أنت ترسل فاتورة. الصمت.
قمت بجدولة اجتماع. ينسى شخص ما.
أنت تتابع في الموعد النهائي. لا يوجد رد.
محبط، أليس كذلك؟ لا يعني ذلك أن الناس لا يهتمون - ولكن الأمر فقط أنهم يتلاعبون بأولويات لا حصر لها. هذا هو بالضبط سبب حاجتك إلى بريد إلكتروني للتذكير!
يمكن لرسالة بريد إلكتروني تذكيرية حسنة التوقيت أن تحول الصمت اللاسلكي إلى دفعة مؤكدة أو مكالمة مجدولة أو مهمة مكتملة.
الجزء الأفضل؟ ليس عليك كتابة واحدة من الصفر. يحتوي منشور المدونة هذا على 12 مثالاً لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية التي يمكن تحريرها وتخصيصها بسهولة لاستخدامك المهني.
سنقدم لك أيضًا أداة تنشئ رسائل بريد إلكتروني للتذكير وتؤتمت إرسالها لك. لنبدأ!
لماذا تعتبر رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مهمة
تُذكِّر رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية ذات التوقيت الجيد الموظفين بالمهام المعلقة والأحداث القادمة والمواعيد النهائية الحاسمة، مما يساعد على منع الفوضى والاضطرابات التشغيلية قدر الإمكان.
إليك سبب أهمية رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية:
- يحافظ على تنظيم الجداول الزمنية: تظل الاجتماعات والأحداث والجداول الزمنية للمشاريع منظمة عندما يتم تذكير الأشخاص في وقت مبكر
- تزيد من التحويلات: التذكير في الوقت المناسب يمنع الصفقات المحتملة من أن تصبح باردة
- تخفيض حالات الإلغاء في اللحظة الأخيرة: تساعد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية في الوقت المناسب الأشخاص على تذكر اجتماعاتهم وتمنحهم الفرصة لإعادة جدولة الاجتماعات مسبقًا إذا لزم الأمر، مما يقلل من عدم الحضور
- تمنع الاضطرابات التشغيلية: يمكن أن تظل المهام الداخلية مثل تقديم الجداول الزمنية والموافقات والتقارير على المسار الصحيح من خلال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني الفوري
🧠 هل تعلم؟ 80% من المبيعات تتطلب خمس محاولات متابعة على الأقل بعد الاتصال الأولي قبل إجراء عملية البيع.
كيفية كتابة رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني
إن كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير لا تتعلق فقط بالمتابعة، بل تتعلق بالتوقيت والنبرة والبنية لجعل تجاهلها مستحيلًا.
1. ابدأ بسطر موضوع مناسب
تخطى الزخرفة - حافظ على سطر الموضوع واضحًا ومباشرًا، بحيث يكون الغرض من بريدك الإلكتروني واضحًا على الفور.
اجعل سطر موضوعك قصيرًا (فكر في ست إلى ثماني كلمات) وقم بتضمين فعل إجراء (فكر في: إجراء مطلوب، أو تذكير، أو متابعة) لحثك على الانتباه الفوري.
✅ سطر موضوع البريد الإلكتروني التذكيري الجيد: تذكير: الدفع المستحق للفاتورة رقم [رقم]
❌ عنوان موضوع البريد الإلكتروني التذكيري السيء: تذكير بالفاتورة
2. إضفاء الطابع الشخصي على التحية
لا يهم ما إذا كانت رسالتك الإلكترونية التذكيرية الأولى أو المائة إلى نفس العميل - ابدأ دائمًا بتحية شخصية. فهي تحدث فرقاً كبيراً!
إن مخاطبة المستلم بالاسم يجعل البريد الإلكتروني أكثر جاذبية وملاءمة. بل إنه في الواقع يخلق نبرة أكثر احترافية ومراعاة، مما يزيد من فرص الاستجابة.
✅ تحية طيبة: مرحبًا/مرحبًا [الاسم]
❌ ❌ تحية سيئة: عزيزي العميل العزيز
3. إنشاء نص رسالة بريد إلكتروني
ادخل مباشرة في صلب الموضوع بعد التحية.
يجب أن يعطي السطر الأول سياقًا كافيًا حتى لا يضطر القارئ إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني السابقة. في ثلاث فقرات قصيرة (سطرين كحد أقصى لكل منها)، اذكر بوضوح الغرض والتفاصيل الرئيسية والخطوات التالية.
