Wie kann Backlog Grooming Ihrem Produktteam helfen?
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Wie kann Backlog Grooming Ihrem Produktteam helfen?

Viele Best Practices der Softwareentwicklung konzentrieren sich auf das, was in der Gegenwart zu tun ist - bestenfalls im aktuellen Sprint. Das ist zwar notwendig, aber auch kurzsichtig.

Gute Produktteams behalten auch die Zukunft im Auge. Ein wesentlicher Prozess bei einer solchen zukunftsorientierten Planung ist das Backlog Grooming.

Ein durchdachtes Backlog Grooming kann die Produktivität Ihres Teams steigern, Prozesse rationalisieren und zu einer erfolgreichen Bereitstellung führen. So geht's.

Was ist Backlog Grooming?

Backlog Grooming, auch bekannt als Backlog Refinement, ist die gemeinschaftliche Bewertung, Verbesserung, Priorisierung und Aktualisierung der Elemente im Product Backlog.

Dies ist nicht zu verwechseln mit der sprint-Backlog das Sprint Backlog ist eine Liste von Aufgaben, die im aktuellen Sprint noch nicht abgeschlossen sind und erst dann aufgenommen werden, wenn der Sprint verfeinert und für entwicklungsfähig befunden wurde.

In der Regel umfasst der Backlog-Pflegeprozess iterative Sitzungen, in denen das gesamte funktionsübergreifende Team die Elemente diskutiert, um sicherzustellen, dass sie mit der strategischen Ausrichtung des Projekts und den verfügbaren Ressourcen übereinstimmen.

Vorteile des Backlog Grooming

Bei jedem Sprint-Planungstreffen wählen die Teams Elemente aus dem Backlog für die Entwicklung aus und priorisieren sie. Zu diesem Zeitpunkt bewerten und erweitern sie auch die ausgewählten Funktionen/Benutzergeschichten.

Warum sollten sich Produktteams Backlog-Elemente ansehen, die in der Zukunft aufgegriffen werden können oder auch nicht, und sie aufbereiten? Schauen wir mal.

Erleichtert die Sprint-Planung: Ein gut gepflegtes Backlog priorisiert Aufgaben auf der Grundlage von Wert, Komplexität und Dringlichkeit. Während der Sprintplanung können Sie sich auf die unmittelbare Relevanz für die Markt-/Geschäftsanforderungen konzentrieren und effektiv vorankommen.

Verbessert die Produktivität: Ein wesentlicher Bestandteil der Backlog-Verfeinerung ist das Hinzufügen von Informationen zur User Story durch Definition, erwartete Ergebnisse und Akzeptanzkriterien. Wenn die Entwickler mit der Arbeit beginnen, haben sie bereits alles, was sie brauchen, um großartige Produkte zu entwickeln.

Bringt Vorhersehbarkeit: Durch die Aufteilung größerer Aufgaben in überschaubare Teile bringt das Backlog Grooming ein Gefühl der Wiederholbarkeit und Vorhersehbarkeit in den Prozess. Infolgedessen können Teams die Arbeit effizienter angehen und die Lähmung vermeiden, die oft mit überwältigenden Projekten einhergeht.

Unterstützt die Ressourcenzuweisung: Backlog Grooming stellt sicher, dass die Ressourcen den Aufgaben zugewiesen werden, die den größten Wert haben. Es wird verhindert, dass das Backlog zu einer Müllhalde für jede Idee oder Anfrage wird, was den Fokus verwässern und den Fortschritt behindern kann.

Bessere Teamzusammenarbeit: In regelmäßigen Sitzungen können die Teammitglieder die Richtung und die Prioritäten des Projekts diskutieren und abstimmen. Sie können sich ein Bild vom zukünftigen Zustand einiger der beste Whiteboard-Software . Diese Diskussionen stellen sicher, dass jeder einen gemeinsamen Kontext hat und auf die gleichen Ziele hinarbeitet.

