Als Projektmanager müssen Sie die vielen Variablen eines Projekts einschätzen und verwalten. Dazu gehört auch die Definition von Anforderungen des Geschäfts, damit diese in konkrete Projektaufgaben umgesetzt werden können.
Projektanforderungen definieren die „Mindestanforderungen“, die ein Produkt erfüllen muss, um die Probleme der Benutzer effektiv zu lösen. Anforderungen, die sich auf technische Merkmale und Aspekte des Projekts beziehen – Features, Funktionen und Fähigkeiten des Endprodukts – werden im Projektmanagement als technische Anforderungen bezeichnet.
In diesem umfassenden Leitfaden zu technischen Anforderungen im Projektmanagement behandeln wir die verschiedenen Arten von technischen Anforderungen, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert werden, und wie Sie diese effizient erfassen und verwalten können.
Was sind technische Anforderungen?
Im Projektmanagement sind technische Anforderungen der Entwurf, der die Funktionen, Features und technischen Aspekte eines Projekts umreißt, die erfüllt werden müssen.
Dazu gehören auch alle technischen Einschränkungen, die für den Erfolg des Projekts überwunden werden müssen.
Aus Sicht eines Softwareprodukts beziehen sich die technischen Anforderungen des Projekts darauf, wie ein Produkt aufgebaut ist. Daher umfassen diese Anforderungen die Aspekte Hardware, Software, Leistung, Zuverlässigkeit und Sicherheit.
Nehmen wir an, Sie möchten ein Remote-First-Unternehmenstool entwickeln, mit dem Ihr Team von zu Hause aus arbeiten kann.
Zu den wichtigsten Überlegungen gehören die Art und Weise, wie Benutzer authentifiziert werden, wie ihnen Datenzugriff gewährt wird, welche Features sie haben sollten (Dienste wie Chatten, E-Mail, Videokonferenzen usw.) und so weiter.
Ihre technischen Anforderungen konzentrieren sich auf die Gewährleistung einer nahtlosen Kommunikation, Zusammenarbeit und Zugänglichkeit sowie auf die Erfüllung Ihrer Anforderungen an die Sicherheit.
Die folgenden Anforderungen und Features bilden die technische Grundlage dieses Projekts:
- Kompatibilität mit Geräten (Laptops, Desktops, Mobiltelefonen usw.) und Betriebssystemen
- Software- und Hardwareanforderungen
- Zu verwendende Programmiersprache
- VPN (Virtual Private Network) für die Sicherheit beim Zugriff auf das Netzwerk und die Ressourcen des Unternehmens
- Mehrsprachige Funktionen für die Softwareprogrammierung
- Cloud-basierte Speicher- und Dokumentenmanagementsysteme
- Verschlüsselungsprotokolle und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für mehr Sicherheit
- Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung, um Videokonferenzen, Dateifreigabe usw. zu unterstützen.
- Remote-Desktop-Software für den IT-Support zur Behebung von Problemen auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter
- Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie DSGVO, CCPA usw.
Die Quelle der technischen Anforderungen kann variieren, darunter regulatorische Richtlinien, aktuelle Markttrends usw.
Technische Anforderungen befassen sich mit wesentlichen Fragen im Projektmanagement, wie zum Beispiel:
- Wie wird das Produkt die Bedürfnisse und Erwartungen der Benutzer erfüllen?
- Wie wird das Produkt die genehmigten technischen Standards erfüllen?
- Was erleben Endbenutzer, wenn sie mit dem Produkt interagieren?
- Welche technischen Ressourcen helfen dabei, die Anforderungen der Benutzer zu erfüllen?
- Wie lässt sich das Produkt in bestehende Systeme und Infrastrukturen integrieren?
- Was sind die Anforderungen an Leistung und Skalierbarkeit?
- Welche Maßnahmen zur Sicherheit tragen zum Schutz der Systemressourcen und Daten bei?
- Wie geht das Produkt mit Fehlern, Ausnahmen und Randfällen um?
- Gibt es Compliance- und regulatorische Anforderungen, die erfüllt werden müssen?
- Was sind die Wartungs- und Supportanforderungen?
- Wie wird das Produkt getestet, um sicherzustellen, dass es die festgelegten technischen Anforderungen erfüllt?
- Was sind die Anforderungen für die Bereitstellung und Implementierung des Produkts?
Keine zwei technischen Anforderungen sind gleich – alles hängt von Ihrem Produkt und den Zielen Ihres Projekts ab.
