بعبارة بسيطة: تدوين الملاحظات يجعل أي عصف ذهني أو عملية أو اجتماع مشروع أفضل للجميع.
إنه محرك قوي لبناء ثقافة عمل منتجة للمستقبل. لكن البشر ليسوا آلات، لذلك نحن بحاجة إلى الأنظمة المناسبة لتذكر واسترجاع المعلومات التي سمعناها.
هل تعلم أن ذاكرتك تبدأ في التراجع خلال الـ 24 ساعة الأولى التي تعلمت فيها شيئًا ما لأول مرة؟ وهذا ما يسمى منحنى النسيان . وهو يقيس مدى سرعة نسياننا للمعلومات بمرور الوقت _إذا لم نحاول الاحتفاظ بها.
لا يقتصر الأمر على قوة الذاكرة في الاحتفاظ بالمعلومات من الاجتماعات، ولكن نهج التقاط المعلومات وتوصيلها لأنفسنا وللآخرين.
في هذا الدليل، نقدم لك النماذج والأدوات والنصائح لتحويل الاجتماع الافتراضي والشخصي الإنتاجية حتى تشعر بالثقة في نظام تدوين الملاحظات الخاص بك!
أنواع ملاحظات الاجتماعات
مثلما توجد أنواع مختلفة من الاجتماعات، هناك أيضًا أنواع مختلفة من ملاحظات الاجتماعات. يقدم هذا القسم دليلاً شاملاً لمساعدتك في العثور على أفضل طريقة تناسب أسلوبك في تدوين الملاحظات.
ملاحظات كورنيل: هذا تنسيق منهجي لتكثيف الملاحظات وتنظيمها، مما يسهل مراجعتها. تنقسم الصفحة إلى ثلاثة أجزاء: الإشارات (الأسئلة أو النقاط الرئيسية على اليسار)، والملاحظات (معلومات مفصلة من الاجتماع على اليمين)، وملخص في الأسفل.
الملاحظات الرباعية: تتضمن هذه الطريقة تقسيم صفحتك إلى أرباع (أو مربعات) مثل ملاحظات، مهمة، وأقل أهمية، وتفويض، وتأجيل. يتم استخدام كل ربع لأنواع مختلفة من الملاحظات، مما يسمح بتعيين أولوية التنفيذ للمتابعة.
ملاحظات الخريطة الذهنية: إذا كنت تفضل التمثيل المرئي، فقد يكون نهج الخريطة الذهنية مناسبًا لك. ابدأ من الموضوع الرئيسي وأنشئ فروعًا لمواضيع مختلفة، واملأ كل فرع بالملاحظات ذات الصلة. مثالي لجلسات العصف الذهني.
المخطط التفصيلي: تبدأ هذه الطريقة بالموضوعات الرئيسية وتنتقل إلى التفاصيل بطريقة منظمة. إنها طريقة رائعة لتوثيق المحاضر لأن النقاط الرئيسية من جدول الأعمال مقسمة بالفعل.
الرسم البياني: هذا الأسلوب القائم على التقسيم والتجزئة مفيد لتسجيل عدة أنواع محددة من المعلومات. قم بإنشاء مخطط وملء خلاياه بالنقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع.
ملاحظات الجمل: تتضمن هذه الطريقة المباشرة ببساطة تدوين كل نقطة كجملة موجزة عند ظهورها أثناء الاجتماع، دون أي تنسيق إضافي.
تقدم كل طريقة من هذه الطرق ميزة مختلفة. وجميعها متوافقة مع ClickUp Docs، لذا يمكنك اختيار الطريقة التي تتوافق بشكل أفضل مع أسلوبك واحتياجات الاجتماع. سواء كانت البنية العضوية لملاحظات الخرائط الذهنية أو التركيز الموجه نحو المهام لملاحظات بند العمل، فهناك طريقة ستساعدك على زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد أثناء وبعد كل اجتماع.
العناصر الرئيسية التي يجب تضمينها في ملاحظات الاجتماعات
تعتبر مذكرة الاجتماع المنظمة والمفصلة بشكل جيد ومفصّلة من العناصر الأساسية لإنتاجية العمل. فهي تساعدك على الاحتفاظ بسجل للأفكار والإجراءات والقرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع. إليك بعض العناصر الرئيسية التي يجب تضمينها في ملاحظات الاجتماع:
تفاصيل الاجتماع: تضمين تاريخ الاجتماع ووقت بدايته ونهايته وموقعه (الفعلي أو الافتراضي).
