Các nhóm đang bị ngập trong thông tin. Nhân viên làm việc với kiến thức trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng gần 1.200 lần mỗi ngày.
Điều đó có nghĩa là mỗi ngày phải dành gần 50 phút đến 1,8 giờ để tìm kiếm câu trả lời trong các tài liệu, trò chuyện và cơ sở dữ liệu.
Bạn thấy vấn đề chưa? Kiến thức quan trọng bị phân tán trên các hệ thống không tương tác với nhau. Tìm kiếm truyền thống không thể kết nối các thông tin lại với nhau. Nó chỉ tìm kiếm các từ khóa trùng khớp và trả về danh sách các liên kết.
Giới thiệu: Tìm kiếm sâu. Nó hiểu ý định đằng sau câu hỏi của bạn, kết nối các khái niệm liên quan trong công việc của bạn và cung cấp các câu trả lời rõ ràng, có thể hành động.
Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích deep search là gì, cách nó thay đổi cách các nhóm tìm kiếm thông tin, và cách nó giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tập trung hơn vào việc thúc đẩy công việc.
Deep Search là gì?
Deep Search là một phương pháp tìm kiếm doanh nghiệp được hỗ trợ bởi AI, sử dụng các công cụ tìm kiếm LLM tiên tiến và mô hình ngôn ngữ lớn để hiểu ý nghĩa và mục đích đằng sau một câu hỏi.
Nó không chỉ đơn thuần khớp các từ khóa một cách riêng lẻ. Sử dụng trí tuệ nhân tạo, nó hiểu bối cảnh, mối quan hệ và khái niệm. Sau đó, nó thu thập thông tin liên quan và những thông tin quan trọng từ các nguồn dữ liệu kết nối, như các bộ sưu tập tài liệu lớn.
Để hiểu tại sao điều này quan trọng, việc so sánh tìm kiếm sâu với tìm kiếm dựa trên từ khóa truyền thống là hữu ích. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa hai phương pháp này:
| Tính năng | Truy vấn từ khóa truyền thống | Tìm kiếm sâu được hỗ trợ bởi AI |
| Phương pháp tìm kiếm | Tìm kiếm chính xác các từ khóa và cụm từ. | Hiểu ý định tìm kiếm, ngữ cảnh và ngữ nghĩa. |
| Kết quả | Danh sách các liên kết/tệp chứa các từ khóa | Tổng hợp câu trả lời kèm theo các nguồn tham khảo. |
| Hiểu bối cảnh | Thấp. Các tìm kiếm được xử lý riêng lẻ. | Cao. Hiểu rõ dự án, người dùng và bối cảnh cuộc hội thoại. |
| Xử lý sự mơ hồ | Không tốt. “Apple” có thể là một loại trái cây hoặc một công ty. | Mạnh mẽ. Đánh giá ý nghĩa dựa trên vai trò của người dùng và hoạt động gần đây. |
| Độ phức tạp của truy vấn | Phù hợp nhất cho các tra cứu đơn giản, dựa trên sự thật. | Rất giỏi trong việc xử lý các câu hỏi phức tạp, nhiều phần. |
| Học tập | Trả về kết quả giống nhau cho cùng một truy vấn. | Cải thiện theo thời gian và phản hồi từ người dùng. |
Tìm kiếm từ khóa hoạt động tốt nếu bạn biết chính xác mình đang tìm kiếm gì, nhưng tìm kiếm sâu hoạt động khi bạn không biết. Sự khác biệt này tồn tại vì hầu hết các câu hỏi về công việc không rõ ràng hoặc tách biệt. Chúng thường có dạng:
- “Quyết định gì đã được đưa ra về dự án này?”
- “Tại sao chúng ta lại thay đổi dòng thời gian?”
- “Điều gì đang cản trở công việc này?”
- “Có ai đã giải quyết vấn đề này chưa?”
Để trả lời những câu hỏi đó, cần có bối cảnh, lịch sử và sự diễn giải – tìm kiếm thông minh. Hiểu biết ngữ nghĩa cho phép tìm kiếm sâu kết nối các cuộc thảo luận, quyết định và tài liệu liên quan, ngay cả khi chúng không sử dụng chính xác cùng một từ.
Đó chính là điều làm cho nó trở nên “sâu sắc”.
