هل تلاحظ تغيباً متكرراً في مكان عملك؟ أو هل يعطل عدم الحضور في اللحظة الأخيرة سير العمل؟
إذا كانت الإجابة بنعم، فإن مؤسستك تحتاج إلى سياسة واضحة لحضور الموظفين.
إن السياسة المحددة جيدًا والعادلة تحدد التوقعات بشكل صحيح، وتضمن المساءلة، وتعزز الرضا الوظيفي بشكل عام، وتحافظ على سير العمليات بسلاسة - دون إثقال كاهل بقية فريقك.
في منشور المدونة هذا، نوضح لك كيفية إنشاء سياسة واضحة وفعالة لحضور الموظفين لمؤسستك.
⏰ ملخص 60 ثانية
- تحدد سياسة حضور الموظفين توقعات واضحة لساعات العمل والغياب غير المجدول وإجراءات الإجازة، مما يضمن المساءلة والإنتاجية والامتثال
- يجب أن تتضمن سياسة حضور الموظفين مكونات مثل النطاق والغرض، وتوقعات الحضور، وإجراءات الإبلاغ عن الغياب، وأنواع الغياب، وسياسات الإجازات، وعواقب عدم الامتثال، وغيرها من الخطوات لكتابة سياسة الحضور في الشركة: تقييم احتياجات العمل والمتطلبات القانونية وضع مبادئ توجيهية واضحة للحضور والإجازات
- تتضمن خطوات كتابة سياسة الحضور والانصراف في الشركة ما يلي:
- تقييم احتياجات العمل والمتطلبات القانونية
- وضع إرشادات واضحة للحضور والإجازات
- توصيل السياسة إلى الموظفين
- تساعد أدوات ClickUp للجداول الزمنية وإدارة المعرفة المؤسسات على تبسيط تتبع الحضور، وأتمتة إدخالات الوقت، وتوثيق السياسة مركزياً لسهولة الوصول إليها وتحديثها.
- تتضمن خطوات كتابة سياسة الحضور والانصراف في الشركة ما يلي:
- تقييم احتياجات العمل والمتطلبات القانونية
- وضع إرشادات واضحة للحضور والإجازات
ما هي سياسة حضور الموظفين؟
سياسة حضور الموظفين هي مجموعة واضحة من المبادئ التوجيهية التي تحدد التوقعات الخاصة بساعات العمل والوصول المتأخر وطلبات الإجازات. تحدد السياسة ساعات العمل، والغياب المقبول، وإجراءات الإجازات، وأي عواقب لانتهاكات السياسة.
والنتيجة هي تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية وزيادة المساءلة والكفاءة التشغيلية، مما يخلق مكان عمل يزدهر فيه الموظفون والعمل.
إليك سبب أهمية وجود سياسة حضور منظمة للشركة:
- للمؤسسات: توحيد إدارة الإجازات، وتطبيق سياسات الشركة بشكل متسق، وضمان الامتثال لقوانين العمل
- لمديري الموارد البشرية: التشجيع على الالتزام بالمواعيد والمسؤولية ووضع معايير حضور موحدة لمنع المحسوبية
- لمديري المشاريع وقادة الفرق: تتبع مدى توفر الموارد، وتحقيق التوازن بين أعباء العمل، والحد من النزاعات الناجمة عن غياب الموظفين غير المخطط له
- للموظفين: ضع توقعات واضحة فيما يتعلق بالحضور والإجازات لتعزيز بيئة عمل عادلة وتحسين التخطيط الشخصي والرضا الوظيفي.
