تعد معدلات دوران الموظفين خبراً سيئاً على الدوام. وبصرف النظر عن تأثيرها السلبي على أعمالك، فإن الوقت والجهد الكبيرين اللذين يبذله قسم الموارد البشرية وأنت في توظيف موظفين جدد وتدريبهم وتحسين وقت إنتاجيتهم يجعلها خسارة فادحة.
في حين أن بعض حالات الاستنزاف أمر طبيعي، إلا أن معدلات الدوران المرتفعة قد تشير إلى وجود مشكلة أعمق. ومن الطرق الجيدة لمعالجة أسباب زيادة حالات الاستقالة إجراء مقابلات فعالة عند ترك العمل.
تعد مقابلات نهاية الخدمة أداة قيّمة لفهم الأسباب الحقيقية التي دفعت الموظف إلى ترك العمل. غالبًا ما توفر مقابلات نهاية الخدمة أيضًا تقييمًا صريحًا لثقافة شركتك وأي مشكلات خفية، بالإضافة إلى منظور فريد لتجربة الموظف.
ومع ذلك، غالبًا ما يتم الاستفادة منها بشكل غير كافٍ، بل إن بعض المؤسسات تتجاهل مقابلات الخروج تمامًا.
لتنفيذ عملية مقابلة نهاية الخدمة بشكل فعال، اقرأ ما يلي لتتعرف على أفضل 20 سؤالًا يمكن طرحها في مقابلة نهاية الخدمة وأفضل الممارسات لإجراء هذه المقابلات.
ما هي مقابلة نهاية الخدمة؟
مقابلة نهاية الخدمة هي اجتماع رسمي يعقد عادة بين مدير الموارد البشرية أو ممثل الموارد البشرية في المؤسسة والموظف الذي قدم استقالته. تهدف الأسئلة في المقابلة إلى فهم أسباب مغادرة الموظف، وتجربته مع المؤسسة، وأي ملاحظات لديه لتحسين ثقافة مكان العمل أو بيئة العمل.
عادةً ما يتم تحديد موعد مقابلات الخروج بعد أن يرسل الموظف إشعار استقالته الرسمي، ولكن يمكن إجراؤها في أي وقت خلال فترة الإشعار. تعد مقابلات الخروج جزءًا مهمًا من ممارسات إدارة الموارد البشرية السليمة.
اقرأ المزيد: 10 برامج لإدارة المواهب لفرق الموارد البشرية في عام 2024
لماذا تعتبر مقابلات الخروج مهمة؟
تعد مقابلات الخروج جزءًا أساسيًا من عملية إنهاء خدمة الموظفين لعدة أسباب:
- نظرة ثاقبة على تجربة الموظفين: تعرف على الأسباب الحقيقية لمغادرة الموظف، خاصةً إذا كان مترددًا في الكشف عنها أثناء فترة عمله
- تحديد الأنماط: يمكن أن يساعد جمع تعليقات مفصلة من عدة موظفين عند مغادرتهم المنظمة على اكتشاف الأنماط أو المشكلات التي قد تؤثر سلبًا عليها
- تعزيز الاحتفاظ بالموظفين: يمكن أن تساعد الرؤى المستمدة من مقابلات نهاية الخدمة القادة على فهم كيفية تحسين العمليات وثقافة مكان العمل والفريق وممارسات الإدارة، من بين أمور أخرى، لتعزيز معنويات الموظفين والاحتفاظ بهم
عندما تتخطى مقابلات الخروج أو تستعجل في إجرائها، فإنك تفوت فرصة الحصول على تعليقات مهمة قد تكشف عن مشكلات خفية. إذا استمرت هذه المشكلات ولم يتم معالجتها، فقد تخاطر بفقدان المزيد من الموظفين الأكفاء.
من المهم إجراء مقابلات الخروج بصبر وتفتح ذهن وتعاطف. تختلف تجارب كل شخص في العمل في الشركة، وقد لا يكون لدى الموظف المغادر دائمًا أشياء إيجابية ليقولها عن مؤسستك أو حتى عنك.