Sự khác biệt này trở nên rõ ràng ngay khi bạn đặt một câu hỏi thực tế trong công việc. Vì vậy, khi bạn hỏi, “Trạng thái của việc ra mắt Atlas là gì?”, công cụ tìm kiếm sâu sử dụng các mô hình ngôn ngữ lớn để hiểu rằng:
- “Atlas” là tên dự án, không phải là cuốn sách bản đồ.
- “Trạng thái” có thể ám chỉ giai đoạn hiện tại, các rào cản và cột mốc tiếp theo.
- Câu trả lời nằm rải rác trong các công việc, dòng thời gian, bình luận gần đây và tài liệu mục tiêu.
Thay vì bắt bạn phải tìm kiếm trong một phạm vi rộng của các công cụ khác nhau, công cụ tìm kiếm sâu kết nối các tín hiệu đó thành một phản hồi duy nhất, dễ sử dụng nhờ vào trí tuệ nhân tạo tiên tiến.
Cách thức hoạt động của Deep Search
Deep search hiểu cách các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và quyết định liên kết với nhau. Trên thực tế, điều này có nghĩa là:
Phân tích các câu hỏi phức tạp
Hầu hết các câu hỏi công việc đều phức tạp. Chúng chứa nhiều mục tiêu, giả định và các câu hỏi tiếp theo ẩn giấu.
Khi bạn hỏi một câu như: “Tóm tắt phản hồi từ phiên bản beta và những gì chúng ta ưu tiên cho phiên bản V2”, công cụ tìm kiếm sâu không xem đó là một truy vấn đơn lẻ.
Nó phân tích câu hỏi thành các thành phần cơ bản, sau đó tìm kiếm các nguồn thông tin liên quan và trích xuất thông tin có ý nghĩa nhất bằng công nghệ AI tiên tiến:
- Tìm tất cả các tài liệu phản hồi, kết quả khảo sát và bình luận được gắn thẻ “beta”.
- Xác định các chủ đề chung, cảm xúc và các đề xuất cải tiến.
- So sánh với lộ trình sản phẩm V2 và kế hoạch sprint.
- Kết hợp hai yếu tố này thành một bản tóm tắt về “những gì chúng ta đã nghe” và “việc cần làm”.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian bạn phải dành để tìm kiếm thủ công, ngay cả khi bạn đã có quy trình quản lý tài liệu được tổ chức tốt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy cụ thể trong các truy vấn tìm kiếm của bạn. Thay vì "cập nhật dự án", hãy hỏi "Nhóm thiết kế đã báo cáo những rào cản nào trong tuần này?" Cung cấp nhiều bối cảnh hơn sẽ mang lại kết quả tốt hơn.
📮 Điều làm chậm tiến độ của các nhóm không phải là công việc, mà là việc tìm kiếm vô tận
Nhân viên dành gần 30% thời gian trong ngày để tìm kiếm thông tin qua các công cụ khác nhau. Hãy xem cách ClickUp BrainGPT’s Enterprise Search thu thập thông tin từ các công việc, tài liệu, bình luận và ứng dụng vào một nơi duy nhất, giúp các nhóm có thể bắt tay vào công việc nhanh hơn.
Tập hợp câu trả lời từ nhiều nguồn khác nhau
Bối cảnh công việc hiếm khi tồn tại ở một nơi duy nhất. Một quyết định duy nhất có thể được phân tán qua một tài liệu, một bình luận công việc, một bản tóm tắt cuộc họp và một tin nhắn theo dõi trong trò chuyện.
Tìm kiếm truyền thống tìm từng phần riêng lẻ và để bạn tự kết nối các thông tin lại với nhau.
Deep Search sẽ làm điều đó cho bạn. Nó thu thập thông tin liên quan từ mọi nguồn kết nối: tài liệu, công việc, trò chuyện, email và thậm chí cả các tệp Google Drive hoặc OneDrive được liên kết.
Và nó không chỉ liệt kê các nguồn này. Nó đọc chúng, xác định các điểm quan trọng nhất và kết hợp chúng thành một câu trả lời thống nhất, được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, kèm theo trích dẫn trở lại nội dung gốc để xác minh. Xem quy trình làm việc kết nối hoạt động tại đây. 👇🏼
🔔 Nhắc nhở thân thiện: Tìm kiếm sâu chỉ hoạt động hiệu quả như dữ liệu của bạn. Tài liệu lỗi thời, bản sao trùng lặp và tổ chức lộn xộn sẽ cho kết quả lộn xộn. Kiểm tra nội dung định kỳ và phần mềm quản lý kiến thức được cấu hình đúng cách sẽ giúp tìm kiếm trở nên hữu ích.