قائمة الحضور: قم بتوثيق جميع الحاضرين وأدوارهم للرجوع إليها. اذكر ما إذا كان هناك شخص غائب أو إذا كان هناك ضيوف ضيوف مميزون حضروا الاجتماع.
جدول أعمال الاجتماع: اذكر المواضيع التي تم التخطيط لها في الاجتماع. هذا يحدد هيكل ملاحظاتك ويساعدك على استعراض نقاط المناقشة الرئيسية بترتيب منطقي.
نقاط المناقشة: يشكل هذا الجزء الأكبر من ملاحظاتك. احرص على تدوين الحجج والآراء والأفكار والأسئلة الرئيسية التي طرحت فيما يتعلق بكل بند من بنود جدول الأعمال.
القرارات المتخذة: قم بتوثيق القرارات الرئيسية. من اتخذها؟ ما البدائل التي تم النظر فيها؟ اذكر مبررات القرار للرجوع إليها مستقبلاً.
بنود الإجراءات المتخذة: حدد من المسؤول عن ماذا (المهام أو المتابعة) بعد الاجتماع. يجب أن تذكر من هو المكلف بكل إجراء، وما هو هذا الإجراء، وتاريخ الاستحقاق إذا تم تحديده.
الخطوات التالية والمواعيد النهائية: حدد ما الذي يجب أن يحدث بعد ذلك، ومن المسؤول، ومتى يجب أن يكتمل بحلول الموعد المحدد. وهذا يضمن أن يكون الجميع على دراية بمسؤولياتهم للمضي قدمًا.
الأسئلة والأجوبة: قم بتوثيق أي أسئلة طُرحت والإجابات عليها. إذا لم تكن الإجابة متاحة، دوّن من سيجد الإجابة ومتى.
حقائق وإحصاءات مهمة: سجّل الأرقام أو البيانات أو الحقائق أو الإحصاءات المهمة التي تم الاستشهاد بها. قد تكون مفيدة للرجوع إليها في المستقبل، أو عند العمل على المهام والمشاريع ذات الصلة.
المرفقات: إذا تمت مشاركة أي مستندات أو تمت مناقشتها خلال الاجتماع، فقم بتضمينها أو رابط لها في ملاحظاتك.
من خلال دمج هذه العناصر الرئيسية في ملاحظات الاجتماع، ستنشئ سجلاً شاملاً من شأنه أن يجعل إجراءات المتابعة واضحة، ويعزز المساءلة، ويكون بمثابة مورد قيّم لمن فاتهم الاجتماع - كل ذلك مع تحسين إنتاجية فريقك وتواصله.
كيف تدوّن أفضل ملاحظات الاجتماع (6 استراتيجيات رئيسية)
قبل الاجتماع
النصيحة 1: تقاسم مسؤوليات جدول أعمال الاجتماع 
في Reclaim.ai
تقرير اتجاهات الإنتاجية ، علموا أن المهنيين يقضون في المتوسط 21.5 ساعة في الاجتماعات - أكثر من نصف أسبوع العمل القياسي!
الاجتماعات المثمرة ضرورية لنجاح الأعمال التجارية السليمة والمتنامية. وبصفتك قائد فريق أو مدير مشروع أو مسؤول تنفيذي، فأنت مكلف برعاية العمليات والأنشطة بحيث يكون لدى كل موظف أدوات الاجتماعات والموارد اللازمة لإنجاز العمل
استخدم
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/itinerary-templates// قالبمسارالمسار %/%href/_
للتخطيط لاجتماعك القادم*_
اسمح للحاضرين في اجتماعك بالمساهمة في جدول أعمال الاجتماع. سيحقق ذلك أمرين مهمين:
- أن يكون لدى الحاضرين فكرة جيدة عنإيقاع الاجتماع وكيف سيتم قضاء وقتهم
- ستكون ملاحظاتك أكثر ثراءً من حيث المعلومات والسلطة لأن وجهات النظر المختلفة والخبرة في الموضوع والمعرفة منظمة في مكان واحد
نصيحة 2: استخدم جدول أعمال الاجتماع لتدوين الملاحظات
قم بتدوين جدول أعمال الاجتماع هو أفضل بيئة لتدوين ملاحظات الاجتماع لأنك تكون قد حددت بالفعل جميع المواضيع والنقاط الرئيسية والأسئلة والأهداف في مكان واحد. خاصةً عندما تقوم بتيسير الاجتماع و تدوين الملاحظات، فهي تحدي التوفيق بين كلا النشاطين .
