Jede Organisation arbeitet mit einer Reihe von Anbietern für eine Vielzahl von Bereichen zusammen. Dabei kann es sich um den Kauf von Laptops/anderer Elektronik, die Verwaltung der Gehaltsabrechnung, die Durchführung von Schulungen/Workshops, die Sicherheit im Büro, Qualitätsaudits oder auslagerung des Projektmanagements . Studien zeigen, dass die Zahl der von einer Organisation genutzten Drittanbieter in den letzten zwei Jahren gestiegen ist. Dieser Trend wird sich fortsetzen.
Um dieses wachsende Netz von Anbietern effizient und sicher zu verwalten, benötigen Sie ein robustes Anbieterverwaltungssystem. Sehen wir uns an, wie Sie ein funktionierendes System für die Verwaltung von Lieferanten aufbauen können.
Was ist Lieferantenmanagement?
Beim Lieferantenmanagement geht es um die Pflege gesunder Beziehungen zu den Lieferanten und Anbietern eines Unternehmens. Es umfasst mehrere Aktivitäten, wie zum Beispiel:
- Auswahl von Anbietern
- Aushandeln von Verträgen
- Einbindung von Anbietern und Freigabe des Zugangs
- Empfang von Rechnungen und Zahlungen
- Bewertung der Leistung
- Offboarding, falls erforderlich
Ein effektiver Prozess für das Lieferantenmanagement ist von grundlegender Bedeutung, um die Arbeit richtig zu erledigen. Er ermöglicht es Unternehmen, strategische Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen und die Qualität, Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz ihrer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Außerdem ist es für einen reibungslosen Ablauf, die Risikominderung und das Lieferkettenmanagement von entscheidender Bedeutung.
Hier sind einige der Vorteile im Detail aufgeführt.
Die Vorteile des Lieferantenmanagements
Ein erfolgreiches Lieferantenmanagement ist ebenso wichtig wie das Management der Belegschaft oder die Erfahrung der Mitarbeiter. Es hilft dem Unternehmen, sein Netzwerk von Lieferanten/Dienstleistern zu nutzen, um den gegenseitigen Nutzen zu maximieren. So geht's.
Granulare Sichtbarkeit
Der erste und wichtigste Vorteil eines guten Managements der Beziehungen zu Lieferanten ist die Sichtbarkeit. Es hilft Unternehmen zu verstehen:
- Wer bietet welches Produkt/welche Dienstleistung an?
- Wie hoch ist der Preis für jedes Produkt/jede Dienstleistung?
- Werden alle Service Level Agreements (SLAs) erfüllt?
- Sind irgendwelche Rechnungen ausstehend
Durch die Nachverfolgung aller lieferantenbezogenen Aktivitäten in Echtzeit können Sie Verschwendung vermeiden, die Sicherheit erhöhen und die Effizienz optimieren.
ClickUp-Vorlage
für die Nachverfolgung von KPIs im Lieferantenmanagement
Verbesserte Produktivität
Ein Lieferantenmanagementsystem sorgt für die richtige Einstellung des Lieferanten, um erfolgreich zu sein. Es legt fest, welche Arbeiten zu erledigen sind, welche Akzeptanzkriterien gelten und welche Fristen einzuhalten sind.
Für den Lieferanten erleichtert diese Klarheit den Prozess der Bereitstellung des Produkts/der Dienstleistung. Für die Beschaffungsteams des Unternehmens vereinfacht dies die Beziehung. Mit einem guten Lieferantenmanagement können Sie:
- Wiederkehrende Prozesse automatisieren
- Workflows für eine bessere Konsistenz rationalisieren
- Sich auf strategische Initiativen statt auf regelmäßige Administrationen konzentrieren
Risikominderung
Das Lieferantenmanagement hilft bei der Entwicklung eines strategischen Ansatzes zur Ermittlung und Minderung von Risiken, sei es die Nichteinhaltung von Vorschriften oder die Nichterfüllung von Verpflichtungen. Ein solides Lieferantenmanagementsystem verfügt über Prozesse, Automatisierung und Checklisten für:
- Bewertung der Fähigkeiten von Lieferanten
- Management der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Einhaltung von Unternehmensstandards und -richtlinien
- Verlässlichkeit und Servicehistorie
Um sicherzustellen, dass ein Anbieter kein rechtliches oder betriebliches Risiko darstellt, können Sie mithilfe von Verfahren zur Anbieterverwaltung Hintergrundprüfungen durchführen, Finanzinformationen anfordern und Referenzen überprüfen. Indem Sie diese Risiken im Vorfeld erkennen und mindern, können Sie kostspielige Unterbrechungen, rechtliche Strafen und Rufschädigung vermeiden.
