Erfahren Sie mehr über einen Tag im Leben eines Recruiters

Haben Sie sich jemals gefragt, was hinter den Kulissen der Personalvermittlung passiert? Personalvermittler fungieren als professionelle Vermittler, die viel harte Arbeit leisten, um potenzielle Kandidaten für offene Stellen zu finden. Das erfordert Fachwissen beim Durchsehen von Lebensläufen, beim Abwägen der Bedürfnisse von Arbeitssuchenden und Personalverantwortlichen und beim Ausüben der Rolle eines Headhunters. Die Talentakquise mag nicht einfach sein, aber viele Personalvermittler sagen, dass die Vermittlung von Mitarbeitern ihr Traumjob ist und sie keinen anderen haben möchten.

Aber was genau muss ein Personalvermittler erledigen? Wie sieht sein Arbeitsalltag aus?

Egal, ob Sie selbst daran interessiert sind, Personalvermittler zu werden, oder einfach nur neugierig auf diesen Beruf sind, dieser Leitfaden räumt mit falschen Vorstellungen auf und zeigt Ihnen, was Personalvermittler wirklich tun. Wir zeigen Ihnen, wie der Arbeitstag eines Personalvermittlers aussieht, welche tools er verwendet und welche Veränderungen in der Personalvermittlungsbranche bevorstehen, die einen großen Einfluss auf diesen Beruf haben könnten.

Was ist ein Personalvermittler?

Ein Personalvermittler fungiert als Brücke zwischen Arbeitssuchenden und Unternehmen und hilft Unternehmen dabei, offene Positionen mit den perfekten Kandidaten zu besetzen. Das ultimative Ziel eines Personalvermittlers ist es zwar, offene Positionen zu besetzen, aber er leistet noch viel mehr.

Im Kern sind Personalvermittler Vermittler. Sie gleichen die Erwartungen sowohl der Personalverantwortlichen als auch der Bewerber aus, was Verständnis erfordert:

Das Finden des richtigen Lebenslaufs ist ein guter Anfang, aber erfolgreiche Personalvermittler wissen, wie sie die richtigen Kandidaten finden, die in ihrer neuen Rolle erfolgreich sein und bleiben werden. 🤝

Heutzutage nutzen Personalvermittler soziale Medien wie LinkedIn, um Kandidaten zu finden. Da sie ständig auf der Suche nach Top-Talenten sind, ähneln Personalvermittler Headhuntern. Ein guter Personalvermittler besetzt jedoch nicht nur Positionen. Er ist am gesamten Einstellungsprozess beteiligt. Er berät Unternehmen zu Markttrends, Gehaltsbenchmarks und Strategien zur Talentakquise.

Personalvermittler spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Einstellungsprozesses, zu dem auch gehört, allen Bewerbern unabhängig vom Ergebnis eine positive Erfahrung zu bieten.

Ein Tag im Leben eines Personalvermittlers

Der typische Arbeitstag eines Personalvermittlers ist mit viel harter Arbeit verbunden, egal ob es sich um einen Tech-Recruiter handelt, der sich auf die Suche nach IT-Fachkräften spezialisiert hat, einen Executive Recruiter, der sich auf Führungspositionen konzentriert, oder einen Generalisten, der verschiedene Rollen abdeckt. Von der Terminierung von Vorstellungsgesprächen über die Koordination von Team-Meetings bis hin zur Kontaktaufnahme mit Kandidaten und dem Geben von Feedback – der Arbeitstag eines Personalvermittlers ist abwechslungsreich und anspruchsvoll. Hier ist ein kurzer Überblick über einen Tag im Leben eines Personalvermittlers.

Morgendliche Routine

Der Arbeitstag eines Personalvermittlers in einem Unternehmen beginnt in der Regel mit Kommunikation. In der ersten Reihenfolge werden E-Mails und Voicemails überprüft, um:

Da die meisten Menschen sich während ihrer bestehenden Anstellung nach einer neuen Stelle umsehen, ist es nicht ungewöhnlich, dass neue Bewerbungen über Nacht eingehen. E-Mails und Anrufe am frühen Morgen geben den Ton für den Tag an und helfen dem Personalvermittler, Aufgaben zu priorisieren und seinen Tag effektiver zu planen.

