8 ứng dụng quản lý công việc tốt nhất dành cho người dùng Mac năm 2026

Danh sách công việc trên Mac của bạn có thể bao gồm một ý tưởng bạn muốn ghi nhớ, hoặc một việc cần theo dõi từ cuộc họp hôm qua. Việc ghi chúng vào danh sách chỉ là một phần của công việc. Việc sắp xếp các chi tiết liên quan lại với nhau và biết được điều gì cần được ưu tiên xử lý tiếp theo mới là phần khó khăn.

Ứng dụng quản lý tác vụ tốt nhất cho Mac phụ thuộc vào cách bạn xử lý công việc. Bạn có thể cần một cách nhanh chóng để ghi lại các công việc trong khi một ứng dụng khác đang mở, hoặc một chế độ xem chia sẻ để đồng nghiệp có thể kiểm tra tiến độ mà không cần phải hỏi cập nhật.

Khi yếu tố chuyển giao công việc, chẳng hạn như việc nhận email, được đưa vào phương trình, các danh sách công việc cá nhân sẽ không còn hiệu quả. Một thí nghiệm thực địa với sự tham gia của 7.137 nhân viên tri thức cho thấy trước khi nghiên cứu bắt đầu, mỗi người tham gia trung bình dành 11,7 giờ mỗi tuần để đọc và trả lời email. Và chính quá trình tốn nhiều nỗ lực như vậy là điều bạn cần xem xét kỹ lưỡng khi lựa chọn công cụ phù hợp.

Hướng dẫn này so sánh tám lựa chọn, bao gồm cách thức hoạt động của chúng trên Mac, các kế hoạch dịch vụ bao gồm những gì, và những giới hạn nào có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng hàng ngày của bạn.

Tổng quan về 8 ứng dụng quản lý công việc tốt nhất dành cho Mac

Bạn nên chú ý những yếu tố nào khi chọn ứng dụng quản lý công việc cho Mac?

Một ứng dụng quản lý công việc tốt trên Mac phải cho phép ghi chú ngay lập tức, tương thích với mọi thiết bị bạn sử dụng và quản lý hiệu quả những người phụ thuộc vào các công việc của bạn. Hãy sử dụng các câu hỏi sau để đánh giá từng lựa chọn, và tham khảo các ví dụ về danh sách việc cần làm của chúng tôi nếu bạn muốn biết cách người khác tổ chức danh sách của họ.

Tại sao ứng dụng quản lý công việc tốt nhất cho Mac lại phụ thuộc vào người giao công việc?

Người giao công việc sẽ quyết định những thông tin bạn cần lưu giữ kèm theo công việc đó. Đối với một công việc do chính bạn đặt ra, chỉ cần tiêu đề và nhắc nhở là đủ. Yêu cầu từ khách hàng có thể cần thêm bản tóm tắt ban đầu, thời hạn đã thỏa thuận và bản ghi các thay đổi. Công việc được chia sẻ với đồng nghiệp có thể cần chỉ định người chịu trách nhiệm và trạng thái mà cả hai bên đều có thể cập nhật.

Đó là lý do tại sao bài tổng hợp này đánh giá từng ứng dụng dựa trên một câu hỏi: Ứng dụng đó có thể theo dõi một công việc từ khi được yêu cầu ban đầu cho đến khi hoàn thành mà không bắt bạn phải lưu trữ chi tiết ở nơi khác không?

Chúng tôi áp dụng câu hỏi này vào ba tình huống:

Một ứng dụng không nhất thiết phải xử lý cả ba chức năng này một cách hoàn hảo như nhau mới được liệt kê ở đây. Một ứng dụng lập kế hoạch cá nhân vẫn có thể quản lý các yêu cầu của khách hàng nếu bạn là người duy nhất đang theo dõi chúng. Giới hạn chỉ xuất hiện khi người khác cần thông tin trong danh sách riêng tư của bạn, hoặc khi việc duy trì danh sách đó luôn cập nhật đồng nghĩa với việc phải cập nhật một hệ thống thứ hai.

Do đó, mỗi bài đánh giá đều chỉ ra tình huống mà ứng dụng xử lý tốt nhất và thời điểm cần phải sử dụng công cụ khác hoặc thực hiện các bước thủ công. Điều này cũng giúp phân biệt rõ ràng giữa quản lý công việc và quản lý dự án: ghi lại công việc tiếp theo là một yêu cầu; còn việc điều phối công việc xung quanh công việc đó lại là một yêu cầu khác.