لماذا تعتبر سياسة حضور الموظفين ضرورية؟
تساعد السياسة المتينة على إنشاء مكان عمل لا تقتصر فيه الموثوقية على تقدير الموثوقية فحسب، بل هي القاعدة. فهي تضمن عدم تدافع الموظفين للتغطية على أعضاء الفريق الغائبين، وعدم قيام المديرين بدور المحققين، وحصول الجميع على فرصة عادلة لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
إليك كيفية الحفاظ على سير العمليات بسلاسة:
- تضع توقعات واضحة: يساعد الموظفين على فهم متطلبات ساعات العمل وإجراءات الإجازات وإرشادات الإبلاغ عن الغياب والالتزام بها، مما يقلل من الارتباك وسوء التواصل
- تحسّن المساءلة: يضمن تحمل الموظفين المسؤولية عن مهامهم مع تزويد المديرين بنهج منظم للتعامل مع الأمور في غيابهم
- تعزز الإنتاجية: يقلل من الاضطرابات الناجمة عن حالات الغياب غير المخطط لها، مما يساعد الفرق في الحفاظ على استمرارية العمل مع سير عمل ثابت
- يدعم تخطيط القوى العاملة: يساعد الموارد البشرية والمديرين على تتبع اتجاهات الحضور، وتوقع احتياجات التوظيف، ومنع تضارب المواعيد مع تحليلات القوى العاملة
- تعزز ثقافة العمل الإيجابية: يبني بيئة عمل عادلة وشفافة يشعر فيها الموظفون بالتقدير والدعم، مما يؤدي إلى تحسين الروح المعنوية والاحتفاظ بالموظفين
🔍 هل تعلم؟ وفقًا لدراسة بحثية أجرتها SHRM,
- أفاد 1 من كل 3 موظفين أن عملهم أثر سلباً على صحتهم النفسية في الأشهر الستة الماضية
- 30% من الموظفين يشعرون بالإرهاق بسبب العمل
- 29% يعانون من القلق مرة واحدة على الأقل أسبوعياً بسبب عملهم
- 27% من موظفي جيل Z أفادوا بأنهم يشعرون بالاكتئاب مرة واحدة على الأقل أسبوعياً بسبب العمل
المكونات الرئيسية لسياسة فعالة لحضور الموظفين
يجب أن تحدد سياسة حضور الموظفين الفعالة التوقعات والإجراءات والعواقب المتعلقة بالحضور بوضوح.
فيما يلي المكونات الرئيسية:
1. النطاق والغرض
يشرح هذا القسم سبب أهمية الحضور، وربطه بالإنتاجية والإنصاف ونجاح الأعمال. تساعد الإجابة عن من ينطبق عليه ذلك و لماذا هذا مهم الموظفين على فهم أن السياسة تتعلق بضمان سلاسة العمليات وتوازن عبء العمل.
للحفاظ على الوضوح:
✅ شرح سبب وجود هذه السياسة وأهميتها في الحفاظ على إنتاجية الموظفين وإنصافهم
✅ تحديد الجهات التي تنطبق عليها السياسة (على سبيل المثال، جميع الموظفين، أقسام محددة، أنواع الوظائف)
2. توقعات الحضور
هنا، يمكنك تحديد معنى "الحضور" بالضبط في مكان عملك. هذا يعني أنه لم يعد هناك المزيد من أعذار "لم أكن أعلم"، فقط قواعد واضحة لساعات العمل وعدم الحضور وكل شيء بينهما.
لوضع التوقعات الصحيحة:
✅ تحديد ساعات العمل وأوقات الاستراحة وتوقعات الالتزام بالمواعيد
✅ تضمين إرشادات لترتيبات العمل عن بُعد أو العمل المختلط
اقرأ المزيد: أفضل برنامج لإعداد قوائم الموظفين
3. إجراءات الإبلاغ عن الغياب
إنها تخبر الموظفين بالضبط كيف ومتى ومن يجب إخطارهم عندما لا يستطيعون الحضور إلى العمل. تقضي المبادئ التوجيهية الواضحة على الارتباك الناتج عن الرسائل النصية الغامضة أو رسائل البريد الإلكتروني الفائتة أو الرسائل التي يتم نقلها من خلال خمسة أشخاص مختلفين.
لضمان الملاءمة:
✅ تفصيل كيفية قيام الموظفين بالإبلاغ عن حالات الغياب (على سبيل المثال، إخطار المشرف، استخدام تطبيق التقويم )
✅ تضمين المواعيد النهائية لتقديم التقارير (على سبيل المثال، ساعتين على الأقل قبل بدء المناوبة)
💡 نصيحة احترافية: استخدم الجداول الزمنية الآلية لتسجيل الحضور والانصراف والخروج في الوقت الفعلي، مما يضمن دقة بيانات الحضور دون الحاجة إلى إدخال يدوي.
4. أنواع الغياب
يجب ألا تصبح سياسات الحضور لعبة تخمين. يفصل هذا القسم ما يُعتبر غياباً بعذر، وما لا يُعتبر غياباً بعذر، وكيف تعمل أنواع الإجازات المختلفة. إن وجود نظام منظم للغياب يقلل من المناطق الرمادية ويبسط التتبع والموافقات وتعديلات الرواتب.
