Wenn es Ihnen wie den meisten Projektmanagern geht, jonglieren Sie mit mehreren Projekten gleichzeitig. 🤹
Multipliziert über Teams, Kunden und Ressourcen, projektleitung kann ohne die richtigen Systeme schnell zu einem unübersichtlichen Chaos werden. An dieser Stelle kommt eine Projektmanagement-Datenbank ins Spiel.
Eine PM-Datenbank ist nicht nur ein Repository für alle Projektinformationen. Sie ist ein hilfreiches Instrument, das die Koordination zwischen den Teammitgliedern ermöglicht, Arbeitsabläufe rationalisiert und den Projektfortschritt auf hohem Niveau verfolgt.
Von Projektaufgaben über Zeitpläne bis hin zum Ressourcenmanagement - mit einer Projektmanagement-Datenbank macht Projektmanagement - sagen wir mal - Spaß. 🎉
Wenn Sie noch verfolgen projektzeitleisten und Abhängigkeiten über Haftnotizen oder tabellenkalkulationen ist es an der Zeit, eine vernünftige Änderung vorzunehmen. Egal, ob Sie in der Softwareentwicklung tätig sind oder ein kleines Unternehmen leiten, ein zentrales Projektmanagementsystem ist ein Muss.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Projektmanagement-Datenbanken funktionieren, und geben Ihnen ein paar hilfreiche Tipps für den Aufbau Ihrer ersten Datenbank zur Verwaltung von Projekten.
Was ist eine Projektmanagement-Datenbank?
Im Kern ist eine Projektmanagement-Datenbank ein digitaler Rahmen, in dem alle projektbezogenen Daten organisiert, gespeichert und im Handumdrehen abgerufen werden können. 👀
Betrachten Sie Ihre Projektmanagement-Datenbank als eine Art Heimatbasis für alle Ihre Projekte. Anstatt Ihren E-Mail-Posteingang oder Slack-Chats hektisch nach wichtigen Dateien zu durchsuchen, speichert die Datenbank alles für Sie und vereinfacht so die Priorisierung von Projekten, Mitarbeitern, Kunden und mehr - und das alles, um Projekte mit Leichtigkeit zu verwalten.
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Jede Projektmanagement-Datenbank ist anders, aber in der Regel enthalten sie die folgenden Funktionalitäten:
- Aufgabenmanagement: Sie müssen nicht nur Ihre Aufgaben verfolgen, sondern auch die Aufgaben Ihres Teams. Dies ist manuell fast unmöglich, weshalb sich so viele Projektmanager auf Projektmanagement-Datenbanken verlassen, um Aufgaben, Zuweisungen von Teammitgliedern, Fristen und Status zu verfolgen. Mit der richtigen Einrichtung können Sie die einzelnen Projektkomponenten leichter verwalten
- Timeline Management: Projektmanagement-Datenbanken visualisieren wichtige Termine und Meilensteine in einer Projektzeitleiste. Ob Sie sich für eine Gantt-Diagramm-Ansicht, eine Kalenderansicht oder etwas Individuelles entscheiden, diese Funktion ist perfekt für die Fortschrittsverfolgung 📈
- Ressourcenmanagement: Die Budgetierung ist wichtig, aber die richtige Projektmanagement-Datenbank erfasst auch Ihre anderen Ressourcen, einschließlich Materialien, Lizenzen, Abonnements und Teammitglieder. Die richtige projektmanagementsoftware sagt Ihnen sogar, welche Teammitglieder über- oder unterausgelastet sind, und hilft Ihnen so, die Arbeit neu zu verteilen und Burnout zu verhindern ⚖️
- Abhängigkeiten und Workflow-Optimierung: Projektmanagement-Datenbanken dokumentieren die Abhängigkeiten von Aufgaben auf ihre Arbeitsabläufe in Bewegung zu halten. Diese Funktion ist ideal, um Zeit zu sparen und potenzielle Engpässe zu beseitigen
- Benachrichtigungen und Aktualisierungen: Machen Sie sich nie wieder Sorgen, dass Sie den Ball fallen lassen. Eine Projektmanagement-Datenbank sendet Benachrichtigungen an alle Projektbeteiligten, um das Team über Projektänderungen oder anstehende Termine zu informieren
Vorteile einer Projektmanagement-Datenbank
Die Verwaltung von Projekten in einem Papierplaner oder über den E-Mail-Posteingang ist ein Rezept für verlorene Dateien und Verwirrung. Immer mehr Projektmanager wechseln zu digitalen Projektmanagement-Apps, die eine Reihe von Vorteilen bieten. 🙌
Bessere Organisation
Komplexe Projekte erfordern eine gründliche Planung und Organisation. Glücklicherweise bietet Ihnen eine Projektmanagement-Datenbank einen bequemen, umfassenden Ort, an dem Sie Ihre projektbezogenen Daten speichern können, von Aufgabenlisten bis hin zu Projektzeitplänen.