8 ứng dụng quản lý công việc tốt nhất dành cho Mac

1. Things 3 (Lựa chọn tốt nhất cho kế hoạch cá nhân trên nền tảng Mac với mức giá trả một lần)

Things 3 là ứng dụng quản lý công việc cá nhân do Cultured Code phát triển dành cho các thiết bị Apple, và điều này thể hiện rõ qua trải nghiệm sử dụng. Bạn có thể sắp xếp các công việc từ hộp thư đến vào các Khu vực (Areas) và Dự án (Projects), sau đó chọn công việc cần thực hiện trong mục Hôm nay (Today). Bật tính năng tích hợp lịch để xem các sự kiện của bạn cùng với các công việc đó. Ứng dụng này đã hai lần giành giải Apple Design Award.

Chính những tính năng dành riêng cho Mac đã giúp ứng dụng này giành vị trí đầu bảng trong danh sách này. Sau khi bật Things Cloud và Mail to Things, một địa chỉ chuyển tiếp riêng tư sẽ cho phép bạn biến một yêu cầu qua email thành một công việc, với tiêu đề email làm tên công việc và nội dung email làm ghi chú. Khi người quản lý giao cho bạn ba công việc cần theo dõi vào cuối cuộc gọi Zoom, một phím tắt sẽ mở Quick Entry để bạn có thể nhập và lưu từng công việc mà không cần rời khỏi cuộc gọi.

Mô hình định giá của ứng dụng này rất đáng để bạn cân nhắc trong kế hoạch của mình. Các ứng dụng dành cho Mac, iPhone, iPad và Vision Pro được bán riêng lẻ dưới dạng mua một lần; ứng dụng dành cho Apple Watch được tích hợp sẵn trong ứng dụng dành cho iPhone. Tính năng đồng bộ hóa qua Things Cloud là miễn phí.

Things không có trợ lý AI tích hợp riêng; phiên bản 3.24 đã bổ sung tính năng tích hợp với Siri AI và Spotlight trên macOS 27. Siri AI hiện đang ở giai đoạn beta, với các hạn chế về thiết bị, ngôn ngữ và khu vực.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Things chỉ hoạt động trên các thiết bị phần cứng của Apple. Ứng dụng này không có phiên bản dành cho Windows, Android hay trình duyệt web, và không hỗ trợ danh sách chia sẻ hay phân công công việc. Bạn có thể theo dõi các yêu cầu từ người khác một cách riêng tư, nhưng nếu ai đó cần theo dõi hoặc cập nhật cùng một công việc, bạn sẽ cần một công cụ chia sẻ riêng biệt.

Những đánh giá thực tế từ người dùng về Things 3

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi rất ấn tượng với giao diện gọn gàng của ứng dụng. Giao diện không làm bạn choáng ngợp bởi quá nhiều tùy chọn, nhưng vẫn cung cấp đủ cấu trúc cần thiết để giúp bạn duy trì sự tổ chức. Việc thêm công việc diễn ra rất dễ dàng, và tính năng ghi chú nhanh là một điểm cộng lớn khi những ý tưởng hay nhắc nhở bất chợt nảy ra trong đầu bạn.

2. Todoist (Tốt nhất để ghi chú bằng ngôn ngữ tự nhiên trên Mac, Windows và điện thoại)

Todoist là ứng dụng danh sách việc cần làm đa nền tảng của Doist, có sẵn trên Mac, Windows, web và điện thoại. Điểm mạnh chính của ứng dụng này là tính năng Smart Quick Add: bạn chỉ cần nhập công việc bằng ngôn ngữ thông thường, và Todoist sẽ tự động nhận diện các chi tiết như ngày tháng, dự án và mức độ ưu tiên.

Một freelancer có thể nhập “Gửi hóa đơn cho Acme vào mỗi thứ Sáu #Quản trị viên p1” vào ứng dụng trên Mac để tạo một công việc định kỳ, ưu tiên hàng đầu trong dự án Quản trị viên. Với cùng một tài khoản, công việc đó cũng có thể truy cập được trên máy tính xách tay Windows dùng cho công việc hoặc điện thoại Android. Điều này giúp Todoist trở nên hữu ích trong việc tổ chức công việc mà bạn tự quản lý, bao gồm cả các yêu cầu từ khách hàng, trên nhiều thiết bị khác nhau.