يساعدك جدول الأعمال على الانتقال من موضوع إلى آخر أثناء مراقبة تقدم الاجتماع. في حالة حدوث الكثير من المحادثات الجانبية وخروج الحاضرين في الاجتماع عن الموضوع، يمكنك توجيه الجميع إلى المسار الصحيح. إذا تأخرت عن الوقت المحدد، يمكنك تخطي أو تسريع المواضيع الأقل أهمية.
والأهم من ذلك، يجب أن تتجنب المشاكل (والتوتر غير الضروري) من التبديل ذهابًا وإيابًا بين جدول أعمال الاجتماع وصفحة فارغة للملاحظات.
إذا كنت تتحمل مسؤولية تدوين محضر الاجتماع -المحاضر والقرارات التي يتم تسجيلها في الاجتماعات الرسمية التي تتطلب موافقة القيادة العليا- تحقق من نماذج محاضر الاجتماعات المجانية المتنوعة:
- نموذج محضر اجتماع البناء
- قالب محضر اجتماع جمعية الآباء والمعلمين
- قالب محضر اجتماع المبيعات
- نموذج محضر اجتماع المساهمين
- قوالب الاجتماع الفردي
- قالب محضر الاجتماع
- برنامج الاجتماعات الفردية
التقط محضر الاجتماع بتنسيق منظم باستخدام قالب محضر اجتماع ClickUp
أثناء الاجتماع
نصيحة 3: تصفية المعلومات الأكثر أهمية
في مكان ما بين الملاحظات و الإعجابات، توجد تفاصيل مهمة يجب الانتباه إليها عندما يتحدث الشخص في تيار من الوعي. ولكن مع القليل من السياق والثقة والإبداع، ستصبح ساحرًا في تدوين الملاحظات في أي سيناريو اجتماع .
إليك ما يبدو عليه هذا
استمع إلى القرائن والإشارات التي يقدمها لك المتحدث لمعرفة السياق
القاعدة الأساسية هي أن تكون مستعداً لكل شيء. ولكن استمع إلى أي تركيز على ما يقوله المتحدث، والأسئلة التي يطرحها، والتفسيرات التي يقدمها لك، والتي من شأنها أن تؤثر على المشروع/المهمة/الهدف.
كن واثقًا واطلب من المتحدث توضيح ما يقوله المتحدث
أن تلخص نقطة واحدة ولا تسمع التفاصيل الرئيسية للنقطة التالية هو أمر نواجهه جميعًا أثناء تدوين الملاحظات! إذا كنت تائهًا فيما يقوله المتحدث، فمن المحتمل أن يكون الحاضرون الآخرون كذلك! فآخر شيء تريد القيام به هو مشاركة معلومات خاطئة. سيتم الرجوع إلى ملاحظات الاجتماع هذه في وقت لاحق، لذا فأنت بحاجة إلى الحقيقة ولا شيء غير الحقيقة! (سيشكرك أعضاء فريقك لاحقًا)
كن مبدعًا وراقب من حولك
هل هناك شخص ما في مكان عملك يتقن إنتاجية الاجتماعات في كل مرة؟ من الذي يجعل ملاحظات الاجتماعات والمحادثات الجيدة تبدو سهلة للغاية؟ خذ صفحة ذهنية من كتابهم وراقب كيف يجعلون الأشخاص في الغرفة متفاعلين ومتحمسين. ما ينتج عن جودة اجتماعاتهم هو ملاحظات الاجتماعات الواضحة التي تلهم العمل.
إذا لم يكن لديك شخص يتبادر إلى ذهنك هذا الشخص، فنحن معك! نحن مهووسون في ClickUp بالتركيز على الكفاءة والمخرجات.
تنزيل دليل مستندات ClickUp
مفتاح نجاح إنتاجية الاجتماعات لدينا هو التنظيم نحو العمل. لدينا مستندات ClickUp يتم تعبئتها دائمًا للفرق في كل منطقة زمنية للحصول على المعلومات التي يحتاجونها على الفور.
فيما يلي نظرة خاطفة على الأقسام الأربعة القياسية في ملاحظات اجتماعاتنا: عناصر العمل، والموارد المطلوبة، والمتابعة، وملخص المحادثة.
