In einer idealen Welt würden alle Ihre Projekte genau nach Plan verlaufen – aber in der Realität erfordern selbst die am besten geplanten Projekte manchmal Änderungen. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Änderungsanfragen zu verwalten, damit Ihr Team nahtlos weiterarbeiten kann, um die Projektziele zu erreichen. 🎯
Vor diesem Hintergrund wollen wir uns nun damit befassen, warum es so wichtig ist, den Änderungsmanagementprozess im Blick zu behalten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Änderungsanforderungsformulare erstellen und verwalten, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich, termingerecht und innerhalb des Budgets umgesetzt wird.
Was ist ein Änderungsantrag?
Ein Änderungsantrag ist ein Vorschlag zur Änderung eines Systems, eines Produkts oder – wie wir uns heute konzentrieren werden – eines bereits bestehenden Plans für ein Projekt. Er wird in der Regel von Projektbeteiligten initiiert, beispielsweise einem Client oder einem Mitglied des Teams.
Die Änderung kann jeden Aspekt des Projekts betreffen, von größeren Änderungen wie einer Verschiebung der vereinbarten Leistungen oder der beteiligten Geschäftsprozesse bis hin zu kleineren Anpassungen wie dem Projektzeitplan selbst.
Ein Änderungsantrag ist oft notwendig, wenn sich die Anforderungen eines Clients aufgrund interner oder externer Veränderungen, die sich auf sein Geschäft auswirken, ändern, Ressourcen nicht mehr verfügbar sind oder Phasen eines Projekts länger dauern als erwartet. 🐌
Die Bedeutung von Änderungsanforderungen im Projektmanagement
Während kleine Änderungen oft recht einfach vorgenommen werden können, ist dies bei größeren Änderungen, die sich auf den Projektumfang auswirken, eine andere Sache. Wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden – und manchmal sogar, wenn sie sorgfältig verwaltet werden –, kann ein Änderungsantrag für ein Projekt zu erheblichen Störungen führen. 🚧
Je nach Umfang der Änderung können diese:
- Benötigen Sie zusätzliche Ressourcen in Form von Personal oder Ausrüstung, was sich auf die Verfügbarkeit dieser Ressourcen für andere Projekte auswirken kann.
- Erhöhen Sie das Plan-Budget erheblich, was Sie gegenüber Clients oder der Geschäftsleitung rechtfertigen müssen.
- Verschieben Sie Zeitleisten weit über Ihr ursprüngliches Fälligkeitsdatum hinaus, was sich auf den Projektstart oder andere Projekte auswirken kann, für die Ressourcen committen sind.
- Beginnen Sie mit einem Muster fortlaufender Scope Creep, das schnell außer Kontrolle geraten kann.
- Beeinflussen Sie den Workflow und die Arbeitsmoral Ihres Projekt-Teams, insbesondere wenn die Änderung nicht gut kommuniziert wird.
Dies sind nur einige der Gründe, warum es so wichtig ist, über einen formellen Prozess zur Verwaltung und Überwachung von Änderungsanfragen zu verfügen.
Vorteile formeller Änderungsanforderungsprozesse
Ein Änderungsanforderungsprozess dokumentiert Änderungsanforderungen formell und stellt sicher, dass jedes Mal das richtige Verfahren befolgt wird. Er erleichtert die Bewertung der potenziellen Auswirkungen der Änderung auf Ihre Projektleistungen sowie auf Ihre Ressourcen, Ihr Budget und Ihre Zeitleisten.
Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie die Änderungsanforderung genehmigen möchten oder nicht. Wenn jemand anderes für die Genehmigung zuständig ist, erhält dieser die erforderlichen Informationen und Sie können die Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses durchführen. ✅
Aber damit ist es noch nicht getan. Sobald es an der Zeit ist, eine genehmigte Änderung umzusetzen, liefern Änderungsantragsformulare die Informationen, die Sie zur Anpassung Ihres Plans für das Projektmanagement benötigen.
