Việc phát triển một doanh nghiệp nhỏ hiếm khi là một quá trình suôn sẻ và tuyến tính. Thông thường, điều đó xảy ra một cách tình cờ.
Bạn nhận một dự án, rồi lại một dự án khác, và đột nhiên, bạn không còn chỉ là một freelancer nữa.
Đối với Pat Henderson, người sáng lập path8 Productions có trụ sở tại Boston, quá trình chuyển đổi thành một công ty sản xuất video quy mô lớn đi kèm với một chi phí ẩn: sự phân tán của các công cụ.
Để đáp ứng nhu cầu, Path8 đã phải xoay xở với một hệ thống công nghệ khổng lồ và rời rạc. Họ sử dụng SmartSheet để quản lý dự án, Toggl để theo dõi thời gian, Dropbox Paper để lưu trữ tài liệu và Slack để liên lạc. Các công cụ ngày càng chồng chất, nhưng hiệu quả lại ngày càng giảm sút.
Dưới đây là cách Path8 bước ra khỏi vòng quay vô tận, hợp nhất hệ thống công nghệ của họ vào ClickUp và giành lại thời gian trong tuần.
Vấn đề với hệ thống công nghệ “Frankenstein”
Khi một nhóm làm việc với tốc độ nhanh, phần mềm thường được mua để giải quyết từng vấn đề cấp bách một. Kết quả là gì? Một mạng lưới các ứng dụng không thể tương tác với nhau.
Điểm gây cản trở lớn nhất đối với Path8 là sự thiếu kết nối giữa nơi kế hoạch cho công việc và nơi các cuộc hội thoại thực sự diễn ra.
Khi công ty phát triển, tôi chỉ việc thêm các công cụ mới. Chúng tôi lập kế hoạch dự án trên SmartSheet, nhưng không ai trong nhóm thực sự kiểm tra SmartSheet cả. Mọi người chỉ nhắn tin trên Slack: "Này, tiến độ công việc này thế nào rồi?" Kết quả là bạn phải cập nhật thông tin ở hai nơi.
Khi công ty phát triển, tôi chỉ việc thêm các công cụ mới. Chúng tôi lập kế hoạch dự án trên SmartSheet, nhưng không ai trong nhóm thực sự kiểm tra SmartSheet cả. Mọi người chỉ nhắn tin trên Slack: "Này, tiến độ công việc này thế nào rồi?" Vì vậy, bạn phải cập nhật thông tin ở hai nơi.
Khi công ty phát triển, tôi chỉ việc thêm các tiện ích bổ sung mới. Chúng tôi lập kế hoạch dự án trên SmartSheet, nhưng không ai trong nhóm thực sự kiểm tra SmartSheet cả. Mọi người chỉ nhắn tin trên Slack: "Này, tiến độ công việc này thế nào rồi?" Vì vậy, bạn phải cập nhật thông tin ở hai nơi.
Do các danh sách công việc và công cụ theo dõi riêng lẻ này không thể giao tiếp với nhau, nhóm phải quản lý các kho thông tin rời rạc, khiến việc duy trì sự đồng bộ trong quy trình làm việc trở nên gần như bất khả thi nếu không có các cập nhật thủ công liên tục.
Việc nhập liệu trùng lặp này đạt đỉnh điểm trong một dự án khổng lồ gồm 30 video, khiến các công cụ cũ của Path8 vượt quá giới hạn chịu đựng. Quy mô công việc đơn giản là quá lớn và phức tạp để có thể quản lý hiệu quả trong SmartSheet.
Rào cản Slack: Vượt qua sự trung thành với ứng dụng
Việc chuyển đổi công cụ thường thất bại khi các nhóm không chịu từ bỏ các ứng dụng giao tiếp yêu thích của họ.
Khi Pat nhận ra nhóm cần một nguồn thông tin duy nhất, ClickUp là lựa chọn hiển nhiên. Rào cản lớn nhất cản trở việc áp dụng? Sự trung thành của nhóm với Slack.
Điều quan trọng nhất đối với tôi là Slack. Slack thực sự tuyệt vời. Nhóm của chúng tôi rất yêu thích Slack. Và tôi nghĩ rằng, chúng tôi có thể sử dụng ClickUp để quản lý dự án, nhưng vẫn sẽ tiếp tục dùng Slack vì mọi người đều thích dùng nó. Rồi khi tôi bắt đầu dùng ClickUp và thấy tính năng trò chuyện, tôi nghĩ: "Ồ, đây thực chất là Slack. Chúng tôi có thể làm được việc này."
