Projekte halten die Geschäftswelt am Laufen. Projektmanagement-Experten erhalten in der Regel viel Anerkennung für den Erfolg eines Projekts, aber sie sind nicht die einzigen, die Ergebnisse erzielen. Projektmanager mögen zwar im Rampenlicht stehen, aber Projektleiter sind die treibenden Kräfte, die Projekte beaufsichtigen, große Ideen entwickeln und Ressourcen verwalten.
Als Projektleiter geht es um viel mehr als nur darum, Termine einzuhalten und Aufgaben zu überwachen. Es geht darum, Team-Mitglieder zu motivieren und Projektziele zu erreichen. Das klingt vielleicht ähnlich wie die Rolle eines Projektmanagers, aber die beiden Aufgaben sind nicht ganz dasselbe.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was Projektleiter sind und wie sie sich vom Projektmanagement unterscheiden. Außerdem verraten wir Ihnen die gefragtesten Eigenschaften effektiver Projektleiter sowie 10 Strategien, mit denen Sie zum weltbesten Projektleiter werden. 🙌
Was ist ein Projektleiter?
Ein Projektleiter verwaltet den gesamten Projektplan und sorgt dafür, dass die Ergebnisse innerhalb der festgelegten Zeitleiste fertiggestellt werden. Im Gegensatz zu einem traditionellen Projektmanager konzentriert sich der Projektleiter mehr darauf, das Team anzuleiten und zu inspirieren. Die Rolle erfordert ein höheres Maß an Engagement und konzentriert sich mehr auf die strategischen und zwischenmenschlichen Aspekte des Projektmanagements.
Projektleiter übernehmen in der Regel Aufgaben wie:
- Festlegen des Umfangs des Projekts
- Entwickeln Sie einen Plan für das Projekt mit Aufgaben, Zeitleisten, Ressourcen und Meilensteinen.
- Ziele und Vorgaben festlegen
- Zusammenstellung eines Projektteams
- Verwaltung von Ressourcen und Budgets
- Koordination mit allen Beteiligten
- Führen Sie die Nachverfolgung des Projektfortschritts durch
- Teammitglieder motivieren und betreuen
- Erfolge feiern und Misserfolge analysieren
Projektmanagement-Führungskräfte verfügen über ausgeprägte Führungsqualitäten und wissen, wie man ein positives, produktives Arbeitsumfeld schafft, in dem sich jeder als Teil des Teams fühlt. Sie benötigen ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, wobei Kenntnisse über Projektmanagement- Tools und -Methoden wie Scrum und PMI-Richtlinien ebenfalls von Vorteil sind.
Projektleiter vs. Projektmanager
Wenn Sie auf der Suche nach einer Rolle als Projektleiter sind, stoßen Sie möglicherweise auf Stellenanzeigen sowohl für Projektmanager als auch für Projektleiter. Diese Rollen überschneiden sich zwar teilweise, sind aber eigentlich zwei unterschiedliche Rollen. Informieren Sie sich über die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Rollen, um herauszufinden, welche am besten zu Ihrer Erfahrung und Ihren Fähigkeiten passt.
Hauptschwerpunkt
Projektmanager sind die Umsetzer. Sie führen das Projekt durch und kontrollieren alle beweglichen Teile. Sie kümmern sich darum, dass die Projektziele erreicht werden, alle Arbeiten im Rahmen des Projekts bleiben und die Projektleistungen termingerecht abgeschlossen werden.
Projektleiter hingegen sind Visionäre. Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Projektleiter die ursprüngliche Projektidee entwickelt. Diese Meister der Delegation übergeben ihre Vision an Projektmanager zur Umsetzung, während sie sich auf den Erfolg des Projekts auf hoher Ebene konzentrieren. 💡
Projektleiter sind zwar bodenständig und rational, aber sie sind die verrückten Genies des Projektmanagements. Sie sind eher bereit, Risiken einzugehen und ausgefallene Ideen zu akzeptieren. Projektmanager gleichen dies durch einen eher zurückhaltenden, handlungsorientierten Ansatz aus und stellen sicher, dass die Ideen des Projektleiters auch tatsächlich umsetzbar sind.
Qualifikationen
Professionelle Projektmanager werden vom Project Management Institute als Project Management Professionals (PMPs) zertifiziert. Dabei handelt es sich um eine spezielle Zertifizierung, die belegt, dass ein Manager mehrere Methoden oder Arbeitsrahmen beherrscht.
Projektleiter haben keine offiziellen Qualifikationen. Eine PMP-Zertifizierung hat für Projektleiter einen großen Wert, aber nicht immer einen hohen Stellenwert. Da es sich um eine eher generalistische Rolle handelt, ist es für Projektleiter wichtiger, über institutionelles Wissen, zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine gesunde Vorstellungskraft zu verfügen.
