أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية اللطيفة: 12 طريقة للمتابعة بأدب

أنت ترسل فاتورة. الصمت.

قمت بجدولة اجتماع. ينسى شخص ما.

أنت تتابع في الموعد النهائي. لا يوجد رد.

محبط، أليس كذلك؟ لا يعني ذلك أن الناس لا يهتمون - ولكن الأمر فقط أنهم يتلاعبون بأولويات لا حصر لها. هذا هو بالضبط سبب حاجتك إلى بريد إلكتروني للتذكير!

يمكن لرسالة بريد إلكتروني تذكيرية حسنة التوقيت أن تحول الصمت اللاسلكي إلى دفعة مؤكدة أو مكالمة مجدولة أو مهمة مكتملة.

الجزء الأفضل؟ ليس عليك كتابة واحدة من الصفر. يحتوي منشور المدونة هذا على 12 مثالاً لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية التي يمكن تحريرها وتخصيصها بسهولة لاستخدامك المهني.

سنقدم لك أيضًا أداة تنشئ رسائل بريد إلكتروني للتذكير وتؤتمت إرسالها لك. لنبدأ!

لماذا تعتبر رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مهمة

تُذكِّر رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية ذات التوقيت الجيد الموظفين بالمهام المعلقة والأحداث القادمة والمواعيد النهائية الحاسمة، مما يساعد على منع الفوضى والاضطرابات التشغيلية قدر الإمكان.

إليك سبب أهمية رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية:

كيفية كتابة رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني

إن كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير لا تتعلق فقط بالمتابعة، بل تتعلق بالتوقيت والنبرة والبنية لجعل تجاهلها مستحيلًا.

1. ابدأ بسطر موضوع مناسب

تخطى الزخرفة - حافظ على سطر الموضوع واضحًا ومباشرًا، بحيث يكون الغرض من بريدك الإلكتروني واضحًا على الفور.

اجعل سطر موضوعك قصيرًا (فكر في ست إلى ثماني كلمات) وقم بتضمين فعل إجراء (فكر في: إجراء مطلوب، أو تذكير، أو متابعة) لحثك على الانتباه الفوري.

2. إضفاء الطابع الشخصي على التحية

لا يهم ما إذا كانت رسالتك الإلكترونية التذكيرية الأولى أو المائة إلى نفس العميل - ابدأ دائمًا بتحية شخصية. فهي تحدث فرقاً كبيراً!

إن مخاطبة المستلم بالاسم يجعل البريد الإلكتروني أكثر جاذبية وملاءمة. بل إنه في الواقع يخلق نبرة أكثر احترافية ومراعاة، مما يزيد من فرص الاستجابة.

3. إنشاء نص رسالة بريد إلكتروني

ادخل مباشرة في صلب الموضوع بعد التحية.

يجب أن يعطي السطر الأول سياقًا كافيًا حتى لا يضطر القارئ إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني السابقة. في ثلاث فقرات قصيرة (سطرين كحد أقصى لكل منها)، اذكر بوضوح الغرض والتفاصيل الرئيسية والخطوات التالية.

4. أضف عبارة CTA واضحة

إذا لم تكن الدعوة إلى العمل (CTA) في الفقرات الثلاث الأولى، فقد حان الوقت لإضافتها.

إذا كنت بحاجة إلى رد، اطلب الرد. قم بإسقاط رابط مباشر إلى بوابة الدفع، أو تحميل المستندات، أو أداة الجدولة إذا كان الإجراء مطلوباً.

5. اختتم بملاحظات ختامية مهذبة

اختتم رسالتك بملاحظة مهذبة ومهنية تدعو إلى الرد - ولكن تخطى الاعتذارات غير الضرورية. اجعلها واثقة وواضحة.

وها أنت ذا - مفتاحك لإنشاء رسائل بريد إلكتروني تذكيرية مثالية.

