الحقول المخصصة في ClickUp حسب نوع المهمة: كيف أقوم بإنشاء سير عمل مبيعات أكثر تنظيمًا دون فوضى في الحقول

تصبح سير عمل المبيعات فوضوية عندما تعرض كل عميل محتمل وشركة وجهة اتصال وصفقة نفس الحقول المخصصة.

لا يحتاج سجل الشركة إلى حقل "الاسم الأول". ولا يحتاج سجل جهة الاتصال إلى كل حقول التأهيل على مستوى الحساب. كما لا تحتاج مهمة المتابعة إلى نموذج تقييم المبيعات الكامل.

عندما تظهر الحقول في كل مكان، يتوقف المستخدمون عن الوثوق بالنظام. فيتركون الحقول فارغة، ويخمنون ما ينطبق، ويلومون ClickUp على مشكلة في البنية.

تعمل الحقول المخصصة في ClickUp حسب نوع المهمة على حل هذه المشكلة من خلال السماح بوضع البيانات على مستوى الشركة في سجلات الشركة، ووضع البيانات على مستوى جهات الاتصال في سجلات الأشخاص، وإبقاء الحقول المشتركة مرئية في الأماكن المناسبة.

في هذه المقالة، سأشرح لك كيف أستخدم الحقول المخصصة حسب نوع المهمة في بيئة المبيعات لوكالة تسويق رقمي، ولماذا يمكن لهذا التغيير الهيكلي الصغير أن يجعل إدارة العملاء المحتملين في ClickUp أسهل في التوسع.

لماذا تصبح بيانات المبيعات فوضوية عندما يستخدم كل سجل نفس الحقول

تدير فرق المبيعات عدة أنواع من المعلومات في آن واحد: تفاصيل الشركة، وتفاصيل الاتصال، وتفاصيل الصفقة، ومهام المتابعة. تعمل العديد من مساحات عمل ClickUp على دمج كل ذلك في هيكل مهام عام واحد.

وهذا عادةً ما يسبب مشاكل مثل:

لا تحتاج سير عمل المبيعات إلى عدد أقل من الحقول. بل تحتاج إلى حقول تظهر فقط في الأماكن التي تنطبق عليها.

نبذة عني: مؤسس ومدير هندسي في Upficient

أنا كريستوفر داي، المؤسس والمهندس الرئيسي في Upficient.

أنا خبير معتمد في ClickUp وحاصل على أعلى تقييم في Upwork. في Upficient، نصمم أنظمة ClickUp التي تظل منطقية حتى بعد إضافة المزيد من الأشخاص والسجلات وسير العمل.

يتمحور الكثير من عملنا حول سؤال عملي واحد: كيف نجعل استخدام ClickUp أسهل للفرق بشكل مستمر؟

تعد الحقول المخصصة حسب نوع المهمة إحدى الميزات المفيدة لأنها تزيل الفوضى من مصدرها. بدلاً من تدريب الموظفين على تجاهل الحقول غير ذات الصلة، يمكنك تصميم مساحة العمل بحيث لا تظهر تلك الحقول أبدًا في الأماكن التي لا تنتمي إليها.

هيكل مساحة عمل المبيعات الذي أبدأ به قبل إضافة الحقول

قبل أن أبدأ في استخدام الحقول المخصصة، أتأكد من أن بنية مساحة عمل المبيعات واضحة.

في وكالة التسويق الرقمي النموذجية، أبدأ عادةً بثلاثة مجالات:

في هذا سير العمل، تعتبر قائمة العملاء المحتملين هي الأهم. فمن هناك يبدأ الفصل بين الشركة والجهة المتصلة، مما يتسبب في فوضى إذا ورثت كل سجل نفس الحقول.

كيف أقوم بتنظيم العملاء المحتملين: الشركات كمهام رئيسية، والأشخاص كمهام فرعية

في سير عمل إدارة العملاء المحتملين، أحب تمثيل الشركة على مستوى المهمة الرئيسية.

ثم أقوم بتضمين الأفراد أو نقاط الاتصال كمهام فرعية.

وهذا يمنح فريق المبيعات هيكلاً بسيطاً:

أنت لا تقوم فقط بتقييم شخص عشوائي. بل تقوم بتقييم شركة، وفهم من هم صانعو القرار، وتتبع الأشخاص المشاركين في عملية الشراء.