Điều quan trọng nhất đối với tôi là Slack. Slack thực sự tuyệt vời. Nhóm của chúng tôi rất yêu thích Slack. Và tôi nghĩ rằng, chúng tôi có thể sử dụng ClickUp để quản lý dự án, nhưng vẫn sẽ tiếp tục dùng Slack vì mọi người đều thích dùng nó. Rồi khi tôi bắt đầu dùng ClickUp và thấy tính năng trò chuyện, tôi nghĩ: "Ồ, đây thực chất là Slack. Chúng ta có thể làm được."
Điều thực sự tạo nên sự khác biệt? Họ không phải hy sinh lịch sử hay văn hóa của nhóm để thực hiện sự chuyển đổi này.
Nhóm đã có thể nhập toàn bộ dữ liệu từ Slack: các bản nhập, kênh và các cuộc hội thoại, kể cả những biểu tượng cảm xúc nhỏ. 💪🏽
Nhóm đã có thể nhập toàn bộ dữ liệu từ Slack: các bản nhập, kênh và các cuộc hội thoại, kể cả những biểu tượng cảm xúc nhỏ. 💪🏽
Làm việc hiệu quả hơn: Quản lý hơn 50 dự án
Việc hợp nhất các công cụ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đăng ký.
Điều này đã thay đổi hoàn toàn khối lượng công việc mà nhóm tinh gọn này có thể xử lý. Thay vì phải tìm kiếm bản tóm tắt trong một ứng dụng, tra cứu nhật ký thời gian trong ứng dụng khác và yêu cầu cập nhật trong ứng dụng thứ ba, Path8 đã tập trung mọi thứ vào một nơi. Hãy nghe chia sẻ từ chính nhóm. 👇🏼
Trở thành “AI-native”: Không cần thời gian làm quen
Thế giới công nghệ đang say mê với AI, nhưng đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ chuyên về sản xuất video, việc nắm vững các lệnh AI phức tạp là điều không thực tế.
Cách tiếp cận của Pat đối với AI hoàn toàn mang tính thực dụng.
Tôi thừa nhận rằng tôi là người mới bắt đầu. Trước khi có ClickUp, tôi chưa từng cài đặt ứng dụng AI nào trên điện thoại.
Tôi thừa nhận rằng tôi là người mới bắt đầu. Trước khi có ClickUp, tôi chưa từng cài đặt ứng dụng AI nào trên điện thoại.
Thay vì sử dụng các công cụ AI bên ngoài, Pat đã tận dụng AI tích hợp sẵn trong ClickUp để giải quyết một vấn đề vận hành cụ thể: trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại của nhóm.
Anh ấy đã xây dựng một trợ lý AI để đóng vai trò là cơ sở kiến thức nội bộ của công ty. Sau đó, anh ấy cài đặt một kênh tin nhắn trực tiếp dành riêng cho nhóm để tương tác với nó, và đặt tên thân mật cho bot là “Mr. Systems.”
Giờ đây, mỗi khi thành viên trong nhóm có thắc mắc về quy trình hoặc luồng công việc, họ chỉ cần gửi tin nhắn riêng (DM) cho Mr. Systems. Bot này sẽ ngay lập tức trích xuất câu trả lời chính xác trực tiếp từ tài liệu nội bộ của công ty, loại bỏ hoàn toàn sự tham gia của Pat và xóa bỏ “gánh nặng gián đoạn” hàng ngày trong lịch trình của anh ấy.
Cách nhân rộng thành công của Path8: 5 ví dụ nhanh về ClickUp
Bạn không cần ngân sách cấp doanh nghiệp để hợp nhất hệ thống công nghệ và xây dựng một không gian làm việc hiệu quả cao.
Với ClickUp Small Business Suite , bạn có thể áp dụng chính xác chiến lược của Path8 để tạo ra trung tâm điều hành tập trung của riêng mình.
Dưới đây là cách thiết kế quy trình làm việc hiệu quả, tập trung vào giá trị cho nhóm của bạn:
1. Trao quyền cho nhóm của bạn với các trợ lý AI
Bắt đầu với các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và trang wiki của công ty bạn. Với tính năng Agents trong ClickUp, bạn có thể biến chúng thành các cơ sở kiến thức tương tác, tự phục vụ.
Sử dụng Agent Builder để mô tả nhu cầu của bạn bằng tiếng Anh thông thường để tùy chỉnh một agent hoạt động ngay trong không gian làm việc của bạn. Hoặc bật các agent trả lời tự động trong không gian làm việc của bạn.
Khi một thành viên trong nhóm có thắc mắc về quy trình, họ chỉ cần gửi tin nhắn trực tiếp (DM) cho nhân viên hỗ trợ để nhận được câu trả lời chính xác và ngay lập tức, được trích dẫn trực tiếp từ các tài liệu nội bộ của công ty. Điều này giúp đội ngũ của bạn có thể tự tìm kiếm thông tin một cách độc lập và bảo vệ thời gian tập trung quý giá của ban lãnh đạo.
