, dies zu erreichen, ist eine klare Tagesordnung und eine Dauer für jeden Teil des Meetings. Planen Sie auch etwas Zeit für Fragen und Antworten und lockere Unterhaltungen ein.
Addieren Sie die zugewiesenen Zeitfenster für jede Aktivität oder jedes Element der Tagesordnung und berechnen Sie die Dauer. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Puffer für unerwartete Verzögerungen vorsehen.
Sobald Sie die Vorstellungsrunde erledigt haben und mit den regelmäßigen Team Meetings beginnen, sollten Sie stand-up Meetings von kurzer Dauer, um sie effizient und auf den Punkt zu bringen.
Fehlen einer Tagesordnung
Wussten Sie, dass so viel wie 50% der Meetings unproduktiv sind und eine Zeitverschwendung? Der wahrscheinlichste Grund für unproduktive Meetings ist das Fehlen einer Tagesordnung.
Ohne Tagesordnung kann ein Meeting ziellos und für alle Beteiligten zur Zeitverschwendung werden. Ohne Struktur kann sich die Sitzung länger hinziehen als erwartet, ohne dass sie einen Zweck erfüllt.
Auch die Mitglieder Ihres Teams wüssten nicht, was sie zu erwarten haben und wären nicht vorbereitet. Die Einstellung einer Tagesordnung gibt Ihrem Meeting eine Struktur und macht es effizienter und zielgerichteter.
Technische Schwierigkeiten
Wenn Sie eine Präsentation für Ihr erstes Meeting vorbereitet haben und der Space nicht über die richtige Ausstattung verfügt, ist das ein großes Problem. Selbst wenn die richtige Ausrüstung vorhanden ist, können technische Probleme die Vorführung einer Präsentation oder eines Videos verhindern.
Um solche Situationen zu vermeiden, sollten Sie die Ausstattung und den Meeting-Raum im Vorfeld überprüfen und sicherstellen, dass alles funktioniert.
Wenn Sie ein Team an einem anderen Ort leiten und ein Online Meeting planen, kann viel schief gehen. Eine langsame Internetverbindung oder eine verzögerte Videokonferenzlösung können Ihr Meeting lästig und ineffizient machen. Verwenden Sie gute meeting-Management-Software um solche Probleme zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf Ihres Meetings zu gewährleisten.
Mangel an Vorbereitung
Eine der größten Herausforderungen bei einem ersten Meeting mit einem neuen Team ist, dass Sie nicht genügend Punkte haben, die Sie mit Ihren Mitgliedern besprechen können.
Recherchen und Vorbereitungen im Voraus können hier Abhilfe schaffen. Sie können sich besser mit Ihren Teammitgliedern unterhalten, wenn Sie eine Liste mit Gesprächsthemen haben und wissen, wer wer ist.
Andernfalls kann es passieren, dass Sie aufgrund unzureichender Vorbereitung erstarren oder in peinliches Schweigen verfallen. Wenn Sie also einen hervorragenden ersten Eindruck hinterlassen wollen, sollten Sie gut vorbereitet in das Meeting gehen.
Unzureichende Größe des Raums
Ein weiteres Problem bei der Durchführung Ihres ersten Meetings ist die Buchung eines Raums mit der falschen Größe. Dies ist der Fall, wenn Sie einen Meeting-Raum über ein Online-Buchungssystem buchen, ohne ihn vor Ort zu besichtigen.
Wie bei der technischen Ausstattung sollten Sie auch den Meeting-Raum vorher prüfen. Vergewissern Sie sich, dass die Größe für die Durchführung des Meetings ausreicht.
Wenn Sie Team-Aktivitäten planen, sollten Sie sicherstellen, dass genügend Space zur Verfügung steht und der Meeting-Raum für diese Aktivitäten eingerichtet ist.
Zu viele Gesprächsthemen
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass Sie bei Ihrem ersten Meeting mit den Mitarbeitern zu viel zu sagen und zu erledigen haben und mehr Zeit benötigen.
Als neue Führungskraft haben Sie vielleicht zu viele Dinge zu besprechen, aber Sie müssen lernen, Prioritäten zu setzen. Denken Sie daran, dass das erste Meeting der Einführung dient; Sie können später arbeitsbezogene Meetings ansetzen.
Halten Sie die Gespräche kurz und interaktiv, anstatt zu versuchen, in einem Meeting zu viel zu erreichen.
