Das erste Meeting mit einem neuen Team ist ein entscheidender Moment, der die Einstellung für Ihre Beziehung zu Ihrem Team angibt.
Es ist eine Chance für Sie und Ihre Team-Mitglieder, eine gute Beziehung aufzubauen und eine neue und fruchtbare Arbeitsbeziehung zu beginnen. Deshalb ist es entscheidend, einen positiven und bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen.
Als neuer Manager werden Sie mit dem Team zusammenarbeiten, um Aufgaben zu verteilen, Projekte zu verwalten und Leistungen zu überprüfen. Das erste Meeting ermöglicht Ihnen einen guten Start und legt den Grundstein für die zukünftige Zusammenarbeit.
Wie meistern Sie also Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team und welche Herausforderungen müssen Sie dabei bewältigen?
Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Herausforderungen beim ersten Meeting mit einem neuen Team
Das Meeting mit einem neuen Team ist eine spannende und zugleich herausfordernde Erfahrung. Möglicherweise sind Sie gespannt darauf, Ihre neuen Kollegen kennenzulernen und sich vorzustellen. Vielleicht fühlen Sie sich aber auch wie ein Außenseiter, der versucht, Anschluss zu finden.
Abgesehen von Nervosität und Aufregung gibt es noch einige andere Herausforderungen, die Sie bei Ihrem ersten Meeting bewältigen müssen. Lassen Sie uns einige dieser Herausforderungen kurz besprechen.
Dauer des Meetings
Es ist schwierig, eine geeignete Dauer für Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team festzulegen. Sie möchten es nicht so kurz gestalten, dass die Teilnehmer nicht genügend Zeit haben, mit Ihnen zu interagieren, aber Sie möchten auch nicht, dass sie zu lange von ihrer Arbeit fernbleiben.
Am besten bereiten Sie eine klare Tagesordnung vor und legen Sie für jeden Teil des Meetings eine bestimmte Dauer fest. Nehmen Sie sich auch etwas Zeit für Fragen und Antworten sowie für zwanglose Unterhaltungen.
Fügen Sie die vorgesehenen Zeitfenster für jede Aktivität oder jedes Element der Tagesordnung hinzu und berechnen Sie die Dauer. Planen Sie einen Puffer für unerwartete Verzögerungen ein.
Sobald Sie die Vorstellungsrunde erledigt haben und mit regelmäßigen Teambesprechungen beginnen, sollten Sie kurze Stand-up-Meetings mit kurzer Dauer abhalten, um diese effizient und zielgerichtet zu gestalten.
Fehlende Tagesordnung
Wussten Sie, dass bis zu 50 % aller Meetings unproduktiv und reine Zeitverschwendung sind? Der wahrscheinlichste Grund für unproduktive Meetings ist das Fehlen einer Tagesordnung.
Ohne Tagesordnung kann Ihr Meeting ziellos werden und für alle Beteiligten Zeitverschwendung sein. Ohne Struktur kann es länger als erwartet dauern, ohne dass ein Ziel erreicht wird.
Selbst Ihre Team-Mitglieder würden nicht wissen, was sie erwartet, und kämen unvorbereitet. Die Festlegung einer Tagesordnung gibt Ihrem Meeting Struktur und macht es effizienter und zielgerichteter.
Technische Schwierigkeiten
Wenn Sie eine Präsentation für Ihr erstes Meeting vorbereitet haben und der Besprechungsraum nicht über die richtige Ausstattung verfügt, ist das ein großes Problem. Selbst mit der richtigen Ausstattung können technische Probleme Sie daran hindern, eine Präsentation oder ein Video zu zeigen.
Um solche Situationen zu vermeiden, überprüfen Sie die Geräte und den Raum für Meetings im Voraus und stellen Sie sicher, dass Alles funktioniert.
Wenn Sie ein Remote-Team leiten und ein Online-Meeting planen, kann viel schiefgehen. Eine langsame Internetverbindung oder eine verzögerte Videokonferenzlösung können Ihr Meeting nervig und ineffizient machen. Verwenden Sie eine gute Meeting-Management-Software, um solche Probleme zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf Ihres Meetings zu gewährleisten.
