Was ist ein Änderungsantrag, und wie kann Ihr Team ihn verwalten?

In einer idealen Welt würden sich alle Ihre Projekte genau nach Plan entwickeln - aber in der Realität erfordern selbst die bestgeplanten Projekte manchmal Änderungen. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, alle Änderungswünsche zu verwalten, damit Ihr Team nahtlos weiterarbeiten kann, um Ihre Ziele zu erreichen projektziele . 🎯

Vor diesem Hintergrund wollen wir untersuchen, warum es so wichtig ist, den Änderungsmanagementprozess im Griff zu behalten. Wir werden auch lernen, wie man Formulare für Änderungsanträge erstellt und verwaltet, um die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu gewährleisten.

Was ist ein Änderungsantrag?

Ein Änderungsantrag ist ein Vorschlag zur Änderung eines Systems, eines Produkts oder - wie wir uns heute beschäftigen werden - eines bereits bestehenden Projektplans. Er wird in der Regel von Projektbeteiligten initiiert, z. B. von einem Kunden oder einem Teammitglied.

Die Änderung kann jeden Aspekt des Projekts betreffen, von größeren Änderungen wie einer Verschiebung des vereinbarten ergebnisse oder die beteiligten Geschäftsprozesse bis hin zu eher geringfügigen Anpassungen wie dem Projektzeitplan selbst.

Ein Änderungsantrag ist häufig erforderlich, wenn sich die Bedürfnisse eines Kunden aufgrund interner oder externer Veränderungen ändern, die sich auf sein Geschäft auswirken, wenn Ressourcen nicht mehr verfügbar sind oder wenn Phasen eines Projekts länger dauern als erwartet. 🐌

Bedeutung von Änderungsanträgen im Projektmanagement

Während kleine Änderungen oft recht einfach vorgenommen werden können, sind große Änderungen, die sich auf den Umfang des Projekts auswirken, eine andere Sache. Wenn sie nicht sorgfältig gehandhabt werden - und manchmal sind sie es sogar -, können Änderungsanträge für ein Projekt zu erheblichen Störungen führen. 🚧

Je nach Umfang der Änderung kann dies der Fall sein:

• Zusätzliche Ressourcen in Form von Personal oder Ausrüstung erforderlich machen, was sich auf die Verfügbarkeit dieser Ressourcen für andere Projekte auswirken kann
• Das geplante Budget erheblich erhöhen, was Sie gegenüber Kunden oder der Führungsebene rechtfertigen müssen
• Sie verschieben den Zeitplan weit über das ursprüngliche Fälligkeitsdatum hinaus, was sich auf den Projektstart oder andere Projekte, für die Ressourcen gebunden sind, auswirken kann
• Sie beginnen mit einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs, die schnell aus dem Ruder laufen kann
• Auswirkungen auf den Arbeitsablauf und die Moral Ihres Projektteams, insbesondere wenn die Änderung nicht gut kommuniziert wird

Visueller Vergleich der Arbeitsbelastung von Teams und Verfolgung des Fortschritts mit der ClickUp Timeline-Ansicht

Dies sind nur einige der Gründe, warum es so wichtig ist, einen formalen Prozess zur Verwaltung und Überwachung von Änderungsanträgen zu haben.

Vorteile formaler Änderungsanforderungs-Prozesse

Ein Prozess für Änderungsanfragen dokumentiert Änderungsanfragen formell und stellt sicher, dass jedes Mal das richtige Verfahren eingehalten wird. Es macht es einfacher, die potenziellen Auswirkungen der Änderung auf Ihr Unternehmen abzuschätzen projektleistungen sowie Ihre Ressourcen, Ihr Budget und Ihren Zeitplan.

Dann können Sie entscheiden, ob Sie die Änderungsanfrage genehmigen wollen oder nicht. Wenn eine andere Person für die Genehmigung zuständig ist, erhält sie die erforderlichen Informationen und kann den Genehmigungsprozess verfolgen. ✅

Aber das ist noch nicht alles. Sobald es an der Zeit ist, eine genehmigte Änderung zu implementieren, liefern Änderungsantragsformulare die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre projektmanagement-Plan .

