Identifikace rizik v projektovém řízení: užitečné strategie a příklady

Vedení firmy nebo projektu může být opravdovým dobrodružstvím. I když nejde o potápění nebo paragliding, často se ocitnete v situaci, kdy musíte rychle reagovat na nové výzvy a příležitosti. Co tedy uděláte – přijmete unáhlené rozhodnutí nebo podstoupíte kalkulované riziko? 😅

Každý projektový manažer vám potvrdí, jak nákladná mohou být rozhodnutí založená na nesprávném odhadu rizik. Může dojít k neúspěšným operacím, snížení ziskovosti, poškození reputace a dokonce i k úplnému selhání projektu.

Naštěstí je snadné sledovat potenciální hrozby a příležitosti pro jakýkoli podnik prostřednictvím osvědčeného procesu identifikace rizik projektu. Proto mnoho úspěšných podniků zahrnuje do svých postupů řízení rizik podrobné identifikační postupy, bez ohledu na jejich velikost, rozsah nebo odvětví.

V tomto blogu se dozvíte, co proces identifikace rizik pro projektový tým obnáší, a prozkoumáme:

Identifikace rizik a její role v řízení rizik

Většina z nás se intuitivně snaží identifikovat nová rizika jak v podnikání, tak v každodenním životě. Například paraglidisté vyhodnocují faktory, jako jsou povětrnostní podmínky a stav bezpečnostního vybavení, aby mohli lépe plánovat a předcházet nehodám. Termín „identifikace rizik“ má za cíl pouze formalizovat tento proces v projektovém řízení.

Identifikace rizik umožňuje projektovým manažerům plánovat všechny potenciální nejistoty a černé labutě , které mohou mít negativní dopad na podnikání. Dopad může být z hlediska provozní proveditelnosti, ziskovosti a reputace, takže cvičení zahrnuje určení rizik ze všech těchto perspektiv.

Identifikace rizik je standardní proces, který zahajuje řízení rizik v podnikání nebo projektu. Zde jsou čtyři fáze běžného plánu řízení rizik:

Jak vypadá standardní životní cyklus identifikace rizik?

Podle Project Management Institute by měl životní cyklus identifikace rizik zahrnovat následující kroky:

Na základě konečných zjištění jsou implementovány strategie řízení rizik, jako je plánování pro případ nouze a zajištění, aby se minimalizoval dopad významných rizik.

Ačkoli je na projektovém manažerovi, aby určil, jak by mělo vypadat prohlášení o rizicích nebo identifikace rizik, existuje několik šablon pro hodnocení rizik , které mohou tento proces urychlit.

Například šablona ClickUp Risk Analysis Whiteboard Template vám poskytne potřebný přehled o celém životním cyklu identifikace rizik. Obsahuje přizpůsobitelnou mapu s barevným kódováním, na které můžete společně s projektovým týmem identifikovat potenciální rizika a zdokumentovat jejich pravděpodobnost a rozsah, a to vše na jednom místě. Tuto šablonu můžete kombinovat s bezplatnou kalkulačkou pro hodnocení rizik ClickUp, abyste před finalizací registru rizik mohli přiřadit konzistentní skóre na základě pravděpodobnosti a dopadu.

Mějte na paměti, že vaše prohlášení o rizicích by mělo být velmi komplexní a v ideálním případě by mělo poskytovat 360° pohled na interní i externí faktory ovlivňující podnikání, jako například:

Většina identifikovaných rizik jsou negativní rizika, tj. rizika (například nedostatek zdrojů), která mohou poškodit vaše podnikání. Někteří projektoví manažeři však používají také pojem pozitivní rizika k označení příležitostí, tj. rizik (například předčasné dodání projektu), která můžete využít ve svůj prospěch.

Proč je identifikace rizik projektu důležitá? Hlavní výhody

Kromě včasné identifikace zranitelných míst v podnikání nabízí identifikace rizik následující klíčové výhody:

9 strategií identifikace rizik pro úspěch podnikání a projektů

Existuje několik strategií a technik, které můžete použít k identifikaci rizik v průběhu celého životního cyklu projektu. V následujících částech se podíváme na devět široce používaných a účinných metod identifikace rizik.

Bonus: Identifikace a řízení rizik je snazší, když máte k dispozici spolehlivý software pro řízení projektů. Proto vám představíme některé šablony a funkce v rámci ClickUp, špičkového nástroje pro řízení projektů, které vám pomohou implementovat strategie detekce rizik s mimořádnou přesností.

