Damit die Beschaffungsprozesse in Ihrem Unternehmen reibungslos funktionieren, müssen Sie und Ihr Team die Abläufe überwachen und stets den Überblick behalten. Doch selbst in optimierten Betriebsabläufen kann es zu Problemen mit wichtigen Dokumenten wie der Wareneingangsbestätigung (GRN) kommen.
Die GRN ist ein einfaches Dokument zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten, das die gelieferten Waren bestätigt und für einen reibungslosen Ablauf Ihres Beschaffungsprozesses unerlässlich ist.
Viele Unternehmen verwenden Beschaffungsmanagement- oder Logistiksoftware, um Aktivitäten wie die Bearbeitung der Wareneingangsbestätigung zu verwalten. Aufgrund der Komplexität dieser Daten kann der Prozess jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein.
Daher gewährleistet das Verständnis von GRNs und ihrer Bedeutung einen reibungslosen Geschäftsablauf. In diesem Blog besprechen wir alles, was Sie über GRNs wissen müssen.
Was ist eine Wareneingangsbestätigung (GRN)?
Eine Warenempfangsbestätigung (GRN), manchmal auch als Wareneingangsbestätigung bezeichnet, ist ein Dokument, das zwischen zwei Parteien ausgetauscht wird und Folgendes bestätigt:
- Ein Lieferant hat Waren an Ihr Unternehmen geliefert (einschließlich Bestellungen, Lieferanforderungen oder Lieferantenrechnungen)
- Ihr Unternehmen hat diese Waren erhalten (wobei Ihre Beschaffungsabteilung nach der Qualitätskontrolle eine Wareneingangsbestätigung ausstellen und das Lieferdatum der gelieferten Waren bestätigen kann)
Stellen Sie sich das als eine auf Papier dokumentierte Handschlagvereinbarung vor (oder, was heutzutage wahrscheinlicher ist, als digitale Aufzeichnung). Sie bedeutet, dass beide Parteien ihre in der Bestellung festgelegten Verpflichtungen erfüllt haben. Sie ist nicht nur ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung, sondern auch ein wichtiges Dokument für die Finanzabteilung und spielt eine entscheidende Rolle im Kreditorenbuchhaltungsprozess.
Eine ordnungsgemäße GRN-Dokumentation trägt zur Verbesserung der gesamten Reihenfolgeverwaltung und der Fulfillment-Prozesse bei und bietet mehrere Vorteile, darunter:
- Die erhaltenen Waren werden korrekt überprüft und es wird bestätigt, dass der Lieferant genau die von Ihnen bestellten Waren geliefert hat. Der Empfänger kann Unstimmigkeiten in Bezug auf Menge oder Qualität sofort melden und so spätere Streitigkeiten vermeiden
- Dient als ordnungsgemäßes Kommunikationsdokument, da die GRN den Erhalt der Ware dokumentiert. So sind Sie im Falle späterer Probleme abgesichert und haben einen Nachweis über die vereinbarte Qualität und Menge, wodurch Unstimmigkeiten über die gelieferte Ware vermieden werden
- Sie spielt eine wichtige Rolle in einem dreistufigen Abgleichsprozess, der sicherstellt, dass Rechnungen korrekt bezahlt werden. Durch den Abgleich der GRN mit der Lieferanforderung oder Bestellung und der Rechnung des Lieferanten können Sie vor der Zahlung überprüfen, ob alles übereinstimmt. Dies hilft auch, Rechnungsbetrug zu verhindern
- Dient als Nachweis für gelieferte Waren, sodass Sie Ihre Lagerbestände genau aktualisieren können. So haben Sie einen klaren Überblick über Ihren aktuellen Lagerbestand und können fundierte Entscheidungen über zukünftige Einkäufe treffen. Außerdem hilft es Ihrer Buchhaltung bei der Überprüfung der Lagerbestände
Bedeutung einer Wareneingangsbestätigung
Stellen Sie sich vor, Sie bestellen einen brandneuen Bürostuhl – einen mit guter Lendenwirbelstütze und Drehfunktion! Sie freuen sich schon darauf, endlich Ihren alten, quietschenden Stuhl loszuwerden. Als die Lieferung eintrifft, packen Sie sie voller Vorfreude aus und stellen fest, dass ein Teil fehlt.
Wenn Sie nun Qualitätskriterien festgelegt hätten und sicherstellen würden, dass Sie Lieferungen erst nach einer Qualitätsprüfung annehmen, müssten Sie sich nicht mit dieser stressigen Situation auseinandersetzen, oder? Für kleinere Unternehmen mit begrenzten Einkaufsmengen mag dies trivial erscheinen, aber wie sieht es mit größeren Unternehmen aus? Diese kaufen ständig komplexe Elemente in großen Mengen ein und benötigen einen Prozess, der ihnen Ärger und Engpässe bei der Beschaffung erspart.