Sie müssen nie wieder nach Informationen suchen: Alle Projektaufgaben, Dateien und Details zu den Beteiligten sind in der Datenbank gespeichert und können einfach abgerufen werden. Außerdem verfügen die meisten Projektmanagement-Softwaredatenbanken über ein vorgefertigtes dateiorganisationsstruktur so dass Sie nichts mehr manuell organisieren müssen. 🗂️
Vereinfachte Projektverfolgung
Funktionen wie Dashboards und Gantt-Diagramm-Ansichten bieten die dringend benötigte Visualisierung von Projektzeitplänen und -fortschritten und machen die Planung und Verfolgung von Projekten zum Kinderspiel.
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Projektdetails ändern sich fast immer im Laufe der Zeit, und eine Projektmanagement-Datenbank ermöglicht es Ihnen, diese Informationen in Echtzeit zu aktualisieren und so Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.
Effizient Ressourcenmanagement
Sind einige Ihrer Teammitglieder überlastet, während andere wenig zu tun haben? Das ist ein
und das ist schlecht für die Moral und die Haushaltsplanung. 💸
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Mit einer Projektmanagement-Datenbank ist es viel einfacher, Ressourcen zu verfolgen und zuzuordnen, egal ob es sich um Arbeitskräfte, Zeit oder Budget handelt. Integrierte Zeiterfassungsfunktionen erleichtern die Überwachung der für jede Aufgabe oder Projektphase aufgewendeten Zeit und sorgen dafür, dass jeder in Ihrem Team angenehm produktiv ist.
Arbeitsablauf Automatisierung
Projektmanagement erfordert harte Arbeit. Sehr viel harte Arbeit. Warum sollten Sie es sich noch schwerer machen? Wenn Sie sich für eine digitale Projektmanagement-Datenbank entscheiden, können Sie sich wiederholende Aufgaben wie Übergaben, Statusaktualisierungen oder Benachrichtigungen automatisieren. Außerdem bieten die meisten Projektmanagement-Datenbanken Integrationen für
, Jira und Slack, wodurch es noch einfacher wird, den manuellen Aufwand plattformübergreifend zu minimieren.
Anpassung und Skalierbarkeit
Die meisten Projektdatenbanken verfügen über eine vorgefertigte Organisation oder Struktur, ermöglichen es Ihnen aber auch, die Plattform nach Ihren Vorstellungen anzupassen. Bei Datenbanken mit Vorlagen können Sie beispielsweise benutzerdefinierte Felder erstellen und die Einrichtung der Datenbank an ein bestimmtes Projekt anpassen. Projektdatenbanken lassen sich auch leicht skalieren, so dass Sie mehr Daten, Benutzer oder Funktionen aufnehmen können, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
Arten von Projektmanagement Datenbanken
Projektmanagement-Datenbanken gibt es in allen möglichen Formen und Geschmacksrichtungen. Welche Option die richtige ist, hängt von Ihren Projektanforderungen und Ihrer Organisationsstruktur ab. Hier sind nur einige Arten von Projektmanagement-Datenbanken, die Sie in Betracht ziehen sollten.
Traditionell Projektmanagement-Datenbanken
Hierbei handelt es sich um eine herkömmliche PM-Datenbank, die mit Tools für die Planung, Verfolgung und Verwaltung von Projekten ausgestattet ist. Optionen wie Microsoft Project sind ein gutes Beispiel für eine traditionelle Projektmanagement-Datenbank.
