ما هو مخطط الإعصار: التعريف والأمثلة وكيفية الاستخدام

تخيل أنك تقود مشروعًا عالي المخاطر عندما يسأل أحد أصحاب المصلحة فجأة: *"ما هي أكبر المخاطر هنا؟

أنت تتجمد - لأنه من الواضح أن هناك أكثر من واحد. تجاوزات الميزانية، والتأخيرات، ومشكلات سلسلة التوريد... هذا يتفوق على طول قائمة انتظار Netflix الخاصة بك.

ومع ذلك، فإن مخطط الإعصار يجعل أداء تقييم المخاطر أسهل بكثير. فبدلاً من مناقشة المخاطر والتأثيرات المحتملة في اجتماعات لا تنتهي، ستمنع هذه الأداة المرئية المخاطر غير المتوقعة من إحداث فوضى في العمل.

دعنا نوضح لك كيفية عمل تحليل مخطط الإعصار البياني وكيفية استخدامه لإدارة مخاطر المشروع كالمحترفين.

فهم مخططات الإعصار البيانية

مخطط الإعصار هو رسم بياني شريطي يُستخدم في التحديد الكمي للمخاطر لتصور تأثير المتغيرات المختلفة على نتيجة معينة. وقد حصل على اسمه لأن الأشرطة مرتبة في شكل يشبه الإعصار - الأوسع في الأعلى والأضيق في الأسفل.

تُستخدم هذه المخططات على نطاق واسع في إدارة المشاريع والبناء والهندسة والأعمال التجارية.

إنها في الأساس مثل تنبؤات الطقس - تساعدك على الاستعداد للأسوأ من خلال التحليل البصري لعوامل الخطر. وفي الوقت نفسه، تساعدك أيضاً على اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل.

ما هو مخطط الإعصار في تحليل المخاطر؟

في تحليل المخاطر، يعمل مخطط الإعصار كرادار لمشروعك. فهو يسلط الضوء على العوامل التي يمكن أن تزيد من تكلفة مخاطر المشروع من خلال التأثير على الجداول الزمنية أو النفقات.

يساعد الرسم البياني على تحديد أوجه عدم اليقين التي يمكن أن تنجح المشروع أو تفسده. يُستخدم بشكل أساسي لتحليل الحساسية ويقيس كيفية تأثير التغييرات في المدخلات المختلفة على النتيجة.

كلما كان الشريط أطول، كلما كانت نتيجة المشروع أكثر حساسية لهذا المتغير. على سبيل المثال، إذا كان هناك تغيير طفيف في نقص العمالة يؤثر بشكل كبير على الجداول الزمنية للمشروع، فإن هذا العامل سيكون له شريط طويل، مما يشير إلى أنه يحتاج إلى الاهتمام.

من ناحية أخرى، فإن العوامل ذات الأشرطة الأقصر لها تأثير أقل وقد لا تتطلب تركيزاً فورياً.

إليك كيفية تمثيل مخطط الإعصار لهذه المخاطر:

يوضح مخطط الإعصار هذا المخاطر التي لها أكبر تأثير (سلبي وإيجابي). أطول شريط هو تقلب التكلفة المادية، مما يعني أنه يمكن أن يسبب مشاكل مالية كبيرة. وبمعرفة ذلك، يمكنك اتخاذ إجراءات وقائية، مثل ضمان الصيانة الدورية أو تجهيز معدات احتياطية.

مكونات مخطط الإعصار

دعنا نقسم الرسوم البيانية للإعصار إلى مكوناتها الأساسية.

كيف أقرأ مخططات الأعاصير؟

إن قراءة الرسم البياني للإعصار يشبه مسح تقرير الطقس - البحث عن أكبر العواصف القادمة. إليك كيفية قراءته بفعالية.

✅ التركيز على طول الأشرطة

تشير الأشرطة الأطول في أعلى المخطط إلى التأثيرات المحتملة الأكثر أهمية. وكما ذكرنا، فإن هذه هي "العوامل الحرجة" التي تتطلب أكبر قدر من الاهتمام واستراتيجيات التخفيف من المخاطر. يساعدك إعطاء الأولوية للمخاطر الأكثر أهمية على التركيز على ما هو عاجل وتجنب إثقال كاهل فريقك.