Aufgaben
Projektmanager überwachen den Projektplan, den Projektzeitplan und den Workflow des Teams. In der Regel verwalten sie Ressourcen und Budgets, obwohl einige Unternehmen diese Aufgabe dem Projektleiter übertragen. Projektmanager stellen außerdem sicher, dass die Projekte den Best Practices des PMI entsprechen und die Branchenvorschriften einhalten.
Der Projektleiter unterstützt die Vision des Teams und stimmt diese Vision mit den Projektzielen ab. Er konzentriert sich auf Innovation und kreative Problemlösungen. Da er in der Regel für die zwischenmenschlichen Dynamiken verantwortlich ist, kümmert sich der Projektleiter um die Konfliktlösung. Ob es nun um ein Problem innerhalb des Projektteams oder mit einem Client geht, er ist der Vermittler.
Rolle in der Teamdynamik
Projektmanager sind eher richtlinienorientiert und folgen strukturierten Entscheidungsprozessen. Projektleiter sind flexibler und anpassungsfähiger als Projektmanager. In diesem Sinne arbeitet der Projektmanager eher als Supervisor oder Projektkoordinator. Der Projektleiter ist auch der Teamleiter, der als Mentor fungiert. Er fördert ein kooperatives und motivierendes Arbeitsumfeld, das – wenn es gut umgesetzt wird – hervorragende Arbeit und eine starke Teamkultur unterstützt.
Merkmale eines effektiven Projektleiters
Projektleiter sollten ein Team inspirieren und anleiten, damit es nicht nur seine Ziele erreicht, sondern dabei auch wächst und sich weiterentwickelt. Dies ist eine überraschend anspruchsvolle Rolle, die eine Mischung aus Soft Skills wie Konfliktlösung und Hard Skills wie Projektmanagement erfordert. Jedes Geschäft stellt unterschiedliche Anforderungen an seine Projektleiter, aber Fachleute mit diesen Eigenschaften sind auf jeden Fall die richtige Wahl. ✨
Visionäres Denken
Projektleiter sollten in der Lage sein, das große Ganze zu sehen. Während Projektmanager sich auf die Details der Umsetzung eines Projektplans konzentrieren, sind Projektleiter zwei Schritte voraus und stimmen die Projektziele auf eine größere Vision ab. Sie antizipieren zukünftige Herausforderungen und Chancen und helfen ihrem Team, sich nach Bedarf anzupassen, um ein noch besseres Endprodukt zu schaffen.
Technisches oder branchenspezifisches Wissen
So hilfreich Innovation und Kreativität für einen Projektleiter auch sind, technische Fähigkeiten sind dennoch erforderlich. Einige Unternehmen verlangen für diese Rolle möglicherweise eine PMP-Zertifizierung, während andere branchenspezifische Erfahrungen, Zertifizierungen oder Fähigkeiten voraussetzen. Wichtig ist, dass Sie über die erforderlichen Hard Skills verfügen, um ein erfahrenes Team zu leiten.
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
Projektleiter müssen sowohl in der mündlichen als auch in der schriftlichen Kommunikation hervorragende Fähigkeiten besitzen. Sie halten das Schiff auf Kurs, daher ist eine klare, direkte Kommunikation unerlässlich. Gute Führungskräfte greifen ein, um Missverständnisse und Verwirrung auszuräumen. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man Kommunikationsprobleme bewältigt, ohne Ihr Team zu frustrieren.
Emotionale Intelligenz
Menschen sind komplex, daher ist es für einen Projektmanager unerlässlich, über ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz zu verfügen. Aktives Zuhören, Stressbewältigung, Empathie und emotionale Regulierung sind Eigenschaften, die jeder von einem Projektleiter erwartet. Diese Fähigkeiten helfen Ihnen, schwierige Probleme zu meistern, die im Laufe eines Projekts unvermeidlich auftreten, sei es ein zwischenmenschlicher Konflikt oder eine unrealistische Frist eines Clients.
Entscheidungsfreudigkeit
Der Projektleiter ist derjenige, der das Sagen hat. Sie müssen also in der Lage sein, unter Druck zeitnahe und fundierte Entscheidungen zu treffen. Aber nicht jede Entscheidung ist hier geeignet. Sie müssen in der Lage sein, innovative und durchdachte Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet nicht, dass Sie in einem Vakuum arbeiten müssen. Erfahrene Projektleiter wissen, wie sie Feedback sammeln, auswerten und in ihre Entscheidungsprozesse einfließen lassen können.