Off-Topic-Diskussionen
Eine unvermeidliche Herausforderung, mit der die meisten neuen Manager während eines Meetings konfrontiert werden, ist, dass sich die Teilnehmer zu Diskussionen hinreißen lassen, die nicht zum Thema passen. Unterhaltungen können in alle Richtungen fließen, wenn man sich mit einer Gruppe von Leuten in einer informellen oder zwanglosen Einstellung trifft.
Als neue Führungskraft müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen informellen Interaktionen und einem strukturierten Meeting mit einer Tagesordnung herstellen. Indem Sie die einzelnen Elemente der Tagesordnung und den Zeitpunkt mitteilen, können Sie das Meeting in die richtige Richtung lenken.
Wie Sie ein erstes Meeting mit einem neuen Team erfolgreich gestalten
Ein erfolgreiches einleitendes Meeting hilft Ihnen, einen hervorragenden ersten Eindruck bei Ihrem Team zu hinterlassen und einen guten Start hinzulegen.
Aber Sie brauchen die richtigen Tools und Strategien, damit Ihr erstes Meeting gut verläuft.
Befolgen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Chancen auf Erfolg weiter zu verbessern.
Setzen Sie richtige Ziele und geben Sie diese im Voraus für Ihr Team frei
Die Einstellung einer Tagesordnung ist für jedes Meeting notwendig; Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team bildet da keine Ausnahme. Legen Sie Ziele für das Meeting fest und informieren Sie Ihr Team über den Zweck des Meetings.
Bei einem ersten Meeting sollte das Ziel sein, sich vorzustellen und das gesamte Team kennenzulernen. Sie sollten die Sitzung jedoch in konkrete Elemente und Ziele unterteilen, um den Teilnehmern mehr Klarheit zu verschaffen.
Sie werden zum Beispiel Folgendes benötigen:
- Einen Eisbrecher
- Eine Rede, um sich vorzustellen
- Ateam-Einführung runde
- Eine Q&A-Sitzung
Listen Sie bei der Planung Ihres ersten Meetings alle diese Aktivitäten und Elemente auf und planen Sie für jedes Element Zeit ein.
Verwenden Sie ClickUp Dokumente um eine detaillierte Agenda mit klaren Zielen und Elementen zu erstellen. Sie können Listen mit Aufzählungen erstellen, um Ziele zu definieren, und Ihre Meeting-Agenda mit umfangreichen Formaten benutzerdefiniert gestalten.
erstellen Sie gut formatierte Meeting-Ziele und geben Sie sie mit ClickUp docs für Ihr Team frei
Wenn Sie das nächste Meeting nutzen wollen, um Ziele für das Team festzulegen, verwenden Sie ClickUp's Vorlage für die Tagesordnung eines Meetings zur Einstellung von Zielen . Es handelt sich um ein vollständig anpassbares Dokument mit vorgefertigten Feldern, die Ihnen helfen, Ziele für Ihr neues Team einzustellen.
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für die Agenda eines Team Meetings, um den Zweck des Meetings zu definieren und ihn für Ihre Mitglieder freizugeben
Das Erlebnis interaktiv gestalten
Lassen Sie es nicht zu, dass es bei Ihrem ersten Meeting mit Ihrem Team nur um Sie geht. Machen Sie es zu einer interaktiven Sitzung, in der die Mitglieder des Teams mit Ihnen sprechen und Sie besser kennenlernen können.
Hören Sie aktiv zu, um mehr über die Dynamik des Teams und die einzelnen Mitglieder zu erfahren. Schenken Sie jedem neuen Mitglied Ihres Teams Ihre volle Aufmerksamkeit und gehen Sie auf sie ein.
Pro-Tipp: Informieren Sie sich vor dem ersten Meeting über die einzelnen Mitglieder des Teams. Informieren Sie sich in den Mitarbeiterprofilen Ihres Unternehmens über ihre Rollen, Leistungen und andere Details.
So können Sie Ihre Unterhaltungen persönlicher gestalten und sich auf jedes Mitglied Ihres Teams einlassen, während Sie ihm das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden.
Hier einige weitere Tipps, wie Sie Ihr Meeting interaktiv gestalten können:
- Führen Sie Eisbrecher-Aktivitäten durch, um die Unterhaltung in Gang zu bringen unddie Dynamik im Team zu verbessern* Fügen Sie interaktive Elemente wie Quizfragen, Umfragen usw. hinzu, um die Mitglieder Ihres Teams aktiv einzubeziehen, wenn Sie ein Online Meeting abhalten
- Nutzen Sie Übungen zur Teambildung, um die Zusammenarbeit und Problemlösung im Team zu fördern
- Veranstalten Sie eine offene Q&A-Sitzung, in der Ihre Teammitglieder Ihnen Fragen stellen können
- Üben Sie während des gesamten Meetings aktives Zuhören, indem Sie Folgefragen stellen und sich ernsthaft in die Unterhaltung einbringen
Zeit für Mitarbeiterfragen lassen
Wenn Sie Ihr Meeting planen meeting-Agenda und die Elemente der Aktion, lassen Sie etwas Zeit für Fragen und Antworten der Mitarbeiter.