Potenzielle Nachteile des Backlog Grooming und wie sie überwunden werden können

Auch wenn das Backlog Grooming sehr vorteilhaft ist, kann es, wenn es falsch gemacht wird, auch erhebliche Nachteile haben. Hier sind einige potenzielle Nachteile der Backlog-Pflege und wie man sie vermeiden kann.

Time Box Grooming-Sitzungen: Teams können sich zu viel Zeit für die Bearbeitung von Aufgaben nehmen, die nicht einmal in den aktuellen Sprint fallen, wodurch wichtige Ressourcen verschwendet werden. Legen Sie daher Zeitlimits für Grooming-Sitzungen fest und lenken Sie die Gespräche so, dass sie konzentriert und produktiv sind.

Wissen, wann man aufhören muss: Ohne einen klaren Prozess priorisieren die Entwicklungsteams dieselben Aufgaben immer wieder neu, was zu einer Lähmung der Analyse führt. Um dies zu vermeiden, sollten Sie wissen, wann Sie aufhören müssen, und akzeptieren, dass Sie Anpassungen vornehmen können, wenn neue Informationen verfügbar werden.

Konzentrieren Sie sich auf langfristige Ziele: Wenn Sie Ihr Backlog regelmäßig pflegen, können Sie die langfristigen Ziele aus den Augen verlieren und auf der Grundlage der unmittelbaren Ressourcenverfügbarkeit oder des Bedarfs optimieren.

Vermeiden Sie dies und richten Sie die Backlog-Pflege auf die übergreifende Vision des Projekts aus. Durch die Einbeziehung von Meilensteinüberprüfungen in den Grooming-Prozess wird sichergestellt, dass sowohl kurzfristige Aufgaben als auch langfristige Ziele aufeinander abgestimmt sind.

Denken Sie daran, kreativ zu sein: Der strukturierte Charakter dieser Sitzungen kann die Kreativität unterdrücken, da der Schwerpunkt eher auf Verfeinerung und Schätzung als auf Ideenfindung liegt. Ermutigen Sie zu offenem Brainstorming außerhalb des Grooming-Prozesses, um ein Gleichgewicht zwischen Kreativität und Produktivität herzustellen.

Während wir theoretisch verstehen, was Backlog Grooming bewirken kann, wollen wir uns nun genauer ansehen, wie es in der Praxis aussieht.

Backlog Grooming oder Verfeinerung im Projektmanagement

Wenn Projektmanagement der Prozess der Planung, Terminierung und Umsetzung einer Reihe von Aufgaben im Hinblick auf ein gemeinsames Ziel ist, dann gehört Backlog Grooming zu den wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen.

Im Gegensatz zu traditionellen Softwareentwicklungsmethoden wie der Wasserfall- oder der Critical-Path-Methode, die wenig Flexibilität bei der Anpassung an Marktveränderungen bieten, können Sie mit agilem Engineering - und Backlog Grooming - immer auf die Bedürfnisse der Benutzer und die Marktnachfrage eingehen.

Im Projektmanagement, insbesondere in der agilen Softwareentwicklung, ist das Grooming in den folgenden Bereichen entscheidend.

Arbeitsumfang

Backlog Grooming klärt den Umfang der Arbeit. Es hilft bei der Bewertung der zu erledigenden Arbeit und der Abschätzung von Aufwand und Zeit. Es ermöglicht dem Projektleiter, Abhängigkeiten zu erkennen und proaktiv Anpassungen vorzunehmen.

Sprint-Planung

Agiles Backlog Grooming ist eine Voraussetzung für eine gute Sprintplanung. Ein gutes Grooming stellt sicher, dass Backlogs und Sprints mit Arbeitsaufgaben gefüllt werden, die gut verstanden und genau bemessen sind, um Überraschungen und Hindernisse zu minimieren.

