Bạn có nhớ khoảnh khắc khi lãnh đạo hỏi, ‘Tại sao biên lợi nhuận lại giảm trong quý này?’ và phản ứng đầu tiên của bạn là mở năm bảng tính, lướt qua bản trình bày của tháng trước và nhắn tin cho ai đó để lấy thông tin bối cảnh?
Microsoft Copilot có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn trong các công cụ này, tổng hợp bảng chênh lệch, soạn thảo giải thích và phát hiện các mẫu mà bạn phải tìm kiếm thủ công. Tuy nhiên, giá trị mà bạn nhận được từ Copilot phụ thuộc rất nhiều vào vị trí sử dụng nó trong quy trình làm việc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Copilot cho phân tích tài chính. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ xem xét cách ClickUp là một giải pháp kết nối hơn cho việc thực hiện phân tích tài chính từ đầu đến cuối.
Vậy, hãy bắt đầu ngay!
Copilot làm tốt việc cần làm trong phân tích tài chính
Copilot không phải là công cụ thay thế cho quản lý tài chính. Tuy nhiên, trong nhiều lĩnh vực, nó hoạt động như một nhà phân tích và tạo báo cáo ban đầu với tốc độ cao, xử lý các công việc lặp đi lặp lại và giải phóng thời gian cho bạn để tập trung vào các công việc đòi hỏi sự phán đoán. Dưới đây là những gì Copilot thực hiện một cách đáng tin cậy hiện nay:
- Hỗ trợ phân tích ngôn ngữ tự nhiên trong Excel: Truy vấn doanh thu, chi phí và tỷ lệ lợi nhuận mà không cần viết công thức và nhận bảng dữ liệu có cấu trúc hoặc bảng pivot ngay lập tức.
- Tự động hóa việc tạo công thức và làm sạch dữ liệu: Tạo các phép tính, chuẩn hóa định dạng ngày tháng và loại bỏ bản sao trùng lặp để chuẩn bị tập dữ liệu cho phân tích.
- Tăng tốc quy trình đối chiếu: Phát hiện các mục nhập không khớp và chênh lệch lớn giữa các sổ cái để rút ngắn chu kỳ đối chiếu.
- Phát hiện sự chênh lệch và mô hình bất thường: Cảnh báo về sự chênh lệch ngân sách, các đỉnh bất thường và sự phá vỡ xu hướng để tập trung thời gian kiểm tra vào những khu vực có rủi ro.
- Quản lý bản nháp sẵn sàng cho báo cáo: Tạo bản bình luận chênh lệch ban đầu và tóm tắt báo cáo cho ban lãnh đạo.
- Giữ liên tục luồng làm việc giữa các công cụ: Tổ chức tài chính bằng cách di chuyển từ dữ liệu sang bình luận và chia sẻ trong Excel, Teams, Outlook và slide mà không làm gián đoạn luồng.
- Tạo biểu đồ và bảng dữ liệu theo yêu cầu: Tạo các biểu đồ và bảng dữ liệu cơ bản từ số liệu thô để hỗ trợ các đánh giá nhanh chóng hoặc các bản trình bày tạm thời.
🧠 Thực tế thú vị: Phân tích tài chính đã tồn tại từ lâu trước khi tài chính hiện đại ra đời. Các thương nhân ở Ý thời Phục hưng đã sử dụng hệ thống kế toán kép để phân tích lợi nhuận, lỗ và rủi ro trong các chuyến hải trình. Những bảng cân đối kế toán sơ khai này giúp xác định liệu các chuyến thám hiểm tương lai có đáng để tài trợ hay không, khiến chúng trở thành một trong những công cụ ra quyết định sớm nhất.
Cách sử dụng Copilot cho phân tích tài chính (Thực tế)
Tác động của trí tuệ nhân tạo (AI) đối với tài chính phụ thuộc ít vào công cụ本身 mà nhiều hơn vào vị trí mà bạn đặt nó trong quy trình làm việc tài chính. Dưới đây là bảy cách mà các nhóm đang áp dụng Copilot vào công việc phân tích tài chính thực tế.
Khớp giao dịch và phát hiện chênh lệch
Công việc đối chiếu vẫn là một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất trong lĩnh vực tài chính. Việc đối chiếu sao kê ngân hàng với các mục nhập sổ cái tổng hợp (GL) và liên kết các sổ cái chi tiết (subledgers) trở lại sổ cái tổng hợp (general ledger) đã là một công việc tốn thời gian. Giải thích lý do tại sao số liệu thực tế chênh lệch so với ngân sách lại thêm một lớp công việc nữa, thường yêu cầu sử dụng công thức tra cứu, lọc dữ liệu phức tạp và quét mẫu thủ công.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Tải tệp xuất báo cáo ngân hàng và tệp trích xuất sổ cái tổng hợp (GL) vào SharePoint hoặc OneDrive và mở chúng trong Excel. Copilot có thể đối chiếu giao dịch theo ngày và số tiền, đồng thời chỉ hiển thị các khoản không khớp.