Tägliche Aufgaben

Nachdem der Kaffee seine Wirkung entfaltet hat, konzentrieren sich Personalvermittler auf die Kandidatenansprache. Dazu gehören verschiedene Aufgaben, darunter:

Das ist jedoch nur eine Seite der Medaille. Für Personalvermittler ist es zwar wichtig, mit Bewerbern in Kontakt zu treten, aber sie müssen auch die Bedürfnisse der Arbeitgeber im Blick behalten. Personalvermittler verbringen einen Großteil ihres Tages damit, mit Personalverantwortlichen zu kommunizieren, um die Anforderungen für jede offene Position zu verstehen, Stellenbeschreibungen zu optimieren und über die kulturelle Eignung und die Fähigkeiten der Bewerber zu chatten.

Die meisten Menschen suchen online nach Jobs, daher verbringen Personalvermittler viel Zeit auf Jobbörsen und Websites wie LinkedIn. Sie veröffentlichen Stellenangebote und suchen proaktiv nach Kandidaten, die für die Rollen gut geeignet sind, die sie besetzen möchten.

Fazit des Tages

Am Ende des Tages machen sich Personalvermittler daran, ihren Arbeitstag abzuschließen. Dazu gehören in der Regel folgende Aufgaben:

Die meisten Personalvermittler arbeiten alleine, sind aber dennoch Teil eines Teams. Die relative Ruhe am Ende des Tages bietet ihnen die Gelegenheit, sich mit ihrem Rekrutierungsteam auszutauschen, Herausforderungen zu besprechen und Meetings zu planen.

Verschiedene Perspektiven auf den Beruf des Personalvermittlers

Personalvermittler werden je nach Gesprächspartner unterschiedlich wahrgenommen. Personalvermittlung ist ein vielschichtiger Beruf, daher ist es nicht verwunderlich, dass Menschen Vorurteile gegenüber diesem Beruf haben. Schauen wir uns einmal an, was verschiedene Menschen über Ihren Beruf als Personalvermittler denken könnten.

Ansicht von Eltern, Freunden und Bekannten

Ihre Freunde und Familie sind vielleicht nicht sehr vertraut mit der Personalvermittlungsbranche, daher klingt ein Job in der Personalvermittlung für sie wie eine Mischung aus Personalwesen und Vertrieb. Oftmals nehmen sie diese Rolle als hauptsächlich auf die Einstellung und Befragung von Bewerbern ausgerichtet wahr – und das ist eigentlich gar nicht so weit von der Realität entfernt.

Es ist allgemein bekannt, dass Personalvermittler mit Arbeitssuchenden zusammenarbeiten und ihnen bei der Jobsuche helfen, aber Ihre Familie versteht vielleicht nicht, wie viel Arbeit tatsächlich in der Suche und Anwerbung von Mitarbeitern steckt. 👀

Wie Clients Personalvermittler wahrnehmen

Personalverantwortliche und Führungskräfte beauftragen in der Regel Personalberater oder interne Personalvermittler mit der Besetzung offener Positionen. Sie haben die Ansicht, dass Personalvermittler wichtige Partner sind, die nicht nur offene Positionen besetzen, sondern auch:

Kunden sind in der Regel mit ihrer eigenen Arbeit beschäftigt und verlassen sich daher auf Personalvermittler, die die richtigen Kandidaten finden und den Einstellungsprozess verwalten.