Und nicht zuletzt hält ein guter Änderungsantragprozess alle Beteiligten auf dem Laufenden, sodass jeder versteht, worum es bei der Änderung geht, warum sie erfolgt und wie sie sich auf ihn auswirkt.
Beispiele für Änderungsanforderungen
Projektmanager müssen sich mit verschiedenen Arten von Änderungsanfragen befassen. Zu den vorgeschlagenen Änderungen können gehören:
- Änderungen an den ursprünglichen Leistungen oder dem Umfang des Projekts, um mit Marktveränderungen, der Produktverfügbarkeit Schritt zu halten oder zusätzliche Ressourcen anzufordern.
- Erweiterungen oder Upgrades zur Verbesserung der Benutzererfahrung, sobald neue Technologien verfügbar werden
- Überarbeitete Systeme oder Designelemente, wenn sich die Marke oder das Produktangebot eines Geschäfts weiterentwickelt
- Verbesserungen, die interne Prozesse rationalisieren und Zeit oder Geld sparen
- Korrekturen von Fehlern oder Systemfehlern, die entdeckt wurden
- Vorbeugende Maßnahmen zur Verringerung der Auswirkungen von Risiken, die erst spät im Prozess erkannt wurden
- Anpassungen an Systemen zur Angleichung an die neuesten Best Practices der Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
So erstellen Sie einen Änderungsantrag
Bei der Erstellung eines Änderungsantrags gibt es zwei wichtige Schritte: Brainstorming und Einreichen Ihres Änderungsantrags. Sehen wir uns beide Schritte einmal genauer an.
1. Brainstorming zum Umfang der Änderung
Beginnen Sie mit einem Brainstorming zu allen Aspekten, die Sie im Zusammenhang mit Ihrem neuen Feature und dem Umfang der Änderung berücksichtigen müssen. Wenn Sie zunächst ein Brainstorming durchführen, verfügen Sie über alle Details, die Sie für die Einreichung eines vollständigen Änderungsantrags benötigen. 🤔
Nutzen Sie diese Vorbereitungszeit, um sich Klarheit darüber zu verschaffen, was genau das neue Feature ist und wie es funktioniert. Gehen Sie dann detailliert auf den Wert und die Bedeutung dieses Features ein.
Um die Chancen für die Genehmigung Ihres Änderungsantrags zu maximieren, kann es hilfreich sein, sich in diesem Schritt in die Lage des Genehmigers zu versetzen. Überlegen Sie, was ihn dazu motivieren würde, Ihrem Vorschlag zuzustimmen. Wird diese Änderung beispielsweise die Funktionalität verbessern, neue Kunden anziehen, interne Prozesse rationalisieren oder Geld sparen oder einbringen? Als Beispiel können wir angeben, dass diese Änderung die Funktionalität verbessern, neue Kunden anziehen, interne Prozesse rationalisieren oder Geld sparen oder einbringen wird.
Verschaffen Sie sich eine Übersicht über den Umsetzungsprozess und den Zeitplan für die Änderung sowie über die zusätzlich benötigten Ressourcen und die Kosten dieser Änderung. Berücksichtigen Sie auch, wie sich dies auf andere Elemente Ihrer Website auswirken könnte.
Möglicherweise müssen Sie Kollegen mit spezifischem Fachwissen – beispielsweise Ihre IT-Abteilung – konsultieren, um hier detailliertere Informationen zu erhalten.
Hilfreiche Tools für den Schritt des Brainstormings
Sie könnten Ihr Brainstorming auf altmodische Weise mit Papier und Stift durchführen oder elektronisch in einem Word-Dokument arbeiten. Oder Sie könnten sich eine Menge Zeit und Aufwand sparen und ClickUp verwenden.
Diese Online-Plattform für Projektmanagement und Produktivität bietet mehrere praktische Tools für diesen Schritt:
- Dokumente: ClickUp Docs bietet Ihnen einen Space, an dem Sie Ihre Gedanken sammeln und zu einer sinnvollen Struktur zusammenfassen können.
