مع اتساع نطاق الوصول إلى الإنترنت على مستوى العالم، ارتفع استخدام البريد الإلكتروني اليومي بشكل مطرد منذ عام 2017\2017. في عام 2022، ما يقدر بنحو 333 مليار رسالة بريد إلكتروني .

ما هو قالب البريد الإلكتروني؟

قالب البريد الإلكتروني هو عبارة عن رسالة بريد إلكتروني مكتوبة ومنسقة مسبقًا تعمل كمخطط لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مماثلة بكفاءة. إنه يشبه الاستنسل القابل لإعادة الاستخدام في اتصالاتك، مما يوفر الوقت والجهد مع ضمان اتساق العلامة التجارية والرسائل.

ويتضمن قالب البريد الإلكتروني النموذجي تحيات ومقدمات ورسالة مركزية وختام وعناصر نائبة للمعلومات المتغيرة مثل الأسماء أو الشركات أو التواريخ.

فيما يلي بعض عناصر قالب البريد الإلكتروني في Outlook:

• التنسيق: أنماط محددة مسبقًا للخطوط والألوان والتخطيط وعناصر العلامة التجارية
• عناصر المكان: علامات مثل الاسم أو الشركة التي يتم استبدالها بمعلومات محددة لكل مستلم
• المحتوى الموضوعي: في بعض الأحيان، تتضمن القوالب نصًا أساسيًا مناسبًا للموضوع، مثل رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني.

## أهمية قوالب البريد الإلكتروني

هل تتطلع إلى تقليل الأخطاء المطبعية والتناقضات في التنسيق؟ تساعدك قوالب البريد الإلكتروني في ذلك. لن تضطر إلى التعامل مع المهام المتكررة مثل كتابة نفس التفاصيل أو تنسيق بريدك الإلكتروني من جديد في كل مرة. مايكروسوفت أوتلوك كونه جزءًا من مجموعة Microsoft، يتكامل تلقائيًا مع Word و Excel وأدوات أخرى. هذا مفيد عندما يتضمن سير عملك نقل البيانات أو الحفاظ على تنسيق متسق عبر المستندات ورسائل البريد الإلكتروني. يُترجم تقليل الوقت في صياغة رسائل البريد الإلكتروني المتكررة إلى مزيد من التركيز على المهام ذات الأولوية العالية، مما يساهم في صندوق الوارد صفر الأهداف

يوفر عليك المحتوى والتنسيق المكتوب مسبقًا عناء البدء من الصفر في كل مرة.

وإذا كنت تستخدم Outlook بشكل أساسي للبريد الإلكتروني الشخصي، فإن وظيفة القالب المدمجة فيه مجانية مع حساب Microsoft.

## كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook

مساعدة قوالب البريد الإلكتروني تحسين إنتاجية بريدك الإلكتروني . يتيح لك Microsoft Outlook إنشاء قوالب وحفظها باستخدام الويب أو تطبيق سطح المكتب/الجوال.

اتبع هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة لمعرفة كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook:

الجزء 1: إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook [web]

اتبع هذه الخطوات لإنشاء قالب بريد إلكتروني في Outlook.com على إصدار الويب:

الخطوة 1: تسجيل الدخول إلى حساب بريد Outlook الخاص بك في Outlook

توجه إلى https://outlook.live.com/ وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك. انقر على البريد الجديد في الزاوية العلوية اليسرى.

إنشاء بريد جديد في Outlook

الخطوة 2: إنشاء قالب جديد

انقر على قائمة مزيد من الخيارات (ثلاث نقاط) في الزاوية العلوية اليمنى، ثم قم بالتمرير لأسفل وحدد قوالب البريد الخاصة بي.

يوفر Outlook على الويب خيارات تصميم محدودة لصياغة رسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك حجم الخط والنمط واللون والتنسيق الأساسي ومحاذاة النص والخلفيات المصممة مسبقًا والصور والشعارات.

إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل، قم بتمكين قوالب الخاص بي وانقر على +قالب.

بينما يوفر إصدار الويب من Outlook وظائف مشابهة لنسخة تطبيق سطح المكتب لصياغة رسائل البريد الإلكتروني، إلا أن خيارات التصميم الخاصة به محدودة أكثر. إليك نظرة عامة على ما يمكنك القيام به:

• خيارات التنسيق: تخصيص مظهر رسائل البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook على الويب:
  
  • تغيير حجم الخط ونمطه ولون النص الخاص بك
  • تطبيق التنسيقات الأساسية مثل الخط الغامق والمائل والتسطير والتسطير النقطي والترقيم
  • استخدام محاذاة نصية مختلفة
• الزخرفة والسمات: تطبيق خلفيات وأنظمة ألوان مصممة مسبقًا على رسائلك الإلكترونية
• الصور والشعارات: تضمين الصور والشعارات في رسائلك الإلكترونية، لكن خيارات التحرير والتنسيق محدودة مقارنةً بتطبيق سطح المكتب

للوصول إلى مجلد القوالب أو إنشاء مجلد قوالب، انقر فوق "+ قالب

الخطوة 3: تسجيل القالب الخاص بك

ستظهر لك نافذة رسالة مع مربع مطالبة جديد لكتابة عنوان القالب الخاص بك ونوعه. قم بتسمية مربع الحوار الجديد في القالب، واكتب رسالتك.

عند الانتهاء من إعداد القالب الخاص بك، انقر فوق حفظ.

ملاحظة: تعمل هذه الطريقة في تطبيق الويب فقط، وليس في تطبيق الهاتف المحمول أو تطبيق سطح المكتب.

الجزء 2: إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook

اتبع هذه الخطوات لإنشاء قالب بريد إلكتروني على التطبيق:

الخطوة 1: افتح Outlook

انتقل إلى قائمة المنزل واختر بريد إلكتروني جديد.

شريط أدوات الوصول السريع لمستخدمي Outlook

الخطوة 2: الإنشاء والتنسيق

صمم بريدك الإلكتروني حسب الرغبة. لا يوفر Outlook أدوات تصميم مخصصة مثل أدوات إنشاء السحب والإفلات في منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك، ستجد مع ذلك بعض الخيارات لتخصيص المظهر المرئي لرسائلك الإلكترونية:

• القوالب المدمجة: يتميز Outlook بمجموعة صغيرة من القوالب المصممة مسبقًا مع التنسيق والسمات الأساسية، ولكنها قد تفتقر إلى خيارات التنوع والتخصيص
• القوالب والسمات: قم بتطبيق الخلفيات وأنظمة الألوان المصممة مسبقًا لإنشاء مظهر متناسق بصريًا عبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن يساعد ذلك في الحفاظ على هوية العلامة التجارية الأساسية
• خيارات التنسيق: استخدم وظائف التنسيق داخل نص البريد الإلكتروني لتخصيص الخطوط وأحجام الخطوط وألوان النص. قم بتطبيق أنماط التنسيق الأساسية مثل الخط الغامق والمائل والتسطير والتسطير والرموز النقطية أو الترقيم للتأكيد والتنظيم
• الصور والشعارات: قم بتضمين الصور والشعارات في رسائلك الإلكترونية لتعزيز الجاذبية البصرية والتعرف على العلامة التجارية. تأكد من تحسين الصور لتناسب عرض البريد الإلكتروني وأن تحتوي على نص بديل مناسب لإمكانية الوصول إليها
• تحرير HTML: بالنسبة للمستخدمين المتقدمين، يوفر Outlook إمكانيات تحرير HTML مباشرة محدودة داخل مصدر رسالة البريد الإلكتروني. ومع ذلك، يتطلب هذا الأمر معرفة تقنية ولا يوصى به للمبتدئين بسبب مشاكل التنسيق المحتملة

الخطوة 3: الحفظ كقالب

انتقل إلى ملف > حفظ باسم واختر قالب Outlook كنوع الملف.

