لقد كنا جميعًا جزءًا من اجتماعات الفريق حيث يكون معظم المشاركين جاهلين بالغرض من الاجتماع، ويوجه المتحدثون النقاش خارج المسار الصحيح.
ما يلي هو كارثة حقيقية.
ستجد أن فريقك يقضي العديد من الساعات غير المنتجة بسبب "الاجتماع المذكور" دون تحقيق أي هدف.
أخبار جيدة!
يمكن أن يساعدك جدول أعمال الاجتماع على تجنب ذلك ويكون الحل لجميع مشاكلك. ✌
جدول أعمال الاجتماع الفعال هو خطة تشاركها مع المشاركين في الاجتماع. سيساعد فريقك على وضع توقعات واضحة لما يجب أن يحدث قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.
في هذه المقالة، سنناقش في هذه المقالة ما هو جدول أعمال الاجتماع وسنتعرف على الخطوات الخمس الرئيسية التي تنطوي عليها كتابة جدول أعمال الاجتماع. سنلقي نظرة أيضًا على 16 خيارًا لجدول أعمال الاجتماع ونستكشف الأسباب التي تجعل فريقك بأكمله بحاجة إلى جدول أعمال اجتماع.
إذا كنت من هواة التعلم المرئي، اطلع على مدونة الفيديو هذه حول جداول أعمال الاجتماعات!
لنبدأ.
فوائد جدول أعمال فعال للاجتماعات
إن الجلوس في اجتماع لا يحتوي على جدول أعمال يشبه إلى حد كبير الانطلاق في رحلة بحث عن الكنز بدون خريطة.
يسمح جدول أعمال الاجتماع لفريقك بتحديد إيقاع الاجتماع والتحضير لموضوع الاجتماع، والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، وإبقائهم على المسار الصحيح لتحقيق أهدافهم.
جداول أعمال الاجتماعات:
- تعطي الاجتماع هدفًا واضحًا
- تساعدك على البقاء على المسار الصحيح
- المساعدة في تحديد المسؤوليات
يتكون من قائمة بالمواضيع, عناصر العمل والأنشطة التي تريد مناقشتها خلال الاجتماع.
يمكن أن يكون جدول أعمال الاجتماع البسيط قائمة نقطية قصيرة. أما جداول الأعمال الأكثر تفصيلاً فتتضمن وصفاً لكل بند من بنود جدول الأعمال والمواد المرجعية والنتائج المتوقعة لكل موضوع من موضوعات المناقشة.
كما تتضمن جداول الأعمال الرسمية أيضاً التوقيت ومعلومات مقدمي العروض لكل بند من بنود جدول الأعمال.
ومن الأمثلة على جداول الأعمال الرسمية جدول أعمال رسمي يمكن أن يكون جدول أعمال مجلس المدينة المستخدم في اجتماع مجلس مدينة الولاية. يمكن أن تحتوي جداول الأعمال هذه على قسم المنتدى المفتوح الذي يتيح الوقت للتعليق العام.
لكن جداول أعمال الاجتماعات الرسمية لا تقتصر على الحكومة.
يمكنك استخدامها في اجتماعات شركتك أيضاً. عليك فقط اختيار جدول الأعمال الذي يناسب فريقك الأفضل.
الآن بعد أن عرفت ما هو جدول أعمال الاجتماع، دعنا نلقي نظرة على كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع. ✍
كيف تكتب جدول أعمال الاجتماع؟ 5 خطوات رئيسية
فيما يلي الخطوات الخمس السهلة التي يمكنك اتباعها لإنشاء جدول أعمال الاجتماع المناسب لفريقك:
1. حدد نوع الاجتماع
عدم إبلاغ فريقك عن نوع الاجتماع الذي سيحضرونه يمكن أن يسبب الكثير من الارتباك.
تخيل أن يحضر أحد أعضاء الفريق اجتماعًا عاديًا ليكتشف أنه مراجعة الأداء .
الرعب! 😱
لتجنب مباغتة الناس على حين غرة، تأكد من أنكم جميعاً على علم بموضوع الاجتماع.
يمكن أن تكون الاجتماعات من عدة أنواع مختلفة، بما في ذلك:
- اجتماع الفريق: يشار إليه أيضًا باسم اجتماع الموظفين، وهي فرص لفريقك لمناقشة مختلف جوانب العمل
- اجتماع مجلس الإدارة: اجتماع رسمي بين أعضاء مجلس إدارة مؤسستك. وتُعقد بشكل عام على فترات منتظمة لمراجعة أداء الفريق وقضايا السياسة العامة
- جلسة تنفيذية: يعقدها أعضاء مجلس الإدارة بانتظام قبل اجتماعات مجلس الإدارة الروتينية
- اجتماعات متكررة: اجتماعات يومية أو أسبوعية أو شهرية تتكرر بانتظام
- اجتماع بدء المشروع : يُعقد في بداية كل مشروع جديد لإبلاغ الفريق بأهداف المشروع وإنجازاته وجداوله الزمنية
- اجتماع العصف الذهني: يُستخدم لبلورة فكرة جديدة مع فريق العمل في جلسة عصف ذهني مواتية
- اجتماع التغذية الراجعة: يُستضاف لجمع التغذية الراجعة البناءة من فريقك فيما يتعلق بالمشاريع والعمليات الجديدة
- اجتماع رشيق :: اجتماع خاص يُستخدم لعقد مناقشات شديدة التركيز لفرق أجايل لإجراء مراجعات سريعة ومشاركة معلومات قيمة عن المشروع وملاحظات العملاء,تحديثات المشروع, إلخ.