Todoist Assist bổ sung các phương thức mới để ghi lại và sắp xếp công việc. Ramble chuyển đổi các câu mô tả nhiệm vụ bằng giọng nói thành các công việc riêng biệt, trong khi Filter Assist tạo bộ lọc từ yêu cầu bằng ngôn ngữ thông thường. Gói Beginner miễn phí bao gồm 10 phiên mỗi tháng được chia sẻ giữa Ramble và Task Capture Assist. Các gói trả phí cung cấp số phiên không giới hạn (tuân theo các giới hạn sử dụng hợp lý), cùng với Task Assist, tính năng có thể đề xuất các công việc con trên máy tính để bàn và trình duyệt web.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Todoist hỗ trợ cộng tác, nhưng các dự án cá nhân bị giới hạn ở năm người. Gói Business bổ sung không gian làm việc dành riêng cho nhóm, các vai trò trong nhóm, thư mục và giới hạn dự án cao hơn. Nếu bạn định sử dụng ứng dụng này cho công việc chia sẻ, hãy kiểm tra các giới hạn đó so với số lượng người và dự án liên quan thay vì giả định rằng kế hoạch cá nhân sẽ đáp ứng đủ nhu cầu của nhóm. Để so sánh với không gian làm việc ưu tiên tài liệu, hãy xem bài phân tích chi tiết của chúng tôi về Notion và Todoist.

Những đánh giá thực tế từ người dùng về Todoist

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Điều tôi thích nhất ở Todoist là cách ứng dụng này giúp việc quản lý công việc trở nên đơn giản và có tổ chức. Tôi có thể nhanh chóng tạo công việc, đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên, đồng thời sắp xếp mọi thứ vào các dự án khác nhau. Tôi đặc biệt thích giao diện gọn gàng vì nó giúp tôi dễ dàng nhìn thấy những công việc cần làm mà không cảm thấy quá tải. Các công việc lặp lại cũng rất hữu ích cho những hoạt động mà tôi cần hoàn thành thường xuyên. Khả năng truy cập các công việc của tôi trên nhiều thiết bị khác nhau giúp tôi duy trì sự tổ chức suốt cả ngày.

3. ClickUp (Phù hợp nhất cho người dùng Mac có các công việc được chia sẻ với nhóm)

ClickUp là một nền tảng quản lý công việc có ứng dụng máy tính dành cho Mac, Windows và Linux. Nền tảng này phù hợp với các công việc cần quyền sở hữu và cập nhật chung: khách hàng yêu cầu một thay đổi, nhà thiết kế hoàn thành và đồng nghiệp xem xét kết quả. Công việc sẽ lưu trữ yêu cầu, thảo luận và tiến độ tại một nơi duy nhất.

Trên máy Mac, hãy để ứng dụng máy tính trên màn hình nền chạy và nhấn Cmd+J để mở Thanh lệnh AI từ bất kỳ đâu. Bạn có thể nhanh chóng tạo công việc, tài liệu hoặc nhắc nhở, khởi chạy các ứng dụng Mac đã cài đặt, và tìm kiếm trong Không gian Làm việc hoặc các ứng dụng được kết nối khi tính năng Tìm kiếm Kết nối được bật. Khi khách hàng gửi email yêu cầu thay đổi, việc chuyển tiếp email đó đến địa chỉ email của một Danh sách công việc sẽ tự động biến nó thành một công việc.

ClickUp Brain giúp bạn làm việc trong bối cảnh đó: đặt câu hỏi về các công việc và tài liệu, tóm tắt một cuộc thảo luận hoặc soạn thảo bản cập nhật. Các Super Agent của ClickUp có thể đảm nhận các công việc được xác định sẵn trong cùng một Không gian Làm việc. Bạn có thể giao công việc cho chúng, @đề cập đến chúng trong một cuộc thảo luận hoặc cấu hình để chúng chạy theo lịch trình. Ví dụ: một nhóm có thể cấu hình Super Agent để chuyển bản tóm tắt chiến dịch thành các công việc và công việc con, hoặc chuẩn bị báo cáo hàng tuần nêu rõ các trở ngại và công việc có nguy cơ.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: ClickUp đòi hỏi nhiều bước thiết lập hơn so với một ứng dụng danh sách cá nhân. Các nhóm cần thống nhất cách sử dụng Danh sách, trạng thái và chế độ xem, trong khi các "Siêu đại lý" cần có hướng dẫn rõ ràng, quyền truy cập phù hợp và quá trình kiểm thử trước khi đảm nhận các công việc định kỳ. Việc thiết lập này dễ dàng được chấp nhận hơn khi có nhiều người cần phối hợp thực hiện các công việc.