لإزالة الالتباس:
✅ حدد فئات الإجازات، إلى جانب معايير الاستحقاق وعملية الطلب والموافقة وإرشادات الاستخدام لكل نوع، مثل الإجازات غير المحدودة وإجازات التفرغ
✅ تقديم أمثلة على الغياب بعذر (على سبيل المثال، المرض، وحالات الطوارئ العائلية) والوثائق المطلوبة
💡 نصيحة احترافية: استخدم قوالب طلبات الإجازات لإنشاء عملية سلسة وخالية من الإجهاد للحصول على إجازة.
5. سياسات الإجازات
هذا القسم هو كتاب القواعد النهائي لأخذ الإجازات. فهو يحدد من يحصل على ماذا، ومتى، وكيفية طلبها. المبادئ التوجيهية الواضحة بشأن الموافقة وفترات الإشعار تعني تقليل التدافع في اللحظة الأخيرة وكوابيس الجدولة.
لضمان إحكام السياسات وسهولة اتباعها:
✅ تحديد كيفية تقديم الموظفين طلب الحصول على إجازة (على سبيل المثال، بوابة الموارد البشرية، البريد الإلكتروني، موافقة المدير)
✅ معالجة كيفية التعامل مع حالات الغياب الطارئة وغير المتوقعة (مثل المرض المفاجئ وحالات الطوارئ العائلية)
✅ شرح كيفية تجميع وقت الإجازات وما إذا كانت الإجازات غير المستخدمة تتراكم أو تنتهي صلاحيتها
✅ التأكد من توافق السياسات مع قوانين ولوائح العمل لأنواع الإجازات الإلزامية (على سبيل المثال، الإجازات الطبية وإجازات الأمومة/الأبوة)
فيما يلي تفصيل سريع لأنواع الإجازات المختلفة، وما إذا كانت مدفوعة الأجر، وما إذا كانت هناك حاجة إلى الموافقة، ومقدار الإشعار الذي يجب تقديمه.
تنويه: يمكن تصميم هذه السياسة لتلبية احتياجات العمل وبيئات العمل الفريدة. *
| نوع الإجازة | مدفوعة الأجر/غير مدفوعة الأجر | هل يلزم الحصول على موافقة؟ | وقت الإخطار |
| الإجازات | مدفوعة الأجر | ✅ | 2-3 أسابيع مقدماً |
| الإجازات المرضية | مدفوعة الأجر | ❌ | في أقرب وقت ممكن |
| الغياب بدون عذر | غير مدفوعة الأجر | ❌ | عدم إعطاء إشعار |
| الإجازة الوالدية | مدفوعة الأجر | ✅ | 30 يوماً مقدماً |
| إجازة الفجيعة | مدفوعة الأجر | ✅ | في أقرب وقت ممكن |
6. عواقب عدم الامتثال
أجب عن الجزء الخاص بـ "ماذا يحدث إذا لم تتبع القواعد" في سياسة الحضور والانصراف. يعرف الموظفون بالضبط ما يحدث إذا تأخروا باستمرار أو أخذوا إجازات مفرطة غير معتمدة أو لم يحضروا دون سابق إنذار. لا مفاجآت ولا مناطق رمادية.
لضمان تطبيقها بشكل عادل ومتسق:
✅ اذكر بوضوح الإجراءات التأديبية للغياب المفرط أو التأخير أو عدم اتباع الإجراءات
✅ تضمين عملية التأديب التدريجي (مثل الإنذار الشفهي والإنذار الكتابي وإنهاء الخدمة)
7. المرونة والتسهيلات
هذا هو المكان الذي تلتقي فيه سياسة الحضور مع الحياة الواقعية. فهي تقر بأن الموظفين ليسوا روبوتات وأن المرونة ضرورية في بعض الأحيان.
لضمان العدالة مع مراعاة احتياجات العمل في نفس الوقت:
✅ حدد القواعد المتعلقة بالتسهيلات الخاصة بالموظفين ذوي الإعاقة أو الحالات الطبية أو الاحتياجات الخاصة الأخرى، بما يتماشى مع المتطلبات القانونية
✅ تأكد من فهم الموظفين أن المرونة تأتي مع المساءلة ويجب أن تتماشى مع مسؤوليات الوظيفة
أيهما أفضل؟
سياسات الحضور بدون أخطاء أكثر توازناً وأكثر استخداماً على نطاق واسع، حيث أنها توفر نظاماً منظماً مع السماح للموظفين ببعض المرونة.