كتابة ملاحظات الاجتماع في ClickUp Docs
نصيحة 4: ضع علامة على أعضاء الفريق في المستند للمتابعة
العمل مع فرق متعددة الوظائف ومتعددة المناطق الزمنية يستدعي مساءلة مساعدة يد المساعدة . يقفز الأشخاص من اجتماع إلى آخر وقد ينسون إكمال بنود العمل أو المتابعة.
هل تتذكر منحنى النسيان؟
تستخدم فرق ClickUp ميزتي @الإشارة والتعليق بانتظام داخل المستندات لتتبع العمل وتحديثه والتعاون بشأنه. وهذا مثالي للحفاظ على محادثاتنا الجانبية ذات الصلة وأفكار "لقد تذكرت للتو!".
عندما تتم الإشارة إلى الأشخاص في تعليق، سيشاهدون أسماءهم مميزة في موجز الإشعارات.
حدد الاستدعاءات المهمة وعناصر الإجراءات أثناء فحص الإشعارات الخاصة بك
بعد الاجتماع
النصيحة 5: حافظ على الزخم من خلال ملخص الاجتماع
تعامل مع هذه النصيحة بعقلية أن لا أحد لديه الوقت لقراءة ملاحظات الاجتماع. خاصةً إذا كانت الإدارة بحاجة إلى حالة سريعة أو ملخص سريع لما حدث، فستحتاج إلى تقديم هذه النظرة العامة الموجزة في مكان خالٍ من الاحتكاك.
يجب أن يكون لكل اجتماع مهمة مخصصة ومتكررة لربط أعضاء الفريق المعنيين والمستندات وحتى المهام الأخرى للاجتماعات السابقة والحالية والمستقبلية.
كيف يعمل: قم بنشر ملخص للنقاط الرئيسية في المهمة مع ربط ملاحظات الاجتماع. ستوفر على نفسك وعلى الآخرين الوقت في المستقبل من البحث عن المعلومات. هذا يربط جميع الأعمال في مساحة عمل مركزية واحدة وبعيداً عن البريد الوارد.
إذا كنت تشعر بالفضول بشأن ClickUp وتريد البدء بالتنظيم الأساسي، قم بإنشاء مهام لتنظيم جميع ملاحظات اجتماعك- بدء المشروع واحتفالات رشيقة، و تأهيل الموظفين الجدد -ابدأ بـ قالب الاجتماع !
تنزيل قالب مجلد الاجتماعات
يعد إنشاء هذا المورد أيضًا أداة قيّمة لقادة الفرق لمراقبة عدد ونوعية الاجتماعات التي يشارك فيها الجميع!
إنشاء قائمة نقر فوق قائمة لتركيز الاجتماعات المتكررة ليتمكن الجميع من عرضها
النصيحة 5: استخدام الذكاء الاصطناعي لتلخيص الملاحظات وإعادة صياغتها وتنسيقها
في عالم يعتمد على التكنولوجيا الرقمية، يلعب الذكاء الاصطناعي (AI) دوراً هاماً في تحسين الإنتاجية. ويكتسب ذلك أهمية خاصة عندما يتعلق الأمر بملاحظات الاجتماعات. فبدلاً من تلخيص المحتوى وإعادة صياغته وتنسيقه يدويًا، يمكنك الآن الاستفادة من إمكانات الذكاء الاصطناعي لأداء هذه المهام بسرعة ودقة. ClickUp Brain ، وهي أداة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، أثبتت أنها أداة تغير قواعد اللعبة في هذا الصدد. تم تصميم ClickUp Brain لمساعدتك على التنقل بين الكميات الكبيرة من بيانات الاجتماعات بشكل أكثر فعالية. ويمكنه قراءة ملاحظات الاجتماعات، واستخراج النقاط الرئيسية، وتقديم ملخصات موجزة. ويصبح توليد استنتاجات سريعة من المناقشات الطويلة أسهل، مما يوفر لك وقتاً ثميناً لمهام أخرى مهمة.
إنشاء ملاحظات دقيقة للاجتماعات دون عناء مع ClickUp Brain
لم تعد إعادة الصياغة مهمة تتطلب عبئًا إدراكيًا كبيرًا. فمع ClickUp Brain، تتم إعادة كتابة الأفكار بكلمات مختلفة تلقائيًا لتجنب أي حالات انتحال وضمان تمثيل فريد للأفكار.
بالإضافة إلى التلخيص وإعادة الصياغة، يعد تنسيق الملاحظات أمرًا بالغ الأهمية لتعزيز سهولة القراءة وتسهيل الرجوع السريع إلى المراجع. يساعدك ClickUp Brain في هيكلة ملاحظاتك بوضوح باستخدام الرؤوس والنقاط وأنماط النص المختلفة للتأكيد على المعلومات الأساسية.
