In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, erheblich verändert. Mit dem Aufkommen von Remote-Jobs – die bis 2025 voraussichtlich 22 % der US-Arbeitskräfte ausmachen werden – beschäftigen sich Unternehmen und Führungskräfte mit Fragen wie: Sollten wir ins Büro gehen, wie oft und natürlich, wie sollten unsere Arbeitszeiten aussehen?
Bei der Arbeit mit global verteilten Teams ist es normal, dass Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen tätig sind. Für manche Manager kann es jedoch schwierig sein, geografisch verstreute Teams zu koordinieren.
Wenn Sie mit einer ähnlichen Herausforderung zu kämpfen haben, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.
Lesen Sie weiter, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie sich mit Ihrem Team über verschiedene Zeitzonen hinweg effektiv abstimmen können.
Herausforderungen für Teams bei der Arbeit in verschiedenen Zeitzonen
Das globale Arbeitsumfeld bietet zwar zahlreiche Vorteile, bringt jedoch auch eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich.
Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen, denen Teams gegenüberstehen, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten.
- Kommunikationsverzögerungen: Da Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann es zu Verzögerungen bei der Beantwortung von E-Mails und Nachrichten kommen, was zu einer Verlangsamung der Entscheidungsfindung führt.
- Schwierigkeiten bei der Terminplanung für Meetings: Es ist schwieriger, Termine zu finden, die in den Zeitplan aller Beteiligten passen. Einige Mitarbeiter nehmen möglicherweise aufgrund ungünstiger Zeiten nicht an Meetings teil.
- Koordination von Aufgaben: Wenn Mitglieder des Teams nicht gleichzeitig arbeiten, ist es schwierig, die bevorzugten Arbeitszeiten aufeinander abzustimmen und die Arbeit zu koordinieren, insbesondere wenn es Abhängigkeiten beim Abschließen einer Aufgabe gibt.
- Begrenzte Überschneidungszeiten: Wenn Mitarbeiter in sehr unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, kann es sein, dass sich die Arbeitszeiten der Mitglieder des Teams nur sehr wenig überschneiden. Dies schränkt die synchrone Kommunikation ein und kann möglicherweise zu Verzögerungen bei der Abwicklung des Projekts führen.
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung des Fortschritts: Die Koordination von Übergaben von Mitarbeitern in einer Zeitzone zu einer anderen kann komplex sein. Dies kann zu Lücken im Fortschritt der Aufgaben führen.
Strategien und Best Practices für die Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg
Hier finden Sie einige Strategien und Best Practices, mit denen Sie Remote- und verteilte Teams dabei helfen können, ihre Produktivität und ihren Zusammenhalt aufrechtzuerhalten.
1. Setzen Sie effektive Kommunikationsstrategien ein
Zeitunterschiede, kulturelle Unterschiede und technologische Hürden können eine effektive Kommunikation in verteilten Teams behindern. Probieren Sie die folgenden Strategien aus, um diese Hindernisse zu beseitigen:
- Kommunikationsprotokolle festlegen
Legen Sie klare Kommunikationsrichtlinien für Teams fest, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten. Dies hilft Remote-Teams dabei, aufeinander abgestimmt zu bleiben, da alle hinsichtlich der Bereitstellung von Updates, der Behandlung von Problemen und der Kommunikation von Änderungen auf dem gleichen Stand sind.
Sie können Kommunikationsprotokolle für die Art des zu verwendenden Kanals und die Häufigkeit von Meetings festlegen. Legen Sie außerdem Erwartungen für Antwortzeiten fest, die auf den bevorzugten Arbeitszeiten Ihrer Teams basieren.
Beispiel: Verwenden Sie E-Mails für formelle Kommunikation über Projektaktualisierungen, Ankündigungen und Berichte. Legen Sie fest, dass jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden von dem zuständigen Mitglied des Teams beantwortet werden soll.
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Teamkommunikation und Meeting-Matrix, um einen effizienten Kommunikationsplan für Ihr Team zu erstellen und zu organisieren.
Mit der Besprechungsplanansicht in dieser Vorlage können Sie Besprechungen planen, und die Besprechungsstatusansicht gibt Ihnen Einblicke in den Fortschritt Ihrer geplanten Check-ins. So können Sie einen effektiven Kommunikations- und Besprechungsplan für Ihr Team erstellen.