في ClickUp، قد تبدو هذه التسلسل الهرمي كما يلي:

يمكن أن تأتي العملاء المحتملون من نماذج ClickUp أو نماذج مواقع الويب أو البريد الإلكتروني إلى القائمة أو عمليات الدمج أو الأتمتة أو webhooks أو Super Agents. المصدر أقل أهمية مما يحدث بعد ذلك: يجب أن ينتهي السجل في تسلسل هرمي واضح للشركة/جهة الاتصال، بحيث تكون سجلات الشركة مهام رئيسية والأشخاص مهام فرعية.

مشكلة الحقول المخصصة القديمة: وجود بيانات زائدة في المكان الخطأ

قبل استخدام الحقول المخصصة حسب نوع المهمة، كانت الحقول على مستوى القائمة تظهر في كل مهمة ومهمة فرعية في تلك القائمة. كان ذلك مناسبًا لسير العمل البسيط، ولكنه لم يكن مناسبًا للقوائم التي تضم مزيجًا من الشركات وجهات الاتصال والمتابعات ومهام التأهيل.

تحتاج سجلات الشركة إلى حقول مثل جودة العملاء المحتملين، والقطاع، وحجم الشركة، ونطاق الميزانية، وجدوى النطاق، والضرورة الملحة، والملاءمة.

تحتاج سجلات جهات الاتصال إلى حقول مثل الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف ودور صانع القرار.

لا ينبغي أن يطلب سجل الشركة الاسم الأول لشخص ما. ولا ينبغي أن يطلب سجل الشخص من المستخدم تقييم جدوى نطاق العمل على مستوى الشركة.

ما الذي يتغير عندما تنتمي الحقول إلى أنواع المهام

تتيح لك الحقول المخصصة حسب نوع المهمة تحديد المكان الذي ينتمي إليه الحقل.

افتح مهمة شركة، وسترى حقول الشركة. افتح مهمة فرعية لشخص، وسترى حقول جهة الاتصال. يمكن أن تظل الحقول المشتركة على مستوى القائمة.

يمكن لمساحة العمل الفصل بين:

يمنحك هذا الفصل القدرة على التحكم.

لا يزال بإمكانك استخدام الحقول على مستوى القائمة حيثما كان ذلك مناسبًا. لكنك لم تعد بحاجة إلى فرض كل حقل على كل سجل.

تظل حقول الشركة في سجلات الشركة

تصف الحقول على مستوى الشركة الحساب، وليس الشخص.

استخدم نوع مهمة الشركة لحقول مثل:

تساعد هذه الحقول الفريق على تحديد ما إذا كان من المجدي متابعة الشركة وكيفية المضي قدماً في عملية المبيعات.

تظل حقول جهات الاتصال في سجلات الأشخاص

تصف الحقول على مستوى جهة الاتصال المشتري الفردي أو الداعم أو صاحب المصلحة.

استخدم نوع المهمة "شخص" أو "عميل محتمل" لحقول مثل:

عندما يفتح المستخدم مهمة فرعية خاصة بشخص ما، يجب ألا يرى سوى الحقول اللازمة لفهم أو الاتصال بهذا الشخص.

لا تزال الحقول المشتركة موجودة على مستوى القائمة

ليس من الضروري نقل كل حقل إلى نوع مهمة.

احتفظ بالحقول على مستوى القائمة عندما تنطبق على سجلات الشركة وجهات الاتصال على حد سواء. على سبيل المثال:

يمنحك هذا تقسيمًا واضحًا: حقول نوع المهمة للبيانات الخاصة بالدور، وحقول القائمة للبيانات المشتركة.

إعدادات تقييم العملاء المحتملين الخاصة بي لسجلات الشركات

تقع مسؤولية تقييم العملاء المحتملين على عاتق الشركة.

على سبيل المثال، إذا كنت أقوم بتقييم ما إذا كان العميل المحتمل يستحق المتابعة، فقد أستخدم حقول تقييم ثنائية مثل:

يمكن أن تعني كلمة "نعم" الرقم واحد. ويمكن أن تعني كلمة "لا" الرقم صفر.

يجب أن توجد هذه الحقول في نوع مهمة "الشركة" لأنها تقيّم الحساب، وليس الشخص.

كيف أنقل حقلًا من القائمة إلى نوع مهمة الشركة

لنفترض أن حقلًا مثل النطاق قابل للتطبيق ومرفق حاليًا بقائمة العملاء المحتملين.

وهذا يعني أنها تظهر في كل من المهمة الرئيسية الخاصة بالشركة والمهام الفرعية الخاصة بالأشخاص، على الرغم من أنها تنتمي فقط إلى سجل الشركة.

لإصلاح ذلك، يمكنني نقل الحقل إلى نوع مهمة "الشركة".

العملية بسيطة:

الآن يختفي الحقل من المهام الفرعية الخاصة بالأشخاص ويبقى في المكان الذي ينتمي إليه بالضبط.

