كيفية تبسيط إدارة مورّدي SaaS لتحسين الكفاءة

أدوات SaaS هي القوة الدافعة لأعمالك. تعتبر 73% من المؤسسات أن البرمجيات كخدمة ضرورية لتحقيق أهداف أعمالها، حيث تعتبرها 38% من المؤسسات "مهمة جداً" و35% "مهمة جداً".

ولكن كيف تدير بائعي SaaS؟ ما الأدوات التي يجب استخدامها؟ ما هي أفضل الممارسات؟

نحن نغطي كل هذا وأكثر في منشور المدونة هذا. لنبدأ!

ما هي إدارة موردي SaaS؟

إدارة بائعي البرمجيات كخدمة هي عملية اختيار موفري البرمجيات كخدمة (SaaS) وإعدادهم ومراقبتهم وإدارتهم لضمان توافقهم مع أهداف العمل. وهي تنطوي على:

مع استخدام المزيد من تطبيقات SaaS، فإن الإدارة القوية للموردين تحافظ على كفاءة عمليات SaaS، وتجنب الإنفاق المهدر والمخاطر الأمنية وتكرار الأدوات.

لماذا تُعد الإدارة الفعالة لموردي SaaS مهمة

قبل أن نتحدث أكثر عن عملية إدارة بائعي SaaS، دعنا نفهم سبب أهمية الإدارة الفعالة لموردي SaaS:

مراقبة التكاليف وتحسين الميزانية

تحقق الإدارة الفعالة لموردي SaaS وفورات بنسبة 16.49% على الصفقات المكتملة من خلال المفاوضات، أي ما يعادل وفورات إجمالية قدرها 349 مليون دولار. وهذا ليس مفاجئاً. فغالباً ما تكون المجالات التي تعتقد أن خفض التكاليف فيها غير ممكنة هي المجالات التي تكمن فيها أكبر الوفورات. تعتبر مجموعة SaaS الخاصة بك مثالاً رئيسيًا على ذلك.

من خلال الإدارة القوية لموردي البرمجيات كخدمة SaaS، يمكنك دائمًا مراقبة عائد الاستثمار وكفاءة أدواتك.

🌟 تساعدك عمليات الفحص المنتظمة باستخدام حل إدارة بائعي SaaS على الاستغناء عن البرامج التي:

بغض النظر عن السبب، سيقوم مدير بائعي SaaS بمراجعة اشتراكاتك وتحديد الاشتراكات التي يجب إلغاؤها، مما يوفر ميزانية لمشتريات SaaS الأكثر قيمة.

الأمان والامتثال وتخفيف المخاطر

مع وجود تطبيقات SaaS التي تتعامل مع بيانات الأعمال الحساسة، فإن الأمان والامتثال ليسا اختياريين، بل هما أمران ضروريان. يمكن أن يؤدي نقص الرقابة إلى مخاطر كبيرة، بدءاً من انتهاكات البيانات إلى الغرامات التنظيمية. إدارة موردي SaaS تضمن أن كل أداة تفي بمعايير الأمان الضرورية ومتطلبات الامتثال.

🌟 🌟 من خلال المراقبة المستمرة لمجموعة SaaS الخاصة بك، يمكنك تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها، مثل:

تضمن استراتيجية قوية لإدارة موردي SaaS أن كل أداة في نظامك البيئي تلبي متطلبات الأمان والامتثال والمخاطر - مما يحافظ على حماية أعمالك دائمًا.

تحسين الأداء والكفاءة التشغيلية

عملك يعمل بشكل أساسي على SaaS. تحتاج خدمة العملاء إلى البرمجيات كخدمة؛ وتحتاج المشتريات إلى البرمجيات كخدمة؛ ويحتاج التسويق إلى البرمجيات كخدمة - كل قسم تقريباً يعتمد عليها. كيف يمكنك أن تتوقع تحقيق الكفاءة التشغيلية إذا لم تكن تدير هذه الأدوات بشكل صحيح؟

من خلال إدارة موردي SaaS، يمكنك التأكد من أن كل أداة في مجموعتك تعمل على تحسين سير العمل بدلاً من إبطاء الأمور.

