Wie man eine wirksame Unternehmenspolitik entwirft [Mit Beispielen]

Unternehmensrichtlinien helfen Ihnen beim Aufbau einer effektiven Organisationskultur, bei der Bewältigung von Incidents am Arbeitsplatz, bei der Einhaltung von Vorschriften, beim Risikomanagement und bei der Förderung einer positiven Arbeitsumgebung.

Doch die Ausarbeitung von Unternehmensrichtlinien kann eine Herausforderung sein: Sie müssen die rechtlichen Anforderungen prüfen, die Richtlinie mit der Unternehmenskultur und den Werten abstimmen, die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen berücksichtigen und vieles mehr.

Wenn Sie also als Personalleiter oder Eigentümer eines Geschäfts auf der Suche nach detaillierten und dennoch einfachen Möglichkeiten zur Erstellung effektiver Unternehmensrichtlinien sind, sind Sie hier genau richtig.

Wir haben einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Erstellung von Richtlinien erstellt, der neben Beispielen für Unternehmensrichtlinien auch Tipps und Tools enthält, mit denen Sie den Prozess der Richtlinienerstellung beschleunigen können.

Doch zunächst sollten wir erörtern, was Unternehmensrichtlinien sind.

Was sind Unternehmensrichtlinien?

Unternehmensrichtlinien sind Rahmenwerke, die Regeln und Vorschriften für den Arbeitsplatz festlegen. Sie definieren Praktiken und Richtlinien zur Bewältigung potenzieller Probleme im Geschäft. Unternehmensrichtlinien bestimmen, wie Arbeitnehmer und Arbeitgeber miteinander umgehen müssen, und legen die Erwartungen für ihr Handeln in verschiedenen Szenarien fest.

• Durch die Festlegung von Etikette und beruflichen Grenzen verhindern Unternehmensrichtlinien Incidents am Arbeitsplatz und helfen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, Krisen zu bewältigen
• Diese Richtlinien sichern auch den Schutz sensibler Daten, fördern Fairness, erleichtern das reibungslose Management von Veränderungen und ermöglichen fundierte Entscheidungen
• Wenn ein Geschäft expandiert, sorgen Unternehmensrichtlinien fürProzess-Standardisierung und verbesserte Effizienz. Sie verdeutlichen die Verfahren und machen den Mitarbeitern klar, wie sie den Kunden einen einheitlichen Wert liefern können
• Unternehmensrichtlinien verbessern auch die Einhaltung der organisatorischen Werte und der gesetzlichen Vorschriften

Mit diesen Richtlinien können Sie das bestehende Compliance-Umfeld überprüfen, einschließlich projekt-Compliance und ändern Sie die Richtlinien auf der Grundlage aktueller Gesetze und Best Practices der Branche.

Übersicht über die Arten von Unternehmensrichtlinien

Im Folgenden finden Sie einige Standardrichtlinien, die Sie schriftlich festhalten müssen:

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Verfahren und Richtlinien für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz legen Verfahren zur Vermeidung von Arbeitsunfällen fest Behörde für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz (OSHA) , eine Bundesbehörde in den USA, legt Richtlinien zum Schutz der Arbeitnehmer und zur Schaffung eines sicheren Arbeitsplatzes fest. Instanz die Schritte für den Umgang mit Gefahrstoffen, die Einreichung einer Beschwerde, die Berichterstattung über schwere Verletzungen und Todesfälle und vieles mehr.

Verhaltenskodex für Arbeitnehmer

Der Verhaltenskodex für Mitarbeiter legt fest, wie sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu verhalten haben. Er enthält spezifische Regeln in Bezug auf Kleiderordnung, Verantwortlichkeit, Einhaltung von Gesetzen, Datensicherheit, Vertraulichkeit, sexuelle Belästigung, Drogenmissbrauch und sogar die Nutzung sozialer Medien während der Arbeitszeit.

