Microsoft Access vs. Excel: Welches Programm sollten Sie verwenden?

Daten sind wie Wasser. Sie sind wichtig, reichlich vorhanden und manchmal schwer zu handhaben.

Und die einzige Möglichkeit, sich in diesem Meer von Informationen über Wasser zu halten? Ein solides Datenmanagementsystem.

Ein Datenverwaltungssystem ist darauf ausgelegt, große Datenmengen effizient zu organisieren, zu speichern, abzurufen und zu verwalten. Ob Sie nun als Student an einem Forschungsprojekt arbeiten oder als NASA-Wissenschaftler die Geheimnisse des Universums erforschen, Sie brauchen ein gutes Datenverwaltungssystem.

Aus diesem Grund sind Microsoft Access und Excel so beliebt - sie eignen sich perfekt für die Verwaltung von Datenbanken. Sie verfügen über benutzerfreundliche Oberflächen und praktische Tastenkombinationen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und beschleunigen. Es gibt sie schon lange und sie haben sich das Vertrauen von Millionen von Benutzern erworben.

Aber welches Programm ist besser? Analysen mit Access durchführen oder mit Excel-Hacks ?

Genau darum geht es in diesem Blogbeitrag. Wir vergleichen die Funktionen, Vor- und Nachteile dieser beiden Microsoft-Tools, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Ob Sie nun Tabellenkalkulationen oder Datenbanken bevorzugen, wir haben für Sie das Richtige.

*# Was ist Microsoft Access?

über Microsoft Microsoft Access ist ein bekanntes relationales Datenbankmanagementsystem, das erstmals im November 1992 auf den Markt kam.

Es ist eines der ältesten und beliebtesten datenbankprogramme für Windows, denn es kombiniert fortschrittliche entwicklungswerkzeuge mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, was es zu einer guten Wahl für die Verwaltung und Visualisierung von Daten macht.

Stellen Sie es sich wie Microsoft Excel vor - Sie können Access zum Speichern, Bearbeiten und Anzeigen von Daten verwenden. Aber Access geht noch einen Schritt weiter und bietet Ihnen ein Toolkit zum Erstellen und Verwalten von Datenbanken. Auf diese Weise können Sie mühelos eine Vielzahl von Daten speichern, ordnen und analysieren.

Es ist besonders gut für Einzelpersonen oder kleine Unternehmen, die mit Datenbanken beginnen ohne technisches Fachwissen.

Microsoft Access-Funktionen

Werfen wir nun einen Blick auf einige der einzigartigen Funktionen von Microsoft Access:

1. Anpassbare Formulare

über Microsoft Mit Microsoft Access können Sie anpassbare Formulare erstellen, die die visuelle Interaktion mit Daten erleichtern.

Diese Formulare gehen über die reine Dateneingabe hinaus. Sie ermöglichen es Ihnen, Datensätze anzuzeigen und zu bearbeiten, Berechnungen durchzuführen und Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.

Access bietet verschiedene Werkzeuge für die Gestaltung von Formularen, mit denen Sie Layouts, Themen und Steuerelemente anpassen können. Sie können die Formulare mit Textfeldern, Dropdown-Listen und Schaltflächen personalisieren und so eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Arbeit mit Ihren Tabellen schaffen.

2. Beziehungen

Tabellen sind die Bausteine eines jeden Datenverwaltungssystems, und die Erstellung von Tabellen in Microsoft Access ist relativ einfach.

Sie können Regeln für Felder aufstellen, z. B. welche Art von Daten sie enthalten können, und die dateneingabe sehen mit Formatierung besser aus. Der Clou ist jedoch, dass Sie diese Tabellen mit Primär- und Fremdschlüsseln verknüpfen.

über Microsoft Diese Verbindung zwischen den Tabellen, die als Beziehung bezeichnet wird, stellt sicher, dass die Daten konsistent bleiben, so dass es einfach ist, Antworten zu erhalten, wenn Sie der Datenbank eine Frage stellen.

Sie können Tabellen auf drei Arten miteinander verbinden: eins-zu-eins, eins-zu-viele und viele-zu-viele.

3. Abfrage-Designer

In Microsoft Access können Sie Abfragen zum Sortieren und Analysieren Ihrer Daten verwenden. Ganz gleich, ob Sie Ihre Daten anzeigen, kopieren, drucken oder Aufgaben mit ihnen durchführen möchten, mit Abfragen ist dies möglich.

über Microsoft Access wird mit einem Abfragedesigner geliefert, einem praktischen Werkzeug zum Abrufen bestimmter Daten aus einer Datenbank auf der Grundlage Ihrer Kriterien. Sie können damit Abfragen erstellen, auf Daten zugreifen oder direkt SQL-Anweisungen schreiben, um mit der Datenbank zu kommunizieren.

