Die Client-Berichterstellung ist ein unverzichtbares tool in den Werkzeugkästen vieler Fachleute. 🧰
Auch wenn es manchmal wie eine lästige Pflicht erscheinen mag, erfordert die Berichterstellung genauso viel Sorgfalt wie die Arbeit, die Sie für den Client erledigen. Berichte bringen den Kunden nicht nur auf den neuesten Stand, sondern helfen ihm auch, Ihren Aufwand und den Wert für sein Geschäft zu verstehen. Sie halten Sie und den Client in der Verantwortung und erhalten gleichzeitig Ihre Beziehung.
Um sicherzustellen, dass Ihre Berichte diese Vorteile bieten, müssen Sie die Best Practices für die Client-Berichterstellung befolgen. In diesem Artikel werden die wichtigsten Elemente von Client-Berichten aufgeschlüsselt, häufige Probleme angesprochen und Tipps zur Unterstützung Ihres Berichterstattungsprozesses gegeben. Am Ende werden Sie alle Geheimnisse kennen, um effektive Client-Berichte zu erstellen und dies mit minimalem Aufwand zu erledigen.
Verständnis der Client Berichterstellung Client Berichterstellung bezieht sich auf den Prozess, in dem Sie Ihre Clients über Ihre Fortschritte bei der Erreichung vorher festgelegter Ziele auf dem Laufenden halten. Kundenberichte enthalten eine detaillierte Aufschlüsselung Ihrer Dienstleistungen und deren Auswirkungen auf das Geschäft des Kunden. Sie enthalten in der Regel Metriken als Nachweis für den erbrachten Wert.
Die Arbeit für den Kunden zu erledigen client oder Kunde ist jedoch nur ein Teil der Aufgabe. Sie müssen auch mit ihnen in Kontakt bleiben, um die Beziehung zu pflegen und sicherzustellen, dass Sie immer auf der gleichen Seite stehen.
Im Allgemeinen variiert die Häufigkeit der Berichterstellung für den Client von Geschäft zu Geschäft. Sie kann sowohl während des Fortschritts der Arbeit als auch nach deren Abschluss erfolgen, um die endgültigen Ergebnisse zu bewerten und zu analysieren.
Auf dem Feld des digitalen Marketings dient eine Berichterstellung dazu, den Client auf dem Laufenden zu halten:
- Die von Ihnen verwendeten Methoden
- Die aktuelle Leistung der Kampagne
- Die Strategie für die Zukunft
Abhängig von der umfang des Projekts kann der Client-Bericht umfassend oder spezifisch sein. Er kann Google-Analytics-Einblicke wie Suchmaschinenoptimierung (SEO) Traffic, E-Mail-Konversionsraten enthalten, soziale Medien engagement-Statistiken und Pay-per-Click (PPC)-Anzeigenausgaben.
Pro-Tipp: Verwenden Sie ein erstklassiges Projektmanagement- und Automatisierungstool wie z. B ClickUp kann die Berichterstellung für die Clients vereinfachen und Ihnen Zeit und Aufwand ersparen. 🤖
Nutzen Sie ClickUp und seine Vorlage für den Projekt Status Report, um umfassende und dennoch ansprechende Berichte für den Client zu erstellen
ClickUp hilft Ihnen bei der Planung der Durchführung eines jeden Projekts und bei der Nachverfolgung des Fortschritts, beziehungen zum Client zu verwalten und - was am wichtigsten ist - mühelos effektive Client-Berichte zu erstellen.