حفظ قالب Outlook

الخطوة 4: أعطه اسماً

أدخل اسماً واضحاً للقالب في المربع اسم الملف.

الخطوة 5: انقر فوق حفظ

انقر على زر حفظ، ويصبح قالبك جاهزاً!

اقرأ المزيد:_ قوالب النشرة الإخبارية

## عيوب وقيود إنشاء قوالب البريد الإلكتروني باستخدام Outlook

أنت تعرف الآن كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook. ومع ذلك، هل أنت متأكد من عدم وجود طريقة أفضل للقيام بذلك؟

بينما توفر قوالب Outlook خيارات التخصيص الأساسية مثل إضافة عناصر نائبة وتغيير الخطوط ودمج الشعارات، إلا أن الأداة تفتقر إلى الميزات المتقدمة. فيما يلي تفصيل لمحدوديتها:

1. وظائف محدودة

تدعم قوالب Outlook بشكل أساسي تنسيق النص الأساسي مثل الخطوط والأنماط. الميزات المتقدمة مثل التنسيق الشرطي أو الجداول أو الكائنات المضمنة محدودة.

يمكنك تضمين العناصر النائبة للمعلومات الثابتة، ولكن إنشاء محتوى ديناميكي يستند إلى بيانات المستلم أو مصادر خارجية غير ممكن في القوالب الأصلية.

توفر قوالب Outlook المضمنة خيارات تخصيص وتنسيق محدودة. يتم تخزين القوالب محليًا، مما يجعل مشاركتها وتحديثها أمرًا صعبًا عبر الفرق. يجب عليك إدراج المتغيرات يدوياً في كل مرة، مما يزيد من مخاطر الأخطاء وعدم الكفاءة.

أيضًا، في حين أن Outlook يدعم دمج البيانات من قوائم جهات الاتصال باستخدام Mail Merge، إلا أنها عملية منفصلة وتفتقر إلى مرونة منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني المخصصة.

2. تحديات التخصيص

تقودك قوالب Outlook بسرعة إلى رسائل عامة وغير شخصية. من المحتمل أن يؤثر ذلك على المشاركة وإدراك المتلقي. ومع ذلك، فإن إضافة اللمسات الشخصية يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً، خاصة بالنسبة لأحجام البريد الإلكتروني الكبيرة.

في حين يمكنك إضافة تحيات أو معلومات مخصصة، إلا أن التخصيص المعقد بناءً على سلوك المستلم أو تفضيلاته يمثل تحديًا.

3. قابلية التوسع والإدارة

كلما قمت بإنشاء المزيد من القوالب على Outlook، يمكن أن تصبح إدارتها وتحديثها مرهقة أثناء التوسع، مما يؤدي إلى مشكلات التحكم في الإصدار والمعلومات القديمة.

كما تصبح مشاركة القوالب في أنظمة الملفات عبر الفرق أو الأقسام أمراً صعباً دون دمج أدوات أو عمليات محددة.

في النهاية، ستحتاج في النهاية إلى حلول بديلة أو حلول خارجية عند دمج قوالب المستخدم في الملفات مع سير عمل البريد الإلكتروني أو أدوات الكتابة .

4. الأمن والامتثال

من الصعب تتبع التغييرات والعودة إلى الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر. القوالب المحفوظة محلياً عرضة لهجمات البرمجيات الخبيثة، ومشاركة القوالب محفوفة بالمخاطر بسبب عدم وجود تحكم دقيق في الوصول.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني من قالب لا يضمن أن تكون معلومات المرسل صحيحة أو متسقة، مما قد يؤثر على قابلية التسليم والامتثال. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تتكيف القوالب مع متطلبات الامتثال الخاصة بك، بما في ذلك خيارات إلغاء الاشتراك أو إخلاء المسؤولية القانونية في كل رسالة بريد إلكتروني.