💡Pro-Tipp: Wenn Sie noch keinen soliden Code of Conduct in Ihrer Organisation eingeführt haben, verwenden Sie vorlagen für einen Code of Conduct um angemessene Richtlinien für das Verhalten der Mitarbeiter und respektvolle Praktiken am Arbeitsplatz festzulegen, die mit den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Politik der Chancengleichheit

Eine Politik der Chancengleichheit gilt für alle derzeitigen und zukünftigen Mitarbeiter des Unternehmens. Sie unterstreicht das Engagement des Unternehmens, gleiche Beschäftigungschancen ohne Diskriminierung zu bieten.

Diese Politik hält sich an die US Gleiche Beschäftigungschancen (EEO) gesetze, die Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund von Ethnie, Religion, Farbe, Geschlecht, Nationalität oder Behinderung verhindern. Die Politik der Chancengleichheit ist von wesentlicher Bedeutung für die Gewährleistung von Inklusion und Vielfalt im Unternehmen.

Disziplinarmaßnahmen für Mitarbeiter

In einer Disziplinarrichtlinie werden angemessene Disziplinarmaßnahmen festgelegt, die der Arbeitgeber als Reaktion auf Fehlverhalten, schlechte Leistungen oder Regelverstöße seiner Mitarbeiter ergreifen kann. Sie umfasst verschiedene Verweise - von der Achtung bei geringfügigen Verstößen bis hin zu strengen Maßnahmen wie Degradierung, Suspendierung und Kündigung bei schwerwiegenden Verstößen.

Anwesenheits- und Urlaubsregelungen

In den Anwesenheits- und Urlaubsrichtlinien ist festgelegt, wie viel Urlaub die Mitarbeiter je nach Position erhalten, wie sie Urlaub beantragen können, an wen sie sich wenden müssen und wie das Genehmigungsverfahren abläuft. Die Urlaubsrichtlinien enthalten auch Einzelheiten zu den Urlaubsarten des Unternehmens, zu den aufgelaufenen Beträgen, zu Pflichturlauben, Gleitzeiturlauben und mehr. Anwesenheits- und Urlaubsrichtlinien sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter an die Zeitpläne halten

Richtlinien für Hybrid- und Remote-Arbeit

Diese Richtlinie regelt, wie Mitarbeiter von zu Hause und am Arbeitsplatz arbeiten. Gemäß der Gallup Umfragebericht 2024 arbeiten 27 % der US-Beschäftigten per Fernzugriff, und 53 % arbeiten in hybriden Umgebungen. Sie müssen also eine Fern- und politik für hybride Arbeit die Fragen wie diese beantwortet:

• Wie können Mitarbeiter von Ihrem Home Office aus arbeiten?
• Wann sollen sie sich anmelden?
• Kann jeder seine eigenen Arbeitszeiten einstellen?
• Wie wird die Remote-Arbeit gemessen?
• Welcher Support steht für Remote-Arbeit zur Verfügung?
• Welche Rechte haben Fernarbeitnehmer?

Wie erstellt man eine Unternehmensrichtlinie? Ausarbeitung von Richtlinien und Verfahren erfordert einen klaren Plan, was darin enthalten sein soll, wie man sich gegenüber den Beteiligten ausdrückt, wer die Richtlinie befolgen soll und wann sie in Kraft tritt.

Hier finden Sie alle richtlinienbezogenen Details, die Ihnen helfen, die perfekten Unternehmensrichtlinien zu entwerfen.

Schritte zur Erstellung einer Unternehmenspolitik

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer Unternehmenspolitik.

1. Definieren Sie den Bedarf an Richtlinien und ermitteln Sie die Interessengruppen

Beginnen Sie mit der Ermittlung des Richtlinienbedarfs - egal, ob Sie eine Richtlinie einführen möchten, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, oder ob Sie Standardverfahren am Arbeitsplatz festlegen möchten, um die Effizienz zu verbessern. Setzen Sie sich mit verschiedenen Teams und Managern in Verbindung, um die abschließenden Anforderungen an die Richtlinie zu verstehen.

