Damit der Beschaffungsprozess Ihres Unternehmens reibungslos funktioniert, müssen Sie und Ihr Team die Abläufe überwachen und stets den Überblick behalten. Doch selbst bei optimierten Abläufen kann es zu Problemen mit wichtigen Dokumenten wie dem Wareneingangsschein (GRN) kommen.
Der GRN ist ein einfaches Dokument zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten, das die gelieferten Waren bestätigt und für einen reibungslosen Ablauf Ihres Beschaffungsprozesses von entscheidender Bedeutung ist.
Viele Geschäfte verwenden Beschaffungsmanagement- oder Logistiksoftware, um Aktivitäten wie die Bearbeitung des Wareneingangsscheins abzuwickeln. Aufgrund der Komplexität dieser Daten kann der Prozess jedoch zeitaufwändig und anfällig für Fehler sein.
Daher gewährleistet das Verständnis von GRNs und ihrer Bedeutung einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. In diesem Blog werden wir alles besprechen, was Sie über GRNs wissen müssen.
Was ist ein Wareneingangsschein (GRN)?
Eine Wareneingangsnotiz (GRN), manchmal auch als Wareneingangsbestätigung bezeichnet, ist eine Notiz, die in beide Richtungen gilt und Folgendes bestätigt:
- Ein Lieferant hat Waren an Ihr Unternehmen geliefert (einschließlich Bestellungen, Notizen zu Lieferanforderungen oder Lieferantenrechnungen).
- Ihr Unternehmen hat diese Waren erhalten (wobei Ihre Beschaffungsabteilung nach der Qualitätskontrolle eine Notiz über den Wareneingang ausstellen und das Lieferdatum der gelieferten Waren bestätigen kann).
Betrachten Sie ihn als eine auf Papier dokumentierte Vereinbarung (oder, wie heutzutage eher üblich, als digitale Aufzeichnung). Er bedeutet, dass beide Parteien ihre in der Bestellung festgelegten Verpflichtungen erfüllt haben. Er ist nicht nur ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung, sondern auch ein wichtiges Dokument für die Finanzabteilung und spielt eine entscheidende Rolle im Kreditorenbuchhaltungsprozess.
Eine ordnungsgemäße GRN-Dokumentation trägt zur Verbesserung der gesamten Auftragsverwaltung und der Fulfillment-Prozesse bei und bietet mehrere Vorteile, darunter:
- die erhaltenen Waren korrekt überprüft und bestätigt, dass der Lieferant genau die von Ihnen bestellten Waren geliefert hat. Der Empfänger kann Unstimmigkeiten in Bezug auf Menge oder Qualität sofort melden und so mögliche spätere Streitigkeiten vermeiden.
- Die GRN dient als ordnungsgemäßes Kommunikationsdokument, da sie den Erhalt der Ware bestätigt. Sie schützt Sie somit im Falle späterer Probleme und dient als Nachweis für die vereinbarte Qualität und Menge, wodurch Meinungsverschiedenheiten über die gelieferte Ware vermieden werden.
- spielt eine wichtige Rolle in einem Drei-Wege-Abgleichsprozess, der zur Sicherstellung korrekter Zahlungen für Rechnungen dient. Durch den Abgleich der GRN mit der Lieferanforderung oder Bestellung und der Rechnung des Lieferanten können Sie vor der Zahlungsabwicklung überprüfen, ob alles übereinstimmt. Dies trägt auch dazu bei, Rechnungsbetrug zu verhindern.
- Dient als Nachweis für gelieferte Waren, sodass Sie Ihre Lagerbestände genau aktualisieren können. So haben Sie einen klaren Überblick über Ihren aktuellen Lagerbestand und können fundierte Entscheidungen über zukünftige Einkäufe treffen. Außerdem hilft es Ihrer Buchhaltung, die Lagerbestände zu überprüfen.
Bedeutung einer Wareneingangsnotiz
Stellen Sie sich vor, Sie bestellen einen brandneuen Bürostuhl – einen, der die Lendenwirbel unterstützt und eine Drehfunktion hat! Sie freuen sich riesig darauf, endlich Ihren knarrenden alten Stuhl loszuwerden. Als die Lieferung eintrifft, packen Sie ihn voller Vorfreude aus und stellen fest, dass ein Teil fehlt.
Wenn Sie nun ein Qualitätskriterium eingeführt hätten und sicherstellen würden, dass Sie Lieferungen erst nach Überprüfung der Qualität annehmen, müssten Sie sich nicht mit dieser stressigen Situation auseinandersetzen, oder? Für kleinere Unternehmen mit begrenzten Einkaufsmengen mag dies trivial erscheinen, aber wie sieht es mit größeren Unternehmen aus? Diese kaufen ständig komplexe Elemente in großen Mengen ein und benötigen einen Prozess, der ihnen Ärger und Beschaffungsengpässe erspart.