✅ مثال جيد: مجرد تذكير سريع بأن لدينا اجتماع زووم مقرر في 27 يناير، الجمعة، الساعة 3:00 بتوقيت شرق الولايات المتحدة
❌ ❌ مثال سيء: آمل أن تكون بخير. مجرد تذكير سريع بشأن اجتماع المحتوى الذي ذكرته الأسبوع الماضي. أعلمني إذا كنت بحاجة إلى أي تغييرات
4. أضف عبارة CTA واضحة
إذا لم تكن الدعوة إلى العمل (CTA) في الفقرات الثلاث الأولى، فقد حان الوقت لإضافتها.
إذا كنت بحاجة إلى رد، اطلب الرد. قم بإسقاط رابط مباشر إلى بوابة الدفع، أو تحميل المستندات، أو أداة الجدولة إذا كان الإجراء مطلوباً.
✅ مثال جيد: انقر هنا لإعادة جدولة موعدك: [رابط التقويم]
❌ ❌ مثال سيء: يرجى إلقاء نظرة عندما تسنح لك الفرصة
5. اختتم بملاحظات ختامية مهذبة
اختتم رسالتك بملاحظة مهذبة ومهنية تدعو إلى الرد - ولكن تخطى الاعتذارات غير الضرورية. اجعلها واثقة وواضحة.
✅ مثال جيد: يرجى إعلامي إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة
❌ ❌ مثال سيء: في انتظار ردك
وها أنت ذا - مفتاحك لإنشاء رسائل بريد إلكتروني تذكيرية مثالية.
💡 نصيحة احترافية: لا تقضي ساعات في صياغة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية المثالية. باستخدام ClickUp Brain، ما عليك سوى إدخال رسالة تذكير، وستقوم على الفور بإنشاء رسالة بريد إلكتروني منظمة وواضحة وموجهة نحو اتخاذ إجراء يغطي جميع متطلباتك.

📮ClickUp Insight: 83% من العاملين في مجال المعرفة يعتمدون بشكل أساسي على البريد الإلكتروني والدردشة للتواصل مع الفريق.
ومع ذلك، يضيع ما يقرب من 60% من يوم عملهم في التنقل بين هذه الأدوات والبحث عن المعلومات. مع تطبيق كل شيء للعمل مثل ClickUp، تجتمع إدارة مشروعك ورسائلك ورسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني والمحادثات في مكان واحد! حان الوقت للمركزية والتنشيط!
12 مثالاً لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لحالات مختلفة
تتطلب المواقف المختلفة أنواعًا مختلفة من رسائل التذكير. تحقق من هذه القوالب ال 12 الفعالة لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الفعالة، الجاهزة للتعديل والتخصيص والتخصيص لتناسب احتياجاتك الفريدة!
1. رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني لاجتماع قادم
هل لديك اجتماع عميل كبير الأسبوع المقبل؟ أو اجتماع شهري مشترك بين الأقسام مع 50 من الحضور؟ إن إرسال بريد إلكتروني للتذكير، قبل وقت كافٍ، سيمنح الجميع وقتًا كافيًا لإدارة جدولهم الزمني والحضور في الوقت المناسب.
إليك نموذج تذكير لطيف يمكنك استخدامه:
الموضوع: تقرير فريق المحتوى الشهري: الجمعة 3:00 مساءًمرحباً [الاسم الأول],
مجرد تذكير سريع بأنه من المقرر عقد اجتماعنا الشهري للمحتوى في [التاريخ] في [الوقت] ([المنطقة الزمنية]). سنقوم بتغطية [أبرز النقاط في جدول الأعمال]، لذا يرجى تخصيص بعض الوقت لمراجعة أي مواد ذات صلة مسبقًا.
للبقاء منظمًا، تأكد من وضع علامة على مكانك في تقويم جوجل إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل. أعلمني إذا كنت بحاجة إلى أي شيء للتحضير للاجتماع. أتطلع إلى ذلك!
مع أطيب التحيات، [اسمك][منصبك][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: ضع في اعتبارك إرسال رسائل تذكير بالاجتماعات قبل 48 ساعة على الأقل لإعطاء الحاضرين الوقت الكافي للاستعداد.