Die Bedeutung der Client Berichterstellung
Gründliche und regelmäßige Berichterstellungen für Clients sind in jedermanns Interesse. Ihre wichtigsten Vorteile sind:
- Transparenz: Geheimniskrämerei ist nur für James Bond reizvoll. Wenn es um die Arbeit mit echten Klienten geht, ist Transparenz ein Muss fürreibungslose Zusammenarbeit. So wie sich der Client über seine Bedürfnisse und Erwartungen im Klaren sein sollte, so sollten auch Sie sich über Ihre Fähigkeiten, Vorgehensweisen und Ergebnisse im Klaren sein. Mit einem Bericht für den Client gibt es keinen Zweifel darüber, wer für was verantwortlich ist und was die nächsten Schritte sind
- Aufklärung des Kunden: Da der Kunde Sie als Dienstleister beauftragt hat, ist er wahrscheinlich nicht allzu vertraut mit Ihrem Feld der Arbeit. Die Berichterstellung für den Client ermöglicht es ihm zu verstehen, was Sie zu erledigen haben und welchen Nutzen er daraus zieht. Außerdem hilft es ihnen, die Investition in Ihre Dienste zu rechtfertigen. Indem alle relevanten Daten zugänglich gemacht werden, verringert sich die Notwendigkeit von Anrufen, E-Mails und Meetings
- Kundenbindung: Indem Sie sich regelmäßig melden, Ihre Arbeit und Ergebnisse sichtbar machen und Ihre Kunden aufklären, schaffen Sie Vertrauen. Regelmäßige Berichterstellungen lassen Ihre Beziehungen gedeihen und ebnen den Weg für eine künftige Zusammenarbeit. Wenn Ihre Beziehung zwischen Agentur und Client gut ist, können Sie die Berichterstellung als Gelegenheit für Upselling nutzen, indem Sie auf Verbesserungsmöglichkeiten hinweisen und Dienstleistungen anbieten, die diese beheben können
Profi-Tipp: Brauchen Sie eine Verknüpfung zur Bindung von Clients? Die ClickUp Client Erfolg Vorlage ermöglicht es Ihnen, den Zustand Ihrer Beziehungen zu Ihren Kunden genauestens zu überwachen. Sie können Ihren Fortschritt und Ihre Leistung bei jedem Client-Projekt auf einen Blick beurteilen. Nutzen Sie die Daten der Vorlage, um monatliche Berichte für jeden Client zu erstellen und die Kundenabwanderung zu verringern.
Stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse jedes einzelnen Clients mit der ClickUp Vorlage für den Erfolg von Kunden erfüllt werden
Must-Have-Komponenten eines Client-Berichts, die Ihre Berichterstattungsmethode beeinflussen
Die Art der Berichterstellung für Ihren Client hängt davon ab, welche Informationen Sie in dem Bericht abdecken möchten. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Elemente eines Client-Berichts und einige Beispiele aus dem Bereich des digitalen Marketings.
Fügen Sie eine Übersicht über das Projekt hinzu
Client-Berichte beginnen in der Regel mit einer Projektübersicht. Dieser Abschnitt fasst alle Daten zusammen und hebt die Schlüsselpunkte des Berichts hervor, um dem Leser die weitere Bearbeitung zu erleichtern.
Benchmarks und Ziele einbeziehen
Benchmarks stellen Grundlinien dar, mit denen Sie Ihre Ergebnisse vergleichen können. Dabei kann es sich sowohl um Branchenstandards als auch um frühere Ergebnisse handeln, die Sie oder Ihre Wettbewerber erzielt haben.
Es geht nicht nur darum, diese Benchmarks zu übertreffen - Sie müssen auch Ziele haben, die Sie anstreben. Viele Berichte enthalten Meilensteine, um wichtige Ereignisse aufzuzeigen, die darauf hindeuten, dass Sie dem Ziel näher kommen.
Um das Bild zu verdeutlichen, lassen Sie uns noch einmal unser Beispiel aus dem Marketingbereich aufgreifen. Wenn Sie einen Anstieg des organischen Website-Traffics um 10 % erreicht haben, ist das Ihr Benchmark für den folgenden Bericht. Das Ziel Ihrer Strategie könnte darin bestehen, den Traffic innerhalb des nächsten Quartals um 30 % zu steigern. Ein Meilenstein könnte dann darin bestehen, bis zum Ende des zweiten Monats eine Steigerung von 15 % zu erreichen.
Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Ziele zur Unterstützung Ihres Plans in jeder Branche. Definieren Sie Ihre Top-Ziele für das Quartal, setzen Sie sich Einzelziele und Meilensteine und lassen Sie ClickUp automatisch den Fortschritt für Sie berechnen. 🧮
Legen Sie Ziele und Meilensteine für Client Projekte fest und messen Sie den Fortschritt schnell mit ClickUp Goals
KPIs und andere Metriken klären
Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) sind das Herzstück Ihrer Berichterstellung für den Client. Sie sollten lange vor Beginn Ihrer Arbeit am Client-Projekt vereinbart werden. **Anhand der KPIs können Sie feststellen, wie nahe Sie den Zielen des Clients sind
Neben den KPIs können Sie zusätzliche Metriken einbeziehen, die für den Client von Wert sind, aber nicht speziell auf die vorgegebenen Ziele bezogen sind.