✅ تحليل نطاق التأثير

والآن بعد أن عرفت ما الذي يجب تحديد أولوياته أولاً، ابحث عن حجم التأثير الذي يحدثه. يُظهر كل شريط الاختلافات السلبية والإيجابية المحتملة لعامل معين. إذا كان أحد عوامل عدم اليقين يمكن أن يرفع التكاليف أو يخفضها بمقدار 10,000 دولار، فأنت تعرف أن له تأثيرًا كبيرًا ويمكنك العمل على إدارة المخاطر وفقًا لذلك.

✅ تجاوز المرئيات

بينما يوضح الرسم البياني التأثير المحتمل، يجب عليك التفكير في مدى احتمال حدوثه. فكّر أيضًا في مدى قدرتك على التحكم فيه، وكيف سيؤثر حقًا على أهدافك العامة.

✅ استخدم المخطط لاتخاذ قرارات ذكية

بمجرد معرفة المخاطر الأكثر أهمية، خصص الموارد للسيطرة على المخاطر الأكثر تأثيراً، وخطط لأسوأ السيناريوهات من خلال إعداد الحلول، واستفد من التأثيرات الإيجابية المحتملة عندما يكون ذلك ممكناً.

إنشاء مخطط الإعصار: دليل خطوة بخطوة

ليس من السهل إنشاء الرسوم البيانية للإعصار كما هو الحال عند قراءتها. إليك دليل خطوة بخطوة لمساعدتك!

الخطوة 1: تحديد المتغيرات الرئيسية

أولاً، فكر أولاً في أكثر ما يمكن أن يؤثر على مشروعك.

قد تكون هذه المتغيرات هي التكاليف أو الجداول الزمنية أو الموارد أو المخاطر مثل التأخيرات وتغيرات الأسعار. قم بعصف ذهني مع فريقك لضمان تغطية كل ما هو مهم.

الخطوة 2: اجمع بيانات المتغيرات

كيف يمكنك معرفة تأثير المخاطر؟ سؤال جيد. انظر إلى بيانات المشاريع السابقة وتقارير الصناعة والأرقام الواقعية واستشر الخبراء. حاول تقدير أفضل الحالات وأسوأ الحالات والسيناريوهات الأكثر احتمالاً لكل خطر.

الخطوة 3: إنشاء تخطيط الرسم التخطيطي

أنت الآن جاهز لإنشاء مخطط الإعصار الخاص بك!

ضع قائمة بمتغيرات المدخلات على المحور س من الأعلى إلى الأقل تأثيراً. اعرض نطاقات قيمها المحتملة. ثم احسب تأثيرها على النتيجة واعرضها كأعمدة على المحور ص. لكن ماذا يعني ذلك؟

باستخدام نفس مثال مشروع البناء، دعنا نفهم من خلال إنشاء مخطط إعصار باستخدام Microsoft Excel.

1. افتح ورقة Excel جديدة وأدخل بياناتك

قم بفرز البيانات بترتيب تنازلي للتأثير المحتمل. سيساعدك ذلك على إنشاء مخطط إعصار أكثر سهولة من الناحية البصرية، حيث يتم عرض العوامل الأكثر تأثيراً بشكل بارز.

2. حدد قسم البيانات بالكامل. انتقل إلى إدراج، وانقر على جدول

3. انقر فوق موافق. إليك ما ستراه

والآن، أصبحت بياناتك جاهزة لتحويلها إلى مخطط إعصار.

4. حدد الجدول بأكمله وانقر فوق إدراج. في قسم المخططات، حدد شريط مكدس

سيمنحك هذا مخطط إعصار أساسي يمكنك تخصيصه وفقاً لتفضيلاتك.

5. أضف عنوان رسم بياني مناسب لمخطط الإعصار الخاص بك

6. إذا ظهر الرسم التخطيطي الخاص بك مقلوباً، كما في هذا المثال، ما عليك سوى الانتقال إلى قسم المحور الرأسي وتحديد الفئات في مربع الترتيب العكسي

7. قم بتعيين التسميات عالية أو منخفضة بناءً على تفضيلاتك

جرب خيارات التخصيص المختلفة وشاهد ما هو الأفضل لمخططك. بمجرد أن تشعر بالرضا، يمكنك نسخ هذا المخطط ولصقه في المستندات والعمل بفعالية على إدارة المخاطر.

الخطوة 4: تفسير الرسم البياني وتحليله

أنت تعرف هذا بالفعل! أطول الأعمدة = أهم المخاطر. تحقق مما إذا كان التأثير سلبيًا في المقام الأول أو يختلف في كلا الاتجاهين.