1. Pravidelné kontroly dokumentace

Rizika projektu často vznikají kvůli nekonzistentní nebo neúplné dokumentaci, která brání vašim týmům v práci. Nejlepší postup je podrobně prozkoumat dokumenty a najít nesouhlasné odkazy, neúplné mapy procesů, nejasné nebo zastaralé požadavky, chyby v plánování a nepřesné odhady.

Mezi dokumenty, které byste měli zkontrolovat, patří:

Nyní můžete uchovávat data o projektu a prohlášení o rizicích na jednom místě – ClickUp Docs. Vytvořte propojenou síť projektových dokumentů, časových os a standardních operačních postupů. Propojte své zdroje nebo vytvořte štítky, aby bylo vše snadno přístupné. Můžete dokonce použít ClickUp AI k generování projektových dokumentů bez lidských chyb.

Nejlepší na tom je, že ClickUp Docs podporuje spolupráci. Při identifikaci rizik využijte integrované nástroje Chat, Komentáře, Zmínky a Kontrola a upozorněte projektového manažera nebo vlastníka rizika na nesrovnalosti.

2. SWOT analýza

SWOT analýza je technika identifikace a mapování rizik, kterou využívají podniky po celém světě. Jejím cílem je sepsat silné stránky, slabé stránky, příležitosti a hrozby vašeho podnikání.

Slabé stránky a hrozby poukazují na negativní rizika, která ohrožují vaši firmu; příležitosti označují pozitivní rizika, zatímco silné stránky zahrnují schopnosti, které vaše firma může využít k boji proti rizikům a k využití příležitostí.

Tuto činnost můžete snadno provést pomocí různých šablon SWOT analýzy na ClickUp. Jsou přizpůsobeny potřebám podniků, jednotlivých projektů a dalších případů použití. Mezi naše nejlepší tipy patří:

Pokud jste fanouškem vizualizace, můžete k identifikaci potenciálních rizik během procesu SWOT analýzy použít ClickUp Whiteboards.

Tabule umožňují spolupráci mezi týmy v reálném čase. Stačí zapojit váš tým pro řízení rizik a ten může pomocí nástrojů, jako jsou lepící poznámky, spojky, zvýrazňovače a tvary, diskutovat o jednotlivých složkách projektu v kontextu. 🧐

3. Brainstorming

Dalším způsobem, jak identifikovat rizika v jakémkoli podnikání, je brainstorming s vaším týmem. Umožňuje kolegům z různých oddělení sejít se, zhodnotit projekt z jejich úzkého pohledu a odhalit dosud neznámá rizika. 🧠

Existuje několik technik brainstormingu, které pomáhají identifikovat potenciální rizika. K tomuto účelu se však nejlépe hodí mind mapping, protože vám umožňuje nejen identifikovat běžná rizika, ale také vizualizovat vztahy mezi nimi.

S ClickUpem můžete začít vytvářet myšlenkové mapy během několika sekund. Stačí přejít do sekce Myšlenkové mapy, přizvat členy svého týmu a využít kolektivní znalosti k mapování nepřetržitých procesních toků. Přidejte uzly pro potenciální rizikové události a upravte mapu jednoduchými pohyby drag-and-drop.

Vizuální síť vám pomůže předpovědět, zda se jeden rizikový faktor může proměnit v závažnou překážku. Po dokončení brainstormingu uložte myšlenkovou mapu do pracovního prostoru projektu a znovu ji použijte pro další analýzu řešení rizik.

4. Rozhovory se zainteresovanými stranami

Pokud chcete odhalit možná rizika z různých úhlů pohledu, může se vyplatit zapojit klíčové zúčastněné strany projektu, jako jsou vaši klienti, koncoví uživatelé, provozní zaměstnanci a manažeři produktů a aktiv. Pomůže vám to vyhnout se rozhodnutím, která by mohla mít negativní dopad na významné zúčastněné strany.

V ideálním případě můžete rizika projektu odhalit pomocí dobře strukturovaných rozhovorů se zainteresovanými stranami – upřednostňujte individuální rozhovory, abyste získali přímější odpovědi. Alternativně můžete také použít formuláře ClickUp Forms a oslovit je pomocí podrobných dotazníků specifických pro váš produkt nebo projekt.

5. Odborné posouzení

Kromě zainteresovaných stran můžete také konzultovat odborníky v dané oblasti, kteří vám poskytnou rady týkající se rizik vašeho projektu. Tito odborníci mají obvykle specializaci v daném odvětví a dlouholeté praktické zkušenosti, což jim dává výhodu při analýze jakýchkoli údajů o rizicích. Mohou odhalit mnoho potenciálních rizik, která start-upy a noví podnikatelé často přehlížejí.