Im Bereich des digitalen Marketings ermöglichen Ihnen Tools wie Google Analytics, Semrush und Heap, Daten zu sammeln und verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, um Ihre Marketingaufwendungen zu bewerten. Allgemeine digitale marketing-KPIs und Metriken umfassen:
- Marketing- oder vertriebsqualifizierte LeadsKonversionsrate . Diese Tools ermöglichen es ihnen, alle Daten zu konsolidieren, die wichtigsten Metriken auf verständliche Weise darzustellen und einen interaktiven Marketingbericht zu erstellen. Google Data Studio beispielsweise lässt sich nahtlos in andere Google tools integrieren und ist daher für viele Marketer die erste Wahl.
Einige Client-Reporting-Software bietet vielfältigere Funktionen für die Berichterstellung innerhalb einer zentralen Plattform. Mit solchen Tools können Sie effizienter arbeiten, indem Sie Analysedaten importieren aus anderen Client-Management-Plattformen und stellen so sicher, dass Sie Ihre Arbeit nicht unterbrechen müssen, um zwischen Apps zu wechseln, während Sie Ihre Berichte erstellen. Wir verraten Ihnen ein kleines Geheimnis - ClickUp ist eine davon!
Wie ClickUp Sie bei der Berichterstellung für Ihre Clients unterstützt
Nutzen Sie bei der Erstellung von Client-Berichten die leistungsstarken Funktionen von ClickUp bei jedem Schritt.
Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes ClickUp Dashboard und generieren Sie mühelos effektive Client-Berichte ClickUp Dashboards fungieren als Ihr Kontrollzentrum und ermöglichen Ihnen die Nachverfolgung des Fortschritts und der Leistung aller Client-Projekte in Echtzeit. Sie können Ihr ideales benutzerdefiniertes Dashboard aus über 50 Karten (Berichterstellungen) zusammenstellen, darunter:
- Benutzerdefinierte Diagramme, wie Leisten, Linien und Kreisdiagramme
- Fortschritt der Aufgabe
- Workload des Teams
- Übersicht über den Status des Projekts
- Eingebettete externe Widgets
Verwenden Sie Dashboard- und Karten-Filter, um genau auszuwählen, welche Art von Informationen angezeigt werden sollen. Mit Filtern können Sie schnell Daten für monatliche, wöchentliche oder tägliche Berichterstellung .
Die Board-Ansicht von ClickUp bietet eine visuell ansprechende Möglichkeit, all Ihre anstehenden Arbeiten zu sehen
Sie können Ihre gesamte Arbeit und Ihre Daten verwalten in ClickUp Aufgaben . Erstellen Sie Aufgaben, weisen Sie sie zu, planen Sie sie, und fügen Sie Unteraufgaben und Checklisten hinzu, um sie besser verwalten zu können.
Ändern Sie die Anzeige Ihrer Arbeit, indem Sie zwischen verschiedenen ClickUp Ansichten , wie zum Beispiel Ansicht des Kalenders und Ansicht des Boards . Um die Aufgaben effektiv zu verteilen, sollten Sie die Kapazität des Teams mit Hilfe von ClickUp's Workload-Ansicht . Jedes Mitglied kann auch die Nachverfolgung seiner Zeit in ClickUp und tragen zu einer realistischen Berichterstattung bei. ⏱️
Außerdem, ClickUp kann viele sich wiederholende Aktionen automatisieren wie das Aktualisieren des Status eines Clients oder das Versenden von Berichten per E-Mail automatisieren, um Ihnen Zeit und Aufwand zu ersparen. Sie können zwischen 100 vorgefertigten Automatisierungen wählen oder Ihre eigenen erstellen.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie alle alltäglichen Aufgaben überspringen und sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren
Die Plattform dient auch als tool zur Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM) das es Ihnen ermöglicht, alle Daten Ihrer Kunden zu sammeln und zu organisieren. ClickUp kann Ihre einzige Quelle der Wahrheit sein und liefert Ihnen alle Daten und Tools, die Sie für Ihr Geschäft benötigen, um Folgendes sicherzustellen kundenerfolg .
Best Practices für die Client-Berichterstellung
Befolgen Sie die folgenden Best Practices für die Client Berichterstellung, um Ihren Erfolg zu sichern:
1. Kommunizieren Sie von Anfang an offen
Es gibt keinen allgemeingültigen Ansatz für die Client Berichterstellung. Jeder Client ist anders und hat seine eigenen Bedürfnisse.