Nó tạo ra một danh sách ngoại lệ tập trung hiển thị các giao dịch xuất hiện ở một bên nhưng không xuất hiện ở bên kia, đánh dấu các khoảng cách bất thường lớn và nhóm các sai lệch lặp lại theo nhà cung cấp hoặc tài khoản.
Đối với so sánh ngân sách và thực tế, Copilot cũng có thể tạo bảng chênh lệch theo bộ phận hoặc nhóm chi phí và soạn thảo giải thích chỉ ra các yếu tố có thể gây ra chênh lệch, chẳng hạn như sự khác biệt về thời gian, chi tiêu một lần hoặc thay đổi về khối lượng.
📎 Thử các gợi ý sau:
- So sánh hai bảng này theo ngày và số tiền, và chỉ hiển thị các giao dịch chưa khớp.
- Nhóm các giao dịch không khớp theo nhà cung cấp và làm nổi bật các trường hợp không khớp lặp lại.
- Tạo bảng so sánh ngân sách và thực tế theo trung tâm chi phí và giải thích ba yếu tố chính ảnh hưởng.
Chuẩn bị dữ liệu thô cho phân tích
Các chuyên gia FP&A và tài chính mất một lượng thời gian đáng ngạc nhiên chỉ để đưa dữ liệu vào định dạng có thể sử dụng. Việc trích xuất dữ liệu từ ERP, kết hợp nhiều tệp CSV, đồng bộ hóa tên cột và điều chỉnh định dạng ngày tháng diễn ra trong mỗi chu kỳ dự báo và mỗi kỳ kết thúc. Công việc ETL này làm chậm quá trình phân tích và gây ra lỗi trước khi bất kỳ công việc phân tích nào bắt đầu.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Kết hợp nhiều bảng dữ liệu (AR, AP, GL, doanh thu) vào một sổ làm việc duy nhất và để Copilot chuẩn hóa tiêu đề cột, chuẩn hóa định dạng ngày tháng và kết hợp tất cả thành một bảng phân tích sẵn sàng. Copilot tái cấu trúc dữ liệu để tổng hợp khớp nhau, đánh dấu các giá trị thiếu và làm nổi bật các cột không khớp với cấu trúc dự kiến.
📎 Thử các gợi ý sau:
- Ghép các tệp AR, AP và GL vào một bảng duy nhất và chuẩn hóa tên cột.
- Định dạng ngày tháng chuẩn và đánh dấu các hàng có giá trị thiếu.
- Đánh dấu bất kỳ cột nào không khớp với sơ đồ dự kiến cho mô hình báo cáo của chúng tôi.
⚡️Kho mẫu: Mở một báo cáo tài chính không nên giống như giải mã một câu đố. Các số có thể chính xác, nhưng câu chuyện đằng sau chúng thường được phân tán khắp không gian làm việc của bạn.
Mẫu Báo cáo Phân tích Tài chính ClickUp giúp bạn tập hợp tất cả thông tin đó vào một nơi và hiểu rõ nó. Thay vì phải xây dựng lại báo cáo từ đầu mỗi chu kỳ, bạn sẽ có một cấu trúc sẵn có để xác định các chỉ số tài chính quan trọng ảnh hưởng đến quyết định lập ngân sách và đầu tư.
Bạn có thể sử dụng nó để:
- Theo dõi thu nhập, chi phí, lợi nhuận và lỗ trong một báo cáo được chia sẻ.
- Đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo qua các tháng và quý.
- Sử dụng trạng thái tùy chỉnh của ClickUp để hiển thị các tác vụ đang được soạn thảo, đang được xem xét hoặc đã hoàn tất.
- Thêm trường Tùy chỉnh ClickUp cho các giả định, chủ sở hữu hoặc cảnh báo rủi ro.
Xây dựng ngân sách và dự báo
Quản lý ngân sách dự án và dự báo tập trung vào các lần lặp: cơ sở, rủi ro giảm, rủi ro tăng, thay đổi số lượng nhân viên, thay đổi giá cả và lạm phát chi phí. Xây dựng và tái xây dựng mô hình thủ công khiến chu kỳ lập kế hoạch trở nên chậm chạp và dễ bị gián đoạn, đặc biệt khi lãnh đạo muốn có chế độ xem nhanh về các kịch bản.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Tạo kế hoạch quản lý chi phí dựa trên số liệu thực tế trong quá khứ, phân chia theo bộ phận hoặc loại chi phí.