💡Profi-Tipp: Eine gute Möglichkeit, Kommunikationsprotokolle zu standardisieren, ist die Verwendung von Kommunikations-Vorlagen . Auf diese Weise haben alle Zugriff auf die gleichen Informationen, wodurch weniger Raum für Unstimmigkeiten und Unklarheiten bleibt.
Die ClickUp-Vorlage für interne Kommunikation ist ein weiteres praktisches tool zum Erstellen von Protokollen, um Teammitglieder über wichtige Informationen auf dem Laufenden zu halten.
Es fungiert als zentrale Informationsquelle, in der Sie Dokumente, Richtlinien und Ankündigungen so organisieren können, dass sie für Ihr Team zugänglich sind. Auf diese Weise können Sie einheitliche interne Kommunikationsrichtlinien festlegen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter stets über die neuesten Informationen verfügen.
- Kommunikationskanäle definieren
Die Kommunikation kann über eine Vielzahl von Kanälen erfolgen: Chat, Telefonate, E-Mails oder über Workplace-Tools und -Apps. Wenn Ihre Informationen jedoch über diese Kanäle verstreut sind, erreichen Aktualisierungen möglicherweise nicht immer die richtigen Personen zur richtigen Zeit. Wichtige Details können untergehen und es wird schwierig, die Nachverfolgung der Unterhaltungen zu gewährleisten.
Legen Sie stattdessen fest, welche Kanäle für verschiedene Arten der Kommunikation verwendet werden sollen, um Verwirrung zu vermeiden. Ein strukturierter Ansatz hat als Ergebnis einen effizienteren Flow der Informationen.
Beispiel:
- Instant Messaging: Für schnelle, informelle Kommunikation und das Freigeben kurzer Updates
- E-Mail: Zum Freigeben detaillierter Projektinformationen, offizieller Ankündigungen und für die Interaktion mit externen Stakeholdern
- Videokonferenzen: Für tägliche Standup-Meetings, Feedback und Brainstorming-Sitzungen
- Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten : Damit Teammitglieder gleichzeitig an wichtigen Angeboten, Berichten und Projektplänen arbeiten können.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie auf Remote-Arbeit umstellen, implementieren Sie Tools und Systeme, die eine asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen. Legen Sie Wert auf Schulungen, Dokumentation und Projektmanagement, damit Ihre Teams nicht hinterherhinken und ihre Produktivität steigern können.
- Verwenden Sie gemeinsame Teamkalender
Gemeinsame Teamkalender ermöglichen es den Mitarbeitern, die Termine und Verfügbarkeiten der anderen einzusehen, was die Vereinbarung von Meetings erleichtert. Dies erleichtert die gemeinsame Planung bei asynchroner Arbeit und hält alle über anstehende Meetings und Termine auf dem Laufenden.
Mit der Kalenderansicht von ClickUp können Sie Ihren Kalender für Teamkollegen und externe Stakeholder freigeben. Teams können Ihre Verfügbarkeit überprüfen, und Sie werden in Echtzeit benachrichtigt, wenn ein Meeting geplant wird.
- Liste der Prozesse für asynchrone Kommunikation
Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Sie keine sofortige Antwort von Ihren Kollegen erwarten. Diese Vorgehensweise wird häufig eingesetzt, um den Zeitplan eines internationalen Teams zu verwalten oder für Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten.
Ohne geeignete Richtlinien kann asynchrone Kommunikation jedoch kontraproduktiv sein, insbesondere wenn sie zu inkonsistenten Informationen und Missverständnissen führt.
Hier sind einige Best Practices für eine effektive asynchrone Kommunikation:
- Seien Sie konkret, wenn Sie einem Mitglied des Teams eine Aufgabe übertragen, und geben Sie einen Zeitrahmen für das Abschließen der Aufgabe an. Kommunizieren Sie Fristen klar und deutlich, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Stellen Sie den Kontext von Aufgaben und Aktivitäten bereit, damit Teams Ihre Botschaft besser verstehen können.
- Ermutigen Sie die Empfänger, Fragen zu stellen, bevor sie mit einer Aufgabe fortfahren.
- Organisieren Sie Ihre Informationen so, dass sie logisch und leicht verständlich sind.
- Halten Sie regelmäßige Standup-Meetings ab, um den Fortschritt verschiedener Aufgaben zu bewerten, potenzielle Probleme zu besprechen und sicherzustellen, dass alle Teams hinsichtlich der Aufgaben, die zu erledigen sind, auf dem gleichen Stand sind.
