Wie man ein funktionierendes Vendor Management System aufbaut

Jedes Unternehmen arbeitet mit einer Reihe von Lieferanten für einen breiten Bereich an Aufgaben zusammen. Dazu gehören beispielsweise der Kauf von Laptops/anderen Elektronikgeräten, die Verwaltung der Gehaltsabrechnung, die Durchführung von Schulungen/Workshops, die Sicherheit im Büro, Qualitätsaudits oder das Outsourcing des Projektmanagements.

Studien zeigen, dass die Anzahl der von einem Unternehmen eingesetzten Drittanbieter in den letzten zwei Jahren gestiegen ist. Dieser Trend wird sich fortsetzen.

Um dieses wachsende Netzwerk von Lieferanten effizient und mit Sicherheit zu verwalten, benötigen Sie ein robustes Lieferantenmanagementsystem. Sehen wir uns an, wie Sie ein funktionierendes Lieferantenmanagementsystem aufbauen können.

Was ist Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement ist der Prozess der Pflege guter Beziehungen zu den Lieferanten und Anbietern eines Unternehmens. Es umfasst verschiedene Aktivitäten, darunter:

Ein effektiver Lieferantenmanagementprozess ist grundlegend für die erfolgreiche Erledigung von Aufgaben. Er ermöglicht es Unternehmen, strategische Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und so die Qualität, Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Außerdem ist er entscheidend für einen reibungslosen Betrieb, die Risikominimierung und das Lieferkettenmanagement.

Hier sind einige der Vorteile im Detail.

Die Vorteile des Lieferantenmanagements

Ein erfolgreiches Lieferantenmanagement ist ebenso wichtig wie das Personalmanagement oder die Mitarbeitererfahrung. Es hilft dem Unternehmen, sein Netzwerk von Lieferanten/Anbietern zu nutzen, um den gegenseitigen Nutzen zu maximieren. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.

Detaillierte Sichtbarkeit

Der wichtigste Vorteil eines guten Lieferantenbeziehungsmanagements ist Sichtbarkeit. Es hilft Unternehmen dabei, Folgendes zu verstehen:

Durch die Echtzeit-Nachverfolgung aller lieferantenbezogenen Aktivitäten können Sie Verschwendung vermeiden, die Sicherheit erhöhen und die Effizienz optimieren.

Verbesserte Produktivität

Ein Lieferantenmanagementsystem bereitet den Lieferanten auf den Erfolg vor. Es umreißt die Arbeit, die er zu erledigen hat, die Akzeptanzkriterien und die Fristen.

Für den Lieferanten vereinfacht diese Klarheit den Prozess der Lieferung des Produkts/der Dienstleistung. Für die Beschaffungsteams des Unternehmens optimiert dies die Beziehung. Mit einem guten Lieferantenmanagement können Sie:

Risikominderung

Das Lieferantenmanagement hilft dabei, einen strategischen Ansatz zur Identifizierung und Minderung von Risiken zu entwickeln, sei es in Bezug auf Nichtkonformität oder Nichterfüllung. Ein solides Lieferantenmanagementsystem umfasst Prozesse, Automatisierung und Checklisten für:

Mithilfe von Lieferantenmanagementpraktiken können Sie Hintergrundüberprüfungen durchführen, Finanzdaten anfordern und Referenzen überprüfen, um sicherzustellen, dass ein Lieferant kein rechtliches oder betriebliches Risiko darstellt. Indem Sie diese Risiken im Voraus identifizieren und mindern, können Sie kostspielige Störungen, rechtliche Sanktionen und Reputationsschäden vermeiden.

ESG-Ergebnisse

Umwelt-, Sozial- und Governance-Ziele (ESG) werden für Unternehmen weltweit immer wichtiger. Ein gutes Lieferantenmanagementsystem hilft Ihnen dabei, die Auswahl Ihrer Lieferanten an Ihrer ESG-Strategie auszurichten, einschließlich Arbeitspraktiken, Vielfalt und gesellschaftlichem Engagement.