So können die Mitglieder Ihres Teams ihre Zweifel darüber ausräumen, wie die Arbeit in Zukunft ablaufen wird und was von ihnen erwartet wird. Es hilft ihnen auch, Sie und Ihren Führungsstil besser kennen zu lernen.
Es ist eine gute Praxis, Zeit für Fragen und Antworten einzuplanen, auch während projekt Meetings . Es macht Ihre Meetings interaktiver und bezieht jeden in die Diskussion ein.
Bereiten Sie sich auf unerwartete Situationen vor
Als Manager sollten Sie auf Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten während des ersten Meetings vorbereitet sein. Stellen Sie sich auf mögliche Herausforderungen ein und bereiten Sie sich darauf vor.
Wenn Sie zum Beispiel planen, etwas zu verändern und Teammitglieder zu ermutigen, neue Aufgaben zu übernehmen, müssen Sie mit Widerstand rechnen.
Der Schlüssel ist, die Situation ruhig und höflich anzugehen. Dies ist Ihre Chance, Ihrem Team zu zeigen, was für eine Führungspersönlichkeit Sie sein werden. Stellen Sie sich also auf mögliche Probleme ein und seien Sie darauf vorbereitet, sie frontal anzugehen.
Denken Sie darüber nach, wie Sie das erste Team Meeting am besten abschließen
Bereiten Sie Gesprächspunkte vor, um das Meeting richtig abzuschließen - damit es weder abrupt endet noch unangenehm abschweift.
Bereiten Sie eine kurze Rede vor, um Ihr Team zu inspirieren und das Meeting positiv abzuschließen.
Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Ende des Meetings klare nächste Schritte und Elemente für Ihr Team festlegen. Planen Sie bei Bedarf persönliche Meetings mit den Mitgliedern des Teams.
Verwenden Sie KI-Tools um Notizen und Zusammenfassungen von Meetings zu erstellen und diese für Ihre Mitglieder im Team freizugeben.
Das Follow-Up: Die nächsten Schritte nach dem ersten Team Meeting
Das erste Meeting ist nur der Anfang. Sie müssen auch die nächsten Schritte mitteilen und Pläne für künftige Meetings machen. Das hilft Ihnen, die Werte des Teams zu verstehen und Ihre neuen Mitglieder kennen zu lernen.
Auch wenn das erste Meeting von entscheidender Bedeutung ist, können Sie unmöglich alles auf einmal erreichen. Sie brauchen einen Aktionsplan und einen Zeitplan für regelmäßige Team Meetings.
Lassen Sie uns einige wesentliche Aspekte besprechen, auf die Sie achten sollten.
Notizen machen und das Protokoll des Meetings dokumentieren
Die Dokumentation Ihres Meetings und die Anfertigung eines Protokolls sind von entscheidender Bedeutung, da sie helfen, die besprochenen Punkte festzuhalten. Andernfalls könnten wichtige Elemente und nächste Schritte vergessen werden.
Wenn Sie ein Team an einem anderen Ort leiten, ist die Aufzeichnung des Meetings sogar noch wichtiger. Die Teilnehmer können die Aufzeichnung nutzen, um sich auf die während des Meetings besprochenen Punkte zu beziehen.
Verwenden Sie ClickUp Clip um Ihr erstes Meeting aufzuzeichnen. Damit können Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen und ein Video von Ihrem Online Meeting erstellen. Auf diese Weise können die Mitglieder des Teams hören, was besprochen wurde, und Ihre Präsentation sehen.
zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf, um Ihr erstes Meeting zu dokumentieren und es für Ihre Mitglieder im Team als Referenz freizugeben
Zeichnen Sie Meeting-Protokolle in Form von Notizen und Zusammenfassungen auf, um die Arbeit zu erleichtern. Dank der fortschrittlichen Technologie, die Ihnen diese Aufgabe abnimmt, kann dies ohne manuellen Aufwand erledigt werden.
Verwenden Sie ClickUp Gehirn zur automatischen Erstellung von Notizen und Zusammenfassungen für Meetings innerhalb von Sekunden, mit hoher Genauigkeit und ohne manuellen Aufwand.
zusammenfassen von Threads und schnelles Erstellen von Meeting-Notizen mit ClickUp AI
Sie sollten auch Notizen zu den Elementen und nächsten Schritten für Ihre Mitglieder machen und diese für Ihr Team freigeben. Verwenden Sie ClickUp's vorlagen für Meeting-Notizen mit einem Abschnitt für Handlungselemente und die nächsten Schritte.