Những đánh giá thực tế từ người dùng về ClickUp

Một người dùng nhận xét:

Tôi đặc biệt thích tính năng lọc công việc. Tôi có thể nhanh chóng và dễ dàng phân biệt giữa các dự án và công việc, phân công chúng và đánh dấu những việc tôi cần tự làm. Công cụ lập kế hoạch cung cấp cái nhìn tổng quan tốt về khối lượng công việc của nhóm, giúp tôi phân phối công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, tôi có thể tập hợp tất cả thông tin liên quan và các ưu tiên tại một địa điểm trung tâm, giúp đơn giản hóa đáng kể việc tổ chức công việc hàng ngày của tôi. Điều này giúp tôi luôn có cái nhìn toàn diện về các việc cần làm hiện tại và các dự án sắp tới.

4. OmniFocus 4 (Phù hợp nhất cho những người dùng GTD chuyên sâu thường xuyên sử dụng các thiết bị Apple)

OmniFocus 4 của The Omni Group được phát triển dựa trên phương pháp Getting Things Done: ghi nhận công việc, sắp xếp chúng và thường xuyên rà soát các cam kết của bạn. Chỉ cần mua một lần là bạn có thể sử dụng ứng dụng trên Mac, iPhone, iPad, Apple Watch và Apple Vision Pro. Tính năng đồng bộ hóa giữa các thiết bị này hoàn toàn miễn phí và được mã hóa từ đầu đến cuối.

Forecast hiển thị các công việc cùng với các sự kiện lịch trong các ứng dụng gốc, còn Review nhắc nhở bạn xem lại các dự án theo lịch trình do chính bạn thiết lập. Một chuyên gia tư vấn đang phải xử lý tám dự án khách hàng có thể tạo một chế độ xem tùy chỉnh (Perspective) trong Pro để hiển thị các công việc được gắn thẻ cho khách hàng hiện tại.

Điều này rất hữu ích khi người khác giao công việc cho bạn nhưng bạn vẫn tự chủ trong việc tổ chức và hoàn thành công việc. Chuyên gia tư vấn có thể duy trì một kế hoạch cá nhân chi tiết, trong khi việc phê duyệt từ khách hàng và cập nhật tiến độ chung vẫn cần một công cụ giao tiếp hoặc hợp tác riêng biệt.

Quyết định mua hàng chính là lựa chọn giữa phiên bản Standard và Pro. Các tính năng Focus và Custom Perspectives yêu cầu phiên bản Pro, có giá khoảng gấp đôi so với phiên bản Standard khi mua một lần. OmniFocus cũng hỗ trợ các tính năng Apple Intelligence, bao gồm tính năng phân tích ngày tháng được hỗ trợ bởi AI (tùy chọn) và tích hợp AI của Siri trong phiên bản 4.9, tùy thuộc vào các yêu cầu tương thích.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: OmniFocus là một hệ thống cá nhân ưu tiên nền tảng Apple. Phiên bản Web của ứng dụng này yêu cầu người dùng phải có sẵn tài khoản trong ứng dụng OmniFocus gốc và cung cấp ít tính năng hơn, bao gồm việc không tích hợp sự kiện lịch trong phần Forecast. Người dùng sở hữu giấy phép vĩnh viễn phải trả phí riêng để truy cập phiên bản Web. Nếu khách hàng hoặc đồng nghiệp cần chia sẻ quyền sở hữu và cập nhật tiến độ, bạn nên lên kế hoạch xử lý việc phối hợp đó bên ngoài thiết lập OmniFocus cá nhân của mình.

Những đánh giá thực tế từ người dùng về OmniFocus 4

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Omnifocus sở hữu mọi tính năng mạnh mẽ về danh sách công việc mà bạn có thể mong muốn, và là lựa chọn hoàn hảo cho quy trình làm việc theo phương pháp GTD. Chế độ xem dự báo cực kỳ hữu ích khi tôi lập kế hoạch cho tuần làm việc của mình.

5. TickTick (Tốt nhất để quản lý công việc, lịch và thói quen trong một ứng dụng)

TickTick là một ứng dụng danh sách việc cần làm đa nền tảng có phiên bản dành cho Mac. Ứng dụng này tích hợp lịch, công cụ theo dõi thói quen và Ma trận Eisenhower vào cùng một giao diện với danh sách công việc của bạn. Ngoài ra, ứng dụng còn tự động nhận diện ngày và giờ khi bạn nhập liệu, vì vậy câu lệnh “gọi nha sĩ vào 3 giờ chiều mai” sẽ tự động trở thành một công việc đã được lên lịch.