2. بريد إلكتروني مهذب للتذكير بالفاتورة المستحقة القادمة
حتى الشركات التي تدفع بانتظام يمكن أن تفوتك فاتورة وسط صناديق البريد الوارد المكتظة والمهام اليومية. سيؤدي التنبيه السريع والمهذب إلى لفت انتباههم على الفور إلى فاتورتك وتشجيعهم على الدفع في الوقت المناسب.
إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير بالدفع يمكنك استخدامه:
الموضوع: تذكير بالدفع لرقم #الفاتورة
مرحباً [اسم العميل],
هذه الرسالة الإلكترونية عبارة عن تذكير سريع بأن سداد فاتورتك #[رقم الفاتورة] مقابل [المبلغ] مستحق الدفع في [تاريخ الاستحقاق]. يمكنك العثور على الفاتورة المرفقة للرجوع إليها.
إذا تمت معالجة الدفع بالفعل، يُرجى تجاهل هذه الرسالة. بخلاف ذلك، يمكنك إتمام عملية الدفع باستخدام أحد الخيارات المتاحة لدينا: [رابط الدفع] أو التحويل المصرفي أو أي طريقة مفضلة.
تواصل معي إذا كانت لديك أي مخاوف أو أسئلة بخصوص هذا الأمر.
مع أطيب التحيات، [اسمك][منصبك][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: أرسل أول تذكير بالدفع قبل ثلاثة إلى خمسة أيام من تاريخ الاستحقاق لإتاحة الوقت الكافي لعملائك لمعالجة الدفع
3. البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع المتأخر
على الرغم من الرسائل التذكيرية المتكررة، لا تزال الفواتير في بعض الأحيان غير مدفوعة - حتى مع أفضل العملاء. في هذه المرحلة، يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية حازمة ولكن احترافية. أكد على ضرورة اتخاذ إجراءات فورية وسلط الضوء على العواقب القانونية المحتملة إذا لم يتم سداد المدفوعات.
إليك رسالة بريد إلكتروني تذكيرية أخيرة يمكنك إرسالها:
الموضوع: عاجل: الفاتورة المتأخرة #[رقم الفاتورة] - مطلوب اتخاذ إجراء فوري
مرحباً [الاسم الأول],
هذا تذكير أخير بخصوص الفاتورة رقم [رقم الفاتورة] لـ [المبلغ]، والتي كانت مستحقة الدفع في [تاريخ الاستحقاق]. على الرغم من الرسائل التذكيرية السابقة، لم نتلق بعد المبلغ المستحق.
وفقًا لعقدنا، إذا تأخرت الفاتورة أسبوعًا عن موعدها، فقد يتم اتخاذ إجراء قانوني.
لتجنب رسوم التأخير أو اتخاذ المزيد من الإجراءات، يُرجى تسوية المبلغ المستحق بحلول [التاريخ] باستخدام أحد خيارات الدفع المتاحة: [رابط الدفع] | تفاصيل التحويل المصرفي | طرق أخرى مقبولة
إذا تمت معالجة الدفع بالفعل، يُرجى تجاهل هذه الرسالة. تواصل معي، إذا كانت لديك أي مخاوف أو استفسارات بخصوص ذلك.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: أرسل رسائل تذكير بالدفع المتأخر بين الساعة 9-11 صباحاً عندما يكون المستلمون أكثر عرضة لتفقد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. تجنب إرسال مثل هذه الرسائل الإلكترونية في عطلات نهاية الأسبوع، لأن رسالتك قد تُدفن في صندوق بريدهم الوارد.
4. قوالب البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث في اللحظة الأخيرة
هل تستضيف مؤتمراً أو معرضاً تجارياً؟ سيساعد التذكير في اللحظة الأخيرة الحضور على التخطيط ليومهم والوصول في الوقت المحدد والاستعداد للجلسات الرئيسية وفرص التواصل.
إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير يمكنك استخدامه لفعاليتك القادمة:
الموضوع: تذكير أخير: [المؤتمر السنوي لتحسين محركات البحث يبدأ اليوم]
مرحباً [الاسم الأول],
يسرنا أن نرحب بك في [اسم الحدث] اليوم في [الوقت] ([المنطقة الزمنية])!
تبدأ الفعالية في [وقت البدء]، وقد أرفقنا قائمة الفعالية حتى لا تفوتك جلستك المفضلة.