Mit den Dashboards in ClickUp 3.0 erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über den Projektstatus und die verbleibenden Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung

Und zu guter Letzt hält ein guter Änderungsanforderungsprozess alle Ihre Stakeholder auf dem Laufenden, so dass jeder versteht, worum es bei der Änderung geht, warum sie stattfindet und wie sie sich auf ihn auswirkt.

Beispiele für Änderungsanträge

projektmanager müssen sich mit verschiedenen Arten von Änderungsanträgen befassen. Vorgeschlagene Änderungen können sein:

• Änderungen der ursprünglichen Leistungen oder des Projektumfangs, um mit Marktveränderungen oder der Produktverfügbarkeit Schritt zu halten oder um zusätzliche Ressourcen anzufordern
• Erweiterungen oder Upgrades zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, wenn neue Technologien verfügbar werden
• Überarbeitete Systeme oder Designelemente, wenn sich die Marke oder das Produktangebot eines Unternehmens weiterentwickelt
• Verbesserungen, die interne Prozesse rationalisieren und Zeit oder Geld sparen
• Korrekturen von entdeckten Fehlern oder Systemmängeln
• Vorbeugende Maßnahmen zur Verringerung der Auswirkungen von Risiken, die erst spät im Prozess erkannt wurden
• Anpassungen der Systeme an den neuesten Stand der TechnikInformationstechnologie-Infrastruktur-Bibliothek (ITIL) bewährten Verfahren

Wie erstellt man einen Änderungsantrag

Bei der Erstellung eines Änderungsantrags gibt es zwei Hauptschritte: das Brainstorming und das Einreichen des Änderungsantrags. Werfen wir einen Blick auf jeden einzelnen Schritt.

1. Brainstorming zum Umfang der Änderung

Beginnen Sie mit einem Brainstorming, bei dem Sie alle Aspekte rund um Ihre neue Funktion und den Umfang der Änderung zusammenstellen. Wenn Sie zuerst ein Brainstorming machen, haben Sie alle Details, die Sie brauchen, um einen vollständigen Änderungsantrag zu stellen. 🤔

Nutzen Sie diese Vorbereitungszeit, um sicherzustellen, dass Sie genau wissen, was die neue Funktion ist und wie sie funktioniert. Gehen Sie dann im Detail darauf ein, welchen Mehrwert sie bringt und wie wichtig sie ist.

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu ClickUp 3.0 Docs, so dass Sie schnell freigeben, Berechtigungen festlegen oder an interne oder externe Benutzer exportieren können

Um Ihre Chancen zu maximieren, dass Ihr Änderungsantrag genehmigt wird, kann es hilfreich sein, sich in diesem Schritt in die Lage des Genehmigers zu versetzen. Überlegen Sie, was ihn dazu bewegen würde, Ihrem Vorschlag zuzustimmen. Wird diese Änderung beispielsweise die Funktionalität verbessern, neue Kunden anlocken, interne Prozesse rationalisieren oder Geld einsparen bzw. verdienen?

Erstellen Sie eine Übersicht über den Implementierungsprozess und den Zeitplan der Änderung sowie über die zusätzlich benötigten Ressourcen und die Kosten der Änderung. Berücksichtigen Sie auch, wie sich die Änderung auf andere Elemente Ihrer Website auswirken könnte.

Möglicherweise müssen Sie sich an Kollegen mit spezifischem Fachwissen wenden, z. B. an Ihre IT-Abteilung, um hier genauere Informationen zu erhalten.

Hilfreiche Tools für den Brainstorming-Schritt

Sie können Ihr Brainstorming ganz klassisch mit einem Blatt Papier und einem Stift durchführen oder elektronisch in einem Word-Dokument arbeiten. Sie können sich aber auch eine Menge Zeit und Mühe sparen und Folgendes verwenden ClickUp .

