كيفية كتابة مقترح مشروع (أمثلة &؛ القوالب)

عندما تبدأ مشروعًا جديدًا مع عميل، فإن أول ما عليك التركيز عليه هو كسب ثقته. قم بطمأنة عملائك من خلال اقتراح مشروع قوي - بيان يوضح ما ستفعله وكالتك لمساعدة العميل على تحقيق أهدافه.

هذا الاقتراح هو في الأساس "تشخيص" و"خطة علاج" فهو يُظهر للعميل أنك تتفهم وضعه ويوضح ما الذي ستفعله وكالتك لتحقيق أهدافه مخرجات المشروع التي ستنشئها وكالتك لمساعدة العميل على تحقيق هدفه.

عزز ثقة العملاء في مشاريعك من خلال هذا الدليل. إنه مليء بأفضل الممارسات في كتابة العروض، وأمثلة على مقترحات المشاريع، والمزيد لمساعدتك في تعزيز عروضك.

ما هو مقترح المشروع؟

مقترح المشروع هو مستند يحدد ما هي المخرجات التي ستنشئها وكالتك والأهداف التي تخطط لتحقيقها من خلال العمل. إنها وثيقة أساسية وثيقة المشروع والغرض الأساسي منه هو الحصول على موافقة أصحاب المصلحة.

يلخص مقترح المشروع تفاصيل مشروعك ويجعل أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين متحمسين له. وينبغي أن يصف نهجك التشخيصي والإرشادي للوصول بهم إلى حيث يريدون.

قبل أن نتعمق في هذا الموضوع، دعنا نزيل اللبس حول بعض الأنواع الشائعة من وثائق المشروع التي قد تبدو مشابهة لمقترح المشروع.

مقترح المشروع مقابل ميثاق المشروع

مقترح المشروع هو بمثابة عرض تقديمي؛ حيث يتم إنشاؤه قبل الموافقة على المشروع ويهدف إلى إقناع أصحاب المصلحة أو صانعي القرار بإعطاء الضوء الأخضر للمشروع.

مثال: قد يسلط مقترح تطوير تطبيق للهاتف المحمول لتحسين إنتاجية الموظفين الضوء على مشكلة عدم كفاءة سير العمل، والحل المقترح (تطبيق الهاتف المحمول)، والفوائد المتوقعة.

بمجرد الموافقة على المشروع، فإن ميثاق المشروع يضفي الطابع الرسمي على القرار. وهو بمثابة عقد أو إعلان نوايا للمشروع، ويمنح مدير المشروع سلطة المضي قدمًا.

مثال: بعد الموافقة على مشروع التطبيق، قد يحدد ميثاق المشروع نطاق التطبيق (على سبيل المثال، ميزات مثل إدارة المهام وتتبع الوقت)، وتحديد مدير المشروع، وتحديد معالم عالية المستوى مثل "إكمال النموذج الأولي في غضون شهرين"

مقترح المشروع مقابل خطة المشروع

المشروع خطة المشروع والمقترح بعض العناصر المشتركة، مما قد يؤدي إلى حدوث ارتباك. ومع ذلك، فإن خطة المشروع لا تدخل حيز التنفيذ إلا بعد الموافقة على مقترح المشروع.

الخطة تشبه المخطط؛ فهي توضح بالتفصيل كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته وإغلاقه.

مثال: قد تتضمن خطة المشروع الخاصة بالتطبيق مهام محددة مثل "تصميم واجهة المستخدم"، والموارد المخصصة، وجدول زمني مفصل، واستراتيجيات تخفيف المخاطر (على سبيل المثال، تدريب المستخدم لتعزيز التبني).

مقترح المشروع مقابل حالة العمل

تُستخدم دراسة الجدوى في المؤسسات لتبرير الحاجة إلى مشروع ما أو لتحديد أولوية مشروع على آخر. لذلك في حين أنها مرتبطة بمقترح المشروع، إلا أنها تأتي قبل المقترح (أو إلى جانبه) وتركز على سبب المشروع.

فكر في دراسة الجدوى على أنها تبرير مفصل يوضح كيفية توافق المشروع مع الأهداف الاستراتيجية ولماذا يستحق المتابعة.

