Xác định nguyên nhân khiến quy trình bị đình trệ từ bảng tính là một công việc tốn thời gian.
Việc tính toán thủ công tỷ lệ bỏ cuộc giữa các giai đoạn là tốn thời gian và thường che giấu câu chuyện thực sự trong biển số liệu. Sự phỏng đoán này dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên, vì bạn có thể cố gắng khắc phục phần sai của quy trình làm việc.
Hầu hết các nhóm đều biết quy trình của họ có vấn đề ở đâu đó, nhưng việc xác định chính xác giai đoạn nào gây ra sự cố là gần như không thể khi bạn bị ngập trong số liệu thô.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về biểu đồ phễu: chúng là gì, khi nào nên sử dụng và cách đọc chúng chính xác. Bạn cũng sẽ học cách tạo các phiên bản trực tiếp, tự động hóa ngay trong ClickUp mà không cần chạm vào bất kỳ bảng tính nào.
Biểu đồ phễu là gì?
Biểu đồ phễu là một công cụ trực quan hóa dữ liệu giúp giải quyết vấn đề này.
Nó hiển thị các giá trị qua các giai đoạn liên tiếp của một quy trình, với mỗi giai đoạn được đại diện bởi một đoạn ngày càng hẹp hơn. Hình dạng chính nó là một biểu đồ phễu, giúp truyền đạt tỷ lệ chuyển đổi ngay lập tức — các đoạn rộng hơn cho thấy lượng lớn, trong khi các đoạn hẹp hơn ngay lập tức cho thấy nơi người dùng hoặc công việc bị mất.
Điều này biến dữ liệu trừu tượng, theo từng giai đoạn thành một biểu đồ dễ đọc, giúp bạn phát hiện các điểm tắc nghẽn mà không cần phải lục lọi qua hàng loạt con số.
Đây là công cụ không thể thiếu cho các nhóm bán hàng đang theo dõi chỉ số ống dẫn, các nhà tiếp thị phân tích tỷ lệ chuyển đổi chiến dịch và các nhà quản lý dự án đang theo dõi tiến độ công việc.
Khi nào nên sử dụng biểu đồ phễu?
Lựa chọn biểu đồ phù hợp để trực quan hóa dữ liệu có thể khá phức tạp. Biểu đồ cột không thể hiển thị luồng dữ liệu, trong khi biểu đồ tròn chỉ cung cấp một cái nhìn tĩnh về toàn bộ bức tranh.
Sử dụng biểu đồ không phù hợp có thể gây hiểu lầm hơn là không sử dụng biểu đồ nào cả, dẫn đến việc diễn giải sai dữ liệu và đưa ra quyết định kém hiệu quả.
Biểu đồ phễu được thiết kế đặc biệt để đang theo dõi các quy trình quản lý quy trình làm việc tuyến tính với trình tự rõ ràng từ đầu đến cuối, nơi khối lượng được dự kiến thay đổi ở mỗi bước. Chúng đặc biệt hiệu quả trong việc thể hiện tình trạng sức khỏe của một quy trình làm việc tuần tự.
Sử dụng biểu đồ phễu cho các tình huống như sau:
- Quy trình bán hàng: Hiển thị số lượng khách hàng tiềm năng di chuyển từ giai đoạn tiếp xúc ban đầu đến giao dịch đã đóng.
- Chiến dịch tiếp thị: Đang theo dõi hành trình từ khách truy cập website đến khách hàng trả tiền.
- Quy trình tuyển dụng: Theo dõi ứng viên trong quá trình họ trải qua các giai đoạn sàng lọc, phỏng vấn và nhận đề nghị.
- Quá trình onboarding khách hàng: Xác định điểm mà người dùng mới rời bỏ trước khi họ hoàn toàn kích hoạt tài khoản.
- Luồng công việc dự án: Xác định các giai đoạn mà các công việc bị tắc nghẽn hoặc chậm trễ.
Chúng hiệu quả nhất khi bạn có các giai đoạn riêng biệt, có trật tự và muốn nhấn mạnh sự sụt giảm tỷ lệ giữa chúng. Tuy nhiên, chúng ít hữu ích cho các quy trình hoặc luồng công việc tuần hoàn, nơi các giai đoạn có thể xảy ra theo bất kỳ thứ tự nào.
