Bạn sắp tuyển dụng một nhà thầu mới và bạn dừng lại vì không nhớ cách mình đã xử lý năm trường hợp trước đó. Ai đã gửi hợp đồng? Ai vẫn đang chờ thanh toán?
Vậy việc cần làm là mở Google Trang tính, sao chép một tệp cũ, đổi tên thành ‘Nhà thầu – Bản cuối v3’, và tự nhủ sẽ dọn dẹp sau.
Đây chính là lúc một công cụ theo dõi nhà thầu đơn giản phát huy tác dụng. Bạn cần một bảng tính rõ ràng, đáng tin cậy để hiển thị những người bạn đang hợp tác, trách nhiệm của họ và tình trạng hiện tại của các công việc.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách tạo một công cụ theo dõi nhà thầu chức năng trong Google Trang tính để duy trì sự tổ chức. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu việc cần làm khi bạn đã vượt qua giới hạn của nó và cần một hệ thống có thể mở rộng theo quy mô nhóm của bạn.
Lưu ý: ClickUp là lựa chọn tốt nhất! 🤩
Quản lý nhà thầu là gì?
Công cụ theo dõi quản lý nhà thầu là một công cụ hoặc nguồn thông tin duy nhất được sử dụng để tổ chức và theo dõi tất cả thông tin liên quan đến nhà thầu tại một nơi. Nó thường bao gồm thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, lịch thanh toán, phân công dự án và hồ sơ hiệu suất.
Thay vì phải lục lọi email, tài liệu ngẫu nhiên hoặc ghi chú dán để tìm biểu mẫu W-9 hoặc xác nhận điều khoản thanh toán, các nhóm có thể sử dụng công cụ theo dõi quản lý nhà thầu như một nguồn thông tin duy nhất cho mọi mối quan hệ với nhà thầu.
Các nhóm vận hành, bộ phận nhân sự, quản lý dự án và chủ doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng các công cụ theo dõi này để quản lý freelancer và nhà cung cấp bên ngoài một cách hiệu quả hơn. Một công cụ theo dõi được cấu trúc tốt giúp ngăn chặn việc thanh toán trễ, bỏ lỡ việc gia hạn hợp đồng và các lỗ hổng tuân thủ, đồng thời giúp duy trì thông tin về nhà thầu chính xác, dễ truy cập và luôn được cập nhật.
📮 ClickUp Insight: Mỗi ngày, một chuyên gia trung bình dành hơn 30 phút để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc—đó là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí khi phải lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn có thể thay đổi điều đó. Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Bạn có thể theo dõi nhà thầu trong Google Trang tính không?
Bạn cần một công cụ theo dõi ngay lập tức, và Google Trang tính luôn sẵn có, miễn phí và quen thuộc, nên bạn bắt đầu sử dụng. Nhưng sớm thôi, bạn phát hiện mình phải kiểm tra thủ công các hạn chót và lo lắng về việc ai có thể xem dữ liệu thanh toán nhạy cảm.
Vậy, bạn có thể theo dõi nhà thầu trong Google Trang tính không? Có, và đây là một điểm khởi đầu tuyệt vời, đặc biệt là cho các nhóm quản lý số lượng nhà thầu nhỏ. Google Trang tính miễn phí, truy cập ngay lập tức và đủ linh hoạt để tùy chỉnh, cung cấp các tính năng hữu ích giúp bạn bắt đầu:
- Kiểm tra dữ liệu: Tạo menu thả xuống để thực hiện mục nhập dữ liệu một cách nhất quán.
- Định dạng có điều kiện: Sử dụng màu sắc để hiển thị trạng thái trực quan.
- Công thức cơ bản: Tự động hóa các phép tính đơn giản
- Lịch sử phiên bản: Xem ai đã thay đổi gì và vào thời điểm nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo danh sách kiểm tra tuân thủ để bạn không phải vội vàng vào mùa thuế hoặc khi onboarding. Một lần kiểm tra nhanh sẽ cho bạn biết ai thiếu hợp đồng, biểu mẫu thuế, thỏa thuận bảo mật (NDA) hoặc chi tiết thanh toán trước khi nó trở thành vấn đề.