Die Selbstwahrnehmung eines Personalvermittlers im Vergleich zu seinen tatsächlichen Aufgaben

Personalvermittler haben ein differenzierteres Verständnis ihrer Rolle. Die meisten sehen sich als Karrierevermittler, Talentberater und Branchenspezialisten. Sie wissen, dass ihre Aufgabe über die reine Besetzung von Stellen hinausgeht: Sie knüpfen wichtige Verbindungen, formen Karrieren und beeinflussen das Wachstum von Unternehmen. 🏢

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die tatsächlichen Aufgaben eines Personalvermittlers nicht immer mit seiner Selbstwahrnehmung übereinstimmen. Vielleicht streben Sie danach, ein strategischer Partner zu sein, der das Sagen hat, aber Sie verbringen Ihren Tag mit administrativen Aufgaben wie der Planung von Vorstellungsgesprächen oder der Erledigung von Papierkram. Die Herausforderung für Personalvermittler besteht darin, einen Weg zu finden, diese administrativen Aufgaben mit den strategischeren Teilen ihrer Rolle in Einklang zu bringen.

Aufgaben, die Personalvermittler unverzichtbar machen

Manche Personalverantwortliche lehnen die Idee, einen Personalvermittler einzustellen, zunächst ab, aber diese Leute erfüllen so viele wichtige Aufgaben. Personalverantwortliche haben in der Regel weder die Kapazitäten noch die Erfahrung, um den Einstellungsprozess zu managen, aber das ist das tägliche Brot eines Personalvermittlers. Personalvermittler sind aus so vielen Gründen unverzichtbar.

Kandidaten- und Datenmanagement

Personalvermittler wissen, wie man Kandidaten findet. Dabei geht es um mehr als nur darum, zu schauen, wer verfügbar ist. Es geht darum, die beste Übereinstimmung für die Stelle und die Unternehmenskultur zu finden. Personalvermittler nutzen eine Vielzahl von tools und Techniken, um potenzielle Kandidaten zu identifizieren, von LinkedIn-Suchen und Networking bis hin zur Nutzung bestehender Talentpools. 🔍

Allerdings schreiben sie die Informationen zu den Kandidaten nicht auf Haftnotizen. Erfahrene Personalvermittler verwenden Tools wie ClickUp, um eine gut gepflegte Kandidatendatenbank anzulegen. So ist es ein Kinderspiel, potenzielle Kandidaten zu kontaktieren, ihren Fortschritt im Bewerbungsprozess zu verfolgen und eine Talent-Pipeline für zukünftige Stellenangebote aufzubauen. Eine Datenbank eignet sich perfekt für die Speicherung von Daten, ist aber auch unverzichtbar, um fundierte, strategische Entscheidungen zu treffen, die sowohl für den Client als auch für den Kandidaten von Vorteil sind.

Regelmäßige Kommunikation

Personalvermittler schließen die Lücke, indem sie in ständigem Kontakt mit Personalverantwortlichen und Bewerbern stehen. Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass sich über 100 Bewerber auf eine Stelle bewerben, sodass Personalvermittler sicherlich alle Hände voll zu tun haben.

Die Beantwortung von Anrufen von Bewerbern nimmt viel Zeit in Anspruch, aber Personalvermittler stehen auch in ständigem Kontakt mit ihren Clients. Dabei informieren sie diese nicht nur über den Fortschritt aktueller Rekrutierungskampagnen, sondern beraten sie auch zu Markttrends und Gehaltsbenchmarks für die einzelnen Rollen. Personalvermittler fungieren als Bindeglied zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitsmarkt und liefern wertvolle Erkenntnisse, die Einstellungsentscheidungen und die Personalplanung beeinflussen können.

Kandidatenbindung

Bewerber haben im Einstellungsprozess genauso viel Macht wie das Unternehmen. Gute Personalvermittler wissen, dass es bei ihrer Arbeit nicht nur darum geht, so viele Stellen wie möglich zu besetzen, sondern auch darum, Beziehungen aufzubauen, die auf Verständnis basieren. Es ist die Aufgabe des Personalvermittlers, Bewerber für die Stelle zu begeistern und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Tools und Techniken, die Personalvermittler für ihre täglichen Aufgaben verwenden

Personalbeschaffung ist ein Job, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, aber Technologie vereinfacht die Arbeit definitiv. Personalvermittler nutzen diese tools und Techniken, um über Trends auf dem Laufenden zu bleiben, mit Clients und Kandidaten zu chatten und passende Kandidaten zu finden.