Die Bedeutung technischer Anforderungen im Projektmanagement
71 % aller Projekte scheitern entweder vollständig oder stehen vor „Herausforderungen“ – der Hauptgrund dafür ist, dass sie nicht die Features und Funktionen bieten, die der Kunde erwartet.
Die Erstellung einer detaillierten Projektcharta ist eine Möglichkeit, dies zu erreichen.
Bei Softwareprodukten verbessert ein Dossier mit technischen Anforderungen jedoch das gegenseitige Verständnis zwischen Ihren Teams und Kunden, sodass alle wissen, was sie erwarten können.
Außerdem wird sichergestellt, dass technische Probleme und Störungen den Fortschritt des Projekts nicht behindern.
Die Konzentration auf die Planung Ihres technischen Anforderungsmanagements ist ein kluger Schachzug, da dies folgende Vorteile hat:
1. Systematischer Ansatz für die Planung von Projekten
Anforderungen in komplexen Projekten können vielschichtig sein. Ein technisches Spezifikationsdokument hilft dabei, eine Liste mit Teilaufgaben zu erstellen und jede Aufgabe als kleineres Projekt zu behandeln. Dies sorgt für mehr Effizienz, Klarheit und Organisation im Projektplanungsprozess.
2. Verhindert Scope Creep
Wenn Sie den Projektumfang in Bezug auf die Merkmale und Funktionen des Produkts frühzeitig festlegen, kann das Team viel Aufwand und Zeit sparen. Das Dokument mit den technischen Anforderungen enthält alle Produktmerkmale, die aus technischer Sicht erforderlich sind.
3. Dient gleichzeitig als Referenzpunkt für die Nutzung technischer Ressourcen
Ein gemeinsam nutzbares Dokument mit technischen Spezifikationen gibt Aufschluss über den Umfang und die Art der zu verwendenden technischen Ressourcen. Dies erleichtert es Projektmanagern, Kosten zu schätzen und das Budget einzuhalten.
4. Versetzt Teams in den „Fokusmodus”
Unvorhergesehene Verzögerungen, nicht verfügbare Ressourcen, sich ändernde Client-Erwartungen usw. behindern die Dynamik des Teams. Ein praktisches Dokument hilft dem Team, sich ganz auf das gewünschte Endprodukt zu konzentrieren, wobei alle erwarteten Features und Funktionen erhalten bleiben.
5. Fördert fundierte Entscheidungsfindung
Dank zuverlässiger Einblicke in die Leistung Ihres Produkts werden die Zuweisung von Kosten, Ressourcen, Infrastruktur usw. zum Kinderspiel.
6. Ermöglicht reibungslose Tests für Benutzer
Jedes Feature Ihres Produkts muss strengen Tests durch Benutzer unterzogen werden, um sicherzustellen, dass es den Erwartungen des Clients entspricht. Ein technisches Spezifikationsdokument stellt sicher, dass in der Testphase nichts übersehen wird.
Verschiedene Beispiele für technische Anforderungen
Technische Anforderungen unterscheiden sich je nach Art des zu entwickelnden Produkts.
1. Funktionale Anforderungen
Diese legen fest, was das Produkt leisten muss, um bestimmte Benutzerverhalten zu ergänzen. Sie heben Funktionen hervor, die das Produkt anhand von Anwendungsfällen, User Stories usw. erfüllen muss.
2. Nicht-funktionale Anforderungen
Diese legen Schlüssel-Kriterien wie Leistung, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit usw. fest, um die Leistung des Produkts zu beurteilen.
3. Systemanforderungen
Diese definieren die technischen Spezifikationen, die das Produkt erfüllen muss, um den Anforderungen seiner Benutzer gerecht zu werden, und umfassen Hardware-Anforderungen, Software-Anforderungen usw.
4. Benutzeranforderungen
Diese Liste enthält die Erwartungen der Benutzer an das Produkt und entsprechende Beschreibungen der gewünschten spezifischen Features.
5. Geschäftliche Anforderungen
Diese Anforderungen stellen übergeordnete Ziele dar, die das Produkt erreichen muss, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen und die Investition zu rechtfertigen.
6. Anforderungen an die Benutzeroberfläche
Diese legen fest, wie das Produkt mit bestehenden Systemen und Komponenten interagiert, und umfassen Anforderungen an APIs, Datenformate, Kommunikationsprotokolle usw.