لجعل وصولك أكثر سلاسة، [رابط تسجيل الوصول] متاح، ويمكنك العثور على خريطة المكان [رابط] لمعرفة الاتجاهات. إذا كنت تقود سيارتك، إليك تفاصيل مواقف السيارات [رابط].
أتطلع إلى رؤيتك هناك. تواصل معي على [تفاصيل الاتصال] إذا واجهت أي صعوبات في الوصول إلى هنا.
مع أطيب التحيات، [اسمك][منصبك][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: سهّل الأمر على الحاضرين بإضافة رابط سريع لتسجيل الوصول أو خريطة المكان أو تفاصيل مواقف السيارات لمساعدتهم على الوصول دون أي متاعب.
5. تذكير بموعد لاجتماع/حدث قادم
حجز موعد هو شيء، ولكن ضمان حضور العميل هو شيء آخر. يساعدهم التذكير بالموعد (أو تذكيرين قبل الموعد) على التخطيط، وتجنب الإلغاء في اللحظة الأخيرة، ويمنحهم الوقت لإعادة تحديد الموعد إذا لزم الأمر.
إليك بريد إلكتروني سريع للتذكير يمكنك استخدامه بمجرد تأكيد العميل للاجتماع:
الموضوع: تم التأكيد: موعدك في [التاريخ والوقت]
مرحباً [الاسم الأول],
مجرد تذكير ودي بأن [اسم الخدمة/الاجتماع] تم تأكيد موعدك في [التاريخ] في [الوقت] ([المنطقة الزمنية]).
● الموقع: [العنوان/رابط التكبير] المدة: [مدة الاجتماع]
إذا كنت بحاجة إلى إعادة الجدولة، يمكنك القيام بذلك قبل 24 ساعة باستخدام هذا الرابط: [رابط إعادة جدولة تقويم جوجل]. نتطلع إلى اجتماعنا!
مع أطيب التحيات، [اسمك][منصبك][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: رابط إعادة الجدولة يجعل من السهل على العملاء تعديل مواعيدهم بدلاً من تخطيها دون إشعار. استخدم تقويم ClickUp المدعوم بالذكاء الاصطناعي لإعداد الاجتماعات حتى لا يفوتوا مواعيدهم، ولا تخسر أنت وقتاً ثميناً.
6. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني بعد عدم الحضور
عدم الحضور شائع جداً بالنسبة للشركات الخدمية. المتابعة المهذبة تبقي المحادثة مفتوحة وتسمح للعميل بإعادة الجدولة. كما أنها بمثابة تذكير مهذب بأن العميل بحاجة إلى احترام المواعيد المحجوزة.
إليك رسالة بريد إلكتروني مهذبة للتذكير يمكنك استخدامها في حالة عدم الحضور لأول مرة.
الموضوع: هل فاتك الاجتماع؟ دعنا نعيد جدولة الموعد
مرحباً [الاسم الأول]
لاحظت أنك لم تتمكن من الانضمام إلى [اسم الاجتماع] اليوم. أتفهم أن هناك بعض الأمور الطارئة، لذا يسعدني أن أجد لك وقتاً آخر يناسبك. يمكنك إعادة الجدولة هنا: [رابط إعادة الجدولة].
على سبيل المجاملة، لقد تنازلت عن رسوم عدم الحضور هذه المرة. ومع ذلك، وفقًا لسياستنا، قد يتم فرض رسوم على المواعيد الفائتة في المستقبل. أعلمني كيف تريد المتابعة.
مع أطيب التحيات، [اسمك][منصبك][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: فكر في تنفيذ رسائل التذكير التلقائية قبل يوم وساعة من الاجتماع لتقليل حالات عدم الحضور في عملك.
7. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني لمتابعة الاقتراح
هل أرسلت اقتراحًا ولكن لم تتلق ردًا؟ من السهل افتراض أن العميل غير مهتم، ولكن قد لا يكون الأمر كذلك. ستذكرهم رسالة بريد إلكتروني سريعة للمتابعة بعرضك وتلفت انتباههم إليه مرة أخرى دون أن تكون متطفلاً.
إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير يمكنك استخدامه:
الموضوع: متابعة: اقتراح [اسم المشروع/اسم الخدمة]
مرحباً [الاسم الأول],
أتحقق فقط لمعرفة ما إذا كانت لديك فرصة لمراجعة الاقتراح الذي أرسلته في [التاريخ] بخصوص [اسم المشروع/ الخدمة].