Cách hoạt động của biểu đồ phễu
Biểu đồ phễu trong báo cáo trông có vẻ đơn giản khi nhìn qua. Nhưng nếu bạn không hiểu mỗi hình dạng thực sự đại diện cho điều gì, bạn dễ dàng đưa ra kết luận sai lầm hoặc bỏ qua vấn đề thực sự ẩn chứa trong dữ liệu.
Nói một cách đơn giản, biểu đồ phễu (funnel chart) thể hiện cách một nhóm mục, người hoặc hành động di chuyển qua một chuỗi các bước và nơi chúng bị loại bỏ dọc theo quá trình.
Mỗi đoạn ngang trong biểu đồ phễu đại diện cho một giai đoạn trong quy trình của bạn. Độ rộng của đoạn đó tỷ lệ thuận với khối lượng tại giai đoạn đó, dù đó là người dùng, khách hàng tiềm năng, giao dịch, đơn đăng ký hay công việc. Khi phễu thu hẹp, nó thể hiện trực quan sự suy giảm.
Dưới đây là cấu trúc cơ bản của biểu đồ phễu và ý nghĩa của từng phần:
Các giai đoạn
Đây là các bước có nhãn trong quy trình của bạn, được sắp xếp từ trên xuống dưới theo thứ tự xảy ra. Trong phễu bán hàng, điều này có thể là “Leads → Qualified → Demo → Đã đóng”. Trong phễu sản phẩm, có thể là “Signed up → Activated → Retained”. Thứ tự này quan trọng vì biểu đồ phễu giả định một luồng chuyển động hướng về phía trước, không phải qua lại.
Độ rộng phân đoạn
Độ rộng của mỗi đoạn biểu đồ đại diện cho giá trị tuyệt đối tại giai đoạn đó. Đoạn rộng hơn cho thấy khối lượng lớn hơn; đoạn hẹp hơn cho thấy ít mục vượt qua giai đoạn đó. Điều này khiến biểu đồ phễu đặc biệt hiệu quả cho việc so sánh nhanh chóng, trực quan giữa các giai đoạn mà không cần phải đọc các số chính xác.
Khoảng trống tỷ lệ rời bỏ
Sự khác biệt về chiều rộng giữa hai đoạn liền kề là thông tin quan trọng nhất trong biểu đồ phễu. Khoảng cách đó đại diện cho sự mất mát: người dùng không chuyển đổi, giao dịch bị đình trệ hoặc công việc không có tiến độ. Những giảm sút đột ngột và đáng kể là tín hiệu cảnh báo ngay lập tức, cho thấy chính xác nơi động lực bị gián đoạn.
Để đọc biểu đồ phễu đúng cách, hãy bắt đầu từ điểm rộng nhất, thường là phần trên cùng, và theo dõi luồng chảy xuống từng giai đoạn một. Hãy đặt hai câu hỏi tại mỗi điểm chuyển tiếp:
- Lượng dữ liệu bị mất ở đây là bao nhiêu?
- Liệu sự sụt giảm đó có phải là bình thường hay bất thường so với các giai đoạn khác?
Sự thu hẹp dần thường cho thấy sự suy giảm tự nhiên. Sự thu hẹp đột ngột thường báo hiệu sự cọ xát, sự không đồng bộ hoặc một bước bị hỏng trong quy trình cần được điều tra.
Khi được sử dụng đúng cách, biểu đồ phễu không chỉ hiển thị hiệu suất. Chúng còn chỉ ra nơi cần tập trung sự chú ý, thử nghiệm hoặc khắc phục để đạt được tác động lớn nhất.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Biểu đồ phễu chỉ hoạt động khi dữ liệu nhất quán giữa các giai đoạn. Việc kết hợp số liệu thô với phần trăm, thay đổi khoảng thời gian giữa các giai đoạn hoặc bao gồm các giai đoạn không áp dụng cho cùng một dân số sẽ làm méo mó biểu đồ và dẫn đến kết luận sai lệch. Biểu đồ phễu luôn phải theo dõi cùng một dân số khi chúng di chuyển qua cùng một chuỗi giai đoạn.
Các loại biểu đồ phễu (và khi nào nên sử dụng từng loại)
Không phải tất cả các biểu đồ phễu đều truyền tải thông tin theo cùng một cách. Thực tế, việc chọn phong cách sai có thể khiến khán giả khó so sánh các giá trị hoặc làm mờ đi câu chuyện chính về "phễu" mà bạn đang cố gắng truyền tải.