Flexibilität
Entscheidungsfreudigkeit ist wichtig, aber für einen Projektleiter ist es ebenso wichtig zu erkennen, wann es Zeit ist, die Richtung zu ändern. Sie müssen sich an veränderte Projektumfänge, Teamdynamiken und alle unvorhergesehenen Herausforderungen anpassen, die im Laufe eines Projekts auftreten.
Fähigkeiten zur Delegation
Sie können nicht alles alleine erledigen. Erfolgreiche Projektleiter kennen die Stärken aller Projektbeteiligten und delegieren Aufgaben entsprechend. Das entlastet Sie, stärkt aber auch das Team und schafft eine Kultur des Vertrauens.
10 Strategien, um ein erfolgreicher Projektleiter zu werden
Ein solider Projektleiter kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Befolgen Sie diese professionellen Strategien, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern und Ihr Team zum Erfolg zu führen.
1. Verwenden Sie die richtigen tools
Projekte bestehen aus vielen beweglichen Teilen. Ohne ein Organisationssystem oder eine Plattform, die Sie unterstützt, kann man leicht den Überblick verlieren. Hier kommt Projektmanagement-Software wie ClickUp ins Spiel.
ClickUp ist eine Plattform für Arbeits-, Team- und Projektmanagement, die Ihre Workflows und Aufgabenorganisation verbessert. Sie konzentrieren sich auf die großen Ideen, und wir helfen Ihnen, diese umzusetzen.
Es ist nicht notwendig, tägliche Statusbesprechungen anzusetzen. Richten Sie Ihr Projekt einfach in ClickUp ein und passen Sie das Dashboard nach Ihren Wünschen an. Wählen Sie aus über 15 benutzerdefinierten Ansichten, um Ihren Führungsstil, Ihre Workflows und Ihre Präferenzen zu unterstützen.
Aber Projektmanagement ist nur die Spitze des Eisbergs. Echtzeit-Dokumente, ein KI-Schreibassistent, unzählige Vorlagen und zu 100 % anpassbare Dashboards machen die Projektleitung in ClickUp zum Kinderspiel.
2. Strukturieren Sie Ihren Tag
Wahrscheinlich nehmen Sie an vielen Meetings teil. Das lässt Ihnen nicht viel Zeit für Ihre eigentliche Arbeit. Anstatt sich zu viel vorzunehmen, sollten Sie Ihren Tag sorgfältig mit einem Tool wie einem Tagesplaner strukturieren. Ob Sie die Nachverfolgung digital oder auf Papier durchführen, wenn Sie Ihren Zeitplan eine Woche im Voraus planen, wird es viel einfacher, Ihre Aufgaben und Meetings unter einen Hut zu bringen. So haben Sie sogar die Möglichkeit, Arbeit zu delegieren. Scheuen Sie sich also nicht, im Voraus zu planen!
3. Finden Sie heraus, was nicht funktioniert – und beheben Sie es
Manche Menschen geben sich gerne mit dem Status quo zufrieden. Projektleiter wissen jedoch, dass Veränderungen manchmal notwendig sind, um Erfolg zu haben. Wenn Sie wissen, dass etwas nicht funktioniert und dem Team schadet, beheben Sie das Problem!
Prozessverbesserungen sind Teil einer effektiven Projektleitung. Fragen Sie Ihr Team nach Ineffizienzen oder Schwächen in Ihren Prozessen, Technologien oder Führungsansätzen. Sie können jederzeit ein anonymes Feedback-Formular erstellen, um ehrliches Feedback zu sammeln. Der Schlüssel liegt darin, diese Vorschläge umzusetzen, anstatt sie unter den Teppich zu kehren. Das Ergreifen von Maßnahmen schafft Vertrauen in Ihrem Team und verbessert das Business – eine Win-Win-Situation für alle!
4. Werden Sie zum Meister der Priorisierung
Sie haben nur begrenzte Ressourcen für dieses Projekt zur Verfügung. Als Projektleiter müssen Sie angemessene Prioritäten zuweisen und die Ressourcen entsprechend verteilen. Anstatt Entscheidungen auf der Grundlage Ihrer Emotionen zu treffen, ist es wichtig, Prioritäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Dazu müssen Sie möglicherweise Tools wie die ClickUp-Prioritätsmatrix-Vorlage verwenden, um unvoreingenommene Entscheidungen zu treffen.
5. Setzen Sie sich Ziele für Ihre persönliche Entwicklung
Projektleiter investieren viel Zeit und Energie in ihre Teams. Aber wann haben Sie das letzte Mal in Ihre eigene Entwicklung investiert? Setzen Sie sich Führungsziele und bauen Sie Ihre Fähigkeiten als Projektleiter weiter aus. Setzen Sie sich SMART-Ziele wie „Ich werde bis zum Ende des ersten Quartals einen Online-Kurs zum Thema Führung absolvieren“ oder „Ich werde die Mitarbeiterbindung bis Dezember 2024 um 5 % steigern“.