- اجتماع سكروم يستخدم جدول أعمال اجتماع سكروم الذي قد يتضمن تخطيط السبرنت، والوقوف اليومي، وتنقيح الأعمال المتراكمة للمنتج، ومراجعات السبرنت، إلخ.
- اجتماع استرجاعي: يعقد بعد الانتهاء من المشروع لمناقشة ما تم إنجازه بشكل جيد وما لم يتم إنجازه
- اجتماع التأهيل *: مساعدة الموظفين الجدد على فهم التوقعات المهنية في بيئة عملهم
- اجتماعات اللجان: مساعدة مجموعة فرعية من أعضاء فريق العمل في شركتك على تشكيل لجنة لإنجاز أي وظيفة خاصة.
2. اذكر الهدف من الاجتماع
ما هي أهم الأسباب التي تجعلك تعقد اجتماعاً_ مع فريقك؟
_هل تريد إطلاعهم على آخر المستجدات حول مشروع ما؟ هل تريد الحصول على آرائهم حول شيء ما؟
إن تحديد الهدف من الاجتماع بوضوح يعطي فريقك تنبيهاً لفريقك حول ما هو قادم في طريقهم. على أقل تقدير، سيعرفون ما إذا كان عليهم إحضار تقرير المشروع أو بيرة للاجتماع
3. تحديد موضوعات الاجتماع المحددة
بمجرد أن يكون لديك هدف واضح للاجتماع، قم بإعداد قائمة بمواضيع المناقشة التي تريد من فريقك تغطيتها.
سنطلعك على سرنا لجعل اجتماعاتك أكثر جاذبية.
احرص على اختيار مواضيع المناقشة التي تؤثر على الجميع في الاجتماع.
بهذه الطريقة، سيكون لديك جميع أعضاء فريقك على استعداد للمشاركة في النقاش.
ذات صلة: دليلنا عن بُعد لـ
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/virtual-meeting-etiquette// آداب الاجتماعات الافتراضية %/%href/_
!
4. تخصيص وقت لمناقشة كل موضوع
الاجتماعات مكلفة وقد يكون من الصعب تنظيمها. فهي لا تكون مثمرة إلا عندما يمكن الاستفادة من الوقت بفعالية.
لهذا السبب من المهم تخصيص قدر معين من الوقت لمناقشة كل موضوع من مواضيع الاجتماع. ولن ينتهي بك الأمر إلى التشتت وقضاء كل الوقت المتاح لك في موضوع واحد.
يعد استخدام جدول أعمال الموافقة حيلة أخرى لتوفير الوقت لاجتماعاتك. فجدول أعمال الموافقة يجمع مواضيع المناقشة المتكررة في بند واحد في جدول الأعمال يمكنك شطبها بسهولة.
ستضمن هذه الإجراءات ألا تصبح اجتماعاتك مضيعة للوقت ومعيقة للتقويم. 👀
5. تضمين قائمة بالوثائق الضرورية
لنفترض أنك عقدت اجتماعاً مع أصحاب المصلحة في المشروع .
إحدى الطرق لجعل الاجتماع أكثر إنتاجية هي مشاركة جميع وثائق المشروع من خلال جداول أعمال اجتماع فريقك قبل الاجتماع.
فكر في ذلك كأحد أنشطة ما قبل القراءة التي كان معلمك يطلب منك القيام بها في المدرسة. 🤓 هذه الممارسة تحدد السياق الصحيح لكل مشارك في الاجتماع وتمكنهم من المساهمة في الخطاب.
الآن بعد أن عرفت ما يجب القيام به، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة على جدول أعمال الاجتماع لمساعدتك على رؤية كيف تبدو هذه الخطوات في العمل.