Nejlepší způsob, jak shromáždit odborné názory na rizika projektu, je použití Delphi techniky. Jedná se o metodu zahrnující několik kol dotazníků s panelem odborníků – konečným cílem je dosáhnout konsensu bez osobních předsudků.

6. Analýza příčin

Zatímco většina přístupů k detekci rizik spojuje riziko s dopadem, analýza příčin dělá pravý opak. Zde nejprve identifikujete dopad (nežádoucí výsledek) a poté jej vysledujete zpět k rizikovým faktorům, které jej vyvolaly.

Vše spočívá ve složitém vizualizování dat – řekněme, že nežádoucím výsledkem je zpoždění projektu. V tomto případě vizualizujete harmonogram projektu, abyste odhalili problémy, jako je neřešená závislost nebo zmeškaná dodávka, které narušily časový plán.

Šablona ClickUp Root Cause Analysis Template je nezbytným nástrojem pro odhalování a řešení rizik v rámci probíhajících projektů. Pomáhá kategorizovat problémy jako „Proč“, dokud nedosáhnete „Vítězného řešení“, vše přehledně uspořádané v přizpůsobených polích.

Pokud však stále plánujete harmonogram projektu, budete mít více času na proaktivní identifikaci rizik pomocí závislostí ClickUp a Ganttových diagramů. Pomocí několika kliknutí můžete vytvořit závislosti pro propojené úkoly a vizualizovat je všechny v zobrazení Ganttova diagramu.

Výsledkem je flexibilní časový plán, ve kterém lze snadno sledovat úzká místa v procesu nebo externí problémy s dodávkami. Potřebujete zohlednit nové riziko? Nové závislosti můžete vytvořit jednoduchým přetažením myší a zbytek plánu se automaticky přizpůsobí.

7. Analýza předpokladů

Každý projekt je postaven na určitých předpokladech, které s sebou přinášejí riziko a nejistotu ohledně výsledku. Mezi běžné příklady patří odhadovaný časový harmonogram projektu, dostupnost členů týmu a termíny dodávek surovin. Pravděpodobnost, že se některý z těchto předpokladů nenaplní, představuje riziko. 🫠

Nyní se při analýze předpokladů pokuste identifikovat všechny předpoklady ve vašem projektovém plánu a míru přijatelné odchylky. Například předpokládáte, že dodávky surovin dorazí vždy 10. dne v měsíci. Bez včasného dodání by však vaše rezervní zásoby vydržely pouze tři dny. Pokud se dodávky zpozdí o více než tři dny, dojde k zablokování výrobního procesu, což vyžaduje alternativní opatření.

Otázkou je, jak sledovat všechny předpoklady ve vašem podnikání?

Naštěstí s ClickUp Automations můžete snadno zavést monitorovací systém pro všechny vaše předpoklady. Použijte jej k nastavení plně automatizovaných pracovních postupů bez jakýchkoli znalostí programování – stačí definovat spouštěcí událost a akci, která má být provedena.

Chcete-li například nastavit pracovní postup pro sledování předpokladů týkajících se dostupnosti týmu, můžete:

8. Monte Carlo analýza

Analýza Monte Carlo slouží k kvantifikaci pravděpodobnosti výskytu rizikové události pomocí simulace. Potřebujete počítačový program založený na matematickém modelu, který provádí různé simulace na základě vstupních a výstupních proměnných, aby předpověděl pravděpodobnost každého rizika.

Nejjednodušší způsob, jak provést tuto analýzu, je pomocí softwaru pro prediktivní analýzu nebo podobných nástrojů pro identifikaci rizik. Jakmile zjistíte rizika, můžete data importovat do ClickUp a vizualizovat zprávy na přizpůsobitelném dashboardu pomocí možností, jako jsou karty a grafy.

9. Identifikujte rizika pomocí registru rizik

Registr rizik je jedním z nejlepších nástrojů pro systematické uspořádání údajů o rizicích. Umožňuje zaznamenat všechny potenciální rizikové události, jejich dopad, pravděpodobnost a další důležité informace, jako je vlastník rizika, zdroj a hodnocení. Tyto informace zefektivňují proces mapování rizik a slouží jako jediný zdroj pravdivých informací pro jakékoli budoucí kroky.

ClickUp nabízí jednoduché i sofistikované šablony registru rizik, které podporují všechny typy projektů. Pokud potřebujete dokumentovat rizika v přehledném formátu, šablona registru rizik ClickUp je tou nejlepší volbou.

Pokud potřebujete rozsáhlejší šablonu pokrývající celý váš plán řízení rizik, určitě oceníte šablonu pro analýzu rizik v rámci řízení projektů ClickUp. Její část věnovaná registru rizik obsahuje barevně označené buňky pro zaznamenání dopadu, pravděpodobnosti a hodnocení každého rizika a dokonce i speciální sloupce pro zaznamenání odhadovaného finančního dopadu.