Visuelle Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern innerhalb von ClickUp Whiteboards zum Brainstorming und zur Umsetzung von Ideen in umsetzbare Elemente

Diese Online-Projektmanagement- und Produktivitätsplattform bietet mehrere praktische Tools für diesen Schritt:

• Docs:ClickUp Docs bieten einen Raum, um Ihre Gedanken zu sammeln und sie in eine sinnvolle Struktur zu bringen
• Whiteboards: Wenn Sie besser mit visuellen Hilfsmitteln denken, versuchen Sie einClickUp-Whiteboard um Ideen zu generieren und sie miteinander zu verbinden, damit Sie das große Ganze sehen können
• Zusammenarbeit: ClickUp macht es einfach, mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten. Sie können gemeinsam an Dokumenten in Echtzeit arbeiten, auch wenn Sie sich nicht im selben Raum (oder Land) befinden. Markieren Sie Ihre Kollegen, damit sie ihre Gedanken hinzufügen können, wenn sie sich später einloggen
• Aufgaben: Um noch mehr Zeit zu sparen, können Sie mit ClickUp Text aus jedem dieser Tools direkt in ein verfolgbares Dokument verwandelnClickUp Aufgabezu verwandeln und ihn einem Teammitglied zuzuweisen
• Verbindung: Alle Ihre Dokumente, Whiteboards und Aufgaben sind mit Ihrem Projekt verknüpft, so dass Sie sie immer wieder finden können

2. Erstellen und übermitteln Sie Ihr Änderungsantragsformular

Jetzt sind Sie bereit, Ihre eigentliche Änderungsanfrage zu erstellen. 📝

Verwenden Sie alle Informationen, die Sie gesammelt haben, um ein formelles Änderungsantragsformular auszufüllen. Höchstwahrscheinlich müssen Sie Informationen wie diese angeben:

• Name des Projekts
• Standort des Projekts
• Namen der Teammitglieder (einschließlich Rollen wie Projektleiter, Auftragnehmer oder Ingenieur)
• Umfassende Beschreibung der beantragten Änderung (einschließlich aller betroffenen Merkmale und Funktionen)
• Gründe für die Änderung des Projektumfangs, die so detailliert sein sollten, dass sie den Antragsteller dazu bewegen, den Antrag zu genehmigen
• Prioritätsstufe der Änderung (wie dringend und wichtig die Änderung Ihrer Meinung nach ist - oder ob sie einfach nur "nice to have" wäre)
• Auswirkungen auf den Arbeitsumfang und die Auswirkungen auf das gesamte Projekt
• Die Kosten der Änderung und ihre Auswirkungen auf das Projektbudget
• Auswirkungen auf den Zeitplan des Projekts, z. B. ob Abhängigkeiten und/oder der Termin für den Projektabschluss betroffen sind
• Auswirkungen auf die Projektressourcen, z. B. ob zusätzliche Ressourcen erforderlich sind und was genau benötigt wird
• Auswirkungen auf die Teammitglieder, die an dem Projekt beteiligt sind
• Alle anderen Auswirkungen oder wichtigen Informationen

Wenn Sie bereit sind, reichen Sie Ihren Änderungsantrag ein.

Hilfreiche Tools zum Erstellen und Einreichen Ihres Änderungsantrags

Auch hier kann ClickUp helfen, denn es gibt zwei Möglichkeiten, einen Änderungsantrag zu erstellen:

• Änderungsantragsgenerator: DerClickUp Projekt-Änderungsantrags-Generator nutzt fortschrittliche KI-Funktionen, um Sie bei der Erstellung und Verwaltung von Änderungsanträgen zu unterstützen. Vorgefertigte Vorlagen und anpassbare Felder stellen sicher, dass Sie alle benötigten Informationen erfassen
• Vorlage für Änderungsanfragen: Alternativ können Sie auch direkt auf die SeiteClickUp Vorlage für Änderungsanträgeaufrufen und sie zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen. Dieses vorgefertigte Änderungsantragsformular ist kostenlos und leicht zu verwenden. Füllen Sie es einfach aus und senden Sie es ab

Die ClickUp-Vorlage für Änderungsanträge soll Ihnen helfen, den Überblick über Änderungsanträge für Projekte zu behalten.

Wenn eine Änderungsanfrage auf der ClickUp-Plattform mit einer dieser Methoden eingereicht wird, wird die Anfrage zu Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt und entsprechend dem von Ihnen angegebenen Projekt abgelegt. Jeder Abschnitt des Änderungsantragsformulars erstellt ein benutzerdefiniertes Feld mit den relevanten Informationen, so dass Sie die Antragsdetails jederzeit einsehen können. 🔎

3 Tipps zum Erstellen einer Änderungsanfrage

Nachdem Sie nun die Grundlagen beherrschen, wollen wir uns nun einige Möglichkeiten ansehen, wie Sie Ihren Änderungsantragsprozess auf die nächste Stufe heben können.