مثال: قد تتضمن دراسة الجدوى للتطبيق بيانات حول مقدار الوقت الذي يضيعه الموظفون في العمليات اليدوية، والعائد المتوقع على الاستثمار للتطبيق، والمخاطر مثل انخفاض معدلات التبني.

دعنا نرى هذه المقارنات لوثائق المشروع في جدول لتوضيح أكثر. سنبقى مع مثالنا لمشروع تطبيق للإنتاجية.

اقرأ أيضًا: إدارة مشاريع وكالة آيس: الأدوات والاستراتيجيات والقوالب

مكونات مقترح المشروع

يجب أن يشتمل مقترح المشروع الجيد على من وماذا وأين وأين ومتى وكيف للحل الذي تقدمه. فيما يلي ملخص لما يجب أن يتضمنه مقترح مشروعك:

• جدول المحتويات: فهرس لما سيأتي في مقترح المشروع وأرقام الصفحات
• /مرجع/ مدونة؟ ص=48411 ملخص تنفيذي /%href/ : بيان يصف خلفية المشروع ويعطي لمحة موجزة عما سيأتي في المقترح
• الأهداف : النتيجة طويلة المدى التي يريد العميل تحقيقها
• [بيان المشكلة](/مدونة؟ص=67685) المعرفة التي تمتلكها وكالتك وتحتاج إلى استكشافها خلال أبحاث السوق ?
• المنهجية:
  • ما المدة التي ستستغرقها لإجراء بحثك؟
  • ما هو شكل جمع البيانات الذي ستستخدمه؟
  • هل ستجري تدقيقاً للمنافسين أو استبيانات للعملاء أو تحليلاً للثغرات التنظيمية؟
  • بمجرد جمع البيانات، كيف ستحللها؟
  • هل هناك قيود على بحثك يجب أخذها في الاعتبار أثناء التخطيط؟
• النتائج الرئيسية:
  • هل هناك أي مواضيع تبرز أثناء إجراء بحثك؟
• مراجع:
  
  • ما هي المصادر التي استخدمتها في تطوير بحثك؟
  • هل المصادر موثوقة؟
  • هل المصادر متنوعة بما يكفي لتمثيل الصناعة بدقة؟

نسخ هذا المستخدم قالب خطة البحث لتعمل كمخطط لمساعدتك في إجراء تحليلك وتوفير خارطة طريق فعالة

لا تنسَ توثيق جميع النتائج التي توصلت إليها في ClickUp نموذج خطة بحث المستخدم حتى تتمكن من الرجوع بسهولة إلى تحليلك في مقترح مشروعك!

قم بتنزيل نموذج خطة بحث المستخدم

ب. العصف الذهني مع فريقك الداخلي

تسلح ببحثك، احشد القوات! لقد حان الوقت للتعاون مع فريقك الداخلي حول كيفية حل احتياجات العميل قبل أن تضعها على الورق.

قم بالعصف الذهني معًا باستخدام الأدوات التي تسمح للفرق بتبادل الأفكار والتحدث من خلال وجهات نظر كل منهم الفريدة حول المشروع - وفي النهاية الخروج بأفضل الأفكار. الخرائط الذهنية ل ClickUp والافتراضية اللوحات البيضاء ClickUp مثالية لهذا الغرض.

قم بحشد كل هذه العبقرية في غرفة واحدة مع قالب ClickUp لتخطيط المشروع ! يتيح لك هذا المورد سهولة العصف الذهني وتنظيم الأفكار بشكل مرئي لتحديد الروابط بينها بسرعة.

أضف العقد والمهام والوصلات بسهولة إلى خريطتك الذهنية البديهية ClickUp Mind Map

تنزيل قالب تخطيط المشروع

ج. استخدام أدوات إدارة المشروع

ستتمكن من إنشاء مقترح مشروعك بكفاءة أكبر باستخدام أداة إدارة المشروع. إليك بعض النقرات إدارة المشروع الأدوات التي ستساعدك:

ابحث عن الأرقام الدقيقة على الفور باستخدام صيغ بسيطة أو متقدمة في الحقول المخصصة في ClickUp Custom Fields

• الحقول المخصصة:الحقول المخصصة في ClickUp تمكنك من تعيين قيم فريدة للمهام مثل الميزانيات ومالكي المهام وتواريخ الاستحقاق وغير ذلك الكثير.
• مخطط جانت: من السهل تحديد الجداول الزمنية عندما تنظر إلى المهام فيعرض مخطط جانت البياني في ClickUpحيث يمكنك تحديد التبعيات بين المهام وتخطيط مخرجات المشروع بترتيب تسلسلي.
• قوائم التدقيق: في بعض الأحيان، تحتاج فقط إلى قائمة مهام بسيطة للتأكد من أنك قمت بتعيين كل جزء من المشروع؛ حيثقوائم المراجعة مفيدة للغاية! يمكنك بسهولة وضع علامة على أصحاب المهام، وتحديد تواريخ الاستحقاق، وإخطار فريق المشروع بالإنجاز بنقرة واحدة.