أ سياسة عدم التسامح مطلقاً مع الحضور، من ناحية أخرى، هي سياسة أكثر قسوة ويمكن أن تؤدي إلى ارتفاع نسبة استياء الموظفين ودورانهم.
8. التتبع والمراقبة
تعامل مع هذا القسم على أنه العمود الفقري لسياسة الحضور والانصراف الخاصة بك. فهو يضمن سير كل شيء بسلاسة وإنصاف وشفافية.
لضمان الدقة والإنصاف:
✅ تحديد كيفية تتبع حضور الموظفين (على سبيل المثال، برامج تتبع الوقت، والسجلات اليدوية، وأنظمة الحضور عن بُعد )
✅ تحديد كيفية مراقبة التأخير والمغادرة المبكرة وتسجيلها
✅ اشرح كيف يجب على الموظفين تسجيل ساعات عملهم، بما في ذلك إعدادات العمل عن بُعد والعمل المختلط
💡 نصيحة احترافية: يمكنك استخدام قوالب الجداول الزمنية لتتبع وقت الموظفين في العمل في المهام ومع العملاء. كما يمكن للمديرين أيضًا إعداد تذكيرات الجداول الزمنية لضمان تقديم الإدخالات في الوقت المحدد، مما يقلل من الأخطاء والتأخير في كشوف المرتبات.
9. مراجعة السياسة وتحديثها
مع ظهور العمل عن بُعد أو الجداول الزمنية المرنة أو التكنولوجيا الجديدة، تحتاج السياسات إلى تنقيحات لتظل حديثة وملائمة ومتوافقة مع احتياجات مكان العمل المتطورة. وعلاوة على ذلك، يقدّر الموظفون عندما تتم مراجعة السياسة بعناية، وليس مجرد وضعها على حجر ثم نسيانها.
لضمان بقاء السياسة ملائمة وفعالة:
✅ اذكر عدد المرات التي ستتم فيها مراجعة السياسة وتحديثها لتعكس التغييرات في القوانين أو الاحتياجات التنظيمية
✅ تحديد المسؤول عن مراجعة وتحديث السياسة (الموارد البشرية، الفريق القانوني، القيادة)
✅ اشرح كيفية جمع الملاحظات لتحديثات السياسة وكيفية مشاركة التحديثات (على سبيل المثال، رسائل البريد الإلكتروني للشركة، والاجتماعات، وبوابة الموارد البشرية)
10. معلومات الاتصال
هذا القسم هو دليل الانتقال إلى الجهة التي يمكن التواصل معها عند ظهور أسئلة أو مشاكل متعلقة بالحضور. إن وجود جهات اتصال مباشرة للموارد البشرية أو المديرين أو قسم الرواتب يعني حصول الموظفين على التوجيهات الصحيحة بسرعة وشعورهم بمزيد من الدعم.
لتسريع حل المشكلات:
✅ أضف أسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام هواتف الأشخاص الذين يمكن للموظفين الاتصال بهم للاستفسار أو الاستيضاحات حول السياسة
✅ حدد متى تكون الموارد البشرية أو جهات الاتصال ذات الصلة متاحة للرد على الأسئلة المتعلقة بالحضور
✅ تضمين جهة اتصال مخصصة لحالات الإجازات الطارئة (على سبيل المثال، حالات الطوارئ الطبية أو العائلية
اقرأ المزيد: كيفية إنشاء سياسة إجازة زيارة الموظفين (مع أمثلة)
خطوات إنشاء سياسة الحضور والانصراف في الشركة
1. تقييم احتياجات العمل والمتطلبات القانونية
قبل صياغة سياسة الحضور والانصراف، خذ خطوة إلى الوراء وقم بتقييم ما يحتاجه عملك حقًا. ضع في اعتبارك طبيعة مجال عملك وبيئة عملك ومتطلباتك التشغيلية.
بعد ذلك، تأكد من أن سياستك تتماشى مع قوانين ولوائح العمل المحلية فيما يتعلق بساعات العمل والعمل الإضافي واستحقاقات الإجازات وحقوق الموظفين. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى مشاكل قانونية، لذا فإن التشاور مع أخصائي موارد بشرية أو خبير قانوني خطوة ذكية.