علاوةً على ذلك، تحتاج المعلومات الحساسة داخل القوالب إلى معالجة دقيقة وتدابير أمنية، خاصةً عند مشاركتها بين الفرق.

5. الميزات والتكاملات المتقدمة

تتبع أداء مختلف قالب النشرة الإخبارية الاختلافات أو قياس فعالية الحملة الجديدة من خلال اختبار A / B والتحليلات التفصيلية غير مدعومة بالقوالب الأصلية في Outlook.

لا يمكنك أيضًا التكامل مع منصات أتمتة التسويق للحصول على ميزات متقدمة مثل رعاية العملاء المحتملين. يتطلب إنشاء تقارير أو استخراج رؤى حول أداء البريد الإلكتروني استنادًا إلى القوالب أدوات إضافية أو جهدًا يدويًا.

6. مشكلات في التنسيق والعرض

يعرض عملاء البريد الإلكتروني المختلفون القوالب بشكل مختلف، ولكنك تريد تجنب المظاهر غير الاحترافية إذا كنت ستنفذ وظائف CSS. قد لا يتم عرض تنسيق CSS المعقد التنسيق المعقد بشكل صحيح أو قد لا يتم عرضه على الإطلاق. قد يتم أيضًا عرض صور الخلفية أو الشعارات المضمنة في الواجهة بشكل غير متسق.

## ClickUp: بديل أفضل لقوالب البريد الإلكتروني في Outlook

تقدم قوالب البريد الإلكتروني في Outlook حلاً أساسياً لتبسيط الاتصالات، ولكنها تأتي مع قيود في التخصيص وقابلية التوسع والميزات المتقدمة. منصة ClickUp لإدارة مشاريع البريد الإلكتروني تحل كل ذلك وأكثر. وإليك الطريقة:

استفد من ClickUp Brain لكتابة الملخصات وإرسال المقترحات وصياغة رسائل البريد الإلكتروني والعروض الترويجية والمزيد لفرق التسويق لديك

إضفاء الطابع الشخصي والتعاون

الاستفادة من ClickUp Brain AI Writer for Work لإنشاء قوالب ومخططات للبريد الإلكتروني تلقائيًا، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني بأسلوبك، وتلخيص المحتوى الطويل، واقتراح سطور الموضوع، وغير ذلك الكثير، مما يوفر عليك الوقت والجهد في صياغة رسائل بريد إلكتروني جذابة.

يمكنك أيضًا استخدام قوالب معدة مسبقًا من ClickUp لمختلف احتياجات التسويق عبر البريد الإلكتروني.

قم بتنزيل هذا القالب

يقدم قالب الإعلان عبر البريد الإلكتروني من ClickUp إرشادات ملموسة حول إتقان الإعلان عبر البريد الإلكتروني

أنشأ ClickUp قالب إعلان البريد الإلكتروني لمساعدتك في تبادل الأفكار عبر البريد الإلكتروني، وإنشاء إعلان مقنع عبر البريد الإلكتروني، وتحقيق معدلات نقر إلى الظهور عالية. استخدم قالب المستندات المنسق مسبقًا هذا لإنشاء وتتبع رسائل البريد الإلكتروني الترويجية الخاصة بك.

قم بتنزيل هذا القالب

أنشئ وخطط لحملات بريد إلكتروني ناجحة باستخدام قالب حملة البريد الإلكتروني من ClickUp

إذا كنت تعمل مع عميل لتوليد عملاء محتملين أو تحسين عرض العلامة التجارية أو زيادة التفاعل، فجرب قالب حملة البريد الإلكتروني الخاص ب ClickUp .