ESG-Ergebnisse
Umwelt-, Sozial- und Governance-Ziele (ESG) werden für Unternehmen weltweit immer wichtiger. Ein gutes Lieferantenmanagementsystem hilft dabei, die Auswahl der Lieferanten an Ihrer ESG-Strategie auszurichten, einschließlich Arbeitspraktiken, Diversität und Engagement für die Gemeinschaft.
Strategisches Management
Ein solides Tool für das Lieferantenmanagement bietet wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Markttrends und unterstützt so die strategische Entscheidungsfindung.
Wenn die Daten beispielsweise zeigen, dass Sie mehr für technische Berater ausgeben, können Sie alternativ die Einstellung eines internen Teams in Betracht ziehen.
Bei der Implementierung eines Systems, das Vorteile für das Lieferantenmanagement bietet, werden Sie wahrscheinlich auf einige Herausforderungen stoßen.
Herausforderungen im Lieferantenmanagement und Lösungen
Die Herausforderungen im Zusammenhang mit Lieferantenmanagement-Systemen lassen sich unter Vertragsmanagement und Risikominderung zusammenfassen.
Vertragsmanagement
Ein Vertrag ist ein umfassender Satz von Bedingungen, die die Beziehung zwischen Lieferant und Unternehmen definieren. Daraus ergeben sich verschiedene Herausforderungen, wie z. B.:
Größe: Wenn Sie für einen Lieferanten sechs Prüfungen durchführen müssen, dann müssen Sie bei einem Netz von zehn Lieferanten 60 Aufgaben erfüllen. Dies für jeden neuen Lieferanten oder jede Vertragsneuverhandlung manuell zu erledigen, kann sehr mühsam sein.
Komplexität: Verträge können mehrere ineinandergreifende Klauseln zur Nachverfolgung von Verpflichtungen, Meilensteinen, Leistungen, Zahlungen, Streitbeilegung usw. enthalten. Noch wichtiger ist, dass Sie nicht denselben Vertrag für einen Softwaredienstleister und Ihren Kaffeelieferanten verwenden können: Je mehr Anbieter, desto komplexer die Bedingungen.
Flexibilität: Verträge müssen starr sein, um durchsetzbar zu sein. Unternehmen müssen sie jedoch so flexibel gestalten, dass sie sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen, Aktualisierungen von Vorschriften oder Probleme mit der Leistung anpassen lassen.
Einhaltung: In einem Vertrag verpflichten sich beide Parteien zu bestimmten Bedingungen. Es kann eine große Herausforderung sein, sicherzustellen, dass sie diese Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten.
Lebenszyklus-Management: Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus, einschließlich Verlängerungen, Neuverhandlungen und Kündigungen, kann kompliziert sein, vor allem, wenn die Verträge eine sehr lange Laufzeit haben.
Sichtbarkeit und Integration: Pflegen Sie eine zentrale Datenbank, auf die jeder bei Bedarf zugreifen kann. Unterschiedliche Systeme können den Flow von Informationen behindern und zu Ineffizienzen und Fehlern führen.
Risikobewertungen
Zu all den oben genannten Problemen im Vertragsmanagement kommen noch die Risiken hinzu, die sie für Unternehmen mit sich bringen. Einige der häufigsten Herausforderungen beim Risikomanagement sind:
Standardisierung: Sie können nicht für jeden Lieferanten die gleiche Risikobewertung durchführen. Es kann jedoch mühsam sein, für jeden Anbieter eine eigene Checkliste zu erstellen.
Konsistenz: Die Gewährleistung der Konsistenz bei der Bewertung, Einstufung und Priorisierung von Risiken in verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereichen kann den Prozess des Lieferantenmanagements erschweren.