Mit Wareneingangsbelegen können Sie die Bestandsbuchhaltung und den Zahlungsprozess vereinfachen. Der Einkäufer erstellt für jede Bestellung eine Bestellung (PO) mit detaillierten Angaben zu den Elementen, die er in der Lieferung erwartet. In unserem Beispiel muss die Bestellung alle Teile erwähnen, die für die ordnungsgemäße Funktion des Stuhls erforderlich sind, da der Stuhl mit allen Teilen geliefert und im Büro zusammengebaut wird.
Bei der Lieferung überprüft Ihre Wareneingangsabteilung die Reihenfolge anhand der GRN und kontrolliert sorgfältig die Menge, Qualität und Verfallsdaten jedes Elements.
Wenn alles mit der Bestellung übereinstimmt und die gelieferten Waren in gutem Zustand sind, unterzeichnet der Empfänger die Wareneingangsbestätigung. Damit wird bestätigt, dass das Lieferunternehmen seine Verpflichtung erfüllt hat und Ihr Unternehmen die Bestellung in der richtigen Reihenfolge erhalten hat.
Im Wesentlichen ist eine GRN ein wichtiges Zahnrad im gesamten Beschaffungsprozess, das Ihr Geschäft schützt, indem es:
- Bestätigung der Reihenfolge
- Streitigkeiten vermeiden
- Reibungslose Rechnungsbearbeitung
- Führen genauer Bestandsaufzeichnungen
Wichtige Informationen, die in einer GRN enthalten sein müssen
Nachdem wir nun genau wissen, warum eine Wareneingangsbestätigung für Ihre Logistik- und Beschaffungsprozesse von entscheidender Bedeutung ist, wollen wir uns ansehen, wie ein ordnungsgemäßes Format für eine Wareneingangsbestätigung aussehen sollte. Eine standardmäßige GRN enthält Folgendes:
1. Kopfzeile
- Firmenname: Identifiziert die empfangende Organisation
- GRN-Nummer: Eine eindeutige Kennung für das jeweilige Wareneingangsbelegdokument
- Datum: Erfasst das Datum des Wareneingangs
2. Lieferanteninformationen
- Name des Lieferanten: Identifiziert das Unternehmen, das die Waren geliefert hat
- Kontaktdaten des Lieferanten: Kann Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw. als Referenz enthalten
- Lieferantenreferenznummer: Falls zutreffend, geben Sie die vom Lieferanten angegebene Referenznummer an
3. Lieferdetails
- Bestellnummer: Verweist auf die spezifische Bestellung, die mit den gelieferten Waren verknüpft ist
- Lieferdatum und -zeit: Zeichnet den genauen Zeitpunkt der Ankunft der Waren auf
- Lieferart: Gibt die Art des Transports der Waren an (z. B. LKW, Kurier)
- Lieferadresse: Gibt die Adresse an, an die die Waren geliefert werden sollen
- Lieferschein: Erfasst alle zusätzlichen Informationen, die vom Lieferanten bezüglich der Lieferung mitgeteilt werden
4. Detaillierte Liste der Waren
- Produktbeschreibung: Eindeutige Identifizierung der erhaltenen Elemente
- Menge: Dokumentiert die genaue Anzahl der für jedes Element erhaltenen Einheiten
- Maßeinheit: Gibt die Einheit an, in der die Menge gemessen wird (z. B. Boxen, Meter)
- Produktcode/SKU: Falls zutreffend, einschließlich aller Produktidentifikationscodes, die von Ihrem Unternehmen oder dem Lieferanten verwendet werden
5. Signaturen
- Unterschrift des Empfängers: Bestätigt, dass ein benannter Vertreter Ihres Unternehmens die Waren erhalten und geprüft hat
- Signatur des Lieferanten (optional): In einigen Fällen kann auch der Vertreter des Lieferanten die GRN unterzeichnen, um die Lieferung zu bestätigen
GRNs stellen sicher, dass alle Beteiligten einen transparenten Überblick über die erhaltenen Waren haben, indem sie diese wichtigen Informationen in einem übersichtlichen und organisierten Format erfassen. Dies trägt zur Optimierung der Kommunikation, zur Vermeidung von Fehlern und zu einem reibungslosen Bestandsmanagement und Beschaffungsprozess bei.