المكافأة:_
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/conference-agenda-templates// قوالب جدول أعمال المؤتمر* *%!_
7. قالب اجتماع العصف الذهني للعصف الذهني بأثر رجعي من ClickUp
وفر الوقت واكتسب رؤى قيمة مع هذا قالب استرجاع سريع بسيط
8. قالب جدول أعمال اجتماع الفريق بواسطة Meeting Booster
يتمثل الهدف الرئيسي لاجتماعات الفريق في مشاركة المعلومات المهمة مع أعضاء الفريق، والتوافق على الأهداف، واستدعاء أي معوقات. يساعد قالب جدول أعمال اجتماع الفريق هذا الفريق على الاستمرار في التركيز على أهداف الاجتماع. تنزيل هذا القالب
9. قالب جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة بواسطة Template Lab
تميل اجتماعات مجلس الإدارة إلى العمل على مدار الوقت. استخدم قالب الجدول الزمني لاجتماع مجلس الإدارة التالي باستخدام جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة هذا للبقاء على المسار الصحيح وإنهاء اجتماعك في الوقت المحدد. قم بتنزيل هذا النموذج
10. قالب جدول أعمال اجتماع بدء المشروع من Docket
من المهم تحديد مسار المشروع الجديد منذ البداية. استخدم نموذج جدول أعمال اجتماع بدء المشروع هذا لتسهيل إطلاق مشروع ناجح! قم بتنزيل هذا النموذج
11. قالب لوحة معلومات الاجتماعات من ClickUp
استخدم هذا قالب لوحة معلومات اجتماع ClickUp كجدول أعمال لاجتماعك القادم. يسهل هذا القالب رؤية حالة المهام المختلفة أثناء الاجتماع. قم بتنزيل هذا النموذج
12. قالب جدول أعمال اجتماع العصف الذهني من مختبرات البومة
يعد جدول أعمال اجتماع العصف الذهني الإبداعي هذا طريقة رائعة للحفاظ على اجتماعات العصف الذهني الخاصة بك على المسار الصحيح من أسبوع لآخر. يسهل هذا القالب إدارة اجتماعك والحفاظ على تركيزك على العصف الذهني. قم بتنزيل هذا القالب
13. قالب محضر اجتماع مجلس الإدارة بواسطة ClickUp
إنشاء بنية بهذا قالب محضر اجتماع مجلس إدارة ClickUp مجلس الإدارة . قم بتسجيل وتمييز الحضور، وتنظيم بنود إجراءات جدول الأعمال، وتدوين ملاحظات مفصلة لكل جدول أعمال. قم بتنزيل هذا النموذج
14. قالب جدول أعمال اجتماع الموارد البشرية حسب المكان
أقسام الموارد البشرية
لديها الكثير لتتبعه. هذا
نموذج جدول أعمال اجتماع الموارد البشرية
سيوفر لفريق الموارد البشرية لديك طريقة لعقد اجتماع مثمر غير معقد أو مرهق.
قم بتنزيل هذا النموذج
15. قالب جدول أعمال اجتماع التسويق بواسطة هوغو
استخدم جدول أعمال اجتماع التسويق هذا لجمع قسم التسويق لديك معًا للاحتفال بالمكاسب والمواءمة بين الأهداف وتحديد معوقات المشروع. قم بتنزيل هذا النموذج
16. قالب جدول أعمال اجتماع إدارة المشروع بواسطة Hypercontext
سيساعدك قالب جدول أعمال اجتماع إدارة المشروع هذا على تحديد الأهداف والمخاطر والمواعيد النهائية لمشروع فريقك القادم. قم بتنزيل هذا النموذج
من المستفيد من استخدام جدول أعمال الاجتماع؟
عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لاجتماع، فإن وضع جدول أعمال شامل وجيد التنظيم أمر بالغ الأهمية لضمان سير الاجتماع بسلاسة وتحقيق أهدافه. فيما يلي بعض المستفيدين الرئيسيين من استخدام جدول أعمال الاجتماع:
- مدراء المشاريع: غالبًا ما يتعين على مدراء المشاريع قيادة اجتماعات الفريق، ويساعدهم وجود جدول أعمال جيد التخطيط على البقاء على المسار الصحيح، وتغطية جميع المواضيع الضرورية، والحفاظ على تركيز الاجتماع.
- فرق القيادة: جداول أعمال الاجتماعات مفيدة أيضًا لفرق القيادة، مثل المجالس التنفيذية أو فرق الإدارة. فهي تساعد على ضمان مناقشة الموضوعات المهمة، واتخاذ القرارات بكفاءة، وأن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بأهداف الشركة واستراتيجياتها.
شطب الإجهاد من حياتك العملية من خلال جداول أعمال اجتماعات الفريق
سيجعل جدول أعمال الاجتماع الفعال تعاون الفريق يبدو أمراً سهلاً
وعندما يصبح التعاون سهلاً، يمكن لفريقك التركيز على زيادة إنتاجيته وزيادة الطاقة الإبداعية.
بمساعدة أداة لإدارة المشاريع مثل ClickUp, كتابة جداول أعمال فعالة للاجتماعات وإدارة الاجتماعات أسهل من أي وقت مضى!
يتيح لك ClickUp توثيق كل اجتماع، وإدارة جداول الأعمال، وتدوين محاضر اجتماعات فعالة وتخصيص التعليقات لفريقك، وغير ذلك الكثير.
_هل أنت جاهز لمشاهدة فريقك وهو يتقن العمل الجماعي ويحقق جميع أهدافه؟ احصل على ClickUp مجاناً اليوم وودّع كوارث الاجتماعات. 👋