Điểm mạnh của ứng dụng này là khả năng tổ chức khối lượng công việc của chính bạn, ngay cả khi các công việc đến từ nhiều người khác nhau. Một nhà quản lý dự án có thể sắp xếp các công việc trong tuần theo Ma trận Eisenhower, lên lịch công việc trong lịch và theo dõi thói quen viết hàng ngày ngay trong cùng một ứng dụng. Kế hoạch miễn phí bao gồm chín danh sách công việc với 99 công việc mỗi danh sách, chế độ xem Danh sách và Kanban, cùng tính năng đồng bộ đa nền tảng.

TickTick tích hợp các tính năng AI vào gói Premium. Gói Premium còn bổ sung nhiều chế độ xem lịch, chế độ xem dòng thời gian, thời lượng công việc và lời nhắc nhở qua email.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Điểm mạnh: TickTick hỗ trợ danh sách chia sẻ, phân công công việc và bình luận, nhờ đó ứng dụng này có thể xử lý một số công việc phối hợp bên cạnh việc lập kế hoạch cá nhân. Danh sách có thể được chia sẻ với tối đa 29 thành viên nếu chủ sở hữu danh sách có gói Premium. Đối với công việc trải rộng trên nhiều dự án, hãy cân nhắc xem việc phối hợp thông qua các danh sách chia sẻ riêng lẻ có mang lại đủ khả năng hiển thị cho mọi người hay không.

Những đánh giá thực tế từ người dùng về TickTick

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Điều tôi thích nhất là đây là một trung tâm năng suất tất cả trong một, không chỉ đơn thuần là một danh sách việc cần làm. Thật tuyệt vời khi có thể tích hợp các công việc, lịch đầy đủ chức năng với tính năng phân bổ thời gian, công cụ theo dõi thói quen và bộ đếm thời gian Pomodoro trong một ứng dụng duy nhất. Trước đây, tôi phải chuyển đổi giữa ba ứng dụng khác nhau chỉ để quản lý công việc trong ngày, nhưng TickTick đã giải quyết hoàn toàn vấn đề đó. Ngoài ra, tính năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của ứng dụng này cực kỳ thông minh — tôi chỉ cần gõ “xem lại ngân sách vào 4 giờ chiều mai” là ứng dụng sẽ tự động lên lịch mọi thứ một cách hoàn hảo mà tôi không cần phải nhấp qua các menu.

6. Microsoft Việc Cần Làm (Phù hợp nhất cho người dùng Outlook và Microsoft 365 trên Mac)

Microsoft To Do là ứng dụng quản lý công việc miễn phí của Microsoft, có phiên bản dành riêng cho Mac. Tính năng My Day cung cấp cho bạn danh sách công việc hàng ngày để lên kế hoạch vào mỗi buổi sáng, với các đề xuất được lấy từ các công việc khác của bạn. Danh sách này sẽ được thiết lập lại vào ban đêm, nhưng các công việc chưa hoàn thành vẫn được lưu lại trong danh sách và có thể được thêm lại vào kế hoạch của ngày hôm sau.

Với cùng một tài khoản do Microsoft quản lý, các email được đánh dấu từ hộp thư chính của bạn có thể xuất hiện dưới dạng công việc trong Việc cần làm, kèm theo liên kết quay lại các tin nhắn đó. Một điều phối viên văn phòng nhận được 20 yêu cầu mỗi ngày qua email có thể đánh dấu chúng ngay khi nhận được, sau đó lập kế hoạch cho buổi chiều từ mục My Day trên máy Mac mà không cần sao chép từng yêu cầu. Các email được đánh dấu từ hộp thư chung và thư mục chung hiện chưa được hỗ trợ.