باستخدام ClickUp Brain، يمكنك إنشاء رؤى تلقائيًا من ملاحظات اجتماعك، والتقاط مجموعة كاملة من الأفكار والأفكار والقرارات وعناصر الإجراءات في شكل سهل الهضم. فهو لا يعزز من إنتاجيتك أثناء الاجتماع فحسب، بل يضمن أيضًا المتابعة الفعالة من خلال توفير النتائج البارزة والإجراءات المطلوبة على الفور.
استفد من قوة الذكاء الاصطناعي في تدوين الملاحظات مع ClickUp Brain، وحوِّل اجتماعاتك الروتينية إلى أرض خصبة استراتيجية للذكاء القابل للتنفيذ.
من المستفيد من تدوين ملاحظات الاجتماعات؟
- المقاولون: تدوين ملاحظات الاجتماعات أمر ضروري للمقاولين لتتبع أي قرارات تم اتخاذها أو تغييرات يجب تنفيذها. يتيح لهم تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع البقاء منظمين والتأكد من حصولهم على التفاصيل الصحيحة من المناقشة.
- شركات الشركات: يسمح تدوين ملاحظات الاجتماع للشركات بتتبع المحادثات والقرارات المهمة التي تم اتخاذها. يساعد ذلك على ضمان أن يكون جميع المشاركين في الاجتماع على نفس الصفحة، وأن يكون جميع أعضاء الفريق على علم بأي تغييرات أو تحديثات.
نصيحة إضافية: تسجيل ملاحظات الاجتماع القصيرة على الفور
هل يبدو Google Drive الخاص بك مثل هذا؟
مثال على القيام بالأشياء بالطريقة الصعبة في Google Drive
يحدث ذلك لأفضلنا!
سترغب أحيانًا في تدوين ملاحظات سريعة لعينيك فقط أو تفريغ الأفكار في ذهنك أثناء إجراء مكالمة هاتفية أو اجتماع عبر تطبيق Zoom. تكمن المشكلة في أنه يصبح من المستحيل تقريبًا العثور على تلك المعلومة الوحيدة التي _تعلم أنك قمت بتسجيلها.
في هذه السيناريوهات، لا تستخدم مستند جوجل. وبدلاً من ذلك، استخدم ClickUp Notepad - رفيق الجيب الرقمي المثالي ل تدوين الملاحظات .
إنشاء المهام من مفكرة ClickUp
تعرّف على المفكرة
يمكنك الوصول إلى المفكرة من متصفحك أو جهازك المحمول لإنشاء مستودع للأفكار وقوائم المراجعة والمهام شبه الجاهزة في مكان واحد! تتضمن مفكرة ClickUp Notepad أيضًا:
- أوامر /الأوامر المائلة: تنسيق ملاحظتك بالعناوين، والخطوط العريضة، والقوائم، وغير ذلك الكثير
- السحب والإفلات: أضف الصور والصور المتحركة ومقاطع الفيديو وغيرها من الملفات مباشرةً إلى ملاحظاتك
- البحث: ابحث في ملاحظاتك عن طريق الكلمات الرئيسية الموجودة في عنوان الملاحظة أو وصفها
- أرشفة/إلغاء الأرشفة: أرشفة ملاحظتك أو إلغاء أرشفتها
- تحويل: تحويل: تحويل ملاحظتك إلى مهمة - أو إلى مستند!
اعتبار أخير لأفضل تجارب تدوين الملاحظات في الاجتماعات: ستتطور استراتيجياتك في تدوين الملاحظات وتفضيلاتك مع مرور الوقت. عندما تبحث عن الأداة المثالية لتدوين الملاحظات، عليك أن تعطي الأولوية للتخصيص والمرونة.
يجب أن توفر لك الأداة التي تختارها وقتك، لا أن تستهلك طاقتك. إنفاق طاقتك على أمور مثل تدوين الملاحظات يبعدك عن العمل الذي يحرك الإبرة في مهامك ومشاريعك.
نحن نعلم أنك ستحب أداة ClickUp Notepad Notepad و Docs لإنشاء أفضل نظام لتدوين الملاحظات حتى الآن. إذا كنت بحاجة إلى العمل على أي تحديات في إنتاجية الاجتماعات، تواصل معنا في أي وقت! قم بالتسجيل في ClickUp اليوم !