إذا كنت لا تزال تفكر، يسعدني أن أجري مكالمة سريعة لمناقشة أي تعديلات تناسبك بشكل أفضل. لا تتردد في الرد هنا أو التواصل معي في أي وقت إذا كان لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مزيد من التفاصيل.
نتطلع إلى أفكارك.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: قد تبدو رسائل التذكير المتكررة انتهازية. باعد بين رسائل المتابعة الخاصة بك بشكل استراتيجي - أرسل أول رسالة بعد 3-5 أيام من تقديم العرض، ثم تابع بعد أسبوع إذا لم يكن هناك رد. اجعلها مهذبة ومهنية.
8. بريد إلكتروني للتذكير بتجديد الاشتراك
يقوم تذكير تجديد الاشتراك بإخطار العملاء بانتهاء اشتراكهم قريبًا ويمنحهم طريقة سهلة للتجديد. وعادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني هذه مفيدة لشركات SaaS التي تبيع خدماتها على الاشتراكات الشهرية والسنوية.
إليك بريد إلكتروني سريع للتذكير يمكنك اتباعه:
الموضوع: جدد الآن: ينتهي اشتراك [اسم الشركة] في غضون [XX] يومًا
مرحباً [الاسم الأول],
مجرد تذكير بأن اشتراكك في [اسم الشركة] [الخطة] من المقرر أن تنتهي صلاحيته في [تاريخ انتهاء الصلاحية]. لتجنب أي انقطاع في الخدمة، يمكنك تجديد اشتراكك الآن بالنقر هنا [رابط التجديد].
لا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مساعدة. نتطلع إلى خدمتك من خلال خدماتنا الاستثنائية.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: اعرض خصمًا لفترة محدودة أو عرضًا حصريًا للتجديد لزيادة التجديدات والاحتفاظ بالمزيد من العملاء.
9. بريد إلكتروني للتذكير لإكمال استبيان العملاء
ملاحظات العملاء قيّمة، لكن الحصول على الردود ليس سهلاً دائماً. تعمل رسالة التذكير كوسيلة متابعة مهذبة تحث العملاء بلطف على مشاركة أفكارهم دون الشعور بالضغط.
الموضوع: نود الحصول على تعليقاتك - لا يستغرق الأمر سوى دقيقة واحدة
مرحباً [الاسم الأول],
نأمل أن تستمتع بـ [اسم المنتج]. سنكون ممتنين حقًا إذا كان بإمكانك مشاركة أفكارك وتجاربك معنا. فملاحظاتك تساعدنا على التحسين ومواصلة تقديم المنتجات التي تحبها.
شارك في الاستبيان السريع هنا: [ رابط الاستبيان]
نعدك بأنها لن تستغرق سوى دقيقة واحدة.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: أنشئ استبيانًا مستجيبًا للهاتف المحمول واجعله قصيرًا ومباشرًا لزيادة الردود. قد يشجع خصم صغير أو حافز صغير المزيد من العملاء على المشاركة.
10. رسالة بريد إلكتروني للتذكير بموعد نهائي فائت
قد تكون إدارة فريق كبير أمرًا صعبًا، خاصة عند تتبع المواعيد النهائية. يمكن أن تحدث التأخيرات لأسباب مختلفة، ولكن يمكن أن يؤدي التذكير الواضح والحازم إلى إعادة تركيز الانتباه وضمان إعطاء الأولوية للمهمة.
إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير يمكنك استخدامه في مثل هذه الحالات:
الموضوع: الإجراء المطلوب: فوات الموعد النهائي لـ [المهمة/المشروع]
مرحباً [الاسم الأول],
أقوم بمتابعة الموعد النهائي لـ [اسم المهمة/المشروع] الذي كان من المقرر أن يتم إنجازه في [التاريخ]. نحن نتفهم أنه قد يكون هناك سبب وجيه للتأخير، ولكننا بحاجة إلى تحديث عن الحالة.
هذا المشروع بالغ الأهمية، والالتزام بالجدول الزمني أمر ضروري للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. إذا أمكن، نود إكماله بحلول [الموعد النهائي الجديد] لتجنب المزيد من الانتكاسات.