Microsoft Copilot tạo bảng dự báo và áp dụng logic dự báo cơ bản. Khi các giả định thay đổi, Copilot có thể mô phỏng tác động của việc tăng chi tiêu marketing, thu hồi nợ chậm hơn hoặc tăng số lượng nhân viên, và hiển thị cách điều đó ảnh hưởng đến dòng tiền, biên lợi nhuận hoặc EBITDA.
📎 Thử các gợi ý sau:
- Xây dựng dự báo cơ sở cho quý tiếp theo theo từng bộ phận dựa trên dữ liệu thực tế của 12 tháng gần nhất.
- Hiển thị tác động đến thời gian duy trì dòng tiền nếu chi phí marketing tăng 15%.
- Nếu tăng trưởng doanh thu giảm 5% và chi phí nhân sự tăng 8%, thì EBITDA sẽ thay đổi như thế nào?
Tạo báo cáo chi tiết từ các mô hình trực tiếp
Báo cáo hàng tháng và hàng quý đòi hỏi phải giải thích những thay đổi đã xảy ra và lý do tại sao. Các nhóm tài chính phải dành hàng giờ để sao chép số liệu vào bản trình bày, viết bình luận và định dạng lại nội dung cho ban lãnh đạo và Bảng.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Khi các mô hình Excel được mở, Copilot có thể soạn thảo một bản tóm tắt điều hành nhấn mạnh các biến động chính, xu hướng và các giá trị ngoại lệ. Nó đặt các số vào bối cảnh, cung cấp giải thích cho các chênh lệch lớn và cấu trúc câu chuyện bằng ngôn ngữ phù hợp cho quản lý.
Các thông tin tương tự có thể được chuyển đổi thành slide PowerPoint hoặc bản tóm tắt Word kèm bảng và biểu đồ. Kết quả là một bản nháp đầu tiên được cấu trúc tốt, phản ánh dữ liệu cơ bản.
📎 Thử các gợi ý sau:
- Tổng kết hiệu quả tài chính của tháng này cho nhóm lãnh đạo.
- Nhấn mạnh những chênh lệch lớn nhất so với ngân sách và giải thích các yếu tố chính có thể gây ra những chênh lệch đó.
- Chuyển đổi tóm tắt này thành ba slide cho bản cập nhật cho Bảng.
Ưu tiên thu hồi nợ và giảm rủi ro nợ quá hạn
Dự báo dòng tiền và thu hồi nợ là những công việc tốn nhiều thời gian và thường dựa trên dữ liệu cũ. Các nhóm quản lý công nợ (AR) phải xử lý các báo cáo cũ, theo dõi khách hàng và dự báo dòng tiền trên nhiều phần mềm lập kế hoạch tài chính khác nhau.
Việc ưu tiên các nhiệm vụ cần thực hiện và duy trì sự nhất quán trong giao tiếp hiện đang được thực hiện thủ công và phản ứng, điều này ảnh hưởng đến khả năng hiển thị dòng tiền.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Chuyển sổ cái AR thành lịch trình quá hạn, xếp hạng khách hàng theo rủi ro quá hạn dựa trên hành vi thanh toán lịch sử và tóm tắt rủi ro theo nhóm tuổi. Copilot nhấn mạnh rủi ro tập trung, chẳng hạn như một số ít khách hàng gây ra phần lớn số dư quá hạn.
Nó cũng có thể soạn thảo email nhắc nhở cá nhân hóa, đề cập đến số tiền quá hạn chính xác và ngày đáo hạn, giúp tiêu chuẩn hóa các hoạt động theo dõi đồng thời duy trì tính bối cảnh.
📎 Thử các gợi ý sau:
- Tạo lịch trình phân loại công nợ theo thời gian (0-30, 31-60, 61-90, 90+) từ sổ cái công nợ phải thu (AR ledger).
- Xếp hạng khách hàng theo rủi ro thanh toán dựa trên hành vi lịch sử.
- Soạn email nhắc nhở cho các hóa đơn quá hạn trên 45 ngày.
Phát hiện các giao dịch có rủi ro cao
Quản lý đánh giá và chuẩn bị kiểm toán yêu cầu kiểm tra các tập dữ liệu giao dịch lớn để phát hiện các mục bất thường: các sổ nhật ký thủ công lớn, thiếu phê duyệt hoặc các giao dịch vi phạm chính sách. Thực hiện điều này thủ công là chậm chạp và không nhất quán.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Quét các giao dịch sổ cái tổng hợp (GL) để phát hiện các mục nhập vượt quá ngưỡng đã định, thiếu phê duyệt hoặc có mẫu bất thường so với tiêu chuẩn lịch sử. Copilot trả về danh sách ngoại lệ được xếp hạng theo mức độ rủi ro tiềm ẩn, với kết quả được nhóm theo đơn vị kinh doanh hoặc chủ sở hữu.
Nó cũng cho phép bạn tóm tắt các mẫu, chẳng hạn như các giao dịch thủ công có giá trị cao lặp lại trong một trung tâm chi phí cụ thể, để giúp người xem xét ưu tiên các bước theo dõi.