To Do đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản: bạn có thể chia nhỏ công việc thành các bước, cài đặt ngày đáo hạn và lịch lặp lại, thêm nhắc nhở, cũng như đính kèm tệp có dung lượng tối đa 25 MB cho mỗi công việc. Bạn cũng có thể chia sẻ danh sách công việc giữa các tài khoản Microsoft cá nhân hoặc với đồng nghiệp trong cùng một tổ chức công việc hoặc trường học. Điều này giúp ứng dụng trở nên hữu ích trong việc theo dõi các yêu cầu được giao cho bạn và phối hợp các danh sách đơn giản với người khác.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: To Do hoạt động hiệu quả khi bạn chịu trách nhiệm hoàn thành các yêu cầu trong hộp thư đến cá nhân của mình. Tính năng kết nối với Outlook sẽ trở nên ít hữu ích hơn nếu nhóm của bạn xử lý các yêu cầu thông qua một hộp thư chung, vì những tin nhắn được đánh dấu sẽ không được đồng bộ hóa. Việc chia sẻ danh sách cũng chỉ giới hạn trong các tài khoản Microsoft cá nhân hoặc một tổ chức công việc hoặc trường học duy nhất, điều này hạn chế khả năng phối hợp với các khách hàng bên ngoài.

Người dùng thực tế nói gì về Microsoft Việc Cần Làm

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi lưu danh sách các công việc không quá khẩn cấp của mình ở đó, và tôi cũng sử dụng nó khi thực hiện các công việc chuẩn bị. Tôi tạo danh sách kiểm tra cho các công việc đó và lưu chúng trong việc cần làm. Ứng dụng này đã được bao gồm trong giấy phép O365 của tôi, điều này thật tuyệt vời.

7. Any.do (Tốt nhất cho việc lập kế hoạch hàng ngày với tính năng nhắc nhở qua WhatsApp)

Any.do là ứng dụng danh sách việc cần làm và lịch trình hàng ngày có sẵn trên Mac, web, Windows và các thiết bị di động. Gói miễn phí bao gồm các tính năng: công việc, danh sách công việc, nhắc nhở, lịch, lịch trình hàng ngày và đồng bộ hóa. Điều này là đủ cho một danh sách cá nhân có thể đồng bộ từ MacBook sang điện thoại.

Điểm hấp dẫn của ứng dụng này là các nhắc nhở xuất hiện ngay tại nơi bạn thường xem. Với các gói trả phí, Any.do có thể gửi nhắc nhở qua WhatsApp. Tính năng này phù hợp với những người thường bỏ lỡ thông báo từ ứng dụng nhưng lại thường xuyên kiểm tra tin nhắn. Một bậc phụ huynh đang lập kế hoạch cho tuần mới trên máy Mac vào tối Chủ nhật có thể cài đặt nhắc nhở qua WhatsApp cho biểu mẫu của trường vào thứ Ba, để nhắc nhở này xuất hiện cùng với các tin nhắn của họ.

Các nhắc nhở định kỳ cơ bản hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm là miễn phí. Gói Premium bổ sung các lịch trình định kỳ nâng cao, thẻ màu sắc, nhắc nhở địa điểm chỉ dành cho thiết bị di động và đề xuất AI cho danh sách công việc và công việc cá nhân. Gói Gia đình hỗ trợ tối đa bốn người và bốn dự án chia sẻ, cùng với danh sách mua sắm chung. Gói Teams cung cấp không gian làm việc cộng tác với số lượng bảng dự án không giới hạn.

Điều này giúp Any.do đóng vai trò vượt ra ngoài chức năng nhắc nhở riêng tư khi các thành viên trong gia đình hoặc đồng đội cần phối hợp công việc.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Gói miễn phí hỗ trợ các công việc lặp lại thông thường, nhưng các quy tắc lặp lại tùy chỉnh yêu cầu gói trả phí. Một số tính năng cũng phụ thuộc vào thiết bị khác: bạn có thể lập kế hoạch trên Mac, nhưng tính năng nhắc nhở theo địa điểm chỉ hoạt động trên thiết bị di động. Đối với công việc chia sẻ, gói Family giới hạn tối đa bốn thành viên và bốn dự án; các nhóm lớn hơn cần sử dụng gói Teams.

Những đánh giá thực tế từ người dùng về Any.do

Một đánh giá của người dùng cho biết :

Tôi đã tìm kiếm một ứng dụng có thể sắp xếp hầu hết các công việc hàng ngày của mình và cho phép tôi lưu lại chúng để sử dụng trong những ngày tiếp theo, nhưng tôi không thể tìm thấy ứng dụng nào có nhiều tính năng và thực sự tuyệt vời như ứng dụng này. 😊

8. Apple Reminders (Tốt nhất cho danh sách công việc miễn phí, không cần thiết lập trên các thiết bị Apple)

Apple Reminders được tích hợp sẵn trong macOS mà không tốn thêm chi phí. Ứng dụng này xứng đáng là lựa chọn cơ bản: trước khi chi tiền cho một ứng dụng khác, bạn nên kiểm tra xem Reminders đã đáp ứng được nhu cầu của bạn chưa. Để đồng bộ danh sách công việc trên các thiết bị Apple của bạn, hãy bật tính năng iCloud Reminders bằng cùng một tài khoản Apple.