Mit Wareneingangsbelegen können Sie die Lagerbuchhaltung und den Zahlungsprozess vereinfachen. Der Einkäufer erstellt für jede Bestellung eine Bestellung (PO), in der die Elemente aufgeführt sind, die er in der Lieferung erwartet. In unserem Beispiel muss die Bestellung alle Teile erwähnen, die für die ordnungsgemäße Funktion des Stuhls erforderlich sind, da der Stuhl mit allen Teilen geliefert und im Büro zusammengebaut wird.
Bei der Lieferung überprüft Ihre Wareneingangsabteilung die Bestellung anhand der GRN und kontrolliert sorgfältig die Menge, Qualität und Verfallsdaten jedes Elements.
Wenn alles mit der Bestellung übereinstimmt und die gelieferten Waren in gutem Zustand sind, unterzeichnet der Empfänger die Notiz zum Wareneingang. Damit wird bestätigt, dass das Lieferunternehmen seine Verpflichtung erfüllt hat und Ihr Unternehmen die Bestellung erhalten hat.
Im Wesentlichen ist eine GRN ein wichtiges Zahnrad im gesamten Beschaffungsprozess, das Ihr Geschäft schützt, indem es:
- Bestätigung der Bestellgenauigkeit
- Streitigkeiten vermeiden
- Reibungslose Rechnungsbearbeitung
- Führen Sie genaue Bestandsaufzeichnungen
Wichtige Informationen, die in einer GRN enthalten sein müssen
Nachdem wir nun genau wissen, warum ein Wareneingangsschein für Ihre Logistik- und Beschaffungsprozesse so wichtig ist, wollen wir uns ansehen, welches ordnungsgemäße Format für einen Wareneingangsschein verwendet werden sollte. Ein standardmäßiges Format für einen Wareneingangsschein enthält Folgendes:
1. Kopfzeile
- Firmenname: Identifiziert die empfangende Organisation
- GRN-Nummer: Eine eindeutige Nummer für das jeweilige Wareneingangsbelegdokument
- Datum: Gibt das Datum des Wareneingangs an.
2. Lieferanteninformationen
- Name des Lieferanten: Identifiziert das Unternehmen, das die Waren geliefert hat.
- Kontaktdaten des Lieferanten: Kann Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw. als Referenz enthalten.
- Lieferantenreferenznummer: Falls zutreffend, geben Sie die vom Anbieter angegebene Nummer an.
3. Lieferdetails
- Bestellnummer: Bezieht sich auf die spezifische Bestellung, die mit den gelieferten Waren verknüpft ist.
- Lieferdatum und -zeit: Zeichnet den genauen Zeitpunkt der Ankunft der Waren auf.
- Liefermethode: Gibt die Art des Transports der Waren an (z. B. LKW, Kurier).
- Lieferadresse: Gibt die Adresse an, an die die Waren geliefert werden sollen.
- Lieferschein: Erfasst alle zusätzlichen Informationen, die vom Lieferanten bezüglich der Lieferung mitgeteilt werden.
4. Detaillierte Liste der Waren
- Produktbeschreibung: Identifiziert eindeutig die spezifischen erhaltenen Elemente.
- Menge: Dokumentiert die genaue Anzahl der für jedes Element erhaltenen Einheiten.
- Maßeinheit: Gibt die Einheit an, in der die Menge gemessen wird (z. B. Boxen, Meter).
- Produktcode/SKU: Falls zutreffend, enthält alle Produktcodes, die von Ihrem Unternehmen oder dem Lieferanten verwendet werden.
5. Signaturen
- Signatur des Empfängers: Bestätigt, dass ein benannter Vertreter Ihres Unternehmens die Waren erhalten und geprüft hat.
- Signatur des Lieferanten (optional): In einigen Fällen kann auch der Vertreter des Lieferanten die GRN unterzeichnen, um die Lieferung zu bestätigen.
GRNs sorgen dafür, dass alle Beteiligten einen transparenten Überblick über die erhaltenen Waren haben, indem sie diese wichtigen Informationen in einem klaren und übersichtlichen Format erfassen. Dies trägt dazu bei, die Kommunikation zu optimieren, Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Lagerverwaltungs- und Beschaffungsprozess zu ermöglichen.
Mit der praktischen ClickUp-Vorlage „Projektplan zur Optimierung des Lieferkettenprozesses” können Sie einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und die Verantwortlichkeit für Ihren Lieferkettenprozess verbessern. Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Status, Felder und Ansichten, mit denen Sie standardisierte Dokumente erstellen können, um den Lagerbestand zu verfolgen, den Wareneingangsschein zu verwalten und sich effektiv mit allen Beteiligten abzustimmen.