- Whiteboards: Wenn Sie mit visuellen Tools besser denken können, probieren Sie ein ClickUp-Whiteboard aus, um Ideen zu generieren und miteinander zu verbinden, sodass Sie den Überblick behalten.
- Zusammenarbeit: ClickUp erleichtert die Zusammenarbeit mit Teamkollegen. Sie können gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, auch wenn Sie sich nicht im selben Raum (oder Land) befinden. Taggen Sie Ihre Kollegen, damit diese ihre Gedanken hinzufügen können, wenn sie sich später einloggen.
- Aufgaben: Um noch mehr Zeit zu sparen, können Sie mit ClickUp Text aus jedem dieser Tools übernehmen, ihn direkt in eine nachverfolgbare ClickUp Aufgabe umwandeln und einem Team-Mitglied zuweisen.
- Verbindung: Alle Ihre Dokumente, Whiteboards und Aufgaben sind mit Ihrem Projekt verknüpft, sodass Sie sie jederzeit wiederfinden können.
2. Erstellen und reichen Sie Ihr Änderungsantragsformular ein
Jetzt können Sie Ihren eigentlichen Änderungsantrag erstellen. 📝
Verwenden Sie alle gesammelten Informationen, um ein formelles Änderungsantragsformular auszufüllen. Sie müssen höchstwahrscheinlich folgende Angaben machen:
- Projektname
- Projektstandort
- Namen der Team-Mitglieder (einschließlich Rollen wie Projektmanager, Auftragnehmer oder Ingenieur)
- Eine umfassende Beschreibung der beantragten Änderung (einschließlich aller betroffenen Features und Funktionen)
- Gründe für die Änderung des Umfangs, wobei hier genügend Details angegeben werden sollten, um den Genehmiger der Anfrage zur Unterzeichnung zu bewegen.
- Priorität der Änderung (wie dringend und wichtig ist die Änderung Ihrer Meinung nach – oder wäre sie einfach nur wünschenswert)
- Auswirkungen auf den Arbeitsumfang und wie sich dies auf das gesamte Projekt auswirkt
- Die Kosten der Änderung und ihre Auswirkungen auf das Budget des Projekts
- Auswirkungen auf die Zeitleiste des Projekts, z. B. ob sich dies auf Abhängigkeiten und/oder das Datum des Projektabschlusses auswirkt
- Auswirkungen auf die Ressourcen des Projekts, z. B. ob zusätzliche Ressourcen erforderlich sind und welche genau benötigt werden
- Auswirkungen auf die Mitglieder des Teams, die Stakeholder des Projekts sind
- Sonstige Auswirkungen oder wichtige Informationen
Wenn Sie bereit sind, reichen Sie Ihren Änderungsantrag ein.
Hilfreiche Tools zum Erstellen und Einreichen Ihrer Änderungsanforderung
Auch hier kann ClickUp helfen, denn es gibt zwei Möglichkeiten, einen Änderungsantrag zu erstellen:
- Änderungsanforderungsgenerator: Der ClickUp-Projektänderungsanforderungsgenerator nutzt fortschrittliche KI-Funktionen, um Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung von Änderungsanforderungen zu helfen. Vorgefertigte Vorlagen und anpassbare Felder stellen sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen erfassen.
- Vorlage für Änderungsanfragen: Alternativ können Sie direkt zur ClickUp-Vorlage für Änderungsanfragen gehen und diese zu Ihrem Workspace hinzufügen. Dieses vorgefertigte Formular für Änderungsanfragen ist kostenlos und einfach zu verwenden. Füllen Sie es einfach aus und senden Sie es ab.
Wenn ein Änderungsantrag auf der ClickUp-Plattform mit einer dieser Methoden eingereicht wird, wird der Antrag Ihrem Workspace hinzugefügt und entsprechend dem von Ihnen angegebenen Projekt abgelegt. Jeder Abschnitt des Änderungsantragsformulars erstellt ein benutzerdefiniertes Feld mit den relevanten Informationen, sodass Sie jederzeit die Details des Antrags einsehen können. 🔎
3 Tipps zum Erstellen eines Änderungsantrags
Nachdem Sie nun die Grundlagen kennengelernt haben, wollen wir uns einige Möglichkeiten ansehen, wie Sie Ihren Änderungsanforderungsprozess auf die nächste Stufe heben können.