Những ứng dụng của Deep Search
Các công cụ tìm kiếm sâu như Enterprise AI Search hoạt động hiệu quả nhất khi câu trả lời bạn cần không nằm trong một tệp tin duy nhất mà được tích hợp sâu vào chính công việc của nhóm.
Một số trường hợp sử dụng của tìm kiếm sâu bao gồm 👇
1. Hướng dẫn cho nhân viên mới
Những tuần đầu tiên trong một vai trò mới thường giống như một cơn lũ thông tin. Bạn không cần phải cung cấp cho nhân viên mới một danh sách dài các liên kết và hy vọng họ tự kết nối các thông tin lại với nhau.
Họ có thể đặt các câu hỏi nghiên cứu đơn giản.
📌 Ví dụ: Những nguyên tắc tốt nhất để tổ chức một cuộc họp khởi động với khách hàng là gì?
Tìm kiếm sâu gom nhóm mẫu biểu mẫu cuộc họp đã được phê duyệt, nổi bật các ví dụ thành công gần đây về việc khởi động dự án và đưa ra những lời khuyên từ các cuộc thảo luận trước đây về những gì đã hoạt động hiệu quả.
🏅 Kết quả? Các thành viên mới trong nhóm có thể thích nghi nhanh hơn vì họ học hỏi từ kết quả thực tế, chứ không phải từ các thư mục lỗi thời hay giải thích gián tiếp.
👀 Bạn có biết? Khi kiến thức chủ yếu tồn tại trong các cuộc hội thoại thay vì tài liệu, các tổ chức thường lặp lại cùng một quyết định mỗi 12 đến 18 tháng khi các nhóm thay đổi.
2. Chuẩn bị cho các cuộc đánh giá
Đánh giá hiệu suất đôi khi có thể trở thành một bài kiểm tra trí nhớ. Các nhà quản lý cố gắng tái hiện lại công việc của nhiều tháng qua từ những ghi chú rời rạc, những thành công chỉ còn nhớ lờ mờ và bất kỳ tài liệu nào có sẵn.
Deep Search thay đổi điều đó. Một nhà quản lý có thể đặt câu hỏi như:
- Những đóng góp chính của người này trong quý vừa qua là gì?
- Họ đã dẫn dắt hoặc giải quyết những dự án nào?
- Họ đã nhận được phản hồi gì trong các công việc và cuộc thảo luận?
Hệ thống tổng hợp các tín hiệu từ các công việc, bình luận, cập nhật dự án và tài liệu để trình bày một bản tóm tắt có cơ sở về tác động.
🏅 Kết quả: Các đánh giá trở nên công bằng hơn, dựa trên bằng chứng nhiều hơn và ít phụ thuộc vào thiên vị thời gian hơn.
👀 Bạn có biết? Nghiên cứu khoa học về tìm kiếm thông tin cho thấy người dùng thường phải sửa đổi cùng một truy vấn tìm kiếm nhiều lần vì họ không biết cách đặt câu hỏi một cách "đúng đắn". Các hệ thống có khả năng hiểu ý định giúp giảm bớt quá trình đi lại này.
3. Kiểm toán dự án
Giả sử bạn đang lập một báo cáo tổng hợp sáu tháng sau khi sản phẩm ra mắt. Vấn đề là, không ai còn nhớ lý do tại sao các quyết định quan trọng đó được đưa ra.
Khoảng trống có thể xuất hiện khi các cuộc kiểm toán dựa vào trí nhớ. Tìm kiếm sâu lấp đầy những khoảng trống đó bằng cách tái tạo chuỗi quyết định của dự án qua các dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc và cuộc hội thoại.
Các kiểm toán viên và trưởng dự án có thể đặt câu hỏi như:
- Thay đổi phạm vi diễn ra ở đâu và ai đã phê duyệt nó?
- Những phụ thuộc nào đã gây ra sự chậm trễ hoặc phải làm lại?
- Những rủi ro nào đã được xác định nhưng chưa bao giờ được khắc phục?