Sự đánh đổi chính rất đơn giản: Việc cần làm là bạn muốn nhấn mạnh vào câu chuyện trực quan về tỷ lệ rời bỏ hay độ chính xác của chính các số?
Có hai kiểu biểu đồ phễu chính, và mỗi kiểu phục vụ một mục đích khác nhau.
Biểu đồ phễu tiêu chuẩn
Biểu đồ phễu tiêu chuẩn sử dụng hình dạng thuôn nhọn cổ điển mà hầu hết mọi người đều nhận ra. Mỗi giai đoạn xuất hiện dưới dạng hình thang xếp chồng theo chiều dọc, rộng nhất ở phía trên và thu hẹp dần về phía dưới.
Thiết kế này phản ánh ý tưởng thực tế của một phễu: nhiều đầu vào được đưa vào ở phía trên, và ít đầu ra hơn vượt qua từng giai đoạn tiếp theo. Biểu đồ trực quan ngay lập tức truyền đạt sự mất mát, lọc và chuyển đổi mà không cần giải thích.
Biểu đồ phễu tiêu chuẩn là lựa chọn tốt nhất khi:
- Bạn đang kể một cuộc hội thoại tổng quan về tỷ lệ chuyển đổi hoặc tỷ lệ rời bỏ.
- Khán giả cần nhanh chóng nắm bắt nơi xảy ra sự sụt giảm.
- Số chính xác không quan trọng bằng tỷ lệ tương đối.
Điều này khiến chúng đặc biệt hiệu quả cho các quy trình bán hàng, phễu tiếp thị và bảng điều khiển quản lý, nơi mục tiêu là hiểu nhanh chóng thay vì phân tích chi tiết. Ẩn dụ sẽ làm công việc thay cho bạn.
Điều này đòi hỏi sự chính xác. Vì người xem so sánh các khu vực chứ không phải các đường thẳng, nên việc đánh giá chính xác các sự khác biệt nhỏ giữa các giai đoạn trở nên khó khăn hơn.
Biểu đồ phễu dạng thanh
Biểu đồ phễu dạng thanh loại bỏ hoàn toàn hình dạng thu hẹp. Thay vào đó, mỗi giai đoạn được hiển thị dưới dạng thanh ngang, sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Độ dài của mỗi thanh đại diện cho giá trị tại giai đoạn đó.
Mặc dù định dạng này không còn sử dụng ẩn dụ hình phễu, nó mang lại sự rõ ràng phân tích. Con người giỏi hơn trong việc so sánh độ dài hơn là diện tích, điều này giúp dễ dàng nhận ra sự khác biệt chính xác giữa các giai đoạn.
Biểu đồ phễu dạng cột là lựa chọn tốt nhất khi:
- So sánh chính xác quan trọng hơn kể chuyện bằng hình ảnh.
- Bạn cần các nhãn rõ ràng, chú thích hoặc các chú thích số.
- Biểu đồ là một phần của phân tích chi tiết hoặc báo cáo hoạt động.
Phong cách này phù hợp cho các đánh giá hiệu suất, chẩn đoán và công việc tối ưu hóa, nơi câu hỏi không phải là “Chúng ta mất khách hàng ở đâu?” mà là “Mức độ mất mát chính xác là bao nhiêu và nó so sánh như thế nào giữa các giai đoạn?”
Tóm lại, các phễu tiêu chuẩn ưu tiên trực giác. Các phễu dạng thanh ưu tiên độ chính xác. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào việc đối tượng của bạn cần một câu chuyện có thể tiếp thu ngay lập tức hay các số có thể phân tích chi tiết.
📮 ClickUp Insight: Người lao động trung bình dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc—đó là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí khi phải lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác.
Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó. Hãy gặp ClickUp Brain.
Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần nhờ ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Ví dụ về biểu đồ phễu
Vậy chúng ta đã xác định rằng việc xem dữ liệu trên biểu đồ phễu có thể giúp nắm bắt khái niệm nhanh hơn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hình dung cách áp dụng vào công việc của mình, bạn đang bỏ lỡ một công cụ mạnh mẽ để phát hiện các điểm yếu. Nếu không có ví dụ cụ thể, ý tưởng sẽ vẫn còn trừu tượng và không thể áp dụng được.