يرجى إعلامنا إذا كنت تواجه أي عوائق أو تحتاج إلى دعم للمضي قدماً. نتطلع إلى تحديثاتك.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: عند متابعة موعد نهائي فائت أعطِ موعدًا نهائيًا جديدًا واقعيًا بدلاً من تركه مفتوحًا. هذا يساعد على منع المزيد من التأخير ويجعل تحديد أولويات المهمة أسهل بالنسبة للمستلم.
11. تذكير بالبريد الإلكتروني لإرسال المستندات المعلقة
سواء كان الأمر يتعلق بالامتثال، أو التأهيل، أو معالجة طلب ما، يمكن أن يؤدي فقدان الأوراق إلى إبطاء الأمور. يمكن للمتابعة الواضحة والمهذبة أن تضمن أن المستلم يعطي الأولوية لطلبك ويتخذ إجراءً سريعاً.
إليك رسالة بريد إلكتروني تذكيرية لطيفة مثالية يمكنك إرسالها في مثل هذه الحالات:
الموضوع: الإجراء المطلوب: في انتظار تقديم المستند لـ [الغرض]
مرحباً [الاسم الأول],
مجرد تذكير سريع بأننا ما زلنا ننتظر [اسم المستند] منك. الموعد النهائي لتقديمها هو [تاريخ الاستحقاق]، ونحن بحاجة إليها لمعالجة مستندات العقد.
يرجى تجاهل هذا البريد الإلكتروني، إذا كنت قد أرسلتها بالفعل. أما إذا كنت لم ترسل المستندات بعد، فيرجى تحميلها باستخدام هذا الرابط هنا: [رابط التحميل].
لا تتردد في الاتصال بي إذا كان هناك أي استفسار أو مشكلة يمكنني المساعدة فيها.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: قم بتعيين رسائل بريد إلكتروني تلقائية للمتابعة إذا لم يتم استلام المستندات خلال الـ 24 ساعة القادمة.
12. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني لإجراء سريع
عندما يكون المشروع متوقفًا لأنك تنتظر مدخلات أحد أعضاء الفريق، فإن التذكير المهذب والحازم في نفس الوقت سيساعدك على إبقاء الأمور تسير بشكل جيد.
إليك كيفية القيام بذلك:
الموضوع: في انتظار مدخلاتك من أجل [اسم المشروع]
مرحباً [الاسم الأول],
مجرد تذكير سريع - ما زلت أنتظر مساهمتك في [مهمة محددة] في [اسم المشروع]. خبرتك ضرورية للحفاظ على سير الأمور والبقاء في الموعد المحدد.
أعلمني إذا كنت بحاجة إلى أي دعم أو إذا كانت هناك أي تحديات تسبب التأخير. إذا أمكن، سيكون من الرائع أن تتلقى تحديثك بحلول [الموعد النهائي الجديد] حتى نتمكن من المضي قدمًا.
نتطلع إلى أفكارك.
أفضل، [اسمك][منصبك][اسم الشركة][اسم الشركة]
💡 نصيحة احترافية: حافظ على نبرة صوتك مهذبة ومقدّرة - فالتذكير اللطيف يظهر احترامك لوقتهم ويجعلهم أكثر عرضة للاستجابة بشكل إيجابي.
على الرغم من هذه النماذج، فإن كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية ليست المهمة الأكثر إثارة. خاصة عندما تحتاج إلى إرسال المئات منها كل يوم.
إن أتمتة رسائل البريد الإلكتروني من خلال أدوات إنتاجية البريد الإلكتروني هي الطريقة الوحيدة لتوفير الوقت مع الحفاظ على أسلوب مهذب ومهني.
كيف يمكن ل ClickUp تبسيط تذكيرات البريد الإلكتروني
صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة مهام، لكنه بالتأكيد يبدو كواحدة. لا تزال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة في المسودات، والموعد النهائي للعميل يقترب، والفاتورة المتأخرة تسبب التأخير. الحفاظ على كل ذلك أمر غير واقعي.
أنت بحاجة إلى أداة تعمل على أتمتة وتنظيم سير عمل بريدك الإلكتروني. أدخل تطبيق ClickUp، وهو تطبيق كل شيء للعمل، الذي يوفر نظاماً منظماً لتحويل رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة إلى مهام قابلة للتتبع، مما يقضي على فوضى المتابعة اليدوية والمواعيد النهائية الفائتة. باستخدام ClickUp، يمكنك تحويل قائمة مهامك إلى قائمة "تا-دا"! دعنا نرى كيف.