Mangelnde Vorbereitung
Eine der größten Herausforderungen, denen Sie beim ersten Meeting mit einem neuen Team gegenüberstehen können, ist, dass Sie nicht genügend Punkte haben, die Sie mit Ihren Team-Mitgliedern besprechen können.
Recherchen und Vorbereitungen im Vorfeld können dabei helfen. Mit einer Liste von Gesprächsthemen und einer Vorstellung davon, wer wer ist, können Sie sich besser mit Ihren Team-Mitgliedern unterhalten.
Andernfalls könnten Sie aufgrund unzureichender Vorbereitung erstarren oder mit unangenehmen Schweigepausen konfrontiert werden. Wenn Sie also einen hervorragenden ersten Eindruck hinterlassen möchten, sollten Sie gut vorbereitet zum Meeting erscheinen.
Unzureichende Größe des Raums
Eine weitere Herausforderung, der Sie bei der Durchführung Ihres ersten Meetings begegnen können, ist die Buchung eines Raums mit der falschen Größe. Dies passiert, wenn Sie ein Online-Buchungssystem nutzen, um einen Besprechungsraum zu buchen, ohne ihn vorher persönlich zu besichtigen.
Wie bei der technischen Ausstattung sollten Sie auch den Besprechungsraum im Voraus überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass seine Größe groß genug für das Meeting ist.
Wenn Sie Teamaktivitäten geplant haben, stellen Sie sicher, dass genügend Space vorhanden ist und der Meeting-Raum dafür eingerichtet ist.
Zu viele Gesprächsthemen
Eine weitere Herausforderung, der Sie möglicherweise gegenüberstehen, ist, dass Sie beim ersten Meeting mit den Mitarbeitern zu viel zu sagen und zu erledigen haben und mehr Zeit benötigen.
Als neuer Manager haben Sie vielleicht zu viele Dinge zu besprechen, aber Sie müssen lernen, Prioritäten zu setzen. Denken Sie daran, dass das erste Meeting ein Kennenlerngespräch ist; arbeitsbezogene Meetings können Sie später ansetzen.
Halten Sie das Meeting kurz und interaktiv, anstatt zu viel in einem Meeting erreichen zu wollen.
Diskussionen, die nichts mit dem Thema zu tun haben
Eine unvermeidliche Herausforderung, mit der die meisten neuen Manager während eines Meetings konfrontiert sind, ist, dass die Leute sich mitreißen lassen und vom Thema abweichen. Wenn Sie sich mit einer Gruppe von Menschen in einer informellen oder ungezwungenen Einstellung treffen, können die Unterhaltungen in jede Richtung gehen.
Als neuer Manager müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen informellen Interaktionen und einem strukturierten Meeting mit festgelegter Tagesordnung finden. Indem Sie jedes Element und die jeweilige Zeit bekannt geben, können Sie das Meeting in die richtige Richtung lenken.
So gelingt Ihnen ein erfolgreiches erstes Meeting mit einem neuen Team
Ein erfolgreiches Kennenlerngespräch hilft Ihnen, einen hervorragenden ersten Eindruck bei Ihrem Team zu hinterlassen und einen guten Start hinzulegen.
Sie benötigen jedoch die richtigen Tools und Strategien, um sicherzustellen, dass Ihr erstes Meeting gut verläuft.
Befolgen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Chancen auf Erfolg weiter zu verbessern.
Setzen Sie sich angemessene Ziele und geben Sie diese vorab Ihrem Team frei.
Die Einstellung einer Tagesordnung ist für jedes Meeting notwendig; Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team bildet da keine Ausnahme. Legen Sie Ziele für das Meeting fest und teilen Sie Ihrem Team den Zweck des Meetings mit.
Das Ziel eines ersten Meetings sollte es sein, sich vorzustellen und das gesamte Team kennenzulernen. Sie sollten es jedoch in konkrete Aktionspunkte und Ziele unterteilen, um den Teilnehmern mehr Klarheit zu verschaffen.