12 مثالاً لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لحالات مختلفة

تتطلب المواقف المختلفة أنواعًا مختلفة من رسائل التذكير. تحقق من هذه القوالب ال 12 الفعالة لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الفعالة، الجاهزة للتعديل والتخصيص والتخصيص لتناسب احتياجاتك الفريدة!

1. رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني لاجتماع قادم

هل لديك اجتماع عميل كبير الأسبوع المقبل؟ أو اجتماع شهري مشترك بين الأقسام مع 50 من الحضور؟ إن إرسال بريد إلكتروني للتذكير، قبل وقت كافٍ، سيمنح الجميع وقتًا كافيًا لإدارة جدولهم الزمني والحضور في الوقت المناسب.

إليك نموذج تذكير لطيف يمكنك استخدامه:

2. بريد إلكتروني مهذب للتذكير بالفاتورة المستحقة القادمة

حتى الشركات التي تدفع بانتظام يمكن أن تفوتك فاتورة وسط صناديق البريد الوارد المكتظة والمهام اليومية. سيؤدي التنبيه السريع والمهذب إلى لفت انتباههم على الفور إلى فاتورتك وتشجيعهم على الدفع في الوقت المناسب.

إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير بالدفع يمكنك استخدامه:

3. البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع المتأخر

على الرغم من الرسائل التذكيرية المتكررة، لا تزال الفواتير في بعض الأحيان غير مدفوعة - حتى مع أفضل العملاء. في هذه المرحلة، يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية حازمة ولكن احترافية. أكد على ضرورة اتخاذ إجراءات فورية وسلط الضوء على العواقب القانونية المحتملة إذا لم يتم سداد المدفوعات.

إليك رسالة بريد إلكتروني تذكيرية أخيرة يمكنك إرسالها:

4. قوالب البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث في اللحظة الأخيرة

هل تستضيف مؤتمراً أو معرضاً تجارياً؟ سيساعد التذكير في اللحظة الأخيرة الحضور على التخطيط ليومهم والوصول في الوقت المحدد والاستعداد للجلسات الرئيسية وفرص التواصل.

إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير يمكنك استخدامه لفعاليتك القادمة:

5. تذكير بموعد لاجتماع/حدث قادم

حجز موعد هو شيء، ولكن ضمان حضور العميل هو شيء آخر. يساعدهم التذكير بالموعد (أو تذكيرين قبل الموعد) على التخطيط، وتجنب الإلغاء في اللحظة الأخيرة، ويمنحهم الوقت لإعادة تحديد الموعد إذا لزم الأمر.

إليك بريد إلكتروني سريع للتذكير يمكنك استخدامه بمجرد تأكيد العميل للاجتماع:

6. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني بعد عدم الحضور

عدم الحضور شائع جداً بالنسبة للشركات الخدمية. المتابعة المهذبة تبقي المحادثة مفتوحة وتسمح للعميل بإعادة الجدولة. كما أنها بمثابة تذكير مهذب بأن العميل بحاجة إلى احترام المواعيد المحجوزة.

إليك رسالة بريد إلكتروني مهذبة للتذكير يمكنك استخدامها في حالة عدم الحضور لأول مرة.

7. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني لمتابعة الاقتراح

هل أرسلت اقتراحًا ولكن لم تتلق ردًا؟ من السهل افتراض أن العميل غير مهتم، ولكن قد لا يكون الأمر كذلك. ستذكرهم رسالة بريد إلكتروني سريعة للمتابعة بعرضك وتلفت انتباههم إليه مرة أخرى دون أن تكون متطفلاً.

إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير يمكنك استخدامه:

8. بريد إلكتروني للتذكير بتجديد الاشتراك

يقوم تذكير تجديد الاشتراك بإخطار العملاء بانتهاء اشتراكهم قريبًا ويمنحهم طريقة سهلة للتجديد. وعادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني هذه مفيدة لشركات SaaS التي تبيع خدماتها على الاشتراكات الشهرية والسنوية.