ستحتاج أيضًا إلى الاستعداد لاحتمال أن يكون الموظفون المغادرون متحفظين ويرفضون إعطاء إجابات واضحة. في كلتا الحالتين، استمع بهدوء وتذكر أن الهدف هنا هو فهم الإجابات الصريحة وتشجيعها بلطف؛ وليس الدفاع أو الاستجواب إلى درجة إحراج الشخص الذي تجري معه المقابلة.
اقرأ المزيد: 10 نماذج للمقابلات: أسئلة وإرشادات لمديري التوظيف
20 سؤالاً يجب طرحها على الموظفين في مقابلة نهاية الخدمة
الآن بعد أن غطينا الأساسيات، إليك قائمة بالأسئلة التي يمكنك طرحها على الموظفين المغادرين لفهم العوامل الكامنة وراء قرارهم ترك مؤسستك. تعامل مع القائمة أدناه كنموذج يمكنك تخصيصه بناءً على دور الموظف وأدائه والمحادثات السابقة.
أسباب ترك العمل
- ما هو السبب الرئيسي الذي دفعك إلى الاستقالة؟ هل كانت فرصة أفضل، أو ركود في مسيرتك المهنية، أو التوازن بين العمل والحياة الشخصية، أو غير ذلك؟
- هل كانت هناك أي حوادث محددة أثرت على قرارك بالمغادرة؟ هل يمكنك وصفها؟
- هل وجدت أي من سياسات أو ممارسات الشركة مشكلة ما؟
الرضا الوظيفي
- ما هي الجوانب التي وجدتها أكثر إرضاءً ومرضية في وظيفتك؟
- ما هي الجوانب التي لم تعجبك في وظيفتك؟
العلاقات مع المديرين وزملاء العمل
- صف علاقتك العامة مع زملائك في العمل. هل يمكنك إعطاء أمثلة على تجارب إيجابية/سلبية؟
- صف علاقتك مع مديرك المباشر. هل يمكنك إعطاء أمثلة على تجارب إيجابية/سلبية؟
- هل تمكنت من التعاون والعمل بسهولة مع زملائك؟
ثقافة الشركة
- صف رأيك في ثقافة الشركة ومزايا الموظفين
- كيف أثرت مهمة الشركة وقيمها على حياتك المهنية؟
- هل لعبت ثقافة الشركة دورًا في قرارك بالمغادرة؟
- هل تمكنت من تحقيق التوازن بين حياتك الشخصية ومسؤولياتك المهنية بطريقة صحية؟
تأهيل الموظفين الجدد وتدريبهم
- هل وجدت عملية التعيين شاملة ومنظمة جيدًا؟
- هل وجدت أن التدريب الأولي الذي تلقيته كان فعالاً في إعدادك لمسؤولياتك الوظيفية؟
- كم من الوقت استغرق الاندماج في الشركة بمساعدة ممثل الموارد البشرية وأعضاء فريقك؟ هل كانت العملية سلسة؟
الراتب والمزايا
- ما مدى رضاك عن حزمة المكافآت التي حصلت عليها؟
- هل كنت راضياً عن وتيرة الزيادات في الرواتب؟
فرص النمو والتطوير
- هل أتيحت لك فرص لتطوير حياتك المهنية ومهاراتك خلال فترة عملك؟
- كيف تقيم برامج تطوير المهارات في الشركة؟
- هل حصلت على توجيهات واضحة ومسار لتحقيق أهدافك المهنية؟
قد ترغب أيضًا في أن تطلب من الموظف تقديم اقتراحات أو أفكار للتحسين في نهاية مقابلة المغادرة. في بعض الأحيان، قد يشارك الموظفون أفكارًا أصلية ومدروسة يمكنك تنفيذها في المستقبل.
تم تصميم أسئلة مقابلة الخروج هذه لمساعدتك في الحصول على تعليقات مفصلة حول تجربة الموظف مع المؤسسة وما إذا كانت جهود شركتك في إنشاء مكان عمل سعيد وصحي ومنتج فعالة.
