لا أحد يستطيع أن يتباهى بمستوى إنتاجية ثابت دائمًا. الجميع يواجه انخفاضًا في الإنتاجية بين الحين والآخر.
وليس فقط بعد ظهر يوم الجمعة أو فصل الصيف هما اللذان يشكلان كارثة على إنتاجيتك. بل إن أسوأ ما في الأمر هو صباح يوم الاثنين المروع.
أظهرت دراسة قدمت في مؤتمر الجمعية البريطانية لأمراض القلب والأوعية الدموية لعام 2023 أن عدد النوبات القلبية يزيد في أيام الاثنين عن أي يوم آخر. 😲
ولكن لماذا يعتبر يوم الاثنين يومًا مرهقًا للغاية بالنسبة لمعظم المهنيين؟
دعونا نستكشف الجانب النفسي وراء كآبة يوم الاثنين وكيف يمكنك التغلب عليها.
فهم انخفاض الإنتاجية يوم الاثنين
هناك ما يكفي من الأبحاث التي تثبت أن الموظفين أكثر عرضة لبدء يوم الاثنين بشعور بالكآبة بدلاً من الحماس. قد تكون بعض العوامل الشائعة التي تقتل الإنتاجية وتسبب كآبة يوم الاثنين هي:
- الضغوطات المستمرة: يمكن أن تسبب المشكلات التي لم يتم حلها والمواعيد النهائية المعلقة من الأسبوع السابق القلق. وهذا يجعل من الصعب التركيز وإنجاز المهام يوم الاثنين
- اختلاف التوقيت الاجتماعي: سواء كان ذلك بالتضحية بالنوم من أجل التواصل الاجتماعي أو محاولة تعويض الراحة المفقودة، فإن تغيير جدول النوم في عطلة نهاية الأسبوع يمكن أن يخل بدورة نومك، مما يجعلك تشعر بالتعب وانخفاض الإنتاجية
- عقلية "أسبوع جديد، بداية جديدة": قد يبدو يوم الاثنين الوقت المثالي لبدء صفحة جديدة، ولكن محاولة إنجاز كل شيء قد تجعلك تفقد التركيز وتصبح عرضة للأخطاء، مما يزيد من توترك
- صندوق الوارد 1000-شيء ما: قد يكون مواجهة صندوق وارد مكتظ في صباح يوم الاثنين أمرًا مربكًا. قد تضطر إلى قضاء ساعات العمل في فحص رسائل البريد الإلكتروني المتراكمة، مما يؤخر عملك *الفعل
أظهر استطلاع أجرته B2B Reviews أن 25% من الموظفين أقل إنتاجية يوم الاثنين، و50% يعانون من ضغوط أعلى يوم الاثنين، و57% يتمنون أن يكون يوم الاثنين جزءًا من عطلة نهاية الأسبوع (تفضيل واضح لأسبوع العمل المكون من 4 أيام ).
توضح الدراسة نفسها أيضًا تغيرين آخرين في عقلية الموظفين:
- أيام الاثنين عن بُعد: 76% من العاملين بنظام العمل المختلط يفضلون العمل من المنزل أيام الاثنين. فقد شعروا أن هذا يساعدهم على بدء أسبوعهم ببطء، وتجنب التنقلات الطويلة، والتوافق مع جدول أسرهم
- الحد الأدنى من العمل يوم الاثنين: واحد من كل أربعة موظفين لم يقم سوى بأبسط الأعمال يوم الاثنين — إفراغ صندوق البريد الوارد، وحضور الاجتماعات، والتخطيط للأسبوع المقبل
كما وجدت الدراسة نفسها أن الموظفين الذين يعملون في المكتب أكثر عرضة للشعور بالتوتر يوم الاثنين مقارنة بالموظفين الذين يعملون عن بُعد أو بنظام مختلط.
استراتيجيات لزيادة إنتاجيتك يوم الاثنين
لقد رأينا بعض العوامل الشائعة التي يمكن أن تؤدي إلى انخفاض مستويات الإنتاجية في صباح أيام الاثنين. الآن، دعونا نستكشف كيفية التعامل معها وك يفية زيادة الإنتاجية — حتى تبدأ أيام الاثنين بحيوية ونشاط وتفاؤل.
ابدأ يومك مبكرًا
من أسهل الطرق للتغلب على كساد صباح يوم الاثنين هو ببساطة بدء اليوم مبكرًا. وهذا يفيدك بطريقتين:
- يمنحك وقتًا إضافيًا لإعداد مهامك وتنظيمها من أجل يوم منتج
- فهي تشير إلى دماغك بأن الوقت قد حان للانتقال إلى وضع العمل، مما يقلل من احتمالية الشعور بالارتباك أو فقدان الحافز
البداية القوية يوم الاثنين تخلق إحساسًا بالزخم والإنجاز الذي يستمر طوال الأسبوع.