Các thành phần chính của một công cụ theo dõi nhà thầu hiệu quả
Bạn đã tạo một bảng tính, nhưng nó chỉ là danh sách tên và email mà không thực sự đang theo dõi bất kỳ thông tin quan trọng nào, vì vậy bạn vẫn đang bỏ lỡ các hạn chót và thanh toán.
Để thực sự hiệu quả, công cụ theo dõi của bạn cần có các danh mục dữ liệu cụ thể. Hãy cùng xem qua một số thành phần giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về mối quan hệ với từng nhà thầu chỉ trong nháy mắt. ⚒️
Thông tin và chi tiết liên hệ của nhà thầu
Đây là nền tảng của công cụ theo dõi của bạn. Bạn cần một nơi để ghi chép các thông tin cơ bản: tên nhà thầu, công ty (nếu có), email, số điện thoại và địa chỉ. Ngoài ra, việc bao gồm mã số thuế hoặc trạng thái W-9 của họ cũng là điều khôn ngoan để đảm bảo tuân thủ quy định.
Được khuyến nghị tạo một ID nhà thầu duy nhất cho mỗi người. ID đơn giản này giúp dễ dàng tham chiếu họ qua các tab hoặc tài liệu khác nhau mà không gây nhầm lẫn.
Khám phá các công cụ tạo bảng tính AI:
Điều khoản hợp đồng và ngày gia hạn
Đang theo dõi ngày bắt đầu, ngày kết thúc và điều khoản gia hạn hợp đồng là yếu tố quan trọng trong việc quản lý rủi ro. Một hợp đồng hết hạn có thể gây ra rủi ro pháp lý, trong khi việc bỏ lỡ gia hạn có thể làm gián đoạn dự án ngay giữa quá trình làm việc.
Bảng theo dõi của bạn nên bao gồm loại hợp đồng (hợp đồng có thời hạn, hợp đồng dài hạn hoặc hợp đồng theo dự án). Thêm liên kết đến tài liệu hợp đồng thực tế được lưu trữ trong Drive của bạn. Điều này cho phép bạn truy cập ngay lập tức vào mẫu phạm vi công việc hoặc thỏa thuận mà không cần tìm kiếm trong các thư mục.
⚡ Kho mẫu: Sử dụng mẫu Phạm vi công việc của ClickUp để xác định rõ ràng các sản phẩm đầu ra, dòng thời gian và điều khoản thanh toán ngay từ đầu, giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại khi công việc đã bắt đầu.
Lịch thanh toán và theo dõi hóa đơn
Bảng theo dõi của bạn cần hiển thị rõ ràng các điều khoản thỏa thuận thanh toán như Net 15 hoặc Net 30, mức lương theo giờ hoặc phí dự án của nhà thầu, và các mốc thời gian quan trọng. Bạn nên ghi lại ngày nộp hóa đơn, ngày đáo hạn thanh toán và trạng thái thanh toán.
- Đang chờ xử lý: Hóa đơn đã được nhận nhưng chưa được thanh toán.
- Đã thanh toán: Thanh toán đã được gửi.
- Quá hạn: Ngày đáo hạn thanh toán đã qua.
Hiển thị này giúp tránh các khoản thanh toán trễ hạn có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà thầu. Nó cũng cung cấp cho nhóm tài chính của bạn chế độ xem rõ ràng về kế hoạch dòng tiền.
Các sản phẩm đầu ra của dự án và các cột mốc quan trọng
Để kết nối công cụ theo dõi với công việc thực tế, bạn cần ghi lại các sản phẩm đầu ra của dự án cho từng nhà thầu. Bao gồm tên dự án, mô tả ngắn gọn về sản phẩm đầu ra, ngày đáo hạn và trạng thái hoàn thành.
Đối với các hợp đồng dựa trên các cột mốc thời gian, liệt kê từng cột mốc thời gian và điều kiện kích hoạt thanh toán liên quan. Điều này giúp dễ dàng xác định ai chịu trách nhiệm cho từng phần và liệu họ có đang tiến triển đúng tiến độ để hoàn thành các cột mốc thời gian hay không.
🧠 Thông tin thú vị: Bộ luật Hammurabi (khoảng 1754 TCN) bao gồm các quy định chi tiết về thợ xây, điều kiện thanh toán, hình phạt và trách nhiệm pháp lý. Nếu một ngôi nhà sụp đổ, thợ xây sẽ phải chịu trách nhiệm.