Dưới đây là cách các nhóm khác nhau sử dụng chúng:
Phễu bán hàng
Quy trình của một nhóm bán hàng thường là một bảng tính lộn xộn chứa các giao dịch, khiến việc xác định nơi quy trình bị tắc nghẽn trở nên khó khăn. Bảng điều khiển phễu bán hàng biến dữ liệu đó thành một câu chuyện rõ ràng.
Hãy tưởng tượng một phễu với các giai đoạn sau: Lead → Qualified → Proposal Sent → Negotiation → Đã đóng.
Nếu biểu đồ cho thấy sự sụt giảm đáng kể giữa “Qualified” và “Proposal Sent”, quản lý bán hàng ngay lập tức nhận ra có điểm tắc nghẽn.
Theo các tiêu chuẩn chuyển đổi khách hàng tiềm năng của Salesforce, chỉ có 20-25% khách hàng tiềm năng vượt qua giai đoạn đánh giá, trong khi 80-90% cơ hội trong quá trình đàm phán thực sự được chốt đơn.
Nó khuyến khích họ tìm hiểu lý do tại sao các đề xuất không được gửi đi, thay vì chỉ đơn giản là hét lên "tìm thêm khách hàng tiềm năng!"
Phễu chuyển đổi tiếp thị
Các nhà tiếp thị thường bị ngập trong dữ liệu phân tích, chỉ tập trung vào số liệu chuyển đổi cuối cùng mà không biết đâu trong hành trình họ đang mất khách hàng. Biểu đồ phễu tiếp thị sẽ chỉ ra các điểm rò rỉ.
Xem xét các giai đoạn sau: Lưu lượng truy cập website → Lượt xem trang đích → Biểu mẫu đăng ký → Khách hàng.
Sự sụt giảm đột ngột giữa số lượt xem và số bài nộp/gửi là một dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng.
Nó cho nhóm marketing biết rằng chính trang đích là vấn đề—có thể nội dung không rõ ràng hoặc biểu mẫu quá dài—giúp họ tránh lãng phí tiền bạc khi đưa thêm lưu lượng truy cập đến một trang bị hỏng.
⚡️ Kho mẫu: Mẫu chiến dịch tiếp thị miễn phí
Phễu quy trình làm việc dự án
Các nhà quản lý dự án thường gặp khó khăn khi công việc tích tụ, nhưng không phải lúc nào cũng rõ nguyên nhân. Một phễu quy trình quản lý dự án giúp xác định nơi công việc bị tắc nghẽn.
Với các giai đoạn như Tạo công việc → Đang tiến độ → Đang xem xét → Hoàn thành, một nhà quản lý có thể nhận thấy rằng giai đoạn “Đang xem xét” đang bị phình to một cách đáng kể. T
Điều này cho thấy chính quy trình kiểm duyệt là điểm nghẽn, chứ không phải năng suất của nhóm. Đây là tín hiệu rõ ràng cho thấy quy trình kiểm duyệt cần thêm nguồn lực hoặc hướng dẫn rõ ràng hơn — kết quả trực tiếp của phân tích quy trình hiệu quả — để các dự án lại diễn ra trơn tru.
🎥 Xem hướng dẫn từng bước này để biết cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án trong ClickUp có thể hiển thị dữ liệu phễu và các chỉ số quan trọng khác theo thời gian thực.
Các nguyên tắc tốt nhất cho biểu đồ phễu
Biểu đồ phễu nên kể một câu chuyện ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Khi mọi thứ trở nên lộn xộn hoặc không nhất quán, câu chuyện bị gián đoạn—và thông tin cũng vậy.