Một tính năng hữu ích trong cuộc sống hàng ngày là danh sách mua sắm. Tạo một danh sách mua sắm, và ứng dụng Reminders sẽ tự động phân loại các mục được nhận diện vào các danh mục như sữa và rau củ quả. Bạn có thể lập kế hoạch mua sắm trên máy Mac, sau đó mở cùng danh sách đó trên iPhone khi đang ở cửa hàng. Nếu một mục bị xếp nhầm vào danh mục, bạn có thể di chuyển nó sang danh mục đúng.

Ứng dụng Reminders còn hỗ trợ xử lý công việc có cấu trúc hơn thông qua các công việc con, lịch trình lặp lại và các phần có thể hiển thị dưới dạng cột. Danh sách công việc iCloud được chia sẻ cho phép bạn giao nhiệm vụ nhắc nhở cho người khác, nhờ đó danh sách mua sắm gia đình hoặc một số công việc chung nhỏ có thể được phân công rõ ràng cho từng người. Siri cho phép bạn thêm nhắc nhở bằng giọng nói.

Trong danh sách tổng hợp này, ứng dụng Reminders đáp ứng cả nhu cầu ghi chú cá nhân lẫn công việc chia sẻ đơn giản. Bạn có thể tự theo dõi một yêu cầu hoặc giao mục trong danh sách chia sẻ mà không cần sử dụng nền tảng quản lý dự án phức tạp. Danh sách tổng hợp các ứng dụng năng suất cho Mac của chúng tôi còn giới thiệu các công cụ khác mà bạn có thể sử dụng kết hợp cùng ứng dụng này.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Reminders là ứng dụng dành riêng cho Apple. Bạn có thể truy cập iCloud Nhắc nhở qua trình duyệt trên các thiết bị khác, nhưng không có ứng dụng gốc dành cho Windows hay Android. Các tính năng cũng khác nhau tùy theo tài khoản và phiên bản phần mềm; việc chia sẻ và phân công công việc yêu cầu phải cập nhật iCloud Nhắc nhở. Nếu các cộng sự của bạn sử dụng các nền tảng khác nhau, việc truy cập qua trình duyệt có thể là một giải pháp tạm thời so với một ứng dụng quản lý công việc đa nền tảng.

Người dùng thực tế nói gì về Apple Nhắc nhở

Một người dùng nhận xét:

Các nhắc nhở dựa trên địa điểm đã trở thành những mẩu giấy ghi chú ảo trong cuộc sống của tôi. Mã mở cửa mà bạn chỉ dùng một lần mỗi 18 tháng là X. Lần tới khi đến quán mì ramen này, hãy đặt đơn đặt hàng cho món mì cay hơn. Mua món này khi bạn đến siêu thị.

Làm thế nào để chọn ứng dụng quản lý công việc phù hợp cho Mac?

Hãy thu hẹp danh sách ứng dụng của bạn xuống còn hai ứng dụng dựa trên yêu cầu mà nếu thiếu chúng, bạn sẽ gặp khó khăn trong công việc:

Trước khi chuyển toàn bộ công việc sang ứng dụng mới, hãy thử từng ứng dụng trong danh sách rút gọn với một số công việc thực tế trong vòng năm ngày làm việc. Hãy bao gồm một công việc định kỳ, một yêu cầu nhận được qua email và một công việc được chia sẻ nếu bạn thường xuyên phối hợp với người khác.

Kiểm tra xem bạn có thể tìm thấy yêu cầu ban đầu hay không, cập nhật công việc từ từng thiết bị bạn sử dụng và xem những việc cần chú ý mà không cần phải duy trì một danh sách công việc riêng. Đồng thời, hãy kiểm tra xem bất kỳ tính năng nào bạn đã sử dụng trong thời gian dùng thử có yêu cầu kế hoạch trả phí hay không. Chọn ứng dụng có thể xử lý các công việc đó với ít bước thủ công nhất và ở mức giá mà bạn sẵn sàng tiếp tục chi trả.

Bạn nên chọn ứng dụng quản lý công việc nào cho Mac?