يمكنك أيضًا الاستفادة من الساعات الإضافية في الصباح (والوقت دون انقطاع) لمراجعة أهدافك الأسبوعية، وتحديد نواياك، وتخطيط مهامك للأيام القادمة.
طريقة سهلة للقيام بذلك هي استخدام أداة رقمية مثل ClickUp Whiteboards. فهي توفر لك مساحة تقريبًا لانهائية لتصور خططك. بالإضافة إلى ذلك، يمكن الوصول إليها دائمًا (على الكمبيوتر المحمول والأجهزة المحمولة)، وتأتي مع قالب جاهز للاستخدام.
يمكن أن يساعدك قالب لوحة عمل ClickUp في تقسيم أهدافك ومشاريعك وإضافة مهام لكل مشروع ومراقبة تقدمك الأسبوعي من مكان واحد.
استخدمه لبناء سير عمل ClickUp الخاص بك وتصوره بالطريقة التي تريدها - كقائمة أو مخطط جانت أو عرض حجم العمل أو عرض التقويم. ستعمل التعليقات المدمجة والأتمتة والذكاء الاصطناعي وأدوات التعاون على تبسيط تخطيط المشاريع بشكل أكبر.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تعمل مع زملاء في الفريق، يمكنك التعاون معهم على السبورة البيضاء، وتعيين المهام لبعضكم البعض، والحصول على تحديثات الحالة، وتصور جلسات العصف الذهني على السبورة البيضاء نفسها.
نصيحة احترافية: إذا كنت تجد أيام الاثنين مرهقة، فاستخدم ClickUp Tasks لتسجيل جميع مهامك القادمة خلال عطلة نهاية الأسبوع. يمكنك تجميع المهام حسب الفئات لإنشاء قاعدة بيانات لأنواع المهام المختلفة. سيؤدي ذلك إلى تصفية ذهنك ويسمح لك ببدء يوم الاثنين بروح جديدة وقائمة مهام واضحة.
تحديد أولويات مهامك
بمجرد معرفة المهام التي عليك العمل عليها، فإن النصيحة التالية هي تحديد أولوياتها. استخدم "أولويات المهام" في ClickUp لتصنيف المهام حسب الأهمية والأولوية على النحو التالي:
- عاجل: المهام ذات المواعيد النهائية الحرجة أو العواقب الفورية لعدم إكمالها. (أهمية عالية وإلحاحية عالية)
- عالية: المهام المهمة التي يجب إنجازها قريبًا، ولكن دون الضغط الفوري للمهام العاجلة. (أهمية عالية ودرجة إلحاح متوسطة)
- عادي: المهام القياسية التي تساهم في تحقيق أهدافك ولكن يمكن جدولتها ببعض المرونة. (أهمية متوسطة وإلحاح متوسط)
- منخفض: المهام ذات التأثير الضئيل أو التي يمكن تفويضها أو تأجيلها. (أهمية منخفضة وإلحاح منخفض)
بهذه الطريقة، يكون لديك خطة عمل مناسبة لبدء أسبوعك.
هناك طريقة أخرى ممتازة للقيام بذلك وهي اتباع مصفوفة أيزنهاور. تُعرف أيضًا باسم مصفوفة المهام العاجلة والمهمة، وهي خطة إنتاجية تساعد الأفراد على تحديد أولويات المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها.
تصنف المصفوفة المهام إلى أربعة أرباع:
- عاجل وهام: تتطلب هذه الأمور اهتمامًا فوريًا ويجب القيام بها في أسرع وقت ممكن
- عاجل ولكن غير مهم: غالبًا ما تكون هذه المهام مصدر إلهاء، ويمكن تفويضها إلى الآخرين أو حتى تخطيها إذا لم تكن مهمة
- مهم ولكن ليس عاجلاً: ضروري للأهداف طويلة المدى، ولا يتطلب اتخاذ إجراءات فورية ولكنه يحتاج إلى وقت محدد
- غير عاجل وغير مهم: المهام ذات الأولوية المنخفضة التي يمكن تأجيلها أو إلغاؤها تمامًا لإعطاء الأولوية للمشاريع الأكثر قيمة
بينما يقوم بعض الأشخاص بتصور هذه المصفوفة على لوح أبيض فعلي، إلا أن المصفوفة الرقمية قد تكون أكثر فائدة، خاصة إذا كان لديك العديد من المشاريع أو العديد من المتعاونين.
تحتوي بعض اللوحات الرقمية، مثل ClickUp، على نموذج جاهز لمصفوفة أيزنهاور لمساعدتك على البدء بسرعة.