Sử dụng các nguyên tắc tốt nhất dưới đây để đảm bảo biểu đồ phễu của bạn luôn rõ ràng, đáng tin cậy và có thể hành động. ✨
| Thực hành tốt nhất | Việc cần làm | Tại sao điều này quan trọng | Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm điều đó? |
|---|---|---|---|
| Giới hạn các giai đoạn chỉ tập trung vào những gì quan trọng | Chỉ bao gồm các bước chính nơi diễn ra quyết định thực sự, chuyển đổi hoặc chuyển giao. Loại bỏ các bước nhỏ không ảnh hưởng đáng kể đến kết quả. | Ít giai đoạn hơn giúp phễu dễ dàng quét qua và giúp người xem tập trung vào các điểm rò rỉ có ý nghĩa thay vì những thông tin không cần thiết. | Biểu đồ trở nên cao và lộn xộn, che giấu các điểm tắc nghẽn thực sự phía sau các bước không quan trọng. |
| Sắp xếp các giai đoạn đơn đặt hàng một cách logic | Sắp xếp các giai đoạn theo thứ tự từ tương tác ban đầu đến kết quả cuối cùng, tuân theo luồng thực tế. | Thứ tự logic củng cố ẩn dụ phễu và giúp việc giải thích tỷ lệ rời bỏ trở nên dễ dàng. | Một phễu được sắp xếp sai trông "không đúng" về mặt hình ảnh và khiến người xem bối rối về nơi thực sự xảy ra mất mát. |
| Sử dụng đơn vị dữ liệu nhất quán | Sử dụng cùng một đơn vị đo lường cho tất cả các giai đoạn (ví dụ: số lượng thô, phần trăm hoặc doanh thu). | Các đơn vị nhất quán đảm bảo chiều rộng của các phân đoạn phản ánh chính xác kích thước tương đối và mức độ mất mát. | Việc trộn lẫn đơn vị đo lường làm méo mó tỷ lệ và tạo ra các biểu đồ sai lệch, có thể dẫn đến quyết định sai lầm. |
| Nhãn các giai đoạn một cách rõ ràng | Hiển thị cả tên giai đoạn và giá trị của nó trực tiếp trên hoặc bên cạnh mỗi phân đoạn. | Nhãn rõ ràng giúp giảm tải nhận thức và cho phép người xem hiểu biểu đồ mà không cần giải thích thêm. | Người dùng buộc phải đoán xem mỗi phần tử đại diện cho gì hoặc phải tìm kiếm bảng chú giải. |
| Thêm bối cảnh với các tiêu chuẩn so sánh | Khi có thể, hãy bao gồm các mục tiêu, giá trị trung bình lịch sử hoặc phạm vi so sánh. | Các chỉ số tham chiếu biến quan sát thành thông tin hữu ích bằng cách cho thấy hiệu suất có cao hơn hay thấp hơn so với kỳ vọng. | Người xem có thể thấy tỷ lệ rời bỏ nhưng không thể xác định liệu đó là bình thường, đáng lo ngại hay ngoại lệ. |
| Chọn màu sắc một cách có chủ đích | Sử dụng một gradient màu sắc duy nhất hoặc một bảng màu sắc hạn chế, nhất quán qua các giai đoạn. | Sự lựa chọn màu sắc tinh tế hướng dẫn ánh nhìn và củng cố tiến độ di chuyển qua phễu. | Một bảng màu cầu vồng có thể làm phân tâm khỏi dữ liệu và chuyển sự chú ý khỏi câu chuyện thực sự. |
📖 Đọc thêm: Cách đưa ra quyết định hiệu quả và nhanh chóng
Những lỗi thường gặp khi sử dụng biểu đồ phễu cần tránh
Biểu đồ phễu có thể vô tình dẫn dắt các nhóm đưa ra quyết định thiếu cơ sở hoặc thậm chí rơi vào tình trạng "đóng băng phân tích".
Hành động dựa trên dữ liệu sai lệch có thể tệ hơn là không có dữ liệu nào cả, khiến bạn lãng phí tài nguyên vào các sáng kiến sai lầm.
Dưới đây là một số sai lầm phổ biến có thể làm suy yếu tính chính xác của biểu đồ của bạn. 👀
❗️Quá nhiều giai đoạn: Nhồi nhét mọi bước nhỏ vào phễu khiến nó trở nên khó đọc. Hãy gộp các bước nhỏ vào các danh mục rộng hơn, có ý nghĩa hơn.
❗️Kết hợp các loại dữ liệu: Không bao giờ kết hợp phần trăm với số liệu thô trong cùng một phễu. Điều này tạo ra so sánh sai lệch và làm méo mó tỷ lệ trực quan của các giai đoạn.
❗️Bỏ qua khung thời gian: Một biểu đồ phễu hiển thị dữ liệu "tất cả thời gian" gần như vô dụng cho việc đưa ra hành động. Phân chia dữ liệu theo tuần, tháng hoặc quý để nhận diện xu hướng gần đây và các vấn đề kịp thời.