يمكن أن تساعدك الأسئلة المتعلقة بثقافة الشركة والعلاقات مع الموظفين الحاليين والزملاء والمديرين، على وجه الخصوص، في تسليط الضوء على المشكلات الكامنة في ديناميكيات مكان العمل وممارسات الإدارة وتماسك الفريق.
نصيحة احترافية💡 : استفد من ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج في ClickUp، كشريك لك في العصف الذهني لإنشاء أسئلة مقابلة الخروج باستخدام مطالبات بسيطة. هذا يوفر لك الوقت ويساعدك على إنشاء مستودع شامل من الأسئلة لإجراء مقابلات خروج شاملة.
كيفية إجراء مقابلة خروج ناجحة
يشير تقرير بحثي صادر عن شركة Aberdeen إلى أن حوالي 29% فقط من الشركات لديها استراتيجية منظمة لتسريح الموظفين.
من خلال تجاهل مقابلة الخروج، تفقد نسبة كبيرة من المؤسسات فرصًا قيّمة لفهم تصورات الموظفين واكتساب رؤى حول ديناميكيات الفريق وأساليب القيادة.
تتضمن استراتيجية فعالة لإنهاء الخدمة عملية مقابلة مغادرة جيدة التنظيم. فيما يلي بعض الإرشادات:
1. اختر شكل المقابلة المناسب
حدد الشكل الذي تريد استخدامه لمقابلات الخروج. اجعله مرنًا ومريحًا وسهل الوصول إليه للموظفين. يمكنك الاختيار من بين عدة أشكال للمقابلات، اعتمادًا على أفضل طريقة لتشجيع الموظفين على تقديم ملاحظات غير متحيزة.
- المقابلات وجهًا لوجه: تعد هذه المقابلات طريقة ممتازة لإجراء مناقشات متعمقة، حيث تتيح لك التقاط الإشارات الدقيقة في لغة الجسد وتعبيرات الوجه. كما يمكنك الحصول على إجابات سريعة على الأسئلة التكميلية
- المقابلات الهاتفية: في هذا الشكل المرن، يحضر الموظفون المغادرون المقابلة في بيئة مريحة من اختيارهم، مما قد يشجعهم على أن يكونوا أكثر صدقًا في تعليقاتهم
- اجتماعات الفيديو: تجمع مكالمات الفيديو بين مزايا التواصل المباشر والتواصل عن بُعد
- الاستطلاعات عبر الإنترنت: هذه طريقة فعالة للحصول على التعليقات ويمكن إرسالها إلى العديد من الموظفين. قد يشجع إخفاء الهوية على إعطاء إجابات أكثر صدقًا، ولكن الجانب السلبي هو قلة التفاصيل واحتمال تجاهل العديد من الموظفين السابقين للاستطلاع
نصيحة احترافية💡: استخدم ClickUp Exit Interview لجمع تعليقات الموظفين.
2. اختر الوقت المناسب
هل ترغب في الحصول على تعليقات بناءة من الموظفين؟ من الأفضل عدم تحديد موعد مقابلات نهاية الخدمة مباشرة بعد تقديمهم لاستقالاتهم أو في وقت قريب جدًا من آخر يوم عمل لهم.
لا يزال الموظفون يعالجون قراراتهم ويتعاملون مع مشاعر معقدة بعد استقالتهم مباشرة. قد يجعلهم تحديد موعد مقابلة الخروج في آخر يوم عملهم يشعرون بالاستعجال الشديد بحيث لا يتمكنون من تقديم ملاحظات بناءة وصادقة.
وفقًا لمجلة Havard Business Review، فإن أفضل وقت لتحديد موعد مقابلات المغادرة هو منتصف الفترة بين تاريخ الاستقالة وآخر يوم عمل للموظف. في هذه المرحلة، يكون الموظفون قد اتخذوا قرارهم بالرحيل بالفعل وما زالوا في فترة الإشعار.
3. قم بإعداد مجموعة الأسئلة المناسبة
قم بإعداد أسئلة مفيدة لطرحها خلال المقابلة. حدد كيفية تنظيمها دون أن تبدو متطفلة أو غير لائقة.