Chỉ số hiệu suất và cập nhật trạng thái
Bảng theo dõi của bạn cũng nên ghi lại hiệu suất làm việc của nhà thầu. Điều này không cần phải phức tạp.
Ghi chú trạng thái hiện tại của nhà thầu (hoạt động, tạm ngưng hoặc đã rời khỏi dự án). Thêm các cột cho các chỉ số hiệu suất cơ bản như đánh giá chất lượng hoặc tỷ lệ giao hàng đúng hẹn. Một thang điểm đánh giá từ 1 đến 5 và một trường ghi chú cho phản hồi của quản lý dự án thường là đủ; dữ liệu lịch sử này vô cùng quý giá cho việc ra quyết định tuyển dụng trong tương lai.
Cách tạo công cụ theo dõi nhà thầu trong Google Trang tính
Bạn biết cần theo dõi những gì, nhưng bạn không phải là chuyên gia về bảng tính. Làm thế nào để thực sự xây dựng công cụ này sao cho nó hoạt động hiệu quả? Nếu bạn mất hàng giờ để mò mẫm với các công thức, bạn có thể tạo ra một thứ gì đó cồng kềnh đến mức nhóm của bạn thậm chí không muốn sử dụng nó.
Hãy cùng nhau xây dựng một công cụ theo dõi nhà thầu chức năng từ đầu. Mỗi bước đều dựa trên bước trước đó, giúp bạn có được một mẫu quản lý dự án Google Trang tính hoạt động mà bạn có thể tùy chỉnh. 💁
Bước #1: Cài đặt cấu trúc bảng tính của bạn
Đầu tiên, tạo một Google Trang tính mới và đặt tên rõ ràng cho nó, ví dụ: ‘Bảng theo dõi quản lý nhà thầu’. Tổ chức nó trong một thư mục chia sẻ để nhóm của bạn có thể truy cập.
Tiếp theo, cài đặt các tab riêng biệt cho các loại thông tin khác nhau. Điều này giúp bảng theo dõi của bạn không trở thành một bảng tính khổng lồ và rối rắm.
- Nhà thầu: Đây sẽ là cơ sở dữ liệu chính của bạn cho tất cả thông tin về nhà thầu.
- Thanh toán: Tab này dùng để theo dõi hóa đơn và trạng thái thanh toán.
- Dự án: Một tab tùy chọn để theo dõi các sản phẩm đầu ra cụ thể nếu bạn đang quản lý nhiều dự án cùng lúc.
Trên mỗi tab, hãy cố định hàng tiêu đề bằng cách vào Chế độ xem > Freeze Panes > 1 hàng. Điều này giúp các tiêu đề cột luôn hiển thị khi bạn cuộn, điều này rất hữu ích.
🔍 Bạn có biết? Khi kế toán kép xuất hiện ở Ý vào thế kỷ 15, nó đã cho phép theo dõi ai được thanh toán, cho việc gì và khi nào. Đây là một bước đột phá cho phép ký kết hợp đồng dài hạn trên nhiều dự án thay vì lao động theo từng dự án riêng lẻ.
Bước #2: Thêm các trường thông tin quan trọng của nhà thầu
Bây giờ, trên tab ‘Nhà thầu’ của bạn, hãy tạo các cột cho các trường dữ liệu chính mà chúng ta đã đề cập trước đó. Các trường này bao gồm:
- ID nhà thầu
- Tên
- Công ty
- Điện thoại
- Ngày bắt đầu hợp đồng
- Ngày kết thúc hợp đồng
- Trạng thái
Để giữ cho dữ liệu của bạn sạch sẽ và nhất quán, hãy sử dụng tính năng xác thực dữ liệu. Điều này cho phép bạn tạo các menu thả xuống cho các cột cụ thể.
Chọn một cột, đi đến Dữ liệu > Kiểm tra dữ liệu và thêm tiêu chí của bạn. Đối với cột ‘Trạng thái’, bạn có thể thêm các tùy chọn như Hoạt động, Đang chờ xử lý và Đã ngừng hợp tác. Đối với ‘Điều khoản thanh toán’, bạn có thể thêm Net 15, Net 30 và Thanh toán ngay khi nhận. Bước đơn giản này giúp tránh lỗi đánh máy và đảm bảo mọi người sử dụng cùng một thuật ngữ.