❗️Quên đối tượng mục tiêu: Một phễu dành cho lãnh đạo cấp cao nên được thiết kế ở mức độ cao và đơn giản. Một phễu dành cho nhà phân tích có thể chi tiết hơn. Điều chỉnh mức độ phức tạp phù hợp với đối tượng đọc.
❗️Thiết kế quá phức tạp: Các hiệu ứng 3D, bóng đổ và các chi tiết trang trí bắt mắt khác khiến các phễu trở nên khó đọc hơn, không phải tốt hơn. Hãy giữ thiết kế đơn giản và phẳng để dữ liệu tự nói lên điều đó.
❗️Giả định nguyên nhân: Biểu đồ phễu cho thấy điều gì đang xảy ra, không phải tại sao. Sự sụt giảm giữa các giai đoạn là tương quan, không phải nguyên nhân. Sử dụng nó như một điểm khởi đầu cho việc điều tra, không phải là câu trả lời cuối cùng.
Cách theo dõi dữ liệu phễu (với ClickUp)
Hầu hết các biểu đồ phễu thất bại vì một lý do đơn giản: chúng được xây dựng sau khi công việc đã hoàn thành.
Dữ liệu được xuất từ nửa tá công cụ, được làm sạch trong bảng tính và được định dạng thành biểu đồ trông chuyên nghiệp nhưng đã lỗi thời.
Khi ai đó xem xét nó, tình hình đã thay đổi và thông tin đã lỗi thời.
Với tư cách là một không gian làm việc AI tích hợp, ClickUp tiếp cận các phễu theo hướng ngược lại. Thay vì coi phễu là một công cụ báo cáo, nó coi phễu là sự phản ánh tự nhiên của cách công việc di chuyển.
Bắt đầu với đơn vị công việc
Mọi phễu bán hàng đều bắt đầu từ một yếu tố cụ thể: một khách hàng tiềm năng, một giao dịch, một yêu cầu, một cơ hội.
Trong ClickUp, mỗi yếu tố đó tồn tại dưới dạng một Nhiệm vụ ClickUp . Không phải là một hàng trong báo cáo, mà là một đối tượng hoạt động mang theo quyền sở hữu, lịch sử, tệp tin, bình luận và quyết định. Khi nhiệm vụ tiến triển, không có gì cần nhập lại hoặc tái tạo. Bối cảnh luôn gắn liền với công việc.
Đây là nền tảng giúp việc theo dõi phễu trở nên đáng tin cậy. Nếu công việc là thật, phễu cũng là thật.
Hãy để tiến độ phát sinh từ quy trình làm việc, chứ không phải từ logic báo cáo.
Khi công việc tiến triển, các công việc di chuyển qua các Trạng thái tùy chỉnh phản ánh các giai đoạn thực tế trong quy trình của bạn. Trạng thái "Qualification" chuyển thành "Negotiation". Trạng thái "Review" chuyển thành "Approved". Trạng thái "Dùng thử" chuyển thành "Đã đóng".
Vì trạng thái được sắp xếp theo thứ tự và có tính thời gian, ClickUp không chỉ cho bạn biết công việc đang ở đâu, mà còn thời gian nó đã ở đó. Đó là lúc các phễu ngừng chỉ mô tả và bắt đầu trở thành công cụ chẩn đoán.
Thay vì hỏi, “Có bao nhiêu giao dịch ở đây?” Bạn sẽ hỏi, “Tại sao chúng lại bị tắc nghẽn ở đây?”
Thêm ý nghĩa vào chuyển động
Một phễu dựa chỉ trên số lượng là quá đơn giản. Quyết định thực sự đòi hỏi bối cảnh. Các Trường Tùy chỉnh trong ClickUp cho phép bạn thêm ý nghĩa vào từng công việc khi nó di chuyển:
- Kích thước giao dịch ảnh hưởng đến cách bạn đánh giá tỷ lệ rời bỏ.
- Nguồn dẫn giải thích tại sao tỷ lệ chuyển đổi thay đổi.
- Mức độ rủi ro định nghĩa lại ý nghĩa thực sự của "bị tắc nghẽn".
Vì thông tin này được lưu trữ trực tiếp trên công việc, nó sẽ được giữ nguyên khi tiến độ công việc tăng lên. Bạn không mất đi chi tiết khi công việc chuyển sang giai đoạn khác và không cần báo cáo riêng biệt để giải thích ý nghĩa của các số.