📎 Thử các gợi ý sau:
- Hiển thị tất cả các mục nhập sổ nhật ký thủ công có giá trị trên $50,000 mà không cần phê duyệt thứ cấp.
- Nhóm các trường hợp ngoại lệ theo trung tâm chi phí và xếp hạng theo tổng mức độ tiếp xúc.
- Tổng hợp các mẫu ngoại lệ lặp lại trong bộ dữ liệu này.
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến KPI và sự thay đổi xu hướng
Các nhóm FP&A thường xuyên được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng về xu hướng biên lợi nhuận, chi phí tăng dần và hiệu suất khu vực. Việc xây dựng các chế độ xem này thủ công qua các kỳ và chiều dữ liệu làm chậm các cuộc hội thoại chiến lược.
📌 Dưới đây là những việc cần làm với Copilot:
Xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến sự thay đổi biên lợi nhuận, nhấn mạnh các xu hướng đa quý trong doanh thu hoặc chi tiêu, và so sánh hiệu suất giữa các khu vực hoặc đơn vị kinh doanh. MS Copilot cung cấp các xu hướng được xếp hạng, tỷ lệ tăng trưởng và giải thích ngắn gọn về những yếu tố có thể đã gây ra sự thay đổi.
Điều này cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những yếu tố đang tác động đến hoạt động kinh doanh trước khi phân tích sâu hơn được hoàn thành.
📎 Thử các gợi ý sau:
- Những yếu tố chính nào đã gây ra sự sụt giảm biên lợi nhuận trong quý này?
- Nổi bật các xu hướng doanh thu và chi phí trong bốn quý gần nhất, kèm theo tỷ lệ tăng trưởng.
- So sánh hiệu suất giữa Bắc Mỹ và EMEA và tóm tắt các điểm khác biệt chính.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Các đội ngũ tài chính mất hàng giờ để chuyển đổi giữa các bảng tính, tài liệu, chủ đề trò chuyện và các công cụ AI không kết nối. ClickUp cho Đội ngũ Tài chính cung cấp một Không gian Làm việc AI Tích hợp, nơi lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo và tự động hóa thông minh được tích hợp trong một nền tảng duy nhất.
Ngừng chuyển đổi ngữ cảnh và bắt đầu hoàn thành công việc nhanh hơn, ra quyết định thông minh hơn, và nâng cao tác động chiến lược của nhóm - tất cả trong khi duy trì tuân thủ chuẩn bị kiểm toán mà không cần vội vàng vào phút chót.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Loại bỏ thiên vị xác nhận bằng cách yêu cầu AI đóng vai hai nhân vật khác nhau: Nhà phân tích trường hợp tích cực (Bull Case Analyst) và Nhà đầu tư bán khống (Short Seller). Để họ tranh luận về một mã chứng khoán cụ thể hoặc chiến lược tài chính dựa trên báo cáo 10-K đã tải lên, sau đó yêu cầu nhân vật Trung gian trung lập (Neutral Arbitrator) tóm tắt các rủi ro và cơ hội khách quan nhất.
Các chiến lược gợi ý hiệu quả cho nhóm tài chính
Các lệnh hiệu quả cho kế toán dự án cần xác định rõ phạm vi, địa điểm dữ liệu, định dạng đầu ra và mục đích ra quyết định. Copilot chỉ hiểu bối cảnh tổ chức của bạn nếu nó được đề cập trực tiếp trong lệnh, vì vậy tính cụ thể là yếu tố quan trọng.
Dưới đây là một số kỹ thuật có thể giúp bạn:
- Định hướng Copilot đến các tài liệu nguồn chính xác: Hướng Copilot đến tệp, mô hình hoặc phạm vi được đặt tên cụ thể đang được sử dụng (ví dụ: ‘sử dụng tệp Consolidated_PnL_Q4.xlsx, tab Doanh thu, hàng 12-38’), để phân tích dựa trên số liệu chính xác.
- Hạn chế các yêu cầu trong một khoảng thời gian và bộ chỉ số cụ thể: Xác định khoảng thời gian báo cáo và các chỉ số trong phạm vi (ví dụ: ‘so sánh kết quả thực tế quý 2 năm tài chính 2025 với ngân sách cho biên lợi nhuận gộp và dòng tiền hoạt động’) để tránh so sánh trộn lẫn hoặc không đầy đủ.
- Xác định cấu trúc đầu ra từ đầu: Xác định xem phản hồi nên là một đoạn văn sẵn sàng cho lãnh đạo, một bảng chênh lệch kèm theo các yếu tố ảnh hưởng, hay một tóm tắt dạng gạch đầu dòng cho slide, để đầu ra phù hợp với cách thức tiêu thụ công việc tài chính.