أعد تنظيم قائمة تدقيق ClickUp الخاصة بك عن طريق سحب العناصر وإفلاتها

د. اجعلها واضحة وموجزة

رعاة المشروع وأصحاب المصلحة مشغولون وسيقدرون الإيجاز.

اجعل مقترحك يقتصر على صفحتين فقط واجعل نسختك بسيطة وموجزة. أيضًا، امنح فريق مشروعك الداخلي فرصة لمراجعة أي تنقيحات مطلوبة قبل إرسال مقترح المشروع.

💡 نصيحة احترافية: استخدم كاتب الذكاء الاصطناعي الخاص بـ ClickUp Brain لصقل اقتراحك في دقائق

ه. إضافة عناصر مرئية إلى مقترح المشروع

استخدم المخططات أو الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية لتجزئة النص وجعل البيانات سهلة الهضم.

يمكن لفريقك أيضًا ببساطة تكييف قالب السبورة البيضاء لمقترح مشروع ClickUp الخاص ب ClickUp لكل عميل جديد للحفاظ على اتساق العلامة التجارية وتوفير الوقت.

استخدم قالب السبورة البيضاء من ClickUp لصياغة مقترحات مشاريع ملفتة للنظر لإبهار العملاء

قم بتنزيل قالب السبورة البيضاء لمقترح المشروع

💡 نصيحة احترافية: هل ترسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمقترحات؟ اجعل هذه الخطوة سريعة وسهلة ومتسقة عبر الفرق من خلال تطوير نموذج موحد قالب بريد إلكتروني موحد في ClickUp .

و. المتابعة

لا تدع العملاء المحتملين يفلتون من بين يديك. تتبع كل مرحلة من مراحل مقترحات مشروعك حتى تعرف من هو المسؤول عن الاتصال بالعميل المحتمل ومتى كانت آخر مرة اتصل بها فريقك.

من السهل تتبع دورة حياة العميل في الوقت الفعلي في ClickUp باستخدام الحقول المخصصة. يمكنك تحديد مراحل مقترحات مشروعك من خلال الحقول المخصصة، وتعيين الأدوار، وتعيين تواريخ الاستحقاق للمتابعة الروتينية، ووضع علامات على أعضاء الفريق.

يمكنك أيضًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني والتعليقات الخاصة بالعميل مباشرةً من نافذة المهام، مما يمنحك مسار تدقيق واضح لكل اتصال بالعميل.

قوالب مقترحات المشاريع والموارد الأخرى:

• قوالب مقترحات المشاريع
• قالب خطة المشروع الإبداعي

استخدم ClickUp لمقترح مشروعك التالي

يكمن جوهر مقترحات المشاريع الناجحة في وجود فريق يتعاون بشكل فعال. وهذا بالضبط ما يمكّن ClickUp وكالتك من القيام به.

نحن نجمع كل أدواتك ومستنداتك وفرقك ولوحات المعلومات والميزانيات وسير العمل في برنامج واحد لإدارة المشاريع. كل هذا في محاولة لـ وضع حد للتبديل بين السياقات وسير العمل المنعزل من العمل ضمن أدوات متعددة.

ما الأفضل؟

لدينا أكثر من 1,000 تكامل التطبيقات ومكتبة كاملة من قوالب مجانية صممها خبراء إدارة المشاريع التي تجعل بناء سير العمل سهلاً. لم تعد مضطرًا لقضاء وقتك الثمين في إنشاء كل عملية وإجراء من الألف إلى الياء.

إنها هنا بالفعل، فقط في انتظارك في ClickUp. ابدأ اليوم- ابدأ اليوم- مجانًا بالكامل -ومعرفة سبب تحول العديد من الشركات إلى ClickUp.