سيساعدك على تخطيط حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك وتنفيذها وتحسينها ومراقبتها بطريقة منظمة. لن تبدو جميع رسائل البريد الإلكتروني احترافية ومتوافقة مع العلامة التجارية فحسب، بل ستوفر أيضًا الوقت والجهد.

تحميل القالب

تم تصميم قالب التسويق عبر البريد الإلكتروني من ClickUp لمساعدتك على البقاء منظمًا عندما يتعلق الأمر بإدارة حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك.

هل تحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى قاعدة كبيرة؟ استخدم قالب التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص ب ClickUp e مع الحقول المخصصة بناءً على بيانات المشروع، والتي يتم تخصيصها تلقائيًا لكل مستلم. يساعدك على إنشاء مهام سير عمل البريد الإلكتروني لـ إعلانات الأعمال وأغراض البريد الإلكتروني المهمة الأخرى

تكامل البريد الإلكتروني بدون عناء

حوّل رسائلك الإلكترونية إلى مهام مفصّلة مباشرةً من صندوق الوارد في ClickUp. لا حاجة للنسخ واللصق

قم بصياغة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها والرد عليها مباشرة من مهام النقر فوق المهام ، والحفاظ على مركزية جميع الاتصالات وتنظيمها.

احصل على التفاصيل الرئيسية من رسائل البريد الإلكتروني وحوّلها إلى مهام، وقم بتعيين المسؤوليات، وحدد المواعيد النهائية - كل ذلك من البريد الإلكتروني - دون التبديل بين الأدوات المختلفة.

قم بتحويل رسائل البريد الإلكتروني في Outlook بسرعة إلى مهام على منصة الإنتاجية المصنفة رقم 1.

ناقش المهام وتعاون بشأنها مباشرةً ضمن سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، مما يلغي الحاجة إلى قنوات اتصال منفصلة. ابقَ على اطلاع من خلال الإشعارات الفورية لتحديثات المهام والردود والإشارات، وأبقِ الجميع على اطلاع.

الـ تكامل ClickUp Outlook يتيح لك أيضًا تضمين مرفقات البريد الإلكتروني بسلاسة عند إنشاء المهام لضمان بقاء جميع المعلومات ذات الصلة داخل مشروع ClickUp الخاص بك.

ميزات متقدمة وذكاء

• التشغيل الآلي الذكي: استخدم ClickUp لأتمتة المهام المتكررة مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة أوتعيين مهام البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي
  • التقارير والتحليلات المفصلة: احصل على رؤى قيمة من خلال تقارير مفصلة باستخدامنموذج تقارير التسويق عبر البريد الإلكتروني. الوصول إلى تحليلات حول معدلات فتح الرسائل ونسب النقر إلى الظهور والمزيد

تحميل القالب

تم تصميم قالب تقرير التسويق عبر البريد الإلكتروني من ClickUp لمساعدتك في تتبع وتحليل فعالية حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك.

بالإضافة إلى تبسيط إنشاء محتوى البريد الإلكتروني وإدارة الحملات، يمكن أن يساعدك ClickUp في الحفاظ على تنظيم الأمور في العمل.

تصور سير عمل التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك باستخدام لوحات كانبان والقوائم والخرائط الذهنية للحصول على نظرة عامة مباشرة على المشروع. تتبع إنجاز فريقك للمهام والمواعيد النهائية والتبعيات، مما يضمن بقاء مشروعك على المسار الصحيح. قم بتعيين المهام وتعيين التعليقات والتعاون مع فريقك في الوقت الفعلي، مما يعزز الشفافية والمساءلة.

ذات صلة: كيفية تنفيذ مهام سير عمل أتمتة البريد الإلكتروني

إضفاء الطابع الشخصي على التواصل وتوفير الموارد باستخدام ClickUp

تساعدك قوالب Microsoft Outlook على إنشاء مظهر أكثر اتساقاً لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ومع ذلك، فإن لها عيوبها وقيودها الخاصة بها. إذا كنت ترغب في بناء نظام تسويق بريد إلكتروني احترافي وقابل للتطوير، فإننا نوصي باستخدام ClickUp، فهو يحتوي على مئات القوالب، وأكثر قوة إدارة صندوق الوارد الميزات التي تسهل اتصالك بالعميل.