Tìm kiếm sâu lọc ra bằng chứng từ lịch sử công việc, thay đổi trạng thái, bình luận và tài liệu hỗ trợ để hiển thị cách dự án thực sự diễn ra, không chỉ cách nó được tóm tắt.
🏅 Kết quả: Các cuộc kiểm tra dự án chuyển từ việc giải thích sau sự kiện sang những thông tin có cơ sở bằng chứng mà các nhóm có thể sử dụng để cải thiện việc triển khai trong tương lai.
💟 Bonus: Nếu bạn muốn khám phá các phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp khác, chúng tôi đã hoàn thành việc làm sẵn cho bạn 👇
4. Tìm kiếm các quyết định và bối cảnh trong quá khứ
Các nhóm thường nhớ điều gì đã được quyết định nhưng quên tại sao. Khi các câu hỏi được đưa ra lại sau vài tháng, bối cảnh bị chôn vùi trong các ghi chú cuộc họp, bình luận và các cuộc hội thoại bên lề.
Với công cụ tìm kiếm sâu, bạn có thể hỏi:
- Tại sao chúng tôi chọn phương pháp này?
- Những giải pháp thay thế nào đã được thảo luận?
- Ai đã phê duyệt quyết định cuối cùng?
Như vậy, bạn sẽ có chế độ xem tổng quan về quá trình ra quyết định.
🏅 Kết quả: Các nhóm và nhà phân tích nghiên cứu tiến hành công việc với sự tự tin nhờ thông tin cập nhật.
👀 Bạn có biết? Một nghiên cứu của Forrester cho thấy nhân viên dành tới 30% thời gian làm việc trong tuần chỉ để tìm kiếm thông tin. Tìm kiếm sâu trực tiếp giải quyết vấn đề này, giúp tăng năng suất làm việc.
Tìm kiếm sâu (Deep Search) so với Nghiên cứu sâu (Deep Research)
Tìm kiếm sâu thường bị nhầm lẫn với nghiên cứu sâu.
Đúng vậy, cả hai đều dựa trên AI, nhưng chúng giải quyết những vấn đề rất khác nhau. Những điểm khác biệt chính là 👇
| Aspect | Deep Search | Nghiên cứu sâu |
| Mục tiêu | Trích xuất thông tin từ các ứng dụng và tài liệu kết nối của bạn, và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về những gì đã được biết. | Khám phá một chủ đề một cách sâu sắc và tạo ra những ý tưởng, chiến lược hoặc kế hoạch mới dựa trên cả dữ liệu của bạn và bối cảnh bên ngoài. |
| Câu hỏi chính | “Chúng ta đã có những thông tin gì về X?” | “Việc cần làm với X là gì?” hoặc “Những tác động của X là gì?” |
| Tư duy của người dùng | Bạn muốn có câu trả lời cụ thể hoặc tóm tắt dữ liệu đã biết của mình. | Bạn muốn hình thành ý kiến, lập kế hoạch cho các bước tiếp theo hoặc đưa ra các phương pháp mới. |
| Ví dụ | “Theo báo cáo của chúng ta, ba nguyên nhân chính dẫn đến việc khách hàng rời bỏ trong quý vừa qua là gì?” | “Dựa trên xu hướng thị trường và dữ liệu churn của chúng ta, chiến lược giữ chân khách hàng mới nào chúng ta nên thử nghiệm trong quý tới?” |
| Kết quả | Một câu trả lời trực tiếp dẫn đến các tài liệu, ghi chú hoặc báo cáo thực tế, cho thấy chính xác nguồn gốc của thông tin. | Một bản tóm tắt bằng văn bản, danh sách công việc hoặc kế hoạch kết hợp dữ liệu nội bộ với bối cảnh bên ngoài và đề xuất các hành động tiếp theo. |
| Phạm vi thông tin | Giới hạn trong không gian làm việc của bạn và các ứng dụng liên kết như Salesforce. | Sử dụng dữ liệu nội bộ của bạn kết hợp với kiến thức AI rộng lớn và thông tin công khai để đề xuất các khả năng mới. |
| Dùng cho | Nhanh chóng nắm bắt tiến độ dự ánTìm kiếm quy trình được tài liệu hóaTổng hợp bằng chứng cho báo cáoTrả lời câu hỏi thực tế về công việc đã thực hiện | Lên ý tưởng cho các chiến dịch quảng cáoSoạn thảo các phần của kế hoạch chiến lượcXây dựng giả thuyết để kiểm traTìm kiếm cơ hội thị trường mới |
Tóm lại, tìm kiếm sâu giúp bạn tìm được những gì bạn đã biết, để bạn không lãng phí thời gian tìm kiếm sự thật. Nghiên cứu sâu giúp bạn xác định việc cần làm tiếp theo bằng cách kết hợp cả dữ liệu của bạn và các nguồn trực tuyến.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được khảo sát sử dụng ba ứng dụng trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với " sự bùng nổ ứng dụng " và các quy trình làm việc phân tán.