Bevor Sie eine Arbeit abschließen, sollten Sie mit dem Kunden ein ausführliches Gespräch über seine Bedürfnisse führen. Sie haben zwar das Expertenwissen, aber der Client kennt sein Geschäft am besten. Sie sollten dieses Wissen kombinieren und gemeinsam die wichtigsten Ziele und KPIs ermitteln. Auf diese Weise wissen Sie, worauf Sie Ihre Arbeit und Berichterstellung konzentrieren müssen. 🎯
2. Halten Sie die Berichterstellung kurz und einfach
Es mag verlockend sein, so viele Informationen wie möglich in den Bericht aufzunehmen. Mehr Informationen bedeuten mehr Wert für den Client, richtig?
Nicht ganz. Auch wenn die Berichte der Clients umfassend sein sollten, dürfen sie nicht lang, kompliziert und erdrückend sein. 😫
Stattdessen sollten sie sauber, übersichtlich und kürzbar sein. Sie sollten einen kurzen Überblick über die von Ihnen erledigte Arbeit, die erzielten Ergebnisse und Ihren Plan für die Zukunft geben. Deshalb sind die ersten Unterhaltungen mit dem Client so wichtig. Sie ermöglichen es Ihnen, die wichtigsten Ergebnisse zu priorisieren und benutzerdefinierte Client-Berichte zu erstellen.
3. Machen Sie die Infos leicht verdaulich
Sie sollten in Ihrem Bericht keine allzu technische Sprache verwenden, es sei denn, der Client fragt ausdrücklich danach. Manche Wörter und Konzepte können den Client überfordern, auch wenn sie Ihnen selbst klar erscheinen.
Ihre Berichte sollten die Informationen auf einfache und verständliche Weise vermitteln. Es reicht nicht aus, die Daten zu präsentieren und es dabei zu belassen - Sie müssen kontextbezogene Erklärungen verwenden, um eine überzeugende Erzählung zu erstellen, die beim Client hängen bleibt.
Visuelle Hilfsmittel wie Diagramme ermöglichen es Ihnen, Ihre Argumente effizient zu vermitteln. Sie erleichtern es jedem Client, die Daten zu verstehen und sie für seine Entscheidungsfindung zu nutzen. 📊
4. Verfolgen Sie einen proaktiven Ansatz
Der Bericht sollte nicht kompliziert, aber dennoch umfassend sein. Sie sollten nicht nur auf die wichtigsten Anliegen des Kunden eingehen, sondern auch Fragen des Kunden vorwegnehmen und beantworten und auf mögliche Probleme hinweisen. ☝️
Wenn Sie der Meinung sind, dass einige Änderungen in der richtigen Reihenfolge vorgenommen werden sollten, scheuen Sie sich nicht, diese im Bericht vorzuschlagen und sie mit Daten zu untermauern. Die meisten Clients werden den Aufwand zu schätzen wissen, auch wenn sie Ihren Empfehlungen nicht folgen.
5. Automatisieren Sie so viele Prozesse wie möglich
Wenn Ihre Marketing-Agentur gerade erst anfängt, reichen Excel-Tabellen aus, um die Arbeit zu erledigen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Kunden gewinnen, stoßen Sie an die Grenzen der manuellen Berichterstellung für Ihre Kunden. 🌊
Für eine effiziente Multi-Channel-Berichterstellung müssen Sie Automatisierung und Tools für die Client-Berichterstellung einsetzen. Je mehr der Prozess der Client-Berichterstellung automatisiert werden kann, desto mehr Zeit können Sie für wichtige Arbeiten, wie z. B. strategische Analysen und Kampagnenoptimierung, einsparen.
Nutzen Sie ClickUp für eine automatisierte und effektive Client-Berichterstellung
Die Berichterstellung für Clients ist ein entscheidender Aspekt der Arbeit mit Kunden, weshalb Sie sie mit Sorgfalt erledigen müssen. Erfahren Sie genau, was der Client benötigt, um prägnante und effektive Berichterstellungen zu erstellen. Außerdem können Sie die Informationen einfach und übersichtlich aufschlüsseln, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Client den beabsichtigten Wert aus dem Bericht zieht.
Automatisierungs- und Berichterstellungstools wie ClickUp können den Prozess der Client-Berichterstellung schneller und reibungsloser gestalten. Kostenlos anmelden und beginnen Sie damit, alle Aspekte der Arbeit mit dem Client zu optimieren, einschließlich der Berichterstellung für den Client. 🌸