ClickUp هو متجرك الشامل لإدارة حملاتك التسويقية دون عناء؛ فهو يمكّنك من تخطيط عملك وتتبعه وإدارته ومراقبته بسلاسة.

وفِّر الوقت والجهد، وعزِّز تعاون الفريق، وسهِّل عمليات التسويق عبر البريد الإلكتروني - كل ذلك من خلال منصة سهلة الاستخدام. يساعدك ClickUp على التحكم والعمل بكفاءة وتحقيق النجاح في التسويق. ابدأ مع ClickUp مجانًا.

## أسئلة شائعة

**1. كيف يمكنني إنشاء رسالة بريد إلكتروني سريعة في Outlook؟

قم بصياغة النص الذي تريد إعادة استخدامه في كثير من الأحيان، بما في ذلك التحية والمقدمة والنص الرئيسي والختام. قم بتنسيقه حسب الرغبة. بعد ذلك، حدد المحتوى، وتوجه إلى علامة التبويب Inser_t، وانقر على الأجزاء السريعة > حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة. أعطه اسمًا واضحًا وانقر _OK.

عندما تحتاج إلى هذا المحتوى، ما عليك سوى الوصول إلى معرض الأجزاء السريعة (علامة التبويب إدراج > الأجزاء السريعة) وأدخل المقتطف المحفوظ بنقرة واحدة. الأمر بهذه البساطة! تذكر أنه يمكنك إنشاء أجزاء سريعة متعددة لأنواع مختلفة من البريد الإلكتروني، مما يوفر الوقت ويضمن لك رسائل متسقة.

**2. كيف يمكنني حفظ قالب بريد إلكتروني بخطوات سريعة؟

قم بصياغة رسالتك القابلة لإعادة الاستخدام مع عناصر نائبة للمعلومات المتغيرة مثل الاسم أو الشركة. قم بالتنسيق والتخصيص حسب الحاجة. انقر على المنزل، ثم إنشاء جديد ضمن معرض الخطوات السريعة. اختر رسالة جديدة وقم بتخصيص التفاصيل. الصق محتوى القالب الخاص بك في نافذة الرسالة الجديدة أو الحقل الأساسي للرسالة الجديدة وقم بتكوين إعدادات إضافية مثل المستلم أو سطر الموضوع. انقر إنهاء لحفظ خطوتك السريعة.

اختر الخطوة السريعة المقابلة من المعرض لإرسال هذا البريد الإلكتروني. سيفتح القالب مملوءًا مسبقًا وجاهزًا للتخصيص بتفاصيل محددة قبل الإرسال.

**3. كيف يمكنني إنشاء قالب بريد إلكتروني بخطوة سريعة في Outlook؟

قم بصياغة محتوى بريدك الإلكتروني القابل لإعادة الاستخدام مع عناصر نائبة مثل الاسم للتخصيص. قم بتنسيقه وتخصيصه حسب الرغبة. حدد المحتوى، وتوجه إلى علامة التبويب إدراج، وانقر على الأجزاء السريعة - حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة. أعطه اسمًا واضحًا وانقر OK.

في علامة التبويب المنزل، انقر على إنشاء جديد ضمن علامة تبويب الملف تحت الخطوات السريعة، وانقر على فتح المعرض، واختر رسالة جديدة. قم بتخصيص التفاصيل والصق محتوى القالب المحفوظ في الحقل الأساسي.

انقر إنهاء لحفظ الخطوات السريعة. والآن، كلما احتجت إلى هذا البريد الإلكتروني، ما عليك سوى اختيار الخطوة السريعة من المعرض، وتخصيصها وإرسالها!