Strategisches Management

Ein solides Lieferantenmanagement-Tool liefert wertvolle Einblicke in Ausgabeverhalten, Lieferantenleistung und Markttrends und unterstützt so die strategische Entscheidungsfindung.

Wenn die Daten beispielsweise zeigen, dass Sie mehr für Technologieberater ausgeben, könnten Sie als Alternative die Einstellung eines internen Teams in Betracht ziehen.

Bei der Implementierung eines Systems, das Vorteile für das Lieferantenmanagement bietet, werden Sie wahrscheinlich auf einige Herausforderungen stoßen.

Herausforderungen im Lieferantenmanagement und Lösungen

Die Herausforderungen im Zusammenhang mit Lieferantenmanagementsystemen lassen sich unter Vertragsmanagement und Risikominderung nachvollziehen.

Vertragsmanagement

Ein Vertrag ist eine umfassende Reihe von Bedingungen, die die Beziehung zwischen Lieferant und Unternehmen definieren. Dies bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel:

Umfang: Wenn Sie sechs Prüfungen für einen Lieferanten durchführen müssen, dann erfordert ein Netzwerk von nur zehn Lieferanten bereits 60 Aufgaben. Dies manuell für jeden neuen Lieferanten oder jede Vertragsneuverhandlung zu erledigen, kann mühsam sein.

Komplexität: Verträge können mehrere miteinander verflochtene Klauseln enthalten, die für die Nachverfolgung von Verpflichtungen, Meilensteinen, Leistungen, Zahlungen und Streitbeilegung verwendet werden. Noch wichtiger ist, dass Sie nicht denselben Vertrag für einen Software-Dienstleister und Ihren Kaffeelieferanten verwenden können: Je mehr Lieferanten, desto komplexer die Bedingungen.

Flexibilität: Verträge sind streng formuliert, damit sie durchsetzbar sind. Dennoch müssen Unternehmen sie flexibel genug gestalten, um sie an sich ändernde Geschäftsanforderungen, regulatorische Neuerungen oder Probleme mit der Leistung anpassen zu können.

Compliance: In einem Vertrag vereinbaren beide Parteien bestimmte Bedingungen. Die Einhaltung dieser Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit sicherzustellen, kann eine erhebliche Herausforderung darstellen.

Lebenszyklusmanagement: Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus, einschließlich Verlängerungen, Neuverhandlungen und Kündigungen, kann kompliziert sein, insbesondere wenn es sich um sehr langfristige Verträge handelt.

Sichtbarkeit und Integration: Führen Sie eine zentrale Datenbank mit den Aufzeichnungen, auf die bei Bedarf jeder zugreifen kann. Unterschiedliche Systeme können den Flow der Informationen behindern und zu Ineffizienzen und Fehlern führen.

Risikobewertungen

Alle oben genannten Probleme im Vertragsmanagement werden durch die Risiken, die sie für Unternehmen mit sich bringen, noch verschärft. Zu den häufigsten Herausforderungen im Risikomanagement gehören:

Standardisierung: Sie können nicht für jeden Lieferanten die gleiche Risikobewertung durchführen. Die Erstellung einer individuellen Checkliste für jeden Lieferanten kann jedoch mühsam sein.

Konsistenz: Die Gewährleistung von Konsistenz bei der Bewertung, Einstufung und Priorisierung von Risiken in verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereichen kann den Lieferantenmanagementprozess erschweren.

Ressourcenbeschränkungen: Die Durchführung gründlicher Bewertungen erfordert erhebliche Ressourcen in Bezug auf Zeit, Fachwissen und Technologie.

Cybersicherheit und Datenschutz: Die rasante Digitalisierung macht das Management von Cybersicherheits- und Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit Lieferanten komplex.

Um diese Herausforderungen zu meistern und Ihr Lieferantenmanagement zu stärken, benötigen Sie die richtigen tools und Prozesse.

Wie baut man ein Lieferantenmanagementsystem auf?

Der Aufbau eines effizienten Lieferantenmanagementsystems erfordert nicht unbedingt die Entwicklung einer neuen Software. Sie können eine speziell für diesen Zweck entwickelte Software wählen oder ein robustes Tool für das Projektmanagement anpassen, um Ihre Lieferantenbeziehungen zu verwalten.