7. Rechtliche und Compliance-Anforderungen
Dies sind die wesentlichen Anforderungen, um relevante Gesetze, Vorschriften und Industriestandards in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit, Barrierefreiheit usw. einzuhalten.
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, verschiedene Aspekte technischer Anforderungen zu unterscheiden.
Eine Übersicht über die zehn Arten von technischen Anforderungen, die bei der Entwicklung von Software zu berücksichtigen sind
- Verfügbarkeit: Bezieht sich auf die „Zeit“, in der Ihre Benutzer/Teams mit der Software interagieren und sie nutzen können; sie wird in Prozent angegeben und durch die Metrik „Verfügbarkeit“ definiert. Je näher Sie an 100 % kommen, desto besser.
- Zuverlässigkeit: Gibt die durchschnittliche Zeit an, die die Software ohne Ausfall funktioniert – je länger die Zeit, desto zuverlässiger ist die Software. Diese Metrik ist auch als MTBF (Mean Time Between Failures, mittlere Zeit zwischen Ausfällen) bekannt.
- Datenqualität: Gibt an, wie gut die Daten nutzbar und wie hoch ihre Qualität ist.
- Informationssicherheit: Gewährleistet, dass der Datenaustausch sicher ist und sensible Daten unter allen Umständen geschützt werden.
- Leistung: Bezeichnet die Ladezeit des Produkts.
- Barrierefreiheit: Stellt sicher, dass wichtige Informationen jederzeit und mit minimalem Aufwand für alle verfügbar sind.
- Wartbarkeit: Beschreibt, wie schnell die Marke technische Probleme löst – gemessen anhand der MTTR-Metrik (Mean Time to Repair, durchschnittliche Reparaturzeit), wobei die magische Zahl unter 60 Minuten liegt.
- Serviceverfügbarkeit: Bezieht sich auf die Geschwindigkeit, mit der Teams Upgrades, Änderungen usw. an der Software vornehmen, ohne die Nutzung zu unterbrechen.
- Menschliches Versagen: Das bedeutet, dass die Software oder das Produkt in der Lage sein sollte, Fehler von Benutzern zu erkennen und diese darauf hinzuweisen.
Unabhängig davon, welche Art von technischen Anforderungen Sie erfassen müssen, befolgen Sie einen festgelegten Prozess, um Ihre Anforderungen richtig zu erfassen (mehr dazu weiter unten).
Wie sammelt man technische Anforderungen im Projektmanagement?
Das Sammeln technischer Anforderungen ist ein unkomplizierter, linearer Prozess. Wir haben ihn für Sie in fünf einfache Schritte unterteilt.
Schritt 1: Sammeln Sie Input aus allen relevanten Quellen
Achten Sie beim Sammeln von Input darauf, dass Sie keine wichtigen Stakeholder oder Benutzergruppen übersehen. Nehmen Sie gleichzeitig nur Input von relevanten Quellen auf, die über Kenntnisse und Erfahrungen mit dem Produkt verfügen.
Tipps zum Befolgen:
- Beraten Sie sich mit Personen, die direkt mit dem Produkt zu tun haben, wie Endbenutzer, Kunden, Stakeholder, Produktmanager, Entwickler usw.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Umfragen und führen Sie personalisierte Interviews zu den „Mindestanforderungen” an das Produkt durch.
- Vereinbaren Sie ein internes Meeting mit dem Team, um die Liste der gesammelten technischen Anforderungen zu validieren.
Schritt 2: Führen Sie eine Nutzungsanalyse durch
Um die Leistungsanforderungen Ihres Produkts zu bestimmen, müssen Sie einen Schritt aus Ihrer Komfortzone machen.
Dazu gehören die Durchführung von Umfragen mit externen Stakeholdern, die Beratung durch Experten vor Ort und die Kommunikation mit Ihren Kunden über alle möglichen Kanäle.
Tipps zum Befolgen:
- Führen Sie Marktforschungen durch, um aktuelle Trends zu verstehen.
- Erstellen Sie Profile Ihrer Benutzer, um deren Verhaltensmuster besser zu verstehen.
Kombinieren Sie die Ergebnisse, um zu erfahren, wie gut Ihr Produkt abschneidet und die Kundenzufriedenheit erreicht.
Schritt 3: Erstellen Sie Anwendungsfälle und konzentrieren Sie sich auf das Prototyping
Sobald Sie ein Benchmark-Framework eingerichtet haben, ist es an der Zeit, sich die Hände schmutzig zu machen und einen Prototyp zu erstellen.