Lý do thuyết phục nhất để chuyển sang ứng dụng quản lý công việc khác chính là một vấn đề lặp đi lặp lại mà thiết lập hiện tại của bạn liên tục gây ra. Đó có thể là việc mất bối cảnh của một yêu cầu, phải tự tay theo dõi các bản cập nhật, hoặc phát hiện quá muộn rằng công việc của người khác đang cản trở tiến độ của bạn. Hãy lấy vấn đề đó làm yếu tố quyết định.

Đối với công việc chia sẻ, ClickUp kết nối các công việc với các cuộc thảo luận, tài liệu (Docs) và các mối phụ thuộc để giải thích những việc cần thực hiện tiếp theo. Brain giúp bạn nắm bắt bối cảnh và tóm tắt tiến độ. Các Super Agents được cấu hình sẵn có thể đảm nhận các công việc điều phối định kỳ, chẳng hạn như chuyển bản tóm tắt chiến dịch thành các công việc hoặc chuẩn bị báo cáo về các rào cản và công việc có nguy cơ.

Dùng thử ClickUp miễn phí với một dự án chia sẻ. Bắt đầu từ vấn đề phối hợp mà bạn muốn giải quyết, sau đó thêm các chế độ xem và quy trình làm việc cho thành viên khi chúng phục vụ một mục đích rõ ràng.

Câu hỏi thường gặp về các ứng dụng quản lý công việc dành cho Mac

Có ứng dụng quản lý công việc nào dành cho Mac không?

Đúng vậy. Để quản lý tác vụ và danh sách việc cần làm, macOS tích hợp sẵn Apple Reminders, hỗ trợ các công việc con, lời nhắc nhở định kỳ và danh sách chia sẻ. Các ứng dụng như Things 3, Todoist và ClickUp cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau cho việc lập kế hoạch cá nhân và phối hợp nhóm. Nếu bạn muốn xem các ứng dụng và quy trình đang chạy, công cụ trên Mac được gọi là Activity Monitor.

Ứng dụng danh sách việc cần làm nào là tốt nhất cho Mac?

Things 3 là lựa chọn hàng đầu của chúng tôi dành cho người dùng Apple cá nhân muốn lập kế hoạch bằng bàn phím và chỉ cần mua một lần. Todoist phù hợp với những người cũng sử dụng Windows hoặc Android. ClickUp phù hợp với công việc cần quyền sở hữu của nhiều người, thảo luận và theo dõi tiến độ. Đối với các danh sách công việc cá nhân và chung hàng ngày, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra xem Apple Reminders có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.

Có ứng dụng quản lý công việc miễn phí nào dành cho Mac không?

Đúng vậy. Ứng dụng Apple Reminders được tích hợp sẵn trong macOS, còn Microsoft To Do miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Để sử dụng To Do cho công việc hoặc học tập, bạn cần có giấy phép hợp lệ và dịch vụ Exchange Online. Todoist, TickTick, Any.do và ClickUp cũng cung cấp các kế hoạch miễn phí với các giới hạn khác nhau. Any.do cung cấp miễn phí tính năng nhắc nhở định kỳ cơ bản; các lịch trình định kỳ nâng cao và tính năng nhắc nhở qua WhatsApp yêu cầu kế hoạch trả phí.

Things 3 có hoạt động trên Windows hoặc iPhone không?

Things 3 hoạt động trên iPhone nhưng không có phiên bản dành cho Windows, Android hay trình duyệt web. Các ứng dụng dành cho Mac, iPhone, iPad và Apple Vision Pro là các sản phẩm riêng biệt, chỉ cần mua một lần. Ứng dụng iPhone đã tích hợp sẵn tính năng hỗ trợ Apple Watch, và việc đồng bộ hóa qua Things Cloud là miễn phí.

Tôi có thể chia sẻ danh sách công việc với ai đó từ máy Mac của mình không?

Đúng vậy. Apple Reminders, Microsoft To Do, Todoist, TickTick và Any.do đều hỗ trợ danh sách hoặc dự án chia sẻ, trong khi ClickUp hỗ trợ nhiệm vụ chia sẻ và phối hợp nhóm trên phạm vi rộng hơn. Yêu cầu về tài khoản và kế hoạch khác nhau: Tính năng chia sẻ của Apple Reminders sử dụng iCloud, còn Microsoft To Do hỗ trợ chia sẻ giữa các tài khoản Microsoft cá nhân hoặc trong cùng một tổ chức công việc hoặc trường học. Things 3 không hỗ trợ danh sách chia sẻ hoặc phân công nhiệm vụ.