Mặc dù có thể cảm thấy năng suất và bận rộn, nhưng bối cảnh của bạn đơn giản là bị lạc giữa các ứng dụng, chưa kể đến sự mệt mỏi do việc gõ phím gây ra.
BrainGPT kết hợp tất cả lại với nhau: chỉ cần nói một lần, các cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ chính xác tại vị trí phù hợp trong ClickUp. Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, không còn hỗn loạn—chỉ còn lại sự năng suất liền mạch và tập trung.
Cách sử dụng Deep Search trong ClickUp
Bây giờ bạn đã thấy khả năng của công cụ tìm kiếm sâu, câu hỏi tiếp theo là: Làm thế nào để áp dụng nó vào quy trình làm việc của bạn?
Bạn không thể chỉ bật tắt nó. Nó hoạt động hiệu quả nhất khi là một phần của các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng. Nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và mục tiêu đều được tích hợp.
Giới thiệu: ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới.
Nó tích hợp công nghệ tìm kiếm AI vào mọi khía cạnh của công việc, giúp bạn tìm kiếm câu trả lời và thực hiện hành động mà không cần rời khỏi không gian làm việc. Nó loại bỏ sự phân tán công việc không cần thiết bằng cách tập trung tất cả công việc của bạn trên một nền tảng duy nhất.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách 👀
Tìm kiếm mọi ngóc ngách trong công việc
Tính năng Tìm kiếm Enterprise của ClickUp được thiết kế để hiển thị câu trả lời từ mọi nguồn thông tin mà nhóm của bạn thực hiện công việc.
Nó tìm kiếm trên:
- Tài sản và đối tượng ClickUp, bao gồm công việc, Tài liệu, Bảng trắng, Bảng điều khiển, Trò chuyện, Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và tệp đính kèm.
- Các đối tượng tích hợp của bên thứ ba, chẳng hạn như tài liệu, nguồn web, bảng tính, bản trình bày, tệp PDF và thư mục từ các công cụ kết nối mà bạn sử dụng hàng ngày.
Nội dung được lập chỉ mục phụ thuộc vào quyền truy cập. Nếu người dùng cài đặt kết nối có thể xem dữ liệu trong công cụ kết nối và đó là loại đối tượng được hỗ trợ, nó sẽ trở thành đối tượng có thể tìm kiếm. Điều này đảm bảo kết quả luôn chính xác, tuân thủ quyền truy cập và liên quan.
Dưới đây là cách nó giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. 😎
Vì tất cả công việc của bạn đã được lưu trữ trong ClickUp, Tìm kiếm Doanh nghiệp cung cấp khả năng tìm kiếm sâu và khả năng hiển thị theo thời gian thực trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Dưới đây là cách sử dụng nó 👇
- Trong thanh công cụ ClickUp, mở ClickUp AI
- Trong phần Tìm kiếm của mô hình, lựa chọn Tìm kiếm Nâng cao.
- Nhập câu hỏi phức tạp bằng ngôn ngữ tự nhiên của bạn và nhấn Enter.
Tiếp theo, bạn cũng có thể thực hiện các hành động sau 👇
- Sao chép: Sao chép văn bản để dán thủ công vào địa điểm khác. Bạn cũng có thể sao chép thủ công bất kỳ phần nào của văn bản được tạo ra.
- Tạo công việc: Tạo công việc từ phản hồi
- Tạo tài liệu: Tạo tài liệu Doc hoặc PDF từ phản hồi.
- Thử lại: Lựa chọn này sẽ tạo ra một phản hồi hơi khác.
- Thích hoặc không thích: Bấm like hoặc dislike cho phản hồi để giúp chúng tôi cải thiện ClickUp AI.