1. Nutzen Sie ein HR- und Rekrutierungs-tool wie ClickUp

Moderne Personalbeschaffung ist ohne die richtige Software einfach nicht effizient. Deshalb verlassen sich HR-Teams auf ClickUp, um Alles von der Einstellung über die Einarbeitung bis hin zur Mitarbeiterbindung zu verwalten. 🤩

Wir wollen uns nicht selbst loben, aber unsere Vorlagen für die Personalbeschaffung und das Personalwesen sind sehr hilfreich. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage „Aktionsplan für die Personalbeschaffung”, um Personalvermittler und Personalverantwortliche für jede offene Position auf den gleichen Stand zu bringen.

ClickUp eignet sich jedoch für weit mehr als nur die Personalbeschaffung – Sie können dieselbe Plattform auch nutzen, sobald ein Bewerber eingestellt wurde. Sie können beispielsweise die ClickUp-Vorlage für ein HR-Handbuch kopieren, um Standards für das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.

2. Netzwerken auf LinkedIn

LinkedIn mag überbewertet erscheinen, aber es ist immer noch die beste Möglichkeit für Personalvermittler, mit Kandidaten in Kontakt zu treten. Es eignet sich perfekt zum Netzwerken, zur Suche nach Bewerbern und zur Ausschreibung von Stellenangeboten. Außerdem lässt sich damit ganz einfach eine große Anzahl potenzieller Kandidaten gleichzeitig anschreiben.

3. Verwenden Sie ein System zur Nachverfolgung von Bewerbern – ATS

Bewerbermanagementsysteme verwalten den Einstellungsprozess von Anfang bis Ende. Systeme wie ClickUp verfolgen Bewerbungen, organisieren Kandidateninformationen und optimieren die Kommunikation. Ein ATS kann sogar Bewerbungen nach bestimmten Kriterien wie Ausbildung oder Erfahrung filtern, um Zeit zu sparen.

4. Schauen Sie sich Jobbörsen und Karriere-Websites an

Personalvermittler nutzen häufig Jobbörsen und Karriere-Websites, um Stellenangebote zu veröffentlichen und ein breiteres Publikum zu erreichen. Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeigen sowohl auf allgemeinen Websites als auch auf branchenspezifischen Seiten, um Ihre Reichweite zu vergrößern.

5. Vergessen Sie nicht die anderen Social-Media-Plattformen

LinkedIn ist das Standard-Sozialnetzwerk für alles, was mit Arbeit zu tun hat, aber es ist nicht der einzige Ort, an dem man Kandidaten finden kann. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Personalvermittler Plattformen wie Facebook, Instagram, X (ehemals Twitter) und sogar TikTok nutzen. Diese Plattformen geben Ihnen tatsächlich Einblicke in die Persönlichkeit, die Interessen und die kulturelle Eignung des Kandidaten, die über das hinausgehen, was Sie in einem Lebenslauf sehen können.

6. Nutzen Sie KI-gestützte Bewerberauswahl

Sehen Sie, die Personalbeschaffung kann ein zeitaufwändiger Prozess sein. KI-gestützte Screening-Tools helfen Personalvermittlern, die Anzahl der Kandidaten in den frühen Phasen des Einstellungsprozesses zu reduzieren, wodurch Sie sich stundenlangen Aufwand sparen. Diese Tools verwenden Algorithmen, um zu beurteilen, welche Kandidaten am besten geeignet sind, und leiten Ihnen die vielversprechendsten Kandidaten in Rekordzeit weiter. Natürlich liegt es weiterhin in der Verantwortung des Personalvermittlers, die Entscheidungen der KI zu überprüfen, aber dieses Tool spart dennoch viel Zeit.