Terminplan und Plan für die folgenden Meetings
Die Planung des nächsten Meetings ist eine weitere wichtige Aufgabe, die Sie während Ihres ersten Meetings abschließen müssen.
Schließen Sie ein Meeting nicht ab, ohne das nächste Meeting zu planen, um den Fortschritt der Elemente zu überprüfen. Erstellen Sie einen Zeitplan für Team-Meetings und geben Sie ihn Ihrem Team frei, damit alle wissen, wie oft Sie planen, sich mit ihnen zu treffen.
Als neue Führungskraft sollten Sie mit jedem Mitglied des Teams eine persönliche Sitzung vereinbaren. Außerdem müssen Sie projekt Kick-off Meetings um verschiedene Projekte und deren Zeitleisten zu besprechen.
Sie müssen nicht alles beim ersten Meeting mitteilen. Senden Sie stattdessen eine Reihe von E-Mails, um den Zeitplan für die verschiedenen Projekte zu übermitteln arten von Meetings die Sie planen, abzuhalten.
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für die Tagesordnung des nächsten Meetings um die Ziele und Gesprächsthemen für Ihr nächstes Meeting festzulegen.
Power Your Meetings with the Right Tool
Das erste Meeting eines Managers oder Teamleiters mit einem neuen Team ist von entscheidender Bedeutung, da es den Ton für die Beziehung zwischen ihm und dem Team angibt.
Es ist Ihre Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, sich Ihrem Team vorzustellen und Vertrauen aufzubauen. Wenn Sie es richtig machen, werden Sie einen positiven ersten Eindruck hinterlassen und die Arbeit mit einem neuen Team wird für Sie in Zukunft viel einfacher sein.
Wenn Sie ein Team an einem anderen Ort leiten und planen, Ihr erstes Meeting online abzuhalten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die nötigen Tools verfügen, um den Prozess reibungslos zu gestalten.
Verwenden Sie ClickUp Meetings um alle Aspekte Ihres Meetings zu verwalten, von der Einstellung der Tagesordnung bis zur Aufnahme von Notizen und der Übermittlung der nächsten Schritte. Anmeldung für ClickUp und nutzen Sie es für ein erfolgreiches Meeting.
FAQs
1. Was sagen Sie bei dem ersten Meeting mit einem neuen Team?
Hier sind einige Punkte, die Sie bei Ihrem ersten Meeting mit einem neuen Team ansprechen können:
- Stellen Sie sich zunächst vor und erzählen Sie Ihrem Team von Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fachgebieten sowie von Ihrem Hintergrund
- Bedanken Sie sich bei Ihrem Team für den herzlichen Empfang und sagen Sie ihm, wie sehr Sie sich auf die Arbeit mit ihm freuen
- Legen Sie den Zeitplan für das Meeting und alle Aktivitäten und Elemente fest, die für den Rest des Meetings geplant sind, und legen Sie die Grundregeln fest
- Führen Sie eine Sitzung zum Kennenlernen durch, damit sich die Teilnehmer wohl fühlen, der Flow der Unterhaltung in Gang kommt und Sie die Teilnehmer auf einer persönlichen Ebene kennen lernen
- Erledigen Sie Ihre Elemente wie geplant und schließen Sie die Sitzung mit einer Fragerunde und einer Schlussbemerkung ab
2. Was sollte ein Teamleiter beim ersten Meeting als Erstes zu erledigen haben?
Zu erledigen ist als Erstes, dass Sie sich Ihren neuen Mitgliedern im Team vorstellen. Erzählen Sie ihnen von Ihrem persönlichen und beruflichen Hintergrund, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihrer derzeitigen Rolle.
Dies ist auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, Erwartungen zu wecken, indem Sie ihnen Ihren Führungsstil und die Art und Weise, wie Sie das Team in Zukunft führen wollen, erläutern.
Sie sollten dem Team auch für die Aufnahme danken und ihm sagen, wie sehr Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm freuen.
3. Wie beginnt man ein erstes Team Meeting?
Beginnen Sie Ihr erstes Team Meeting mit der Begrüßung aller Teilnehmer und stellen Sie sich selbst vor. Verwenden Sie einen Eisbrecher, um die Dinge voranzutreiben. Erwähnen Sie die kritischen Elemente, die für das Meeting geplant sind, und gehen Sie sie einzeln durch.