إليك بريد إلكتروني سريع للتذكير يمكنك اتباعه:

9. بريد إلكتروني للتذكير لإكمال استبيان العملاء

ملاحظات العملاء قيّمة، لكن الحصول على الردود ليس سهلاً دائماً. تعمل رسالة التذكير كوسيلة متابعة مهذبة تحث العملاء بلطف على مشاركة أفكارهم دون الشعور بالضغط.

10. رسالة بريد إلكتروني للتذكير بموعد نهائي فائت

قد تكون إدارة فريق كبير أمرًا صعبًا، خاصة عند تتبع المواعيد النهائية. يمكن أن تحدث التأخيرات لأسباب مختلفة، ولكن يمكن أن يؤدي التذكير الواضح والحازم إلى إعادة تركيز الانتباه وضمان إعطاء الأولوية للمهمة.

إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير يمكنك استخدامه في مثل هذه الحالات:

11. تذكير بالبريد الإلكتروني لإرسال المستندات المعلقة

سواء كان الأمر يتعلق بالامتثال، أو التأهيل، أو معالجة طلب ما، يمكن أن يؤدي فقدان الأوراق إلى إبطاء الأمور. يمكن للمتابعة الواضحة والمهذبة أن تضمن أن المستلم يعطي الأولوية لطلبك ويتخذ إجراءً سريعاً.

إليك رسالة بريد إلكتروني تذكيرية لطيفة مثالية يمكنك إرسالها في مثل هذه الحالات:

12. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني لإجراء سريع

عندما يكون المشروع متوقفًا لأنك تنتظر مدخلات أحد أعضاء الفريق، فإن التذكير المهذب والحازم في نفس الوقت سيساعدك على إبقاء الأمور تسير بشكل جيد.

إليك كيفية القيام بذلك:

على الرغم من هذه النماذج، فإن كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية ليست المهمة الأكثر إثارة. خاصة عندما تحتاج إلى إرسال المئات منها كل يوم.

إن أتمتة رسائل البريد الإلكتروني من خلال أدوات إنتاجية البريد الإلكتروني هي الطريقة الوحيدة لتوفير الوقت مع الحفاظ على أسلوب مهذب ومهني.

كيف يمكن ل ClickUp تبسيط تذكيرات البريد الإلكتروني

صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة مهام، لكنه بالتأكيد يبدو كواحدة. لا تزال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة في المسودات، والموعد النهائي للعميل يقترب، والفاتورة المتأخرة تسبب التأخير. الحفاظ على كل ذلك أمر غير واقعي.

أنت بحاجة إلى أداة تعمل على أتمتة وتنظيم سير عمل بريدك الإلكتروني. أدخل تطبيق ClickUp، وهو تطبيق كل شيء للعمل، الذي يوفر نظاماً منظماً لتحويل رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة إلى مهام قابلة للتتبع، مما يقضي على فوضى المتابعة اليدوية والمواعيد النهائية الفائتة. باستخدام ClickUp، يمكنك تحويل قائمة مهامك إلى قائمة "تا-دا"! دعنا نرى كيف.

أداة إدارة مشروع البريد الإلكتروني ClickUp Email

وفي قلب هذه المنصة توجد أداة إدارة مشاريع البريد الإلكتروني ClickUp Email Project Management. فبدلاً من التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني كرسائل منفصلة عن سير عملك، فإنها تدمجها مباشرةً في مهامك ومشاريعك.

سواء كانت متابعة العميل أو تحديثات المشروع أو طلبات الموافقة، سيبقى كل شيء متصلاً في مكان واحد، دون تحميل البريد الوارد بشكل زائد.