على سبيل المثال، يحدد قانون معايير العمل العادلة (FLSA) الحد الأدنى للأجور، والأجر الإضافي، وحفظ السجلات للعاملين بدوام كامل وبدوام جزئي في القطاع الخاص والحكومة.
💡 نصيحة احترافية: ضع في اعتبارك استكشاف نماذج الجدولة المرنة. إذا كانت شركتك ترغب في توفير المرونة مع الحفاظ على التنظيم، فقد يكون جدول العمل 8/90 خياراً رائعاً. فهو يضمن للموظفين الحصول على يوم عطلة منتظم مع الوفاء بساعات العمل المطلوبة.
2. وضع إرشادات واضحة للحضور والإجازات
✅ لقد قمت بالبحث فيما يتعلق بقوانين العمل ومتطلبات العمل.
✅ الحصول على الضوء الأخضر من الفرق القانونية وفرق الموارد البشرية.
✅ إنشاء هيكلية إدارة الغياب.
ماذا بعد؟
حان الوقت الآن لوضع كل شيء في إرشادات واضحة وقابلة للتنفيذ يمكن للموظفين اتباعها بسهولة. تزيل سياسة الحضور المحددة جيدًا الغموض وتضمن الاتساق في جميع أنحاء المؤسسة.
باستخدام مستندات ClickUp Docs، ستظل سياسة الحضور الخاصة بك منظمة وشفافة وسهلة الصيانة مع ضمان الامتثال والوضوح لفريقك.
يمكنك ذلك
- إضافة قوائم مراجعة لخطوات طلب الإجازات أو إجراءات تتبع الحضور
- تنظيم أنواع الإجازات والجداول الزمنية للإخطار ومتطلبات الموافقة في جداول
- اسمح للمديرين والموارد البشرية بترك ملاحظات أو اقتراح تعديلات مباشرةً في المستند باستخدام ميزات التحرير والتعاون في الوقت الفعلي
- قم بإنشاء وتعيين مهام للموارد البشرية لتحديثات السياسة أو تدريب الموظفين
يعمل ClickUp Brain، وهو مساعد الذكاء الاصطناعي من ClickUp، على جعل العملية أسرع وأكثر ذكاءً وكفاءة. فهو يستفيد من الذكاء الاصطناعي لتوفير مخطط تفصيلي منظم مع الأقسام الرئيسية، وتخصيص السياسات لتناسب احتياجات شركتك الخاصة، واقتراح أفضل الممارسات لتتبع الحضور والامتثال، وتلخيص المصطلحات القانونية في لغة بسيطة وملائمة للموظفين.
يبحث ClickUp Brain أيضاً عن المعلومات القديمة ويوصي بالتحديثات بناءً على قوانين العمل الجديدة. يساعد ذلك في تطوير سياسات شاملة تراعي القوانين الجغرافية والعوامل الثقافية إذا كان لديك فريق عمل منتشر جغرافياً.
3. توصيل السياسة إلى الموظفين
لا فائدة من سياسة الحضور المكتوبة جيداً إذا لم يكن الموظفون على علم بوجودها. يضمن التواصل الواضح والاستباقي في قاعدة بيانات مركزية أن يكون الجميع على نفس الصفحة، مما يقلل من الارتباك ومشاكل الامتثال في المستقبل.
مع حلول إدارة المعرفة من ClickUp، تصبح سياسة الحضور الخاصة بك موردًا حيًا يسهل الوصول إليه ويمكن للموظفين الرجوع إليه في أي وقت.
لا مزيد من ملفات PDF في غير محلها أو المستندات القديمة أو الارتباك. فهو مدعوم بالذكاء الاصطناعي، ويُنشئ نظاماً مبسطاً وسهل المتابعة يحافظ على توافق القوى العاملة لديك مع التوقعات وخضوعها للمساءلة في جميع الأوقات.
📮ClickUp Insight: يتعين على موظف المعرفة النموذجي التواصل مع 6 أشخاص في المتوسط لإنجاز العمل.
وهذا يعني التواصل مع 6 اتصالات أساسية على أساس يومي لجمع السياق الأساسي، والمواءمة على الأولويات، والمضي قدماً بالمشاريع. إن المعاناة حقيقية - فالمتابعات المستمرة، والارتباك في الإصدارات، والثقوب السوداء في الرؤية تؤدي إلى تآكل إنتاجية الفريق. تعالج منصة مركزية مثل ClickUp، مع البحث المتصل ومدير المعرفة بالذكاء الاصطناعي، هذه المشكلة من خلال إتاحة السياق على الفور في متناول يدك.