يمكن أن يساعدك نموذج مصفوفة الأولويات من ClickUp في تصنيف مهامك حتى تعرف أيها الأكثر تأثيرًا على أهدافك الأسبوعية. أيضًا، سيتم مزامنة أي مهمة تضيفها إلى ClickUp Whiteboard تلقائيًا مع حل إدارة المشاريع مع جميع التفاصيل المهمة، مثل أوصاف المهام ومستويات الأولوية ومواعيد الاستحقاق.
بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام "عرض اللوحة" لعرض المهام بناءً على المستويات التي حددتها في مصفوفة الأولويات. يمنحك هذا نهجًا منظمًا لإدارة مهامك ومشاريعك ويتيح لك تخصيص وقتك ومواردك بشكل أفضل.
التخطيط المسبق
يمكن أن يساعدك وجود خطة عمل واضحة على الاستعداد والبدء بسرعة. كما يمكن أن يقلل من قلقك ويعطيك فكرة عما ينتظرك.
يؤمن بعض خبراء الإنتاجية بإطار "الثلاثة الأوائل"، حيث تضع قائمة بالمهام الثلاثة التي يجب القيام بها كل يوم. هذه هي المهام المهمة للغاية — عادةً ما تكون المهام ذات الأولوية 1 و 2 التي تتطلب الكثير من العمل الجاد وتقريبك من تحقيق أهدافك.
إذا كنت من الأشخاص الذين يؤجلون العمل، يمكنك أيضًا إضافة إطار عمل آخر إلى هذا الإطار، وهو "أكل الضفدع". وهذا يعني أنك تقوم بأكبر المهام وأصعبها أول شيء في الصباح.
هذا يزيل عبئًا ثقيلًا عن كاهلك. ويمنحك جرعة من الدوبامين لتساعدك على قضاء بقية اليوم (والأسبوع).
الاستفادة من فترات الراحة بشكل فعال
تعد جدولة فترات الراحة بنفس أهمية جدولة المهام. تساعدك فترات الراحة على التركيز بشكل أفضل على المدى القصير، وإدارة مستويات التوتر، وتجنب الإرهاق على المدى الطويل.
يمكن أن تساعدك أخذ استراحات قصيرة لمجرد المشي أو تناول القهوة مع زميل في العمل على الاسترخاء والراحة. إذا كنت تعمل من المنزل، يمكنك اصطحاب كلبك في نزهة. الحيوانات الأليفة وأشعة الشمس هي أفضل مزيج لتحسين مزاجك.
هل يومك حافل؟ اقضِ خمس دقائق في ممارسة التنفس العميق أو تمارين الإطالة أو اليوغا على الكرسي، وستجد نفسك تنشط.
إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها الانتباه إلى فترات الراحة هي استخدام تقنية بومودورو — اعمل لمدة 25 دقيقة ثم خذ استراحة لمدة 5 دقائق. للعمل المكثف، يمكنك تعديل هذه التقنية إلى 50 دقيقة من العمل و 10 دقائق من الراحة، طالما أنك تأخذ استراحة قصيرة بين الدورات.
هناك طريقة أخرى لجدولة استراحاتك وهي حجز الوقت. قم بإنشاء فترات زمنية محددة للمهام المهمة، وجدول استراحات قصيرة للراحة والاسترخاء، أو قم بالتناوب بين فترات العمل المركزة وفترات الراحة لإدارة وقتك (وأولوياتك) بشكل أفضل.
إذا كنت تستخدم ClickUp كأداة لإدارة المهام الشخصية أو العملية، فإننا نوصي بشدة باستخدام قالب ClickUp Daily Time Blocking Template. يتيح لك هذا القالب تقسيم يومك إلى فترات صباحية ومسائية ومسائية وإضافة مهام محددة (ووقت الراحة) على مدار اليوم.
كما أنه يمنحك فكرة عن خطتك اليومية، ويتتبع ساعات ذروة إنتاجيتك، ويضمن حصولك على وقت كافٍ للاسترخاء واستعادة طاقتك.
نصائح تنظيمية لزيادة الإنتاجية
هل تعلم أن البيئة المزدحمة يمكن أن تزيد من مستويات الكورتيزول لديك؟
وجدت ورقة بحثية أن القشرة البصرية للشخص يمكن أن تغمرها أشياء لا علاقة لها بمهمة معينة. وهذا يجعل التركيز أكثر صعوبة.
لهذا السبب من المهم الحفاظ على نظافة وتنظيم مكان عملك، سواء كان مكتبًا أو مكتبًا منزليًا.
عندما تصل إلى العمل أو تجلس لبدء يومك، خذ بضع دقائق لتنظيم مكتبك. من خلال إزالة الفوضى وتنظيم الأوراق وترتيب الأشياء المتناثرة، يمكنك إنشاء مساحة عمل نظيفة وجذابة تعزز الكفاءة والإنتاجية.