Mehrere Unternehmen nutzen ClickUp für das Lieferantenbeziehungsmanagement und richten Prozesse, Aufgaben, Checklisten und Erinnerungen ein. Wenn Sie ein Lieferantenmanagementsystem für Ihr Unternehmen aufbauen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie vorgehen können.

1. Anforderungen definieren

Beginnen Sie damit, die Ziele und Anforderungen Ihres Lieferantenmanagementsystems klar zu definieren. Die Festlegung klarer Ziele dient als Leitfaden für die Entwicklung und Implementierung Ihres Systems.

Einige der gängigen Geschäftsziele, die Unternehmen mit ihrer Lieferantenmanagementstrategie erreichen möchten, sind:

2. Richten Sie die Lieferantenmanagement-Software ein

Richten Sie auf Grundlage der zuvor ermittelten Bedürfnisse und Anforderungen die folgenden Features ein, um eine solide Grundlage zu schaffen.

Angebotsanfrage

Jede Lieferantenbeziehung beginnt mit einer Ausschreibung (RFP). Richten Sie Ihre Beschaffungsmanagement-Software so ein, dass Informationen über ein einziges standardisiertes Formular erfasst werden. Stellen Sie sicher, dass diese Lieferantendaten als Liste angezeigt und nach bestimmten Tags sortiert werden können, damit Sie Unternehmen einfach in die engere Wahl nehmen und vergleichen können.

ClickUp Forms ist ein hervorragender Ort, um dies als Teil Ihrer Lieferantenmanagement-Praxis einzurichten. Verwenden Sie die Vorlage „Request for Proposal“ (RFP) von ClickUp, um sofort loslegen zu können.

Bewerten Sie das Lieferantenrisiko

Richten Sie standardisierte Risikoaudits ein, die Lieferanten in mehreren Dimensionen bewerten, z. B. in Bezug auf finanzielle Gesundheit, operative Stabilität, Einhaltung von Vorschriften und Cybersicherheitspraktiken.

Sie können diese Daten mithilfe von ClickUp-Formularen erfassen. Sie können auch Aufgaben mit wiederverwendbaren Checklisten einrichten, um den Beschaffungsprozess zu beschleunigen.

Integrieren

Verbinden Sie Ihre Lieferanten-/Auftragnehmer-Management-Software mit verschiedenen Enterprise-Tools wie ERP, Rechnungsstellung, Zahlungsmanagement usw. Dies gewährleistet einen nahtlosen Datenflow und Prozesse über verschiedene Systeme hinweg, verbessert die betriebliche Effizienz und minimiert Fehler.

ClickUp lässt sich mit über 1000 tools integrieren, darunter Zendesk, Dropbox, Google Suite usw.

Benutzerdefiniert anpassen

Passen Sie Ihre Lieferantenmanagement-Software an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Mit den über 15 leistungsstarken Ansichten, über 35 ClickApps, zahlreichen Vorlagen und Integrationen von ClickUp können Sie eine Software ganz nach Ihren Wünschen erstellen.

Richtlinien umsetzen

Dokumentieren Sie die Richtlinien und Verfahren, die Lieferanten befolgen müssen, und stellen Sie sie allen zur Verfügung, die sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihre Lieferanten Rechnungen als PDF-Dateien in Ihr ERP-System hochladen, erstellen Sie eine Standardarbeitsanweisung (SOP) mit Support für die Fehlerbehebung.

ClickUp Docs bietet eine moderne, dynamische und benutzerfreundliche Oberfläche zum Verfassen von SOPs. Mit ClickUp Brain können Sie auch Fragen stellen und Antworten erhalten, anstatt Zeit mit der Suche zu verschwenden.

Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinien mit Ihren Unternehmenszielen und den gesetzlichen Standards übereinstimmen. Nutzen Sie die Vertragsvorlagen.

Automatisierung

Nutzen Sie das Lieferantenmanagementsystem, um Prozesse zu zentralisieren und zu automatisieren. Anstatt Angebote per E-Mail zu erhalten und manuell zusammenzufassen, richten Sie Vorlagen für Angebotsanfragen (RFQ) ein, die die Datenerfassung vereinfachen.