استخدم القائمة أعلاه ثم أضف معلومات سياقية بناءً على دور الموظف ووصف وظيفته وأدائه وتعليقاته السابقة لإجراء مقابلة مغادرة مفيدة.
هناك بعض الأسئلة التي يجب تجنبها. فيما يلي بعض الأمثلة على الأسئلة التي لا يجب طرحها خلال مقابلة الخروج من العمل:
| ما لا يجب طرحه | لماذا | ماذا تسأل بدلاً من ذلك |
|---|---|---|
| هل تغادر بسبب مشاكل شخصية؟ | إنها أسئلة تدخلية ولا تتيح للموظف مجالًا كافيًا لإعطاء إجابة مريحة | هل هناك أسباب محددة أثرت على قرارك بالمغادرة؟ هل هي أسباب متعلقة بمكان العمل أم غير ذلك؟ |
| هل كان عبء العمل ثقيلاً عليك؟ | يشير إلى أن الموظف قد يغادر بسبب عدم الكفاءة | كيف وجدت حجم العمل، وكيف يمكن تحسينه؟ |
| ما هو الراتب الذي عرضته عليك الشركة الجديدة؟ | هذا السؤال غير ذي صلة وتدخلي | هل كانت حزمة التعويضات الخاصة بك تنافسية وفقًا لمعايير الصناعة؟ |
نصيحة احترافية💡: استخدم قوالب مقابلات نهاية الخدمة لإنشاء أسئلة مقابلة منظمة وذات مغزى، ولإجراء محادثة صادقة تقدم رؤى ثاقبة لمن يقرر البقاء.
4. أنشئ سير عمل لمقابلات المغادرة
يتيح تنفيذ عملية مقابلة الخروج لمديري الموارد البشرية تبسيط عملية إنهاء خدمة الموظفين وجمع البيانات بشكل منهجي.
ما عليك سوى استخدام ClickUp Tasks لإنشاء قائمة لكل خطوة من خطوات عملية مقابلة المغادرة. قد تشمل المراحل في المهمة "التحضير" و"الجدولة" و"إنشاء بنك الأسئلة" والمزيد. تحت كل قائمة، أنشئ مهام فرعية تمثل المهام المطلوب إنجازها في كل مرحلة. قم بتعيين هذه المهام المطلوب إنجازها مع تواريخ الاستحقاق لأعضاء فريق الموارد البشرية المعنيين.
نصيحة احترافية 💡: قد يكون من الصعب إنشاء عملية مقابلة خروج لكل مرشح. استخدم نموذج عملية المقابلة من ClickUp لتنظيم المهام وتحديد الجداول الزمنية وتتبع المراحل المختلفة لعملية مقابلة الخروج.
فوائد استخدام هذا النموذج لمقابلات الخروج و مقابلات البقاء هي:
- توفر هيكلًا واتساقًا لعملية المقابلة
- تضمن حصول جميع المرشحين على نفس التجربة
- تساعد في تصميم واختبار وتحسين التجربة من خلال أسئلة مقابلة الخروج المناسبة
5. استخدم برنامج موارد بشرية لتبسيط عملية خروج الموظفين
استخدم ClickUp HR، أداة الإنتاجية الشاملة لإدارة مختلف جوانب عملية إنهاء الخدمة.
على سبيل المثال، قم بإنشاء عملية مفصلة لتسجيل ملاحظات الموظفين وتحليل الردود وتنفيذ خطط العمل باستخدام ClickUp Docs.
ادعُ أعضاء فريقك لتقديم اقتراحاتهم والعمل معًا على Docs لإنشاء دليل شامل للعملية.
أدرج كل ما يحتاج الموظف المغادر إلى القيام به لإتمام عملية مغادرته باستخدام قائمة مهام ClickUp.
قم بتعيينها للموظفين الذين قدموا استقالتهم حتى يتمكنوا من وضع علامة على كل بند عند الانتهاء منه. بهذه الطريقة، يمكنك تتبع جميع إجراءات المغادرة والتأكد من إتمامها.