Hiển thị những gì đang diễn ra
Khi công việc, giai đoạn và bối cảnh đã được thiết lập, Bảng điều khiển ClickUp chỉ đơn giản là hiển thị những gì đã tồn tại. Thay vì xuất dữ liệu, bạn đang theo dõi hành vi của phễu theo thời gian thực:
- Làm thế nào khối lượng thu hẹp theo từng giai đoạn
- Nơi giá trị tập trung hoặc biến mất
- Những chủ sở hữu hoặc nguồn nào có hành vi khác biệt?
Và vì các biểu đồ trên bảng điều khiển được liên kết với các công việc cơ bản, mọi thông tin đều có thể khám phá. Bạn có thể chuyển từ mô hình sang nguyên nhân mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc yêu cầu báo cáo tiếp theo.
Bước tiếp theo là hiểu tại sao. Vì dữ liệu phễu của bạn được lưu trữ trong không gian làm việc, bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho ClickUp Brain như:
- “Các giao dịch đang bị đình trệ ở đâu trong tháng này?”
- “Giai đoạn nào có tỷ lệ bỏ cuộc cao nhất?”
- “Điều gì đã thay đổi trong phễu so với quý trước?”
Brain phân tích dữ liệu công việc trực tiếp, trạng thái và trường dữ liệu của bạn để phát hiện các mẫu ngay lập tức, mà không cần tạo báo cáo mới hoặc xuất dữ liệu.
Biến thông tin thành kết quả thực tế
Hiển thị thôi chưa đủ để thúc đẩy công việc tiến triển. Việc biết được nơi nào trong quy trình của bạn đang gặp vấn đề chỉ có ý nghĩa nếu có điều gì đó xảy ra như một kết quả của nó.
Đây là nơi các tính năng Tự động hóa và các trợ lý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) kết nối giữa thông tin và hành động.
Ở mức cơ bản, ClickUp tự động hóa xử lý các phản ứng tự động. Khi một công việc vượt qua ngưỡng đã định, chẳng hạn như nằm ở một giai đoạn quá lâu, thay đổi ưu tiên hoặc chuyển sang trạng thái quan trọng, ClickUp có thể phản ứng ngay lập tức.
Các tác vụ theo dõi được giao, các bên liên quan được thông báo và các quy trình nâng cấp được kích hoạt mà không cần ai phải theo dõi bảng điều khiển hoặc chạy báo cáo. Hệ thống phản ứng ngay lập tức khi rủi ro xuất hiện, chứ không phải vài ngày sau trong cuộc họp đánh giá.
Ngoài ra, Super Agents không chỉ thực thi mà còn cung cấp phân tích. Thay vì xem biểu đồ và đoán xem điều gì quan trọng, các nhóm có thể đặt câu hỏi trực tiếp như: Điều gì đang cản trở, điều gì đã thay đổi so với tuần trước, hoặc giao dịch nào cần ưu tiên xử lý trước. Super Agent đọc dữ liệu công việc thời gian thực, lịch sử trạng thái và thay đổi trường để phát hiện các mẫu không rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Cùng nhau, tự động hóa xử lý các phản hồi có thể dự đoán được, trong khi nhân viên hỗ trợ giúp các nhóm quyết định nơi can thiệp. Kết quả là một quy trình không chỉ hiển thị hiệu suất sau khi sự việc xảy ra, mà còn chủ động đẩy công việc tiến lên khi vẫn còn thời gian để thay đổi kết quả.
Kết quả: Bỗng nhiên, phễu bán hàng của bạn không còn là thứ bạn kiểm tra vào cuối tháng. Đó là thứ bạn hoạt động bên trong hàng ngày. Công việc diễn ra. Dữ liệu được cập nhật. Các thông tin quan trọng được hiển thị. Và bước tiếp theo đã sẵn sàng.
Biểu đồ thay thế cho biểu đồ phễu
Biểu đồ phễu không phải là công cụ phù hợp cho mọi loại biểu đồ. Nhưng khi bạn cố gắng thể hiện một hành trình người dùng phức tạp, phân nhánh bằng một biểu đồ phễu đơn giản, tuyến tính, nó sẽ không hiệu quả. Ép dữ liệu vào loại biểu đồ không phù hợp sẽ gây nhầm lẫn và dẫn đến kết luận sai lầm.