Agile Projektmanagement-Datenbanken
Arbeiten Sie in der Softwareentwicklung? Wenn ja, verwenden Sie wahrscheinlich irgendeine Form der agilen Methodik, um sich um Ihr Geschäft zu kümmern.
Projektmanagement-Tools
wie Jira und ClickUp sind ideal für das agile Projektmanagement, das Funktionen für die Verwaltung von Quellen, Backlogs und User Stories erfordert.
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Wenn Sie nicht in einem technischen Team arbeiten, aber die Ideen hinter agilen oder Wasserfall-Methoden mögen, sind Kanban-Boards ebenfalls eine gute Option. Diese Tools visualisieren
mit Tafeln und Karten, die Ihrem Team helfen, den Überblick über kontinuierliche, iterative Aufgaben zu behalten. 👩🏽💻
Unternehmenssysteme
Wir empfehlen es nicht, aber kleine Unternehmen können manchmal mit Excel-Tabellen für das Projektmanagement auskommen. Für ein Großunternehmen ist das jedoch nicht möglich. Aus diesem Grund sind ERP-Datenbanken (Enterprise Resource Planning) in der Regel die bessere Wahl.
Diese umfassenden Systeme integrieren das Projektmanagement mit anderen Geschäftsfunktionen wie Rechnungsstellung, Personalwesen und einem CRM-System für den Vertrieb. Sie eignen sich hervorragend für die Verwaltung und Zuteilung von Personal, Ausrüstung und Material für Großprojekte. 🏗️
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihre eigenen benutzerdefinierten Datenbanken erstellen, weil sie speziellere Anforderungen haben, aber viele Unternehmen verwenden auch Lösungen von Drittanbietern.
Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen
Die meisten modernen Projektmanagement-Datenbanken werden in der Cloud betrieben, d. h. sie werden nicht lokal gehostet. Das gibt Ihrem Team die Möglichkeit, von nahezu jedem Ort aus auf die Projektdetails zuzugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. 💻
Wenn Sie ein globales oder entferntes Team leiten, ist eine
cloud-basierte Projektdatenbank
ist der richtige Weg. Da sie in der Cloud arbeiten, sind cloudbasierte
PM-Werkzeuge
lassen sich je nach Projektgröße und -komplexität problemlos vergrößern oder verkleinern, was sie zu einer erschwinglichen Option für Unternehmen jeder Größe macht.
Warum ist die Pflege einer Projektmanagement-Datenbank wichtig?
Sobald Sie Ihre erste Projektmanagement-Datenbank in Betrieb genommen haben, werden Sie die Vorteile sofort erkennen. Aber es reicht nicht aus, die Datenbank zu erstellen - Sie müssen sie im Laufe der Zeit auch pflegen. ⚒️
Ohne Überprüfungen, Aktualisierungen und kleine Anpassungen laufen Sie Gefahr, ein Tool zu verwenden, das nicht zu Ihren tatsächlichen Geschäftsabläufen passt. Das ist ein Rezept für manuelle Arbeit, Missverständnisse und teure Fehler.
Die regelmäßige Pflege von Datenbanken ist aus vielen Gründen wichtig.
Einfachere Zusammenarbeit
Ganz gleich, ob Ihre Automatisierungen einfach nicht funktionieren oder Ihr Team mit Datenbankmeldungen überfordert ist, die Qualität Ihrer Datenbank hat einen großen Einfluss auf die Zusammenarbeit im Team.
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Die regelmäßige Pflege Ihrer Datenbank bietet Ihrem Team eine Plattform, die solide Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit unterstützt. Das kann bedeuten, dass Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, Projektansichten oder Automatisierungen anpassen müssen, aber all das dient dazu, bessere Arbeit zu leisten. 🤝
Verbessertes Risikomanagement
bei "Risiko" geht es nicht nur um gesetzliche oder behördliche Geldstrafen. Von verlorenen Dateien bis hin zu potenziellen Datenverlusten gibt es unzählige Risiken, die Ihrem Unternehmen, Ihren Projekten und Ihren Kunden schaden können. Durch die Pflege umfassender Projektdaten können Sie potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Probleme abmildern, bevor sie auftreten.