🌟 من خلال تحسين نظام SaaS الخاص بك بانتظام، يمكنك التخلص من:

التخلص من الأدوات الزائدة عن الحاجة

معظم الشركات لا تدرك حتى عدد أدوات SaaS المكررة التي تدفع مقابلها. وقد وجد تقرير حديث صادر عن Zylo أن 44% من تراخيص SaaS الخاصة بالشركات تُهدر أو لا تُستغل بشكل كافٍ، مما يؤدي إلى نفقات كبيرة غير ضرورية.

لدى التسويق أداة واحدة للأتمتة، ولدى المبيعات أداة أخرى، وقد يستخدم دعم العملاء أداة مختلفة تماماً، ولكن جميعهم يقومون بنفس الشيء.

🌟 🌟 مع منصة إدارة موردي SaaS يمكنك:

تحقق من نشاط تسجيل الدخول على تطبيقات SaaS - إذا كان الأشخاص لا يستخدمون الأداة بانتظام، فقد حان الوقت لقطع الترخيص أو إعادة تعيينه.

الخطوات الأساسية في إدارة موردي SaaS

يساعدك اتباع نهج منظم على تجنب الخطوات والعقبات غير الضرورية في اختيار وإدارة بائعي SaaS. إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة حول الإدارة الفعالة للموردين.

الخطوة 1: تحديد احتياجات العمل ومتطلبات الموردين

يبدأ كل شيء بمعرفة الأدوات التي تحتاجها والخطة الأكثر منطقية. فبدون صورة واضحة، سينتهي بك الأمر مع الكثير من الأدوات، أو ميزات متداخلة، أو ستدفع مقابل خطط باهظة الثمن مع إضافات غير ضرورية.

🌟 فكر في:

يساعدك كل من هذه العوامل على معرفة البائع المناسب بالفعل. قد يحتاج التسويق إلى الأتمتة، بينما يهتم قسم تكنولوجيا المعلومات أكثر بالأمان والامتثال. ما هو التحدي؟ العثور على حل يحقق جميع المربعات الصحيحة دون إهدار الميزانية.

يساعدك ClickUp، تطبيق كل شيء للعمل، على تبسيط هذه العملية. فهو يُحدث ثورة في كيفية إدارة المشاريع والمستندات والاتصالات - كل ذلك في نظام واحد موحد لإدارة الموردين.

يمكنك استخدام مهام ClickUp Tasks لتخطيط المتطلبات. أنشئ قائمة مرجعية بميزات SaaS التي يجب أن تكون متوفرة في البرمجيات كخدمة وأسند مهام البحث إلى أعضاء الفريق المعنيين وحدد مواعيد نهائية للحفاظ على سير الأمور. إذا كان الامتثال يحتاج إلى مراجعة من قسم تكنولوجيا المعلومات أو الموافقة على الميزانية من الشؤون المالية، فقم بتعيينها مباشرةً حتى يبقى كل شيء منظماً في مكان واحد.

الخطوة 2: البحث عن البائعين ووضع قائمة مختصرة بهم

بمجرد أن تعرف ما تحتاجه، فإن الخطوة التالية هي العثور على البائعين المناسبين. ولكن مع وجود عدد لا نهائي من خيارات SaaS، يمكن أن يكون تضييق نطاقها أمرًا مربكًا. بدلاً من القفز بشكل أعمى، ركز على تلك التي تتوافق حقاً مع احتياجاتك.

🌟 🌟 إليك كيفية تصفية خيارات البائعين SaaS باستخدام برنامج إدارة البائعين:

وما هو أفضل من الحصول على آراء فريقك حول أداة ما قبل اتخاذ القرار؟ لمناقشة الموردين المختلفين، استخدم ClickUp Chat للتعاون في الوقت الفعلي، ووضع اللمسات الأخيرة على معايير اختيار الموردين، والحصول على توصيات - دون الحاجة إلى سلاسل رسائل بريد إلكتروني لا نهاية لها.