Es gibt verschiedene Arten von Abfragen in MS Access, wie z. B. Auswahlabfragen, Parameterabfragen und Aktionsabfragen. Diese Abfragen funktionieren wie Filter und ermöglichen es Ihnen, Daten abzurufen und Informationen aus einer oder mehreren Tabellen zu analysieren. Sie können Daten filtern und manipulieren, Berechnungen durchführen und sogar neue Felder erstellen.

4. Makros und Module

Microsoft Access ist nicht nur eine visuelle Datenbankplattform, sondern bietet Ihnen auch Werkzeuge für die Softwareentwicklung und Programmierung.

über Microsoft Eines dieser Werkzeuge sind Makros. Sie können sich wiederholende Aufgaben für Sie automatisieren, z. B. das Öffnen von Formularen, das Ausführen von Abfragen oder das Erstellen von Berichten in einer Abfolge von Aktionen.

Und das Beste daran? Sie müssen kein Technikexperte sein, um diese Makros zu erstellen. Access verfügt über einen Makro-Designer, mit dem Sie Makros über eine visuelle Schnittstelle erstellen können - ohne Programmierung.

Wenn Sie ein Entwickler sind und gerne programmieren, können Sie dies über Module tun.

über Microsoft Ein Modul ist wie eine Sammlung von Befehlen, die Ihrer Datenbank weitere Funktionen hinzufügen. Sie können Ihre Module mit der Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA) schreiben.

Damit können Sie maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Datenbanken erstellen und die Ausführung des Programms vereinfachen.

Microsoft Access Preise

• Microsoft Access (Einzelplatzlizenz): $159,99/PC oder Mac

Obwohl das Tool viele nützliche Funktionen hat, verstehen wir, warum Sie vielleicht nach Alternativen zu Microsoft Access . Als Nächstes folgt ein Überblick über Microsoft Excel und seine wichtigsten Funktionen.

Was ist Microsoft Excel?

über Microsoft Microsoft Excel ist eine der am weitesten verbreiteten und leistungsfähigsten Tabellenkalkulationsanwendungen der Welt.

Es wurde 1985\ erstmals für Windows eingeführt. Es wird häufig für Aufgaben verwendet, die von der einfachen Dateneingabe und grundlegenden Berechnungen bis hin zu komplexer Finanzmodellierung, Datenanalyse und Berichterstattung reichen.

Ihre Vielseitigkeit und ihre benutzerfreundliche Oberfläche machen sie zu einem wertvollen Werkzeug für die Datenverwaltung - für Privatpersonen, Unternehmen und Organisationen in verschiedenen Branchen.

Microsoft Excel-Funktionen

Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Funktionen von Excel, die die Datenbearbeitung und -verwaltung erleichtern können:

1. Formeln und Funktionen

über Microsoft Dank seiner Formeln und Funktionen eignet sich Microsoft Excel hervorragend für mathematische Berechnungen und die Arbeit mit komplexen Daten.

Mit Formeln können Sie alle Arten von Berechnungen durchführen, indem Sie Zahlen, Operatoren (wie + oder -) und Zellbezüge kombinieren. Sie beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen (=) und wirken wie Anweisungen, die Excel befolgt.

Funktionen sind wie vorgefertigte Anweisungen, die Excel bereits kennt. Sie machen komplizierte Berechnungen einfacher. Sie können sie innerhalb Ihrer Formeln verwenden, um bestimmte Aufgaben zu erledigen.

Es gibt etwa 400 Funktionen für verschiedene Zwecke, z. B. zum Ausführen von mathematischen Operationen, zum Einfügen von Text und Daten, zum Umgang mit Geld und zum Ausführen einer Suche in Excel.

2. Bedingte Formatierung

über Microsoft Die bedingte Formatierung in Microsoft Excel ändert automatisch das Aussehen der Zellen auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Regeln. Mit dieser Funktion können Sie wichtige Daten hervorheben und Trends oder Ausreißer für Ihre Datenanalyse aufzeigen.

Mit der bedingten Formatierung können Sie die Hintergrundfarbe, die Textfarbe oder den Stil von Zellen in Abhängigkeit von ihren Werten oder den Formelergebnissen ändern.

Diese Funktion ist vor allem für Datenanalysten hilfreich, da sie damit Zellen auf der Grundlage der von ihnen gewählten Kriterien farblich kennzeichnen können. So können Sie z. B. Leistungswerte von Mitarbeitern, die über 70 liegen, farblich hervorheben und so die Leistungsträger schnell erkennen.

3. PivotTables und PivotCharts

über Microsoft In Microsoft Excel verwandeln PivotTables reguläre Tabellen in intelligente Zusammenfassungen, mit denen Sie Berechnungen wie Zählen, Mittelwertbildung und Summierung auf der Grundlage ausgewählter Merkmale durchführen können.