Ressourcenbeschränkungen: Die Durchführung gründlicher Bewertungen erfordert erhebliche Ressourcen an Zeit, Fachwissen und Technologie.
Cybersicherheit und Datenschutz: Die rasante Digitalisierung macht das Management der mit den Anbietern verbundenen Risiken für Cybersicherheit und Datenschutz komplex.
Um diese Herausforderungen zu meistern und Ihr Lieferantenmanagement zu stärken, benötigen Sie die richtigen Tools und Prozesse.
Wie baut man ein Lieferantenmanagementsystem auf?
Um ein effizientes Lieferantenmanagementsystem aufzubauen, müssen Sie nicht unbedingt eine neue Software entwickeln. Sie können sich für eine entsprechende Software entscheiden oder ein robustes Projektmanagement-Tool für die Verwaltung Ihrer Beziehungen zu den Lieferanten anpassen.
Mehrere Unternehmen verwenden ClickUp für die Verwaltung ihrer Beziehungen zu Lieferanten und stellen Prozesse, Aufgaben, Checklisten und Erinnerungen ein. Wenn Sie ein Lieferantenmanagementsystem für Ihr Unternehmen einrichten möchten, erfahren Sie hier, wie Sie das tun können.
1. Definieren Sie die Anforderungen
Definieren Sie zunächst klar die Ziele und Anforderungen an Ihr Lieferantenmanagementsystem. Die Einstellung klarer Ziele wird die Entwicklung und Implementierung Ihres Systems leiten.
Einige der üblichen Business-Ziele, die Unternehmen mit einer Vendor-Management-Strategie erreichen wollen, sind:
- Kosteneinsparungen
- Risikomanagement
- SLA-Nachverfolgung
- Leistungsüberprüfung
- Finanzmanagement
2. Einstellung der Lieferantenverwaltungssoftware
Richten Sie auf der Grundlage der zuvor ermittelten Bedürfnisse und Anforderungen die folgenden Features ein, um eine solide Grundlage zu schaffen.
Ausschreibung von Angeboten
Jede Beziehung zu einem Lieferanten beginnt mit der Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP). Richten Sie Ihre beschaffungsmanagement-Software um Informationen über ein einziges standardisiertes Formular zu sammeln. Ermöglichen Sie die Ansicht dieser Lieferantendaten in Form einer Liste/nach bestimmten Tags sortiert, damit Sie die Unternehmen leicht in die engere Wahl nehmen und vergleichen können. ClickUp Formulare ist ein hervorragender Ort, um diese Einstellung als Teil Ihres Lieferantenmanagements einzurichten. Verwenden Sie ClickUp's Angebotsanfrage (RFP) vorlage, um sofort loslegen zu können.
holen Sie sich alle Details von Anbietern mit der ClickUp RFP-Vorlage
Lieferantenrisiko einschätzen
Richten Sie standardisierte Risikoprüfungen ein, die Anbieter auf mehreren Ebenen bewerten, z. B. in Bezug auf finanzielle Solidität, betriebliche Stabilität, Einhaltung von Vorschriften und Cybersicherheitspraktiken.
Sie können diese Daten mit ClickUp Formularen erfassen. Sie können auch Aufgaben mit wiederverwendbaren Checklisten einrichten, um Beschaffungsteams zu helfen, den Prozess zu beschleunigen.
checklisten in ClickUp Aufgaben zur Sicherstellung der Einhaltung von Herstellerrichtlinien_
Integrieren
Verbinden Sie Ihren Anbieter/ software zur Verwaltung von Auftragnehmern zu verschiedenen Enterprise tools wie ERP, Rechnungsstellung, Zahlungsverwaltung usw. Dies gewährleistet einen nahtlosen Flow von Daten und Prozessen zwischen den Systemen, erhöht die betriebliche Effizienz und minimiert Fehler.
ClickUp lässt sich mit über 1000 Tools integrieren, darunter Zendesk, Dropbox, Google Suite usw.