Sie benötigen beispielsweise:
- Eine Eisbrecher-Aktivität
- Eine Rede, um sich vorzustellen
- Eine Runde zur Vorstellung des Teams
- Eine Frage-und-Antwort-Sitzung
Erstellen Sie eine Liste derartigen Verhaltens und der Aktionspunkte und planen Sie bei der Vorbereitung Ihres ersten Meetings für jedes Element ausreichend Zeit.
Verwenden Sie ClickUp Docs, um eine detaillierte Agenda mit klaren Zielen und Aktionspunkten zu erstellen. Damit können Sie Aufzählungen erstellen, um Ziele festzulegen, und Ihre Meeting-Agenda mit umfangreichen Formatierungsoptionen benutzerdefiniert anpassen.
Wenn Sie das nächste Meeting nutzen möchten, um Teamziele festzulegen, verwenden Sie die Vorlage für die Tagesordnung zum Festlegen von Zielen von ClickUp. Es handelt sich um ein vollständig anpassbares Dokument mit vordefinierten Feldern, das Ihnen dabei hilft, Ziele für Ihr neues Team festzulegen.
Gestalten Sie das Erlebnis interaktiv
Lassen Sie Ihr erstes Meeting mit Ihrem Team nicht nur um Sie drehen. Gestalten Sie es als interaktive Sitzung, in der die Team-Mitglieder mit Ihnen sprechen und Sie besser kennenlernen können.
Hören Sie aktiv zu, um Weitere Informationen über die Teamdynamik und die einzelnen Teammitglieder zu erhalten. Schenken Sie jedem neuen Teammitglied Ihre volle Aufmerksamkeit und gehen Sie auf sie ein.
Profi-Tipp: Informieren Sie sich vor Ihrem ersten Meeting über jedes Team-Mitglied. Lesen Sie in den Mitarbeiterprofilen Ihres Unternehmens Weitere Informationen zu ihren Rollen, Leistungen und anderen Details.
So können Sie Ihre Unterhaltungen personalisieren, mit jedem Mitglied des Teams in Kontakt treten und ihnen gleichzeitig das Gefühl geben, geschätzt zu werden.
Hier sind einige weitere Tipps, um Ihr Kennenlerngespräch interaktiv zu gestalten:
- Führen Sie Eisbrecher-Aktivitäten durch, um die Unterhaltungen in Gang zu bringen und die Teamdynamik zu verbessern.
- Fügen Sie interaktive Elemente wie Quizze, Umfragen usw. hinzu, um Ihre Remote-Mitglieder des Teams aktiv einzubeziehen, wenn Sie ein Online-Meeting durchführen.
- Nutzen Sie Teambuilding-Übungen, um die Zusammenarbeit und Problemlösung im Team zu fördern.
- Veranstalten Sie eine offene Fragerunde während einer Team-Sitzung, in der Ihre Mitglieder Ihnen Fragen stellen können.
- Üben Sie während des gesamten Meetings aktives Zuhören, indem Sie Folgefragen stellen und sich aufrichtig an den Unterhaltungen beteiligen.
Lassen Sie Zeit für Fragen der Mitarbeiter
Wenn Sie das Meeting-Programm und die zu erledigenden Elemente planen, lassen Sie etwas Zeit für Fragen und Antworten der Mitarbeiter.
So können Ihre Team-Mitglieder ihre Zweifel darüber klären, wie die Dinge in Zukunft funktionieren werden und was von ihnen erwartet wird. Außerdem hilft es ihnen, Sie und Ihren Führungsstil besser kennenzulernen.
Es ist empfehlenswert, auch bei Meetings zum Projekt Zeit für Fragen und Antworten einzuplanen. Dadurch werden Ihre Meetings interaktiver und alle Teilnehmer werden in die Diskussion einbezogen.
Seien Sie auf unerwartete Situationen vorbereitet
Als Führungskraft sollten Sie auf Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten während des ersten Meetings vorbereitet sein. Antizipieren Sie mögliche Herausforderungen und seien Sie darauf vorbereitet.