أداة إدارة مشروع البريد الإلكتروني ClickUp Email
وفي قلب هذه المنصة توجد أداة إدارة مشاريع البريد الإلكتروني ClickUp Email Project Management. فبدلاً من التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني كرسائل منفصلة عن سير عملك، فإنها تدمجها مباشرةً في مهامك ومشاريعك.

سواء كانت متابعة العميل أو تحديثات المشروع أو طلبات الموافقة، سيبقى كل شيء متصلاً في مكان واحد، دون تحميل البريد الوارد بشكل زائد.
والآن، قم بدمج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع ClickUp واتبع هذه الخطوات لأتمتة سير عمل بريدك الإلكتروني:
أنشئ مستودعاً لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية باستخدام ClickUp Brain
كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية من الصفر في كل مرة أمر ممل وغير فعال. يقوم ClickUp Brain بإزالة التخمين من عملية إنشاء البريد الإلكتروني من خلال إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية على الفور لأي موقف.
إليك كيفية عملها:
✅ أنشئ رسائل بريد إلكتروني على الفور: في قسم التعليق في أي مهمة، ما عليك سوى إدخال أمر الشرطة المائلة "/كتابة بريد إلكتروني" لفتح Brain. يمكنك إنشاء بريد إلكتروني جديد أو الرد على بريد إلكتروني موجود - دون مغادرة سير عملك
✅ احفظ قوالب البريد الإلكتروني وأعد استخدامها: قم بتخزين رسائل البريد الإلكتروني المستخدمة بشكل متكرر في ClickUp Docs لإنشاء مستودع منظم لقوالب التذكير بالبريد الإلكتروني

قالب متابعة البريد الإلكتروني للمتابعة
والأفضل من ذلك، يمكنك توفير الوقت باستخدام قالب البريد الإلكتروني للمتابعة من ClickUp مع أكثر من 10 أمثلة شائعة تعمل في مختلف المجالات.
باختصار,
- قم بتركيز جميع قوالب رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة: احتفظ بردود منظمة لسيناريوهات مختلفة - تذكيرات بالدفع، أو تسجيلات الاجتماعات أو التواصل مع العملاء
- تتبع عمليات المتابعة بكل سهولة: اعرف بالضبط متى ومن يجب متابعتهم بالضبط، وتجنب الفرص الضائعة
- ضع تذكيرات للردود في الوقت المناسب: لا تفقد أبدًا متابعة الردود المعلقة أو الرسائل المتأخرة
- قم بإنشاء مشروع لكل هدف من أهداف البريد الإلكتروني للمتابعة: هيكلة وتنظيم مهام المتابعة بناءً على احتياجات العمل المختلفة
بدلاً من إعادة كتابة رسائل البريد الإلكتروني نفسها بشكل متكرر، ما عليك سوى سحب قالب بريد إلكتروني ذي صلة وتعديل التفاصيل وإرساله.
قم بتعيين وتخصيص العمليات التلقائية لتبسيط سير عمل البريد الإلكتروني
تسمح لك أتمتة ClickUp Automations بتعيين حقول ومحفزات وإجراءات مخصصة حتى لا تضطر إلى تتبع وإرسال رسائل المتابعة يدوياً. بغض النظر عما يشغل بالك، فإن الأتمتة تحافظ على إرسال رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المحدد دون عناء.

إليك كيفية إعداد أتمتة البريد الإلكتروني:
- انتقل إلى الموقع المطلوب: انتقل إلى المساحة أو المجلد أو القائمة التي تريد تطبيق الأتمتة فيها
- الوصول إلى "الأتمتة": في الزاوية العلوية اليمنى، انقر على "مدير الأتمتة

- تصفح "أتمتة البريد الإلكتروني": انقر فوق "تصفح" في الأعلى، ثم اختر "البريد الإلكتروني" من الشريط الجانبي الأيسر

- اختر أو أنشئ أتمتة: اختر أتمتة بريد إلكتروني موجود مسبقًا أو أنشئ بريدًا إلكترونيًا مخصصًا من خلال تعيين المشغلات والإجراءات

- تكوين تفاصيل البريد الإلكتروني: اختر حساب البريد الإلكتروني المراد الإرسال منه وخصص الموضوع والنص. ويمكنك إدراج حقول ديناميكية مثل اسم المهمة أو تاريخ الاستحقاق أو المعينين لتخصيص كل بريد إلكتروني

- حفظ وتفعيل: بمجرد التهيئة، احفظ الأتمتة. سيتم تشغيله الآن تلقائيًا بناءً على المشغلات المحددة

قالب أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp
يعمل قالب أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp على تسهيل عمليات الأتمتة حيث يمكنك دمجها بسهولة في مساحة عمل ClickUp. ويتضمن هذا القالب مشغلات وإجراءات وقوائم مرجعية مبنية مسبقاً للمتابعة والتذكير بسلاسة.