- Phân tách phân tích đa tầng thành các bước tuần tự: Yêu cầu trích xuất dữ liệu trước tiên, xác định yếu tố tác động thứ hai và đánh giá tác động thứ ba để tránh suy luận hời hợt, thiếu logic trong phân tích tài chính.
- Sử dụng ngôn ngữ tài chính chuyên ngành một cách nhất quán: Đặt tên cho các khái niệm như biến động vốn lưu động, thời điểm ghi nhận, tác động của việc ghi nhận doanh thu hoặc các yếu tố gây biến động của trung tâm chi phí để hướng dẫn Copilot diễn giải theo tiêu chuẩn tài chính.
🔍 Bạn có biết? Phân tích không phải lúc nào cũng chính xác. Sir Isaac Newton, một trong những nhà khoa học vĩ đại nhất mọi thời đại, đã mất số tiền tương đương $3 triệu trong vụ bong bóng South Sea năm 1720. Câu nói nổi tiếng của ông sau đó là: “Tôi có thể tính toán chuyển động của các thiên thể, nhưng không thể tính toán sự điên rồ của con người.”
Các phương pháp tốt nhất khi sử dụng Copilot trong phân tích tài chính
Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong công việc có thể giúp tăng tốc phân tích tài chính, nhưng chỉ khi nó được sử dụng một cách có chủ đích. Cách bạn cấu trúc dữ liệu, đặt câu hỏi và xác minh kết quả trong Copilot sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của những thông tin bạn nhận được. Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất cần tuân theo:
- Tham chiếu rõ ràng các tài liệu nguồn: Bao gồm tên tệp, địa điểm dữ liệu và các bảng liên quan để Copilot lấy dữ liệu từ bộ nguồn chính xác.
- Thực hiện theo từng giai đoạn: Phân chia công việc thành các bước liên tiếp: trước tiên trích xuất dữ liệu, sau đó tóm tắt, rồi phân tích kết quả. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công việc phức tạp.
- Xác minh kết quả bằng kiểm tra dữ liệu: So sánh các con số chính với bảng dữ liệu nguồn để đảm bảo độ chính xác số liệu, sau khi Copilot tạo ra các thông tin phân tích.
- Nhúng kết quả vào quy trình làm việc: Sử dụng kết quả làm đầu vào cho báo cáo, bảng điều khiển hoặc các công việc tiếp theo thay vì coi chúng là sản phẩm cuối cùng.
- Đặt quyền truy cập phù hợp với vai trò: Đảm bảo Copilot truy cập đúng dữ liệu bằng cách đồng bộ hóa quyền truy cập của người dùng với yêu cầu của lệnh, đồng thời hỗ trợ kiểm toán và tuân thủ.
🧠 Thực tế thú vị: Thuật ngữ ‘Chỉ số son môi’ do Leonard Lauder (Chủ tịch của Estée Lauder) đặt ra, cho rằng khi nền kinh tế rơi vào suy thoái, doanh số bán son môi sẽ tăng. Tại sao? Bởi vì khi người dân không thể mua những món đồ xa xỉ đắt tiền như ô tô hay túi xách thiết kế, họ sẽ tự thưởng cho mình những món đồ xa xỉ nhỏ gọn và dễ tiếp cận hơn như một thỏi son môi mới.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi sử dụng Copilot cho tài chính
Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi sử dụng Copilot trong lĩnh vực tài chính và cách khắc phục từng vấn đề.
| Lỗi | Giải pháp |
| Yêu cầu thông tin mà không xác định định dạng đầu ra | Xác định trước xem bạn muốn bảng, văn bản, biểu đồ hay tóm tắt để tránh kết quả mơ hồ. |
| Giả sử Copilot tạo ra các dự báo hoàn hảo | Xem dự báo như điểm xuất phát, sau đó xác minh các giả định và số. |
| Không xác minh phạm vi bảo mật/quyền truy cập | Xác nhận người dùng có quyền truy cập vào dữ liệu cơ sở mà Copilot sẽ tham chiếu để tránh lỗi quyền truy cập hoặc câu trả lời không đầy đủ. |
| Bỏ qua bước xem xét kết quả | Luôn đối chiếu tóm tắt của Copilot với dữ liệu nguồn trước khi thực hiện các hành động dựa trên thông tin. |
| Sử dụng Copilot cho các quyết định quan trọng mà không cần giám sát. | Sử dụng Copilot cho các phân tích sơ bộ, không phải cho báo cáo tuân thủ cuối cùng hoặc báo cáo đã được kiểm toán. |
📮 ClickUp Insight: 22% số người được khảo sát vẫn còn e dè khi sử dụng AI trong công việc. Trong số 22% đó, một nửa lo lắng về bảo mật dữ liệu, trong khi nửa còn lại không chắc chắn liệu có thể tin tưởng vào những gì AI đưa ra hay không.