1. Schreiben Sie wie ein Profi
Der ClickUp AI-Schreibassistent hilft Ihnen dabei, klarer und prägnanter zu schreiben. Nutzen Sie ihn also, um den Inhalt Ihrer Übermittlung zu optimieren.
2. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Änderungsanforderungsformular und geben Sie es frei
Die ClickUp-Vorlage für Änderungsanfragen ist vollständig anpassbar. 🪄
Sie können Felder bearbeiten, sie aus dem Formular entfernen, wenn Sie sie nicht benötigen, oder zusätzliche Felder hinzufügen, die Sie gerne sehen würden. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Felder für die Abteilung, die Rolle oder die Nummer des Anforderers hinzufügen.
Sobald Sie mit dem Formular zufrieden sind, können Sie es mit Ihrem Team freigeben oder auf Ihre Website hochladen, damit jeder darauf zugreifen kann.
3. Optimieren Sie Ihren Prozess kontinuierlich
Suchen Sie jedes Mal, wenn Sie einen Änderungsantrag fertiggestellt haben, nach Möglichkeiten, den Prozess noch weiter zu verbessern. Ihr Ziel ist es, ein Standardformat und einen Standardprozess zu erstellen, den Sie und Ihr Team jedes Mal befolgen können, wenn Sie eine Änderung in Betracht ziehen.
So verwalten Sie Änderungsanfragen
Es erfordert einen gewissen Aufwand, den Überblick über Ihre Änderungsantragsformulare zu behalten – und wenn Sie mehrere Änderungsanträge gleichzeitig bearbeiten müssen, kann dies schnell überwältigend werden. 👀
Sie könnten versuchen, diese mit einem Word- oder Excel-Dokument zu verwalten. Wenn Ihr Projekt oder die vorgeschlagene Änderung jedoch umfangreich ist, sind manuelle Methoden schnell nicht mehr praktikabel.
Glücklicherweise optimieren Tools für das Projektmanagement und Tools zur Automatisierung der Prozessautomatisierung jeden Aspekt des Änderungsantragsprozesses, unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Projekt ist.
Auch hier kommt ClickUp wieder zum Einsatz und bietet Ihnen eine klare Ansicht über alle Ihre Änderungsanfragen. Außerdem hilft es Ihnen bei der Nachverfolgung des aktuellen Stands jeder Anfrage und der Mitteilung dieses Stands an Ihr Team.
Auswahl an Ansichten
Mit ClickUp können Sie alle Änderungsanfragen, die Sie oder Ihr Team eingereicht haben, einsehen und verwalten. Sie können sogar das Format auswählen, in dem Sie diese anzeigen möchten.
Beispiel:
- Über die Ansicht „Änderungsanforderung“ können Sie neue Anforderungen einreichen.
- Die Listenansicht „Anforderungsliste“ zeigt Ihnen alle laufenden Änderungsanforderungen, sortiert nach Projekten.
- Die Statusboard-Ansicht zeigt Ihnen den aktuellen Fortschritt jeder Anfrage in Echtzeit, sortiert nach Status.
- Die Ansicht „Anforderungstabelle“ zeigt alle Ihre Änderungsanforderungen nach Priorität an und bietet Ihnen Zugriff auf detaillierte Informationen zu den Anforderungen.
- Die Ansicht „Projektstandort“ zeigt die Projektstandorte jeder Anfrage an 🌎
Status zur Nachverfolgung des Fortschritts
Nachdem Ihr Änderungsantrag eingereicht wurde, ist es wichtig, seinen Fortschritt während der Phasen des Genehmigungsprozesses zu verfolgen. Dazu können Sie seinen Status im Format Ihrer Wahl aktualisieren.