Tipps zum Befolgen:
- Erstellen Sie eine Reihe verschiedener Anwendungsfälle, um Ihr Framework zu testen.
- Fördern Sie direkte Benutzerinteraktionen, um zu verstehen, was funktioniert und was nicht.
- Verfassen Sie einen ausführlichen Bericht, einschließlich Fallbeispiel-Diagrammen.
Schritt 4: Technische Eigenschaften einbeziehen
Die Quantifizierung der Hardware- und Softwarekomponenten ist wichtig.
Zu den zu quantifizierenden Standardparametern gehören Leistung, Skalierbarkeit, Ressourcenverfügbarkeit, Systemlatenz, Sicherheit und vieles mehr.
Führen Sie weiterhin Check-ins und Meetings mit dem Team durch, um die erforderlichen technischen Eigenschaften festzulegen.
Zu den technischen Anforderungen für die Entwicklung einer App gehören beispielsweise Verfügbarkeit, Reaktionsfähigkeit der App, Protokoll zur Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Häufigkeit des Backups, Skalierbarkeit, Wartung und so weiter.
Schritt 5: Validieren Sie das Dokument mit den technischen Anforderungen
Nachdem die Grundlagen geschaffen sind, können Sie das Dokument mit den technischen Anforderungen erstellen.
Sie möchten jede Funktion und jede technische Anforderung, die Sie zu Papier bringen, begründen.
Zu erledigen ist es wichtig, die folgenden Elemente einzubeziehen und es kinderleicht zu machen:
- Endbenutzer, die auf die Benutzerfreundlichkeit des Produkts abgestimmt sind
- Meilensteine und entsprechende Fristen
- Teamstruktur sowie erforderliche Fähigkeiten und Kompetenzen
- Der Lebenszyklus des Projekt entwicklungsprozesses, einschließlich Projektumfang, Planung, Änderungsmanagement, Ressourcen, Workflows und Notfallpläne
- Produktdetails, von der ersten Recherche bis hin zu den in der Planung des Projekts identifizierten Features
- Protokolle und entsprechende Ergebnisse, die Kunden erwarten
- Systemanforderungen und Maßnahmen zur Risikominderung
- Externe Faktoren wie Umgebung, Vorschriften usw.
- Spezifikationen wie Größe, Gewicht, Höhe, Farbe, Form usw. bei physischen Gütern und Betriebssystemen, Schnittstellen usw. bei digitalen Produkten
Tipps zum Befolgen:
- Arbeiten Sie mit Team-Mitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern zusammen, um deren Input zu erhalten.
- Beraten Sie sich mit Führungskräften und den Teams, um deren endgültige Zustimmung zu erhalten.
So schreiben Sie mit ClickUp genaue, detaillierte technische Anforderungen
Bei der Planung eines Projekts müssen Projektmanager mehrere Faktoren bewerten, um sicherzustellen, dass der endgültige Plan alle geschäftlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Je nach Art des Projekts können allein die technischen Anforderungen Dutzende von Punkten umfassen.
Sie müssen keine umfangreichen Notizen machen, um den Überblick zu behalten – nutzen Sie einfach die kostenlosen Vorlagen für technische Dokumentationen in ClickUp.
ClickUp ist ein leistungsstarkes Tool für das Projektmanagement, mit dem Sie die vollständige Kontrolle haben und technische Anforderungen mit nur einer Schaltfläche erfassen und verwalten können.
Hier finden Sie eine Übersicht über die nützlichen Features, die ClickUp für die Verwaltung Ihrer technischen Anforderungen bietet:
1. ClickUp-Formularansicht für die Verwaltung von Echtzeit-Umfragen
Was müssen Sie erledigen, wenn Sie ein Last-Minute-Interview mit dem CEO führen möchten, um Ihr neues Produkt in einem renommierten Digitalmagazin als Aktion zu bewerben, dieser aber unter Zeitdruck steht?
Verwenden Sie Formulare, damit der CEO Fragen zu einem Zeitpunkt seiner Wahl und nach Belieben beantworten kann.
Nutzen Sie die Formular-Ansicht von ClickUp, um Umfragen, Interviews, Abstimmungen usw. mit Stakeholdern, Managern, Entwicklern und anderen durchzuführen.