ClickUp giải quyết cả hai vấn đề một cách trực tiếp thông qua các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và bằng cách tạo ra các liên kết chi tiết đến các công việc và nguồn thông tin cho mỗi câu trả lời.
Điều này có nghĩa là ngay cả những nhóm thận trọng nhất cũng có thể bắt đầu tận hưởng sự tăng cường năng suất mà không phải lo lắng về việc thông tin của họ có được bảo vệ hay liệu họ có nhận được kết quả đáng tin cậy hay không.
Những giới hạn thực sự của Copilot trong phân tích tài chính
Microsoft Copilot có thể đẩy nhanh quá trình phân tích và phát hiện các mẫu nhanh chóng, nhưng nó không thể thay thế cho quản trị tài chính, kiểm soát hoặc phán đoán. Hiểu rõ giới hạn của khả năng Copilot là điều quan trọng để sử dụng nó an toàn trong các quy trình làm việc của bạn:
- Không có đảm bảo cấp độ kiểm toán: Kết quả đầu ra không phù hợp cho báo cáo pháp lý, xác nhận của kiểm toán viên hoặc công bố thông tin theo quy định mà không có xác nhận chính thức.
- Phản ánh chất lượng dữ liệu cơ bản: Biểu đồ tài khoản không nhất quán, các chiều không khớp hoặc nguồn dữ liệu phân mảnh sẽ trực tiếp làm giảm độ tin cậy của kết quả đầu ra.
- Bỏ sót các chi tiết phức tạp về quy định: Các phương pháp kế toán phức tạp, ngưỡng tuân thủ và các trường hợp ngoại lệ trong chính sách có thể bị hiểu sai nếu không có sự kiểm tra của con người.
- Kế thừa các hạn chế truy cập của người dùng: Các thông tin chi tiết chỉ giới hạn trong dữ liệu mà người dùng đã được phép xem, hạn chế phân tích xuyên thực thể hoặc phân tích tổng hợp.
🔍 Bạn có biết? Tạp chí The Economist sử dụng giá của một chiếc Big Mac của McDonald’s ở các quốc gia khác nhau như một công cụ phân tích tài chính nghiêm túc. Điều này được gọi là Hiệu ứng Mua sắm (PPP). Nếu một chiếc Big Mac có giá $5.69 ở Mỹ nhưng chỉ $2.50 ở một quốc gia khác, điều đó cho thấy tiền tệ của quốc gia đó bị "định giá thấp".
Tại sao phân tích tài chính gặp khó khăn khi bị giới hạn trong các tệp tin?
Giữ phân tích tài chính trong các bảng tính, bản trình bày và tệp tin không liên kết tạo ra rào cản và sự phân mảnh, cản trở việc thu thập thông tin và tốc độ. Khi dữ liệu tồn tại trong các tệp tin mà không có bối cảnh tích hợp, như phê duyệt, bình luận, nhật ký kiểm toán hoặc mô hình tài chính liên kết, Copilot và các trợ lý tương tự không thể kết nối các thông tin từ các nguồn khác nhau một cách đáng tin cậy.
Sự phân mảnh này buộc các nhà phân tích phải quay lại với việc lắp ráp thủ công, công việc trùng lặp và đối chiếu dễ mắc lỗi thay vì phân tích hướng tới tương lai. Dữ liệu kết nối, có thể tham chiếu cho phép Copilot đưa ra kết luận nhất quán, nhạy bén với ngữ cảnh; các tệp tĩnh thì không.
ClickUp Brain như một giải pháp thay thế cho Copilot trong các quy trình tài chính
ClickUp Brain là trợ lý AI được tích hợp trực tiếp vào nền tảng ClickUp, cung cấp cho các nhóm tài chính một không gian làm việc thông minh duy nhất cho việc lập kế hoạch, phân tích và báo cáo.
Dưới đây là cách ClickUp Brain hỗ trợ các quy trình tài chính thực tế, với các tính năng cụ thể và ví dụ thực tiễn.
Tập trung thông tin tài chính
Các nhóm tài chính thường xuyên thực hiện công việc với các báo cáo, kế hoạch, bình luận, giả định và phê duyệt được phân tán trên các bảng tính, tài liệu và chuỗi trò chuyện.
Điều này dẫn đến tình trạng "Tool Sprawl", nơi thông tin tài chính quan trọng bị phân tán khắp các hệ thống và không có nơi nào phản ánh đầy đủ bức tranh tổng thể về những gì đang diễn ra. Trí tuệ nhân tạo bối cảnh (Contextual AI) của ClickUp Brain loại bỏ điều này bằng cách tập hợp kiến thức tài chính vào một không gian làm việc duy nhất.