6. تحليل التعليقات
بمجرد انتهاء مقابلة المغادرة، قم بتحليل إجابات الموظف واستخرج منها الأفكار. سيؤدي ذلك إلى تعميق فهمك لما يجعل مؤسستك ناجحة. كما أنه يشير إلى الموظفين أن آراءهم مهمة.
إذا تم إجراؤها بشكل جيد، فستحصل على رؤى حول:
- ما الذي ينجح وما الذي لا ينجح داخل المؤسسة
- التحديات والفرص الخفية
- كيف تبدو المنافسة في السوق؟ ما هي الشركات التي من المرجح أن تفقد موظفيك لصالحها؟
تساعدك مقابلة المغادرة الناجحة على إنهاء العلاقة بشكل إيجابي. كما يمكن لمقابلة المغادرة الجيدة أن تحول الموظفين المغادرين إلى دعاة للشركة.
يمكن لـ ClickUp Brain تحليل ملاحظات الموظفين وتلخيصها في بنود قابلة للتنفيذ. يمكن لقادة المؤسسات تحديد أولويات هذه البنود لمعالجة المشكلات الحرجة في بيئة العمل وبناء ثقافة أفضل.
تطبيق رؤى مقابلة الخروج من العمل
في اقتصاد اليوم القائم على تبادل المعرفة، يمثل الموظفون ذوو المهارات العالية والطموحون محركًا لنجاح المؤسسات. يجب على قادة الأعمال ومسؤولي إدارة الموارد البشرية فهم أسباب بقاء الموظفين المتميزين، وأسباب رحيلهم، والتغييرات التي تحتاج المؤسسة إلى إجرائها لتصبح أكثر جاذبية لهم. توفر المقابلات المدروسة جيدًا تغذية راجعة حول هذه الجوانب الثلاثة.
1. جمع التعليقات وتنظيمها
اجمع نتائجك من عدة مقابلات خروج في مكان واحد. استخدم تنسيقًا موحدًا لتنظيم بياناتك وعرضها على أصحاب المصلحة.
استخدم نموذج نتائج تحليل البيانات من ClickUp لجمع البيانات من مصادر متعددة وتنظيمها. يوفر هذا النموذج تنسيقًا متسقًا يسهل عرض البيانات بصريًا ويحدد الاتجاهات أو الأنماط.
يوفر نموذج مقابلة الخروج اتساقًا في البيانات من خلال توفير تنسيق متسق للتحليل.
2. تحليل البيانات
صنف إجابات مقابلة الخروج إلى مواضيع. وتشمل هذه المواضيع التوازن بين العمل والحياة الشخصية، والمسائل المتعلقة بالأجر/التعويضات، والرضا الوظيفي، واستخدام المهارات، وبيئة العمل، وغيرها.
من الأفضل أن تقوم بتحليل الإجابات وقياس البيانات قدر الإمكان لتحديد الأنماط أو الاتجاهات المتكررة، على سبيل المثال، تكرار ظهور مشكلة معينة.
نصيحة احترافية💡: استخدم برنامج إدارة الموظفين المزود بقدرات متقدمة لإعداد التقارير والتحليلات لتسجيل بيانات مقابلات المغادرة. ابحث عن برنامج مزود بلوحات تحكم تفاعلية لعرض مقاييس النجاح ومؤشرات الأداء الرئيسية بتنسيقات مختلفة حتى تتمكن فرق الموارد البشرية من فهم المعلومات المهمة بسرعة.
3. تحديد المجالات الرئيسية التي تنطوي على مشاكل
يمكن أن يساعدك تصنيف المشكلات في تحديد أولويات المجالات التي تحتاج إلى تحسين بناءً على تأثيرها على تجربة الموظفين ورضاهم. قد تشمل المجالات الرئيسية للمشكلات بيئات العمل عالية الضغط، والإرهاق، والإدارة التفصيلية، وبيئات العمل السامة.
نصيحة احترافية💡: استخدم برنامج تقييم الأداء لتحديد الموضوعات الشائعة في إجابات الموظفين. قد يكون هذا مصدرًا قيمًا للمعلومات لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
4. اعمل مع أصحاب المصلحة لوضع خطة عمل
شارك نتائج مقابلات المغادرة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين حتى يكونوا على دراية بالمشكلات العميقة داخل المؤسسة. إذا كانت هناك مشكلات لا يتم ملاحظتها عادةً، فاعملوا معًا لوضع خطة عمل شاملة لمعالجتها باستخدام ClickUp Docs.