Bước #3: Xây dựng hệ thống theo dõi thanh toán và thời hạn.
Chuyển sang tab ‘Thanh toán’ và thêm các cột cho:
- Số hóa đơn
- Ngày xuất hóa đơn
- Số tiền
- Ngày đáo hạn
- Trạng thái thanh toán
- Ngày thanh toán
Sử dụng ID nhà thầu duy nhất mà bạn đã tạo để liên kết mỗi thanh toán với đúng người trong tab ‘Nhà thầu’ chính của bạn.
Để đang theo dõi hạn chót, quay lại tab ‘Nhà thầu’. Thêm các cột cho các ngày quan trọng như ‘Ngày gia hạn hợp đồng’. Bạn có thể sắp xếp cột này để xem các hợp đồng nào sắp đến hạn gia hạn.
🧠 Thông tin thú vị: VisiCalc mạnh mẽ đến mức không chỉ thay đổi quy trình làm việc tài chính mà còn giúp bán được những chiếc máy tính Apple II đầu tiên. Nhiều doanh nghiệp đã mua phần cứng chỉ để chạy VisiCalc và ngay lập tức thử nghiệm các kịch bản "what-if" thay vì phải làm lại sổ sách kế toán bằng tay.
Bước #4: Thêm công thức để tính toán tự động
Công thức là yếu tố giúp bảng tính của bạn trở nên thông minh và tiết kiệm thời gian so với công việc thủ công. Dưới đây là một số công thức hữu ích để thêm vào:
- Số ngày còn lại trước khi hợp đồng hết hạn: =DATEDIF(TODAY(), [Ngày kết thúc], ‘D’)
- Cờ cảnh báo thanh toán quá hạn: =IF(AND([Trạng thái thanh toán]=’Đang chờ xử lý’, [Ngày đáo hạn]<TODAY()), ‘QUÁ HẠN’, ”)
- Tổng số tiền đã thanh toán cho nhà thầu: =SUMIF([Phạm vi ID nhà thầu], [ID nhà thầu này], [Phạm vi số tiền])
Chỉ cần thay thế văn bản trong ngoặc vuông bằng phạm vi ô thực tế của bạn. Giữ công thức đơn giản, đặc biệt trong tài liệu chia sẻ, vì công thức phức tạp dễ bị hỏng do lỗi.
Bước 5: Áp dụng định dạng có điều kiện để tạo các dấu hiệu trực quan.
Định dạng có điều kiện sử dụng màu sắc để làm nổi bật thông tin quan trọng. Bạn có thể cài đặt quy tắc để tự động làm nổi bật các ô dựa trên nội dung của chúng.
- Đánh dấu đỏ: Sử dụng cho các hợp đồng hết hạn trong vòng 30 ngày.
- Đánh dấu màu vàng: Áp dụng cho các khoản thanh toán đến hạn trong vòng một tuần tới.
- Văn bản đỏ: Làm nổi bật các khoản thanh toán quá hạn ngay lập tức
Để cài đặt điều này, hãy lựa chọn các ô bạn muốn định dạng, sau đó đi đến Format > Conditional formatting. Lớp hiển thị này biến khối dữ liệu của bạn thành một bảng điều khiển có thể hành động, nơi các vấn đề dễ dàng được phát hiện.
Giới hạn của Google Trang tính trong quản lý nhà thầu
Bảng tính Google của bạn đang hoạt động, nhưng nó đang trở nên dễ bị hỏng. Nó đang chạy chậm, ai đó lại làm hỏng công thức, và bạn luôn lo lắng rằng nhóm tài chính có thể vô tình xem được mức lương của mọi người.
Đây là lúc nhiều nhóm nhận ra rằng họ đã đạt đến giới hạn của bảng tính. Dưới đây là những hạn chế phổ biến mà bạn sẽ gặp phải:
- Không có tính năng nhắc nhở tích hợp: Bạn phải kiểm tra thủ công các hạn chót hoặc cài đặt các cảnh báo lịch riêng biệt vì thiếu các công cụ tự động hóa quy trình làm việc.
- Kiểm soát truy cập giới hạn: Bạn không thể dễ dàng ẩn thông tin nhạy cảm như mức lương khỏi một số người mà không tạo ra các bảng tính hoàn toàn riêng biệt và không kết nối.