Nhận được câu trả lời chi tiết và đầy đủ thông tin cho các câu hỏi của bạn.
ClickUp Brain được phát triển để loại bỏ sự phân tán của AI bằng cách tích hợp trí tuệ trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) này hiểu công việc của bạn, các công cụ, dữ liệu doanh nghiệp và bối cảnh của bạn.
Vì vậy, khi bạn hỏi BrainGPT, “Điều gì đang cản trở dự án này?” bạn sẽ nhận được các rào cản liên quan đến các công việc thực tế, dữ liệu liên quan, các phụ thuộc và người chịu trách nhiệm.
Phân tích dữ liệu phức tạp từ nhiều nguồn khác nhau.
Brain tích hợp nhiều mô hình AI và nguồn dữ liệu bên ngoài — hoạt động như một lớp điều phối.
Bạn không cần phải chuyển đổi giữa ChatGPT, Claude, Gemini và các ổ đĩa khác nhau để truy cập các tính năng khác nhau. Hệ thống sẽ tự động chọn mô hình phù hợp cho từng công việc và dựa trên dữ liệu trong không gian làm việc của bạn để cung cấp câu trả lời.
Thực hiện tìm kiếm bằng giọng nói
Gõ phím không phải lúc nào cũng là cách tìm kiếm nhanh nhất, đặc biệt là khi ý tưởng nảy ra giữa cuộc họp hoặc khi đang xem xét công việc.
Tính năng Talk to Text của ClickUp cho phép bạn thực hiện tìm kiếm và đặt câu hỏi bằng giọng nói mà không làm gián đoạn luồng công việc của bạn.
Bạn có thể nhập liệu một cách tự nhiên, và BrainGPT sẽ chuyển đổi đầu vào của bạn thành một truy vấn có ngữ cảnh, tìm kiếm qua các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và dữ liệu kết nối.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích các nhóm coi tìm kiếm như một bộ nhớ chia sẻ. Hướng dẫn họ thêm thẻ, cập nhật tiêu đề và đóng góp câu hỏi thường gặp (FAQ) để hệ thống tiếp tục được cải thiện. Hệ thống tìm kiếm chỉ thông minh như những người cung cấp thông tin cho nó.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: ClickUp Super Agents đưa tìm kiếm sâu hơn một bước nữa — từ việc tìm kiếm câu trả lời đến thực hiện hành động.
Các Super Agents có thể:
- Theo dõi không gian làm việc của bạn liên tục.
- Phát hiện các mẫu, rủi ro hoặc thông tin thiếu sót.
- Kích hoạt các hành động đa bước dựa trên những gì họ tìm thấy.
Ví dụ: Một Super Agent có thể theo dõi các dự án bị đình trệ, các phê duyệt còn thiếu hoặc các rào cản chưa được giải quyết, sau đó tự động hiển thị chúng hoặc thực hiện các hành động đã được định trước.
Xem video này để tìm hiểu thêm về Super Agents 👇
Các thực hành tốt nhất về tìm kiếm sâu cho các nhóm
Để tận dụng tối đa giá trị của Tìm kiếm AI Doanh nghiệp, hãy tuân theo các nguyên tắc tốt nhất sau đây ⭐
1. Tập trung vào những câu hỏi đúng
Tìm kiếm sâu phát huy hiệu quả cao nhất trong các không gian làm việc lớn có lượng dữ liệu khổng lồ và cho các truy vấn phức tạp nhiều bước. Nếu bạn cần một tệp tin cụ thể hoặc có câu hỏi đơn giản, liên quan đến địa điểm, việc sử dụng lời nhắc AI tiêu chuẩn hoặc bộ lọc địa điểm sẽ nhanh hơn.
Hãy nhớ rằng tìm kiếm sâu hoạt động hiệu quả nhất khi các quyết định, cập nhật và kết quả được ghi chép tại nơi công việc thực sự diễn ra. Hệ thống ghi chép của bạn càng rõ ràng, câu trả lời của bạn càng chính xác.
2. Hỏi các câu hỏi tự nhiên
Định hình tìm kiếm của bạn giống như cách bạn hỏi một đồng nghiệp am hiểu về công việc.
❌ Nhập “Q3 budget”
✅ Thử tìm kiếm câu hỏi: “Ba lý do nào đã dẫn đến việc điều chỉnh ngân sách quý 3 cho nhóm marketing?”