Probleme bei der Bearbeitung von GRNs
Unternehmen verwenden häufig Bewertungstools und Vorlagen für Geschäftsvereinbarungen, um ihren Beschaffungsworkflow zu verwalten. Dennoch können einige häufig auftretende Probleme auftreten, wie zum Beispiel:
- Längere Lieferzeiten und Verzögerungen bei der Ausstellung von GRNs: Die Bearbeitung von GRNs erfordert die manuelle Eingabe von Informationen aus Bestellungen und Lieferscheinen. Dies kann mühsam sein, insbesondere bei großen Lieferungen mit zahlreichen Elementen. Manuelle Eingaben verzögern zudem den gesamten Beschaffungsprozess, da nachfolgende Schritte wie die Rechnungsbearbeitung und die Zahlungsfreigabe oft auf einem fertiggestellten Wareneingangsschein basieren, ohne dass vorgefertigte Formulare oder gebrauchsfertige Unterlagen zur Verfügung stehen.
- Fehler bei der Dateneingabe: Für jeden Einkauf werden drei Kopien der GRN ausgestellt: eine für die bestellende Abteilung, eine für das Beschaffungsteam und eine für den Lieferanten. Wenn diese Dateneingabe manuell erfolgt, kann es zu Tippfehlern und Unstimmigkeiten kommen, was zu Diskrepanzen zwischen Bestellungen, Rechnungen und Bestandsaufzeichnungen führt. Beispielsweise führt ein Tippfehler in der Anzahl der erhaltenen Elemente auf nur einer Kopie der GRN zu einer Diskrepanz mit der Bestellung, was Verwirrung stiftet und zusätzlichen Zeitaufwand für die Abstimmung der Differenz erfordert.
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung des GRN-Status und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung: Papierbasierte Wareneingangs-Notizen oder solche, die in isolierten Systemen gespeichert sind, sind schwer zugänglich, was die Nachverfolgung und Identifizierung von Verzögerungen bei der Rechnungsstellung erschwert. Manchmal speichert das beschaffende Unternehmen GRNs in einem System, das von der Bestell- und Bestandsverwaltungssoftware getrennt ist. Dies kann die Nachverfolgung ihres Fortschritts und die Sicherstellung der Übereinstimmung aller Informationen erschweren.
- Fehler bei der Validierung oder Überprüfung der erhaltenen Waren: Die manuelle Überprüfung der erhaltenen Waren ist oft zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler, insbesondere bei komplexen Bestellungen mit vielen Elementen. Darüber hinaus erhöht sich dadurch die Möglichkeit von Betrug. Ohne einen klaren Prüfpfad kann es für Teams schwierig sein, Unstimmigkeiten zu erkennen oder festzustellen, ob die erhaltenen Waren tatsächlich mit der Bestellung übereinstimmen.
- Verzögerungen bei der Rechnungsbegleichung: Wenn die Wareneingangsnotiz unvollständige oder ungenaue Angaben enthält, kommt es zwangsläufig zu Verzögerungen im Genehmigungsprozess. Dies kann die Beziehungen zu Lieferanten belasten und dazu führen, dass Lieferantenrechnungen Zinsen erhalten. Darüber hinaus sind in vielen Fällen mehrere Abteilungen im Workflow involviert und es sind mehrere Unterschriften für die Bearbeitung der Zahlung erforderlich. Dies kann den gesamten Beschaffungsprozess zeitaufwändiger machen.
Die ClickUp-Vorlage für die Bestandsverwaltung kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Lagerbestand immer mit den richtigen Materialien gefüllt und aufgefüllt ist. Diese gebrauchsfertige und anpassbare Vorlage enthält vorgefertigte Felder für die Nachverfolgung aller Ihrer bestandsbezogenen Daten an einem einzigen Speicherort. So müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Verwaltung von Lagerbeständen oder bestimmten Elementen machen, was diese Vorlage ideal für Geschäfte mit großen oder komplexen Lagerbeständen macht.
Optimierung von GRN-Prozessen mit ClickUp
Angesichts der Geschwindigkeit, mit der Beschaffungsprozesse in jedem Unternehmen ablaufen, können traditionelle Methoden zur Verwaltung von GRN und anderen Prozessen umständlich und ineffektiv sein. ClickUp, die All-in-One-Plattform für Produktivität und Projektmanagement, kann Ihre Geheimwaffe für die Optimierung der Bestandsverwaltung und der gesamten Geschäftsabläufe sein.