حدد أولويات إدارة المخاطر الأكثر أهمية من خلال خطط الطوارئ أو تعديلات الميزانية أو الموردين الاحتياطيين أو الجداول الزمنية المرنة. وأخيراً، ناقش النتائج التي توصلت إليها مع أصحاب المصلحة، واستكشف الحلول واتخذ قرارات مستنيرة لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح.

برامج وأدوات لإنشاء مخططات الإعصار البيانية

أحد تحديات مخطط الإعصار البياني هو الإنشاء اليدوي. قد يستغرق ذلك وقتاً طويلاً وقد يكون عرضة للأخطاء. لحسن الحظ، يمكن أن تساعدك العديد من الأدوات البرمجية.

ولكن ماذا لو كان بإمكانك إجراء عصف ذهني للمخاطر، وتحويلها إلى مخططات إعصارية، وإنشاء مهام من النتائج، كل ذلك في مكان واحد؟

أصبح ذلك ممكنًا مع ClickUp، تطبيق كل شيء للعمل!

ارسم مخطط الإعصار باستخدام ClickUp

قد يبدو ClickUp مجرد أداة لإدارة المشاريع. إلا أن قدراته التعاونية والتصورية المتقدمة تجعله مثاليًا لعملية تقييم المخاطر وإدارتها.

ابدأ بالعصف الذهني لجميع المخاطر التي قد تؤثر على مشروعك. هل تفكر في استخدام برنامج Microsoft Word لتدوين جميع النتائج التي توصلت إليها؟ لست مضطرًا لذلك!

يتيح لك ClickUp Docs إنشاء مستند مركزي مع تتبع سجل الإصدارات لمشاركته مع فريقك بأكمله. يمكن أن يكون هذا نموذج سجل المخاطر القابل للتخصيص لاستخدامه في المستقبل!

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا التعاون مع أعضاء فريقك أو الحصول على تعليقات من مختلف المساهمين في الوقت الفعلي. لا مزيد من الشكاوى بشأن إصدارات المستندات التي لا تنتهي!

بعد ذلك، تعد ClickUp Whiteboards أداة رائعة لتصور مخاطر مشروعك باستخدام مخطط الإعصار. إليك مثال مشروع البناء (نسخة ClickUp).

لكن انتظر، هناك ما هو أكثر من ذلك!

ما يجعل ClickUp رائعًا للغاية هو مرونته. بمجرد أن يكون لديك مخطط الإعصار الخاص بك جاهزًا، يمكنك إضافة ملاحظات حول نتائج المشروع السابقة أو أي شيء يحتاج فريقك إلى معرفته حول البيانات المقدمة لهم.

تحويل المخاطر إلى مهام

الجزء الأفضل؟ يمكنك تحويل هذه الملاحظات إلى مهام وتعيينها لأعضاء فريقك هنا على اللوحة!

بمجرد الانتهاء من إنشاء المهام، انتقل إلى مساحة عمل الفريق حيث توجد، وأضف أي وصف أو روابط قد تساعد فريقك على العمل بشكل أفضل.

يمكنك أيضاً استخدام قوائم مهام ClickUp Task Checklists لإنشاء قائمة مراجعة لتقييم المخاطر لفريقك.

قد تسأل، *"هل سأضطر إلى العودة إلى المستندات أو اللوحة البيضاء كلما أردت إلقاء نظرة على المتغيرات؟

يتيح لك ClickUp Custom Fields إضافة حقول مخصصة مباشرةً إلى مهامك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إضافة حقل مخصص مصمم خصيصًا لتتبع القيم النقدية بحيث لا تصبح "1000 دولار" "1000 دولار" ويكون لديك قاعدة بيانات موحدة.

تتبع البيانات بفعالية

الجزء الأخير من الأحجية هو تصور بيانات المخاطر وإدارتها بسهولة في عرض واحد. لوحات معلومات ClickUp Dashboards هي قدس الأقداس للقيام بذلك بفعالية! فهي تساعدك على تصور مقاييس المخاطر الرئيسية، مثل التأثير الإجمالي المحتمل لجميع المخاطر.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا استخدام الأدوات لعرض المعلومات الهامة، مثل عدد المخاطر المفتوحة أو التقدم المحرز في أنشطة تخفيف المخاطر.