2. Alle Parteien einbeziehen

Der erste Schritt besteht darin, die einstimmige Unterstützung der Unternehmensleitung und der Mitarbeiter für die vorgeschlagene Richtlinie zu gewinnen. Erklären Sie ihnen, warum die Maßnahme notwendig ist, holen Sie ihre Vorschläge ein und klären Sie ihre Zweifel. Sobald alle auf der gleichen Seite stehen, können Sie mit der eigentlichen Planung beginnen.

3. Versammeln Sie Ihr Team für die Erarbeitung von Richtlinien

Ob Sie nun eine Unternehmensrichtlinie oder eine vorlage für eine Prozessdokumentation ist Zusammenarbeit ein Muss. Bringen Sie das gesamte Team zusammen und nutzen Sie die Ideen aller, um eine einheitliche politische Botschaft zu schaffen.

Achten Sie darauf, dass Sie Manager, Führungskräfte und andere Mitarbeiter einbeziehen, die Experten für das jeweilige Thema sind. Wenn Sie zum Beispiel eine IT-Richtlinie für das Unternehmen erstellen, sollten Sie das IT-Team um Rat fragen.

Profi-Tipp: Eine Brainstorming-Sitzung mit den Beteiligten kann Ihnen helfen, alle Erwartungen und idealen Ergebnisse an einem Ort zu erfassen. Zusammenarbeiten ClickUp Whiteboards um die Beiträge aller betroffenen Teams zu erfassen.

verwenden Sie ClickUp Whiteboards für das Brainstorming von Ideen für die Unternehmenspolitik

4. Strukturieren Sie die Richtlinie

Die Strukturen der Unternehmenspolitik variieren je nach den Bedürfnissen des Geschäfts. Achten Sie jedoch auf eine einheitliche Struktur. Wenn Sie zum Beispiel planen ein Mitarbeiterhandbuch zu verfassen in dem alle Richtlinien und Verfahren detailliert aufgeführt sind, achten Sie darauf, dass Sie die Richtlinien in einem Standardformat verfassen.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie in eine Richtlinie aufnehmen müssen:

• Zweckerklärung: Erläutern Sie, worum es in der Richtlinie geht
• Geltungsbereich der Richtlinie: Geben Sie eine Übersicht darüber, was die Richtlinie abdeckt und wer sie einhalten muss
• Erklärung zur Politik: Was sind die Ziele der Richtlinie? Beschreiben Sie spezifische Regeln und Anweisungen
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Geben Sie weitere Einzelheiten zur Anwendbarkeit der Richtlinie an, wie die Richtlinie durchgesetzt und überwacht wird und welche Ausschüsse für ihre Überprüfung zuständig sind
• Verfahren: Erstellen SieSOP-Vorlagen zur Bereitstellung von Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Routinearbeiten
• Datum des Inkrafttretens: Erwähnen Sie, wann die Richtlinie in Kraft tritt
• Erlaubtes Verhalten: Schreiben Sie die spezifischen Richtlinien für akzeptables Verhalten
• Verbotenes Verhalten: Geben Sie die Einschränkungen für das Verhalten der Mitarbeiter an
• Berichtspflichten: Geben Sie an, was die Mitarbeiter zu erledigen haben, um einen Incident zu melden
• Glossar: Fügen Sie eine Liste der in der Richtlinie verwendeten allgemeinen Begriffe mit ihren Definitionen ein. Dies wird die Richtlinie verdeutlichen und Sie vor rechtlichen Problemen bewahren

Hier finden Sie ein Beispiel für eine Unternehmenspolitik, das Ihnen als Referenz dient:

via Keka 💡Pro-Tipp: Die Standardisierung der Richtlinienstruktur ist kein leichtes Unterfangen. Verwenden Sie ClickUp's vorgefertigte vorlagen für Unternehmensrichtlinien um Zeit und Aufwand zu sparen.