Biểu đồ phễu không phải lúc nào cũng là công cụ phù hợp cho công việc. Hiểu rõ các lựa chọn thay thế sẽ giúp bạn kể câu chuyện đúng đắn với dữ liệu của mình.
| Loại hình trực quan hóa | Khi nó hoạt động hiệu quả hơn biểu đồ phễu | Tại sao biểu đồ phễu không đủ hiệu quả |
|---|---|---|
| Biểu đồ cột | Sử dụng biểu đồ cột khi bạn cần so sánh các giá trị giữa các danh mục không theo thứ tự, chẳng hạn như hiệu suất theo kênh, khu vực hoặc chiến dịch. | Các phễu thể hiện tiến độ và tỷ lệ rời bỏ. Khi thứ tự hoặc luồng không quan trọng, ẩn dụ về phễu gây ra sự méo mó không cần thiết. |
| Biểu đồ Sankey | Sử dụng biểu đồ Sankey để trực quan hóa các hành trình đa đường với nhánh, vòng lặp hoặc luồng song song, chẳng hạn như người dùng chọn các đường dẫn onboarding khác nhau. | Biểu đồ phễu giả định một đường dẫn đơn lẻ, tuyến tính. Chúng không thể thể hiện sự phân nhánh hoặc hội tụ mà không làm đơn giản hóa quá mức thực tế. |
| Biểu đồ tròn | Sử dụng biểu đồ tròn để hiển thị thành phần của một tổng thể, như nguồn khách hàng tiềm năng ở đầu phễu. | Các phễu thể hiện sự di chuyển giữa các giai đoạn. Biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ tại một thời điểm cụ thể, không phải tiến độ. |
| Biểu đồ đường | Sử dụng biểu đồ đường để theo dõi sự thay đổi của một chỉ số theo thời gian, chẳng hạn như tỷ lệ chuyển đổi hàng tuần hoặc khối lượng ống dẫn hàng tháng. | Biểu đồ phễu là các bản chụp tĩnh. Chúng không hiển thị xu hướng, động lực hoặc tính mùa vụ. |
| Biểu đồ quy trình (Bảng Kanban) | Sử dụng biểu đồ quy trình (bảng Kanban) để quản lý các mục riêng lẻ khi chúng di chuyển qua các giai đoạn, đang theo dõi quyền sở hữu và các hành động tiếp theo. | Kanban hiển thị vị trí công việc, không phải tỷ lệ giảm sút tổng hợp hoặc hiệu suất chuyển đổi giữa các giai đoạn. |
Xây dựng các phễu hiệu quả với ClickUp
Khi bạn không thể nhìn thấy nơi quy trình của mình mất đà, bạn không thể khắc phục nó. Biểu đồ phễu làm cho những điều không nhìn thấy trở nên rõ ràng, cho bạn biết chính xác nơi mọi thứ đi chệch hướng.
Họ giúp các nhóm phát hiện các điểm nghẽn, ưu tiên các giải pháp khắc phục và theo dõi tiến độ mà không bị lạc trong các bảng tính.
Khi luồng làm việc trở nên phức tạp hơn, việc có chế độ xem rõ ràng và thời gian thực về cách công việc diễn ra giúp các nhóm đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Sẵn sàng tạo các chế độ xem phễu trực tiếp từ dữ liệu dự án của bạn? Bắt đầu miễn phí với ClickUp.
Câu hỏi thường gặp về biểu đồ phễu
Biểu đồ phễu hiển thị luồng qua các giai đoạn liên tiếp, trong khi biểu đồ kim tự tháp hiển thị các cấp độ phân cấp, nơi kích thước đại diện cho tỷ lệ, không phải tiến độ.
Hãy hướng đến 3 đến 7 giai đoạn để đảm bảo tính rõ ràng. Ít hơn 3 giai đoạn không cần sử dụng phễu, và nhiều hơn 7 giai đoạn sẽ trở nên rối rắm và khó đọc.
Không, biểu đồ phễu được thiết kế cho các luồng đơn hướng. Đối với các quy trình có nhánh hoặc vòng lặp, biểu đồ Sankey là lựa chọn tốt hơn nhiều.
Sử dụng nền tảng tập trung nơi tất cả các nhóm ghi chép dữ liệu một cách nhất quán. Bảng điều khiển ClickUp có thể thu thập dữ liệu từ nhiều Danh sách công việc và thư mục, mang lại khả năng hiển thị đa chức năng trong một nơi duy nhất.