Mit der praktischen ClickUp-Vorlage "Projektplan zur Optimierung des Lieferkettenprozesses" können Sie einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und die Verantwortlichkeiten für Ihren Lieferkettenprozess verbessern. Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Status, Felder und Ansichten, mit denen Sie standardisierte Dokumentationen erstellen können, um den Bestand zu verfolgen, GRN zu verwalten und alle Beteiligten effektiv zu koordinieren.
Probleme bei der Bearbeitung von GRNs
Unternehmen verwenden häufig Bewertungstools und Vorlagen für Geschäftsvereinbarungen, um ihren Beschaffungs-Workflow zu verwalten. Dennoch können einige häufige Probleme auftreten, wie zum Beispiel:
- Längere Lieferzeiten und Verzögerungen bei der Ausstellung von GRNs: Die Bearbeitung von GRNs erfordert die manuelle Eingabe von Informationen aus Bestellungen und Lieferscheinen. Dies kann mühsam sein, insbesondere bei großen Lieferungen mit zahlreichen Elementen. Manuelle Einträge verzögern zudem den gesamten Beschaffungsprozess, da nachfolgende Schritte wie die Rechnungsbearbeitung und die Zahlungsfreigabe oft von einer fertigen Wareneingangsbestätigung ohne vorausgefüllte Formulare oder gebrauchsfertige Dokumentation abhängen
- Fehler bei der Dateneingabe: Drei Kopien der GRN werden für jeden Einkauf von der bestellenden Abteilung, dem Beschaffungsteam und dem Lieferanten ausgestellt. Wenn diese Dateneingabe manuell erfolgt, kann es zu Tippfehlern und Inkonsistenzen kommen, die Diskrepanzen zwischen Bestellungen, Rechnungen und Bestandsaufzeichnungen verursachen. Ein Tippfehler in der Nummer der erhaltenen Elemente auf nur einer Kopie des GRN führt beispielsweise zu einer Diskrepanz mit der Bestellung, was Verwirrung stiftet und zusätzliche Zeit für den Abgleich der Unterschiede erfordert
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung des GRN-Status und bei Rechnungsstellungsverspätungen: Papierbasierte Wareneingangsbestätigungen oder solche, die in isolierten Systemen gespeichert sind, sind schwer zugänglich, was die Nachverfolgung und Identifizierung von Rechnungsstellungsverspätungen erschwert. Manchmal speichert die beschaffende Organisation GRNs in einem System, das von der Bestell- und Bestandsverwaltungssoftware getrennt ist. Dies kann die Nachverfolgung des Fortschritts und die Sicherstellung, dass alle Informationen übereinstimmen, erschweren
- Fehler bei der Validierung oder Überprüfung von Wareneingängen: Die manuelle Überprüfung von Wareneingängen ist oft zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler, insbesondere bei komplexen Bestellungen mit vielen Elementen. Darüber hinaus erhöht sich die Gefahr von Betrug. Ohne einen klaren Prüfpfad kann es für Teams schwierig sein, Unstimmigkeiten zu erkennen oder festzustellen, ob die erhaltenen Waren tatsächlich mit der bestellten Ware übereinstimmen
- Verzögerungen bei der Rechnungsbegleichung: Wenn die Wareneingangsbestätigung unvollständige oder ungenaue Angaben enthält, kommt es zwangsläufig zu Verzögerungen im Genehmigungsprozess. Dies kann die Beziehungen zu Lieferanten belasten und dazu führen, dass Zinsen auf Lieferantenrechnungen anfallen. Darüber hinaus sind in vielen Fällen mehrere Abteilungen in den Workflow involviert und für die Bearbeitung der Zahlung sind mehrere Unterschriften erforderlich. Dies kann den gesamten Beschaffungsprozess zeitaufwändiger machen
Die ClickUp-Vorlage für die Bestandsverwaltung kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Lagerbestand immer mit den richtigen Materialien gefüllt und aufgefüllt ist. Diese gebrauchsfertige und anpassbare Vorlage enthält vordefinierte Felder, mit denen Sie alle Ihre bestandsbezogenen Daten an einem einzigen Speicherort verfolgen, organisieren und aktualisieren können. So müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Verwaltung von Lagerbeständen oder bestimmten Elementen machen, was diese Vorlage ideal für Unternehmen mit großen oder komplexen Lagerbeständen macht.
Optimierung von GRN-Prozessen mit ClickUp
Angesichts der Geschwindigkeit, mit der Beschaffungsprozesse in jedem Unternehmen ablaufen, können herkömmliche Methoden zur Verwaltung von GRN und anderen Prozessen umständlich und ineffektiv sein. ClickUp, die All-in-One-Plattform für Produktivität und Projektmanagement, kann Ihre Geheimwaffe für die Optimierung der Bestandsverwaltung und der gesamten Geschäftsabläufe sein.