Mit ClickUp Automations können Sie Routineaufgaben auch im Autopilot-Modus ausführen. Zu den wertvollsten Automatisierungen im Lieferantenmanagement gehören:

Nachdem Sie die Lieferantenmanagement-Software eingerichtet haben, ist es an der Zeit, Ihre Beziehungen zu verwalten.

3. Verwalten Sie Lieferantenbeziehungen

Onboarding

Schaffen Sie einen strukturierten Onboarding-Prozess für Lieferanten, um sicherzustellen, dass alle neuen Lieferanten Ihren Unternehmensstandards und -anforderungen entsprechen.

Kommunizieren

Vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins und Meetings mit Ihren Lieferanten. Bitten Sie sie, sich zu den Aufgaben und Teilaufgaben zu äußern, damit sie alles im Kontext und in Echtzeit klären können.

Nutzen Sie die Chat-Ansicht von ClickUp, um Lieferantengespräche zu konsolidieren und effizient zu beantworten.

Bewerten

Definieren Sie klare Metriken und richten Sie regelmäßige Überwachungs- und Bewertungsprozesse ein.

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Aufbau von Lieferantenmanagementsystemen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Die ClickUp-Vorlage für das Lieferantenmanagement ist ein idealer Ausgangspunkt. Es handelt sich um eine End-to-End-Lösung für das Lieferantenmanagement, von der ersten Überprüfung bis zur Leistungsbewertung.

4. Optimieren Sie im Laufe der Zeit

Mit der Zeit werden Sie weitere Informationen über Ihre Lieferantenmanagementprozesse erhalten, auf deren Grundlage Sie auch Ihre Tools optimieren können. Wenn beispielsweise die Rechnungsstellung fehleranfällig ist, können Sie ClickUp Clips für eine Anleitung zum Erstellen von Screenshots verwenden.

Wenn Sie Lieferanten aus verschiedenen Regionen haben, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld für die Währung einrichten. Sie können Warnungen bei Abhängigkeiten einrichten, wenn zwei Lieferanten am selben Prozess arbeiten.

Lernen Sie aus Ihren Lieferantenbeziehungen und investieren Sie in kontinuierliche Verbesserungen.

Stärken Sie Ihren Lieferantenmanagementprozess mit ClickUp

Der Hauptzweck der Beauftragung eines Lieferanten besteht darin, die Workload der internen Teams zu reduzieren. Das gesamte Vorhaben ist sinnlos, wenn das Lieferantenmanagement zusätzliche Workload für Ihre Projekt-/Beschaffungsteams verursacht.

Daher ist ein gut strukturiertes Lieferantenmanagementsystem von entscheidender Bedeutung. Die kostenlose Software für Projektmanagement von ClickUp ist flexibel und anpassungsfähig und eignet sich daher auch perfekt für das Lieferantenmanagement.

Es hilft Ihnen, den gesamten Lebenszyklus vom Onboarding bis zum Offboarding von Lieferanten zu verwalten. Es ist flexibel, anpassbar und speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Es optimiert den Prozess und führt Automatisierungen durch.

Es dient sowohl Ihnen als auch dem Lieferanten. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus!

Häufig gestellte Fragen zum Lieferantenmanagementsystem

1. Was versteht man unter Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement bezieht sich darauf, wie Unternehmen ihre Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern verwalten. Dazu gehören die Auswahl von Lieferanten, Vertragsverhandlungen, Kostenkontrolle, Liefermanagement und Leistungsbewertung.

2. Was sind die vier Phasen des Lieferantenmanagements?

Die vier Phasen des Lieferantenmanagements sind wie folgt.

3. Wer ist für das Lieferantenmanagement verantwortlich?

Die Verantwortung für das Lieferantenmanagement wird in der Regel zwischen der Beschaffung, den Projektteams und der Finanzabteilung freigegeben.

Für ein gutes Lieferantenbeziehungsmanagement müssen alle drei Parteien zusammenarbeiten.