Bessere Kapitalrendite
Sie haben Zeit und Geld in die Einrichtung Ihrer Projektmanagement-Datenbank investiert. Sollten Sie nicht so viel wie möglich aus diesem Instrument herausholen? Pflegen Sie Ihre Datenbank regelmäßig, damit sich Ihre Investition auch wirklich auszahlt.
Wir garantieren Ihnen, dass entweder Ihr Chef oder die Mitarbeiter der Buchhaltung dies messen werden, so dass die Optimierung Ihrer Datenbank für mehr Gewinne immer ein Gewinn ist. 🏆
Was eine Projektmanagement-Datenbank enthalten sollte
Wenn Sie noch nie eine Projektmanagement-Datenbank erstellt haben, fragen Sie sich vielleicht, was in diese Datenbank aufgenommen werden sollte. Hier ist die einfache Antwort: alles, was Sie wollen! 🤩
Letztlich sollte diese Datenbank Ihren Bedürfnissen dienen und Ihren Arbeitsgewohnheiten entsprechen. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagement-Datenbank diese wesentlichen Elemente enthält.
1. Projektdetails
Die Projektdatenbank sollte zumindest grundlegende Informationen über ein Projekt enthalten, darunter:
- Name des Projekts
- Beschreibung
- Zielsetzung und erwartete Ergebnisse
Außerdem sollten Sie die Möglichkeit haben, Dokumente wie Projektpläne, Verträge und Mitteilungen an die Beteiligten anzuhängen. Je einfacher der Zugriff auf diese Informationen ist, desto besser ist es für Sie, wenn Sie sich mitten in der Projektdurchführung befinden.
2. Aufgabenmanagement
Projektmanagement-Datenbanken sollten detaillierte Aufgabenlisten mit Beschreibungen, Beauftragten und Fälligkeitsdaten für alle Aufgaben bereitstellen.
Erstellen Sie Ziele, weisen Sie sie zu und teilen Sie sie mit Ihrem Team, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind
Da Sie sich auf diese Datenbank verlassen werden, um zu sehen, wo jeder steht, sollten Sie sicherstellen, dass die Plattform Statusaktualisierungen enthält. Bei den meisten Datenbanken können Sie auch den Status von Aufgaben anpassen.
Zeitplan Management
Gantt-Diagramme und Kanban-Boards sind hilfreiche visuelle Darstellungen von Projektmeilensteinen, Zeitplänen und Aufgaben.
Visualisieren Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben mit Kanban-Boards
Wechseln Sie zwischen Zeitleisten-, Projekt- oder Aufgabenansichten, um schnell zu erkennen, wie die Aufgaben zueinander in Beziehung stehen und ob Sie Ihre Projektziele erreichen werden. 🎯
4. Stakeholder Verfolgung
Wenn Sie mehrere Projekte mit unterschiedlichen Teams leiten, kann es leicht passieren, dass Sie die Personen durcheinander bringen. Projektmanagement-Datenbanken sollten wichtige Details über alle Projektbeteiligten aufzeichnen, einschließlich der Teammitglieder, der Projektrollen und der Kontaktinformationen aller Beteiligten.
Noch besser ist es, wenn Sie mit
die die gesamte Kommunikation mit den Beteiligten, Sitzungsnotizen und Chats protokolliert.
5. Leistungsverfolgung
Leistungsindikatoren (KPIs) sind von Projekt zu Projekt unterschiedlich, aber sie sind ein wichtiger Maßstab für die Bewertung des Projekterfolgs. Verwenden Sie eine anpassbare
projektmanagement-Datenbank
die es Ihnen ermöglicht, anpassbare Echtzeit-Dashboards für die Projektleistung zu erstellen.
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Die richtigen Metriken warnen Sie rechtzeitig vor Verzögerungen oder Qualitätsproblemen, so dass Sie genügend Zeit haben, den Kurs zu korrigieren. 🚢
Wie man eine Projektmanagement-Datenbank erstellt
Projektmanagement-Tools werden Ihr Team auf den Weg zum Projekterfolg bringen. Aber auch dann ist es wichtig, die richtige Datenbanklösung auszuwählen und sie korrekt einzurichten.