Cung cấp càng nhiều bối cảnh, câu trả lời càng chính xác.
3. Theo dõi các bước tiếp theo
Khi công cụ tìm kiếm sâu đề xuất các câu hỏi tiếp theo, hãy sử dụng chúng. Chúng giúp bạn tinh chỉnh tìm kiếm mà không cần bắt đầu lại từ đầu, từ đó có thể đào sâu hơn và nắm bắt được bức tranh toàn cảnh.
4. Xác minh và hành động
Kiểm tra các nguồn mà công cụ tìm kiếm sâu hiển thị để đảm bảo chúng liên quan và chính xác. Sau đó, hành động dựa trên những thông tin đó bằng cách tạo công việc, bắt đầu tài liệu hoặc ghi chú.
5. Chỉ định các trường hợp loại trừ
Nếu có thông tin bạn không cần, hãy yêu cầu Deep Search bỏ qua nó.
📌 Ví dụ: “Loại trừ các công việc tiếp thị” hoặc “Lấy dữ liệu từ năm 2023 đến 2025” giúp kết quả tìm kiếm của bạn luôn liên quan.
6. Đề cập đến định dạng đầu ra
Nếu bạn cần danh sách, tóm tắt hoặc thứ tự ưu tiên, hãy yêu cầu nó. Điều này có thể bao gồm một yêu cầu như: “Danh sách năm rủi ro cao nhất từ dự án, xếp theo mức độ nghiêm trọng.” Điều này giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng thực hiện các hành động dựa trên kết quả tìm kiếm.
7. Tóm tắt nội dung dài
Nếu kết quả bao gồm các tài liệu dài hoặc chủ đề thảo luận, hãy yêu cầu ClickUp BrainGPT tóm tắt chúng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo không bỏ sót chi tiết quan trọng và giúp bạn tập trung vào công việc thay vì phải đọc hết mọi thứ.
🔔 Nhắc nhở thân thiện: Bạn không luôn cần phải thực hiện tìm kiếm toàn diện và sâu rộng trên toàn bộ Không gian Làm việc của mình.
ClickUp cho phép bạn sử dụng AI từ bất kỳ đâu —trực tiếp bên trong một công việc, tài liệu, bình luận hoặc không gian—khi câu hỏi của bạn liên quan đến một công việc cụ thể. AI dựa trên địa điểm này tự động giới hạn câu hỏi với mục bạn đang ở chế độ xem, giúp câu trả lời tập trung và nhanh chóng hơn.
Sử dụng khi:
- Bạn đang xem xét một công việc và muốn biết thêm về lịch sử hoặc các rào cản của nó.
- Bạn đang ở trong một tài liệu và cần làm rõ hoặc tóm tắt.
- Bạn muốn có những thông tin liên quan đến một dự án cụ thể, chứ không phải toàn bộ không gian làm việc.
Tìm kiếm sâu giúp phát hiện thông tin qua các không gian làm việc. Trí tuệ nhân tạo dựa trên địa điểm hoạt động hiệu quả hơn khi bối cảnh đã rõ ràng và bạn chỉ cần câu trả lời.
Những giới hạn của Deep Search cần lưu ý
Dưới đây là một số giới hạn của công cụ tìm kiếm sâu mà bạn nên lưu ý:
1. Quyền truy cập phù hợp
ClickUp Enterprise AI Search chỉ hiển thị những gì nó được phép truy cập. Các thư mục riêng tư, không gian hoặc ứng dụng kết nối sẽ không hiển thị trừ khi bạn cấp quyền truy cập. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu của bạn, nhưng cũng có nghĩa là một số câu trả lời có thể không hiển thị nếu chúng nằm trong các khu vực bị hạn chế.
2. Chất lượng dữ liệu
Tìm kiếm sâu chỉ hoạt động với các tệp và thư mục được tổ chức. Điều này có nghĩa là nó không thể đọc dữ liệu ẩn, tức là thông tin trong các công cụ không kết nối, tệp cục bộ hoặc cuộc hội thoại. Các công việc không có tiêu đề, tài liệu mơ hồ hoặc quyết định ẩn trong cuộc hội thoại cũng khiến tìm kiếm sâu khó kết nối các thông tin lại với nhau.