Anpassen
Passen Sie Ihre Vendor-Management-Software an Ihre individuellen Bedürfnisse an. ClickUp's 15+ leistungsstarke Ansichten, 35+ ClickApps , zahlreiche Vorlagen und Integrationen ermöglichen es Ihnen, eine Software genau nach Ihren Vorstellungen zu erstellen.
ansicht des ClickUp Kalenders zur Nachverfolgung von Aufgaben im Zeitverlauf
Richtlinien einführen
Dokumentieren Sie die Richtlinien und Verfahren, die Ihre Lieferanten befolgen müssen, und stellen Sie sie allen zur Verfügung, die sie benötigen. Wenn Sie zum Beispiel von Ihren Lieferanten verlangen, dass sie Rechnungen als PDF-Dateien in Ihr ERP-System hochladen, schreiben Sie eine Standardarbeitsanweisung (SOP), die Sie bei der Fehlerbehebung unterstützt. ClickUp Dokumente bietet eine moderne, dynamische und einfach zu bedienende Oberfläche für das Aufschreiben von SOPs. Mit ClickUp Brain können Sie auch fragen und bekommen eine Antwort, anstatt Zeit mit Suchen zu verschwenden.
Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinien mit den Zielen Ihres Unternehmens und den gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen. Nutzen Sie die vorlagen für Verträge .
Automatisierung
Nutzen Sie das Lieferantenmanagementsystem, um Prozesse zu zentralisieren und zu automatisieren. Anstatt Angebote per E-Mail zu erhalten und sie manuell zu konsolidieren, richten Sie Vorlagen für Angebotsanfragen (RFQ) die die Datenerfassung erleichtern.
ClickUp Automatisierungen ermöglichen es Ihnen auch, Routinearbeiten auf Autopilot durchzuführen. Einige der wertvollsten Automatisierungen im Lieferantenmanagement sind:
- Zuweisung einer Aufgabe an das Compliance-/Rechtsamt, wenn alle Dokumente von einem Lieferanten eingegangen sind
- Erinnern Sie Benutzer an überfällige Aufgaben
- Wechsel zu einer separaten Liste von "in die engere Wahl gezogenen Lieferanten", wenn sich der Status dieser Lieferanten ändert
- Anwendung der Vorlage für die Checkliste, wenn sich der Status in 'Lieferantenbeurteilung' ändert
Mit dem anbietermanagement-Software eingerichtet haben, ist es nun an der Zeit, Ihre Beziehungen zu verwalten.
3. Verwalten von Beziehungen zu Lieferanten
Einsteigen
Erstellen Sie einen strukturierten Prozess für die Einbindung von Lieferanten, um sicherzustellen, dass alle neuen Lieferanten die Standards und Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.
- Nutzen Sie die Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Informationen gesammelt haben
- Erstellen Sie Lieferantenbenutzer in ClickUp als Gast oder als vollwertigen Benutzer, damit diese auf alle benötigten Informationen zugreifen können
- Weisen Sie Aufgaben zu und gehen Sie mühelos zum Projektmanagement über. Sie können ClickUp verwenden alssoftware zur Auftragsverwaltung auch für Lieferanten nutzen
- Legen Sie Einzelziele für ClickUp Goals fest und geben Sie Ihren Lieferanten die Möglichkeit zur Nachverfolgung ihrer Fortschritte
Kommunizieren
Führen Sie regelmäßige Check-Ins und Meetings mit Ihren Anbietern durch. Laden Sie sie ein, die Aufgaben und Teilaufgaben zu kommentieren, damit sie alles im Kontext und in Echtzeit klären können.
Verwenden Sie die ClickUp chat Ansicht um die Unterhaltungen von Verkäufern zu konsolidieren und effizient zu antworten.
die Ansicht des Chats von ClickUp für eine einfachere Zusammenarbeit mit dem Anbieter
Bewerten
Definieren Sie klare Metriken für die Leistung und richten Sie regelmäßige Überwachungs- und Bewertungsprozesse ein.