- Nutzen Sie asynchrone Kommunikationstools , um Ihre Teams auch dann miteinander in Verbindung zu halten, wenn sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain , um automatisch eine Zusammenfassung des Fortschritts einer bestimmten Aufgabe zu erstellen.
- Ziele für mehr Verantwortlichkeit umsetzen
Als Manager kann es eine Herausforderung sein, sich täglich mit Ihrem Team auszutauschen, insbesondere wenn Sie von verschiedenen geografischen Standorten aus arbeiten.
Allerdings müssen Sie weiterhin die Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied festlegen.
Legen Sie dazu individuelle Ziele für die Teammitglieder fest und verfolgen Sie deren Erfolge. Mit ClickUp Goals können Sie klare, messbare Ziele für jedes Ziel definieren und festlegen. Verfolgen Sie den Fortschritt jedes Ziels, um zu verstehen, wie die Teammitglieder bei ihrer Arbeit vorankommen.
Sobald Sie Ziele festgelegt haben, können Sie regelmäßige Besprechungen mit Ihren Mitarbeitern einrichten, um deren Leistung zu besprechen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Sie können auch die ClickUp-Vorlage für Remote-Arbeit verwenden, um die Arbeit Ihrer Remote-Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten.
Verwenden Sie vordefinierte Abschnitte, um Richtlinien für Mitarbeiter festzulegen, die auf Remote-Arbeit umsteigen. Zeigen Sie die Erwartungen und Rollen jedes Teammitglieds in der Ansicht „Arbeitsaktivitäten” an und überwachen Sie den Fortschritt der Aufgaben in der Ansicht „Arbeitsfortschritt”.
2. Nutzen Sie Tools und Technologien für die Zusammenarbeit
Finden Sie Kollaborationsplattformen, die sich auf die Erleichterung asynchroner Kommunikation konzentrieren.
Es gibt verschiedene Arten von Tools für die Zusammenarbeit und Remote-Arbeit auf dem Markt, aber wir empfehlen Ihnen, ein Tool mit umfangreichen Features zu wählen, um die Remote-Arbeit zu optimieren.
Ein Tool wie ClickUp for Remote-Arbeit vereint Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit, Dokumentation und verschiedene andere Funktionen in einer einheitlichen Plattform und vereinfacht so Ihren Workflow.
Erfahren Sie, wie Sie die umfassenden Features von ClickUp nutzen können, um den Teamzusammenhalt zu verbessern, selbst wenn Ihre Mitarbeiter remote aus verschiedenen Zeitzonen arbeiten:
- Arbeit mühelos zuweisen
Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um Aufgaben in einer Remote-Umgebung zu erstellen und freizugeben. Weisen Sie jede Aufgabe dem entsprechenden Team-Mitglied zusammen mit einem Fälligkeitsdatum zu. Verbinden Sie einzelne Aufgaben mit Wikis und Wissensdatenbanken in ClickUp Docs, um Ihren Remote-Team-Mitgliedern einen umfassenden Kontext zu bieten.
- Zusammenarbeit bei der Dokumentation
Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern an detaillierten Berichten, Dokumentationen und Angeboten mit ClickUp Docs. Sie können unbegrenzt viele Dokumente erstellen, diese gemeinsam bearbeiten und Informationen nach Ihren Wünschen formatieren. Und das Beste daran? Sie können Aufgaben direkt aus den Dokumenten heraus starten oder sie mit einer Aufgabe verknüpfen, wie wir oben erklärt haben. Dadurch wird Ihr Workflow besser vernetzt und kohärenter, selbst mit globalen Teams oder Teammitgliedern, die in weit entfernten Zeitzonen arbeiten.
- Teilen Sie Updates beim Chatten
Kommunizieren Sie mit Ihren Teammitgliedern über die ClickUp-Chat-Ansicht. Erwähnen Sie einfach einen Teamkollegen mit @, um ihn zu einer Unterhaltung hinzuzufügen und Ihre Updates zu teilen. Die Chat-Ansicht öffnet sich direkt in Ihrem ClickUp-Workspace, sodass Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, um Ihre Arbeit zu erledigen.
Nutzen Sie es, um Unterhaltungen im Kontext Ihrer Aufgabe zu führen, unnötige Kontextwechsel zu vermeiden und Ihre Nachrichten klar zu halten.