يمكن للموظفين استخدام الذكاء الاصطناعي لاسترداد المعلومات المنتشرة عبر المستندات والمهام والتعليقات داخل مساحة العمل للحصول على إجابات دقيقة للاستفسارات. يتم تخزين جميع الموارد المعرفية في مركز مستندات مركزي، مع ميزات للبحث عن المستندات وفرزها وتصفيتها لسهولة الوصول إليها.
بالنسبة للموظفين الجدد، استخدم نموذج تأهيل الموظفين من ClickUp لتحديد التوقعات والإرشادات والإجراءات الواضحة للحضور.
يساعدك النموذج على:
- أضف وثائق سياسة الحضور وأسندها كمهمة قراءة مطلوبة للموظفين الجدد
- قم بإعداد لوحة معلومات لتتبع اتجاهات الحضور، مما يساعد الموارد البشرية على اكتشاف المشكلات المتكررة في وقت مبكر
- الحفاظ على تقويم مشترك يعرض الإجازات المعتمدة لتحسين تخطيط القوى العاملة
📌📌مثال
سياسة الحضور والانصراف في شركة نتفليكس
سياسة الحضور والحضور في Netflix ليست سياسة الحضور المعتادة للموظفين الذين يتقاضون رواتبهم.
بدلاً من ذلك، تشجع الموظفين على أخذ الوقت الذي يحتاجون إليه، بناءً على تقديرهم الشخصي والمناقشات مع المديرين، لضمان تقديم أفضل ما لديهم في العمل.
تشمل الجوانب الرئيسية ما يلي:
- لا توجد ساعات عمل محددة: لا أحد يراقب الساعة. يدير الموظفون جداولهم الزمنية الخاصة بهم لإنجاز أعمالهم
- إجازات غير محدودة: لا توجد جداول بيانات للإجازات أو استحقاقات الإجازة السنوية. هل تحتاج إلى استراحة؟ خذ واحدة، وأبقِ فريقك على اطلاع على كل ما يدور في ذهنك
الفكرة بسيطة: عندما يتمتع الموظفون بحرية إدارة وقتهم، فإنهم يظهرون أكثر تفاعلاً ونشاطاً وإنتاجية. تراهن Netflix على الاستقلالية والمساءلة الشخصية بدلاً من الإدارة التفصيلية.
اقرأ المزيد: كيفية حساب ساعات العمل بكفاءة باستخدام الأدوات الحديثة
دور برنامج جدولة الموظفين
إن وضع سياسة واضحة وفعالة للحضور ليست سوى نصف المعركة. فضمان اتباع الموظفين لها بسلاسة هو المكان الذي يأتي فيه دور برنامج جدولة الموظفين. تساعد أداة الجدولة المصممة بشكل جيد الشركات على تبسيط تتبع الحضور، وتقليل تضارب المواعيد، وتحسين إدارة الإجازات.
يُقدِّم ClickUp Timesheets حلاً شاملاً لإدارة عمليات تتبُّع الوقت وتقديمه والموافقة عليه ضمن نظام أساسي موحَّد. يتتبع الوقت مباشرةً داخل المهام، مما يضمن ارتباط جميع إدخالات الوقت بمهام ومشاريع محددة.
تراقب لوحات المعلومات المباشرة إدخالات الوقت عند الموافقة عليها، مما يوفر رؤية فورية لأنشطة الفريق ويسهل إدارة عبء العمل والموارد بكفاءة.
يمنحك قالب الجداول الزمنية اليومية للموظفين من ClickUp إطار عمل منظم لتتبع الوقت المستغرق في المهام وإدارة تخصيص الموارد عبر مشاريع متعددة من واجهة واحدة.
باستخدام هذا النموذج، يمكنك:
- تصور اتجاهات وأنماط الحضور باستخدام المخططات والرسوم البيانية
- قم بالتبديل إلى عرض قائمة ملخص الموظف للحصول على نظرة عامة على الواجبات المرسلة والموافقة على حالة جدول زمني معين أو تغييرها
- تتبَّع معدل الساعة، وإجمالي الساعات المدفوعة الأجر، وساعات الإجازات المدفوعة، والمزيد باستخدام الحقول المخصصة
💡 نصيحة احترافية: استخدم قالب جدول المناوبات في ClickUp لتنظيم المناوبات والمهام مع وظيفة السحب والإفلات بسهولة لضمان التغطية واستمرارية العمل.