ClickUp Backlog- und Sprint-Planungsvorlage

sprint- und Backlog-Planung mit ClickUp_

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? ClickUp's Vorlage für Backlogs und Sprints ist der richtige Ausgangspunkt für Sie.

Teamproduktivität und -Geschwindigkeit

Ein gepflegter Backlog:

  • Bietet eine 360-Grad-Sicht auf das Projektpensum und umfasst alle geplanten Funktionen, Erweiterungen und Fehlerbehebungen
  • Priorisierung der Aufgaben auf der Grundlage ihres erwarteten Beitrags zu den Projektzielen
  • Unterstützt die Ressourcenzuweisung mit spezifischen Aufwands-/Zeitschätzungen

Agilität

Backlog Grooming bietet die dringend benötigte Flexibilität in einem agilen Projektteam. Es verbessert die Aufgabenorganisation, um den agilen Ethos der kontinuierlichen Verbesserung und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen zu verkörpern.

Stakeholder-Zusammenarbeit

Wenn Sie Stakeholder und Kundenteams in die Grooming-Sitzung einbeziehen, machen Sie sie zu aktiven Teilnehmern an der Projektreise und fördern das Gefühl der Eigenverantwortung und der gemeinsamen Vision. Dies trägt auch zur Risikominderung bei, da potenzielle Probleme oder Hindernisse frühzeitig erkannt und besprochen werden.

Eine wichtige Frage in einem Prozess, der für ein effektives Projektmanagement entscheidend ist, ist die Frage, wer an den Backlog-Grooming-Sitzungen teilnehmen sollte. Wir beantworten diese Frage als nächstes.

Wer sollte an Backlog Grooming Sessions teilnehmen

Die Wirksamkeit des Product Backlog Grooming-Prozesses in agilen und Scrum-Methoden hängt von der aktiven Teilnahme und Zusammenarbeit der wichtigsten Stakeholder ab. Die folgenden Personen sollten an jeder Backlog-Grooming-Sitzung teilnehmen.

1. Produkteigentümer

Der Product Owner hat die Aufgabe, die Vision zu formulieren und sicherzustellen, dass die produkt-Backlog mit ihm abgestimmt ist. Die Rolle eines Product Owners in Backlog Grooming Meetings sind:

  • Formulierung des Geschäftswerts der Backlog-Elemente
  • Klarheit über die Anforderungen zu schaffen
  • Einbringen der Geschäftsperspektive in die Softwareentwicklung
  • Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen

2. Scrum-Master

Der Scrum Master, der Leiter der Backlog Grooming Session, muss sicherstellen, dass die Sitzungen produktiv und fokussiert sind. Die Aufgaben des Scrum Masters in einer Grooming Session sind:

  • Klärung der Prozesse und Systeme, denen das Team folgt
  • Einführung eines gemeinsamen Vokabulars vonagiler Scrum-Begriffe
    • Diskussionen auf dem richtigen Weg halten
  • Den Fortschritt durch Diskussionen vorantreiben
  • Die Einhaltung agiler Prinzipien sicherstellen

3. Entwicklungsteam

Letztlich werden die Entwickler und Qualitätsanalysten die Elemente im Backlog erstellen, also müssen sie dabei sein. Sie bieten unschätzbare Einblicke in die technische Machbarkeit und den erforderlichen Aufwand. Sie stellen sicher, dass das Backlog realistisch und realisierbar ist und mit den praktischen Fähigkeiten übereinstimmt.

4. Unternehmensvertreter

Unternehmensvertreter stellen sicher, dass das Backlog die Prioritäten des Unternehmens widerspiegelt. Durch ihre Teilnahme an Meetings zur Verfeinerung des Backlogs werden die Entwicklungsbemühungen auf die Unternehmensziele abgestimmt.