Die Statusoptionen in ClickUp umfassen:
- Neuer Antrag
- Zugewiesener Prüfer
- Laufende Überprüfung
- Abgelehnt
- Für die Umsetzung
- Implementiert
Sie können auch benutzerdefinierte Status erstellen, die zu Ihrem Prozess passen.
Wenn ein Änderungsantrag schließlich genehmigt wird, verwenden Sie einfach die bereits im System vorhandenen Informationen, um ClickUp-Aufgaben für die Umsetzung zu erstellen. Führen Sie dann die Nachverfolgung des Fortschritts bis zur Fertigstellung durch.
Klare Kommunikation
ClickUp vereinfacht die Kommunikation im Projekt, macht E-Mails und andere leicht verloren gehende Dokumente überflüssig und sorgt dafür, dass Ihr Team immer auf dem gleichen Stand ist.
Mit den oben beschriebenen Ansichts- und Statusoptionen können Sie Ihr Team und andere Beteiligte auf einen Blick über Änderungsanforderungen auf dem Laufenden halten. Sie können auch automatische Benachrichtigungen einrichten, die als Auslöser bei Statusänderungen ausgelöst werden.
Und mit Benutzerrollen und Berechtigungen können Sie festlegen, wer was sehen darf. Sie können beispielsweise Ihren Teammitgliedern Zugriff auf alle Änderungsanfragen gewähren, an denen Sie arbeiten, während Clients nur Zugriff auf die Projekte erhalten, an denen sie beteiligt sind.
Was kann ClickUp noch erledigen?
Die Funktionen von ClickUp gehen noch weiter. Als erstklassiges tool für Produktivität und Projektmanagement optimiert es jeden Aspekt Ihres Geschäfts und spart Ihnen Energie, Zeit und Geld. 💸
Beispiel:
- Legen Sie ClickUp-Ziele fest und nutzen Sie diese, um Ihre Strategie und Ihren Projektplan zu entwickeln. Führen Sie dann die Nachverfolgung Ihres Fortschritts anhand dieser Ziele durch.
- Nutzen Sie die umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen, um Ihren Projektumfang zu beschreiben, Ihre Kommunikation oder Ihr Budget zu planen oder Ihre Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
- Nutzen Sie den KI-Schreibassistenten von ClickUp, um Ihre Vorschläge zu entwerfen und zu verwalten oder zielgerichtete Social-Media-Inhalte zu erstellen.
- Automatisieren Sie alle Ihre Projekte mit Vorlagen für Projektmanagement, die Ihnen bei der Planung, Priorisierung, Umsetzung und Nachverfolgung des Fortschritts helfen.
- Chatten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit oder asynchron, egal wo sich Ihre Teammitglieder befinden.
- Behalten Sie mit dem anpassbaren ClickUp-Dashboard den Überblick über alle Ihre Projekte und Aufgaben.
- Verbinden Sie ClickUp mit anderen Elementen Ihrer Technologieplattform dank einem breiten Bereich an Integrationen, darunter Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot oder Microsoft Outlook.
Optimieren Sie Änderungsanfragen mit den richtigen tools
Änderungsanforderungen sind Vorschläge zur Änderung eines Projektplans, eines Produkts oder eines Systems. Sie sind in fast jedem Projekt oder Geschäft unvermeidlich und können sich auf den Projektumfang, das Budget und den Zeitrahmen auswirken.
Um sicherzustellen, dass diese Auswirkungen positiv und nicht störend sind, benötigen Sie ein gut verwaltetes Änderungsanforderungssystem. Ein System, mit dem Sie Anfragen einfach einreichen, deren Fortschritt verfolgen und durchgehend für klare Verantwortlichkeiten und Transparenz sorgen können.
ClickUp bietet all dies und noch viel mehr. Von einem anpassbaren Änderungsantragsformular bis hin zur Genehmigung und Umsetzung optimiert ClickUp den Workflow des Änderungsmanagements und spart Ihnen Zeit, Geld und Ärger. 🤩