1. Schreiben Sie wie ein Profi

ClickUp AI kann endlose Dokumenttypen wie Projektbeschreibungen, Unterrichtspläne und andere Dokumente erstellen, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen

Die ClickUp AI-Schreibassistent hilft Ihnen, klarer und prägnanter zu schreiben, also nutzen Sie ihn, um den Inhalt Ihres Beitrags zu verfeinern.

2. Anpassen und Weitergeben des Änderungsantragsformulars

Die ClickUp-Vorlage für Änderungsanträge ist vollständig anpassbar. 🪄

Sie können Felder bearbeiten, sie aus dem Formular entfernen, wenn Sie sie nicht benötigen, oder zusätzliche Felder hinzufügen, die Sie gerne sehen möchten. So können Sie beispielsweise Felder für die Abteilung, die Rolle oder die Telefonnummer des Antragstellers einfügen.

Wenn Sie mit dem Formular zufrieden sind, können Sie es für Ihr Team freigeben oder auf Ihre Website hochladen, damit jeder darauf zugreifen kann.

3. Optimieren Sie Ihren Prozess kontinuierlich

Suchen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Änderungsanfrage abschließen, nach Möglichkeiten, um den Prozess zu verbessern noch weiter zu verbessern. Ihr Ziel ist es, ein Standardformat und -verfahren zu schaffen, das Sie und Ihr Team jedes Mal befolgen können, wenn Sie eine Änderung in Betracht ziehen.

Verwaltung von Änderungsanträgen

Es ist nicht ganz einfach, den Überblick über Ihre Änderungsanträge zu behalten - und wenn Sie mit mehreren Änderungsanträgen jonglieren müssen, kann das ganz schön anstrengend werden. 👀

Sie könnten versuchen, sie mit einem Word- oder Excel-Dokument zu verwalten. Wenn Ihr Projekt oder die vorgeschlagene Änderung jedoch umfangreich ist, werden manuelle Methoden schnell unpraktisch.

Zum Glück gibt es Projektmanagement-Software und werkzeuge zur Prozessautomatisierung rationalisieren jeden Aspekt des Änderungsantragsprozesses, ganz gleich, wie groß oder klein Ihr Projekt ist.

Auch hier spielt ClickUp seine Stärken aus, indem es Ihnen einen klaren Überblick über alle Ihre Änderungsanträge gibt. Es hilft Ihnen auch dabei, zu verfolgen, wo sich die einzelnen Anfragen im Prozess befinden, und dies Ihrem Team mitzuteilen.

Eine Auswahl an Ansichtsformaten

Mit ClickUp können Sie alle Änderungsanträge, die Sie oder Ihr Team eingereicht haben, sehen und verwalten. Sie können sogar wählen, in welchem Format Sie sie sehen möchten.

Überwachen Sie Aufgaben und Projekte auf einen Blick und ziehen Sie Aufgaben mühelos per Drag-and-Drop, sortieren und filtern Sie mit einer vollständig anpassbaren Kanban-Board-Ansicht

Zum Beispiel:

• In der Ansicht Änderungsantragsformular können Sie neue Anträge einreichen
• Die Ansicht "Request List" zeigt Ihnen alle in Bearbeitung befindlichen Änderungsanträge, geordnet nach Projekten
• In der Ansicht "Statustafel" sehen Sie den Echtzeit-Fortschritt der einzelnen Anfragen, geordnet nach Status
• In der Ansicht Antragstabelle werden alle Änderungsanträge nach Priorität geordnet angezeigt, und Sie haben Zugriff auf detaillierte Antragsinformationen
• In der Ansicht "Projektstandort" werden die Projektstandorte der einzelnen Anfragen angezeigt 🌎

Status zur Verfolgung des Fortschritts

Sobald Ihre Änderungsanforderung eingereicht wurde, ist es wichtig, den Fortschritt des Genehmigungsprozesses zu verfolgen. Dies können Sie tun, indem Sie den Status in dem von Ihnen gewählten Ansichtsformat aktualisieren.