Im Gegensatz zu Angebotsverwaltungssoftware oder Rechnungsstellungstools, die isoliert arbeiten, hilft ClickUp Docs bei der Verwaltung von Dokumenten für verschiedene Abteilungen. Es ist, als hätten Sie ein Textverarbeitungsprogramm in Ihrer Betriebsmanagement-Software. Mit diesem Feature können Sie umfangreiche Dokumente im gewünschten Format erstellen und sogar in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
Im Gegensatz zu vielen anderen Dokumentations-Tools können Dokumente in Docs von mehreren Mitwirkenden in Echtzeit freigegeben und bearbeitet werden. Sie können auch Bilder und Links einbetten und diese mit Aufgaben verknüpfen.
So können Sie nicht nur die Lieferung und Beschaffung optimieren, sondern auch Ihre Finanzabläufe, die Lagerverwaltung und die Qualitätskontrolle.
Um Ihren Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende zu verwalten, können Sie die ClickUp-Vorlage für die Beschaffung verwenden. Sie und Ihr Team können diese Vorlage ganz einfach in Ihrem Workspace verwenden und so den Beschaffungs- und Lieferkettenprozess optimieren. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Beschaffungsaktivitäten verfolgen, verwalten und überwachen, ohne komplexe Datenbankverwaltungs- oder Visualisierungstools zu benötigen.
Da mit ClickUp alles an einem Ort gespeichert ist, müssen Sie nicht mehr zwischen mehreren Tools und Plattformen hin- und herwechseln. Außerdem können Sie alle Ihre Betriebs- und Beschaffungsprozesse mit den folgenden Vorteilen optimieren:
- Eliminieren Sie manuelle Dateneingaben oder Wareneingangsbelege in Papierform durch automatisierte Workflows und vereinfachte Vorlagen für effiziente Beschaffungsabläufe
- Weisen Sie mit ClickUp Aufgaben und Eigentümerschaft für jede Phase des Lieferprozesses zu, mit Feldern wie "Warten auf Versandbestätigung" oder "Lieferung erhalten". So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und erhalten in Echtzeit Sichtbarkeit über den Fortschritt der Lieferung.
- Legen Sie mit der Gantt-Diagramm-Ansicht von ClickUp klare Abhängigkeiten zwischen Aufgaben fest, z. B. das Warten auf die Lieferbestätigung. So stellen Sie sicher, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden und Ihr GRN-Prozess planmäßig verläuft
- Nutzen Sie die Automatisierungen von ClickUp, um automatische Benachrichtigungen für wichtige Meilensteine im Lieferprozess einzurichten. Beispielsweise können Sie sich sofort benachrichtigen lassen, wenn eine Sendung bestätigt wurde oder die Ware in Ihrem Lager angekommen ist. Dadurch entfällt die manuelle Nachverfolgung und Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig auf dem Laufenden sind
- Verfolgen Sie durchgängige Bestandsverwaltungsprozesse, einschließlich Lagerung, Nachschub, Lieferantenbestätigung, Kosten, Status von Bestellungen usw., mit anpassbaren ClickUp-Dashboards, die wichtige Einblicke in den Fortschritt und Verzögerungen bieten
- Optimieren Sie Beschaffungsprozesse mit ClickUp Brain, einer fortschrittlichen KI-basierten Lösung, die Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis und mehr miteinander verbindet. So können Sie relevante Dokumente und Informationen einfach zusammenstellen, zusammenfassen und analysieren und erhalten einen Überblick über das Gesamtbild.
- Verwenden Sie Formulare für Ihre Dokumentation, um spezifische Informationen für Ihren Beschaffungsprozess zu erhalten und Daten von Ihrem Team oder Dritten einfach zu erfassen
- Integrieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit über 1000 Tools und Plattformen. So können Sie Prozesse über Ihre gesamte Technologieplattform hinweg effektiv nachverfolgen und automatisieren
Mit ClickUp können Sie die Bearbeitung Ihrer GRNs von einer mühsamen Aufgabe in einen optimierten und effizienten Vorgang verwandeln. Durch die Verwaltung dieser wichtigen Dokumente können Sie den manuellen Aufwand und Fehler bei der Erfassung reduzieren, Lagerbestände und Qualitätskriterien einhalten, eine zeitnahe Kommunikation zwischen den relevanten Abteilungen sicherstellen und Probleme schneller lösen.
All dies trägt wesentlich dazu bei, die Ziele des Unternehmens effizienter zu erreichen.
Möchten Sie Ihre gesamten Geschäftsabläufe automatisieren und optimieren? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an und erleben Sie den Unterschied durch einen optimierten Beschaffungsprozess.