Ihre Rolle bei der agilen Backlog-Verfeinerung umfasst:

  • Validierung der Relevanz von Elementen
  • Bewertung der Dringlichkeit von Elementen
  • Messung des Wertes von Backlog-Elementen in geschäftlicher Hinsicht

Laden Sie nun all diese Personen ein und bringen Sie sie in eine Besprechung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie es richtig machen.

Durchführung eines Backlog Refinement Meetings

Kein Einzelner verfeinert das Backlog unabhängig, auch wenn viele Stakeholder ihren Beitrag offline leisten. Ein Großteil der Verfeinerung des Backlogs erfolgt in Meetings durch Diskussion, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung.

Um ein produktives Meeting durchzuführen, benötigen Sie die richtigen Prozesse und Tools für das Product Backlog Management. Wir behandeln beides als nächstes.

1. Sammeln und Analysieren von Backlog-Daten

Der erste Schritt, noch vor einem Backlog-Meeting, besteht darin, Daten zu sammeln und zu analysieren. Stellen Sie in diesem Stadium alle vorhandenen Elemente zusammen, einschließlich:

  • Anwendergeschichten
  • Fehlerberichte
  • Feature-Anfragen
  • Aufgaben zur technischen Schuld

Verwenden Sie ein Werkzeug wie ClickUp's kostenlose Projektmanagement-Software für einen umfassenden und organisierten Überblick. Sehen Sie Ihr Backlog als Liste, Tabelle oder Kanban-Tafel.

Sie können auch mit dem Kundenerfolgsteam sprechen, um spezifisches Feedback oder Input von Benutzern zu erhalten.

ClickUp-Listenansicht für Product Backlog

planen Sie Ihre Backlogs und Sprints mit der ClickUp-Listenansicht

Wenn Sie neu in der Backlog-Verwaltung sind, nutzen Sie eine der folgenden Möglichkeiten produkt-Backlog-Vorlagen um loszulegen.

2. Rückständige Artikel kategorisieren

Nicht alle Aufgaben sind gleich, also kategorisieren Sie sie entsprechend. Stellen Sie fest, welche Ihrer Aufgaben:

  • Neue Funktionen
  • Erweiterungen
  • Bugs und Fehlerbehebungen
  • Aktualisierungen der Dokumentation

Aktualisierung des Aufgabentyps auf ClickUp für einen leichteren Zugang.

ClickUp-Aufgaben mit Item-Typen

erstellen Sie Ihre eigene Aufgabendatenbank mit Kategorien auf ClickUp_

Dieser Schritt vereinfacht die Priorisierung, indem ähnliche Aufgaben gruppiert werden, was die Zuweisung von Ressourcen und die Schätzung von Zeitplänen erleichtert.

3. Prioritäten setzen, spülen, wiederholen

Setzen Sie Prioritäten auf der Grundlage von Schlüsselfaktoren, wie z. B. Geschäftswert, Auswirkungen auf den Kunden und technische Machbarkeit. Denken Sie daran, dass die Arbeit nicht getan ist, wenn Sie einmal Prioritäten setzen. Überprüfen Sie bei jeder Sitzung zur Aufbereitung des Backlogs - zumindest kursorisch - alle zuvor priorisierten Aufgaben und stellen Sie sicher, dass sie immer noch den gleichen Status haben.

4. Schätzen Sie Aufwand und Ressourcen

Schätzen Sie für jede Aufgabe mit hoher Priorität den Aufwand und die benötigten Ressourcen. Holen Sie in dieser Phase die Zustimmung des gesamten Teams ein, einschließlich Entwicklern, Testern und DevOps-Spezialisten.

ClickUp's Zeitschätzungsfunktion

zeitschätzungen zu ClickUp hinzufügen, um zu sehen, wie sie im Vergleich zu den tatsächlichen Werten aussehen_

Fügen Sie umfassende Anwenderberichte und Anwendungsfälle hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen genau sind. Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe eine Erläuterung der Funktion aus der Perspektive des Endbenutzers enthält.