Die Statusoptionen in ClickUp umfassen:

• Neuer Antrag
• Zugewiesener Prüfer
• Laufende Überprüfung
• Abgelehnt
• Zur Implementierung
• Durchgeführt

Sie können auch benutzerdefinierte Status erstellen, die zu Ihrem Prozess passen.

Erstellen von benutzerdefinierten Status in ClickUp

Wenn ein Änderungsantrag endgültig genehmigt ist, verwenden Sie einfach die bereits im System vorhandenen Informationen, um ClickUp-Aufgaben für die Umsetzung zu erstellen. Dann verfolgen Sie deren Fortschritt bis zur Fertigstellung.

Klare Kommunikation

ClickUp vereinfacht die Projektkommunikation und macht Schluss mit E-Mails und anderen Dokumenten, die leicht verloren gehen können, damit Ihr Team auf dem gleichen Stand bleibt.

Mit den oben erwähnten Ansichts- und Statusoptionen können Sie Ihr Team und andere Beteiligte auf einen Blick über Änderungswünsche auf dem Laufenden halten. Sie können auch Folgendes einrichten automatische Benachrichtigungen die ausgelöst werden, wenn sich der Status ändert.

Und mit Benutzerrollen und Berechtigungen können Sie festlegen, wer was sehen darf. Sie können zum Beispiel Ihren Teammitgliedern Zugriff auf alle Änderungsanfragen geben, an denen Sie arbeiten, während Kunden nur Zugriff auf die Projekte erhalten, an denen sie beteiligt sind.

Was kann ClickUp sonst noch tun?

Die Möglichkeiten von ClickUp enden hier noch nicht. Als erstklassiges Produktivitäts- und Projektmanagement-Tool rationalisiert es jeden Aspekt Ihres Unternehmens und spart Ihnen Energie, Zeit und Geld. 💸

Legen Sie messbare Ziele für Aufgaben und Projekte mit automatischer Progression fest, um Ziele mit definierten Zeitplänen und quantifizierbaren Vorgaben effektiver zu erreichen

Zum Beispiel:

• Setzen SieClickUp-Ziele und verwenden Sie diese, um Ihre Strategie und Ihren Projektplan zu entwickeln, und verfolgen Sie dann Ihre Fortschritte anhand dieser Ziele
• Nutzen Sie die umfangreiche Vorlagenbibliothek, um Ihreprojektumfang,planen Sie Ihre Kommunikation oder Ihr Budget, oderaktualisieren Sie Ihre Stakeholder über den Projektfortschritt
• Nutzen Sie den KI-Schreibassistenten von ClickUp zum Entwerfen undverwaltung Ihrer Vorschläge oder erstellen Sie gezielte Inhalte für soziale Medien
• Automatisieren Sie alle Ihre Projekte mitprojektmanagement-Vorlagen die Ihnen helfen, zu planen, Prioritäten zu setzen, zu implementieren und den Fortschritt zu verfolgen
• Chatten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit oder asynchron, ganz gleich, wo es sich befindet
• Behalten Sie den Überblick über alle Ihreprojekte und Aufgaben mit der anpassbarenClickUp Dashboard* Verbinden Sie ClickUp mit anderen Elementen Ihres Tech-Stacks mit einer breiten Palette von Integrationen, einschließlich Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot oder Microsoft Outlook

Streamline Change Requests Mit den richtigen Tools

Änderungsanfragen sind Vorschläge zur Änderung eines Projektplans, Produkts oder Systems. Sie sind in jedem Projekt oder Unternehmen fast unvermeidlich und können sich auf den Projektumfang, die Budgets und den Zeitrahmen auswirken.

Um sicherzustellen, dass diese Auswirkungen positiv und nicht störend sind, benötigen Sie ein gut verwaltetes System für Änderungsanfragen. Ein System, das die Einreichung von Anfragen und die Verfolgung des Fortschritts erleichtert und für klare Verantwortlichkeit und Transparenz sorgt.

ClickUp bietet all dies und mehr. Von einem anpassbaren Formular für Änderungsanträge bis hin zur Genehmigung und Implementierung rationalisiert ClickUp den Workflow des Änderungsmanagements und spart Ihnen Zeit, Geld und Ärger. 🤩 Registrieren Sie sich kostenlos für ClickUp .