5. Beginnen Sie Ihre Recherche

Erledigen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie mit dem Verfassen der Richtlinie beginnen. Sammeln Sie Daten über Ihr Unternehmen und das Thema der Richtlinie, um eine solide Richtlinie zu erstellen, an die sich alle halten. Eine gründliche Recherche kann Ihnen auch dabei helfen, die Lücken in Ihren bestehenden Richtlinien mit relevanten Infos zu füllen. Hier sind einige Möglichkeiten, Informationen zu sammeln:

• Prüfen Sie Beispiele von Richtlinien als Ausgangspunkt
• Führen Sie unternehmensweite Umfragen durch und befragen Sie Mitarbeiter
• Führen Sie ein Brainstorming mit Ihrem Team für die Erstellung von Richtlinien durch und ziehen Sie Fachleute hinzu
• Holen Sie sich die neuesten Infos zu den für Ihre Richtlinie relevanten Landes- und Bundesgesetzen und erstellen oder aktualisieren Sie sie entsprechend

💡Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Formular Ansicht zur Erstellung von Umfragen und Formularen zur Erfassung von Daten Ihrer Mitarbeiter.

6. Schreiben und überprüfen Sie den ersten Entwurf

Ihre Unternehmenspolitik wird nicht beim ersten Versuch perfekt sein. Holen Sie nach der Erstellung des ersten Entwurfs das Feedback von Experten, Führungskräften und Mitarbeitern ein. Nutzen Sie das Feedback, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Änderungen vorzunehmen, bis alle Beteiligten den Entwurf abzeichnen. Holen Sie schließlich die Zustimmung des juristischen Teams und der Geschäftsleitung ein, um die Richtlinie umzusetzen.

💡Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Dokumente zur einfachen Erstellung Ihrer Richtlinien und zur Zusammenarbeit mit anderen, um Feedback in Echtzeit zu erhalten

verwenden Sie ClickUp Docs, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und eine Unternehmensrichtlinie zu erstellen

7. Veröffentlichen Sie den endgültigen Entwurf

Geben Sie Ihre Unternehmensrichtlinien in einem zentralen, leicht zugänglichen System frei, z. B. in einem software für Mitarbeiterhandbücher . Solche Plattformen helfen Ihnen bei der Erstellung, benutzerdefinierten Anpassung und Verteilung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Sie machen das Onboarding von Mitarbeitern zu einem Kinderspiel, erleichtern die Zusammenarbeit und Kommunikation und stimmen mit den Unternehmensvorschriften und -werten überein.

Beispiele für Unternehmensrichtlinien

Die Erstellung effektiver Unternehmensrichtlinien trägt zur Schaffung eines kohärenten Arbeitsumfelds bei. Doch bevor wir Ihnen Tipps zur Erstellung effektiver Richtlinien geben, finden Sie hier einige Beispiele für Unternehmensrichtlinien aus dem wirklichen Leben:

Richtlinien für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

via Unilever Die Sicherheitsrichtlinien von Unilever geben den Mitarbeitern an den Unilever-Standorten Anweisungen für eine sichere Arbeit mit den Abschnitten "muss" und "darf nicht". In der Richtlinie ist auch festgelegt, wann und wie ein Incident zu melden ist.

Verhaltenskodex für Mitarbeiter

via Starbucks Der Code of Conduct von Starbucks fördert einen Arbeitsplatz, der frei von Belästigung, Mobbing und Diskriminierung ist. Er erklärt die Formulare der Diskriminierung und liefert ein Beispiel dafür, was man zu erledigen hat, wenn man am Arbeitsplatz belästigt wird.

Disziplinarmaßnahmen für Mitarbeiter

via Amazon Webdienste Die AWS-Richtlinie über Disziplinarmaßnahmen für Mitarbeiter legt die Korrekturmaßnahmen fest, die der Manager oder Vorgesetzte eines Mitarbeiters ergreifen kann, um die Disziplin am Arbeitsplatz wiederherzustellen. Sie umfasst Formulare für Verweise wie Beratungssitzungen, mündliche Achtungen, Entlassungen und schriftliche Verwarnungen.