وضع سياسة فعالة للحضور: أفضل الممارسات
1. ضمان الامتثال القانوني
قوانين العمل ليست ثابتة. إنها تتطور، وينبغي أن تتطور سياسة الحضور الخاصة بك أيضاً. ابقَ على اطلاع على قانون FMLA، وقانون ADA، وقانون الإعاقة، وقانون USERRA، واللوائح الأخرى لضمان الامتثال وتجنب العقوبات والحفاظ على عدالة الأمور للجميع. إن إجراء فحص قانوني سريع اليوم يوفر صداعاً كبيراً للموارد البشرية غداً.
2. التوافق مع ثقافة الشركة
يجب أن تتناسب سياسة الحضور الرائعة مع مجال عملك وأجواء شركتك وألا تبدو ككتاب قواعد صارم. سياسة عدم الحضور في المطعم؟ غير قابلة للتفاوض. وكالة تسويق ذات ساعات عمل مرنة؟ هذا أمر مختلف. الهدف؟ دعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية مع الحفاظ على تغطية احتياجات العمل.
3. اجعل السياسة متاحة وسهلة الفهم
قم بتوصيل توقعات السياسة وإدراجها في دليل الموظف، وقاعدة المعرفة الداخلية للشركة، ووثائق التأهيل.
المفتاح هو تسهيل العثور عليها وفهمها. تخطى المصطلحات واكتبها بلغة بسيطة وسهلة الفهم. لا أحد يريد فك شفرة لغز الشركة لمجرد معرفة كيفية طلب إجازة مرضية مدفوعة الأجر.
4. إنشاء آلية للتغذية الراجعة والمراجعة
لا ينبغي أن تكون سياسات الحضور والانصراف مجرد صفقة يتم ضبطها ونسيانها. تحقق مع فريقك، وقم بإجراء استطلاعات سريعة وأوجد مساحة للحديث الحقيقي حول التأخير والتغيب وما الذي يعمل بالفعل.
مع تغير ديناميكيات مكان العمل، يجب أن تتغير سياستك أيضاً. قم بتعديلها وتنقيحها وتحديثها بناءً على الملاحظات للحفاظ على عدالة وفعالية الأمور.
💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Form View لجمع ملاحظات الموظفين وإنشاء استبيان حضور منظم. فهو يجعل الردود مركزية ويجمع البيانات تلقائيًا ويساعد الموارد البشرية على تحسين السياسة بناءً على احتياجات الموظفين الحقيقية.
5. تكريم الحضور المنتظم
القليل من التقدير يقطع شوطاً طويلاً. بجدية، من منا لا يحب التكريم الذي يستحقه عن جدارة؟ في حين أنه من السهل التركيز على معالجة مشاكل الحضور، لا تنسَ أن تحتفي بأولئك الذين يحضرون باستمرار ويساعدون في الحفاظ على سير العمل بسلاسة.
بعض الطرق لمكافأة الحضور المنتظم
- التقدير العام: قم بالإعلان عن أصحاب الأداء المتميز في اجتماعات الفريق أو النشرات الإخبارية للشركة أو على منصة التواصل الداخلي الخاصة بك
- المكافآت: ربط حوافز الحضور ببرنامج المكافآت الخاص بشركتك
- إجازة إضافية: اعرض يوم إجازة إضافي أو يوم جمعة أقصر لمن لديهم سجل حضور قوي
إنشاء سياسة حضور ناجحة للشركة باستخدام ClickUp
إن وضع سياسة فعالة للحضور أمر ضروري للحفاظ على مكان عمل موثوق وفعال وعادل.
من خلال وضع إرشادات واضحة وإبقاء السياسات متاحة ومحدثة، يمكن للشركات الحد من التغيب عن العمل وتحسين الامتثال وتعزيز ثقافة العمل الإيجابية.
استخدم ClickUp Docs لإنشاء مستندات سياسة شاملة يسهل الوصول إليها، و ClickUp Knowledge Management لتقديم إجابات مدعومة بالذكاء الاصطناعي على استفسارات الموظفين، و ClickUp Timesheets لتتبع الوقت والحضور.
سجِّل في ClickUp مجاناً للحفاظ على تفاعل فريقك وخضوعه للمساءلة والإنتاجية.