والآن، قم بدمج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع ClickUp واتبع هذه الخطوات لأتمتة سير عمل بريدك الإلكتروني:

أنشئ مستودعاً لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية باستخدام ClickUp Brain

كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية من الصفر في كل مرة أمر ممل وغير فعال. يقوم ClickUp Brain بإزالة التخمين من عملية إنشاء البريد الإلكتروني من خلال إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية على الفور لأي موقف.

إليك كيفية عملها:

✅ أنشئ رسائل بريد إلكتروني على الفور: في قسم التعليق في أي مهمة، ما عليك سوى إدخال أمر الشرطة المائلة "/كتابة بريد إلكتروني" لفتح Brain. يمكنك إنشاء بريد إلكتروني جديد أو الرد على بريد إلكتروني موجود - دون مغادرة سير عملك

✅ احفظ قوالب البريد الإلكتروني وأعد استخدامها: قم بتخزين رسائل البريد الإلكتروني المستخدمة بشكل متكرر في ClickUp Docs لإنشاء مستودع منظم لقوالب التذكير بالبريد الإلكتروني

قالب متابعة البريد الإلكتروني للمتابعة

والأفضل من ذلك، يمكنك توفير الوقت باستخدام قالب البريد الإلكتروني للمتابعة من ClickUp مع أكثر من 10 أمثلة شائعة تعمل في مختلف المجالات.

احصل على قالب مجاني

باختصار,

بدلاً من إعادة كتابة رسائل البريد الإلكتروني نفسها بشكل متكرر، ما عليك سوى سحب قالب بريد إلكتروني ذي صلة وتعديل التفاصيل وإرساله.

قم بتعيين وتخصيص العمليات التلقائية لتبسيط سير عمل البريد الإلكتروني

تسمح لك أتمتة ClickUp Automations بتعيين حقول ومحفزات وإجراءات مخصصة حتى لا تضطر إلى تتبع وإرسال رسائل المتابعة يدوياً. بغض النظر عما يشغل بالك، فإن الأتمتة تحافظ على إرسال رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المحدد دون عناء.

إليك كيفية إعداد أتمتة البريد الإلكتروني:

قالب أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp

يعمل قالب أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp على تسهيل عمليات الأتمتة حيث يمكنك دمجها بسهولة في مساحة عمل ClickUp. ويتضمن هذا القالب مشغلات وإجراءات وقوائم مرجعية مبنية مسبقاً للمتابعة والتذكير بسلاسة.

احصل على قالب مجاني

إليك كيف تساعدك:

تتبّع أداء البريد الإلكتروني وحسّنه

بمجرد أتمتة مهام سير عمل بريدك الإلكتروني، تتبع كفاءتها للتأكد من أنها تحقق النتائج المرجوة. استخدم ClickUp Dashboards لمراقبة المتابعات، وتحليل المشاركة، وتحسين قواعد الأتمتة. إذا كانت الردود منخفضة، ففكر في تعديل التوقيت أو سطور الموضوع أو محتوى البريد الإلكتروني للحصول على تأثير أفضل.

أفضل الممارسات لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية

قبل أن نختتم هذه المدونة، إليك بعض أفضل الممارسات لضمان أن تؤدي رسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني إلى أقصى قدر من المشاركة:

أتمتة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية للأعمال باستخدام ClickUp

البريد الإلكتروني التذكيري الصحيح يجعل المستلم يتصرف.

وعلى الرغم من أن إرسال رسائل التذكير قد يبدو وكأنه عمل روتيني آخر لا ينتهي، إلا أنه لا يجب أن يكون كذلك.

باستخدام ClickUp، يمكنك أتمتة العملية بأكملها - دمج بريدك الإلكتروني، وتعيين المشغلات لسيناريوهات مختلفة، والسماح للذكاء الاصطناعي بصياغة رسائل تذكير واضحة واحترافية في ثوانٍ.

لا مزيد من المتابعة اليدوية. لا مزيد من الفرص الضائعة. فقط أتمتة سهلة تحافظ على كل شيء على المسار الصحيح.

اشترك في ClickUp مجاناً اليوم!