2. Tăng tốc độ sản xuất với AI dựa trên ngữ cảnh
Ngoài các công cụ độc lập, sức mạnh thực sự của Small Business Suite nằm ở việc tích hợp ClickUp Brain trực tiếp vào nơi bạn thực sự thực hiện công việc.
Thay vì phải cuộn tay qua các chủ đề dài để cập nhật tình hình, bạn có thể tạo ngay các bản cập nhật AI trong từng công việc để biết chính xác những gì đã thay đổi trong thời gian bạn vắng mặt.
Bạn thậm chí có thể tổng hợp các thông tin chi tiết này để tạo ra các bản tóm tắt cấp cao ngay trong Bảng điều khiển và chế độ xem Xem dạng danh sách quản lý dự án, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về tình trạng của toàn bộ danh mục đầu tư chỉ trong vài giây. Nếu bạn vô tình mất dấu một tệp tin hoặc cuộc hội thoại cụ thể, Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp được hỗ trợ bởi AI sẽ giúp bạn tìm chính xác những gì bạn cần trong tất cả các công việc, tài liệu và cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi một cách tự nhiên.
Cuối cùng, bạn có thể biến các cuộc hội thoại thành các công việc hành động ngay lập tức với AI Notetaker, công cụ này tóm tắt các cuộc họp và tự động trích xuất những điểm chính thành các công việc sẵn sàng thực hiện.
3. Kết nối trò chuyện trực tiếp với công việc của bạn
Giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ không phải là công việc bất khả thi! Việc cần làm là đưa các cuộc hội thoại đến nơi các sản phẩm thực tế được thực hiện.
Bằng cách tích hợp các cuộc trò chuyện hàng ngày vào ClickUp Chat, mọi tin nhắn, cập nhật nhanh và bản ghi màn hình đều được liên kết với công việc tương ứng.
Điều này đảm bảo rằng bất kỳ ai tham gia vào dự án đều có thể ngay lập tức xem lại lịch sử và nắm bắt bối cảnh, loại bỏ sự bất tiện khi phải tra cứu qua lại giữa các ứng dụng nhắn tin riêng lẻ để tìm kiếm thông tin còn thiếu.
4. Thiết kế quy trình dự án tự động
Bạn muốn xây dựng một quy trình làm việc trực quan, tự động hóa và có thể dễ dàng mở rộng để xử lý hàng chục dự án cùng lúc?
Bắt đầu bằng cách lập bản đồ các giai đoạn hoạt động cụ thể của bạn bằng cách sử dụng Trạng thái tùy chỉnh (chẳng hạn như “Viết kịch bản”, “Đang chỉnh sửa” hoặc “Kiểm duyệt của khách hàng”). Tiếp theo, sử dụng chế độ xem Bảng tổng quan trong nhiệm vụ ClickUp để ban lãnh đạo có thể đánh giá ngay lập tức tình trạng của từng dự án chỉ trong nháy mắt.
Cuối cùng, hãy tích hợp các quy trình tự động hóa để khi một công việc chuyển sang trạng thái mới, thành viên của nhóm phù hợp sẽ tự động được phân công và nhận thông báo, đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là một mẫu quy trình làm việc của bộ phận Bán hàng trong thực tế. 🧰
5. Tích hợp các hoạt động với tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn
Với tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn trong nền tảng ClickUp, nhân viên và các freelancer của bạn có thể ghi lại số giờ làm việc trực tiếp trong các công việc mà họ đang thực hiện.
Sự tích hợp liền mạch này cung cấp dữ liệu chính xác cao cho việc lập kế hoạch sức chứa, đơn giản hóa việc lập hóa đơn cho khách hàng và đảm bảo mọi phút công việc đều được ghi nhận trong một trung tâm điều hành duy nhất.
Kết luận: Đừng tiếp tục chơi trò "bảng điều khiển phần mềm" nữa
Đối với một nhóm nhỏ gọn muốn đạt được thành tích vượt trội so với quy mô của mình, việc lãng phí hàng giờ để chuyển đổi giữa các phần mềm là điều không thể chấp nhận được.
Path8 Productions đã chứng minh rằng việc mở rộng quy mô kinh doanh không chỉ đơn thuần là tích hợp thêm nhiều ứng dụng.
Bằng cách loại bỏ hệ thống công nghệ “Frankenstein” và hợp nhất từ 6 công cụ rời rạc thành 1, họ đã xây dựng một trung tâm được tối ưu hóa và hỗ trợ bởi AI để xử lý các công việc nặng nhọc.
Giờ đây, các công việc lặt vặt đã được tự động hóa, nhóm làm việc hoàn toàn đồng bộ, và Pat cuối cùng cũng có thể quay trở lại với việc mà anh ấy thực sự giỏi nhất: tạo ra những video tuyệt vời!