Als Beispiel können wir angeben, dass Sie beispielsweise planen, etwas zu verändern und die Mitglieder des Teams zu ermutigen, neue Aufgaben zu übernehmen. In diesem Fall sollten Sie sich auf Widerstand gefasst machen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, ruhig und höflich mit der Situation umzugehen. Dies ist Ihre Chance, Ihrem Team zu zeigen, was für eine Art von Führungskraft Sie sein werden. Seien Sie also auf mögliche Probleme vorbereitet und gehen Sie diese direkt an.
Überlegen Sie sich, wie Sie das erste Team-Meeting erfolgreich schließen können.
Bereiten Sie Gesprächspunkte vor, um das Meeting angemessen zu schließen – damit es weder abrupt endet noch unangenehm ausklingt.
Bereiten Sie eine kurze Rede vor, um Ihr Team zu inspirieren und das Meeting positiv zu schließen.
Stellen Sie sicher, dass Sie vor Ende des Treffens klare nächste Schritte und Aktionspunkte für Ihr Team festlegen. Vereinbaren Sie bei Bedarf Einzelgespräche mit den Teammitgliedern.
Verwenden Sie KI-Tools, um Notizen zu Meetings und Zusammenfassungen zu erstellen und diese mit Ihren Teammitgliedern freizugeben.
Die Nachbereitung: Nächste Schritte nach dem ersten Meeting des Teams
Das erste Meeting ist nur der Anfang. Sie müssen auch die nächsten Schritte kommunizieren und zukünftige Meetings planen. So können Sie die Werte des Teams besser verstehen und Ihre neuen Teammitglieder kennenlernen.
Das erste Meeting ist zwar entscheidend, aber Sie können unmöglich alles auf einmal erreichen. Sie benötigen einen Aktionsplan und einen Zeitplan für regelmäßige Meetings des Teams.
Lassen Sie uns einige wichtige Aspekte besprechen, die Sie beachten sollten.
Machen Sie sich Notizen und dokumentieren Sie das Protokoll des Meetings
Das Dokumentieren Ihres Meetings und das Führen eines Protokolls sind von entscheidender Bedeutung, da so die besprochenen Punkte festgehalten werden. Andernfalls könnten wichtige Elemente und nächste Schritte vergessen werden.
Wenn Sie ein Remote-Team leiten, ist die Aufzeichnung des Meetings noch wichtiger. Die Teilnehmer können die Aufzeichnung nutzen, um sich auf die während des Meetings besprochenen Punkte zu beziehen.
Verwenden Sie ClickUp Clip, um Ihr erstes Meeting aufzuzeichnen. Damit können Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen und ein Video Ihres Online-Meetings erstellen. Auf diese Weise können die Mitglieder des Teams hören, was besprochen wurde, und Ihre Präsentation sehen.
Halten Sie das Protokoll des Meetings in Form von leicht verständlichen Notizen und Zusammenfassungen fest, um sich die Arbeit zu erleichtern. Dank moderner Technologien, die Ihnen diese Arbeit abnehmen, ist dies ohne manuellen Aufwand möglich.
Verwenden Sie ClickUp Brain, um innerhalb von Sekunden automatisch Notizen zu Meetings und Zusammenfassungen zu erstellen – mit hoher Genauigkeit und ohne manuellen Aufwand.
Sie sollten auch Aktionspunkte und nächste Schritte für Ihre Team-Mitglieder notieren und diese mit Ihrem Team freigeben. Verwenden Sie die Vorlagen für Meeting-Notizen von ClickUp mit einem Abschnitt für Aktionspunkte und nächste Schritte.
Planen und organisieren Sie die folgenden Meetings
Die Planung des nächsten Meetings ist eine weitere wichtige Aufgabe, die Sie während Ihres ersten Meetings abschließen müssen.