- Verwenden Sievorlagen für Anbieterlisten um die Nachverfolgung aller Ihrer Lieferanten an einem Ort zu gewährleisten
- Nutzen Sie das ClickUp Dashboard, um Metriken wie Lieferzeiten, Qualitätsstandards, Kosteneffizienz und die Einhaltung von SLAs zu diskutieren
- Nutzen Sie diese Metriken, um die Leistung Ihrer Lieferanten zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren
- Richten Sie Erinnerungen für Vertragsverlängerungen, Compliance-Audits, Neuverhandlungen usw. ein.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Aufbau von Lieferantenmanagementsystemen haben, ist das kein Problem. Die Website ClickUp Checkliste für das Lieferantenmanagement Vorlage ist ein idealer Ausgangspunkt. Sie ist eine durchgängige Lösung für das Management von Lieferanten, von der ersten Überprüfung bis zur Leistungsbewertung.
verwalten Sie Ihre Lieferanten mit ClickUp's Checkliste für das Lieferantenmanagement
4. Optimieren Sie im Laufe der Zeit
Im Laufe der Zeit werden Sie mehr über Ihre Lieferantenmanagement-Prozesse erfahren, auf deren Grundlage Sie auch Ihre Tools optimieren können. Wenn beispielsweise die Rechnungsstellung fehleranfällig ist, können Sie ClickUp Clips für eine Bildschirmpräsentation des Prozesses verwenden.
Wenn Sie Lieferanten aus mehreren Ländern haben, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld für die Währung einrichten. Wenn zwei Lieferanten am selben Prozess arbeiten, können Sie eine Achtung vor Abhängigkeiten einrichten.
Lernen Sie aus Ihren Beziehungen zu Lieferanten und investieren Sie in kontinuierliche Verbesserungen.
Stärken Sie Ihren Vendor Management Prozess mit ClickUp
Der Hauptzweck der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten besteht darin, den Workload der internen Teams zu reduzieren. Das ganze Unterfangen ist jedoch sinnlos, wenn das Lieferantenmanagement zusätzlichen Workload für Ihre Projekt-/Beschaffungsteams verursacht.
Daher ist ein gut strukturiertes Lieferantenmanagement-System von entscheidender Bedeutung. ClickUp's kostenlose Projektmanagement-Software ist flexibel und anpassungsfähig und eignet sich daher auch hervorragend für das Lieferantenmanagement.
Sie unterstützt Sie bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus vom Onboarding bis zum After-Offboarding. Es ist flexibel, anpassbar und speziell für Ihre Bedürfnisse entwickelt worden. Es strafft den Prozess und automatisiert die Arbeitsabläufe.
Davon profitieren sowohl Sie als auch der Lieferant. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos !
FAQs über Vendor Management System
1. Was meinen Sie mit Lieferantenmanagement?
Unter Lieferantenmanagement versteht man die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern verwalten. Es umfasst die Auswahl der Lieferanten, Vertragsverhandlungen, Kostenkontrolle, Liefermanagement und Leistungsbewertung.
2. Welches sind die vier Phasen des Lieferantenmanagements?
Die vier Phasen des Lieferantenmanagements sind wie folgt.
- Lieferantenauswahl: Identifizierung potenzieller Anbieter, Bewertung ihrer Fähigkeiten und Auswahl eines Anbieters auf der Grundlage von Qualitäts-, Kosten-, Zuverlässigkeits- und Serviceaspekten
- Vertragsverhandlung: Festlegung der Bedingungen, der Preisgestaltung entsprechend dem Geschäftsmodell des Anbieters, der Liefertermine, der Qualitätsstandards und der Service Level Agreements
- Leistungsüberwachung: Nachverfolgung der Leistung des Anbieters anhand der vereinbarten Metriken und SLAs
- Verwaltung der Beziehungen: Regelmäßige Kommunikation, Behandlung von Problemen oder Bedenken und Zusammenarbeit zur Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen
3. Wer ist für das Lieferantenmanagement zuständig?
Die Verantwortung für das Lieferantenmanagement wird in der Regel zwischen Beschaffung, Projekt Teams und Finanzen freigegeben.
- Die Beschaffung ist für die Prüfung von Angeboten, die Aushandlung von Verträgen, die Einbindung von Lieferanten usw. zuständig.
- Projektbeteiligte haben ein großes Mitspracherecht bei der Auswahl des Anbieters. Sie arbeiten auch mit dem Anbieter zusammen, bewerten seine Leistung, geben Feedback, entscheiden über Verlängerungen usw.
- Die Finanzteams kümmern sich um Rechnungen, Zahlungen, Bußgelder/Strafen, falls vorhanden.
Für ein gutes Management der Beziehungen zu den Anbietern müssen alle drei Parteien zusammenarbeiten.