بفضل التحرير التعاوني المباشر، يمكن لفريقك وأصحاب المصلحة إجراء تغييرات في الوقت الفعلي وإضافة التحكم في الإصدارات وتعيين التعليقات وحلها على نفس الصفحة.
بناءً على نتائج استطلاعات الرأي عند ترك العمل، قم بإنشاء نماذج لأسئلة مقابلة الخروج، واختبرها على مجموعة صغيرة، وقم بتحسين العملية.
حدد القضايا ذات الأولوية العالية والأقل أولوية، وقم بوضع خطة منظمة لمعالجتها مرحلة تلو الأخرى. حدد الأدوار والمسؤوليات والجداول الزمنية لكل بند من بنود العمل.
على سبيل المثال، يمكن لفريق الموارد البشرية ومديري الأقسام وضع خطة لمعالجة الشكاوى المتعلقة بالتوازن بين العمل والحياة من خلال تطبيق سياسات عمل مرنة وتحقيق معدل اعتماد بنسبة 50٪ خلال الأشهر الثلاثة المقبلة.
اقرأ المزيد: 11 نموذج مجاني للموارد البشرية لتحسين عمليات الموارد البشرية في عام 2024
5. حدد الأهداف وتابع تقدمهم
استخدم أهداف ClickUp لإنشاء أهداف قابلة للتتبع لكل بند من بنود العمل. يمكنك استخدام تنسيق تجميع التقدم لتصور نسب التقدم المحرز في أهداف متعددة ذات صلة. على سبيل المثال، قد تكون الأهداف ضمن فئة البيئات عالية الضغط كما يلي:
- الهدف 1: تقليل مستويات التوتر لدى الموظفين بنسبة 25%
- الهدف 2: تنفيذ ثلاثة أهداف للصحة والعافية بحلول نهاية الربع التالي
- الهدف 3: تقليل حالات الإرهاق بنسبة 30% بحلول بداية العام المقبل
6. تنفيذ الإجراءات، والمراقبة، والتقييم
نفذ كل بند في خطة العمل وفقًا للجدول الزمني. تحقق مع الفرق المسؤولة للتأكد من أن لديها الموارد الكافية لإنجاز مهامها.
راقب باستمرار تقدم كل تغيير وقم بتقييم فعاليته من خلال التعليقات المستمرة من الموظفين. استخدم المعلومات الواردة في التعليقات لإجراء تغييرات على خطة العمل وتحسين أسئلة مقابلة الخروج المناسبة.
نصيحة احترافية 💡: دمج برامج إدارة التعاقب الوظيفي في ثقافة مكان العمل يخلق فرصًا للموظفين ذوي الإمكانات العالية لتولي مناصب قيادية عليا. تساعد فرص التقدم هذه الموظفين على تصور مستقبل مؤثر مع المؤسسة، مما يحسن معدلات الاحتفاظ بالموظفين.
حوّل مقابلات المغادرة إلى محركات قوية للتغيير المؤسسي
مقابلات الخروج ليست مجرد محادثة أخيرة بين الموظفين المغادرين والمؤسسة. يمكن أن تساعدك أسئلة مقابلة الخروج المدروسة في بناء مكان عمل هادف وملائم للموظفين الحاليين والمستقبليين.
أفضل طريقة لبدء تصميم عملية مقابلة خروج فعالة هي استخدام أدوات مثل ClickUp، التي تساعدك على تنظيم كل جانب من جوانب العملية وتركيزها وإدارتها وتبسيطها.
توفر المنصة العديد من الميزات لإدارة المهام وجمع التعليقات والتوثيق. باستخدام ClickUp، يمكنك ضمان توثيق كل عملية بشكل جيد واتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على تعليقات الموظفين.
سجل في ClickUp مجانًا وتعرف على كيفية تحسين عملية مقابلات نهاية الخدمة.