Příklady identifikace rizik

Prohlubte své znalosti pomocí tří robustních příkladů identifikace rizik založených na scénářích, které najdete níže.

1. Příklad vývoje aplikace

Společnost specializující se na vývoj podnikového softwaru získává svůj první projekt na vytvoření herní aplikace pro spotřebitele. Tento slibný projekt může generovat značné příjmy, ale je relativně rizikovější, protože se jedná o novou oblast pro společnost.

V tomto případě projektový manažer provádí s členy týmu hodnocení rizik, například SWOT analýzu, a vede rozhovory se zainteresovanými stranami. Po adekvátním vyhodnocení identifikují následující hlavní rizika:

Projektový tým připraví registr rizik, ve kterém nastíní řešení jednotlivých rizik jako součást efektivního plánu řízení rizik. Například projektový manažer:

2. Příklad procesu výroby produktu

Výrobce spotřební elektroniky nedávno uzavřel jedno ze svých nejziskovějších čtvrtletí. Ačkoli se podniku daří, společnost také zaznamenala určité turbulence ve svých výrobních operacích, a proto se její rizikoví manažeři pustili do práce.

Manažeři spolupracují s týmem konzultantů v oblasti řízení, aby identifikovali následující obchodní rizika, která mohou mít negativní dopad na hospodářský výsledek společnosti:

Manažeři rizik kontaktují provozního manažera, aby identifikovali skutečné zdroje rizik. Řízení potenciálních rizik může v tomto případě zahrnovat:

3. Příklad stavebního projektu

Společnost získala zakázku na výstavbu rezidenčního komplexu s více než 100 byty. Jelikož se jedná o rozsáhlý stavební projekt, manažeři používají různé metody identifikace rizik, aby proaktivně identifikovali všechna rizika před zahájením prací na místě. Mezi potenciální rizika patří:

Projektový manažer plánuje alternativní směry, aby snížil úroveň rizika pro každou položku. Díky propracovanému a na řešení zaměřenému alternativnímu plánu může tým eliminovat relevantní rizika za běhu a dodržovat rozpočet v průběhu projektu.

Časté problémy při identifikaci rizik a jak je překonat

Aby proces identifikace rizik splnil svůj zamýšlený účel, je třeba věnovat pozornost určitým otázkám:

Spoléhání se na zastaralá rizika

Mnoho projektů selže, protože manažeři se spoléhají pouze na celkové riziko posouzené na začátku iniciativy. Ve skutečnosti se parametry rizika mění s měnící se dynamikou trhu a prostředí. Podle globálních standardů řízení rizik, jako je ISO 31000, musíte pravidelně přezkoumávat identifikovaná rizika a podle toho upravovat strategii jejich řešení.

Nedostatečné sledování závažnosti rizik

Zjištění z identifikace rizik se používají k profilování každého rizika z hlediska jeho potenciálního dopadu, a právě v tomto bodě mnoho projektových manažerů ztrácí orientaci. Nejsou schopni přesně vyhodnotit závažnost rizika, což vede k narušení jejich úsudku.

Řešením je identifikovat každý rizikový faktor pomocí alespoň jedné zjistitelné a měřitelné metriky, kterou lze použít k kvantifikaci jeho závažnosti. Například:

Lidské chyby během procesu identifikace rizik projektu

Při analýze interních a externích hrozeb může nakonec dojít k lidským chybám. Členové týmu mohou přehlédnout rizikový faktor, zaznamenat metriku nepřesně a přecenit nebo podcenit rizika, zejména pokud jsou zaneprázdněni i jinými úkoly.

Abyste se tomuto problému vyhnuli, najměte odborníky v dané oblasti nebo pověřte specializovaný tým, aby se procesem identifikace rizik zabýval s větší pečlivostí.

Posilte svůj proces řízení rizik pomocí ClickUp

Identifikace rizik je základem každého procesu řízení rizik a jak jste již zjistili, jedná se o poměrně složitý úkol. Vyžaduje hodiny pečlivého plánování a brainstormingu a také správné nástroje a šablony, aby byl proces dokončen bez chyb.

Naštěstí ClickUp nabízí potřebné nástroje a šablony na jednom místě, abyste mohli identifikovat rizika a systematicky je řešit. Od sledování nedostatku zdrojů až po vizuální mapování potenciálních rizik vám poskytne podporu jako žádný jiný nástroj.

Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a začněte hned s identifikací rizik vašeho projektu! 💗