Dies erleichtert das Ziehen von Schlussfolgerungen aus den Daten, insbesondere bei großen Datensätzen, bei denen die Suche nach Mustern schwierig sein kann. Mit nur wenigen Klicks können Sie mit PivotTables Datengruppen so organisieren, dass Sie die benötigten Informationen leichter finden können. Sobald die Tabelle fertig ist, können Sie ein PivotChart erstellen, um Ihre Daten zu visualisieren.

PivotTables und PivotCharts arbeiten zusammen und ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten neu zu formatieren und zu analysieren, ohne jedes Mal komplexe Formeln zu verwenden.

4. Nachschlagen und Referenzen

über Microsoft Mit den Funktionen Nachschlagen und Verweisen können Sie bestimmte Werte in einem Datensatz finden oder auf bestimmte Teile eines Arbeitsblatts verweisen. Diese Funktionen sind für die Datenanalyse unverzichtbar, insbesondere bei der Arbeit mit großen Datenmengen.

Einige gängige Funktionen in dieser Kategorie sind VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP und XLOOKUP zum Nachschlagen von Werten sowie INDEX, MATCH, OFFSET und INDIRECT für Referenzierungsaufgaben.

Für Analytiker sind diese Funktionen nützlich, um Daten aus einer Tabelle mit einem bestimmten Eingabewert abzugleichen.

Microsoft Excel Preise

• Microsoft Excel (Einzelplatzlizenz): $159,99/PC oder Mac
• Microsoft Excel mit Microsoft 365: Ab 6,99 $/Monat

Microsoft Access vs. Excel: Funktionen im Vergleich

Vergleichen wir nun die Funktionen der beiden Tools, um zu klären, welches Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Hier finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung von MS Access und MS Excel:

1. Datenspeicherung

MS Access und MS Excel können eine Vielzahl von Daten verarbeiten und die Datenintegrität aufrechterhalten, aber sie unterscheiden sich in der Menge der Informationen, die sie speichern können.

Microsoft Access, ein Datenbankprogramm, ist für komplexere Datenspeicheranforderungen konzipiert. Es bietet hervorragende Speicherkapazitäten und Sortierfunktionen und ist daher ideal für Szenarien, in denen eine strukturierte und relationale Datenverwaltung erforderlich ist.

Microsoft Excel eignet sich gut für die grundlegende Datenspeicherung, da es mit einem flachen Datenmodell arbeitet. Das bedeutet, dass die Daten nicht miteinander verknüpft sind, wodurch es sich für einfache Listen eignet.

Excel eignet sich besser für kleinere Datensätze, da es die Daten in Zeilen und Spalten auf einer gitterartigen Oberfläche organisiert. Es kann zwar eine Verbindung zu externen Datenquellen herstellen, aber die direkte Bearbeitung von Daten ist nicht seine Stärke.

In diesem Punkt hat Excel das Nachsehen. Access ist mühelos in der Lage, umfangreichere und vernetzte Datensätze zu bearbeiten.

2. Datenanalyse

Access und Excel sind beide leistungsstarke Werkzeuge für die Datenanalyse. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese beiden Plattformen die gleichen analytischen Fähigkeiten besitzen.

Microsoft Access eignet sich hervorragend für fortgeschrittene Datenanalysen. Es verwendet SQL, um bestimmte Daten aus einer oder mehreren Tabellen schnell abzurufen.

Access ermöglicht die Verwendung von Ausdrücken in Abfragen, um Werte zu berechnen, was die analytischen Möglichkeiten erweitert. Mit Access können Sie Daten auf verschiedene Arten anzeigen und komplexe Abfragen durchführen, was die Extraktion bestimmter Teilmengen von Daten erleichtert.

Microsoft Excel verfügt über verschiedene Werkzeuge zur Datenanalyse. Es bietet integrierte Funktionen und Formeln, die den Benutzern helfen, Berechnungen durchzuführen und Trends zu analysieren.

Excel eignet sich hervorragend für die Erstellung benutzerdefinierter Formeln und die Verwendung von Funktionen zum Verständnis von Datenmustern. Sie können die Daten visuell darstellen und PivotTable-Berichte oder Diagramme für eine bessere Analyse erstellen, aber es ist weniger fortschrittlich als Access, das mit Zirkelbezügen und flüchtigen Funktionen aufwarten kann.

3. Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit ist eine wichtige Funktion für Teams, die sowohl Access als auch Excel verwenden.

Microsoft Access eignet sich gut für die Zusammenarbeit, insbesondere mit mehreren Benutzern. Sie können die Zusammenarbeit über Windows SharePoint Services oder die gemeinsame Nutzung von Dateien im Netzwerk organisieren. Access eignet sich gut für die gleichzeitige Bearbeitung, wenn sich die Datenbank in einem gemeinsamen Netzwerkordner befindet.