الخطوة 3: التفاوض على شروط العقد واتفاقيات مستوى الخدمة

إن الحصول على أداة SaaS رائعة أمر، والحصول على صفقة رائعة عليها أمر آخر. يحدد البائعون أسعارهم، ولكن هذا لا يعني أنها نهائية. التفاوض هو المفتاح لتأمين شروط أفضل، وعقود مرنة مع البائعين، وضمانات الخدمة التي تفيدك بالفعل.

🌟 🌟 إليك ما يجب التركيز عليه أثناء التفاوض مع موردي SaaS:

قد يبدو التفاوض على مثل هذه الأمور تافهة، لكنها على المدى الطويل تخدم غرضاً كبيراً.

يمكنك استخدام ClickUp Automations للبقاء على رأس مفاوضات العقود. قم بتعيين تذكيرات لتواريخ التجديد، وأتمتة عمليات المتابعة مع البائعين، وتتبع اتفاقية مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء الرئيسية بمرور الوقت. وبهذه الطريقة، لن تفوتك أي فرصة لإعادة التفاوض وتحسين تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية SaaS.

الخطوة 4: تأهيل البائع ودمج أداة SaaS

بمجرد توقيع العقد، يبدأ العمل الحقيقي - تشغيل الأداة بسلاسة. تؤدي عملية تأهيل البائعين التي يتم تنفيذها بشكل سيء إلى انخفاض الاعتماد، وإهدار التراخيص، وفرق العمل المحبطة. إذا لم يعرف المستخدمون كيفية استخدام الأداة أو لم يتمكنوا من دمجها في سير عملهم اليومي، فسرعان ما تصبح الأداة مجرد نفقات أخرى بدلاً من أن تكون ذات قيمة مضافة.

🌟لضمان طرح سلس لأدوات البرمجيات كخدمة:

تضمن عملية الإعداد المخطط لها جيدًا أن تصبح الأداة جزءًا لا يتجزأ من سير عمل فريقك - وليس اشتراكًا آخر منسيًا.

الخطوة 5: مراقبة الأداء والعلاقة مع البائعين

يضمن لك التتبع المنتظم لأداء الموردين حصولك على القيمة التي دفعت مقابلها ويساعدك على تحديد أي مشاكل قبل أن تؤثر على العمليات.

بالنسبة لبرمجيات B2B SaaS للمؤسسات، من المهم للغاية الحفاظ على مساءلة البائعين. باستخدام ClickUp لوحات التحكم، يمكنك تتبع الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة ومراقبة وقت التشغيل ومراقبة اتجاهات اعتماد المستخدمين، كل ذلك في مكان واحد. إذا كان البائع لا يلتزم بضمانات الأداء بشكل متكرر أو يفشل في تقديم الدعم في الوقت المناسب، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة التفاوض أو البحث عن بدائل.

باستخدام لوحات المعلومات المخصصة، يمكنك مراقبة تقارير الاستخدام لمعرفة ما إذا كانت الفرق تستخدم الأداة بنشاط أو إذا كانت التراخيص تضيع. يجب أيضًا مراجعة تحديثات الأمان وتغييرات الامتثال لضمان مواكبة البائع لمعايير الصناعة.

المكافأة: استخدم نموذج قائمة مراجعة إدارة البائعين من ClickUp

إذا كنت ترغب في البدء على الفور، فإن ClickUp لديه القالب المناسب لك. يتيح لك قالب ClickUp لإدارة البائعين إدراج البائعين، وتتبع تفاصيل العقود، وتعيين تذكيرات التجديد، ومراقبة الامتثال - كل ذلك في مكان واحد.

بدلاً من التلاعب بجداول البيانات أو الملاحظات المبعثرة، يمكنك الحصول على طريقة واضحة ومنظمة لإدارة كل جانب من جوانب علاقاتك مع البائعين. مع تعيينات المهام المضمنة، يمكنك التأكد من أن الموافقات والمفاوضات ومراجعات الأداء لا تسقط من خلال الشقوق.