- Erklären Sie Konzepte klar und deutlich
Verwenden Sie ClickUp Clips, um Ihren Bildschirm aufzuzeichnen, wenn Sie lange, komplexe Nachrichten oder technische Konzepte kommunizieren. Teilen Sie die Clips mit Ihren Teammitgliedern entweder über einen öffentlichen Link oder durch Herunterladen der Video-Datei.
Sie können sie auch in Beschreibungen von Aufgaben einbetten, um Kontext hinzuzufügen. Alle aufgezeichneten Clips werden im Clip Hub gespeichert, sodass Mitglieder des Teams bei Bedarf auf die Aufzeichnungen zugreifen können.
- Virtuelles Brainstorming
Besprechen Sie Ideen mit Ihren Remote-Teammitgliedern auf einer digitalen Leinwand mit dem ClickUp Whiteboard. Stellen Sie Ihre Gedanken visuell dar und verwandeln Sie sie mit wenigen Klicks direkt vom Whiteboard aus in Aufgaben. Laden Sie Bilder und Links hoch, um Ihrer Arbeit noch mehr Kontext zu verleihen.
Das sagt Danielle Bush, Projektmanagerin bei EDforTech:
ClickUp hat unserem Team geholfen, in einem Remote-Team in verschiedenen Zeitzonen zu kommunizieren und zu wissen, was im Projekt vor sich geht, ohne unnötige Meetings abzuhalten oder Informationen per E-Mail oder Slack anzufordern. Die Whiteboard-Funktion hilft uns, Prozesse und Workflows zu brainstormen und Aufgaben in Echtzeit zuzuweisen.
ClickUp hat unserem Team geholfen, in einem Remote-Team in verschiedenen Zeitzonen zu kommunizieren und zu wissen, was im Projekt vor sich geht, ohne unnötige Meetings abzuhalten oder Informationen per E-Mail oder Slack anzufordern. Die Whiteboard-Funktion hilft uns, Prozesse und Workflows zu brainstormen und Aufgaben in Echtzeit zuzuweisen.
- Führen Sie Team-Meetings per Video durch
Laden Sie Teammitglieder zu regelmäßigen persönlichen Videoanrufen mit der ClickUp-Zoom-Integration ein. Links zu Ihren Meeting-Notizen und Aufzeichnungen werden automatisch zu Ihren Aufgaben hinzugefügt, sodass Sie später darauf zugreifen können.
Diese dringend benötigte persönliche Zeit kann zu besseren Entscheidungen und einer höheren Produktivität bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Remote-Team führen.
- Nutzen Sie einen zentralen hub für die Kommunikation
Verwalten Sie alle Ihre Aufgaben und Kommunikationen von einem einzigen hub aus mit ClickUp Posteingang. Behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Arbeit und markieren Sie wichtige Aktivitäten, damit Sie keine wichtigen Aufgaben verpassen. Für jede Unterhaltung können Sie direkt daneben ein Beschreibungsfeld aufrufen, um alle Informationen zu erhalten, die Sie zur Abschließung einer Aufgabe benötigen.
- Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Teams
Behalten Sie mit ClickUp Dashboards den Überblick über alle Aufgaben Ihres Teams. Verschaffen Sie sich eine Übersicht darüber, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde und ob Sie wichtige Termine einhalten können. Durch den Echtzeit-Zugriff auf wichtige Metriken und Leistungsdaten können Sie Remote-Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort auf dem Laufenden halten und motivieren.
3. Schaffen Sie eine starke Teamkultur
Die Koordination eines globalen Teams wird erheblich vereinfacht, wenn die Mitarbeiter auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind und eine belastbare Mentalität haben, um Herausforderungen zu meistern.
Aus diesem Grund müssen Sie sich auf den Aufbau einer starken Teamkultur konzentrieren, die Mitarbeiterengagement, kohärente Arbeit und Flexibilität vereint.
Nutzen Sie unsere folgenden Tipps, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, die Herausforderungen der Remote-Arbeit zu meistern:
- Fördern Sie Flexibilität und Verständnis: Legen Sie flexible Arbeitszeiten fest, wenn Sie Mitarbeiter über Zeitzonen hinweg führen. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre produktivsten Arbeitszeiten selbst zu wählen, und legen Sie den Schwerpunkt auf Ergebnisse und Erfolge statt auf strenge Zeitpläne.