Legen Sie klare und messbare Abnahmekriterien fest. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was erreicht werden muss, damit eine Aufgabe als abgeschlossen gilt.

Stellen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben dar. Identifizieren Sie potenzielle Engpässe oder Risiken, die mit jedem Punkt von hoher Priorität verbunden sind, wie z. B. technische Herausforderungen oder Ressourcenbeschränkungen.

5. Planen Sie Überprüfungs- und Verfeinerungssitzungen

Organisieren Sie regelmäßige Backlog-Verfeinerungssitzungen mit dem Projektteam, um den Fortschritt zu überprüfen, die Prioritäten neu zu bewerten und das Backlog zu aktualisieren. Dadurch bleibt das Backlog relevant und wird mit den Projektzielen und den Erwartungen der Stakeholder in Einklang gebracht.

Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten, um eine lebendige Feedbackschleife zu ermöglichen. Einbeziehung von Erkenntnissen aus abgeschlossenen Aufgaben zur Verfeinerung und Anpassung des Backlogs.

6. Aktualisierungen dokumentieren und weitergeben

Führen Sie ein detailliertes Protokoll über alle Änderungen, die während des Backlog-Verfeinerungsprozesses vorgenommen wurden, und teilen Sie die Aktualisierungen mit den relevanten Interessengruppen. Dies fördert die Transparenz und hält alle Beteiligten über den Fortschritt und die Richtung des Projekts auf dem Laufenden. ClickUp-Dokumente sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Pflegesitzungen aufzuzeichnen. ClickUp Gehirn kann auch beim Zusammenfassen, Korrekturlesen und Verbessern Ihrer Notizen helfen!

Werkzeuge und Techniken für eine effektive Backlog-Pflege

Da der Prozess nun feststeht, sollten wir uns einige spezifische agile Werkzeuge und Best Practices für die Backlog-Pflege, die helfen können, einschließlich der ClickUp Produktmanagement-Software .

Timebox Backlog Verfeinerungsmeetings

Die Dauer der Backlog-Verfeinerungssitzungen kann je nach Komplexität des Projekts und dem Reifegrad des Teams variieren. Als allgemeine Richtlinie gilt jedoch, dass diese Sitzungen 1 bis 2 Stunden dauern sollten.

Sie können gerne ClickUp's Zeiterfassung funktionen zur Messung der für die Pflege aufgewendeten Zeit.

die leistungsstarke Zeiterfassung von ClickUp_

Seien Sie prägnant und fokussiert

Es ist leicht, jede noch so kleine Idee zu diskutieren und die Zeit aus den Augen zu verlieren. Gehen Sie also mit einer Tagesordnung in die Sitzung, die das erwartete Ergebnis klar umreißt. Konzentrieren Sie sich bei der Diskussion auf dieses Ergebnis. Dokumentieren Sie das Gespräch und auch die Punkte, die Sie nicht besprechen konnten.

ClickUp Docs ist eine großartige Möglichkeit, dies zu tun. Sie können ClickUp Docs auch mit verschiedenen Aufgaben/Unteraufgaben verknüpfen, Benutzer zuweisen, freigeben usw., um Ihre Pflegesitzungen zu steuern.

verschachtelte Seiten, Styling-Optionen, Tabellen, Einbettungen und mehr in ClickUp Docs_

Planen Sie im Voraus

Niemand mag ein Ad-hoc-Ping wegen einer 2-stündigen Pflegesitzung. Planen Sie wiederkehrende Treffen als Teil des Projekts.

Die Kalenderansicht von ClickUp ist eine großartige Möglichkeit, regelmäßige Backlog-Pflege-Sitzungen in die Projektaufgaben und Zeitpläne zu integrieren. Legen Sie automatische Erinnerungen fest, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten an der Sitzung teilnehmen. Fügen Sie zu jedem Meeting Details über das ideale Ergebnis hinzu, damit die Beteiligten vorbereitet sind.