يتم إجراء تحليل المخاطر وإدارتها بشكل أفضل عندما يتم تبسيطها. ClickUp هو برنامج التحليل التنبؤي النهائي الخاص بك، مما يلغي الحاجة إلى التنقل بين محادثات الفريق لمناقشة عملية معقدة بالفعل.

يجمع ClickUp الجميع - من محللي البيانات إلى فريق المبيعات وفريق الموارد البشرية - تحت سقف واحد حتى يعمل الجميع بشكل تعاوني وتبقى أنت خاليًا من التوتر!

كما تشهد مديرة المشروع تيفاني فيداموثو من مايو كلينك:

لقد ساعدني ClickUp في البقاء على اطلاع دائم كمدير مشروع مما سمح لي بتتبع المشروع والمهام المختلفة والتنقل بين المشاريع والمهام المختلفة بدقة والاحتفاظ بسجل دقيق لأشياء مثل القرارات والمخاطر والجداول الزمنية في مكان واحد.

كيف تساعد مخططات الإعصار البيانية في إدارة المخاطر

لذا، يمكنك أن تقول أنك لا تحتاج حقاً إلى مخططات الأعاصير لإدارة المخاطر (وتشكك في خياراتك في الحياة لاحقاً). لكن دعنا نقدم لك بعض الأسباب الملموسة التي تجعلك تحتاج إليها.

يمكنها مساعدتك

باختصار، تسمح لك مخططات الإعصار بتوقع مخاطر المشروع وفهمها ومعالجتها بشكل استباقي، حتى تدخل الميدان وأنت على اطلاع تام!

التطبيقات العملية لمخططات الإعصار البيانية

أنت تعرف الآن كل ما يجب معرفته عن مخططات الأعاصير. ولكن متى يجب عليك استخدامها فعلياً؟ إليك بعض التطبيقات العملية.

💰 وضع الميزانية

هل تخطط لحملة تسويقية؟ يساعدك المخطط البياني للإعصار على تحديد المخاطر التي تخرق الميزانية مثل ارتفاع تكاليف الإعلانات أو النفقات غير المتوقعة.

يمنحك ذلك الوقت لتخصيص الأموال بشكل استراتيجي واحتمال استكشاف بدائل فعالة من حيث التكلفة مثل حملات وسائل التواصل الاجتماعي العضوية.

⌛ الجدولة

يأتي العمل في المشاريع الجديدة مصحوباً بالشكوك. حدد التأخيرات المحتملة مثل الموافقات أو مشكلات الموردين أو الاختبارات المكثفة باستخدام مخطط الإعصار.

يمكنك بعد ذلك تعديل الجدول الزمني الخاص بك وإضافة مخازن مؤقتة للموافقات التنظيمية، واختناقات الموردين، والظروف غير المتوقعة.

🌍 دخول السوق

هل تريد إطلاق منتج أو خدمة جديدة؟ يساعدك مخطط الإعصار على تصور المخاطر مثل المنافسة الشديدة وتغيير تفضيلات المستهلكين وارتفاع تكاليف التسويق.

يتيح لك ذلك تطوير استراتيجية تسويق أفضل، وتخصيص الموارد بفعالية، والازدهار في سوق تنافسية.

💳 قرارات الاستثمار

سواء كان مشروعًا جديدًا أو عملية شراء أسهم، يساعدك مخطط الإعصار على تقييم تأثير المنافسة في السوق والظروف الاقتصادية وعوامل أخرى. لذا، يمكنك اتخاذ قرارات استثمارية أكثر استنارة وتقليل تعرضك للخسائر المحتملة.

روّض الإعصار باستخدام ClickUp!

نأمل ألا تكون قد أذهلتك توريات الأعاصير التي استخدمناها بعد - لأنك ستجد هنا تورية أخرى.

إذا كان مشروعك عبارة عن سفينة تتحدى البحار العاصفة، فإن مخططات الأعاصير هي رادار الطقس الخاص بك، مما يساعدك على التنبؤ بأهم المخاطر قبل أن تتحول إلى كارثة.

بينما يمكنك أن تتصارع مع معادلات Excel أو تتنقل بين أدوات متعددة، لماذا لا تجعل الحياة أسهل مع ClickUp؟

فهو يجمع كل ما تحتاجه، بدءاً من العصف الذهني إلى إنشاء مخططات الأعاصير وتتبعها، في مكان واحد مرن.

اشترك للحصول على حساب ClickUp مجاناً اليوم!