- Sự nhạy cảm của công thức: Một thao tác xóa hoặc chỉnh sửa sai lầm có thể làm hỏng các tính toán trên toàn bộ bảng theo dõi, khiến dữ liệu của bạn trở nên không đáng tin cậy.
- Không có nhật ký kiểm tra rõ ràng: Khó khăn trong việc xác định ai đã thay đổi gì và khi nào, điều này là một vấn đề lớn về tuân thủ và trách nhiệm.
- Chỉ cập nhật thủ công: Công cụ theo dõi của bạn là một kho dữ liệu cô lập. Bạn phải sao chép và dán thông tin từ các công cụ khác, điều này dễ dẫn đến lỗi và lãng phí thời gian.
- Vấn đề về khả năng mở rộng: Khi bạn thêm nhiều nhà thầu và dữ liệu hơn, bảng tính sẽ chậm lại, và việc quản lý mối quan hệ giữa các tab khác nhau trở nên phức tạp.
🔍 Bạn có biết? ‘Hệ thống bóng’ đã tồn tại hàng thế kỷ trước khi máy tính ra đời. Các nhân viên văn phòng, kế toán và quản lý công trường thường giữ sổ tay riêng tư bên cạnh hồ sơ chính thức vì các hệ thống chính thức quá chậm chạp hoặc cứng nhắc.
Cách ClickUp đơn giản hóa việc theo dõi nhà thầu
Những giới hạn của bảng tính đang cản trở bạn. Bạn cần một hệ thống tự động hóa nhắc nhở, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và kết nối quản lý nhà thầu với công việc dự án thực tế mà không gây ra sự phức tạp thêm về công cụ.
ClickUp là Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, đưa việc theo dõi nhà thầu vào cùng một nơi nơi công việc thực sự diễn ra. Bạn có thể quản lý hợp đồng, công việc, dòng thời gian, thanh toán và phê duyệt trong một hệ thống duy nhất để loại bỏ sự phân tán công việc.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện. ✨
Hiển thị công việc của bạn theo cách bạn muốn
Nếu Google Trang tính đang làm tốt việc cần làm hiện tại, đó thường là vì nó cho phép bạn sắp xếp dữ liệu nhà thầu theo cách bạn muốn: hàng, cột, bộ lọc và chỉnh sửa nhanh.
ClickUp cho phép bạn xem cùng một dữ liệu nhà thầu theo nhiều cách khác nhau thông qua chế độ xem ClickUp. Nếu bạn đang theo dõi nhà thầu, bạn có thể sử dụng:
- Giao diện Bảng của ClickUp, nơi các nhiệm vụ ClickUp xuất hiện dưới dạng hàng, và các trường như tên nhà thầu, mức phí, trạng thái, ngày đáo hạn và số giờ xuất hiện dưới dạng cột. Bạn có thể sắp xếp, lọc, ẩn cột và lưu các chế độ xem để sử dụng lại.
- Chế độ xem dạng danh sách của ClickUp, rất hữu ích khi bạn muốn nhóm công việc theo nhà thầu, dự án hoặc trạng thái, thay vì xem qua một lưới phẳng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các quyền truy cập chi tiết tích hợp sẵn của ClickUp để đảm bảo thông tin nhạy cảm chỉ hiển thị cho những người có quyền truy cập.
Tập trung cơ sở dữ liệu nhà thầu
Đừng cố ép dữ liệu của bạn vào các cột bảng tính chung chung. Giữ thông tin nhà thầu của bạn nhất quán và gọn gàng với ClickUp Trường Tùy chỉnh, cho phép bạn xây dựng một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và có cấu trúc.
Các trường này được thiết kế cho các loại dữ liệu cụ thể, đảm bảo thông tin của bạn luôn nhất quán và sạch sẽ:
- Menu thả xuống: Để theo dõi trạng thái hoặc loại nhà thầu
- Trường ngày: Cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng
- Trường tiền tệ: Để theo dõi tỷ giá và thanh toán
- Trường văn bản: Dùng cho ghi chú và phản hồi về hiệu suất.
Các trường này được duy trì nhất quán trên các công việc, chế độ xem và báo cáo, điều này có nghĩa là bạn đã thành công trong việc tránh các lỗi ghi đè không mong muốn hoặc công thức bị hỏng.