التواصل والاجتماعات يوم الاثنين
أحد الأسباب الشائعة لضغوط يوم الاثنين هو مواجهة صندوق بريد مزدحم. قد يستغرق الرد على عشرات الرسائل الإلكترونية ورسائل SMS والرسائل الداخلية الأخرى الكثير من وقتك. قبل أن تدرك ذلك، تكون قد فقدت السيطرة على يومك.
ثم هناك اجتماعات صباح يوم الاثنين — تحديثات الحالة، والاجتماعات اليومية، والمكالمات الاستراتيجية الأسبوعية. كلها يمكن أن تستهلك يومك، مما يعني أنك لن تنجز أيًا من عملك الفعلي ذي التأثير الكبير.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك اتباعها لتجنب ذلك:
- تناول الضفدع أولاً: أخبر زملائك في الفريق أنك سترد على رسائلهم في النصف الثاني من اليوم حتى تتمكن من إنجاز مهامك المهمة أولاً
- اعتمد أساليب الاتصال غير المتزامن: قلل عدد الاجتماعات من خلال مشاركة تحديثات الحالة بشكل غير متزامن. انشرها على أداة الاتصالات الداخلية، واترك تعليقات على المستندات والمهام، والأهم من ذلك، اخلق ثقافة عمل لا يشعر فيها أعضاء الفريق بالضغط للرد على الفور
- استخدم مقاطع الفيديو: كلما احتجت إلى شرح شيء ما، أرسل تسجيلات فيديو بدلاً من تحديد موعد مكالمة. هذا يتيح لزملائك في الفريق الرد في الوقت الذي يناسبهم
- نقل اجتماعات يوم الاثنين إلى يوم الجمعة (السابق): من خلال هذا التغيير البسيط، يمكنك تقليل المقاطعات يوم الاثنين وإعطاء الجميع فكرة واضحة عما يمكنهم توقعه في الأسبوع القادم. سيسمح ذلك للموظفين بالبدء في عملهم بمجرد بدء الأسبوع
إذا كنت تخطط لدمج أنظمة اتصال غير متزامنة في مكان عملك، فإن ClickUp يمكن أن يكون مفيدًا لك. استخدمه كأداة شاملة للتعاون في مشاريعك ووثائقك والمزيد من مكان واحد.
باستخدام ClickUp، يمكنك ترك تعليقات سياقية على كل مهمة أو مستند والتعاون على المستندات بشكل غير متزامن عن طريق ترك تعليقات أو وضع علامات على DRIs. يمكنك حتى مشاركة تسجيلات فيديو تشرح التعليقات أو المفاهيم المعقدة باستخدام ClickUp Clips.
قائمة مهام الإنتاجية ليوم الاثنين
لقد لخصنا أفضل نصائحنا لزيادة الإنتاجية في أيام الاثنين في قائمة مرجعية سهلة الاستخدام. انسخها في مخططك الرقمي أو اطبعها (أو اطبع عدة نسخ!) وحقق أهدافك!
- ابدأ يومك مبكرًا [الاثنين]
- خطط لأسبوعك مسبقًا [يوم الجمعة قبل مغادرة العمل]
- حدد أولويات مهامك [يوم الجمعة قبل مغادرة العمل أو يوم الأحد]
- تخلص من المهام ذات القيمة المنخفضة أو فوضها [الاثنين]
- استخدم أنظمة الإنتاجية مثل Eat the Frog أو Getting Things Done لإنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً
- راجع مهامك واضبط خطتك حسب الحاجة
- استفد من فترات الراحة طوال اليوم [الاثنين]
- استخدم أداة إنتاجية رقمية مثل ClickUp لتبقى منظمًا [طوال اليوم]
ابدأ أسبوعك بالطريقة الصحيحة مع ClickUp
إذا كنت تفتقر إلى الحافز في صباح يوم الاثنين أو تجد أن طاقتك العقلية في أدنى مستوياتها في بداية الأسبوع، فإن نظام التنظيم والإنتاجية يمكن أن يساعدك في بناء روتين فعال.
يمكن أن تساعدك منصة الإنتاجية مثل ClickUp في التخطيط للأسبوع المقبل. فهي تأتي مع مجموعة كاملة من الأدوات — أداة تتبع الوقت، ألواح بيضاء رقمية، أدوات إدارة المهام، والمزيد — لمساعدتك في إنشاء روتين بسيط وغير معقد. خطط مسبقًا وابدأ أسبوعك بأفضل ما لديك. اشترك مجانًا، ونظم أسبوعك بالكامل، وابدأ يوم الاثنين بطاقة متجددة!