هذه هي القيمة الأساسية للحقول المخصصة حسب نوع المهمة. فهي تتيح لي استخراج المعلومات التي تنتمي إلى نوع معين من السجلات دون إرباك نوع آخر.

كما قلت في الندوة عبر الإنترنت، "تم حل هذه المشكلة رسميًا الآن."

لماذا تعمل الحقول الأكثر تنظيمًا على تحسين استخدام ClickUp

تساهم الحقول الأكثر تنظيمًا في تحسين معدل التبني.

عندما يفتح المستخدمون مهمة ويفهمون الحقول المهمة، يزداد احتمال استخدامهم للنظام بشكل صحيح.

توقفوا عن السؤال:

وهذا يوفر الوقت. كما أنه يحسن تنظيم المهام.

لا تنشأ معظم مشاكل اعتماد ClickUp عن نقص في الوثائق. بل تنشأ عن سير عمل لا يبدو بديهياً.

إذا كانت مساحة العمل تتطلب من المستخدمين تجاهل نصف الحقول في كل مهمة، فإن التصميم يعمل ضدهم.

الصلة بالموضوع هي ما يجعل النظام أسهل في التعلم.

أين تتناسب هذه الميزة مع نظام مبيعات قابل للتطوير

تعتمد سير عمل المبيعات على بيانات موثوقة.

إذا كانت الحقول الخاصة بك مزدحمة، فستصبح بياناتك فوضوية. وإذا أصبحت بياناتك فوضوية، فستضعف تقاريرك. وإذا ضعفت التقارير، فسيتوقف القادة عن الوثوق بمساحة العمل.

تساعد الحقول المخصصة حسب نوع المهمة على منع حدوث تلك السلسلة من التفاعلات. فهي توفر لفرق المبيعات سجلات أكثر تنظيمًا، وبيانات تأهيل أفضل، وملكية أوضح، وتسهل عملية انضمام المستخدمين الجدد.

ينطبق المنطق نفسه على تسليم العملاء، والتوظيف، وإدارة الموردين، وبرامج الشركاء، وتأهيل الموظفين الجدد، وتصعيد الدعم. لكن المبيعات هي أحد أوضح المجالات للبدء، لأن الشركات وجهات الاتصال تحتاج بطبيعة الحال إلى بيانات مختلفة.

ملاحظة حول عملية التهيئة: الأنظمة المنظمة لا تزال بحاجة إلى معايير مشتركة

لا تزال البنية المنظمة بحاجة إلى معايير مشتركة.

تساعد الحقول المنظمة، لكنها لا تحل محل التدريب. لا يزال المستخدمون بحاجة إلى معرفة أنواع المهام الموجودة، وما يعنيه كل منها، وأين ينتمي كل حقل.

تقوم العديد من الفرق بإدخال الأشخاص إلى ClickUp باستخدام:

عادةً ما يؤدي هذا النهج إلى استخدام غير متسق، وفوضى في إدارة المهام، وسير عمل معطل، وإلقاء القادة باللوم على الأداة.

النهج الأفضل هو تعليم معايير مساحة العمل.

وهذا يعني أن المستخدمين يفهمون:

إذا كان فريقك يواجه صعوبات في استخدام ClickUp بشكل متسق، فحوّل هذه القواعد إلى قائمة مراجعة موجزة للتأهيل أو دليل لمساحة العمل.

ابدأ بقائمة مبيعات واحدة مزدحمة

لا تحتاج إلى إعادة بناء مساحة العمل بالكامل دفعة واحدة.

ابدأ بقائمة مبيعات واحدة حيث تؤدي فوضى الحقول إلى إبطاء عمل الموظفين.

اسأل نفسك:

ثم قم بتنظيف سير العمل هذا.

اختبرها مع الفريق. راقب النقاط التي لا يزال الموظفون يشعرون بالارتباك بشأنها. قم بالتوسع تدريجيًا.

هكذا تصبح الميزة سير عمل أفضل.

أنشئ سير عمل للمبيعات يمكن لفريقك الوثوق به فعليًا

إذا كانت كل مهمة تحمل نفس عبء الحقول، فابدأ بقائمة مبيعات واحدة مزدحمة.

افصل حقول الشركة عن حقول جهات الاتصال. احتفظ بالحقول المشتركة على مستوى القائمة. انقل الحقول الخاصة بالأدوار إلى أنواع المهام المناسبة.

عندها يتوقف ClickUp عن إعطاء انطباع بأنه مزدحم ويبدأ في الظهور كنظام مبيعات يمكن لفريقك الوثوق به.