- Bieten Sie Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch bei der Arbeit im Homeoffice auf den Support und die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, um effizient zu arbeiten. Schulen Sie Mitarbeiter der Remote-Arbeit in der Bedeutung des Zeitmanagements und geben Sie ihnen die notwendigen Tools für eine nahtlose Zusammenarbeit an die Hand.
- Fortschritt verfolgen: Überwachen Sie den aktuellen Status von Projekten und individuellen Beiträgen. So stellen Sie sicher, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten, und können die Produktivität des gesamten Teams einfach verwalten.
- Feiern Sie Vielfalt und Inklusion: Schaffen Sie ein einladendes Umfeld, um die vielfältigen Kulturen von Remote-Mitarbeitern mit unterschiedlichem geografischem Hintergrund zu feiern. Führen Sie Richtlinien ein, um gleiche Arbeitsmöglichkeiten zu fördern und Spitzenkräfte aus verschiedenen Regionen anzuziehen.
💡Profi-Tipp: Wenn Sie gerne in Cafés arbeiten oder auf Reisen sind, probieren Sie doch einmal digitale Nomaden-Tools aus. Diese bieten einen breiten Bereich an Features, mit denen Sie auch unterwegs asynchron arbeiten und effektiv mit Ihren Team-Mitgliedern kommunizieren können.
4. Konzentrieren Sie sich auf die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter
Die Priorisierung des Wohlbefindens Ihrer Mitarbeiter reduziert Burnout und hilft Ihrem gesamten Team, sich auf seine Ziele zu konzentrieren. Initiativen zum Wohlbefinden verbessern auch die Arbeitsmoral des Teams und damit die Arbeitsqualität, selbst in Remote-Einstellungen.
- Betonen Sie die Work-Life-Balance
Respektieren Sie bei der Remote-Arbeit persönliche Grenzen und Zeitunterschiede. Es passiert nur allzu leicht, dass die Arbeit übergreift und Ihr Privatleben vollständig verdrängt.
Verwenden Sie ClickUp Zeiterfassung, um die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Detaillierte Stundenzettel zeigen Ihnen, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden. Anhand der Informationen aus diesen Stundenzetteln können Sie Wege finden, Ihre Zeit so zu optimieren, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten, ohne Überstunden machen zu müssen.
- Burnout vermeiden
Verwalten Sie die Arbeitslast Ihres Teams effizient, ohne es zu überlasten. Sehen Sie sich die Kapazitäten Ihres Teams an und identifizieren Sie mit der ClickUp-Workload-Ansicht, wer unter- oder überlastet ist.
Nutzen Sie diese Informationen, um die Arbeit gleichmäßig zu verteilen und bei Bedarf zusätzliche Ressourcen einzubeziehen. Vermeiden Sie außerdem, Meetings spät am Abend oder am Wochenende anzusetzen, damit Ihre Mitarbeiter Zeit zum Entspannen und Erholen haben.
- Nutzen Sie Zeitzonenunterschiede zu Ihrem Vorteil
Nutzen Sie Methoden wie wechselnde Besprechungszeiten, überlappende Arbeitszeiten und das „Follow-the-Sun”-Modell (ein Team übernimmt die Arbeit, wenn das andere seinen Arbeitstag beendet), um unabhängig von Zeitzonenunterschieden mehr Arbeit zu erledigen.
Verwandeln Sie Herausforderungen aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen mit ClickUp in Erfolge.
Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter arbeiten nahtlos mit ihren Kollegen auf anderen Kontinenten zusammen, mit perfekt geplanten Meetings, effektiver asynchroner Kommunikation und produktivem Austausch.
Dies können Sie erreichen, indem Sie ein Kollaborationstool wie ClickUp implementieren, das Remote-Arbeit zum Kinderspiel macht.
Von Bildschirmaufzeichnungen über ClickUp Clips bis hin zu kontextbezogenen Nachrichten über ClickUp Chat bietet Ihnen die Plattform eine Reihe von Features, mit denen Sie die Herausforderungen der Zusammenarbeit in einer Umgebung der Remote-Arbeit meistern können.
Lassen Sie alle Mitglieder Ihres Teams wissen, dass Sie gemeinsam daran arbeiten, auch wenn Sie sich nicht in derselben Zeitzone befinden.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um Ihr globales Team zusammenzubringen.