Những thông tin về phần mềm quản lý dự án xây dựng:
Các công cụ phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt nhất (Đã thử nghiệm & Xếp hạng) | ClickUp
Tối ưu hóa dòng thời gian của bạn
Khi công việc của nhà thầu được lưu trữ trong ClickUp (nhiệm vụ, trường dữ liệu, ngày đáo hạn, thời gian ghi lại), ClickUp Brain có thể giúp bạn phân tích dữ liệu mà không cần phải kiểm tra thủ công các hàng hoặc bộ lọc.
Nó giúp bạn bằng cách tóm tắt trạng thái dự án, soạn thảo kế hoạch hoặc mô tả công việc, tìm kiếm thông tin bị ẩn đâu đó trong không gian làm việc và các công cụ kết nối của bạn, và xác định các rào cản chính.
Thay vì mở nhiều chế độ xem, chỉ cần yêu cầu trợ lý AI theo ngữ cảnh thực hiện:
- ‘Tổng hợp tất cả các công việc của nhà thầu quá hạn hoặc có nguy cơ trong tuần này.’
- ‘Những nhà thầu nào có khối lượng công việc cao nhất trong 10 ngày tới?’
- ‘Cho tôi một bản trạng thái nhanh về tất cả các công việc của nhà thầu đang hoạt động và trên Dự án X’
- ‘Xác định các công việc có thời gian theo dõi gần bằng hoặc vượt quá số giờ ước tính’
🚀 Lợi thế của ClickUp: Kết nối các công cụ của bên thứ ba, công việc, tệp tin và bối cảnh trong một nơi duy nhất với ClickUp Brain MAX, trợ lý AI độc lập trên desktop của bạn.
Nó giúp bạn bằng cách cung cấp:
- Tìm kiếm thống nhất trên tất cả công việc của bạn, bao gồm các ứng dụng kết nối như Google Drive, GitHub, SharePoint và thậm chí cả web
- ClickUp Talk-to-Text cho phép bạn đọc lệnh các hướng dẫn, ý tưởng hoặc cập nhật bằng giọng nói – nhanh gấp 4 lần so với gõ văn bản
- Trí tuệ nhân tạo (AI) nhận thức ngữ cảnh, hiểu công việc của bạn để cung cấp câu trả lời phù hợp với ngữ cảnh
- Trí tuệ nhân tạo đa mô hình tích hợp web, hỗ trợ tìm kiếm và tạo nội dung bằng các mô hình như ChatGPT, Claude và Gemini
Tự động hóa các lời nhắc nhở về thanh toán và gia hạn.
Bạn đã chán phải kiểm tra thủ công bảng tính của mình để theo dõi các hạn chót sắp tới? Tự động hóa việc theo dõi hạn chót và không bao giờ bỏ lỡ việc gia hạn nữa với ClickUp Automations. Tính năng này cho phép bạn tạo các quy tắc chạy ngầm, vì vậy không bao giờ có gì bị bỏ sót.
Các quy trình tự động hóa được xây dựng dựa trên logic đơn giản 'Khi/Thì'. Ví dụ:
- Khi trạng thái công việc thay đổi thành ‘Hóa đơn đã nhận’, thì thông báo cho nhóm tài chính.
- Khi ngày đáo hạn của hợp đồng còn 30 ngày, thì tạo một công việc cho nhóm pháp lý để xem xét nó.
- Khi một dự án được đánh dấu là ‘Hoàn thành’, thì thay đổi trạng thái của nhà thầu thành ‘Có sẵn’.
Bạn thậm chí có thể sử dụng ClickUp Brain để soạn thảo tin nhắn nhắc nhở hoặc tóm tắt khối lượng công việc hiện tại của nhà thầu theo yêu cầu.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Theo dõi thời gian ngay trong các công việc, có thể thực hiện thủ công hoặc sử dụng đồng hồ bấm giờ tích hợp, và liên kết trực tiếp các giờ làm việc đó với công việc đã hoàn thành thông qua ClickUp Time Tracking. Điều này có nghĩa là bạn không cần sử dụng bảng tính riêng biệt để theo dõi giờ làm việc.