Bạn có thể hỏi, “Tổng hợp sự chênh lệch giữa ngân sách và thực tế của quý này trên tất cả các trung tâm chi phí” hoặc “Hiển thị tất cả các công việc đang chờ xử lý cản trở việc phê duyệt hóa đơn nhà cung cấp”, và nhận được câu trả lời cập nhật dựa trên cùng hệ thống nơi công việc tài chính đang được theo dõi.
🔍 Bạn có biết? Trong một nghiên cứu của Đại học Stanford, các nhà nghiên cứu đã phát triển một nhà phân tích AI và cung cấp cho nó 30 năm dữ liệu tài chính. AI này đã vượt trội hơn 93% các nhà quản lý quỹ con người. Trong khi con người tạo ra khoảng $2,8 triệu "alpha" (lợi nhuận thêm) mỗi quý, AI đã tạo ra $17,1 triệu.
Phân tích dữ liệu thời gian thực để đưa ra quyết định nhanh chóng
Bảng điều khiển ClickUp là nơi các nhà lãnh đạo tài chính theo dõi các chỉ số KPI, tốc độ tiêu hao, chênh lệch và tình hình tiền mặt trên các chương trình hoặc bộ phận. Bạn có thể nhúng các thẻ AI vào bảng điều khiển để tự động tạo ra các thông tin chi tiết bằng văn bản từ dữ liệu đó.
Ví dụ, thẻ Tóm tắt AI có thể tự động tạo ra một cái nhìn tổng quan về hiệu suất ngân sách so với thực tế trên các trung tâm chi phí. Ngoài ra, thẻ Cập nhật Dự án AI đặt bên cạnh thẻ dòng tiền hoặc chi phí giúp tóm tắt các thay đổi gần đây và nhấn mạnh các xu hướng hoặc rủi ro mới nổi mà không cần giải thích thủ công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tải lên ngân sách của bạn và yêu cầu AI 'Mô phỏng tăng 15% chi phí nguyên vật liệu kèm theo giảm 5% khối lượng'. AI có thể sử dụng Python để tính toán lại toàn bộ báo cáo lãi lỗ (P&L) của bạn ngay lập tức, cho bạn biết chính xác điểm hòa vốn nằm ở đâu và các yếu tố chi phí nào nhạy cảm nhất với biến động thị trường.
Tự động hóa quy trình làm việc tài chính
Ngoài phân tích, quy trình tài chính còn bao gồm các bước phê duyệt, nhắc nhở, nâng cấp, đối chiếu và theo dõi. Tính năng tự động hóa của ClickUp cho phép bạn định nghĩa các quy tắc "nếu/thì" để công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần điều phối thủ công liên tục.
Ví dụ: bạn có thể:
- Tự động kích hoạt nhắc nhở khi hóa đơn đến ngày đáo hạn thanh toán.
- Tạo các công việc theo dõi khi một công việc ngân sách vượt quá hạn chót.
- Nâng cấp các công việc phê duyệt khi các điều kiện không được đáp ứng.
Kết hợp Tự động hóa với ClickUp Brain cho phép bạn kết hợp các tác vụ kích hoạt quy trình làm việc với ngữ cảnh và tóm tắt do AI tạo ra, giúp các hành động được thực hiện với sự rõ ràng tích hợp sẵn.
Ví dụ, khi một báo cáo tài chính được tải lên, một quy trình tự động hóa có thể giao công việc kiểm tra và sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt báo cáo cho người kiểm tra. Sau khi danh sách kiểm tra kiểm toán được hoàn thành, một quy trình tự động hóa khác có thể kích hoạt ClickUp Brain để tạo bản tóm tắt và tạo tài liệu ClickUp Doc cho hồ sơ tuân thủ.
Giao phó các hoạt động tài chính định kỳ
ClickUp Super Agents là các trợ lý AI hoạt động bên trong không gian làm việc của bạn và vận hành dựa trên các điều kiện kích hoạt và quy tắc. Thay vì chỉ phản hồi khi có người yêu cầu Brain, Super Agents liên tục theo dõi các quy trình tài chính, phân tích hoạt động và thực hiện hành động khi các điều kiện được đáp ứng.
Dưới đây là một số ví dụ về các Super Agents mà nhóm tài chính có thể cài đặt:
- Trợ lý phê duyệt chi phí: Kiểm tra các bài nộp/gửi chi phí mới, so sánh với chính sách, tóm tắt yêu cầu và chuyển đến người phê duyệt phù hợp. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt và giảm thiểu việc trao đổi lại do thiếu thông tin.
- Invoice Tracker Agent: Theo dõi hóa đơn chưa thanh toán, cảnh báo các khoản thanh toán quá hạn, gửi nhắc nhở và tạo báo cáo tổng hợp AR hàng tuần để rủi ro quá hạn được hiển thị mà không cần đang theo dõi thủ công.