أفضل الممارسات لإدارة بائعي SaaS SaaS

فيما يلي أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لإدارة فعالة لموردي SaaS:

إضفاء الطابع المركزي على مشتريات SaaS

تؤدي مشتريات SaaS المبعثرة إلى إهدار الميزانية والمخاطر الأمنية وتكرار الأدوات. توفر عملية الشراء المركزية النظام والتحكم.

❌ ❌ أنت تستبعد:

✅ أنت تكسب:

بدلاً من أن يقوم كل فريق بشراء ما يريد، تضمن العملية المنظمة أن كل أداة يتم فحصها وفعالة من حيث التكلفة وضرورية.

إعداد تنبيهات التجديد التلقائي

تتمتع عقود SaaS بطريقة مخادعة للتجديد التلقائي، مما يجعلك تدخل في دورة أخرى من المدفوعات - حتى بالنسبة للأدوات التي لم تعد تستخدمها.

إذا كنت لا تتبع ذلك، فمن المحتمل أنك تهدر المال على البرامج التي انتقل فريقك منها بالفعل.

🌟 ابقَ في المقدمة من خلال إعداد تنبيهات التجديد. يمنحك هذا الوقت ل:

تضمن لك إدارة موردي تكنولوجيا المعلومات التحكم في إنفاقك على SaaS.

دمج البائعين حيثما أمكن

قم بإجراء فحص بسيط: هل يستخدم فريق التسويق لديك أداة مماثلة للأتمتة من تلك التي تستخدمها الأتمتة. إذا كانت حالة الاستخدام هي نفسها، فيجب أن تكون أداة SaaS مختلفة.

تتسلل أدوات SaaS المكررة عندما تقوم فرق مختلفة بعمليات شراء مستقلة. يؤدي توحيد البائعين إلى خفض التكاليف وتبسيط سير العمل وتعزيز القدرة على التفاوض.

🌟 🌟 يمكن أن يساعدك فحص بسيط في:

ازدواجية أقل تعني تعقيداً أقل - وقيمة أكبر من الأدوات التي تحتفظ بها.

لهذا، يمكنك استخدام ClickUp Brain، مساعد الذكاء الاصطناعي القوي من ClickUp. يمكن أن يساعدك في إنشاء قائمة بجميع أدوات SaaS المستخدمة في مختلف الأقسام في مؤسستك حتى تتمكن من تحديد الأدوات المتداخلة.

فرض سير عمل الموافقة على SaaS

غالبًا ما تشتري الفرق أدوات SaaS دون موافقة تكنولوجيا المعلومات أو المشتريات، مما يؤدي إلى مخاطر أمنية ومشكلات في الامتثال وإنفاق غير ضروري. بدون وجود عملية، تتولى تكنولوجيا المعلومات في الظل زمام الأمور.

🌟 🌟 يضمن سير عمل الموافقة: سير عمل الموافقة:

نظرًا لأن 65% من الشركات تعاني من فقدان البيانات بسبب تكنولوجيا المعلومات في الظل، فإن التحكم في مشتريات SaaS ليس أمرًا اختياريًا - بل ضروريًا. تحافظ عملية الموافقة المُنظَّمة على أمان مجموعتك وفعاليتها من حيث التكلفة وكفاءتها.

تبسيط إدارة بائعي SaaS باستخدام ClickUp

لا يجب أن تكون إدارة بائعي SaaS فوضوية. يمنحك ClickUp مساحة مركزية لتتبع العقود، ومراقبة أداء الموردين، وأتمتة تنبيهات التجديد، والتعاون مع فريقك - كل ذلك في الوقت الفعلي.

من خلال ميزات مثل لوحات المعلومات وإدارة المهام والأتمتة والتكاملات، يمكنك تبسيط كل مرحلة من مراحل دورة حياة الموردين، بدءاً من الشراء وحتى التجديد. هل أنت مستعد للتحكم في بائعي SaaS لديك؟ اشترك في ClickUp وابدأ الإدارة بذكاء أكبر اليوم.