Anwesenheits- und Urlaubsregelungen

via Qutrix.io Die Urlaubspolitik von Qutrix umfasst die Urlaubsarten, auf die die Mitarbeiter Anspruch haben, sowie die Anspruchsvoraussetzungen für jede Art von Urlaub. Die Richtlinie umfasst auch die gesetzlichen Feiertage, das Verfahren für die Beantragung von Urlaub und die für die Genehmigung zuständigen Personen.

Richtlinie für Hybrid- und Remote-Arbeit

via HubSpot Dies ist kein typisches Beispiel für eine Unternehmensrichtlinie. Die HubSpot-Richtlinie für hybride Arbeit deckt drei Arbeitsoptionen für HubSpot-Mitarbeiter ab - Home, Office und Flex - und gibt an, was die Mitarbeiter in jedem Arbeitsmodus erhalten. Die Richtlinie enthält außerdem separate Registerkarten für die Funktionsweise des Hybridsystems, den Code für die Unternehmenskultur und FAQs.

Tipps und Best Practices für die Erstellung von Unternehmensrichtlinien

Die Beispiele für Unternehmensrichtlinien helfen Ihnen zwar beim Verstehen und Verfassen besserer Richtlinien, aber die Anwendung einiger Best Practices wird Ihre Richtlinien noch weiter verfeinern. Schauen wir uns diese Best Practices einmal an.

• Verwenden Sie eine flexible und unkomplizierte Sprache: Schreiben Sie sie so, dass sie für alle Beteiligten ansprechend und leicht verständlich sind. Auf diese Weise können Sie das Verhalten der Mitarbeiter steuern, ohne zu streng zu sein
• Behalten Sie die Richtlinien kurz und bündig: Gliedern Sie Ihre Richtlinien in Abschnitte und verwenden Sie, wo immer möglich, Aufzählungszeichen, um ein schnelles Verständnis zu ermöglichen
• Bieten Sie reale Szenarien: Erläutern Sie, wie die Richtlinie in praktischen Situationen anwendbar ist. Veranschaulichen Sie dies anhand von Szenarien und Beispielen aus der Praxis, um ein besseres Verständnis und eine bessere Anwendung zu fördern
• Rechtsexperten einbeziehen: Holen Sie bei der Erstellung von Unternehmensrichtlinien den Rat von Rechtsexperten ein. Dies gewährleistet die Übereinstimmung mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften
• Vorlagen verwenden: Seien es Vorlagen für Richtlinien odervorlagen für Mitarbeiterhandbüchersie machen Ihnen das Leben immer leicht. Vorlagen standardisieren Ihre Richtlinien und verringern die Arbeit, die Sie mit der Erstellung von Richtlinien von Grund auf haben

ClickUp zum Erstellen von Unternehmensrichtlinien verwenden

Aber reichen diese Tipps aus, um Ihnen bei der Erstellung von Richtlinien zu helfen, ohne dabei überfordert zu sein? Sie können den Prozess der Richtlinienerstellung vereinfachen, indem Sie eine Software für Zusammenarbeit und Projektmanagement wie ClickUp verwenden.

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Mit ClickUp Brain können Sie den Prozess der Erstellung von Richtlinien rationalisieren, insbesondere wenn Sie mehrere Richtlinien im Kopf haben. Sobald Sie die Richtlinie erstellt haben, müssen Sie den Inhalt jedoch noch verfeinern, damit er Ihren individuellen Geschäftsanforderungen entspricht.

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Das Verfassen von Unternehmensrichtlinien nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch, vor allem, wenn es sich um Ihre erste Richtlinie handelt. Wir empfehlen, die Schritte und Beispiele für Unternehmensrichtlinien durchzugehen und herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Der Einsatz von Tools wie ClickUp kann Ihre manuelle Arbeit erheblich reduzieren.

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