- Báo cáo chênh lệch ngân sách: Phân tích sự chênh lệch giữa ngân sách và thực tế khi dữ liệu được cập nhật, tóm tắt các chênh lệch chính và tạo tài liệu hoặc đăng cập nhật cho các bên liên quan.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Nếu công việc tài chính của bạn đã được phân tán trên các công việc, tài liệu, bảng tính và ổ đĩa chia sẻ, thì ClickUp Brain MAX chính là giải pháp bạn cần. Đây là một trợ lý AI trên desktop, giúp thêm một lớp AI vào bối cảnh làm việc của bạn.
Đây là cách nó trở nên hữu ích trong các quy trình tài chính của bạn:
- Ghi lại quyết định nhanh chóng trong các cuộc họp đã đóng, đánh giá và kiểm toán: Sử dụng Talk to Text để chuyển đổi các cập nhật bằng lời nói từ các cuộc họp đã đóng, đánh giá ngân sách hoặc kiểm toán thành các công việc có cấu trúc, tài liệu hoặc bình luận.
- Tìm kiếm qua các phê duyệt, kiểm toán và bối cảnh lịch sử trong một nơi duy nhất: Tìm các phê duyệt trước đây, dấu vết kiểm toán hoặc phê duyệt ngân sách trong các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, tệp đính kèm, ứng dụng kết nối và thậm chí các trang web liên quan.
- Tiêu chuẩn hóa công việc tài chính lặp lại với các mẫu đã lưu: Tái sử dụng các mẫu cho các bản tóm tắt chênh lệch hàng tháng, kiểm tra chi phí hoặc kiểm tra tuân thủ để phân tích luôn nhất quán qua các chu kỳ và trong nhóm.
🔍 Bạn có biết? Vì hầu hết mọi thứ bạn mua đều được vận chuyển trong hộp carton, các nhà phân tích đang theo dõi sản xuất bìa carton. Nếu sản lượng hộp carton giảm, đó là dấu hiệu tiên phong cho thấy sản xuất và chi tiêu tiêu dùng sắp sụt giảm—thường là vài tháng trước khi dữ liệu chính thức cho thấy điều đó.
Hãy để ClickUp làm thuyền trưởng trong khi Copilot đảm nhận vai trò phụ tá
Khi Copilot ra mắt vào năm 2023, nó đã mang lại một sự thay đổi thực sự trong cách các nhóm tài chính có thể nhận được câu trả lời từ bảng tính và báo cáo của họ. Nó đã loại bỏ nhiều công việc lặp đi lặp lại liên quan đến phân tích, tóm tắt và những thông tin ban đầu.
Tuy nhiên, quá trình này vẫn thường bị đình trệ ở giai đoạn cần có tiến độ thực sự—xác nhận, theo dõi, sửa chữa và xác định quyền sở hữu rõ ràng. Những thông tin quý giá dần mất đi động lực tại đây.
ClickUp là một giải pháp mạnh mẽ hơn vì nó tích hợp bối cảnh tài chính, quyết định, công việc, phê duyệt, báo cáo và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất. Trong khi ClickUp Brain trả lời câu hỏi dựa trên ngân sách thực tế và ghi chú chênh lệch, ClickUp Bảng điều khiển biến các chỉ số thành chế độ xem sẵn sàng cho quyết định, và tự động hóa biến thông tin thành hành động.
Nếu bạn nghiêm túc muốn nâng cao quy trình làm việc tài chính mà không mất đi bối cảnh, hãy đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Không. Copilot là một trợ lý năng suất, không phải là thay thế cho các nhà phân tích tài chính con người. Nó có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, đề xuất công thức, phát hiện các mẫu và soạn thảo bình luận, nhưng nó không thể thay thế cho phán đoán chuyên môn.
Copilot tuân thủ các mô hình bảo mật doanh nghiệp hiện có và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, có nghĩa là nó chỉ hiển thị dữ liệu mà người dùng được phép truy cập trong Microsoft 365.
Copilot có thể tóm tắt dữ liệu một cách hiệu quả, tạo công thức và nhấn mạnh các mẫu, nhưng kết quả đầu ra của nó không được đảm bảo là chính xác hoặc có thể tái tạo một cách độc lập.
Có. Kết quả đầu ra của Copilot cần được kiểm tra trước khi sử dụng trong quyết định hoặc báo cáo. Xem phân tích và bình luận do AI tạo ra như các ghi chú làm việc cần được xác minh dựa trên dữ liệu nguồn và quy tắc kinh doanh.
Quản trị hiệu quả kết hợp các hướng dẫn sử dụng rõ ràng, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và các điểm kiểm tra đánh giá. Các nhóm thường xác định mục đích sử dụng Copilot, đào tạo người dùng về chất lượng yêu cầu và yêu cầu xác nhận từ đồng nghiệp hoặc quản lý đối với các kết quả quan trọng.