3. Cần có sự phán đoán của con người
Tìm kiếm sâu thực hiện tìm kiếm trong cơ sở kiến thức, hiển thị nguồn gốc và đề xuất các kết nối, nhưng nó không đưa ra quyết định. Bạn và nhóm của bạn vẫn chịu trách nhiệm giải thích kết quả và thực hiện các hành động dựa trên đó.
4. Phạm vi truy vấn và hiệu suất
Các truy vấn phức tạp có thể mất nhiều thời gian hơn vì công cụ tìm kiếm sâu sẽ quét kỹ lưỡng. Việc tóm tắt toàn bộ thông tin về nhận diện thương hiệu của bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn so với việc xem xét các ưu tiên của một nhóm trong tuần này. Đối với các truy vấn nhanh, tìm kiếm tiêu chuẩn hoặc trò chuyện với AI có thể là lựa chọn nhanh hơn.
5. Xác minh nguồn
AI đôi khi có thể tạo ra thông tin có vẻ hợp lý nhưng không chính xác. ClickUp Deep Search giảm thiểu rủi ro này bằng cách dựa vào không gian làm việc của bạn để cung cấp câu trả lời và hiển thị các liên kết nguồn. Tuy nhiên, luôn kiểm tra các nguồn này để đảm bảo thông tin chính xác.
Tương lai của Tìm kiếm Sâu
Tìm kiếm sâu đã thay đổi cách các nhóm truy xuất thông tin, nhưng đây mới chỉ là khởi đầu. Dưới đây là hướng phát triển của nó:
1. Trở nên chủ động và nhạy bén với ngữ cảnh hơn
Deep Search sẽ hiểu rõ vai trò, công việc, lịch trình và giai đoạn dự án của bạn. Nó sẽ tìm kiếm các tài liệu liên quan, nhắc nhở bạn về các quyết định trước đây và cảnh báo về các xung đột tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề.
2. Tự động hóa việc tìm kiếm câu trả lời và báo cáo
Bạn có thể tự động tạo bản tóm tắt dự án dựa trên các công việc tương tự trong quá khứ hoặc nhận báo cáo trạng thái hàng tuần được tổng hợp từ cập nhật công việc, cảm xúc trong trò chuyện và thay đổi tài liệu, tất cả chỉ với một lệnh duy nhất.
3. Kích hoạt hành động, không chỉ là câu trả lời
Tìm kiếm sâu có thể bắt đầu đề xuất các hành động, không chỉ hiển thị kết quả liên quan nhất. Ví dụ, nó có thể đánh dấu một quy trình phê duyệt khách hàng bị đình trệ, đề xuất gửi lời nhắc nhở, điều chỉnh dòng thời gian và thông báo cho nhóm chỉ với một cú nhấp chuột.
4. Cá nhân hóa kiến thức cho từng vai trò
Thay vì thanh tìm kiếm chung chung, công cụ tìm kiếm sâu sẽ học các thói quen của bạn và nhóm của bạn để cung cấp kiến thức mà chỉ bạn mới thấy quan trọng. Ví dụ, nếu bạn là một nhà tiếp thị, nó có thể tập trung vào dữ liệu hiệu suất của các chiến dịch mới.
5. Kết nối công việc giữa các nền tảng và nhóm
Tìm kiếm sâu sẽ hoạt động trên nhiều nền tảng và không gian làm việc được ủy quyền, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin chính xác dù nó nằm ở đâu.
Tìm kiếm câu trả lời ẩn trong công việc của bạn với ClickUp Deep Search
Tìm kiếm thông tin trong công việc không nhất thiết phải làm chậm tiến độ công việc của bạn.
Sự sụt giảm năng suất và quyết định chậm trễ là hậu quả của thông tin bị cô lập trong các silo và bối cảnh bị phân tán.
Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp hiểu bối cảnh, các công việc phức tạp và cách kiến thức lưu chuyển trong công việc thực tế. Thay vì bắt các nhóm phải tìm kiếm trong các thư mục, cuộc trò chuyện và bảng điều khiển, nó hiển thị các câu trả lời dựa trên các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và các công cụ kết nối.
Nếu bạn muốn ngừng việc tìm kiếm trong công việc của mình và bắt đầu hỏi nó những gì bạn cần biết, hãy đăng ký ClickUp miễn phí. Tìm kiếm những câu trả lời đã được ẩn giấu trong công việc của bạn.