Im Gegensatz zu Angebotsmanagement-Software oder Rechnungsstellungstools, die isoliert arbeiten, hilft ClickUp Docs bei der Verwaltung von Dokumenten für verschiedene Abteilungen. Es ist, als hätten Sie ein Textverarbeitungsprogramm in Ihrer Betriebsmanagement-Software. Dieses Feature ermöglicht Ihnen, umfangreiche Dokumente in dem von Ihnen benötigten Format zu erstellen und sogar in Echtzeit mit anderen zusammenzuarbeiten, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
Im Gegensatz zu vielen anderen Dokumentationstools kann Docs von mehreren Mitwirkenden in Echtzeit gemeinsam genutzt und bearbeitet werden. Sie können auch Bilder und Links einbetten und mit Aufgaben verknüpfen.
So können Sie nicht nur die Lieferung und Beschaffung, sondern auch Ihre Finanzabläufe, die Lagerdatenverwaltung und die Qualitätskontrollprozesse optimieren.
Um Ihren Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende zu verwalten, können Sie die ClickUp-Beschaffungsvorlage verwenden. Sie und Ihr Team können diese Vorlage ganz einfach in Ihrem Workspace verwenden und so den Beschaffungs- und Lieferkettenprozess optimieren. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Beschaffungsaktivitäten verfolgen, verwalten und überwachen, ohne komplexe Datenbankverwaltungs- oder Visualisierungstools zu benötigen.
Da sich mit ClickUp alles an einem Ort befindet, müssen Sie nicht mehr zwischen mehreren tools und Plattformen hin- und herwechseln. Außerdem können Sie alle Ihre Betriebs- und Beschaffungsprozesse mit den folgenden Vorteilen optimieren:
- Verzichten Sie auf manuelle Einträge oder Wareneingangsbelege in Papierform, indem Sie automatisierte Workflows und vereinfachte Vorlagen für effiziente Beschaffungsprozesse nutzen.
- Weisen Sie mit ClickUp Aufgaben und Verantwortlichkeiten für jede Phase des Lieferprozesses zu, mit Feldern wie „Warten auf Versandbestätigung” oder „Lieferung erhalten”. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und Sie erhalten in Echtzeit Sichtbarkeit zum Lieferfortschritt.
- Legen Sie klare Abhängigkeiten zwischen Aufgaben fest, z. B. das Warten auf die Lieferbestätigung, mit der ClickUp-Gantt-Ansicht. So stellen Sie sicher, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden und Ihr GRN-Prozess planmäßig verläuft.
- Nutzen Sie ClickUp Automatisierungen, um automatische Benachrichtigungen für wichtige Meilensteine im Lieferprozess einzurichten. So können Sie beispielsweise sofort benachrichtigt werden, wenn eine Sendung bestätigt wurde oder die Ware in Ihrem Lager angekommen ist. Dadurch entfällt die manuelle Nachverfolgung und die Beteiligten werden zeitnah auf dem Laufenden gehalten.
- Verfolgen Sie durchgängige Bestandsverwaltungsprozesse wie Lagerung, Nachschub, Lieferantenbestätigung, Kosten, Status der Bestellung usw. mit anpassbaren ClickUp-Dashboards, die wichtige Einblicke in Fortschritt und Verzögerungen bieten.
- Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit ClickUp Brain, einer fortschrittlichen KI-basierten Lösung, die Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis und mehr miteinander verbindet. So können Sie relevante Dokumente und Informationen einfach zusammenstellen, zusammenfassen und analysieren und erhalten einen Überblick über das Gesamtbild.
- Verwenden Sie Formulare für Ihre Dokumentation, um spezifische Informationen für Ihren Beschaffungsprozess zu erhalten und Daten von Ihren Teams oder Dritten einfach zu erfassen.
- Integrieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit über 1000 Tools und Plattformen. So können Sie die Nachverfolgung und Automatisierung von Prozessen über Ihre gesamte Technologieplattform hinweg effektiv durchführen.
Mit ClickUp können Sie die Bearbeitung Ihrer GRN von einer mühsamen Aufgabe in einen optimierten und effizienten Vorgang verwandeln. Durch die Verwaltung dieser wichtigen Dokumentation können Sie den manuellen Aufwand und Fehler bei der Erfassung reduzieren, Lagerbestände und Qualitätskriterien einhalten, eine zeitnahe Kommunikation zwischen den relevanten Abteilungen sicherstellen und Probleme schneller lösen.
All dies trägt wesentlich dazu bei, Geschäftsziele effizienter zu erreichen.
Möchten Sie Ihre gesamten Geschäftsabläufe automatisieren und optimieren? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an und erleben Sie den Unterschied, den ein optimierter Beschaffungsprozess macht.