كما ارتفع العمل عن بُعد خلال جائحة كوفيد-19 - حيث مثلت 24% من العاملين في الولايات المتحدة في عام 2019 و38% في عام 2021 - مما جعل العمل والتواصل غير المتزامن أو "غير المتزامن" معيارًا وليس استثناءً.
بعض من فوائد العمل غير المتزامن والتي تشير إلى العمل المنجز في وقت الفرد بدلاً من العمل بين الساعة 9 إلى 5 أو بالتزامن مع الزملاء، وتشمل الجدولة المرنة التي تحسن الإنتاجية الفردية.
يمكن للموظفين تخصيص مجموعات من الوقت للعمل المركّز والمتعمق في المشاريع المعقدة دون مقاطعة من قبل الاجتماعات المفرطة. يمكن للأشخاص العمل من أي مكان وفي أي ساعة مع التوثيق والتواصل الشامل.
حتى يتحسن الإعداد عندما تكون الرسائل المسجلة ومقاطع الفيديو التثقيفية والوثائق المشتركة متاحة بسهولة للموظفين لمراجعتها في أي وقت.
ومع ذلك، فإن التواصل غير المتزامن له أيضًا سلبياته. فالعمل من المنزل يعني إمكانية الوصول إليك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويعاني الموظفون من الإرهاق من كثرة تلقي المعلومات حيث تأتي الاتصالات في جميع ساعات اليوم.
كما أن العمل غير المتزامن يؤدي حتماً إلى تغييرات كيف يتعاون الناس ، حيث أنهم لا يتشاركون نفس الساعات أو الموقع للسماح اجتماعات سريعة أو اجتماعات أطول . انقر فوق قائمة بالتحديات الشائعة التي تظهر في بيئات العمل غير المتزامنة وكيفية التغلب عليها. استمر في القراءة لتتعلم بعض الحيل المباشرة لإنجاز الاجتماعات وسير العمل وتسلسل العمل عندما يكون العاملون منتشرين في جميع أنحاء البلاد أو العالم.
الدليل النهائي للتعاون لفرق العمل عن بُعد وفي الموقع التعاون هو الغراء الذي يجمع الفريق معًا. وسواء كان فريقك في الموقع أو عن بُعد، فقد أنشأت ClickUp الدليل النهائي دليل تعاون الفريق .
يجب إعادة تجهيز الاجتماعات والمراسلة وتدفق المعلومات
أليكس برايلوف // شاترستوك
يزدهر العمل غير المتزامن عندما معالم المشروع والتقدم لا يعتمد على الاجتماعات المفرطة أو توقع الردود الفورية على الرسائل. لكن العديد من العمل عن بعد تعمل البيئات ببساطة على إعادة إنشاء الثقافة المكتبية التقليدية افتراضيًا، مما ينفي الفوائد المحتملة للعمل غير المتزامن.
من الأخطاء الشائعة في ثقافة العمل عن بُعد هو تعويض الموظفين عن بُعد عن طريق زيادة العبء على الاجتماعات. عندما يقضي الشخص العادي ما بين 35% إلى 50% من وقته في الاجتماعات الافتراضية المتزامنة، فمن المحتمل أن ينتهي به الأمر إلى إرهاق التكبير .
بالنسبة لـ عمل غير متزامن لوظيفة يجب إعادة تجهيز تلك الاجتماعات إلى جانب كيفية توصيل الموظفين للمعلومات المهمة. يمكن أن يساعد تطبيق الأدوات والأنظمة، مثل لوحات المهام، في تسهيل تدفق المعلومات والشفافية.
حيث يمكن للموظفين التحقق من تحديثات حالة المشروع والتعاون بشكل غير متزامن بدلاً من تحليل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.
34 نشاطات بناء الفريق لفريقك في عام 2023 بغض النظر عن حجم المجموعة أو مستوى معرفتها ببعضها البعض، لدينا الأنشطة المثالية أنشطة بناء الفريق لمساعدتك على الترابط
التدريب والتوثيق وإدارة المشاريع ذات أهمية قصوى
صورة أرضية // شاترستوك
ناجح التعاون غير المتزامن يستلزم إنشاء أنظمة مصممة خصيصًا لتحسين إنتاجية العمل عن بُعد وتقليل وقت التوقف عن العمل. التدريب المناسب والتوقعات الواضحة- وليس الإدارة التفصيلية -ضرورية لنجاح العمل غير المتزامن وإنتاجيته.
التخصيص إدارة المشروع وأدوات الاتصال يمكن أن تساعد في تقليل الوقت المستغرق في التوثيق أو مكالمات زووم اللحاق بالركب وزيادة سرعة وتوليف العمل عن بُعد. وضع قواعد حول البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية, تسجيل الاجتماعات المهمة وإنشاء قنوات واضحة للمشروع يمكن أن تساعد جميعها في تبسيط التواصل وضمان إعداد العاملين للنجاح.