Ein unserer meistgefragten Features, ClickUp Forms, verfügt über bedingte Logik, mit der Sie intelligente, dynamische Formulare erstellen können, um Produktfeedback zu erhalten, kreative Anfragen zu bearbeiten, Verkaufskontakte weiterzuleiten und vieles mehr.
Sie verpassen nie wieder zeitkritische Informationen und wichtiges Feedback der Benutzer.
Mit dieser Funktion können Sie:
- Zeichnen Sie Antworten auf und leiten Sie Aufgaben sofort an das richtige Team weiter.
- Wandeln Sie Antworten in nachverfolgbare Aufgaben um und integrieren Sie diese direkt in Ihren Workflow, um umgehend Maßnahmen ergreifen zu können.
- Benutzerdefinierte Fragen und relevante Informationen erfassen.
So lassen sich ClickUp-Formulare an alltägliche Szenarien anpassen:
- Benutzer können Feature-Anfragen einreichen, Fehler melden oder Verbesserungen der Benutzererfahrung vorschlagen, wobei ihre Antworten in nachverfolgbare Aufgaben für das Produkt-Backlog Ihres Teams umgewandelt werden.
- IT-Formulare für die Berichterstellung zu Incidents, dem Änderungsmanagement, Geräten und mehr
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare, die sich in Echtzeit an die Bedürfnisse Ihrer Kunden anpassen und so ein hochgradig personalisiertes Erlebnis bieten.
ClickUp Dokumente und KI zur Analyse der Datenqualität und Gewinnung von Erkenntnissen
Das Sammeln von Kundenfeedback ist zwar großartig, aber die Informationen sind nutzlos, wenn Sie daraus keine Erkenntnisse gewinnen und diese nicht zur Leistungsverbesserung nutzen können.
Hier kommen ClickUp Docs und ClickUp AI ins Spiel.
ClickUp Docs eignet sich hervorragend, um gemeinsam mit Ihrem Team in Echtzeit technische Anforderungsdokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Taggen Sie andere mit Kommentaren, weisen Sie Aktionspunkte zu und wandeln Sie Text in nachverfolgbare Aufgaben um.
Erstellen Sie umfassende technische Spezifikationen, die den Umfang und die Ziele des Projekts klar umreißen.
Dokumentieren und kommunizieren Sie Produktanforderungen wie unverzichtbare Features, kritische Funktionalitäten und die erwartete Benutzererfahrung.
Verwandeln Sie Ziele und Anforderungen in Aufgaben und Unteraufgaben und führen Sie die Nachverfolgung an einem Ort durch.
Um die Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verbessern, erstellen Sie technische Anforderungsdokumente mit ClickUp AI, das mehr als 100 vollständig vorgefertigte Vorlagen bietet, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hier ist ein Beispiel für die gebrauchsfertige ClickUp-Vorlage für die Seite des Deckblatts eines technischen Berichts.
Eines der beliebtesten rollenbasierten KI-Tools von ClickUp ist der Technical Specifications Doc Generator, mit dem Sie technische Spezifikationsdokumente erstellen, Kundendaten hinsichtlich Faktoren wie Endbenutzerprofilen, Verhaltensmustern usw. analysieren, Prozesse optimieren und die Produktivität steigern können.
Sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie sonst für die Formatierung und Strukturierung des Dokuments mit den technischen Anforderungen aufwenden müssten. Fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu (z. B. Designüberlegungen, Implementierungsdetails und mehr) und überlassen Sie den Rest dem Generator!
Klar formulierte technische Anforderungen, um die Lücke zwischen Funktionalität und Leistung zu schließen
Technische Anforderungen sollten nicht als Nebensache betrachtet werden – sie sind für Ihr Projekt genauso wichtig wie die Königin im Schachspiel!
Technische Anforderungen sind konkrete Beschreibungen der technischen Spezifikationen des Projekts, einschließlich der Hardware- und Softwareanforderungen, der Standardisierung von Code-Standards, der Testverfahren usw.
Klar und detailliert formuliert, führen sie das Projekt zum Erfolg.
Ein wirklich gutes Dokument mit technischen Anforderungen zeichnet sich jedoch dadurch aus, dass es visuell ansprechend, sachlich korrekt, gemeinsam erstellt und leicht verständlich ist.
Ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp erfüllt alle Anforderungen im Bereich des technischen Managements und der Projektplanung – von der Definition der technischen Anforderungen Ihres Projekts über das Management der Kundenerwartungen bis hin zu allen damit verbundenen Aufgaben. Melden Sie sich noch heute kostenlos an!