إليك كيف تساعدك:
- إنشاء مهام لرسائل البريد الإلكتروني التلقائية: قم بتنظيم وإدارة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة من خلال تحويلها إلى مهام قابلة للتنفيذ عبر النقر فوق المهام
- قم بإعداد قواعد لمشغلات البريد الإلكتروني: حدد متى يجب إرسال رسائل البريد الإلكتروني بناءً على حالة المهمة أو تواريخ الاستحقاق أو الشروط المخصصة
- تعاون على محتوى البريد الإلكتروني: اعمل مع فريقك لصياغة رسائل البريد الإلكتروني التلقائية وتنقيحها وتخصيصها قبل إرسالها
- مراقبة وتتبع الأداء: ابقَ على اطلاع دائم على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمتابعة والردود لضمان سير كل شيء بسلاسة
اقرأ المزيد: كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook
تتبّع أداء البريد الإلكتروني وحسّنه
بمجرد أتمتة مهام سير عمل بريدك الإلكتروني، تتبع كفاءتها للتأكد من أنها تحقق النتائج المرجوة. استخدم ClickUp Dashboards لمراقبة المتابعات، وتحليل المشاركة، وتحسين قواعد الأتمتة. إذا كانت الردود منخفضة، ففكر في تعديل التوقيت أو سطور الموضوع أو محتوى البريد الإلكتروني للحصول على تأثير أفضل.

أفضل الممارسات لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية
قبل أن نختتم هذه المدونة، إليك بعض أفضل الممارسات لضمان أن تؤدي رسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني إلى أقصى قدر من المشاركة:
- إضفاء طابع شخصي باستخدام الذكاء الاصطناعي: تجاوز مجرد تخصيص اسم المستلم. استخدم الذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني استنادًا إلى السلوك السابق والتفضيلات وسجل المشاركة ✅
- تجنّب مشغلات الرسائل غير المرغوب فيها: كلمات مثل عاجل، عرض لوقت محدود، والعلامات المفرطة مثل ! أو $ أو الرموز التعبيرية يمكن أن تضع علامة على بريدك الإلكتروني كرسائل غير مرغوب فيها ✅
- استخدم سلاسل رسائل البريد الإلكتروني للحفاظ على السياق: بدلاً من إرسال رسالة بريد إلكتروني جديدة في كل مرة، قم بالرد في نفس سلسلة الرسائل لإبقاء التفاعلات السابقة مرئية ✅
- اجعل رسالتك الإلكترونية قابلة للقشط: قسّم البريد الإلكتروني إلى نقاط واستخدم نصاً غامقاً عند الضرورة ✅
- وقتها المناسب: أرسل رسائل تذكيرية في الأوقات المثلى، مثل 24 ساعة قبل حدث ما أو قبل أيام قليلة من الموعد النهائي ✅
أتمتة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية للأعمال باستخدام ClickUp
البريد الإلكتروني التذكيري الصحيح يجعل المستلم يتصرف.
وعلى الرغم من أن إرسال رسائل التذكير قد يبدو وكأنه عمل روتيني آخر لا ينتهي، إلا أنه لا يجب أن يكون كذلك.
باستخدام ClickUp، يمكنك أتمتة العملية بأكملها - دمج بريدك الإلكتروني، وتعيين المشغلات لسيناريوهات مختلفة، والسماح للذكاء الاصطناعي بصياغة رسائل تذكير واضحة واحترافية في ثوانٍ.
لا مزيد من المتابعة اليدوية. لا مزيد من الفرص الضائعة. فقط أتمتة سهلة تحافظ على كل شيء على المسار الصحيح.