العمل غير المتزامن يتطلب إعادة التفكير في التأخير في المراسلة والجداول الزمنية
كانفا
إن العمل من المنزل يجعل الحدود صعبة بشكل خاص (وأكثر أهمية من أي وقت مضى)، ويمكن أن يكون عدم وجودها جانبًا سلبيًا كبيرًا للعمل غير المتزامن. يتطلب تكييف يوم العمل التقليدي من 9 إلى 5 أيام عمل إلى بيئة افتراضية غير متزامنة تحديد التوقعات مع زملاء العمل.
ومع ذلك، يمكن أن يصبح تتبع جداول العمل المرنة وتقويم الاجتماعات في الوقت الفعلي أمراً معقداً.
سلاك أو المراسلة الفورية الأخرى منصات مثل Microsoft Teams أن تحل مشكلة الارتباك غير المتزامن من خلال تخصيص أوقات الاستجابة والإشعارات مع السماح للموظفين بمراجعة سجل الرسائل للحاق بالمحادثات التي ربما فاتتهم.
وفي الوقت نفسه, تطبيقات التقويم تسمح الآن للمتعاونين بالاطلاع على جداول زملائهم والاطلاع على جداول مواعيد زملائهم ومراعاة أنماط العمل. بالنسبة للرسائل والاجتماعات التي لا تحتمل التأجيل، اختر بعض الأوقات المشتركة مع بقية أعضاء الفريق التي يتم تخصيصها لاجتماعات جميع الموظفين والمناقشات الحيوية والحساسة للوقت.
ما هو التعاون في الوقت الفعلي ولماذا هو مهم؟ في عالم يتزايد فيه العمل عن بُعد وعالمي وغير متزامن، يجب تخصيص مكان للتعاون في الوقت الفعلي. يشرح ClickUp ما هو التعاون في الوقت الفعلي وسبب أهميته وكيفية تعزيزه في فريقك.
العمل اليومي والمشاريع طويلة الأجل تتطلب التسلسل والتحيز نحو الإفراط في التواصل
كانفا
تتطلب المهام اليومية والمشاريع طويلة الأجل تسلسل المهام. تحقيق أهداف الفريق أثناء العمل بشكل غير متزامن يعتمد على مهارات إدارة المشروع القوية والتواصل الشامل.
تحديد مواعيد منتظمة اجتماعات على Zoom أو Teams أو Slack تحل محل الاجتماعات اليومية داخل المكتب. يمكن للموظفين تقديم تحديثات الحالة والأولويات وتحديثات المشروع بشكل غير متزامن من خلال هذه المنصات عبر الإنترنت. يمكن جدولة اجتماعات منفصلة للعصف الذهني الإبداعي.
يمكن أن تؤدي الحاجة إلى تحديثات شاملة للمعلومات إلى التحيز نحو الإفراط في التواصل. إن أدوات التخصيص - سواء كانت هاشتاغات خاصة أو رموزاً تعبيرية أو رموزاً أخرى - تمنع التواصل المفرط أو الزائد عن الحاجة لأنها تنقل المعلومات القيمة بكفاءة أكبر.
إنجاز المزيد معًا من خلال التواصل غير المتزامن
على الرغم من أنه قد يكون من الصعب الاعتياد على النهج غير المتزامن، إلا أنه يمكن أن يكون وسيلة رائعة لزيادة الإنتاجية. ومع ذلك، يتطلب الأمر الأدوات والتقنيات الصحيحة لضمان تواصل فريقك بفعالية مع بعضهم البعض.
باستخدام أدوات إدارة المشاريع والتواصل الصحيحة، يمكن للفرق البقاء على اتصال بسهولة دون الحاجة إلى التواجد في نفس المكان. حافظ على تنظيم الفرق وتواصلها باستخدام برامج إدارة المشاريع، وأنظمة الدردشة والمراسلة لتسهيل التواصل، وتطبيقات تسجيل الشاشة للمساعدة في شرح المفاهيم المعقدة.
ولحسن حظ الفرق، هناك أدوات مثل ClickUp التي تقدم جميع الميزات المذكورة أعلاه وأكثر من ذلك لمنح فريقك كل ما يحتاجون إليه لجعل العمل غير المتزامن أكثر إنتاجية - كل ذلك في مكان واحد. استخدم عرض الدردشة المدمج والبريد الإلكتروني، والمستندات، واللوحات البيضاء، ومسجل الشاشة، وأدوات التعاون الرئيسية الأخرى لتعزيز تواصل فريقك.
يتوفر ClickUp عبر الأجهزة ويتكامل مع 1000 أداة عمل أخرى لربط جميع تطبيقاتك الأكثر استخدامًا معًا، وإبقاء فرقك على اطلاع دائم حتى أثناء التنقل، و إنشاء سير عمل سلس يناسب الجميع. جرّب ClickUp مجاناً وابدأ في إنجاز المزيد معًا من أي مكان.
الكاتب الضيف: جين أليسون غن