Beenden Sie ein Meeting nicht, ohne das nächste zu planen, um den Fortschritt der Aktionselemente zu überprüfen. Erstellen Sie einen Zeitplan für Teambesprechungen und geben Sie ihn Ihrem Team frei, damit alle wissen, wie oft Sie sich mit ihnen treffen möchten.
Als neuer Manager sollten Sie Einzelsitzungen mit jedem Team-Mitglied vereinbaren. Außerdem müssen Sie Projekt-Kick-off-Meetings abhalten, um verschiedene Projekte und deren Zeitleisten zu besprechen.
Sie müssen nicht alles beim ersten Meeting kommunizieren. Senden Sie stattdessen eine Reihe von E-Mails, um den Zeitplan für die verschiedenen Arten von Meetings zu übermitteln, die Sie planen.
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Tagesordnung des nächsten Meetings, um die Ziele und Gesprächsthemen für Ihr nächstes Meeting festzulegen.
Optimieren Sie Ihre Meetings mit dem richtigen tool
Das erste Meeting eines Managers oder Teamleiters mit einem neuen Team ist entscheidend, da es den Ton für die Arbeitsbeziehung mit dem Team angibt.
Dies ist Ihre Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, sich Ihrem Team vorzustellen und Vertrauen aufzubauen. Wenn Sie es richtig machen, hinterlassen Sie einen positiven ersten Eindruck, und die Zusammenarbeit mit dem neuen Team wird Ihnen in Zukunft viel leichter fallen.
Wenn Sie ein Remote-Team leiten und Ihr erstes Meeting online abhalten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen tools verfügen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Verwenden Sie ClickUp Meetings, um alle Aspekte Ihres Meetings zu verwalten, von der Festlegung der Tagesordnung über das Erstellen von Notizen bis hin zur Kommunikation der nächsten Schritte.
Melden Sie sich bei ClickUp an und nutzen Sie es für ein erfolgreiches Meeting.
Häufig gestellte Fragen
1. Was sagen Sie beim ersten Meeting mit einem neuen Team?
Hier sind einige Gesprächspunkte, die Sie für Ihr erstes Meeting mit einem neuen Team in Betracht ziehen können:
- Stellen Sie sich zunächst vor und erzählen Sie Ihrem Team von Ihrer Berufserfahrung und Ihren Fachgebieten sowie Ihrem Werdegang.
- Danken Sie Ihrem Team für den herzlichen Empfang und sagen Sie ihm, wie sehr Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.
- Legen Sie den Zeitplan für das Meeting sowie alle Aktivitäten und Aktionselemente fest, die für den Rest des Meetings geplant sind, und legen Sie die Grundregeln fest.
- Führen Sie eine Eisbrecher-Sitzung durch, damit sich alle wohlfühlen, der Flow der Unterhaltung beginnt und Sie die anderen auf persönlicher Ebene kennenlernen können.
- Erledigen Sie Ihre Aktionselemente wie im Plan vorgesehen und schließen Sie mit einer Sitzung und einer abschließenden Bemerkung ab.
2. Was sollte ein Teamleiter beim ersten Meeting als Erstes zu erledigen haben?
Das Erste, was Sie bei Ihrem ersten Meeting zu erledigen haben, ist, sich Ihren neuen Team-Mitgliedern vorzustellen. Erzählen Sie ihnen etwas über Ihren persönlichen und beruflichen Hintergrund, Ihre Berufserfahrung und Ihre derzeitige Rolle.
Dies ist auch eine hervorragende Gelegenheit, Erwartungen zu formulieren, indem Sie Ihren Führungsstil erläutern und darlegen, wie Sie das Team in Zukunft leiten möchten.
Sie sollten sich auch beim Team für die Begrüßung bedanken und ihm mitteilen, wie sehr Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.
3. Wie beginnt man ein erstes Team-Meeting?
Beginnen Sie Ihr erstes Team-Meeting, indem Sie alle begrüßen und sich vorstellen. Nutzen Sie einen Eisbrecher, um die Dinge voranzutreiben. Erwähnen Sie die für das Meeting geplanten wichtigen Aktions-Elemente und gehen Sie diese einzeln durch.