6. Klären Sie, wie Sie mit Projektmanagern im Bereich des Projektmanagements zusammenarbeiten.
Das Letzte, was Sie zu erledigen haben, ist, jemandem auf die Füße zu treten. Jeder im Projekt braucht klar definierte Rollen ohne Überschneidungen. Vermeiden Sie Nacharbeit und Unmut, indem Sie genau festlegen, wer für was verantwortlich ist. Mit einem Tool wie ClickUp können Sie Aufgaben automatisch zuweisen, um Verwirrung zu minimieren.
7. Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Bereich Teambildung
Und nein, wir sprechen hier nicht von Vertrauensübungen oder Wochenendausflügen. Teambuilding findet nicht nur bei einmaligen Ereignissen statt, sondern jeden Tag. Tägliche Interaktionen haben einen größeren Einfluss auf Ihre Teamkultur als alles andere. Wenn Sie also die Produktivität im Arbeitsplatz steigern möchten, sollten Sie sich zum Meister des Teambuildings entwickeln. Das könnte beispielsweise so aussehen:
- Bieten Sie Ihrem Team Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Mitarbeitern Autonomie und Entscheidungsbefugnisse geben
- Teammeetings effektiv leiten
- Das Feedback der Team-Mitglieder ernst nehmen
- Anerkennung von Team-Erfolgen
- Seien Sie selbst ein Teamplayer, egal ob das längere Arbeitszeiten oder die Übernahme von Aufgaben erfordert, die niemand sonst übernehmen möchte.
Das klingt zwar nicht so spannend wie eine Vertrauensübung, aber diese Strategien werden wirklich etwas bewirken und ein geschlossenes Team fördern.
8. Motivieren und inspirieren Sie Ihr Team
Burnout und mangelnde Begeisterung können den Fortschritt des Projekts ruinieren und die Moral des Teams beeinträchtigen. Als Teamleiter liegt es an Ihnen, alle motiviert zu halten. Würdigen Sie die harte Arbeit Ihres Teams mit konkreten Belohnungen, geben Sie Metriken frei, die belegen, dass sich die harte Arbeit auszahlt, und reagieren Sie auf Vorschläge oder Feedback der Mitarbeiter.
9. Bleiben Sie über die neuesten Trends auf dem Laufenden
Projektleiter sind Innovatoren und Visionäre. Als Projektleiter erwarten die Menschen von Ihnen, dass Sie neue Perspektiven und Ideen einbringen. Lesen Sie die Nachrichten, probieren Sie die neuesten Technologien aus und informieren Sie sich über die aktuellen Entwicklungen in Ihrer Branche. Nehmen Sie sich täglich mindestens 10 Minuten Zeit, um sich über Trends zu informieren, damit Sie über den Tellerrand hinausblicken können.
10. Bauen Sie ein vielfältiges Netzwerk auf
Wenn Sie Ihre gesamte Zeit mit Menschen aus Ihrem Geschäft oder Ihrer Branche verbringen, werden Sie wahrscheinlich nicht viele interessante oder neue Ideen hören. Um neue Ideen zu bekommen, müssen Sie Ihre Komfortzone verlassen und neue Verbindungen knüpfen. Hören Sie Podcasts, lesen Sie Bücher und besuchen Sie Networking-Ereignisse für andere Branchen oder Interessengruppen. Man weiß nie, woher die nächste großartige Idee kommt!
ClickUp macht das Projektmanagement zum Kinderspiel
Projektleiter sorgen dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben, aber sie sind noch viel mehr als das. Sie sind gleichermaßen verrückte Genies, Visionäre und Friedensstifter. Sie stehen vielleicht nicht so im Rampenlicht wie Projektmanager, aber ohne Projektleiter am Steuer kann es keine Innovation geben. 🏎️
Ganz gleich, ob Sie über eine Karriere in der Projektleitung nachdenken oder bereits auf dem besten Weg sind, Projektleiter zu werden – Sie brauchen die richtigen Tools an Ihrer Seite. ClickUp unterstützt Sie bei jedem Schritt. Wir speichern die gesamte Kommunikation Ihres Teams, wichtige Ideen, Brainstorming-Dokumente, Daten und Inhalte an einem Ort, damit Sie sich auf echte Innovationen konzentrieren können.
Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Erstellen Sie jetzt einen kostenlosen ClickUp-Workspace, um Projekte mit nur einem Klick zu verwalten.