7. Probieren Sie Video-Vorstellungsgespräche aus

Video-Interview-Plattformen sind für die Fernrekrutierung unverzichtbar. Aber sie sind auch dann hilfreich, wenn Sie jemanden in Ihrer Stadt einstellen, insbesondere wenn Sie einen mehrstufigen Interviewprozess haben oder der Personalverantwortliche an einem anderen Standort sitzt. Video-Interviews ahmen die persönlichen Interaktionen eines Vorstellungsgesprächs nach, ersparen aber allen Beteiligten den Aufwand der Anfahrt.

8. Überprüfen Sie die Analysen zur Personalbeschaffung

Wie erfolgreich sind Ihre Rekrutierungsbemühungen? Das erfahren Sie nur, wenn Sie Ihre Leistung überprüfen. Rekrutierungsanalysen und Tools für die Berichterstellung liefern objektive, datengestützte Einblicke in Ihre Rekrutierungsprozesse. Sie erhalten hilfreiche Metriken zur Zeit bis zur Einstellung, zu den Kosten pro Einstellung und zur Effektivität Ihrer Sourcing-Kanäle. Überprüfen Sie diese Daten mindestens einmal im Monat, um hilfreiche Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen Sie Ihren Rekrutierungsaufwand verbessern können.

9. Nehmen Sie an Networking-Ereignissen für Fachleute teil

Soziale Medien und Jobbörsen sind großartig, aber nichts funktioniert so gut wie ein persönliches Meeting mit den Kandidaten. Personalvermittler nehmen regelmäßig an persönlichen Ereignissen teil, um mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten und einen Talentpool aufzubauen. Selbst wenn die Kandidaten derzeit nicht auf der Suche nach einem Job sind, weiß man nie, wohin eine freundliche Verbindung in Zukunft führen kann. Zeigen Sie Präsenz, und Ihr Talentpool wird in kürzester Zeit wachsen. 🙌

10. Richten Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ein

Mitarbeiterempfehlungen sind eine clevere Möglichkeit, Ihre bestehende Belegschaft zu nutzen, um vielversprechende Kandidaten zu finden. Diese Programme haben in der Regel das Ergebnis qualitativ hochwertiger Einstellungen, da die derzeitigen Mitarbeiter die Unternehmenskultur bereits kennen. Außerdem kommen die Leads zu Ihnen, sodass Sie Zeit sparen und die Qualität des Talentpools verbessern können – eine Win-Win-Situation!

Die Zukunft der Personalbeschaffung

Nichts bleibt für immer gleich, und das gilt auch für die Personalvermittlungsbranche. Wir gehen davon aus, dass mehrere Trends die Personalvermittlung in Zukunft neu gestalten werden, darunter:

Mit ClickUp ganz einfach durch die Personalbeschaffung kommen

Die Präferenzen der Arbeitnehmer, die Technologie und die sich wandelnden Märkte werden die Zukunft der Personalbeschaffung beeinflussen. Auch wenn die Technologie einen Großteil der Arbeit übernehmen kann, werden Personalvermittler immer ein unverzichtbarer menschlicher Faktor im Einstellungsprozess bleiben, da sie die Lücke zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern schließen.

Ob es darum geht, modernste Tools wie ClickUp zur Optimierung des Einstellungsprozesses einzusetzen oder sich an die neuesten Trends in der Personalvermittlungsbranche anzupassen – eine Karriere in der Personalvermittlung verspricht Wachstum, Einfluss und kontinuierliches Lernen.

Natürlich machen die richtigen Tools den Unterschied. Die anpassbaren Vorlagen, Datenbanken und Recruiting-Berichte von ClickUp helfen Personalvermittlern, ihre Rollen hervorragend zu erfüllen. Erleben Sie den Unterschied von ClickUp hautnah: Erstellen Sie jetzt kostenlos Ihren eigenen ClickUp-Workspace.