Sie ist jedoch oft auf lokalen oder Netzlaufwerken gespeichert, was die Zusammenarbeit erschwert. Für den Mehrbenutzer-Zugriff auf Access-Datenbanken ist eine geeignete Einrichtung erforderlich.

Microsoft Excel ist ein hervorragendes Werkzeug für die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Daten. Sie können Excel-Dateien über Cloud-Dienste oder Plattformen für die Zusammenarbeit gemeinsam nutzen. So können mehrere Personen die Datei gleichzeitig bearbeiten, was die Zusammenarbeit und die Analyse von Daten erleichtert.

4. Datensicherheit

Sensible Daten sind oft ein Ziel für böswillige Akteure. Egal, ob Sie Access oder Excel verwenden, diese Tools sollten Ihre Daten vor Verstößen und unbefugter Nutzung schützen.

Microsoft Access verfügt über ein benutzerfreundliches Sicherheitsmodell. Benutzer können kontrollieren, wer ihre Daten ansieht oder bearbeitet, und Grenzen für bestimmte Felder festlegen, um ungültige Dateneingaben zu verhindern. Dies ist für Access-Anfänger hilfreich, da sie so die Kontrolle über die Benutzerberechtigungen haben, ohne ständig auf die Hilfe von Experten angewiesen zu sein.

Trotz seiner Leistungsfähigkeit hat Excel Sicherheitseinschränkungen. Der unbefugte Zugriff auf gesperrte Dateien ist aufgrund der schwachen Verschlüsselung und des Mangels an soliden Kontrollmöglichkeiten relativ einfach.

Sowohl Excel als auch Access bieten Funktionen wie Kennwörter und Verschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen. Allerdings speichert Excel Ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen mit AutoRecover, während Access sie kontinuierlich speichert.

Microsoft Access vs. Microsoft Excel: Wer ist der Gewinner?

Die Wahl zwischen den beiden Microsoft-Tools ist eine Herausforderung, denn jedes hat seine Vorteile und Grenzen.

Microsoft Access ist in der Lage, komplexe Datenanalysen durchzuführen und erweiterte Datensätze zu speichern, was es zu einer ausgezeichneten Wahl für Unternehmen macht, die mit betrieblichen Datenbeständen arbeiten. Allerdings ist es nicht das am besten anpassbare Tool, so dass man nach Alternativen sucht.

Auf der anderen Seite verfügt Microsoft Excel über ein flaches Datenmodell, das sich für die Bearbeitung einfacher Datensätze eignet. Excel ist aufgrund seiner zahlreichen Formeln und Funktionen die erste Wahl für Finanz- und Statistikanalysten.

Während Access verschiedene Datentypen wie Text, Zahlen, Bilder usw. speichern kann, speichert Excel hauptsächlich Zahlen und Text. Das flache Dateimodell von Excel bietet Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, erhöht aber auch das Risiko von Datenduplikaten und Fehlern.

Die Wahl zwischen den beiden Tools hängt von Ihrem Datenbedarf, Ihren Präferenzen und Ihren Kenntnissen ab.

Microsoft Access vs. Excel auf Reddit

Wir haben uns entschlossen, Reddit zu durchsuchen, um besser zu verstehen, welches Tool die Benutzer am meisten bevorzugen.

Die Reddit-Benutzer haben die Besonderheiten der beiden Tools weitgehend verstanden und sich je nach Aufgabe für eines entschieden. Ein Benutzer erläuterte sogar die Stärken der beiden Tools und schlug vor, nach Möglichkeit beide zu verwenden.

es lohnt sich, mit Access vertraut zu sein. Es sind zwei verschiedene Werkzeuge. Access ist eine Datenbank, mit der man Daten manipulieren kann. Excel ist eine Tabellenkalkulation, die für numerische Analysen verwendet wird. Beide können eine Menge, aber sie haben jeweils ihre eigenen Spezialgebiete. Es kommt also darauf an, was die Aufgabe ist.. ...Die beiden Anwendungen können auch zusammenarbeiten und Daten austauschen. So kann man manchmal sogar Elemente von beiden verwenden. Der entscheidende Faktor ist also, was Sie tun wollen. Wenn Sie wissen, wie Sie beide Anwendungen nutzen können, können Sie besser entscheiden, was für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist."

Ein anderer Benutzer zog es vor, sowohl Access als auch Excel zu verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

es lohnt sich auf jeden Fall, Access in Verbindung mit Excel zu verwenden

ich verwende es oft, um große Daten mit einer Abfrage zu sortieren, und dann ist das Kopieren und Einfügen der Tabellendaten in Excel wunderbar."

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