Besprechungen kollaborativ gestalten

Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel in Ihren Besprechungen, um alle zur Teilnahme zu ermutigen. Laden Sie zu Beiträgen ein und regen Sie Ideen an.

ClickUp Whiteboard ist eine großartige Möglichkeit, neue User Stories visuell zu notieren, Aufgaben zu priorisieren und sie als Mind Map zu verbinden.

ClickUp Whiteboard zur Verwaltung agiler Arbeitsabläufe

agile Arbeitsabläufe mit ClickUp verwalten

Agile Schätzungstechniken verwenden

Schätzungen können mühsam sein, so dass die Leute nur raten oder improvisieren. Vermeiden Sie dies, indem Sie die Schätzung kontextbezogen gestalten und vielleicht sogar Spaß daran haben. Einige häufig verwendete agile Schätztechniken sind:

  • Planungspoker: Eine spielerische Methode zur Aufwandsschätzung durch Diskussion und Zuweisung vonagile Story-Punkte zu User Stories
  • T-Shirt-Größe: Verwenden Sie relative Größen (z. B. XS, S, M, L, XL), um den für jedes Backlog-Element erforderlichen Aufwand zu schätzen

Versuchen Sie Priorisierungs-Frameworks

Die Priorisierung ist ein wichtiger Bestandteil der Erstellung des Produkt-Backlogs. Verwenden Sie die besten Techniken, um diesen Teil richtig zu machen. Zwei häufig verwendete Methoden sind:

  • MoSCoW-Methode: Kategorisieren Sie User Stories in die Kategorien "Muss haben", "Sollte haben", "Könnte haben" und "Wird nicht haben"
  • Wert vs. Aufwand-Matrix: Eintragung von Aufgaben in eine Matrix auf der Grundlage ihres Wertes für das Projekt und des zu ihrer Erfüllung erforderlichen Aufwands

Ace Your Next Backlog Grooming Session With ClickUp

Eines der grundlegenden Prinzipien der agilen Software-Entwicklung ist die Einfachheit - die Kunst, die Menge der nicht erledigten Arbeit zu maximieren - ist wesentlich.

Dieses Prinzip unterstreicht die Notwendigkeit, die Arbeit sorgfältig und bewusst zu priorisieren, damit wir nur das tun, was maximalen Wert schafft. Backlog Grooming ist ein großartiges Werkzeug, um dies zu erreichen.

Backlog Grooming hilft einem Projekt-/Produktmanager, sich die Zukunft klarer vorzustellen. Es hilft ihnen, die Produkt-Roadmap mittel- und langfristig zu gestalten, während sie aktiv am aktuellen Sprint arbeiten.

Produktteams können die Effektivität der Backlog-Pflege mit dem richtigen Projektmanagement-Tool drastisch verbessern.

Mit detaillierten Funktionsbeschreibungen (User Stories), Akzeptanzkriterien (Checklisten), Zeiterfassung, Terminplanung, Erinnerungen, Kommentaren und Funktionen zur Zusammenarbeit, Die agile Projektmanagement-Software von ClickUp ist speziell für die agile Software-Entwicklung konzipiert, einschließlich Backlog Grooming.

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FAQs über Backlog Grooming

1. Was ist ein besseres Wort für Backlog Grooming?

Backlog Grooming wird auch Backlog Refinement oder Story Grooming genannt.

2. Was ist der Zweck des Groomings in Scrum?

Der Zweck des Groomings in Scrum-Projektmanagement ist die Überprüfung, Priorisierung und Verfeinerung der Product Backlog Items, um Klarheit, Relevanz und Übereinstimmung mit den Projektzielen sicherzustellen.

3. Was ist die Aufgabe der Backlog-Pflege?

Die Aufgabe der Backlog-Pflege besteht darin, sicherzustellen, dass das Product Backlog des Softwareentwicklungsteams organisiert, priorisiert, aktuell und einsatzbereit bleibt.