Dưới đây là các công cụ quản lý nhà thầu AI hàng đầu:
Có khả năng hiển thị theo thời gian thực
Việc tạo báo cáo thủ công từ bảng tính của bạn là một công việc tốn thời gian. Hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để có cái nhìn tổng quan trực tiếp và chi tiết về toàn bộ chương trình nhà thầu của bạn.
Tạo một bảng điều khiển tùy chỉnh với các thẻ hiển thị các chỉ số quan trọng nhất của bạn.
- Thẻ biểu đồ tròn ClickUp: Hiển thị phân tích chi tiết về nhà thầu theo trạng thái
- Thẻ Tính toán ClickUp: Hiển thị tổng chi phí theo nhà thầu hoặc theo dự án
- Thẻ danh sách nhiệm vụ ClickUp: Xem tất cả các khoản thanh toán đến hạn trong tuần này chỉ với một cái nhìn.
Khác với bảng pivot trong Sheets yêu cầu cập nhật thủ công, các thẻ trên bảng điều khiển ClickUp được cập nhật theo thời gian thực khi dữ liệu cơ sở thay đổi. Điều này giúp bạn phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Nghe chia sẻ từ Alistair Wilson, Chuyên gia Tư vấn Chuyển đổi Số tại Compound:
Chúng tôi đã đánh giá nhiều tùy chọn và cảm thấy rằng ClickUp cung cấp sự kết hợp hoàn hảo giữa sức mạnh và tính linh hoạt. Chúng tôi cũng cần giải quyết vấn đề theo dõi thời gian để đo lường và theo dõi nhật ký thời gian của các nhà thầu bên ngoài mà không cần sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ bên ngoài khác. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp hoạt động mượt mà trên các thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
Chúng tôi đã đánh giá nhiều tùy chọn và cảm thấy rằng ClickUp cung cấp sự kết hợp hoàn hảo giữa sức mạnh và tính linh hoạt. Chúng tôi cũng cần giải quyết vấn đề theo dõi thời gian để đo lường và theo dõi nhật ký thời gian của các nhà thầu bên ngoài mà không cần sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ bên ngoài khác. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp hoạt động mượt mà trên các thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
Giao hợp đồng cho ClickUp
Google Trang tính là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu – nó giúp bạn nắm rõ thông tin về các nhà thầu của mình, công việc họ đang thực hiện, và những khoản đã thanh toán so với những khoản chưa thanh toán. Đối với một nhóm nhỏ hoặc một thiết lập ngắn hạn, điều đó thường là đủ.
Nhưng ngay khi các nhà thầu tham gia vào nhiều dự án, dòng thời gian thay đổi hoặc cần theo dõi giờ làm việc chặt chẽ hơn, bảng tính bắt đầu đòi hỏi nhiều hơn từ bạn so với những gì nó mang lại.
ClickUp phù hợp một cách tự nhiên ở đây. Bạn vẫn có cấu trúc quen thuộc—bảng, trường, bộ lọc—nhưng giờ đây mỗi hàng đều kết nối với công việc thực tế, dòng thời gian thực và cập nhật thực tế.
Các công việc tự động cập nhật. Theo dõi thời gian luôn được liên kết với các deliverables. Bảng điều khiển hiển thị những thông tin quan trọng mà không cần phải xây dựng lại báo cáo mỗi tuần. Và các công cụ như ClickUp Brain giúp bạn phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở thành các công việc theo dõi mà bạn không dự tính.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp
Một công cụ theo dõi quản lý nhà thầu nên bao gồm những gì?
Một công cụ theo dõi nên bao gồm thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, chi tiết thanh toán, phân công dự án và ghi chú hiệu suất để cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về mối quan hệ.
Sự khác biệt giữa công cụ theo dõi nhà thầu và công cụ theo dõi dự án là gì?
Một công cụ theo dõi dự án tập trung vào các công việc và dòng thời gian cho một dự án cụ thể, trong khi công cụ theo dõi nhà thầu tập trung vào mối quan hệ liên tục, như thanh toán và hợp đồng, trên nhiều dự án.
Tôi có thể tích hợp Google Trang tính với các công cụ quản lý nhà thầu khác không?
Đúng vậy, bạn có thể sử dụng các công cụ như Zapier để kết nối Sheets với các ứng dụng khác, nhưng các tích hợp này yêu cầu thiết lập và bảo trì và có thể không cung cấp đồng bộ dữ liệu thời gian thực.