Hier haben Sie die Qual der Wahl, aber wir empfehlen Ihnen eine All-in-One-Projektmanagementlösung wie ClickUp. Alles ist zu 100 % anpassbar, aber mit einer viel niedrigeren Einstiegshürde als Alternativen wie z. B. Jira. Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre erste PM-Datenbank in ClickUp zu erstellen ✨
Beitritt zu ClickUp
Dieser Schritt ist kinderleicht!
Erstellen Sie einfach Ihr kostenloses ClickUp-Konto
und nutzen Sie die Plattform in Sekundenschnelle. Haben wir schon erwähnt, dass es kostenlos ist und keine Kreditkarte benötigt wird? 🤸
Verwenden Sie ein ClickUp Projektmanagement-Datenbank Vorlage
Es steht Ihnen frei, Ihre eigene Datenbank von Grund auf zu erstellen, aber wir wissen, dass Sie viel zu tun haben. Verwenden Sie die
ClickUp Project Management Dashboard Vorlage
um schnell loslegen zu können.
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ClickUp enthält alles, was Sie brauchen, um ein Projekt zu verwalten, einschließlich Budgetverwaltung, Arbeitslastausgleich und Aufgabenstatus. Die Vorlage ist zu 100 % anpassbar, sodass Sie sie so lange verändern können, bis sie Ihren Anforderungen entspricht. 💃
Wenn diese Vorlage nicht Ihr Ding ist, machen Sie sich nichts draus.
ClickUp hat Tausende von Vorlagen
für agiles Projektmanagement, Wasserfall und so ziemlich jede andere PM-Methode unter der Sonne.
Plug in Ihre Daten
Hier beginnt der Spaß. Geben Sie entweder Ihre eigenen Ziele, Aufgaben und Beauftragten ein oder importieren Sie diese Daten in
ClickUp aus einer anderen Lösung
. Wenn Ihre Vorlage nicht ganz mit Ihren Daten übereinstimmt, können Sie die Einrichtung nach Belieben anpassen. Fügen Sie Spalten hinzu oder entfernen Sie sie, blenden Sie bestimmte Daten-Tags aus oder passen Sie den Aufgabenstatus an.
Anpassen der Tabellenansicht
Eine Datenbank ohne Tabellenansicht ist einfach keine Datenbank, oder? Mit
ClickUp Tabellenansicht
in der Tabellendarstellung sind alle Felder Spalten und jede Zeile ist gleich hoch, so dass Sie eine komprimierte Übersicht über alle Aufgaben, Status und Beauftragte in einer Ansicht erhalten. 📊
Wechseln Sie zwischen der vielseitigen ClickUp 3.0-Tabellenansicht und der Kalenderansicht, um Ihre Arbeit optimal zu visualisieren
Um ein Projekt in die Tabellenansicht zu konvertieren, besuchen Sie Ihr Projekt und gehen Sie zu Ansicht hinzufügen > Tabelle. Sie können auf "Pin View" klicken, wenn die Daten immer in der Tabellenansicht angezeigt werden sollen.
Überwachung im Zeitverlauf
Es steht Ihnen frei, Projekte in der Tabellenansicht zu überwachen, aber am besten ist es, wenn Sie Ihre angepassten
ClickUp Dashboards
.
Wählen Sie aus mehr als 15 Dashboard-Ansichten in ClickUp
Dashboards fassen die wichtigsten Daten in einer Ansicht zusammen und geben Ihnen einen schnellen Überblick über den gesamten Projektstatus. Zeigen Sie die Leistung nach Teammitglied, Aufgabentyp, Projekt und mehr an.
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Als Projektmanager sind Ihnen die Anforderungen der Projektplanung, der Ressourcenzuweisung und der langen To-Do-Listen nicht fremd. 📝
Eine Projektmanagement-Datenbank wird nicht alle Ihre Projektmanagement-Herausforderungen lösen, aber sie ist ein unverzichtbares Werkzeug, um Fortschritte zu verfolgen, Fahrpläne zu erstellen und die Teamarbeit zu erleichtern.
Aber nicht jede PM-Datenbank ist geeignet. Wenn es auf die Qualität der Arbeit ankommt, sollten Sie sich für ClickUp entscheiden: Mit unserer All-in-One-Lösung müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Lösungen hin- und herspringen, sondern können Ihre Kommunikation, Metriken, Vorlagen, Datenbanken und vieles mehr unter einem Dach vereinen.
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